PENGERTIAN KOMUNIKASI, PENTINGNYA KOMUNIKASI

PROSES DALAM KOMUNIKASI DAN BAGAIMANA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi adalah proses dimana orang yang bekerja  dalam organisasi saling

mentransmisikan informasi dan menginterpretasikan artinya. Yang penting komunikasi
dalam organisasi diperolehnya komunikasi yang efisien dan efektif. Komunikasi yang
efektif terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang
ditangkap oleh penerima berita itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien
terjadi bila biayanya minimum berdasar sumber daya yang dimanfaatkan.

Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses
dimana fungsi manajemen seperti  fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi
kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Komunikasi biasanya sering
terganggu hal ini dikarenakan masalah sematik/arti kata, tak adanya umpan balik,
saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu
bahwa seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan
balik, lansung pada masalah, mengambarkan situasi,dan meringkas. Proses
komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan
informasi harus dikomunikasikan jepada para manajer sebagai dasar pembuatan
keputusan dalam pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau

informasi seseorang ke orang lain. Selain dikatakan sebagai proses pemindahan
gagasan seseorang dari orang lain dalam bentuk kata-kata tetapi juga dalam bentuk
ekspresi wajah intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara
bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung
unsur-unsur ;
1.    Sebagai kegiatan seseorang untuk megerti,
2.    Sebagai sarana pengendalian informasi,
3.    Sebagai sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.
Menurut pakar American Management Association ada 10 aturan jika
ingin berkomunikasi dengan baik:
  Jelaskan konsep/ide Anda sebelum berkomunikasi,
  Teliti tujuan sebenarnya dalam komunikasi,
  Pertimbangkan suasana lingkungan dan waktu,
  Hubungan pihak lain,
  Waspada atas nada dan isi berita,
  Komunikasikan seseorang yang membantu dan bernilai bagi penerima,
  Tindak lanjut komunikasi,
  Komunikasi untuk waktu yang akan datang pula,
  Tindakan konsisten dengan kata,dan
  Menjadilah pendengar yang baik.

PROSES KOMUNIKASI
Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini :

   Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada
komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :
Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau
informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.
Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan
disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.
Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau
dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara
untuk kata-kata yang diucapkan.
Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak
disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.
Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan
menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran
penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif
komunikasi yang terjadi.
Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi
kominikasi pengirim dinyatakan.

Didalam organisasi sangat membutuhkan komunikasi. Adapun jenis- jenis

komunikasi dalam organisasai antara lain :

a. Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai
oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan
tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya
berbagai maksud, yaitu
- Pemuasan kebutuhan manusiawi,
- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,
- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,
- Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak
setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi
tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

 Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi
ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu
organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu
wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik,
sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.
Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor
diantaranya :
1.    Saluran komunikasi formal
2.    Sruktur wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi
komunikasi.

Komunikasi dikatakan efektif apabila terdapat aliran informasi dua arah antara
komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai
dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut. Setidaknya terdapat lima aspek
yang perlu dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, yaitu :
a. Kejelasan
Hal ini dimaksudkan bahwa dalam komunikasi harus menggunakan bahasa dan
mengemas informasi secara jelas, sehingga mudah diterima dan dipahami oleh
komunikan.
b. Ketepatan
Ketepatan atau akurasi ini menyangkut penggunaan bahasa yang benar dan kebenaran
informasi yang disampaikan.
c. Konteks
Konteks atau sering disebut dengan situasi, maksudnya adalah bahwa bahasa dan
informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan dimana
komunikasi itu terjadi.
d. Alur
Bahasa dan informasi yang akan disajikan harus disusun dengan alur atau sistematika
yang jelas, sehingga pihak yang menerima informasi cepat tanggap
e. Budaya
Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga berkaitan
dengan tatakrama dan etika. Artinya dalam berkomunikasi harus menyesuaikan dengan
budaya orang yang diajak berkomunikasi, baik dalam penggunaan bahasa verbal
maupun nonverbal, agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi. (Endang Lestari G :
2003).

Hambatan komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses
komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan
dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi
tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :

1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan
dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan
atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau
pendapatnya.

2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang
komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan
pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian
(misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan
salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah
penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai
dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri
sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain.
Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara
satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan
sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga
ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan”
dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut
suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan
cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan
komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-
putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf
ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan
jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak
adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang
sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada
para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan
atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.