Ch 7: REKAYASA BISNIS

A. Defenisi Rekayasa Bisnis

Rekayasa Bisnis (business reengineering) dapat didefenisikan sebagai
perubahan yang radikal dari proses-proses bisnis untuk mencapai perbaikan-
perbaikan yagn drastic. Perubahan radikal yang dapat dilakukan adalah:
a. Perubahan mendasar cara berpikir
b. Perubahan radikal dari rancangan dan cara kerja prose-proses bisnis

Menurut Hammer (1990) rekayasa bisnis memerlukan penghentian pemikiran

lama (discontinuous thinking) dengan cara menyadari dan kemusian membuang
aturan-aturan dan asumsi-asumsi dasar yang sudah using yang mendasari
operasi-operasi.

B. Tekanan-Tekanan Melakukan Rekayasa Bisnis

Menurut Hammer dan Champy (1993), rekayasa proses-proses bisnis
diperlukan karena adanya tekanan-tekanan dari tiga pihak, yaitu:
1. Customer (pelanggan)
Perusahaan harus melakukan rekayasa proses-proses bisnis untuk dapat
menyediakan produk yang berbeda dengan kualitas yang baik dan harga
yang lebih bersaing dibandingkan dengan yang disediakan oleh pesaing-
pesaingnya, karena pelanggan kini sudah jauh lebih pintar dalam mengetahui
produk dan kualitas barang yang akan mereka beli serta berapa harga yang
harus merek abayarkan.
2. Competition (persaingan)
Sekarang banyak perusahaan yang tidak dapat bertahan di dalam
meghadapi persaingan yang tajam. Salah satu cara agar perusahaan dapat
bertahan dan memenagkan persaingan yang tajam, rekayasa proses-proses
bisnis perlu dilakukan.
3. Change (perubahan)
Perubahan merupakan hal yang akan terus terjadi. Pasar, produk, jasa,
lingkungan bisnis, dan teknologi akan terus berkembang dengan cepat. Jika
perusahaan merasa tertinggal dengan perubahan-perubahan ini dan akan
mengejarnya, maka rekayasa proses-proses bisnis tidak dapat dihindarkan
lagi.
C. Karakteristik dari Rekayasa Proses-Proses Bisnis
Menurut Hammer dan Champy (1993), rekayasa proses-proses bisnis
mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut:

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

1. Rekayasa proses bisnis dilakukan dengan menggabungkan beberpa

pekerjaan menjadi satu
2. Karyawan-karyawan diberi wewenang untuk mengambil keputusan.
Pengambilan keputusan merupakan bagian dari pekerjaan. Proses ini
disebut dengan pemberian kekuasaan kepada karyawan(empowerment
employees)
3. Langkah-langkah dari proses bisnis dilakukan dengan urutan yang
semestinya, tetapi beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara
bersamaan
4. Proses-proses mempunyai versi berganda. Disatu sisi, ini memungkinkan
dilakukannya skala ekonomis untuk memperoleh produksi massal dan
disisi lain dapat dilakukan kunstomisasi produk dan jasa
5. Pekerjaan-pekerjaan dapat dilakukan di tempat yang dipandang
beralasan, termasuk ditempat-tempat pelannggan, pemasok, sehingga
pekerjaan dapat digeserkan keluar dari organisasi bahkakn keluar dari
batas Negara
6. Pengendalian dan pengecekan dan pekerjaan tambahan lainnya yang
tidak memberikan nilai tambah diminimalkan
7. Rekonsiliasi diminimalkna dengan memotong jumlah titik-titik kontak di
luar organisasi dengan cara menciptakan kerjasama bisnis
8. Suatu titik kontak tunggal disediakan untuk pelanggan, sehingga
pelanggan dapat mengontak ke organisasi dengan cepat dan mudah
9. Gabungan operasiterpusat dan terdesentralisasi digunakan
D. Perbedaan Proses Konvensional dengan BPR
Sebelum melakukan BPR, IBM Credit Corp memerlukan waktu 7 hari untuk
menyetujui suatu penjualan kredit. Karena proses persetujuan kredit yang lama
ini, perusahaan banyak kehilangan pelanggan potensialnya.
Bantuan kesehatan dan pembayaran-pembayaran keamanan social dapat
diintegrasikan juga dengan system ini. Pelayanan-pelayanan public lainnya yang
akan diintegrasikan adalah suatu jaringan nasional melayani penegakan hukum
dan agensi-agensi keamanan public, kaitan elektronik untuk data pajak pada
tingkatan Negara federal, Negara bagian dan agensi-agensi local, system data
perdagangan internasional, indeks data lingkungan nasional, surat elektronik
menyeluruh di pemerintahan, dan infrastruktur informasi terintegrasi termasuk
konsolidasi semua pusat data. Teknologi informasi mempunyai peran yang

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

penting di proses rekayasa ulang pelayanan dan operasi pemerintahan ini.

Teknologi informasi yang akan digunakan adalah teknologi informasi jaringan
client-server untuk menggantikan jaringan mainframe.
E. Peran Pemampu Teknologi Informasi
Teknologi Informasi dikenal dengan julukan pemampu (enabler), karena
teknologi informasi dapat digunakan untuk melakukan BPR dan membuatnya
berhasil. Terknologi informasi mampu merubah kondisi lama yang kenvensional
menjadi kondisi baru berupa BPR. Berikut adalah beberapa hal yang dapat
diperoleh dari BPR:
1. System Teknolgi Informasi dapat mendukung perubahan-erubahan di
struktur organisasi. System organisasi penjualan-penjualan, jasa dan
hubungan pelanggan dikonsolidasikan ke dalam satu lokasi dengan
menggunakan komputer untuk mengarahkan semua telepon ke
departemen pusat pelayanan jarak
2. System teknologi informasi mendukung perubahan-perubahan di proses
bisnis. GIS digunakan untuk emngoptimalkan proses menambah
pelanggan baru ke dalam rute-rute yang sudah ada
3. System teknologi informasi mendukung pengurangan waktu ke pasar.
Bagian penerimaan order di departemen pusat pelayanan jarak jauh
menggunakan paker perangkat lunak yang dapat memberikan nomor
telepon data later belakang di layar komputer. Karena data pelanggan
dapat meuncul secara online, maka aktivitas-aktivitas berikutnya dapat
dilakukan secara otomatis, dengan segera dengan hasil pengurangan
waktu pengiriman.
4. System Teknologi Informasi mendukung organisasi berpusat pada
pelanggan. Pusat pelayanan pelanggan yang terintegrasi ini dapat
membuat pelanggan menjadi puas dengan pengolahan order yang cepat
dengan biaya yang rendah dengan informasi tersedia segera pada
pelanggan untuk srtipa tahapan proses
5. System teknologi informasi meningkatkan wewenang kepada pekerja.
Wewenang didukung degan adanya informasi yang tersedia kepada
karyawan yang terlibat. Peningkatan opersi dalam bentuk tim juga
meningkatkan produktivtas, moral pekerja dan independensi.
6. System teknologi informasi meningkatkan program-program TQM.
System baru tang terintegrasiini menjamin data yang konsisten, tepat

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

waktu, dan dapat diverifikasi, sehingga akan meningkatkan kualitas dari

proses dan optimalisasi dari sumber-sumber daya yang dibutuhkan.
F. Kegagalan BPR
Tidak semua BPR dapat dilakukan dengan baik dan berhasil karena pada
kenyataannya banyak BPR yang mengalami kegagalan yang mencapai tingkat
75%-85%. Berikut adalah beberapa hal yang menyebabkan kegagalan BPR.
1. Tidak mampu menyelaraskan BPR dengan Sistem teknologi Informasi
2. Biaya sangat mahal yang tidak dapat dikendalikan
3. Kurangnya dukungan manajemen senior pada waktu yang tepat.
Beberapa studimengusulkan sekitar 50% dari waktu manajemen senior
perlu diberikan untuk mendukung perubahan radikal jika tidak ingin gagal
4. Kurangnya program sosialisasi. Kurangnya sosialisasi dan informs yang
benar tentang program ini dan dampak posififnya akan membuat
karyawan enggan untuk melakukan perubahan atau bahkan menolak
perubahan
G. Perubahan Radikal
Rekayasa ulang memang memerlukan perubahan yang radikal. Akan tetapi
tidak selalu perubahan radikal dapat diterapkan dengan efisien dan efektif.
Perubahan radikal yang diterpkan bukannya tanpa resiko yang harus
dipertimbangkan. Jika resikonya kecil dan dapat diantisipasi dengan baik,
perubahan radikal memang perlu dilakukan di proses rekayasa ulang. Akan
tetapi sebaiknya jika resiko yang mungkin terjadi besar, perubahan radikal perlu
dipikirkan kembali.
Hammel (2001) juga berargumentasi bahwa perubahan radikal yang tidak
tepat akan mendistorsi proses rekayasa ulang sebagai berikut/
1. Perusahaan harus memutuskan akan menerapkan perubahan radikal
atau perubahan meningkat (incremental). Di prakteknya, kedua
perubahan ini dapat dilakukan bersamaan. Jika perusahaan mengalami
krisis dan harus keluar dari krisisi dengan sepat, maka mau tidak mau
perubahan radikal perlu dilakukan.
2. Jika perubahan radikal dilakukan, perusahaan tidak boleh meninggalkan
sesuatu di masa lalu yang mempunyai kompetensi, misalnya merk,
aktiva, dan orang-orang yang kompeten. Keunggulan kompetensi
berkesinambungan yang dibangun dari waktu ke waktu harus
dipertahankan tidak boleh dibuang dengan alasan perubahan radikal.
3. Perubahan radikal harus dihindari jika resikonya sangat besar. Jika
memang resiko penerapan perubahan radikal adalah tinggi, memaksanya
berarti membawanya ke kegagalan
4. Perubahan radikal tidak mempunyai tempat di perusahaan-perusahaan
yang sudah berjalan dengan sangat baiknya dari hari ke hari. Jika
perusahaan sudah berjalan dengan sangat baiknya mengapa diperlukan
perubahan radikal?
5. Sebuah perusahaan hanya dapat mentoleransi sebagian saja dari
perubahan radikal. Tidak ada perubahan radikal yang sekaligus dapat
dilakukan dan langsung selesai. Satu perubahan radikal biasanya
memaksa terjasinya perubahan radikal lainnya.
H. Total Quality Management

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

Total Quality Management (TQM) merupakan suatu konsep bahwa semua

karyawan di organisasi menganggap kualitas merupakan bagian dari tanggung
jawab mereka sehari-hari. Perbedaan TQM dengan program kualitas lainnya
adalah sebagao berikut.
1. TQM berfokus pada proses bukan pada produknya
2. TQM berfokus pada pencegahan daripada inspeksi
3. TQM melibatkan semua karyawan pada semua tingkatan organisasi
daripada hanya pada karyawan di produksi saja
4. TQM berorientasi pada komitmen jangka panjang daripada komitmen
jangka pendek untuk kepuasan pelanggan.
5. TQM berlandaskan pada peningkatan terus meneurs daripada
peningkatan sesaat
Berikut adalah Tujuan penerapan TQM:
1. Dihasilkan kinerja bebas-rusak atau rusak nol
2. Skedul yang tepat waktu
3. Pengurangan waktu siklus
4. Biaya lebih rendah
I. Konsep Hubungan Manusia di TQM
TQM menerapkan konsep hubungan manusia dalam bentuk sebagai berikut.
1. Manusia bekerj dalam semua bentuk tim bukan secara individual
2. Pekerja untuk semua tingkatan diberi wewenang untuk memutuskan
sesuatu
3. Pemasok dianggap sebagai partner kerja yang baik
4. Gaya kepemimpinan adalah pengarahan
5. Pelatihan merupakan hal yang penting untuk meningkatkan keahlian
manusia
Supaya konsep hubungan manusia di TQM berjalan dengan baik, maka
manajemen puncak harus dapat mendukungnya. Peranan manajemen yang
dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Manajemen harus dapat mengembangkan, mendukung dan
mengkomunikasikana visi dari TQM
2. Memberi wewenang kepada karyawan-karyawan untuk melakukan proses
disiplin
3. Mendukung karyawan dengan meyediakan alat-alat yang dibutuhkan
untuk melakukan tugasnya
4. Melakukan pelatihan terhadap karyawam untuk meningkatkan keahlian
mereka
5. Menyediakan dukungan dan fasilitas untuk meningkatkan produktivitas
tim
6. Menerapkan kultur baru yang mendukung perubahan
J. Alat-alat dan Teknik di TQM
TQM merupakan proses berdisiplin tinggi yang menggunakan metodologi
tertentu. Karena berdasarkan metodologi tertentu, TQM menggunakan
beberapa alat dan teknik sebagai berikut.
1. Benchmarking, yaitu standar kualitas yang digunakan untuk
membandingkan dengan kualitas barang atau jasa yang diproduksi

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

2. Diagram sebab dan akibat atau biasa juga disebut dengan nama diagram
tulang-ikan
3. Pengendalian proses secara statistic, misalnya pengukuran penyimpanan
dengan deviasi standar
4. Teknik grup nominal
5. Pembangunan tim
6. Diagram pareto
7. Analisis arus kerja
K. Peranan Teknologi Informasi di TQM
System teknologi informasi mempunyai peran yang penting di dalam
penerapan TQM. Peranan dari system teknologi informasi adalah sebagai
berikut.
1. Menyediakan umpan balik (feedback)
System teknologi informasi dapat menyediakan umpan balik seperti
misalnya umpan balik dari kerusakan-kerusakan produksi, output menurut
departemen, output berdasarkan karyawan dan sebagainya. System
informasi juga dapat menyediakan umpan balik dari pelanggan. Misalnya
menyediakan telpon gratis untuk pelanggan yang tidak puas terhadap
produk yng dibelinya
2. Menyediakan proses-proses kualitas lebih baik
System teknologi informasi mempunyai peran untuk meningkatkan proses
kualitas mulai dari desain produk, pengendalian sediaan, dan proses
produksi.
3. Menyediakan fasilitas komunikasi kepada semua anggota tim TQM
System teknologi informasi mempunyai peranan komunikasi dan
kolaborasi untuk membantu anggota tim TQM untuk berkomunikasi dan
bekerja sama dengan lebih efektif terutama jika mereka berada pada
lokasi yang berbeda.
L. Hubungan TQM dengan BPR
Persamaan antara TQM dan reengineering adalah sama-sama berfokus
pada kepuasan pelanggan dan membutuhkan kepemimpinan yang kuat, berpikir
ke depan dan konsisten dari manajemen puncak.
TQM dan reengineering juga mempunyai perbedaan. TQM dilakukan dengan
perbaikan yang terus menerus terhadap kualitas barang-barang atau jasa.
Reengineering dilakukan dengan perubahan yang radikal. Umumnya perusahaan
menerapkan TQM terlebih dahulu dan melakukan business reengineering (BPR)
jika mendapatkan kesempatan atau karena tekanan untuk memenangkan
persaingan.
M. Tiga R di BPR
Tahapan-tahapan kunci dari rekayasa ulang dihubungkan dengan 3R, yaitu:
1. Redesign
Merupakan perubahan mendasar dari proses-proses organisasi.
Redesign dapat dilakukan dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut.
 Challenging
Dengan adanya system teknologi informasi, konsep ini yang
dulunya tidak mungkin diterapkan dapat menjadi mungkin
diterapkan
 Eliminating

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

Setelah challenging, proses berikutnya yang perlu dilakukan

adalah mengeliminasi langkah-langkah yang tidak perlu.
 Flattering
Merupakan kegiatan meratakan tingkatan manajemen yang
sangat berjenjang atau berhirarki tinggi menjadi lebih responsive
dengan alur tanggung-jawab dan pengendalian yang lebih pendek
 Simplifying
Merupakan kegiatan menyederhanakan proses hubungan yang
terjadi, misalnya hubungan dengan pelanggan, pemasok, atau
organisasi lainnya.
 Standardizing
Merupakan kegiatan mencapai keseragaman di dalam proses-
proses organisasi. Dengan proses yang terstandarisasi akan
dicapai lebih banyak manfaat, yaitu pengendalian proses akan
lebih baik, keahlian staf menjadi lebih baik dengan akibat
pelayanan kepada pelangan akan menjadi lebih baik.
 Paralleling
Merupakan suatu proses dimana kegiatan di dalam organisai
dilakukan secara serentak tidak dengan step by step
 Empowering
Merupakan pemberian wewenang kepada orang yang dapat
dipercaya supaya melakukan sesuatu tanpa harus meminta
persetujuan terlebih dahulu
 Informing
Berarti membagi informasi ke batas fungsi atau batas organisasi
sehingga tangan kanan akan mengerti apa yang dilakukan oleh
tangan kiri
 Monitoring
Merupakan aktivitas yang secara terus-menerus melacak dan
menyediakan umpan balik ke kinerja penting organisasi
 Partnering
Merupakan suatu proses melakukan kerjasama strategic dengan
perusahaan lain
 Outsourcing
Suatu proses melibatkan perusahaan lain untuk mengerjakan jasa
atau pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan
 Prescheduling
Artinya menjadwalkan ulang lebih awal dari waktu yang
seharusnya dilakukan
2. Retooling
Merupakan system teknologi informasi di dalam organisasi harus terus
menerus dibeklai dengan alat-alat yang diperlukan untuk reengineering.
System teknologi informasi yang sudah dilengkapi dengan alat-alat akan
membuat system teknologi informasi tersebut menjadi suatu pemampu,
yaitu memampukan organisasi untuk melakukan reengineering proses-
proses bisnisnya.
3. Reorchestrate

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

Suatu organisasi yang sudah direkayasa ulang adalah organisasi yang

mirip dengan suatu orchestra. Suatu orchestra adalah organisasi yang
datar dengan seorang konduktor yang mengarahkan suatu kontrol yang
membentang yang kadang sampai mencapai ratusan orang.
Suatu proses pengorkestraan merupakan proses perubahan organisasi
bisnis supaya menjadi lebih mirip dengan organisasi orchestra.
Organisasi yang baru diharapkan mempunyai karakteristik organisasi
orchestra sebagai berikut.
 Struktur organisasi
Merupakan struktur organisasi yang datar bukan berjenjang,
sehingga mudah dikontrol dan diawasi dan komunikasi dapat
berjalan dnegan cepat dan lancar
 Kepemimpinan
Pemimpin harus dapat selalu terlihat jika dibutuhkan, bersemnagat
dan jadi panutan dari semua anggota organisasi
 Komunikasi
Komunikasi harus dapat berjalan dengan baik antara pemimpin
dengan semua yang diawasi dan begitupun sebaliknya.
 Senjata
Supaya efektif, setiap anggota organisasi juga harus meniru
pemain music di orchestra dengan dipersenjatai alat-alat ang
khusus membantu mereka untuk melakukan pekerjaan supaya
tugas mereka dapat berhasil
 Harmoni
Keberhasilan orchestra adalah kerjasama yang harmonis antara
semua pemainnya. Setiap pemain memahami peran mereka
masing-masing.
 Kultur
Organisasi harus mempunyai kultur saling percaya antara anggota
organisasi
 Sasaran
Sasaran atau goals organisasi harus menjadi sasaran yang
dicapai bersama. Tiap anggota organisasi harus mempunyai goal
yang sama dengan goal organisasi
 Kepercayaan wewenang
Pemimpin di dalam organisasi harus dapat memberikan
kepercayaan penuh dan memberi wewenang kepada bawahannya
 Kinerja
Harus ada pengukuran kinerja yang jelas, sehingga tiap-tiap
anggota organisasi dapat mengukur kinerjanya masing-masing
dan akan merasa bangga jika mencapai kinerja yang baik dan
malu jika belum mencapainya
 Perayaan dan penghargaan
Dalam organisasi bisnis perlu memberikan penghargaan kepada
anggotanya yang berprestasi

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339
 Ch 7: REKAYASA BISNIS

MONALISA FEBRIANTY LELANG

A031181339