MANAJEMEN DAN REGULASI

FARMASI RUMAH SAKIT

PEMBAHASAN
I. MANAJEMEN :
1. MANJEMEN UMUM
2. MANAJEMEN FRS
3. ORGANISASI FRS
II. REGULASI PELAYANAN
KEFARMASIAN
1. KEBIJAKAN
2. PEDOMAN
3. PANDUAN
4. PROSEDUR
I. MANAJEMEN :
1. Manajemen Umum
• Manajemen adalah suatu kegiatan
untuk mengatur orang lain oleh
seorang manajer secara bersama-sama
dgn stafnya dlm mencapai suatu
tujuan atau menyelesaikan pekerjaan
• Manajemen kesehatan adalah suatu
kegiatan utk mengatur para petugas
kesehatan dan petugas non kesehatan
melalui program kesehatan untuk
meningkatkan kesehatan masyarakat
Lanjutan
• Manajemen kesehatan merupakan
penerapan manajemen umum dalam
proses untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien sistem pelayanan
kesehatan
• Sistem adalah suatu kesatuan yang
utuh terpadu terdiri dari berbagai
elemen yang saling berhubungan
didalam suatu proses atau struktur
dalam upaya menghasilkan sesuatu
atau mencapai suatu tujuan tertentu
Fungsi Utama Manajemen
1. Planning (Perencanaan) menentukan tujuan dari
perusahaan/organisasi dalam bentuk visi dan misi ,
strategi- strategi yang ditempuh
2. Organizing (Pengorganisasian) adalah suatu proses
yang menghasilkan struktur organisasi dengan
menggambarkan pelaksanaan kegiatan oleh personil
3. Staffing (Penempatan) mengatur samber daya secara
umum. peralatan dan inventaris secara efisien dan
efektif dalam pelayanan
4. Coordinating (Mengkoordinasi) untuk meningkatkan
performa kerja . suasana dalam lingkungan kerja
menjadi dinamis, sehat, nyaman,
5. Controlling (Mengontrol ) Melakukan pengontrolan
melalui monitoring dan evaluasi , menyusun
kebijakan baru kinerja
2. MANAJEMEN FARMASI RUMAH SAKIT
• Farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek
kefarmasian yang dilakukan disuatu rumah sakit,unit
kerjanya dinamakan Instalasi ( suatu fasilitas
penyelenggara pelayanan medik ).Intalasi farmasi
rumah sakit merupakan bagian atau fasilitas di
rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan
pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk
keperluan RS itu sendiri.
• Intalasi farmasi sebagai suatu depertemen atau unit
di rumah sakit , tempat atau fasilitas penyelenggaraan
seluruh pekerjaan pelayanan kefarmasian di bawah
pimpinan seorang apoteker profesional dan dibantu
oleh beberapa orang apoteker yang kompeten ,
memenuhi persyaratan peraturan perUU yg berlaku.
 TUJUAN
• Tujuan Umum
Menyelenggarakan kebijakan sediaan farmasi , alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai di RS melalui pelayanan farmasi satu
pintu dan berdasarkan prosedur kefarmasian , etika profesi yang
bekerja sama dengan dokter, perawat dan tenaga kesehatan lain dlm
rangka meningkatkan pelayanan yg optimal untuk mewujudkan
program patient safety di RS
• Tujuan Khusus
Aspek menajemen
 Mengelola sediaan farmasi ,alat kes ,BMHP secara efektif efisien
 Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan .
 Mewujudkan sistem informasi manejemen yang efektif dan efisien
 Meningkatkan kemampuan tenaga farmasi melalui Diklat
 Mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi mutu pelayanan
farmasi
Aspek klinik
 mengkaji instruksi pengobatan yg ditulis oleh dokter.
 mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan
yang berhubungan dengan obat
 memantau efektifitas & keamanan penggunaan obat
 menjadi pusat informasi obat bagi tenaga kesehatan
,pasien dan keluarga serta masyarakat
 melaksanakan konseling atau konsultasi obat pasien
 melakukan pengkajian obat yang dipakai oleh pasien
 melakukan penanganan obat-obat kanker
 melakukan rencana, penerapan dan evaluasi
pengobatan, bekerjasama dengan tenaga kesehatan
 TUGAS POKOK dan FUNGSI
Tugas Pokok :
 Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan Sediaan
Farmasi , Alat Kesehatan, dan BMHP guna memaksimalkan efek
terapi dan keamanan serta meminimalkan risiko;
 Melaksanakan KIE serta memberikan rekomendasi kepada
dokter, perawat dan pasien;
 Melaksanakan pendidikan pelatihan dan pengembangan
Pelayanan Kefarmasian;
 Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan
dan formularium R S.
 Menyelenggarakan , mengkoordinasikan , mengatur dan
mengawasi seluruh kegiatan Pelayanan Kefarmasian yang
optimal dan profesional serta sesuai prosedur dan etik profesi .
 Melaksanakan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan BMHP yang efektif, aman, bermutu dan efisien.
 Melaksanakan peran aktif dalam Tim Farmasi dan Terapi.
Fungsi :
Fungsi Non Klinik
Adalah fungsi yang tidak berinteraksi langsung dengan penderita.
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP) meliputi :
 Memilih sesuai kebutuhan pelayanan Rumah Sakit.
 Merencanakan kebutuhan secara efektif, efisien ,optimal;
 Mengadakan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat
sesuai ketentuan yang berlaku.
 Memproduksi utk memenuhi kebutuhan layanan kesehatan di RS
 Menerima sesuai dgn spesifikasi yg berlaku;
 Menyimpan sesuai dgn spesifikasi persyaratan kefarmasian;
 Mendistribusikan secara total floor stock ke unit-unit layanan RS;
 Melaksanakan pelayanan Obat “unit dose”/dosis unit
 Melaksanakan pelayanan farmasi satu pintu
 Melaksanakan komputerisasi
 Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah
 Melakukan pemusnahan dan penarikan yang sudah tidak dapat
digunakan;
 Mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kes, dan BMHP;
 Melakukan administrasi pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan BMHP.

Fungsi non klinik  Fungsi klinik

apabila dalam sistim distribusi
Apoteker
berinteraksi langsung dengan
Pasien ,Dokter, Perawat .
Fungsi klinik
Adalah fungsi yg berinteraksi langsung dgn pasien,dokter dan perawat
1. Fungsi klinik berkaitan langsung dengan pasien.
 Mengkaji dan melaksanakan layanan Resep / permintaan Obat;
 Melaksanakan penelusuran riwayat penggunaan Obat;
 Melaksanakan rekonsiliasi Obat;
 Memberikan informasi dan edukasi penggunaan Obat
berdasarkan Resep, Obat non Resep pada pasien/keluarga ;
 Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait
dng Sediaan Farmasi, Alat Kes, dan Bahan Medis Habis Pakai;
 Melaksanakan visite mandiri atau bersama tenaga kes lain;
 Memberikan konseling pada pasien dan/atau keluarganya;
2. Fungsi klinik melaksanakan dispensing sediaan steril
o Melakukan pencampuran Obat suntik
o Menyiapkan nutrisi parenteral
o Melaksanakan penanganan sediaan sitotoksik
o Melaksanakan pengemasan ulang sediaan steril yang tidak stabil
3. Fungsi klinik dalam program rumah sakit

o Melaksanakan pemeliharaan formularium

o Melaksanakan pengendalian infeksi di RS
o Melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada tenaga
kesehatan lain, pasien/keluarga, masyarakat dan institusi di luar
Rumah Sakit;
o Melaksanakan Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit (PKRS).
o Melaksanakan Pemantauan Terapi Obat
 Pemantauan efek terapi Obat;
 Pemantauan efek samping Obat;
 Pemantauan Kadar Obat dalam Darah .
 Melaksanakan Evaluasi Penggunaan Obat
 3.ORGANISASI
• Farmasi rumah sakit
harus memiliki organisasi yang dan sesuai dengan kegiatan yang
dijalankan dan mengakomodasi perkembangan dimasa datang
serta mengikuti visi yang telah ditetapkan oleh pimpinan rumah
sakit. Pelayanan farmasi diselenggarakan dengan visi, misi,
sasaran dan progam yang sudah dirancang dalam rencana strategi
( renstra ) dengan organisasi yang menggambarkan kegiatan dan
filosofi dari pekerjaan kefarmasian
• Organisasi
di rancang dan dikembangkan sedemikian rupa untuk
melaksanakan pekerjaan kefarmasian agar faktor-faktor teknis ,
administrasi dan sumber daya manusia yang mempengaruhi
pelayanan berada di bawah kendali.Pengendalian itu dapat
dilaksanakan melalui suatu struktur organisasi farmasi RS yang
terdiri atas : Penetapan pekerjaan yang dilakukan ,Tanggung
jawab dan Hubungan hirarki
Tujuan Organisasi :
Untuk meningkatkan kontribusi produktifitas SDM yang dapat
dipertanggung jawabkan secara strategis dan etis sosial
Struktur organisasi .
adalah bagan yang menggambarkan pembagian tugas , fungsi,
wewenang dan tanggung jawab. minimal mengakomondasi
penyelenggaraan pengelolaan sediaan farmasi,alat kesehatan dan
BMHP , Pelayanan farmasi kilinik dan Manejemen mutu .
Bagan organisasi
Setiap posisi yang tercantum dalam bagan organisasi harus jelas
persyaratan / kualifikasi SDM agar dapat dijabarkan dengan jelas :
 wewenang
 tanggungjawab
 hubungan kordinasi
 hubungan fungsional
 uraian tugas

 Tahap dalam menyusun struktur organisasi
1) Menetapkan struktur organisasi dasar.
Untuk menunjukan segmentasi utama dari seluruh kegiatan
melalui urutan Hirarki
2) Menetapkan struktur organisasi rinci
Untuk mengembangkan struktur dasar dengan berbagai rincian
khusus yang berkaitan dengan kegiatan operasional
Tingkat struktur organisasi :
 Tingkat puncak.
Manager tingkat puncak bertanggung jawab secara menyeluruh atas
penyelenggaraan pelayanan farmasi dirumah sakit
 Tingkat menengah
Manager tingkat menengah bertanggung jawab merencanakan dan
menerapkan kegiatan yang berkaitan dengan bagiannya
 Tingkat garis depan.
Manager garis depan melakukan pengawasan langsung terhadap
kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan farmasi.
 Struktur organisasi di masing-masing rumah
sakit dapat berbeda tergantung :
• Pengembangan dari ruang lingkup pelayanan farmasi
• Sumber daya manusia dalam hal ini tenaga farmasi ,
• Fasilitas dapat direvisi bila ada :
o perubahan sistem pelayanan kefarmasian
o perubahan management rumah sakit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Manager Puncak
Seorang Apoteker memenuhi Persyaratan
Strata pendidikan
Profesional dan Legal Aspek
 II. REGULASI
PELAYANAN KEFARMASIAN
A. Pendahuluan
B. Regulasi :
1. Kebijakan
2. Pedoman
3. Panduan
4. Prosedur
C. Dokumen Regulasi
D. Penyusunan Regulasi
 A. Pendahuluan
• Pelayanan kefarmasian adalah pelayanan langsung
kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan
farmasi,alat kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
dengan maksud agar tercapai hasil yang optimal untuk
meningkatkan mutu kehidupan pasien sebagai
tanggung jawab seluruh tenaga kefarmasian di Rumah
Sakit
• Untuk terlaksananya tujuan pelayanan kefarmasian di
RS maka diperlukan penerapan prinsip rancangan yang
efektif terhadap proses seleksi, pengadaan ,
penyimpanan, persepan, pendistribusian, pemberian,
pendokumentasian dan pemantauan terapi obat sesuai
dengan Standar akreditasi dan peraturan perundang-
undangan
• Penyiapan dokumen regulasi penting dilakukan sebagai
acuan dalam pelaksanaan pelayanan kefarmasian.
• Pelayanan kefarmasian bertujuan untuk
1. Menjamin mutu,manfaat,keamanan serta
khasiat sediaan farmasi,alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai
2. Menjamin kepastian hukum bagi tenaga
kefarmasian
3. Melindungi pasien,masyarakat dan staf dari
penggunaan yang tidak rasional dalam rangka
keselamatan pasien
4. Menjamin systim pelayanan kefarmasiaan
dan penggunaan obat yang lebih aman
( medication safety)
5. Menurunkan angka kesalahan penggunaan
obat
 B. Regulasi
• Secara garis besar regulasi dalam
pelayanan kefarmasian mencakup :
1. Kebijakan
2. Pedoman
3. Panduan
4. Prosedur
• Kebijakan merupakan regulasi tertinggi,
untuk menyusun Pedoman,Panduan dan
Prosedur harus mengacu kepada
Kebijakan yang sudah di setujui melalui
Surat Keputusan Direktur RS
HIRARGI REGULASI PELAYANAN KEFARMASIAN

KEBIJAKAN

RENCANA PEDOMAN
PROGRAM
dan
KEGIATAN PANDUAN

PROSEDUR
( SPO )
IMPLEMENTASI

DOKUMENTASI
 1. KEBIJAKAN

• Kebijakan Pelayanan Kefarmasian dan

Penggunaan Obat (PKPO), minimal
menyusun tentang :
1. Pengorganisasian
2. Seleksi dan Pengadaan
3. Penyimpanan
4. Peresepan dan Penyalinan
5. Persiapan dan Penyerahan
6. Pemberian
7. Pemantauan
 1.1.Pengorganisasian
Pengorganisasian Pelayanan Kefarmasian dan
Penggunaan Obat (PKPO), harus sesuai dengan
peraturan perundang-undang dan diorganisir untuk
memenuhi kebutuhan pasien , mencakup :
1)Regulasi organisasi yang mengelola pelayanan kefarmasian
2)Struktur organisasi yg menggambarkan hirargi, tanggung
jawab dan tugas yang sesuai dengan kompetensi petugas
3) Mengakomodir perkembangan pelayanan kefarmasian
dimasa yang akan datang
4) Manajemen obat efektif yang mengatur kajian pelayanan
kefarmasian .tatalaksana penggunaan obat dan tindak lanjut
bila terjadi kesalahan penggunaan obat
 1.2.Seleksi dan Pengadaan
Seleksi prosesnya harus dilakukakan dengan benar
agar menghasilkan formularium yang digunakan
untuk peresepan atau pemesanan dan harus tersedia
bila terjadi kekosongan ada aturan subsitusinya.
Kebijakan dalam Seleksi dan Pengadaan mencakup :
1)Ada regulasi yang mengatur manajemen rantai pengadaan yg
dilaksanakan sesuai peraturan perUU
2)Ada regulasi organisasi yang menyusun Formularium RS
berdasarkan atas kriteria yang disusun secara kolaboratuf dan
direview sesuai ketetuan RS
3)Ada regulasi apabil ada obat yang baru ditambahkan atau
obat yang dihapus dari Formularium dan bila sediaan farmasi
tidak tersedia saat dibutuhkan.
 1.3.Penyimpanan
• Pengaturan penyimpanan sediaan
farmasi,alatkesehatan dan BMHP dengan baik
.benar serta memiliki pengawasan dilokasi
penyimpanan
• Mekanisme penyimpanan mencakup :
 Ada regulasi pengaturan penyimpanan obat khusus (
High Alert) :Konsentrasi tinggi,Produk nutrisi, Bahan
radioaktif,bahan berbahaya,narkotik,psikotropik dan
obat emergency
 Ada regulasi tentang supervise terhadap penyimpanan
mencakum kondisi ruangan ( suhu,kelembaban
dll),akses,kapasitas barang dan labeling
 Ada regulasi yang mengatur pemusnahan ,recall dan
penarikan sediaan farmasi,alat kesehatan,BMHP yang
rusak.
 1.4. Peresepan dan Penyalinan
• Kebijakan yg mengarahkan peresepan/permintaan obat
dan instruksi pengobatan aman dan mengatur tindakan
terkait dengan peresepan/permintaan yg tidak benar,tidak
terbaca dan tidak lengkap dapat berisiko terhadap pasien
• Ada kebijakan dan prosedur yang mengarahkan :
• Peresepan/permimtaan obat serta instuksi pengobatan
secara benar , lengkap dan terbuka .Ada regulasi yg
mengatur kelengkapan resep serta penetapan dan
penerapan langkah-langkah untuk pengelolaan
peresepan/permintaan obat
• Staf terkait dan staf medis memiliki kewenangan dan
kompetensi.Staf media yg menulis resep atau memesan
obat dikenal atau diketahui oleh tempat-tempat pelayanan
kefarmasiaan yg menyalurkan obat.
• Setiap pasien yg menerima obat di catat secara lengkap
dalam formulir dan serahkan ke bagian rekaman medis
 1.5.Persiapan dan Penyerahan
• Petugas pelayan farmasi menyiapkan dan
megeluarkan obat dalam lingkungan yg bersih
dan aman sesuai peraturan perUUan.
• Untuk menjamin keamanan ,mutu,manfaat dan
khasiat obat yg diserahkan pada pasien maka
penyiapan dan penyerahan obat harus
mencakup
 Ada regulasi penetapan yg seragam utk penyiapan dan
penyerahan obat
 Setiap obat yg disiapkan dilakukan oleh petugas yg
terlatih utk proses pengkajiaan resep dan telaah obat
 Obat yg diserahkan diberikan label lengkap meliputi
nama obat,dosis ,tgl penyiapan,tgl kadaluarsa,dan
nama pasien.obat disalurkan tepat waktu dan dalam
bentuk yg paling siap diberikan
1.6.Pemberian
• Pemberian obat untuk pengobatan pasien
memerlukan pengetahuaan spesifik dan
pengalaman
• Agar obat diberikan pada orang yg tepat,dosis
yg tepat dan waktu yg tepat maka regulasi
harus mencakup :
 Penetapan staf klinis yg kompeten dan berwenang
utk memberikan obat termasuk batasannya
 Ada proses untuk menetapkan batasan terhadap
pemberian obat
 Ada regulasi verifikasi sebelum penyerahan obat
kepada pasien dan pemakaian obat sendiri oleh
pasien
1.7.Pemantauan
• Pemantauan dimaksud untuk
mengidentifikasi respon terapeutik dan
efek samping yang di dokumentasikan
setiap kejadiaan yang tidak diharapkan
mencakup :
 Adanya regulasi pemantauan efek obat dan
efek samping obat yg dicatat dalam status
pasien dan dilaporkan
 Ada proses kolaboratif dalam penanganan
kejadian yg tidak diharapkan
 Ada informasi pelaporan kesalahan obat utk
memperbaiki proses penggunaan obat
KEBIJAKAN
 2. PEDOMAN
• Adalah dokumen sebagai acuan
pelaksanaan pelayanan kefarmasian
yang disusun sesuai dengan kebijakan
RS dan peraturan perUUan
• Pedoman yang disusun dan harus ada
di RS :
1) Pedoman pelayanan kefarmasian
2) Pedoman organisasi Instalasi
Farmasi
 3.PANDUAN
• Adalah dokumen untuk acuan
pelaksanaan kegiatan pelayanan
kefarmasian yang disusun sesuai
dengan kebijakan RS dan peraturan
perUUan
• Merupakan petunjuk dalam melakukan
kegiatan ,hanya mengatur 1 kegiatan
dan melakukan evaluasi setiap 1-2
tahun kemudian disusun perubahan
atau revisi
 4. PROSEDUR
• Prosedur merupakan tata laksana
kegiatan , sebagai acuan bagi setiap
petugas farmasi dalam melaksanakan
pelayanan kefarmasian agar berjalan
dengan baik,lancer dan konsisten sesuai
dengan regulasi yang ada
• Istilah dalam prosedur
Standard Operating Prosedur (SOP)
Standar Prosedur Operasional (SPO)
 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL
( SPO )
istilah di Undang undang nomor 44 tahun
2009 tentang Rumah Sakit
• Pengertian :
SPO adalah suatu perangkat instruksi /
langkah-langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu:
 disiapkan oleh Kepala Instalasi
 disetujui oleh Direktur Penunjang
 ditetapkan oleh Direktur Utama RS ,
• Tujuan Penyusunan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dgn
efisiensi , efektif , konsisten / seragam dan
aman dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan sterilisasi melalui pemenuhan
standar yang berlaku

• Manfaat SPO
 Memenuhi persyaratan standar pelayanan
RS/Akreditasi RS
 Mendokumentasikan langkah-langkah
kegiatan
 Memastikan staf RS memahami bagaimana
melaksanakan pekerjaannya
• Penulisan/Pembuatan
Untuk memperoleh pengertian yang jelas
pada SPO dimulai dengan membuat flow
chart dari kegiatan yg dilaksanakan
• Pendistribusian
SPO didistribusikan ke unit pengguna yang
terkait dengan pelayanan sterilisasi dan harus
disosialisasikan kepada petugas pelaksana
nya di unit pengguna
• Penyimpanan
 SPO asli disimpan di Sekretariat Akreditasi RS
 SPO salinan disimpan di CSSD ,diletakkan
ditempat yang mudah dilihat , diambil dibaca
oleh staf
C.Dokumen Regulasi
Dokumen No Cakupan Dokumen
Regulasi

1 Pengorganisasian

2 Seleksi dan Pengadaan

KEBIJAKAN 3 Penyimpanan

4 Peresepan dan Penyalinan

5 Persiapan dan Penyerahan

6 Pemberian

7 Pemantauan
lanjutan
Dokumen No Cakupan Dokumen
Regulasi
PEDOMAN 1 Pelayanan Farmasi

2 Organisasi

PANDUAN 1 Konseling

2 Pengelolaan Obat Emergency

3 Penulisan Resep

4 High Alert Medication

lanjutan

Dokumen No Cakupan Dokumen

Regulasi
1 Seleksi Supplier

2 Perencanaan Pembelian Perbekalan Farmasi

PROSEDUR 3 Bilaman obat tidak tersedia dan saran

subsitusinya
( SPO ) 4 Pengawasan obat terhadap kehilangan

5 Penambahan atau pengurangan obat dalam

daftar Formularium RS
6 Bila persediaan obat kosong

7 Bila farmasi tutup atau diluar jam kerja

Farmasi
 lanjutan
Dokumen No Cakupan Dokumen
Regulasi

8 Penyimpanan Produk Nutrisi

9 Penyimpanan Obat Emergency

PROSEDUR 10 Penyimpanan Obat High Alert

( SOP ) 11 Monitoring Obat Emergency

12 Penarikan Obat

13 Monitoring Obat Kadaluarsa

 lanjutan
Dokumen No Cakupan Dokumen
Regulasi

14 Pemusnahan Obat Kadaluarsa

15 Penerimaan Resep

PROSEDUR 16 Bila Resep Tidak Terbaca

( SPO ) 17 Penyiapan Dan Penyaluran Produksi

Steril
18 Monitoring Efek Samping Obat

19 Pelaporan Insiden Kesalahan Obat

Penutup

Study literatur tugasnya pada waktu jadwal

perkulihan UAS