LEMBAR DOKUMENTASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

(ADMINISRASI KESISWAAN)

TIDAK
NO OBYEK OBSERVASI ADA JUMLAH KET
ADA
1 Dokumen penerimaan atau rekrutmen
mahasiswa baru, antara lain :
a. Nama calon mahasiswa
b. Surat keterangan kelahiran
c. Surat keterangan kesehatan
d. Salinan foto copy STTB terakhir
yang telah disahkan oleh yang
berwajib
e. Salinan raport semester akhir
f. Surat keterangan kelakukan baik dari
kepolisian atau kepala sekolah
g. Pas foto ukuran 3x4 atau 4x6
2 Media promosi pendaftaran mahasiswa
baru dilakukan dengan cara:
a. Membagikan brosur
b. Website
c. Pemasangan spanduk
d. Promosi ke SMA
3 Dokumen tata tertib mahasiswa sesuai
dengan peraturan yang diberlakukan di
institusi, yaitu :
a. Mahasiswa menandatangani kontrak
untuk mematuhi peraturan
pendidikan.
 b. Dosen memperkenalkan dan
mensosialisasikan peraturan tata
tertib kuliah dan praktek.
c. Sanksi berupa surat pernyataan bagi
siswa yang melanggar.
4 Dokumen organisasi mahasiswa (BEM
dan BPM), yaitu :
a. Memiliki job description.
b. Proposal kegiatan.
c. Memilki ruang khusus untuk
pelaksanaaan kegiatan.
5 Laporan kegiatan organisasi mahasiswa
(proposal dan LPJ) meliputi :
a. Latar belakang yang memuat alasan
perlunya dilaksanakan kegiatan.
b. Nama dan tema meliputi nama
singkat padat dan menarik serta tema
harus ada apabila kegiatan yang
sifatnya berskala besar.
c. Tujuan kegiatan harus
mencerminkan visi dan misi
organisasi.
d. Sasaran kegiatan mencakup per
orang/ kelompok/ institusi.
e. Waktu dan tempat memuat hari,
tanggal, waktu (pukul berapa sampai
berapa), tempat (lokasi kegiatan
dengan alamat lengkap).
f. Deskripsi singkat tentang
 pelaksanaan kegiatan meliputi
kalimat singkat yang
menggambarkan pelaksanaan
kegiatan tersebut.
g. Pelaksanaan acara dan hasil meliputi
susunan acara secara rinci lengkap
dengan alokasi waktu kegiatan dan
narasumber, serta hasil yang dicapai
dan agenda tindak lanjut.
h. Rincian penggunaan anggaran
i. Susunan kepanitiaan
j. Penutup berisi antara lain ucapan
terima kasih kepada pimpinan dan
semua pihak yang membantu
dilaksanakan kegiatan.
k. Lembar pengesahan yang berisi
tempat, tanggal pembuatan pada
sudut atas, sebelah kiri ketua umum
LK/UKM, sebelah kanan ketua
pelaksana kegiatan, sebelah kanan
bawah menyetujui dosen
pembimbing LK/UKM, sebelah
bawah kiri menyetujui koordinator
bidang (DP3), tengah bawah
mengetahui pembantu ketua III.

6 Dokumen daftar penerima beasiswa,

yaitu :
a. PPA (Peningkatan Prestasi
 Akademik) meliputi :
1. Formulir permohonan beasiswa
2. Transkip nilai
b. BBM (Bantuan Belajar Mahasiswa)
kriteria penerimaannya mahasiswa
harus memiliki:
1. Memilki surat keterangan tidak
mampu
2. Surat keterangan orang tua
3. Transkip nilai
4. KTM
5. Mengisi formulir mahasiswa
7 Daftar nama mahasiswa baru (identitas
mahasiswa) dari keseluruhan mahasiswa
yang diterima.
8 Daftar nama mahasiswa yang aktif kuliah
di institusi dari jumlah mahasiswa yang
aktif mengikuti perkuliahan antara lain :
1. Tingkat I
2. Tingkat II
3. Tingkat III

LEMBAR DOKUMENTASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

(ADMINISTRASI HUMAS)
 TIDAK
NO OBYEK OBSERVASI ADA JUMLAH KET
ADA
1 Dokumen kerjasama dengan lahan
praktek yaitu:
a. Menggunakan MOU untuk praktek
di RS
b. Ketentuan umum / perjanjian
kerjasama antara kedua belah pihak
meliputi :
1) Dasar perjanjian kerja sama
2) Maksud dan tujuan
c. Ruang lingkup praktek, meliputi
bidang pendidikan dan pengabdian
masyarakat yang berorientasi pada
praktik lapangan yaitu :
1) Teknik pelaksanaan
2) Tempat belajar praktik
3) Jadwal belajar praktik
4) Teknik bimbingan
5) Tata tertib dilahan praktik
6) Evaluasi
7) Hak dan kewajiban para pihak
2 Dokumen kerjasama dengan PKMD,
antara lain:
a. Dokumen antara dinas/ instansi/
dengan lembaga lain yang
bersangkutan
b. Dokumen antara dinas/ instansi/
dengan masyarakat
 c. Dokumen kerjasama dengan PKK
kabupaten/ kota setempat
3 Dokumen kerjasama institusi dengan
institusi lain antara lain :
a. Surat kontrak perjanjian kerja
b. Kontrak waktu kerjasama

LEMBAR DOKUMENTASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

(ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN)

NO OBYEK OBSERVASI ADA TIDAK JUMLAH KET

 ADA
1 Sistem pendokumentasian file dosen :
a. Semua nama dosen tetap dan staf
sudah tecantum dalam arsip.
b. Penataan file dosen dan staf lengkap.
c. Isi bundelan file dosen dan staf sudah
lengkap (ijazah, transkip nilai, SK
Pengangkatan, CV, foto, KTP, AA
pekerti, keternagan kelakuan baik dari
kepolisian).
d. Isi bundelan file dosen dan staf
penunjang sudah lengkap (keterangan
kesehatan, keterangan pengalaman
kerja, sertifikat-sertifikat pelatihan
atau penghargaan).
2 Sistem pendokumentasi mahasiswa :
a. Daftar nama mahasiswa prodi D-III
Kebidanan tercantum secara
keseluruhan.
b. Daftar nama mahasiswa prodi D-III
Kebidanan tercatat lengkap per
angkatan.
c. Ada pemisahan dan penataan file
mahasiswa prodi D-III Kebidanan
dalam 1 bundel tertentu.
d. Terdapat isi bundelan file mahasiswa
yang utama: identitas, kontrak
mematuhi peraturan dan materai,
ijazah/ NEM, foto, KTP, keterangan
 sehat, keterangan kelakuan baik dari
kepolisian, surat izin orang
tua/instansi/suami.
e. Ada bundelan file mahasiswa
penunjang: sertifikat-sertifikat,
prestasi-prestasi akademik waktu
SMA.
f. Data-data mahasiswa yang aktif
kuliah, cuti akademik dan berhenti
terdaftar secara lengkap.
3 Sistem pendokumentasian hasil belajar
mahasiswa:
a. Penyimpanan file KRS mahasiswa
prodi D-III Kebidanan sejak tahun
berdiri sampai dengan sekarang
tersaji lengkap.
b. Penyimpanan file KRS mahasiswa
per-angkatan dipisah berdasarkan
semester ganjil atau genap.
c. Penyimpanan file KHS mahasiswa
prodi D-III Kebidanan sejak tahun
berdiri sampai dengan sekarang
tercatat lengkap.
d. Penyimpanan file KHS mahasiswa
prodi D-III Kebidanan perangkatan
dipisah berdasarkan semester
ganjil/genap.
e. Ada rating nilai dari yang tertinggi
sampai dengan terendah perangkatan.
 f. Ada kumpulan nilai mahasiswa yang
harus remidi atau SP pertiap
semesteran pada 3 tahun terakhir.
4 Sistem penyimpanan dokumen UAS (3
tahun terakhir) :
a. Bank soal UAS dan mid per semester
prodi D-III Kebidanan lengkap.
b. Daftar pengawas UAS dan mid di
prodi D-III Kebidanan lengkap.
c. Daftar hadir mahasiswa waktu UAS
dan mid di prodi D-III Kebidanan
tercatat lengkap.
d. Daftar berita acara UAS dan mid di
prodi D-III Kebidanan tercatat lengap.
5 Penyimpanan rencana Bahan pengajaran
dan Handout dosen:
a. Terdapat SAP dosen (tetap/honorer)
mata kuliah pada tiap semester
perangkatan secara lengkap.
b. Terdapat hand out dosen tetap
/honorer tiap semester perangkatan.
c. Penggunaan media, metode, evaluasi,
di dalam SAP di tulis komplit/
lengkap.
6 Sistem pencatan dan pelaporan:
a. Terdapat Laporan eksternal (Dinkes),
rekapan data-data mahasiswa yang
kuliah, rekapan dosen pengampu mata
kuliah, rekapan proses belajar
 mengajar dll.
b. Terdapat Laporan internal (PBM,
laporan pemakaian ATK, laporan
kegiatan evaluasi, dll).
c. Ada Rekapan laporan perpanjangan
izin ke kopertis.