TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Disusun oleh:

CHRISTOPHER NATHANAEL K. (F0320027)

EVITA MARCELLA DIASTUTI (F0320037)
NOLA SETIA DININGRUM (F0320087)
SABILA RAHMA CAHYA S. (F0320107)

Program Studi S-1 Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sebelas Maret

SURAKARTA
A. PENDAHULUAN
Siklus pengeluaran (expenditure cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
Berikut diagram konteks dari siklus pengeluaran:
Tujuan utama dalam siklus
pengeluaran adalah untuk
meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan
persediaan, perlengkapan,
dan berbagai layanan yang
diperlukan perusahaan untuk
berfungsi. Untuk mencapai
tujuan tersebut, manajemen
harus membuat keputusan penting sebagai berikut.

 Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus diambil?

 Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga
terbaik?
 Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk
mendapatkan harga optimal?
 Bagaimana teknologi informasi (TI - information technology) dapat digunakan
untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
 Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan
setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
 Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar adalah sebagai berikut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.

2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.
 Berikut diagram arus data tingkat 0 dari siklus pengeluaran:

B. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas
dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Berikut tabel perbandingan aktivitas
siklus pendapatan dan siklus pengeluaran:
a. Proses
AOE (Alpha Omega Electronics) menggunakan system ERP. Berikut ikhtisar desain
system ERP untuk mendukung siklus pengeluaran:

b. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid.
Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok
yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior (rendah),
pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah,
dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi
sensitive, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus
yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Berikut ancaman dan pengendalian
dalam siklus pengeluaran:
C. Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa
1. Mengindentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi
perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan sistem profesional perlu memahami praktik
terbaik untuk mengelola perusahaan.
a. Proses
Pendekatan tradisional atau
biasa disebut dengan
pendekatan economic order
quantity (EOQ) yang
digunakan untuk mengelola
persediaan adalah menjaga
stok cukup sehingga produksi
dapat berlangsung tanpa
gangguan bahkan jika
persediaan yang digunakan
lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman.
b. Ancaman dan Pengendalian
 Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok
yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan
persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya.
Kontrol :Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat
mengeliminasi masalah.
 Pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.
Kontrol :
 Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas
permintaan pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan
secara otomatis.
 Para penyedia perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian
yang dimulai dari masing-masing pegawai.
2. Memilih Pemasok
a. Proses
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok yaitu
harga, kualitas bahan baku, serta keandalan dalam pengiriman. Setelah pemasok
telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari
catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan proses
pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya. Sebuah draft pemasok
alternatif potensial bagi setiap barang seharusnya juga dipelihara, untuk
mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.

Gambar disamping
merupakan pesanan
pembelian oleh AOE.
Pesanan pembelian
merupakan dokumen atau
formulir elektronik yang
secara formal meminta
pemasok untuk menjual
dan mengirimkan produk
tertentu pada harga yang
ditentukan, dan juga
menjadi sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah
pemasok menerimanya.
Pemicu biaya besar dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian
yang diproses. Oleh karena itu, penggunaan EDI dapat mengurangi biaya dengan
mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan
dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali
sebuah barang dan selanjutnya mengirimnya juga dapat dikurangi. EDI, program
vendor-managed inventory-VMI, program pelelangan terbalik atau reserve
auction, audit pre-award adlaah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait
pembelian bahan baku dan persediaan barang jadi.
 b. Ancaman dan Pengendalian
Beberapa ancaman dalam memilih pemasok :
 Melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.
Kontrol :
 Perusahaan seharusnya menyimpan dalam komputer daftar harga bagi
barang yang sering dibeli dan dokunsultasikan ketika pesanan dibuat.
 Harga dari barang-barang berbiaya rendah dapat langsung ditentukan dari
katalog. Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk produk
berbiaya tinggi dan khusus. D
 Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa kebijaka
ini telah diikuti.
 Membeli produk berkualitas inferior.
Kontrol :
 Menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan
barang dengan kualitas yang dapat diterima.
 Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya
para pemasok yang disetujui ini yang digunakan.
 Selain itu, sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas
produk yang detail.
 Kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok.
Kontrol : Mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan
memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000.
 Penyuapan
Kontrol :
 Perusahaan harus melarang agen pembelian penerimaan segala hadiah dari
pemasok potensial atau yang sudah ada.
 Agen pembelian seharusnya tidak berhadapan dengan pemasok yang sama
terus-menerus.
D. Penerimaan

Aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimanan
atas barang yang dipesan. Dua jenis tersebut merupakan proses yang berbeda karena
masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi yang berbeda. Departemen
penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok yang
biasanya melapor ke manajer gudang, kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur.
Departemen penyimpanan persediaan juga melapor ke manajer Gudang, yang
bertangggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi mengenai tanda terima
barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

a. Proses
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor
pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan
pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Setelah itu,
mereka menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute
persediaan, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai
tanda-tanda atas kerusakan yang jelas. Laporan penerimaan merupakan sebuah
dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima,
pengirim, pemasok, kuantitas yang diterima dan nomor pesanan pembelian. Setiap
barang yang diterima menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukaran, dan
kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang
menerima fan menginpeksi.
Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima
kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak,
atau (3) menerima barang yang berkualitas inferior yang gagal inspeksi. Dalam tiga
kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok.
Biasanya pemasok mengizinkan pembeli untuk mengoreksi faktur bagi
ketidaksesuaian dalam kuantitas. Dalam kasus barang rusak atau kualitas buruk,
sebuah memo debit disiapkan setelah pemasok setuju mengambil kembali barang
atau memberikan pengurangan harga. Memo debit merupakan sebuah dokumen yang
digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke
pemasok. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya
membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan. Selanjutnya,
departemen utang diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada
pemasok tersebut. Sebuah salinan memo debit menyertai barang ke departemen
pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok.
Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif
tenaga kerja. Salah satu cara bagi perusahaan seperti AOF, untuk meningkatkan
 efesiensi dari proses ini adalah mensyratkan pemasok untuk menempelkan kode
batang atau label RFID ke prduknya. Pendekatan tersebut meringkas perhitungan
barang diterima tapi tidak mengeliminasi kebutuhan untuk menginspeksi kualitas.

EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain. Pemberitahuan di awal EDI
menginformasikan perusahaan Ketika produk telah dikirimkan. Dengan menggunakan
perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang bertautan
dengan satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang
darang dan memastikan bahwa staf yang cukup akan berada di sana untuk
membongkar truk. Para pengmudi truk juga dapat diarahkan untuk menarik ke do
pemuatan tertentu yang paling dekat dengan tempat yang mana barang akan
digunakan.

b. Ancaman dan Pengendalian

 Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan dapat menghasilkan biaya
yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian
barang-barang tersebut. Cara menanggulanginya dengan menginstruksikan
departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam
pesanan pembelian yang disetujui. Maka dari itu departemen penerimaan
perlu akses untuk membuka file pesanan pembelian.
 Membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung
kuantitas barang yang diterima dengan benar sangat penting untuk memlihara
catatan persediaan perpetual yang akurat dan dapat memastikan bahwa
perusahaan membayar hanya barang yang benar-benar diterima. Untuk
mengatasinya, banyak perusahaan mendesain sistem pemrosesan permintaan
sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok
penerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan. (Jika dokemen kertas masih
digunakan, field kuantitas yang dipesan digelapkan dalam salinan departemen
penerimaan atas pesanan pemnelian). Meskipun demikian, petugas pengiriman
mengetahui kuantitas barang karena biasanya pemasok menyertakan sebuah slip
pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya, ada godaan untuk hanya
melakukan pebandingan cepa tatas kuantitas yang diterima dengan yang ada di
slip pengepakan. Oleh karena itu, perusahaan perlu berkomunikasi dengan
petugas penerimaan akan pentingnya menghitung secara cermat dan akurat
seluruh pengiriman. Dengan mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak
 hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan
penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya dalam sistem. Prosedur
seperti itu mengindikasikan sebuah asumsi atas tanggung jawab yang biasanya
menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Perusahaan juga menawarkan binus
bagi pegawainya untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan
kuantitas actual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi. Dengan
penggunaan kode barang dan label RFID dapat mengurangi kesalahan yang
tidak disengaja dalam perhitungan secara signifikan. Terakhir, sistem ERP harus
dikonfigurasi secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan
penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah
ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki.
 Ancaman berikutnya yaitu memverifikasi penerimaan jasa, seperti pekerjaan
pengecatan dan pemeliharaan, yang mungkin sulit dalam menetapkan jasa ini
benar-benar dijalankan. Cara pengendaliannya yaitu menahan penyelia yang
sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen
tersebut. Penyelia tersebut perlu mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya
terkait yang kemudian dibebankan ke rekening yang ia pertanggungjawabkan.
Biaya actual versus biaya yang dianggarkan seharusnya secara rutin
dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian diselidiki. Untuk mencegah penagihan
yang curang bagi jasa, juga diperlukan pengendalin detektif. Salah satu Teknik
yang paling efektif adalah bagi fungsi audit internal untuk menjalankan tinjauan
mendetail secara periodik atas kontra bagi jasa, termasuk audit cacatan
pemasok.
 Ancaman lainnya yaitu pencurian persediaan sehingga beberapa pengendalian
diperlukan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman
dengan akses yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam
perusahaan seharusnya didokumentasikan. Ketiga, penting untuk menghhitung
persediaan di tangan secara periodik da merekonsiliasi perhitungan tersebut
dengan persediaan. Terakhir, Pemisahan tugas yang tepat dapat lebih membantu
meminimalkan risiko pencurian persediaan. Pegawai yang bertanggung jawab
mengendalikan akses fisik terhadap persediaan seharusnya tidak dapat
menyesuaikan catatan persediaan tapa tinjauan dan persetuajuan. Pegawai yagn
bertanggung jawab atas penyimpanan persediaan maupun yang diotorisasi untuk
 menyesuaikan cantata persediaan seharusnya bertanggung jawab untuk fungsi
penerimaan atau pengiriman.

E. Menyetujui Faktur Pemasok

a. Proses
Departemen bagian utang mnyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.
Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang
diterima. Sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan
persetujuan atas faktur pemasok. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting bagi
pembuatan keputusan harian, tetapi ini memerlukam pembuatan jurnal penyesuaian
yang sesuai utuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode
fiskal.
Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab
untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang
berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung menciptakan suatu
paket voucher yang merupakan seperangkat dokumen yang digunakan untuk
mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Terdiri dari pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok. Setelah pemberi persetujuan (approver)
memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur
terseut disetujui untuk pembayaran.
Dua cara untuk memproses faktur pemasok yaitu sistem nonvoucher atau
voucher. Sistem nonvoucher adalah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap
faktur yang disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang
dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Sedangkan sitem voucher adalah
metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya
mem-posting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu
utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yagn
beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi
diskon dan potongan yang berlaku.
Sistem voucher menawarkan tiga manfaat atas sistem nonvoucher. Pertama,
dapat mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin
disertakan dalam satu voucher pencairan. Kedua, karena vouche pencairan adalah
sebuah dokumen yang dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya
untuk menyederhanakanpelacakan seluruh utang. Ketiga, karena voucher
menyediakan sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui untuk
pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari
waktu pembayaran faktur. Hal ini mempermudah untuk menjadwalkan kedua
aktivitas untuk memaksimalkan efisiensi.
Proses utang, yagn mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian
dan laporan penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global
besar dapat memproses lebih dari jutaan faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi
pemrosesan dapat ditingkatkan dengan mensyaratkan kepada pemasok untuk
menyerahkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan sistem secara otomatis
mencocokkan faktur-faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gagal dalam proses pencocokan
ini yag perlu diproses secara manual.
Opsi lain adalah mengeliminasi faktur pemasok. Bagaimanapun, bagi
pembelian yang paling banyak terjadi, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa
pada waktu mereka dipesan. Dengan demikian, segera saat tanda tangan terima
barang atau jasa diverifikasi, seluruh informasi yang diperlukan untuk membayar
pemasok telah diketahui. Pendekatan tanpa struktur ini disebut evaluated receipt
settlement (ERS). ERS menggunakan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur
pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan
dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. ERS menghemat waktu
dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokan, karenanya, dan
jumlah ketidak sesuaian potensial. Faktanya, sistem ERs sering dikonfigurasi untuk
mengotomatiskan proses pencocokan dua cara dan secara otomatis menghasilkan
pembayaran; tinjauan manual diperlukan hanya Ketika ada ketidaksesuaian antara
laporan penerimaan da pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya
pemasok untuk menghasilkan dan melacak faktur. Ini merupakan contoh bagaimana
perbaikan dalam proses siklus pengeluaran satu perusahaan memberikan manfaat
terhadap proses siklus pendapatan perusahaan lainnya.
Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang
terbesar untuk meningkatkan efisiensi atas utang dan pengeluara kas. Pembelian non-
persediaan biasanya mempertanggungjawabakan sebagian besar proporsi dari
transaksi utang, tetapi mempresentasikan presentase kecil dari total nilai dolar
seluruh pembelian. Contohnya, survey yang disponsori AICPA menemukan bahwa
lebih 60% dari seluruh faktur yang diproses oleh departemen utang adalah untuk
 jumlah di bawah $2.000. Kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk
mengeliminasi kebutuhan bagi utang untuk memproses banyak faktur kecil tersebut.
Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat
digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunuk untuk membelijenis-jenis
barang tertentu. Batas pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor
rekening untuk setiap kartu pengadaan dapat dipetakan ke rekening buku besar
tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan utang
karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang merangkum pembelian
nonpersediaan berdasarkan kategori rekening. Kartu pengadaan juga meningkatkan
efisiensi dari proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu
pembayaran untuk semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu
tertentu, bukannyya membuat pembayaran terpisah kepada berbagai pemasok.
b. Ancaman dan Pengendalian
 Ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang
dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Cara
pengendaliannya (1) dengan memverifikasi ketepatan matematis dari faktur
pemasok (harga serta kuantitas dibandingkan dengan pesanan pembelian dan
laporan penerimaan). (2) Untuk pembelian kartu pengadaan, para pengguna
harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan menverifikasi keteapatan
atas laporan bulanan. (3) Mengadopsi pendekatan ERS dapat mengeliminasi
kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan
mencocokan perhitungan dari apa yang diterima dengan harga yang
dicantumkan ketika barang dipesan. (4) Penggunaan ERS dapat mengendalikan
akses terhadap file induk pemasok. (5) Pengendalian detektif yang memiliki
audit internal secara periodik memverifikasi ketepatan atas tagihan pengiriman
dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak sedang dibebankan untuk
biaya transportasi yang pemasok semestinya bayar.
 Kesalahan mencatat dan posting pembayaran ke pemasok. Cara
pengendaliannya (1) Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan
integritas pemrosesan. (2) Total dari seluruh rekening pemasok (atau voucher
yang belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara periodic dengan jumlah
dari akun control utang dalam buku besar umum.
F. Pengeluaran Kas
a. Proses
Kasir, orang yang melaporakan ke bendahara, bertanggung jawab untuk
membayara pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan
kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing
departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan
kasir sebuah paket voucer. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek,
penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.
b. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.
Pengendalian terbaik untuk mencagah ancaman ini adalah membandingkan kuantitas
yang diindikasikan dalam faktur pemasok dari kuntitas yang dimasukkan oleh pihak
pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari
departemen penerimaan. Banyak perusahaan mensyaratkan defartemen pengendalian
persediaan untuk memverifikasi kuntitas dalam laporan penerimaan sebelum dapat
digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok. Verifikasi bahawa jasa
(misalnya, pembersihan atau pengecatan) yang dilakukan dengan cara yang lebih
sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada pengendalian
penganggaran dan peninjauaan cermat pada biaya departemen untuk
mengindikasaikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan.
Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin
perhatian khusus karena ini adalah sebuah area yang mana penipuan sering terjadi
dan trend teknologi telah mempermudah para pergawai untuk menyerahkan klaim
palsu. Sebagai contoh, sebagaian besar maskapai penerbagan sekarang mendaorong
para pelancong untuk mencetak boarding pass sebagai dokumentasi pendukung
untuk biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat digandakan oleh
pelancaong atau dicetak, tetapi tidak pernah digunakan. Akibatnya, banyak
perusahaan mensyaratkan para pegawai untuk meyerahkan bukti tambahan, seperti
agenda konferensi yang mengidentifikasi pengunjung, untuk membuktikan bahwa
mereka benar-benar mengambil perjalanan. Ancaman ptensial lainnya adalah bagi
seorang pegawai untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel, membatalkan
semua kecualai yang termurah, tetapi menyerahkan klaim pergantian untuk opsi yang
termahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah mensyaratkan pegawai
untuk menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan karena hal ini
memastikan bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh beban
dan mengkredit ke rekening.
Pembayaran duplikat dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin
menjadi faktur duflikat yang dikirim setelah cek perusahaan telah ada disurat, atau ini
mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok
biasanya mendeteksi sebuh pembayran duflikat dan mengkredit rekening perusahaan
ini dapat memengaruhi kebuntuan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan
akan menjadi salah, setidaknya sampai pembayaran duplikat terdeteksi.
Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi
ancaman ini. Pertama, faktur hanya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai
dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua,
hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan. Sebagian besar faktur duplikat yang
pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan yang
asli. Pembayaran seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotokopi sebauah faktur.
Ketiga, ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktu dan
paket voucher harus dibatalkan (ditandai “dibayar”) dalam cara yang mencegah
pengiriman ulang. Meskipun ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan,
ini tetap penting untuk menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk
menghindari pembayran duplikat.
Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran
kas adalah pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah aset yang
mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi.
Cek harus dinomori secara urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.
EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur
pengendalian tambahan. Pengendalian akses yang ketat untuk seluruh transaksi EFT
keluar sangan penting. Kata sandi dan ID penguna harus digunakan secara spesifik
untuk mengidentifikasi dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk
memulai transaksi EFT. Lokasi dari terminal asal juga harus dicatat. Transakasi EFT
diatas adalah ambang batas tertentu yang harus mensyaratkan persetujuan penyeliaan
secara real-time. Ada juga batas-batas dalam total jumlah dolar atas transaksi yang
diizinkan per hari per individu. Seluruh transmisi EFT harus dienkripsi untuk
mencegah perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel waktu dan
dinomori untuk mefasilitasi rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut modal
audit tertanam, dapat didesain kedalam sistem untuk mengawasi seluruh transaksi
dan mengidentifikasi setiapa karateristik spesifik yang dimilki. Sebuah laporan dari
transaksi-transaksi yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke manajemen ke
audit internal untuk tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih dateail.
Transaksi perbankan secara online memerluikan pengawasan konstan.
Detetksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segara dari bank
diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman
seruis bahwa ancaman perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi
komputer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan para penjahat
dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik untuk
menaggulangi ancaman ini adalah dengan menunjukan sebuah komputer tertentu
yang digunakan untuk perbankan online, untuk membatasi akses ke komputer itu ke
bendahara atau siapapaun yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran, dan
hanya mnggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya.
Perusahaan juga harus mempertimbangkan penempatan blok-blok Automated
Cleaning House (ACH) yang mengintruksikan bank untuk tidak mengizinkan ACH
mendebit (arus kas keluar) dari rekening spesifik. Sebagai contoh, jika sebuah
perusahaan membuat seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya dari rekening
pengecekan pengoperasian utamanya, ia mungkin berharap untuk mengintruksikan
bank untuk memblokir seluruh debit AHC dari rekening banklain miliknya.
Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah
jenis umum dari penipuan. Pemisah tugasan yang tepat dapat secara signifikan
mengurangi risiko atas ancaman ini. Fungsi utama harus mengotorisasi pembayaran,
termasuk perakitan sebuah paket vouher, meski demikian, hanya bendahara atau kasir
yang harus menandatangani cek. Untuk mamastikan bahawa cek dikirim ke penerima
yang dikehendaki, kasir harus mengirim cek yang ditandatangani bukannya
mengambilnya ke utang. Kasir tersebut juga harus membatalkan seluruh dokumendan
paket voucher untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang
laincek melebihi jumlah tertentu, seperti $5.000 sampai $10.000, harus memerlukan
dua tanda tangan, dengan demikian menyediakan tujuan independenlain atas
pengeluaran. Pada akhirnya, sorang yang tidak berpartisipasidalam pemerosesan baik
penerimaan atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank.
Pengendalian menyediakan sebuah cek independen pada ketepatan dan mencegah
seseorang dari penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan pencurian dengan
menyesuaikan laporan bank.
Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap
perubahan atas daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini terutam
penting untum membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan
memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru
untuk menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.
Ketika kemungkinan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT.
Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk pembelian minor, seperti kopi,
atau pensil secara tunai. Sebuah dana kas kecil, dikelola oleh seorang pegawai yang
tidak memilki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan
untuk menagani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai
dana imprest. Dana imprest memilki dua karateristik: ini diatur pada jumlah tetap,
seperti $100, dan ini memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap
waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah
ditetapkan. Ketika saldo dana rendah, voucher disajikan pada utang untuk pengisian
kembali. setelah utang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menulis sebuah
cek untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang telah ditentukan.
Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian
reguler, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian dana kas kecil harus
dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetapkan.
Operasi dari dana imprest kas kacil secara teknis melanggar prinsip-prinsip
pemisah tugas karena orang yang sama memiliki hak memlihara kas juga
mengotorisasi pencairan dari dana tersebut dan memlihara sebuah catatan atas saldo
dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi, bagaiamanapun, dengan
kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus
pengeluaran normal. Bahkan, risiko penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan
memilki auditor internal membuat hitungan yang tidak diumukan secara periodik atas
saldo dana dan voucher dan dengan menahan orang yang bertanggung jawab atas
akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan selama audit
kejutan tersbut.
Pencurian juga dapat terjadi melalaui perubahan cek. Mesin perlindungan cek
dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna yang
berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang
 mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus
yang mengandung tanda air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan.
Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi
perusahaan terhadap cek palsu. Satu layanan seperti itu, disebut pembayaran positif,
melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek sah kepada bank yang
kemudian akan menghapus hanya cek yang mucul dalam daftar tersebut. Pada
akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah pengendalian detektif yang penting untuk
mengidentifikasi penipuan cek. Jika dilakuakn dengan tepat waktu, rekonsiliasi
tersebut mempermudah pemulihan dari bank. Tentunya, bank akan menutupi
kerugian cek kosong hanya jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan
segera setiap cek yang ditemukannya. Terakhir, penting untuk merencanakan dan
mengawasai pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas. Sebuah anggaran arus
kas adalah cara terbaik untuk menanggulangi ancaman ini.

G. Kasus

Sebuah perusahaan obat yang berbasis di Stockholm ingin mengurangi suap. Agar suap
masuk akal secara ekonomis, pemasok harus menemukan cara untuk mendapatkan
kembali uang yang dihabiskan untuk itu. Hal ini biasanya dilakukan dengan menaikkan
harga pembelian berikutnya atau dengan mengganti barang dengan kualitas yang lebih
rendah. Sebutkan cara-cara untuk mencegah suap.

1. Perusahaan dapat menerapkan rotasi pekerjaan secara teratur. Ini berarti bahwa agen
pembelian akan berurusan dengan pemasok yang berbeda untuk mencegah mereka
menjadi lebih akrab satu sama lain. Jadi, agen pembelian tidak akan dapat menerima
pengembalian karena mereka tidak bertemu dengan yang sama. pemasok di
pembelian berikutnya.
2. Perusahaan dapat memberikan pelatihan kepada karyawan tentang cara menanggapi
penyuapan dari pemasok. Misalnya, perusahaan dapat mengajari karyawannya untuk
menolak tawaran hadiah dari pemasok dengan cara yang tepat dan sopan.
3. Perusahaan harus mencegah agen pembeli menerima hadiah apa pun dari calon
pemasok atau pemasok saat ini untuk menghindari sogokan.
4. Proses pembelian yang dilakukan oleh agen harus direview dan diperiksa oleh
kepala departemen atau supervisor. Misalnya, kepala departemen dapat mereview
transaksi vendor secara berkala untuk mencegah suap. Kemudian, ia juga dapat
membandingkan transaksi vendor antara setiap tahun untuk memastikan biaya bahan
atau layanan tidak keluar jalur.