Nama : Syamsiatur Rahmy

NPM : 2002210110
Matkul : Bussines Communication
Kelas : Management C 2020

Jawaban Ulangan Tengah Semester (UTS)

1. Komponen-komponen dalam komunikasi yaitu: Pengirim pesan (komunikator), pesan

(message), encoding (pengkodean), media (saluran komunikasi), decoding, komunikate
(penerima pesan), umpan balik, konteks, gangguan, dan efek.
a. Komunikator adalah seseorang yang mengirimkan pesan. Terdapat beberapa faktor
dalam diri komunikator yang menentukan efektivitas komunikasi yaitu sikap
komunikator dan pemilihan berbagai simbol yang penuh makna. Yang dimaksud
dengan sikap komunikator adalah bahwa komunikator harus memiliki sikap yang
positif. Sementara itu, yang dimaksud dengan pemilihan berbagai simbol yang penuh
makna yang dilakukan oleh komunikator adalah bahwa pemilihan simbol-simbol yang
tepat bergantung pada siapa yang menjadi khalayak sasaran dan bagaimana situasi
lingkungan komunikasi.

b. Pesan adalah informasi yang akan kita kirimkan kepada komunikate/penerima

pesan/khalayak sasaran. Pesan yang kita kirimkan dapat berupa pesan-pesan verbal
maupun pesan nonverbal. Agar pesan menjadi efektif, maka komunikator harus
memahami sifat dan profil komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran, kebutuhan
khalayak sasaran, serta harapan dan kemungkinan respon yang diberikan oleh
komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran terhadap pesan yang dikirimkan.
c. Encoding adalah proses mengambil pesan dan mengirim pesan ke dalam sebuah
bentuk yang dapat dibagi dengan pihak lain. Informasi yang akan disampaikan harus
dapat di-encode atau dipersiapkan dengan baik. Sebuah pesan harus dapat dikirimkan
dalam bentuk dimana komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran mampu
melakukan decode atau pesan tidak akan dapat dikirimkan. Komunikator harus
memikirkan apa yang dibutuhkan oleh si penerima pesan supaya penerima pesan
dapat memahami atau melakukan decode sebuah pesan, dan komunikator juga harus
 menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan konteks yang di kenal baik oleh
penerima psean.
d. saluran komunikasi adalah media atau berbagai media yang kita gunakan untuk
mengirimkan pesan. Jenis pesan yang kita miliki dapat membantu kita untuk
menentukan media atau saluran komunikasi yang akan kita gunakan. Yang termasuk
ke dalam media atau saluran komunikasi adalah kata-kata yang diucapkan, kata-kata
yang tercetak, media elektronik, atau petunjuk nonverbal. Dalam komunikasi modern,
yang dimaksud media atau saluran komunikasi sebagian besar merujuk pada media
komunikasi massa seperti radio, televisi, dan lain-lain. Pemilihan media atau saluran
komunikasi yang tepat dapat menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita
lakukan.
e. Decoding terjadi ketika penerima pesan/komunikate menerima pesan yang telah
dikirimkan. Dibutuhkan keterampilan komunikasi untuk melakukan decode sebuah
pesan dengan baik, kemampuan membaca secara menyeluruh, mendengarkan secara
aktif, atau menanyakan/mengkonfirmasi ketika dibutuhkan. Jika sebagai komunikator
kita menemui orang yang mengalami kesulitan atau kelemahan dalam keterampilan
komunikasi, maka kita perlu untuk mengirim ulang pesan dengan cara berbeda. Atau,
kita dapat membantu komunikate/penerima pesan untuk memahami pesan dengan
cara memberikan informasi tambahan yang bersifat menjelaskan atau mengklarifikasi.

f. Komunikasi tidak akan terjadi tanpa kehadiran komunikate/penerima pesan. Ketika

komunikate/penerima pesan menerima sebuah pesan, maka ia akan menafsirkan
pesan, dan memberikan makna terhadap pesan yang diterima. Komunikasi dapat
dikatakan berhasil manakala komunikate/penerima pesan sesuai dengan apa yang
diinginkan oleh komunikator.

g. Dalam sebuah komunikasi perlu adanya umpan balik untuk membantu kita
menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita lakukan. Jika kita berada dalam
komunikasi tatap muka dengan komunikate/penerima pesan, maka kita dapat
membaca bahasa tubuh dan memberikan pertanyaan untuk memastikan pemahaman.
Jika kita berkomunikasi secara tertulis maka kita dapat mengetahui sukses tidaknya
komunikasi melalui respon atau tanggapan yang kita peroleh dari
komunikate/penerima pesan.

h. Konteks adalah situasi dimana kita melakukan komunikasi. Konteks dapat berupa
lingkungan dimana kita berada dan dimana komunikate/penerima pesan berada,
budaya organisasi, dan berbagai unsur atau elemen seperti hubungan antara
komunikator dan komunikate. Komunikasi yang kita lakukan dengan rekan kerja bisa
jadi tidak sama jika dibandingkan dengan kita berkomunikasi dengan atasan kita.
Sebuah konteks dapat membantu menentukan gaya kita berkomunikasi.
 i. Gangguan, dalam proses komunikasi dapat berupa gangguan fisik seperti suara yang
sangat keras, atau perilaku yang tidak biasa. Gangguan dalam proses komunikasi juga
dapat berupa gangguan mental, gangguan psikologis, atau gangguan semantik. Dalam
proses komunikasi, gangguan dapat berupa segala sesuatu yang dapat mengganggu
dalam proses penerimaan, penafsiran, atau penyediaan umpan balik tentang sebuah
pesan.

j. Efekk dalam komunikasi adalah pengaruh atau dampak yang ditimbulkan komunikasi
yang dapat berupa sikap atau tingkah laku komunikate/penerima pesan. Komunikasi
dapat dikatakan berhasil apabila sikap serta tingkah laku komunikate/penerima pesan
sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. Namun, apabila efek yang
diharapkan oleh komunikator dari komunikate/penerima pesan tidak sesuai maka
dapat dikatakan komunikasi menemui kegagalan.

 Contoh Komunikasi Verbal: Chat dengan menggunakan smartphone, pidato, rapat

dan diskusi, berinteraksi tertulis lewat sosial media, guru mengajar di kelas,
membaca novel, Menulis surat, dll.

 Contoh Komunikasi Non Verbal: Tos atau high five dengan teman sebagai tanda
menyampaikan sukses, Memeluk seseorang tanda sayang, Menggunakan “boo” dan
menggeleng sebagai tanda tidak setuju, mengangguk sambil tersenyum tanda setuju.

2. Karna dengan adanya komunikasi bisnis lintas budaya ini sangat membantu dalam
membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar
budaya, antar budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis,
dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang
masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab
untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten.
Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-
orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional di era Globalisasi saat ini.

 Hambatan-hambatan komunikasi lintas budaya:

 Fisik – Hambatan komunikasi yang berasal dari waktu, lingkungan, kebutuhan diri,
dan media.

 Budaya – Hambatan komunikasi yang berasal dari etnis, agama, dan sosial yang
bebeda antara budaya yang satu dengan budaya yang lainnya.

 Persepsi – Hambatan komunikasi yang timbul karena perbedaan persepsi yang

dimiliki oleh individu mengenai sesuatu. Perbedaan persepsi menyebabkan
perbedan dalam mengartikan atau memaknakan sesuatu.

 Motivasi – Hambatan komunikasi yang berkaitan dengan tingkat motivasi penerima

pesan. Rendahnya tingkat motivasi penerima pesan mengakibatkan komunikasi
menjadi terhambat.
  Pengalaman – Hambatan komunikasi yang disebabkan oleh pengalaman masa lalu
yang dimiliki individu. Perbedaan pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing
individu dapat menyebabkan perbedaan dalam konsep serta persepsi terhadap
sesuatu.

 Emosi – Hambatan komunikasi yang berkaitan dengan emosi atau perasaan pribadi
dari pendengar. Apabila emosi pendengar sedang buruk maka hambatan komunikasi
yang terjadi akan semakin besar dan sulit untuk dilalui.

 Bahasa – Hambatan komunikasi yang terjadi ketika pengirim pesan (sender) dan
penerima pesan (receiver) menggunakan bahasa atau kata-kata yang tidak
dimengerti oleh penerima pesan sehingga menimbulkan ketidaksamaan makna.

 Nonverbal – Hambatan komunikasi yang berupa isyarat atau gesture.

 Kompetisi – Hambatan komunikasi yang timbul ketika penerima pesan sedang

melakukan kegiatan lain di saat menerima pesan.

3. Tujuan penyusunan perencanaan pesan bisnis:

a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.

b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi
bisnis.

c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan

orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat
melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan
asing.

 Langkah-langkah penyusunan perencanaan pesan bisnis:

a. Perencanaan pesan : Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu
pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut
meliputi penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok, dan pemilihan
media.

b. Penyusunan pesan : Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan

dituangkan ke dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen
dimulai dari kata-kata, kalimat, paragraf serta ilustrasi yang akan digunakan untuk
mendukung ide/gagasan. Tahap itu meliputi 2 kegiatan yaitu mengorganisasikan
pesan dan memformulasikan pesan.
 c. Revisi pesan : Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah
ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga
dilakukan atas format tulisan, tanda baca dan tata bahasa. Berbagai kegiatan pada
tahap revisi adalah menyunting pesan, menulis ulang, memproduksi pesan, dan
mencetak pesan.

4. Diagnosa Masalah:

Kemungkinannya, prosedur struktur organisasi yang tidak jelas, lemah dan tidak mengikat
personel untuk wajib melaksanakan sesuai aturan, pola sikap senior yang tidak
menghargai junior meskipun junior merupakan atasannya, atau style managemen yang
tidak tegas dan bijak. Jika demikian, perubahan atau solusi yang dapat dilakukan yaitu:

 Solusi

 Wakil Direktur PT. Sejahtera melakukan komunikasi dengan Direktur Utama,

untuk membicarakan segala permasalahan yang terjadi, untuk memperjelas
pelaksanaan peran dan tanggung jawab personel sesuai dengan prosedur struktur
organisasi.

 Letak kunci pemegang kendali kesuksesan organisasi adalah pada Direktur

Utama, namun Direktur Utama dalam hal ini memiliki style kepemimpinan yang
kurang baik. Karena,  Direktur Utama tidak dapat memberikan arahan yang baik
kepada Lisa agar segala permasalahan yang terjadi pada departemennya
dikomunikasikan dengan Wakil Direktur PT. Sejahtera agar menjadi tanggung
jawab PT. Sejahtera untuk menyelesaikan permasalahan sebelum meminta
bantuan kepada Direktur Utama. Jika berkali-kali Lisa langsung berkomunikasi
dengan Direktur Utama, artinya Direktur Utama menanggapinya? Bukankah
seharusnya Direktur Utama tidak berwenang untuk memegang kendali
departemen? Dengan demikian, Direktur Utama harus lebih tegas dan
menyampaikan kebijakan struktur organisasional dengan jelas dan tegas, jika
memang tetap menggunakan struktur organisasi berjenjang.

 Jika Kepala Departemen langsung berhubungan dengan Direktur Utama, lalu

bagaimana dengan fungsi Wakil Direktur? Ini adalah bentuk pelaksanaan
komunikasi bisnis yang tidak efisien, dengan mengalihkan peran dan tanggung
jawab Wakil Direktur kepada Direktur Utama.

5. Beberapa langkah yang harus dilakukan oleh British Motor Corporation (BMC) yaitu:

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat
dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi
bisnisnya. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi
bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Pesan-pesan yang
bersifat kekeluargaan tersebut mempunyai pengaruh positif terhadap bisnis. Beberapa
bentuk goodwill (perasan positif) yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan
selamat (congratulations), message of appreciation (penghargaan), condolences (ucapan)
dan greetings (ucapan salam).

 Ucapan selamat (congratulations)

Bagaimana menyusunnya, pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal

pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung
ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup Usahakan meyakinkan dan
menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu.

 Penghargaan (message of apreciations)

Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat
penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan.

 Ucapan (condolences)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu.

Bencana atau musibah dapat berupa perusahaan yang mengalami bencana seperti
kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai
dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpat.

 Ucapan salam (greetings)

Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan
ataupun pada relasi seperti pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah
menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka.

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan
baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang
tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
 Always think that you are capable , you can pass all the examinations tomorrow

well then you will get good results”

UNIBA MADURA

unibamadura.ac.id
Jl. Raya Lenteng, No. 10, Batuan, Sumenep - Madura
Telp. +62 (328) 6771010 Email : admin@unibamadura.ac.id