KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

OLEH KELOMPOK 1 :

Denick Ariawangsa (1807521136)

I Putu Galing Aryansuka Mautama Putra (1807521146)
Rajja Cendana Sedana (1807521158)
Intan Pramitha Sari (1807521167)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN REGULER DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2020/2021
1.1 KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Perusahaan sebagai organisasi bisnis juga melakukan komunikasi. Komunikasi yang
terjadi dalam perusahaan disebut komunikasi bisnis. Jika dibandingkan dengan
komunikasi individu, komunikasi bisnis lebih rumit dan kompleks. Komunikasi yang
terjadi dalam bisnis bisa berupa komunikasi internal, komunikasi eksternal, bersifat formal
maupun informal, dan dapat berbentuk verbal maupun nonverbal. Dalam organisasi
bisnis, komunikasi pada umumnya bersifat resmi. Oleh karena itu, komunikasi bisnis
yang dituliskan pada komunikasi verbal, yaitu berbicara, mendengarkan, menulis,
membaca.
Dalam bisnis, komunikasi dilakukan oleh tenaga penjual, teknisi, operator telepon, atau
dengan surat-surat resmi. Keterampilan pimpinan dan pegawai untuk berkomunikasi
dalam berbagai bentuk yang akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan
bisnis. Komunikasi yang buruk dalam perusahaan dapat merusak hubungan perusahaan
dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal. Rusaknya hubungan dengan
berbagai pihak akan merugikan perusahaan. Misalnya, para pegawai sering melakukan
kesalahan, pemasok tidak bersedia memberikan keringanan biaya, pelanggan yang
melakukan pembelian ulang, kreditur tidak bersedia meningkatkan plafon kredit, dan lain-
lain. Malah, komunikasi yang efektif akan meningkatkan hubungan baik dengan berbagai
pihak yang pada akhimya akan mendatangkan laba bagi perusahaan. Misalnya,
peningkatan hubungan baik dengan pelanggan akan memberikan kemungkinan yang lebih
besar bagi pelanggan untuk melakukan apa yang diinginkan dan diminta oleh
perusahaan. Semakin banyak pelanggan yang loyal, semakin tinggi laba yang dapat
dicapai oleh perusahaan. Komunikasi bisnis, baik lisan maupun tertulis, memiliki
perbatasan sebagai berikut:
1. Pesan disusun untuk audiens yang membutuhkan informasi. Oleh karena itu,
pemahaman terhadap auidens sangatlah penting.
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan waktu dan biaya. Pesan bisnis
disampaikan berdasarkan tingkat kepentingannya. Informasi yang sangat penting
biasanya memerlukan waktu yang singkat dan biaya yang mahal. Demikian pesan,
pesan yang kurang penting disampaikan dalam waktu yang lebih lama dan biaya yang
relatif lebih murah.
3. Pesan bisnis disusun untuk lebih dari satu tujuan.
4. Walaupun terjadi hal-hal yang mengecewakan, pesan bisnis tetap diatur dengan baik
untuk menjaga hubungan kerja sama dengan semua pihak, terutama para pelanggan.
 5. Pesan bisnis memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audiens. Pilihan kata dan
nada dalam pesan bisnis begitu rupa untuk menghindari adanya pengaruh negatif
terhadap audiens yang pada akhimya merugikan perusahaan.
Dalam kehidupan bisnis dalam era globalisasi dan perdagangan bebas saat ini,
informasi mengalir dari dalam dan ke luar perusahaan melampaui batas-batas wilayah
berbagai negara dan budaya. Perusahaan nasional (national company) telah berkembang
menjadi perusahaan multinasional (multinational company). Perusahaan keluarga (private
company) telah banyak berkembang menjadi perusahaan publik (public company).
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat juga memaksa perusahaan untuk
selalu bersikap adaptif dan responsif. Perusahaan tidak dapat memilih untuk tidak
menggunakan teknologi tinggi. Perusahaan dituntut mampu menyediakan dan
mengomunikasikan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat yang diperlukan oleh
berbagai pihak dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi
pimpinan dan pegawai perusahaan untuk selalu meningkatkan keterampilannya dalam
berkomunikasi.

1.2 PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi merupakan aktivitas yang sangat penting dan esensial dalam kehidupan
manusia, karena manusia berinteraksi antar sesama dengan cara melakukan komunikasi.
Dalam bisnis, komunikasi merupakan sarana langsung bagi pimpinan untuk
mempengaruhi karyawan. Oleh karena itu, bisa dikatakan bahwa komunikasi kekuatan
utama yang dapat menentukan berkembang atau tidaknya suatu organisasi bisnis. Tanpa
adanya komunikasi yang baik dan efektif antara pimpinan dan karyawan maka organisasi
perusahaan tidak akan berjalan dengan baik, dan bisa dikatakan bahwa pimpinanlah yang
mempunyai peran penting untuk mempengaruhi karyawan, melalui hubungan komunikasi
yang baik.

Secara garis besar komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari
seseorang kepada orang lain. Dan komunikasi akan berhasil baik apabila sekiranya timbul
saling pengertian yakni kedua belah pihak antara si pengirim dan penerima informasi dapat
memahami serta menyetujui suatu gagasan tersebut. Di dalam dunia usaha (bisnis)
komunikasi memiliki peranan yang sangat penting yakni:

1. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian semua pihak

 dalam dunia usaha.

2. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan orang lain sebagaimana

yang dikehendaki oleh pemberi pesan.

Komunikasi dalam dunia usaha (bisnis) dapat dipandang sebagaisuatu “investasi”

dalam rangka mencapai tujuan. Untuk itulah perlu disadari bahwa cara pelaksanaan
investasi tersebut akan menentukan sejauh mana tujuan menciptakan kesamaan pendapat
dan menggerakkan perbuatan orang lain agar melakukan tindakan sebagaimana yang
dikehendaki, agar tujuan mendapatkan laba dapat akan tewujud. Bidang komunikasi bisnis
meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan dalam suatu organisasi-diantara dua
orang diantara kelompok, atau dalam satu hingga beberapa bidang untuk mempengaruhi
perilaku organisasi. Pada akhirnya, seluruh komunikasi bisnis merupakan suatu ajakan
yang alami dan menggambarkan upaya untuk mempengaruhi perilaku dalam organisasi
mempengaruhi perilaku karyawan melalui pesan-pesan yang disampaikan.

1.3 BENTUK BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu memahami
tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis itu sendiri. Menurut William
C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Bussines Communications: Principles and Methods,
komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa
(lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Menurut Djoko Purwanto ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia
bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat
dijelaskan secara singkat sebagai berikut.

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan.

Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:

1. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
 3. Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
4. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
5. Membuat dan mengirim surat aduan (claim ) kepada pihak lain.
6. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
7. Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
8. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.

Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan
memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan
pihak lain dengan baik dan benar.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam
mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis,
seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

Berbagai macam bentuk komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis:

a. Berbicar a dan menulis

Pada umumnya, untuk mengirim kan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara
(speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih
mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya,
bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang
dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting.
Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan
tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup antar lain
surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.

b. Mendengar dan membaca

Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam
dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada
menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan
mendengar (listening) dan membaca (reading).

Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan yang relatif
lemah(kurang baik). Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis,
maka informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran mungkin hanya setengah dari yang
diucapkan (itupun masih lumayan).
2. Komunikasi Non verbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi
nonverbal:

1. Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang berpikir.

2. Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamun.
3. Menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.
4. Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukan bahwa tamu
dilarang merokok.
5. Menganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK.

Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang
membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan
mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di suatu tempat
yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.

Komunikasi nonverbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal

dalam hal penyampaian suatu pesan. Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam
Excellent In Business Comunications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan,yaitu:

1. Menyediakan/memberikan informasi.
2. Mengatura alur suatu percakapan.
3. Mengekspresikan emosi.
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan tongkat golf
dengan baik dan benar.

Dan menurut Poerwanto dan Zakaria Lantang Sukirno ada 2 bentuk komunikasi bisnis lagi
selain komunikasi verbal dan nonverbal yaitu Komunikasi visual dan audiovisual.

a. Komunikasi visual

Komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan

simbol-simbol dan atau gambar. Tujuan komunikasi visual adalah:

1. Menarik perhatian.
2. Memfokuskan pembahasan.
3. Mempercepat dan memudahkan pemahaman tentang pesan yang disampaikan.
4. Mempermudah akses masukan dari para partisipan atau penerima pesan.
 b. Komunikasi Audio visual

Komunikasi audio visual merupakan kegiatan pengiriman pesan yang tidak secara
langsung. Komunikasi audio visual disampaikan sudah dibuat atau dikemas lebih dahulu,
sehingga bisa dievaluasi lebih dahulu agar tampilannya bisa mengurangi risiko
kesalahpahaman interprestasi penerima pesan. Dalam kegiatan bisnis komunikasi audio
visual banyak digunakan untuk kegiatan pemasaran, terutama periklanan.

1.4 FUNGSI DAN BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

Fungsi Komunikasi Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi
dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-

processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang
didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.

Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu

kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif ini, yaitu:

a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi
atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka
ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya
 dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk
menjalankan perintah banyak bergantung pada:
- Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
- Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
- Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus
sebagai pribadi.
- Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan
dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat

dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama
masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam
diri karyawan terhadap organisasi.

Bentuk Komunikasi Organisasi

Komunikasi dalam organisasi dapat berbentuk komunikasi lisan, komunikasi tertulis,

dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi Lisan
 Komunikasi lisan merupakan bentuk komunikasi yang paling banyak dilakukan oleh
seluruh anggota organisasi misalnya diskusi kelompok atau selentingan.

Adapun saluran komunikasi yang digunakan dalam komunikasi lisan di antaranya

adalah telepon, video, dan percakapan secara tatap muka. Melalui komunikasi lisan,
informasi dan umpan balik dapat disampaikan dengan lebih cepat dibandingkan dengan
bentuk komunikasi lainnya.

2. Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang isi pesannya disampaikan secara tertulis.
Contoh komunikasi tertulis di antaranya adalah memo, proposal, surat, petunjuk pelatihan,
dan kebijakan operasional organisasi.

3. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbaladalah komunikasi yang menggunakan bahasa tubuh seperti

ekspresi wajah, gerak tubuh, nada suara, penampilan dan elemen-elemen komunikasi
nonverbal lainnya. Fungsi komunikasi nonverbal dalam organisasi adalah melengkapi
komunikasi verbal yakni komunikasi lisan.

Dalam penerapannya, komunikasi nonverbal kerap dimaknai secara berbeda oleh

penerima pesan sehingga menimbulkan kesalahpahaman di antara kedua belah pihak.
Untuk itu, masing-masing pihak perlu berhati-hati dalam menggunakan komunikasi
nonverbal.

1.5 PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi hanya bisa terjadi bila didukung unsur-unsur komunikasi, dan komunikasi
memerlukan proses. Penjelasan mengenai proses komunikasi akan dijelaskan melalui
beberapa model komunikasi.

Model Komunikasi Aristoteles

Aristoteles dalam bukunya berpendapat bahwa setiap komunikasi terdiri atas 3 unsur
penting, yaitu:

1. Pembicara, yaitu sumber komunikasi atau orang yang menyampainkan pesan.

2. Apa yang dibicarakan

3. Penerima, yaitu orang yang menerima pesan.

 Model komunikasi David K. Berlo

Unsur unsur utama komunikasi terdiri atas SMCR, yakni Source (sumber atau
pengiriman), Message (pesan atau informasi), Channel (saluran atau media), dan Receiver
(penerima), Disamping itu, terdapat tiga unsur lain, yaitu Feedback (tanggapan balik),
efek, dan lingkungan.

1.6 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi akan efektif untuk mewujudkan pemahaman yang sama dan merangsang
pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan yang tidak terbayangkan
secara efektif akan mendukung individu atau organisasi. Komunikasi yang efektif akan
membantu mengantisipasi masalab-masalah, membuat keputusan yang tepat,
mengoordinasikan aliran kerja, berbagi orang lain, dan mengembangkan berbagai
hubungan. Sehubungan dengan komunikasi yang efektif, komunikasi yang menjadi dua,
yakni komunikasi individu dan komunikasi massa. Dalam komunikasi individu, suatu
komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan (audience) mampu memahamm pesan
sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim atau komunikator. Sementara dalam
komunikasi massa, komunikasi dikatakan efektnt apabila mampu menjangkau komunikan
secara lehih luas.

Secara sederhana, komunikasi terdın atas tiga unsur, yaitu komunikator, pesan, dan
komunikan. Dengan demikian, apabila dirunut dan proses komunikasi, maka faktor-faktor
yang memengaruhi komunikasi yang efektif adalah:

1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator Kredibilitas komunikator menunjukkan

bahwa pesan yang disampaikan- nya dianggap benar dan dapat dipercaya.
Kepercayaan yang tingE terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan
komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator.
Buruknya kredibilitas komunikator bisa menimbulkan ketidakpercayaan sehingga
komunikan tidak bersedia melakukan perubahan sikap. padahal pesan yang
disampaikan komunikator sesungguhnya benar, Selain muncul melalui kepercayaan,
kredibilitas juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial. Seorang komunikator
yang memiliki daya tarik akan dikagumi. disenangi, dan komunikannya bersedia
melakukan upaya perubahan sikap. Contoh komunikator yang memiliki daya tarik
adalah seorang artis. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan apabila banyak
organisasi melibatkan artis agar komunikasi menjadi lebih efektif.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan Suatu pesan akan menimbulkan
reaksi dan umpan balik apabila me- menuhi kondisi berikut: Menarik perhatian Agar
menarik perhatian, pesan dirancang dengan format yang baik, pilihan kata yang tepat,
serta waktu dan media penyampaian yang Menggunakan lambang atau bahasa yang
dipahami komunikan. Mampu memahami kebutuhan pribadi komunikan.
3. Komunikasi akan berlangsung elektif apabila komunikan memiliki Kemampuan
komunikan untuk menerima dan memahami pesan kemampuan untuk memahami
pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingannya mampu mengambil keputusan sesuai
kebutuhan dan kepentinganya, serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan.
 Daftar Pustaka

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET