LAPORAN PROYEK FINAL SISTEM

INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS

PENJUALAN PT ARTA

Disusun Oleh :

1. Winston Denzel Jieputra /3203019078

2. Desiderius Stefan H /3203019104

3. Ravaellino Dwisetiara Louis /3203019121

4. Linovia Ribka E /3203019200

FAKULTAS BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA

TAHUN AJARAN 2021

i
 DAFTAR ISI

LAPORAN PROYEK FINAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS

PENJUALAN PT ARTA...........................................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB 1 DATA PERUSAHAAN................................................................................................1
1.1 Gambaran Umum Perusahaan.........................................................................................1
1.1.1 Deskripsi Perusahaan.................................................................................................1
1.1.2 Struktur Organisasi....................................................................................................1
1.2 Siklus Penjualan Perusahaan............................................................................................4
1.2.1 Prosedur.....................................................................................................................4
1.2.1.1 Dokumen yang terkait beserta contoh dokumen....................................................6
1.2.2 Dokumentasi Prosedur..................................................................................................8
1.2.2.1 Activity Diagram (UML Diagram).........................................................................8
1.2.2.2 Data Flow Diagram Level Zero...........................................................................10
1.2.2.3 Document Flowchart............................................................................................12
BAB 2 ANALISIS AKTIVITAS PENGENDALIAN PERUSAHAAN.................................14
2.1 Identifikasi Risiko Pelaksanaan.....................................................................................14
2.2 Analisis Aktivitas Pengendalian....................................................................................15
BAB 3: SARAN PERBAIKAN SISTEM...............................................................................17
3.1 Prosedur dan Job desc Revisi.........................................................................................17
3.2 Dokumentasi Ulang Berdasarkan Prosedur Revisi........................................................20
3.3 Merancang Dokumen atas Saran yang Diberikan..........................................................26

ii
BAB 1 DATA PERUSAHAAN
1.1 Gambaran Umum Perusahaan
1.1.1 Deskripsi Perusahaan
Nama Perusahaan : PT. Arta

Lokasi : Jalan Dinoyo Surabaya

Nomor Telepon :-

Jenis Industri : Percetakan Kertas

Jumlah tenaga kerja : 135 tenaga kerja

PT Arta yang merupakan perusahaan job order di bidang percetakan berbahan
dasar kertas di Surabaya yang 80% siklus pendapatannya berasal dari
pembayaran kredit dan sisanya pembayaran tunai untuk pelanggan. Produk
yang dihasilkan PT Arta yaitu produk yang berbahan dasar kertas yang diolah
dengan teknik cetak, baik itu berbahan dasar kertas HVS seperti memo, surat
jalan, loose leave, bahan dasar kertas karton seperti dos sepatu/dos
kue/packaging obat maupun berbahan dasar art paper (kertas majalah) seperti
kalender dalam berbagai ukuran sesuai permintaan kustomer. Dari produk
yang dihasilkan bahwa pelanggan utama PT Arta antara lain ialah pabrik
sepatu dan pabrik obat namun PT Arta juga tidak menolak order kecil untuk
pencetakan nota, memo, faktur rangkap, dan etiket. PT Arta juga beroperasi
setiap hari Senin sampai hari Sabtu.

1.1.2 Struktur Organisasi

Job Description masing masing struktur organisasi sebagai berikut:

1. Direktur Utama

1
 • Sebagai pimpinan tertinggi di perusahaan yang berwenang untuk
mengambil keputusan penting baik dalam kegiatan operasional maupun
keputusan pengembangan perusahaan.
• Memantau kerja kepala-kepala bagian misalnya kepala bagian cetak,
kasir, dan kepala bagian akuntansi yang menjalankan operasi usahanya.
• Menghitung HPP dan laba dari tiap order sekaligus mengotorisasi jika
order atau penawaran bisa diterima dan segera naik produksi cetak.
• Melakukan sales penjualan dengan keliling order ke klien mengadakan
presentasi dan penawaran penjualan.
2. Kepala Bagian Cetak
• Kepala bagian cetak 1 mesin besar : mengawasi kinerja mesin cetak 4
warna dan karyawan termasuk menjadi pengawas Quality Control hasil
cetak serta mengotorisasi SPK yang sedang dikerjakan bagian mesin
besar yang diawasinya.
• Kepala bagian cetak 2 mesin kecil : mengawasi kinerja mesin cetak 2
warna beserta Quality Control hasil cetak serta mengotorisasi SPK
yang sedang dikerjakan mesin yang dibawahinya.
• Kepala bagian cetak 3 mesin finishing : mengawasi kinerja mesin
finsighing seperti mesin glue dan mesin plong, dan mengontrol kualitas
hasil cetak serta mengotorisasi SPK mesin yang sedang diawasinya.
3. Bagian Gudang:
• Kepala Data Gudang : Bertanggung jawab terhadap keamanan barang
digudang beserta masalah jumlah stok keluar masuk barang bahan baku
kertas dan tinta (kartu stok opname).
• Kepala Barang Gudang : Bertanggung jawab atas keluar masuknya
jumlah barang secara fisik darigudang ke tempat cetak.
• Forklip : Mengoperasikan mengemudikan forklip barang untuk
memindahkan barang dari gudang ke tempat cetak sekaligus
menurunkan bahan baku dari truk.
4. Bagian mesin terbagi menjadi shift pagi dan malam :
• Mengoperasikan mesin cetak yang dipegangnya sesuai dengan aturan
untuk memproduksi hasil cetak sesuai dengan SPK yang diberikan.
Setelah selesai mengerjakan pesanan, meminta otorisasi SPK ke kepala
cetak yang bersangkutan.
• Menjaga keadaan dan kebersihan mesin cetak Bagian mesin Potong:
memotong bahan baku kertas sesuai kebutuhan.
5. Bagian Finishing :
• Bertanggungjawab atas kebersihan mesin glue dan mesin plong
2
 • Mengoperasikan mesin glue dan mesin plong sesuai dengan aturan
untuk memfinishing hasil cetak sesuai SPK agar siap menjadi barang
jadi yang akan dikirim.
• Menyortir hasil cetak yang cacat akibat plong dan glue.
• Packing hasil cetak untuk siap dikirim
6. Bagian Pengiriman :
• Mengirim hasil cetak sampai ke tangan pelanggan dengan membawa
Surat Jalan rangkap 1 dan 2
• Bertanggung jawab terhadap pengiriman dengan kembali harus
membawa surat jalan rangkap 2 yang sudah diotorisasi pelanggan
sebagai bukti barang hasil cetak sudah terkirim.
7. Kepala Bagian staf: mengontrol bagian penjualan dan pembelian secara
keseluruhan dan membuat rencana kerja mesin berdasarkan order yang
masuk.
• Bagian Penjualan:

- Bagian Sales: mencari dan menerima order dengan keliling ke

tempattempat yang berpotensi menjadi pelanggan.

- Bagian Customer Service: menerima order via telepon maupun

faks SO dari pelanggan.

• Bagian Pembelian: membeli bahan baku kertas, tinta, serta kimia lain
yang digunakan sebagai bahan dasar cetak.
8. Kasir:
• Mencocokkan Faktur Penjualan yang dibuat oleh staf administrasi lalu
mengotorisasinya.
• Mengarsip Faktur Penjualan beserta SO dan SPK.
• Menyiapkan tagihan pada saat jatuh tempo penagihan piutang
pelanggan untuk ditagihkan kolektor.
• Mencocokkan pembayaran pelanggan yang diterima kolektor dengan
Faktur Penjualan.
• Melunaskan piutang dalam pembukuan basis excel.
• Membuat penerimaan kas secara manual (buku kas) dan menangani kas
bank.
• Menangani pembayaran utang via tunai maupun giro.
9. Kolektor:
• Menagih piutang pelanggan dengan berkeliling ke tempat pelanggan.
• Bertanggung jawab terhadap dokumen penagihan (SO, SJ2, FP1, FP2)
yang dibawa nya saat menagih.

3
 • Menghitung ketepatan jumlah uang/cek/giro yang diberikan pelanggan
apakah sudah sesuai dengan faktur penjualan atau tidak serta
bertanggung jawab menyerahkan uang tagihan ke kasir.
10. Kepala Bagian Akuntansi: Memantau kinerja bagian pajak, laporan
keuangan, serta kerja administrasi secara keseluruhan
11. Bagian Pajak : Menyiapkan pelaporan SPT dan PPn.
12. Bagian Laporan keuangan : Membuat laporan Laba rugi, Neraca, dan
perubahan modal via excel setiap bulan.
13. Staf administrasi :
• Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) berdasarkan SO dari pelanggan.
• Menyerahkan SPK ke bagian mesin untuk diproduksi cetak.
• Dari SPK yang diterima dari bagian mesin/finishing setelah diproses
produksi, membuat Surat Jalan rangkap 2 jika SPK telah dikerjakan dan
barang hasil cetak telah siap kirim.
• Menerima SJ2 dari bagian pengiriman dan mengambil SPK, SO untuk
membuat faktur penjualan rangkap 3 dan menyerahkan kepada kasir
untuk dicocokkan.

1.2 Siklus Penjualan Perusahaan

1.2.1 Prosedur
Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan pada PT Arta dimulai dari penerimaan order cetak hingga
penerimaan kas oleh kasir. Sistem penjualan dari penerimaan order sampai dengan
tahap pencocokan faktur penjualan oleh kasir yang siap ditagih PT Arta yaitu :

a. Bagian Penjualan customer service menerima order via faks berupa dokumen
order pelanggan (Sales Order/SO), namun terkadang pelanggan melakukan
order melalui telepon yang diterima customer service dan dicatat di kertas
memo putih. Untuk order baru, pelanggan menitipkan SO ke sales untuk
diberikan ke CS untuk diproses lebih lanjut.
b. Direktur utama mengotorisasi SO tersebut sebagai tanda siap cetak, dalam arti
otorisasi pemilik adalah menghitung HPP dan kebutuhan bahan baku untuk
proses produksi, tanpa mengecek kredit limit pelanggan.
c. SO dari hasil otorisasi direktur utama dibawa ke staf administrasi untuk
dibuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) lalu SPK diotorisasi oleh staf
administrasi.
d. SPK kemudian dibawa ke bagian mesin untuk diproduksi cetak, setelah proses
produksi SPK diotorisasi oleh kepala bagian cetak yang mengawasi jalannya
produksi mesin yang digunakan.
4
e. Setelah selesai diproduksi dan menghasilkan barang hasil cetak, SPK
dikembalikan ke staf administrasi dan disatukan dengan SO lalu dibuatkan
surat jalan rangkap 2 (putih dan hijau) berbasis excel lalu diotorisasi oleh staf
administrasi.
f. Setelah Surat jalan dibuat, SPK dan SO disimpan oleh staf administrasi
berdasarkan nomor SPK lalu surat jalan rangkap 2 diserahkan ke bagian
pengirman untuk mengirim barang.
g. Bagian pengiriman menerima Surat Jalan 2 rangkap tersebut dan mengambil
barang hasil cetak lalu mengirimkannya kepada pelanggan.
h. Pelanggan menerima Surat jalan 2 rangkap (putih dan hijau) tersebut dan
mencocokkan dengan barang hasil cetak yang dikirim, jika cocok pelanggan
akan menerima barang tersebut dan menyimpan surat jalan rangkap 1(putih)
dan mengembalikan surat jalan rangkap 2 (hijau) kepada bagian pengiriman.
i. Bagian pengiriman menerima Surat Jalan rangkap 2 (hijau) dan
mengembalikannya ke staf administrasi.
j. Staf administrasi menerima SJ2(hijau) lalu menyatukannya dengan SO dan
SPK yang sudah disimpan. SO, SPK, dan SJ2 disatukan dan digunakan untuk
membuat Faktur penjualan rangkap 3 (putih, kuning, hijau).Putih: untuk
diserahkan kepada pelanggan saat penagihan oleh kolektor Kuning: untuk
kolektor saat penagihan Hijau: untuk kasir
k. Setelah membuat faktur penjualan 3 rangkap, staf administrasi menyerahkan
SO, SPK, SJ2, dan faktur 3 rangkap ke kasir untuk dicocokkan.
l. Kasir mencocokkan Faktur Penjualan 3 rangkap berdasarkan SO dan surat
jalan, dan SPK yang ada, lalu mengotorisasinya jika sudah cocok lalu
menyimpan FP1,2 dan memberikan FP3 ke staf akun

Prosdur Penagihan Piutang

a. Pada saat jatuh tempo, Kasir mengeluarkan faktur penjualan (putih dan kuning)
beserta SO dan SJ2 yang jatuh tempo untuk diserahkan kepada kolektor untuk
ditagih.
b. Kolektor menagih kepada pelanggan dengan menyerahkan faktur penjualan
(putih dan kuning) serta SO dan SJ2 kepada pelanggan.
c. Pelanggan menerima FP (putih dan kuning), SO dan SJ2 kemudian
mencocokkan dengan arsip SJ1 pada saat pengiriman barang. Jika cocok
pelanggan membayar utangnya dengan uang tunai/cek/ Bilyet Giro. Jika belum
cocok maka kolektor mengkonfirmasi kesalahan pada pelanggan dengan kasir
agar diproses lebih lanjut.

5
 d. Kolektor menerima uang dan menghitungnya sesuai dengan jumlah di FP2
(kuning), kemudian memberikan FP1 (putih) kepada pelanggan sebagai tanda
lunas.
e. Kolektor menyetorkan uang hasil tagihannya kepada kasir.
Kasir mengecek FP2 (kuning) yang dibawa kolektor unutk menagih dengan
FP3 (hijau) yang diarsipnya untuk menghindari kehilangan atau kecurangan
penagihan beserta menghitung uang yang diberikan pelanggan. Jika cocok
maka kasir akan melunaskan piutang pelanggan tersebut dan jika tidak cocok
akan dikonfirmasi lebih lanjut dengan kolektor dan pelanggan.

1.2.1.1 Dokumen yang terkait beserta contoh dokumen

1. Surat Perintah Kerja (SPK)

Fungsi : Surat perintah untuk mengerjakan order, tanda bagian produksi

akan memulai prosesnya.

Isi : Identitas barang yang diproduksi, bahan baku, nama karyawan

yang memproduksi, dan lama waktu produksi.

Bentuk : Kertas form

2. Surat Jalan

Fungsi : Untuk tanda barang siap dikirim ke pelanggan.

Isi : Jumlah dan jenis barang

Bentuk : Kertas form

6
 3. Faktur Penjualan

Fungsi : Untuk tanda transaksi telah melakukan penjualan.

Isi : Nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor faktur, nomor surat

jalan, jumlah barang, nama barang, harga, dan syarat
pembayaran.

Bentuk : Kertas form

1.2.2 Dokumentasi Prosedur

1.2.2.1 Activity Diagram (UML Diagram)

a. UML Prosedur Penjualan

7
Keterangan :

MP : Memo Putih

SO : Sales Order

SO TTD : Sales order diOTORISASI

SPK TTD 1 : Surat perintah kerja ditandatangani administrasi

SPK TTD 1,2 : Surat perintah kerja sudah ditanfatangani bagian mesin dan
administrasi

SPK TTD 1,2,3 : surat perintah kerja sudah ditandangani bagian mesin,kepala bagian
cetak dan administrasi

SJ : Surat jalan 2 rangkap

SJ 2 : surat jalan rangkap ke -2

FP : Faktur penjualan 3 rangkap

FP 3 : Faktur penjualan rangkap ke-3

8
 UML Penagihan Piutang

Keterangan :

SO : Sales Order

SJ 2 : surat jalan rangkap ke-2

FP 1, 2 : Faktur Penjualan rangkap ke-1 dan ke-2

9
1.2.2.2 Data Flow Diagram Level Zero

a. DFD Prosedur Penjualan

10
b. DFD Penagihan Piutang

11
1.2.2.3 Document Flowchart

a. Flowchart Prosedur Penjualan

12
b. Flowchart Penagihan Piutang

13
 BAB 2 ANALISIS AKTIVITAS
PENGENDALIAN PERUSAHAAN
2.1 Identifikasi Risiko Pelaksanaan
Risiko Pelaksanaan Umum
Penyerahan barang
Diperbolehkannya penjualan
Tidak Terotorisasi
Penjualan yang terotorisasi tidak
terjadi, Terlambat, Atau digandakan
tanpa disengaja
Jenis barang salah
Kuantitas Atau Kualitas Salah
Alamat pelanggan salah
Pembayaran Kas
Kas tidak diterima atau terlambat
diterima
Jumlah kas yang diterima salah
Penjelasan
yang Tidak mungkin, karea proses penerimaan barang
sesuai dengan prosedur dan diotorisasi terlebih
dahulu oleh direktur untuk menghindari
kecurangan dan kesalahan pencatatan dalam
sistem, maka dari itu harus melalui direktur
terlebih dahulu.
Tidak mungkin, karena orderan langsung dicatat
dalam sales order dan kemudian akan diproses
lebih lanjut.
Tidak mungkin, karena dalam Sales order berisi
pesanan pelanggan yang dipesan melalui
customer service.
Tidak mungkin, karena sebelum menerima
pesanan stok barang telah didata dan di cek
terlebih dahulu.
Tidak mungkin, karena sudah tercatat dalam
sales order dan ditulis dalam Surat Jalan.
Mungkin terjadi, karena banyaknya piutang yang
belum terbayar dan belum adanya kebijakan limit
kredit. Oleh karena itu, kelompok kami
menambahkan job desc pada Direktur Utama
untuk membuat dan mengecek kredit limit
pelanggan.
Tidak mungkin, karena saat penagihan kolektor
mengecek dan mencocokan dengan faktur
penjualan.
14
2.2 Analisis Aktivitas Pengendalian
Analisa Aktivitas Penjualan Kredit
Pengendalian
Otorisasi Transaksi Direktur utama megotorisasi
pelanggan lama dan menyetujui
permohonan kredit pelanggan
Pengamanan Terhadap Pendistribusian dokumen dalam
Aset Dan Catatan sistem penjualan tidak efektif.
Bagian Penjualan dan Bagian
Kredit
Bagian Cetak dan Bagian
Pengiriman
Pemisahan Tugas
Bagian Piutang Dagang dan
Bagian Buku Besar
Penjelasan
Lemah, karena perusahaan
tidak menerapkan kebijakan
kredit limit pada pelanggan
lama dan baru. Oleh karena itu,
kami menambahkan job desc
pada direktur utama untuk
membuat dan mengecek kredit
limit pelanggan.
Lemah, karena SO (Sales
Order) dari pelanggan ikut
didistribusikan di setiap
aktivitas penjualan sehingga
beresiko dokumen rusak. Oleh
karena itu kelompok kami
membuat dokumen bernama
“SO” 2 rangkap untuk
mengurangi resiko dokumen
rusak.
Unggul karena bagian
penjualan menerima pesanan
melalui costumer service dan
dicatat dalam sales order.
Sedangkan bagian kredit
dilakukan oleh direktur
Unggul karena bagian cetak
bertanggung jawab dan
mengawasi jalannya produksi
serta mengotorisasi dokumen
(SPK).
Sedangkan bagian pengiriman
dilakukan oleh bagian
pengiriman.
Unggul karena bagian piutang
dagang dilakukan oleh
kolektor berdasarkan dokumen
penagihan
Sedangkan bagian buku besar
dilakukan oleh bagian laporan
keuangan.
15
 Sales Order
Surat Perintah Kerja
Dokumen Dan Catatan
Yang Memadai
Surat Jalan
Faktur Penjualan
Verifikasi Independen Melakukan pengecekan
dokumen oleh bagian
independen untuk meminamisir
risiko kesalahan
Analisa Aktivitas Penagihan Piutang
Pengendalian
Otorisasi Transaksi Kasir mengeluarkan dokumen
yang telah diotorisasi (Faktur
Penjualan dan Surat Jalan
rangkap 2)
Lemah, karena tidak terdapat
bentuk dokumen dari sales
order tersebut. Oleh karena itu,
kelompok kami menambahkan
dokumen Sales Order 2
rangkap
Unggul karena terdapat bentuk
dokumen dari Surat Perintah
Kerja yang telah diotorisasi
oleh bagian administrasi,
kepala bagian cetak dan kasir.
Unggul, karena terdapat bentuk
dokumen dari Surat jalan yang
akan digunakan untuk
mengirim barang
Unggul karena terdapat bentuk
dokumen dari faktur penjualan
Unggul, karena kasir
melakukan pencocokan
terhadap faktur penjualan
rangkap tiga berdasarkan SO,
Surat Jalan dan SPK yang ada,
lalu mengotorisasinya.
Penjelasan
Unggul,karena Bagian Kasir te
lah mengotorisasi Faktur Penju
alan dan Surat Jalan rangkap 2
terlebih dahulu sebelum diberi
kan ke bagian kolektor.
16
 Pengamanan Terhadap Pengamanan terhadap dokumen Unggul, karena dokumen
Aset Dan Catatan Faktur Penjualan dan Surat Jalan faktur penjualan dan surat jalan
diarsip oleh kasir

Bagian Penagihan dan Unggul, Karena bagian

Penerimaan kas penagihan dilakukan oleh
kolektor dan penerimaan kas
dilakukan oleh kasir
Pemisahan Tugas
Dokumen Dan Faktur Penjualan Unggul karena terdapat dokum
Catatan en Faktur Penjualan (warna pu
Yang Memadai tih dan kuning) yang telah diot
orisasi oleh kasir

Surat Jalan Unggul karena terdapat doku

men Surat Jalan yang telah dir
angkap 2 dan telah diotorisasi
oleh kasir.

Sales Order Lemah, karena tidak terdapat

Verifikasi Independen Melakukan pengecekan
dokumen oleh bagian
independen untuk meminamisir
risiko kesalahan
bentuk dokumen dari sales
order tersebut. Oleh karena
itu, kelompok kami
menambahkan dokumen Sales
Order 2 rangkap
Unggul karena kasir melakuka
n pengecekan terhadap FP2 (ku
ning) yag dibawa kolektor untu
k menagih dengan FP3 (hijau)
yang telah diarsip untuk mengh
indari kehilangan atau kecuran
gan penagihan serta menghitun
g uang yang diberikan pelangg
an.

BAB 3: SARAN PERBAIKAN SISTEM

3.1 Prosedur dan Job desc Revisi

Beberapa Job descriptiom yang sudah kami revisi :

1. Direktur Utama
• Sebagai pimpinan tertinggi di perusahaan yang berwenang untuk mengambil
keputusan penting baik dalam kegiatan operasional maupun keputusan
pengembangan perusahaan.
17
 • Memantau kerja kepala-kepala bagian misalnya kepala bagian cetak, kasir, dan
kepala bagian akuntansi yang menjalankan operasi usahanya.
• Menghitung HPP dan laba dari tiap order sekaligus mengotorisasi jika order
atau penawaran bisa diterima dan segera naik produksi cetak.
• Melakukan sales penjualan dengan keliling order ke klien mengadakan
presentasi dan penawaran penjualan.
• Membuat Kredit limit pelanggan berbasis sistem dan Melakukan otorisasi
terhadap Kredit limit dari pelanggan
2. Bagian Penjualan:
• Bagian Sales: mencari Pelanggan dengan keliling ke tempat-tempat yang
berpotensi menjadi pelanggan. Menyalurkan order kepada Customer Service
• Bagian Customer Service: menerima order via telepon maupun faks dan
mengisi SO berdasarkan keinginan pelanggan
3. Kolektor:
• Menagih piutang pelanggan dengan berkeliling ke tempat pelanggan.
• Bertanggung jawab terhadap dokumen penagihan (SJ2, FP1, FP2) yang dibawa
nya saat menagih.
• Menghitung ketepatan jumlah uang/cek/giro yang diberikan pelanggan apakah
sudah sesuai dengan faktur penjualan atau tidak serta bertanggung jawab
menyerahkan uang tagihan ke kasir.

Berikut prosedur Penjualan yang sudah kami revisi :

a. Bagian Penjualan menerima semua pesanan harus melalui customer service via
telefon atau fax, dan semua order dicatat dalam sales order 2 rangkap .
b. Direktur utama mengotorisasi SO 2 rangkap tersebut sebagai tanda siap cetak,
dalam arti otorisasi pemilik adalah menghitung HPP dan kebutuhan bahan baku
untuk proses produksi, Direktur Utama seharusnya mengecek kredit limit
pelanggan, Jika kredit limit pelanggan melebihi batas, maka pelanggan wajib
melunasi dan melakukan order ulang.
c. SO 2 rangkap dari hasil otorisasi direktur utama dibawa ke staf administrasi untuk
dibuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) lalu SPK diotorisasi oleh staf administrasi.
d. SPK kemudian dibawa ke bagian mesin untuk diproduksi cetak, setelah proses
produksi selesai SPK hanya diotorisasi oleh kepala bagian cetak yang bertanggung
jawab dan mengawasi jalannya produksi.
e. Setelah selesai diproduksi dan menghasilkan barang hasil cetak, SPK dikembalikan
ke staf administrasi dan disatukan dengan SO lalu dibuatkan surat jalan rangkap 2
(putih dan hijau) berbasis excel lalu diotorisasi oleh staf administrasi.

18
f. Setelah Surat jalan dibuat, SPK dan SO 2 rangkap disimpan oleh staf administrasi
berdasarkan nomor SPK lalu surat jalan rangkap 2 diserahkan ke bagian pengirman
untuk mengirim barang.
g. Bagian pengiriman menerima Surat Jalan 2 rangkap tersebut dan mengambil
barang hasil cetak lalu mengirimkannya kepada pelanggan.
h. Pelanggan menerima Surat jalan 2 rangkap (putih dan hijau) tersebut dan
mencocokkan dengan barang hasil cetak yang dikirim, jika cocok pelanggan akan
menerima barang tersebut dan menyimpan surat jalan rangkap 1(putih) dan
mengembalikan surat jalan rangkap 2 (hijau) kepada bagian pengiriman.
i. Bagian pengiriman menerima Surat Jalan rangkap 2 (hijau) dan
mengembalikannya ke staf administrasi.
j. Staf administrasi menerima SJ2(hijau) lalu menyatukannya dengan SO 2 rangkap
dan SPK yang sudah disimpan. SO 2 rangkap , SPK, dan SJ2 disatukan dan
digunakan untuk membuat Faktur penjualan rangkap 3 (putih, kuning, hijau).Putih:
untuk diserahkan kepada pelanggan saat penagihan oleh kolektor Kuning: untuk
kolektor saat penagihan
Hijau: untuk kasir
k. Setelah membuat faktur penjualan 3 rangkap, staf administrasi menyerahkan SO 2
rangkap , SPK, SJ2, dan faktur 3 rangkap ke kasir untuk dicocokkan.
l. Kasir mencocokkan Faktur Penjualan 3 rangkap berdasarkan SO dan surat jalan,
dan SPK yang ada, lalu mengotorisasinya jika sudah cocok lalu menyimpan FP1,2
dan memberikan FP3 ke staf akun

Berikut ini Prosedur Penagihan piutang yang sudah kami revisi:

a. Pada saat jatuh tempo, Kasir mengeluarkan sales order rangkap ke 2, faktur
penjualan (putih dan kuning) beserta SJ2 yang jatuh tempo untuk diserahkan
kepada kolektor untuk ditagih.
b. Kolektor menagih kepada pelanggan dengan menyerahkan sales order rangkap ke
2 faktur penjualan (putih dan kuning) serta SJ2 kepada pelanggan.
c. Pelanggan menerima FP (putih dan kuning), SJ2 kemudian mencocokkan dengan
arsip SJ1 pada saat pengiriman barang. Setelah dicocokkan oleh
pelanggan,pelanggan membayar hutang nya dengan uang tunai,cek,bilyet giro.
Faktur penjualan rangkap 2 dan surat jalan dikembalikan ke kolektor.
d. Kolektor menerima uang dan menghitungnya sesuai dengan jumlah di FP2
(kuning), kemudian memberikan FP1 (putih) kepada pelanggan sebagai tanda
lunas.FP2 dan SJ dikembalikan ke kolektor.
e. Kolektor menyetorkan uang hasil tagihannya kepada kasir dan memberikan faktur
penjualan rangkap 2 dan surat jalan untuk diarsip oleh kasir.

19
 Kasir mengecek FP2 (kuning) yang dibawa kolektor unutk menagih dengan FP3
(hijau) yang diarsipnya untuk menghindari kehilangan atau kecurangan penagihan
beserta menghitung uang yang diberikan pelanggan. Jika cocok maka kasir akan
melunaskan piutang pelanggan tersebut dan jika tidak cocok akan dikonfirmasi
lebih lanjut dengan kolektor dan pelanggan.

3.2 Dokumentasi Ulang Berdasarkan Prosedur Revisi

a. UML Prosedur Penjualan

20
Keterangan :

SO : Sales Order

SO TTD: Sales order diOTORISASI

SPK TTD 1 : Surat perintah kerja ditandatangani administrasi

SPK TTD 1,2 : Surat perintah kerja sudah ditanfatangani bagian mesin dan administrasi

SPK TTD 1,2,3 : surat perintah kerja sudah ditandangani bagian mesin,kepala bagian cetak
dan administrasi

SJ : Surat jalan 2 rangkap

SJ 2 : surat jalan rangkap ke -2

FP : Faktur penjualan 3 rangkap

FP 3 : Faktur penjualan rangkap ke-3

b. UML Penagihan Piutang

21
c. DFD Penjualan

22
d. DFD Penagihan Piutang

23
e. Flowchart Penjualan

24
f. Flowchart Penagihan Piutang

25
3.3 Merancang Dokumen atas Saran yang Diberikan
1. Sales Order
26
 Fungsi : Untuk mencatat atau menerima pesanan dari pelanggan
Isi : Nomer pesanan, tanggal, nama pelanggan, alamat pelanggan, nama
barang, kuantitas, harga, total. Tanda tangan Customer servis, tanda tangan
Direktur utama.

2. Surat Perintah Kerja

Dokumen Surat Perintah Kerja hanya ditanda tangani oleh admin, Kepala bagian
cetak, dan kasir.

27