MODUL

PENGOLAH KATA

MICROSOFT WORD

DIAN NUSANTARA
SURAKARTA
 MODUL
MICROSOFT OFFICE WORD

1|Aplikasi Perkantoran
 BAB I
PENGENALAN MICROSOFT WORD 2013

A. Mengoperasikan Word 2013

Microsoft Word 2013 merupakan salah satu software program aplikasi versi terbaru yang
termasuk kedalam Microsoft Office 2013. Microsoft word digunakan untuk mengolah kata atau
dokumen ( Word Processor). Contoh pengolahan kata diantaranya adalah membuat surat,
membuat skripsi/tesis/desertasi, membuat proposal, membuat surat penawaran, membuat laporan
bulanan, membuat tugas-tugas,dll.
Selain digunakan untuk mengolah kata atau dokumen, anda juga dapat menggunakan fasilitas
tambahan yang ada dalam Microsoft word diantaranya adalah:
1. Drawing, yaitu fasilitas untuk membuat bagan, denah, flowchart, dll
2. Math equation, untuk penulisan rumus matematika
3. Chart, untuk membuat grafik, dll
Untuk memulai Microsoft word langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. klik Start, pilih All Programs
2. pilih Microsoft Office 2013
3. klik Word 2013, muncul tampilan seperti dibawah ini:

4. pilih blank document, maka akan masuk ke halaman awal Microsoft word

B. Menyimpan Dokumen
Setelah selesai mengetik dokumen, anda bisa menyimpan dokumen baik ke hardisk, flashsdisk
maupun ke floppy disk. Berikut ini adalah cara untuk menyimpan dokumen
1. Jika dokumen yang akan disimpan adalah dokumen baru yang tidak pernah disimpan
sebelumnya, lakukan dengan mengklik menu File, kemudian Save atau tekan CTRL+S. maka
akan muncul kotak dialog Save as. Klik Browse untuk memilih folder tempat menyimpan file,
kemudian tulis nama file dan terakhir klik save.

2|Aplikasi Perkantoran
 2. Jika dokumen yang akan disimpan adalah dokumen yang pernah disimpan sebelumnya maka
anda cukup mengklik menu File, kemudian Save.
3. Atau bisa dengan mengklik

C. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru langkahnya sebagai berikut:
1. Klik Menu File kemudian pilih new
2. Pilih dan klik blank document
3. Atau bisa dengan tekan CTRL+N

D. Membuka atau mengaktifkan dokumen

Dokumen yang pernah dibuat dan disimpan dapat dibuka kembali dengan langkah berikut ini:
1. Klik Menu File kemudian open
2. Pilih folder computer dan klik browse untuk mencari folder tempat menyimpan file
3. Kemudian klik ganda pada nama dokumen.

E. Mencetak Dokumen
Mencetak dokumen dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
1. Klik Menu File , pilih print, maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini:

Keterangan:
a. Tampilan sebelah kanan merupakan print preview untuk melihat dokumen sebelum dicetak
b. Klik copies untuk menentukan berapa banyak perhalaman yang akan dicetak.
c. Menentukan jenis printer pada kotak printer
d. Klik print all page untuk mencetak semua halaman, atau isi halaman yang mau dicetak
pada kotak pages.
e. Page setup untuk pengaturan margins, paper, dan layout
2. Kemudian klik print.

3|Aplikasi Perkantoran
 BAB II
MENYUNTING NASKAH

A. Memilih Jenis Kertas

1. Aktifkan menu Page Layout.
2. Pilih Size. perhatikan Gambar dibawah ini:

3. Pada pilihan jenis kertas, pilih yang Anda inginkan.

4. More Paper Size untuk membuat ukuran kertas sendiri.

B. Mengatur Orientasi Kertas

1. Aktifkan menu Page Layout.
2. Pilih Orientation. perhatikan Gambar dibawah ini:

3. Pilihan Orientation, pilih Potrait (berdiri) atau Landscape (tidur)

C. Mengatur Margin
1. Aktifkan menu Page Layout.
2. Pilih Margin. perhatikan Gambar dibawah ini:

3. Pilih ukuran Margin yang anda inginkan, Apabila anda ingin menentukan jenis Margin
sendiri maka klik Custom Margins, maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini:

4. Atur ukuran sesuai kebutuhan kemudian klik OK.

4|Aplikasi Perkantoran
D. Mengatur Nomor Halaman
1. Pada menu Insert, group Header & Footer, klik Page Number. Word akan
menampilkan kotak pilihan untuk penempatan posisi nomor halaman.

Keterangan:
a. Top of page digunakan untuk mengatur nomor halaman pada posisi diatas dokumen
b. Bottom of page digunakan untuk mengatur penempatan halaman nomor pada posisi
dibawah dokumen
c. Page margin, untuk menempatkan nomor halaman pada posisi margin
2. Atau bisa memilih format page number untuk pengaturan nomor halaman lainnya.

E. Membuat Cover
Salah satu fasilitas di word adalah membuat cover halaman pada dokumen yang sedang
dikerjakan, langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik tab insert, pada group pages, pilih cover page
2. Pilih dan klik bentuk cover yang diinginkan
Jika ingin menghapus halaman cover dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
1. Klik tab insert, pada group pages, pilih cover page
2. Klik remove current cover page

F. Menyisipkan Halaman Baru

Menyisipkan halaman baru berarti membuat halaman kosong dibawah, secara bersambung
dengan nama file yang sama. Langkahnya:
1. Klik tab insert, pilih blank page
2. Klik pilihan page break, maka secara otomatis kursor akan berpindah ke halaman paling
bawah.

5|Aplikasi Perkantoran
 BAB III
MENYUNTING NASKAH DAN GAMBAR

A. Menyisipkan Gambar
Apabila ingin menyisipkan gambar ke dalam dokumen langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik tombol menu Insert - Picture yang terdapat pada group Illustrations, pilih gambar
yang diinginkan pada tampilan insert picture berikut ini :

2. Klik ganda gambar yang diinginkan. Maka gambar akan muncul dalam dokumen atau klik
insert.

B. Memberi Bingkai Gambar

1. Pilih gambar yang akan diberi bingkai
2. Klik menu format, kemudian pilih picture border sebagai berikut :

3. Pilih dan klik jenis border (dashes), warna (theme colors) dan ketebalan (weight) yang
diinginkan

C. Memutar Gambar
Memutar gambar dapat dilakukan dengan cepat dengan cara mengklik pada gambar yang
akan diputar, kemudian arahkan mouse ke tanda bulatan dibagian atas, kemudian tarik mouse
kearah tertentu sampai pada posisi yang diinginkan.

D. Mengatur Gambar dengan Fasilitas Picture Styles

Gambar dapat diperindah dengan fasilitas picture styles, langkahnya adalah sebagai
berikut:
1. Pilih dan klik gambar yang diinginkan
2. Pada tab menu format , group picture styles, klik dan pilih tampilan gambar yang
diinginkan.
3. Gambar yang anda sisipkan juga bisa dipotong dengan fasilitas crop yang terdapat pada
menu format group size.

6|Aplikasi Perkantoran
E. Shape
Shape adalah gambar yang berbentuk kurva yang dapat disisipkan ke dalam dokumen.
Untuk membuat shape ke dalam dokumen langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik tab insert
2. Pada group illustration, klik shape
3. Tentukan bentuk shape yang anda inginkan, klik pada shape tersebut
4. Klik dan tarik mouse ke arah tertentu sehingga membentuk shape sesuai dengan yang
diinginkan

F. SmarArt
1. Klik tab insert
2. Pada group illustrations, klik smartart
3. Pilih salah satu smartart kemudian OK.
4. Pada type your text here , isi sesuai dengan yang anda inginkan

G. Membuat Header dan Footer

Header adalah teks yang akan tercetak di bagian atas setiap halaman, sedangkan footer
adatah teks yang akan tercetak di bagian bawah setiap halaman. Header dan footer di
samping dapat menampilkan nomor halaman, bisa pula menampilkan judul bab, nama
penulis, tanggal, nama file dan informasi lain yang ingin anda tampilkan. Langkah-langkahya
adalah sebagai berikut:
1. Pada tab Insert, dalam group Header & Footer, klik Header atau Footer. Word 2013
akan memberikan tampilan kotak pemilihan Header seperti pada gambar berikut

2. Pilih bentuk header atau footer yang diinginkan

7|Aplikasi Perkantoran
 BAB IV
FORMAT FONT DAN KOLOM KORAN

A. Membuat Kolom Koran

Kolom koran adalah suatu naskah yang diketik berdasarkan kolom yang diatur sesuai
dengan kebutuhan, kolom koran dapat dibagi menjadi dua kolom atau lebih. Caranya adalah
sebagai berikut:
1. Sorot teks yang akan dibuat kolom koran.
2. Klik menu page layout, pilih columns seperti dibawah ini :

3. Untuk mengatur lebih lanjut pilih more columns

B. Membuat DropCaps
Drop Caps digunakan untuk membuat huruf pertama dari suatu paragraf menjadi besar
sesuai dengan yang dikehendaki. Langkah-langkahnya adalah :
1. Sorot karakter atau kata yang akan dibuat Drop Cap.
2. Klik tab Insert, pada group Text pilih Drop Cap, pilih salah satu model drop cap

C. Membuat Border and Shading

1. Pada tab Home, grup Paragraph, klik Border,Seperi gambar dibawah ini:

2. Klik Border and Shading, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Keterangan :
a. Border untuk memberi border pada teks
b. Page Border untuk memberi border pada halaman
c. Shading untuk memberi warna background

8|Aplikasi Perkantoran
D. Membuat Bullet and Numbering
Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran ( numbering) dan
penandaan ( bullet). Program Ms. Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk
membuat variasi teks.
1. Bullet
a. Sorot paragraph yang akan diberi bullet
b. Pada tab home, group paragraph, klik tombol panah bawah pada bullet, maka akan muncul
pilihan bullet
c. Pilih jenis bullet yang anda inginkan
2. Numbering
a. Sorot paragraph yang akan diberi nomor
b. Pada tab home, klik tombol panah ke bawah pada numbering
c. Pilih jenis numbering yang diinginkan

E. Memformat Teks
Karakter atau teks yang Anda ketik bisa diberikan format seperti jenis dan ukuran font, cetak
tebal, miring, garis bawah, mencoret kata, dan sebagainya. Caranya :
1. Sorot teks yang diinginkan
2. Masuk ke tab home group font untuk mengatur font
3. Untuk rata kiri (ctrl+l), rata kanan (ctrl+r), rata tengah(ctrl+e) dan rata kiri dan kanan (ctrl+j)
pada paragraph. Atau bisa pada tab menu home group paragraph

4. Mengatur Paragraf dengan Mistar diatur langsung melalui mistar, baik batas kiri, kanan
maupun margin paragraf
5. Mengatur jarak spaci tab Home, group Paragraph, klik Line Spacing

F. Menyisipkan Simbol
1. Tempatkan kursor pada tempat yang akan disisipkan symbol
2. Pada tab insert, dalam group symbol , klik symbol selanjutnya akan tampil kotak pemilihan
symbol
3. Klik more symbol untuk menampilkan lebih banyak pilihan
4. Klik pada symbol yang diinginkan
5. Klik tab insert, kemudian close

G. Find and Replace

Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk pencarian dan penggantian kata tertentu dengan
cepat. Setelah itu, juga ada fasilitas Auto Correct untuk melaksanakan perbaikan secara otomatis.
Caranya adalah sebagai berikut:
1. Setelah mengetik teks, kemudian klik tab Home
2. Pada menu editing, Klik Pilihan Find, maka keluar tampilan sabagai berikut

9|Aplikasi Perkantoran
3. ketik kata yang dicari, maka akan tampil daftar kata yang sudah diketik tadi seperti
dibawah ini :

4. Klik panah kebawah atau keatas, untuk menggeser kata yang dicari.
5. Replace bisa digunakan untuk mengganti kata , Pada menu editing, Klik Pilihan
Replace, maka keluar tampilan sabagai berikut:

Keterangan :
a. Find what untuk menuliskan kata yang akan diganti
b. Replace with : untuk menuliskan kata ganti
6. Klik replace all untuk mengganti semua kata tersebut dengan kata yang baru.

10 | A p l i k a s i P e r k a n t o r a n
 BAB V
MENGOLAH TABEL

A. Membuat Tabel
Membuat tabel biasanya diperlukan untuk menyisipkan surat penawaran berupa tabel
yang dapat digabungkan dengan naskah tanpa harus membuatnya menggunakan program
lain. Untuk tabel dalam dokumen ikuti langkah berikut ini;
1. Klik menu item Insert – Table, maka akan tampil gambar seperti disamping ini:

2. Arahkan mouse pada kotak untuk menentukan banyak baris dan kolom.
3. Atau dengan mengklik insert table, Seperti gambar di bawah ini :

B. Menggabungkan Sel
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Sorot Sel yang ingin digabungkan
2. Pada group Merge yang terdapat didalam menu Layout, Klik Marge Cells,

C. Mengatur Posisi Teks Pada Tabel

Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Sorot Sel yang ingin diatur posisinya
2. Pada group Allignment yang terdapat didalam menu Layout, pilih Jenis Allignment-nya.

D. Memberi Warna Tabel

Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Sorot Sel yang ingin di beri warna
2. Pada group Table Styles yang terdapat didalam menu Design, Klik Shading,

E. Menyisipkan baris dan Kolom

1. Sorot baris/ kolom yang akan anda sisipkan
2. Kemudian klik kanan, pilih insert

11 | A p l i k a s i P e r k a n t o r a n
3. Pilih salah satu pilihan yang ada di insert yaitu dimana baris atau kolom akan
ditambahkan
4. Untuk menghapus baris atau kolom, klik kanan kemudian delete rows untuk menghapus
baris atau delete colomns untuk menghapus kolom

12 | A p l i k a s i P e r k a n t o r a n
 BAB VI
MEMBUAT RUMUS MATEMATIKA MENGGUNAKAN EQUATION
DAN MAIL MERGE

Digunakan untuk menulis rumus matematika dalam Microsoft Office Word 2013 tanpa
harus memakai bantuan software lain
A. Membuat Equation
1. Klik tab Insert, pada group Symbols pilih Equation

2. Kemudian klik pada pilihan Insert New Equation, maka tampilan layar sebagai berikut.

3. Pilih Salah satu jenis equation, dan bentuk equation yang dibutuhkan.

B. Membuat Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang
isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat
membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk
membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu :
1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima
2. Data Source, yaitu yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama
dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada
Outlook dan sebagainya.
Langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1. Buat data source di Excel
2. Membuat dokumen master surat di Word
3. Tahap III Menghubungkan Data Source dengan Dokumen Master
4. Pada Mailings tab, group Start Mail Merge
5. Klik Select Recipients. Pilih Use Existing List

6. dan cari lokasi dokumen ( Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian
klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table
7. Taruh kursor dibawah tulisan, kemudian Mailings tab, grup write & insert fields, klik
Insert Merge Field dan pilih Nama fieldnya.
8. Lakukan juga hal yang sama pada data yang lain.

13 | A p l i k a s i P e r k a n t o r a n
9. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua << data Field>>
10. Untuk melihat hasilnya klik Preview Results, dan geser ke kiri atau ke kanan untuk lihat
data yang lain.

14 | A p l i k a s i P e r k a n t o r a n