Disusun Oleh :
FAKULTAS BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
I
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................…. II
BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................................ 1
1.2.1 Deskripsi..............................................................................................…..…… 4
1.2.1.1 Prosedur..................................................................................……...… 4
LAMPIRAN..................................................................................................................... 21
Lampiran 1. Pre-Case..................................................................................................... 21
II
Lampiran 2. Pertanyaan Optional................................................................................ 21
III
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Gambaran Umum Perusahaan
1.1.1 Deskripsi Perusahaan
Nama perusahaan : PT. Andalan
Lokasi : Sidoarjo
Nomor telepon :-
Jenis Industri : Bahan Bangunan
Jumlah Tenaga Kerja : Lebih dari 60 tenaga kerja
Omzet : Rp 600 juta per bulan
PT Andalan yang bergerak pada industri bahan bangunan telah berdiri sejak tahun
2016 memiliki lebih dari 20 karyawan tetap dan juga memiliki karyawan borongan lebih dari 40
orang. Pengiriman produk biasanya ke toko-toko dan perusahaan yang berawal dari daerah
Sidoarjo, kemudian menyebar luas hingga sampai beberapa kota yaitu Surabaya, Jakarta, Gresik,
serta beberapa kota lainnya yang ada di luar pulau Jawa. Selain itu juga mengirim pada beberapa
toko, perusahaan, dan kontraktor. Perusahaan ini bergerak pada bidang persemenan secara khusus
yaitu semen-semen instan yang digunakan untuk perekat bata ringan, ada yang digunakan untuk
pemasangan bata dan plaster, serta yang terakhir digunakan untuk perekat keramik dan batu alam.
1. Pemilik
a. Mengotorisasi harga penjualan yang diberikan dari manajer
b. Menjalin kerja sama yang baik dengan para vendor
c. Mengawasi kinerja perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan
d. Mengevaluasi serta memberikan saran terhadap kinerja para karyawan
perusahaan
1
e. Melakukan otorisasi terhadap laporan keuangan dari manajer
2. Manajer
a. Menerima rekapan laporan keuangan dari kepala keuangan
b. Menerima rekapan piutang dari bagian piutang
c. Melakukan otorisasi terhadap laporan keuangan dari bagian kepala
keuangan
d. Memberikan laporan keuangan yang telah diotorisasi kepada pemilik
e. Memastikan keseluruhan kinerja perusahaan
f. Mengajukan harga penjualan kepada pemilik
3. Kepala Gudang
a. Mengatur keluar dan masuknya barang dalam perusahaan
b. Menerima surat jalan dari bagian pengiriman
c. Memeriksa kecocokan surat jalan dengan barang yang akan dikirimkan
kepada pelanggan
d. Menandatangani surat jalan yang telah diperiksa
e. Menyerahkan kembali surat jalan yang telah ditanda tangani kepada bagian
pengiriman
f. Menerima hasil persediaan fisik dari bagian gudang
4. Gudang
a. Menerima sales order dari sales
b. Memeriksa stok persediaan barang dengan melihat kartu stok
c. Memberikan sales order kepada admin penjualan
d. Menerima surat jalan 2 rangkap dari admin penjualan
e. Memberikan surat jalan 2 rangkap kepada bagian pengiriman
f. Melakukan perhitungan persediaan fisik dan memberikan kepada kepala
gudang
5. Kuli (Pengiriman)
a. Mempersiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan surat
jalan yang dimiliki oleh sopir
b. Membantu dalam bongkar muat barang
c. Membantu dalam melakukan perhitungan fisik barang
6. Sopir (Pengiriman)
a. Melakukan pengiriman barang dengan tepat waktu kepada pelanggan
b. Memastikan setiap barang yang dikirim sampai ditempat tujuan dengan
aman
c. Memperlihatkan kondisi kendaraan yang dikendarainya
d. Menerima surat jalan 2 rangkap dari bagian gudang
2
e. Menyerahkan surat jalan kepada kepala gudang untuk dilakukan
pemeriksaan
f. Menerima surat jalan yang telah ditanda tangani oleh kepala gudang
g. Menyerahkan surat jalan kepada pelanggan dan menerima surat jalan
rangkap 1 yang telah ditanda tangani oleh pelanggan
h. Menyerahkan surat jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani oleh
pelanggan kepada admin penjualan
7. Kemet (Pengiriman)
a. Membantu sopir dalam memperhatikan kondisi kendaraan yang dikendarai
b. Melakukan bongkar muat barang baik dalam gudang maupun kepada
pelanggan
c. Mencuci kendaraan pengiriman
8. Kepala Keuangan
a. Mengatur pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan
b. Melakukan perekapan laporan keuangan
c. Melakukan otorisasi pada laporan keuangan
d. Menerima cek dari admin piutang
e. Membuat slip setoran bank serta memberikan kepada bank
f. Melakukan pengarsipan pada slip setoran rangkap 2
9. Admin Piutang
a. Menerima cek atas pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan yang
diserahkan oleh bagian penagihan
b. Melakukan pengecekan dan mengubah piutang pelanggan menghasilkan
rekap piutang serta menyerahkan kepada manajer
c. Menyerahkan cek kepada kepala keuangan
10. Penagihan
a. Menerima faktur penjualan dan surat jalan rangkap 1 yang telah diotorisasi
oleh pelanggan dari bagian admin penjualan
b. Menagihkan faktur penjualan dan surat jalan rangkap 1 yang telah
diotorisasi oleh pelanggan kepada pelanggan
c. Menerima cek sebagai bukti pelunasan piutang pelanggan
d. Menyerahkan cek kepada admin piutang
e. Memastikan pelunasan pada cek dengan tepat
11. Kepala Admin
a. Memperhatikan kinerja dari bawahannya
b. Mengatur jadwal keliling untuk sales
12. Admin Penjualan
a. Menerima sales order dari gudang
3
b. Mencetak surat jalan 2 rangkap
c. Menyerahkan surat jalan 2 rangkap kepada bagian gudang
d. Melakukan pengarsipan terhadap sales order berdasarkan urutan tanggal
e. Menerima surat jalan rangkap 1
f. Mencetak faktur penjualan
g. Menyerahkan faktur penjualan 2 rangkap beserta dengan surat jalan
rangkap 1 yang telah diotorisasi pelanggan kepada bagian penagihan
13. Sales
a. Mencari pelanggan yang baru
b. Menerima pesanan dari pelanggan
c. Membuat sales order
d. Menjalin kerja sama yang baik dengan setiap pelanggan
e. Memberikan sales order kepada bagian gudang
4
7. Kepala gudang akan memeriksa barang yang dimuat dalam kendaraan dan
melakukan penandatanganan pada surat jalan 2 rangkap tersebut, selanjutnya
akan menyerahkan kembali kepada bagian pengiriman.
8. Bagian pengiriman akan menerima surat jalan 2 rangkap yang telah diberi tanda
tangan dari kepala gudang dan akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan.
Setelah surat jalan ditandatangan oleh pelanggan dan bagian pengiriman akan
menyerahkan surat jalan rangkap 1 kepada bagian admin penjualan. Untuk
setiap penjualan, perusahaan dapat membuat lebih dari satu surat jalan dalam
melakukan pengiriman, dimana setiap satu surat jalan perusahaan akan
mencetak satu faktur penjualan.
Prosedur Penagihan Kas
1. Ketika admin penjualan akan menagih kepada pelanggan, admin penjualan akan
mengambil surat jalan rangkap 1 untuk dilakukan pembuatan faktur penjualan yang
menghasilkan faktur penjualan 2 rangkap.
2. Selanjutnya admin penjualan akan menyerahkan faktur penjualan 2 rangkap dan
surat jalan rangkap 1 kepada bagian penagihan.
3. Bagian penagihan akan menerima faktur penjualan 2 rangkap dan surat jalan
rangkap 1. Bagian penagihan akan menyerahkan faktur penjualan 2 rangkap beserta
surat jalan rangkap 1 kepada pelanggan.
4. Bagian penagihan menerima pelunasan pelanggan berupa selembar cek. Selanjutnya
akan menyerahkan cek tersebut kepada bagian piutang.
5. Bagian piutang akan menerima cek pelunasan pelanggan dari bagian penagihan.
Berikutnya cek tersebut akan dicocokkan serta dilakukan perubahan pada piutang
pelanggan dan menghasilkan dokumen rekap piutang. Dimana cek yang telah
dilakukan pencocokan akan diserahkan kepada bagian kepala keuangan dan rekap
piutang akan diserahkan kepada manajer.
6. Kepala keuangan akan menerima cek tersebut serta akan membuat slip setoran 2
rangkap yang dimana cek dan slip setoran 2 rangkap tersebut akan diserahkan
kepada bank untuk dimasukkan dalam rekening perusahaan.
5
b. Surat Jalan
Fungsi : Sebagai surat pengantar atas barang yang telah dipesan oleh pelanggan.
Isi : Nomer, jenis barang, kuantitas, alamat pemesan, tanggal
Bentuk : kertas form
c. Faktur Penjualan
Fungsi : Sebagai faktur pencatatan pesanan pelanggan disertai harga jual dan
sebagai faktur penagihan penjualan kredit kepada pelanggan.
Isi : Nomer, alamat, nama barang, jumlah barang, harga satuan, total
Bentuk : kertas form
6
d. Rekap Piutang
Fungsi : Untuk mengetahui pelanggan siapa saja yang memiliki piutang pada
perusahaan secara terperinci dalam bentuk excel dengan cara mengubah dari
periode sebelumnya.
7
b. UML Penagihan dan Penerimaan Kas
8
1.2.2.2 Data Flow Diagram Level Zero
a. DFD Penerimaan Pesanan
9
b. Flowchart Penagihan dan Penerimaan Kas
10
11
Bab 2
ANALISIS AKTIVITAS PENGENDALIAN PERUSAHAAN
4. Kuantitas atau kualitas salah Tidak mungkin karena pihak gudang harus
memeriksa persediaan barang yang dijual
terlebih dahulu dan setelah itu sebelum
barang dikirim akan diperiksa lagi.
5. Pelanggan atau alamat salah Tidak mungkin karena setiap dari Sales
Order akan diarsip sesuai dengan tanggal
12
pemesanan dan adanya surat jalan yang
dapat membantu pengiriman agar
pelanggan atau alamatnya tidak salah.
1. Kas tidak diterima atau terlambat Tidak mungkin karena setiap penjualan
diterima yang masuk akan diarsipkan sesuai dengan
tanggal masuk dan akan ditagihkan oleh
admin penagihan dengan faktur penjualan
yang sebagai bukti bahwa barang tersebut
telah diterima oleh pelanggan.
2. Jumlah kas yang diterima salah Tidak mungkin terjadi karena kepala
keuangan akan mencocokan terlebih
dahulu cek yang masuk dengan piutang
yang akan menghasilkan rekap piutang.
Lalu membuat slip setoran dimana cek
yang didapatkan dari pelanggan dan slip
setoran yang dibuat oleh kepala keuangan
akan menyerahkan kepada Bank untuk
dimasukkan kedalam rekening perusahaan.
Pengamanan Terhadap Aset Pembuatan sales order dalam Lemah, karena kemungkinan
dan Catatan secarik kertas sales order dapat tercampur
dengan berbagai dokumen
yang lain sehingga
menyebabkan kekacauan alur
transaksi
13
2. Bagian Gudang dan Unggul, karena gudang akan
Bagian Pengiriman melakukan pemeriksaan
ketersediaan stok yang ada di
gudang dengan kartu stok,
serta bagian pengiriman
melakukan muat barang
sesuai dengan isi dalam surat
jalan.
Surat Jalan
Faktur Penjualan
14
Dibuat sesuai dengan surat Unggul, karena 1 surat jalan
jalan akan mencetak satu faktur
penjualan
Rekap Piutang
15
BAB 3
SARAN PERBAIKAN SISTEM
3.1 Prosedur Revisi
Prosedur penerimaan pesanan PT Andalan memiliki alur yang kurang baik dan ada beberapa
dokumen sumber yang lemah serta otorisasi yang tidak terstruktur dengan baik..
Berikut prosedur penerimaan pesanan yang telah kami revisi seperti dibawah ini :
1. Sales menerima pesanan dari pelanggan. Admin penjualan melakukan konfirmasi
batas limit kredit pelanggan kepada manajer kredit berdasarkan buku besar.
Selanjutnya sales akan membuatkan sales order dalam kertas fomulir format baku
yang akan diserahkan kepada bagian gudang untuk dilanjutkan proses selanjutnya.
2. Gudang akan menerima sales order dari sales dan akan melakukan pemeriksaan
ketersediaan stok yang ada dalam gudang dengan melihat kartu stok. Selanjutnya
akan menyerahkan dokumen sales order kepada bagian admin penjualan.
3. Gudang menyerahkan sales order kepada admin penjualan. Admin penjualan akan
membuat surat jalan berdasarkan pada sales order yang diberikan gudang,
selanjutnya akan menghasilkan berupa surat jalan 1 rangkap sedangkan untuk
dokumen sales order akan diarsip berdasarkan tanggal oleh bagian admin penjualan.
Membuat surat jalan 1 rangkap agar meminimalisir kemungkinan adanya surat jalan
yang tidak tertagih dan tidak terlacak pada saat rekap faktur di setiap hari Sabtu.
4. Menyerahkan surat jalan 1 rangkap kepada bagian gudang
5. Gudang menerima surat jalan 1 rangkap dan akan memberikan kepada bagian
pengiriman untuk dilakukan pengisian barang kedalam mobil
6. Bagian pengiriman akan menerima surat jalan 1 rangkap dan akan melakukan muat
barang yang sesuai dengan isi dalam surat jalan, setelah dilakukan muat barang
bagian pengiriman akan menyerahkan surat jalan 1 rangkap kepada bagian kepala
gudang.
7. Kepala gudang akan memeriksa barang yang dimuat dalam kendaraan dan
melakukan penandatanganan pada surat jalan 1 rangkap tersebut, selanjutnya akan
menyerahkan kembali kepada bagian pengiriman.
8. Bagian pengiriman akan menerima surat jalan 1 rangkap yang telah diberi tanda
tangan dari kepala gudang dan akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan.
Setelah surat jalan ditandatangan oleh pelanggan dan bagian pengiriman akan
menyerahkan surat jalan rangkap 1 kepada bagian admin penjualan. Untuk setiap
penjualan, perusahaan dapat membuat lebih dari satu surat jalan dalam melakukan
pengiriman, dimana setiap satu surat jalan perusahaan akan mencetak satu faktur
penjualan.
16
Berikut ini Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas yang telah kami revisi :
1. Ketika admin penjualan akan menagih kepada pelanggan, admin penjualan akan
mengambil surat jalan 1 rangkap untuk dilakukan pembuatan faktur penjualan yang
menghasilkan faktur penjualan 1 rangkap.
2. Selanjutnya admin penjualan akan menyerahkan faktur penjualan 1 rangkap dan
surat jalan 1 rangkap kepada bagian penagihan.
3. Bagian penagihan akan menerima faktur penjualan 1 rangkap dan surat jalan 1
rangkap. Bagian penagihan akan menyerahkan faktur penjualan 1 rangkap beserta
surat jalan 1 rangkap kepada pelanggan.
4. Bagian penagihan menerima pelunasan pelanggan berupa selembar cek. Selanjutnya
akan menyerahkan cek tersebut kepada bagian piutang.
5. Bagian piutang akan menerima cek pelunasan pelanggan dari bagian penagihan.
Berikutnya cek tersebut akan dicocokkan serta dilakukan perubahan pada piutang
pelanggan dan menghasilkan dokumen rekap piutang. Dimana cek yang telah
dilakukan pencocokan akan diserahkan kepada bagian kepala keuangan dan rekap
piutang akan diserahkan kepada manajer.
6. Kepala keuangan akan menerima cek tersebut serta akan membuat slip setoran 1
rangkap yang dimana cek dan slip setoran 1 rangkap tersebut akan diserahkan
kepada bank untuk dimasukkan dalam rekening perusahaan.
Berikut merupakan jobdesk pada agen internal yang telah kami revisi :
2. Manajer
a. Menerima rekapan laporan keuangan dari kepala keuangan
b. Menerima rekapan piutang dari bagian piutang
c. Melakukan otorisasi terhadap laporan keuangan dari bagian kepala
keuangan
d. Memberikan laporan keuangan yang telah diotorisasi kepada pemilik
e. Memastikan keseluruhan kinerja perusahaan
f. Mengajukan harga penjualan kepada pemilik
g. Mengecek dan mengotorisasi batas limit kredit pelanggan
17
3.2 Dokumentasi Ulang Berdasarkan Prosedur Revisi
3.2.1 Activity Diagram (UML Diagram)
a. UML Penerimaan Pesanan
18
3.2.2 Data Flow Diagram Level zero
a. DFD Penerimaan Pesanan
19
b. DFD Penagihan dan Penerimaan Kas
20
b. Flowchart Penagihan dan Penerimaan Kas
21
b. Buku Besar
22
Lampiran
Lampiran 1. Pre-Case
PERTANYAAN DAN JAWABAN - KELOMPOK 2
Hormat Saya,
23
Lampiran 4. Logbook Kerja Kelompok
Logbook Kerja Kelompok
15 April 2021 Pembagian pengerjaan tugas Line Chat dan Call, Google
Docs
16 April 2021 Pembuatan DFD, UML, Line Chat dan Call, Google
Docs
18 April 2021 Review DFD, UML, Line Chat dan Call, Google
Flowchart Docs
19 April 2021 Pembahasan laporan proyek Line Chat dan Call, Google
secara keseluruhan Docs
20 April 2021 Pembuatan PPT presentasi Line Chat dan Call, Google
dan pembagian slides Docs
21 April 2021
22 April 2021
24