LAPORAN PROYEK ONLINE

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI SIKLUS PEMBELIAN
“PT ADONIA”

Disusun oleh:
Kelompok 3 Kelas A
1. Michael Muljono 3203019002
2. Debora Melina Agustinus 3203019062
3. Natalia Yosephine Setiawan 3203019157
4. Adhei Ariana Marbun 3203019201

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS BISNIS
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
2021
 BAB I
Data Perusahaan

I. Gambaran Umum Perusahaan

1.1 Deskripsi Perusahaan
Nama Perusahaan : PT Adonia
Alamat : Jalan Dinoyo, Surabaya
Jenis Jasa : Perusahaan Konstruksi
Profil Perusahaan :

PT Adonia, perusahaan jasa konstruksi yang terletak di Jalan Dinoyo Surabaya. PT

Adonia memiliki beberapa pelanggan tetap, diantaranya Kementerian Pertahanan, TNI,
Angkatan Laut, dan juga PT. Angkasa Pura. Proyek yang dikerjakan antara lain proyek
pembangunan barak, pembangunan kolam renang, pembangunan rumah jabatan,
pembangunan jalan patroli, dan proyek pembangunan dermaga. Perusahaan ini memiliki
beberapa permasalahan dalam menjalankan usahanya. Permasalahan yang dihadapi adalah:
 Perusahaan sering mengalami overbudget. Hal ini disebabkan karena perusahaan tidak
memiliki sistem pengendalian dalam realisasi anggaran sehingga realisasi anggaran
sering kali melebihi anggaran yang diminta.
 Perusahaan tidak memiliki dokumen seperti laporan realisasi anggaran yang berfungsi
untuk mengetahui apakah anggaran yang telah dibuat sebelumnya itu telah terealisasi
sesuai berdasarkan anggaran yang telah ditentukan, tidak ada dokumen bukti penerimaan
barang yang seharusnya berfungsi untuk mengetahui secara jelas barang apa saja yang
telah diterima pada saat proyek berlangsung, dan juga laporan pembelian bahan material
yang dapat berfungsi untuk mengetahui jumlah pembelian proyek secara keseluruhan.
 Saat di lapangan proyek kekurangan bahan material, kepala proyek akan melakukan
permintaan pembelian bahan material tambahan. Namun permintaan pembelian tersebut
hanya melalui via telepon tanpa membuat formulir permintaan pembelian. Hal ini
menyebabkan terjadinya risiko overbudget dan juga bisa menyebabkan terjadinya
pengiriman bahan material yang lebih atau tidak sesuai dengan permintaan pembelian
yang seharusnya sehingga akan merugikan perusahaan.
1.2 Struktur Organisasi
Bagan struktur organisasi PT Adonai

Job description:
1. Direktur Utama
a. Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan.
b. Memberikan tanggung jawab pada setiap karyawan perusahaan.
c. Mengambil keputusan terkait dengan jalannya perusahaan.
d. Melakukan evaluasi pada setiap karyawan perusahaan.
e. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan supplier.
2. Direktur
a. Mengotorisasi pesanan pembelian yang diajukan oleh Logistik Internal.
b. Menyampaikan desain yang diminta oleh klien kepada bagian Logistik Internal.
c. Membuat kontrak dengan klien.
d. Membantu Direktur Utama menjalankan perusahaan.
e. Membantu Direktur Utama mengambil keputusan yang dibutuhkan perusahaan.
f. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan supplier.
3. HRD
a. Bertanggung jawab dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon
karyawan hingga proses seleksi.
b. Bertanggung jawab dalam proses pembinaan, pelatihan dan pengembangan
pengetahuan mengenai perusahaan.
c. Menyusun dan membuat peraturan kerja perusahaan, termasuk diantaranya:
1. Peraturan gaji, tunjangan – tunjangan.
2. Peraturan perjalanan dinas.
3. Peraturan disiplin kerja, cuti dan lain – lain.
 d. Mengurus perijinan dan prosedur – prosedur pemerintah dan badan – badan
lainnya yang menunjang dan dipergunakan untuk seluruh kegiatan perusahaan.
4. Kepala Proyek
a. Mencari proyek untuk dikerjakan.
b. Membuat rencana anggaran untuk bahan baku suatu proyek.
c. Membuat permintaan bahan baku atau bahan material untuk digunakan dalam
proyek.
d. Bertanggung jawab atas kinerja proyek yang sedang dijalankan.
e. Membuat perintah kerja yang harus dijalankan oleh pekerja lapangan.
f. Menerima bahan baku yang ada di proyek.
g. Mengecek jumlah barang yang diterima dari pemasok.
h. Menandatangani surat jalan dari pemasok.
5. Pajak dan Keuangan
a. Menghitung semua perpajakan yang terkait dengan perusahaan, termasuk saat
membeli bahan bahan material untuk proyek yang dijalankan.
b. Melakukan pencatatan pada setiap penerimaan atau pengeluaran kas.
c. Menerima dan mengeluarkan kas.
6. Logistik Internal
a. Mengecek permintaan pembelian bahan baku.
b. Memesan bahan baku atau bahan material kepada pemasok.
c. Memilih pemasok bahan baku.
d. Menegosiasi harga bahan baku atau bahan material.
e. Menerima dan menyampaikan desain bangunan kepada drafter.
f. Menginput rencana anggaran biaya.
7. Drafter
a. Membuat desain gambara bangunan yang diinginkan oleh klien
8. Pekerja Lapangan
a. Mengerjakan pekerjaan lapangan sesuai dengan perintah pekerja lapangan.
9. OB
a. Menjaga kerapian kantor dan menjaga kebersihan kantor.

II. Siklus Perusahaan

II.1 Deskripsi
A. Prosedur
Prosedur Pembuatan Anggaran
Prosedur pembuatan anggaran PT. Adonia adalah sebagai berikut:
1. Direktur PT. Adonia menyampaikan desain kepada bagian logistik internal.
2. Bagian logistik internal menerima dan menyampaikan desain ke bagian drafter.
3. Bagian drafter mulai mengentri desain ke komputer, dan menghasilkan desain
bangunan yang diinginkan oleh klien dan diserahkan kepada kepala proyek.
4. Kepala proyek merencanakan bahan baku yang dibutuhkan dan mengeluarkan
dokumen estimasi bahan baku dan menyerahkannya kepada bagian logistik
internal.
5. Bagian logistik internal akan mengentri Rencana Anggaran Biaya (RAB) ke
dalam program excel.
6. Desain bangunan dan RAB akan diserahkan kepada direktur sedangkan dokumen
estimasi bahan baku tersebut di arsip berdasarkan nomor.
7. Direktur akan mengirimkan hasil desain bangunan beserta RAB kepada klien
untuk dilakukan proses kontrak yang nantinya akan menghasilkan dokumen yaitu
kontrak.

Prosedur Pembelian Bahan Baku

Penjelasan prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Kepala proyek mengeluarkan form permintaan bahan dan diserahkan bagian
logistik.
2. Bagian logistik internal akan mengotorisasi dan mengarsip form permintaan bahan
baku dan membuat surat pesanan dua rangkap yang diserahkan kepada direktur.
3. Direktur akan mengotorisasi surat pesanan dua rangkap tersebut dan
mengembalikan lagi ke bagian logistik internal.
4. Bagian logistik internal akan melakukan pemesanan bahan baku ke pemasok, dan
surat pesanan rangkap.
 Rangkap satu akan diarsip oleh bagian logistik internal.
 Rangkap dua diberikan kepada pemasok.
5. Pemasok menerima pesanan dan mengirim barang.
6. Kepala proyek akan menerima barang yang dikirim oleh pemasok dan akan
menandatangani surat jalan dua rangkap yang diberikan oleh pemasok.
 Rangkap satu akan diarsip.
 Rangkap dua akan diberikan kepada pemasok.

Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan

Penjelasan prosedur pembelian bahan baku tambahan adalah sebagai berikut:
1. Kepala proyek menghubungi bagian logistik internal untuk meminta bahan baku
tambahan.
2. Bagian logistik internal akan membuat form permintaan bahan tambahan dan
mengkonfirmasi melalui via whatsapp atau via telepon kepada kepala proyek.
 3. Bagian logistik internal akan mencetak dan melakukan otorisasi form permintaan
bahan dan mengarsipnya dan membuat surat pesanan dua rangkap yang
diserahkan kepada direktur.
4. Direktur akan mengotorisasi surat pesanan dua rangkap tersebut dan
mengembalikan lagi ke bagian logistik internal.
5. Bagian logistik internal akan melakukan pemesanan bahan baku ke pemasok,
dengan surat pesanan 2 rangkap.
 Rangkap ke satu akan di arsip oleh bagian logistik internal,
 Rangkap ke dua akan diberikan kepada pemasok.
6. Kepala proyek akan menerima barang yang dikirim oleh pemasok dan akan
menandatangani surat jalan dua rangkap yang diberikan oleh pemasok.
 Rangkap ke satu akan diarsip,
 Rangkap ke dua diberikan ke pemasok.

B. Dokumen Terkait Beserta Contoh Dokumen

a. Formulir Permintaan Pembelian
Formulir ini digunakan oleh Kepala Proyek untuk melakukan permintaan bahan
baku terhadap proyek yang akan dikerjakan. Formulir permintaan bahan ini
nantinya akan diberikan kepada bagian Logistik Internal untuk dilakukan
pemesanan kepada pemasok serta sebagai acuan untuk proses negoisasi terhadap
bahan baku yang akan dipesan.

PT Adonia

b. Surat Pesanan
Surat pesanan berfungsi untuk mencatat permintaan bahan baku apa saja yang
dibutuhkan proyek yang akan dikerjakan. Surat pesanan ini berangkap 2 dimana
rangkap 1 akan di arsip oleh perusahaan sebagai bukti bahwa telah dilakukannya
pemesanan bahan baku dan rangkap 2 akan diberikan kepada pemasok.
 PT Adonia

c. Estimasi Bahan Baku

Dokumen yang berfungsi untuk memperkirakan anggaran bahan baku yang
digunakan untuk suatu proyek yang akan dikerjakan. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai dasar input Rencana Anggaran Biaya (RAB) di excel. Oleh sebab itu isi
dari dokumen ini sama dengan Rencana Anggaran Biaya, yaitu terdapat nama
proyek yang dikerjakan, asumsi pekerjaan, nilai proyek, jangka waktu pengerjaan
serta terdapat kolom nomor urut, uraian, satuan, volume, harga satuan, total harga,
dan keterangan. Dan selanjutnya akan diserahkan kepada bagian Logistik Internal
untuk diinput dalam komputer.

d. Rencana Anggaran Biaya

Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) berfungsi untuk memperkirakan
seberapa banyak anggaran bahan baku yang dibutuhkan untuk proyek yang
sedang dikerjakan. Dokumen ini merupakan hasil estimasi bahan baku dari
Kepala Proyek yang sudah diinput ke dalam komputer oleh bagian Logistik
Internal. Namun walaupun PT. Adonia memiliki dokumen RAB, perusahaan
tersebut tidak memiliki dokumen realisasi anggaran sehingga dapat
menyebabkan risiko overbudget atau realisasi anggaran melebihi anggaran yang
seharusnya. Oleh sebab itu pada prosedur yang baru akan di usulkan dokumen
realisasi anggaran.
 PT Adonia

e. Desain Bangunan
Dokumen ini berfungsi untuk membantu Kepala Proyek mengestimasi bahan baku
apa saja yang dibutuhkan agar selanjutnya dapat dibuat rencana anggaran
biayanya.

f. Kontrak (Tidak Disajikan)

Dokumen ini berfungsi sebagai tanda perjanjian antara perusahaan dengan klien
terhadap proyek yang akan dikerjakan mengenai hak dan kewajiban dari masing-
masing pihak. Kontrak kerja juga memuat uraian seperti identitas dari para
pihak, rumusan pekerjaan, cara pembayaran, pemutusan kontrak kerja, serta
jaminan atas risiko yang dapat timbul dan tanggung jawab hukum kepada pihak
lain dalam proses pelaksanaan proyek tersebut.
II.2 Dokumentasi Prosedur
a. Activity Diagram (UML Diagram)
Prosedur Pembuatan Anggaran
Prosedur Pembelian Bahan baku
Prosedur Bahan Baku Tambahan
b. Data Flow Diagram Level Zero
1. Prosedur Pembuatan Anggaran

2. Prosedur Pembelian Bahan Baku

3. Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan
c. Document Flowchart
1. Prosedur Pembuatan Anggaran
2. Prosedur Pembelian Bahan Baku
3. Prosedur Pembuatan Bahan Baku Tambahan
 BAB II
Analisis Aktivitas Pengendalian Perusahaan

2.1 Identifikasi Resiko Pelaksanaan

No Keterangan Jawaban
1. Menerima barang dan jasa:
Diterimanya barang / layanan jasa yang Tidak, karena surat pesanan pembelian
tidak terotorisasi bahan baku dan bahan baku tambahan
mendapat otorisasi dari direktur.
Barang/jasa yang diharapkan untuk Ya, karena pemasok salah atau terlambat
diterima, tidak terjadi, terlambat, atau mengirim bahan baku dan bahan baku
tanpa sengaja terjadi dua kali tambahan.
Jenis barang / jasa yang diterima salah Ya, karena kepala proyek tidak memiliki
dokumen untuk mencocokan barang yang
diterima dari pemasok.
Kuantitas / kualitas salah Ya, karena kepala proyek tidak memiliki
dokumen untuk mencocokan barang yang
diterima dari pemasok.
Salah pemasok Tidak, karena bagian logistik internal
melakukan pesanan berdasarkan surat
pesanan yang telah diotorisasi direktur.
2. Melakukan pembayaran:
Pembayaran tidak terotorisasi Tidak disebutkan dalam soal.
Kas tidak dibayar, terlambat, atau Tidak disebutkan dalam soal.
membayar dua kali
Jumlah yang dibayar salah Tidak disebutkan dalam soal.
Membayar kepada pemasok yang salah Tidak disebutkan dalam soal.
2.2 Analisis Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pembelian Barang Jawaban
Otorisasi Transaksi  Manajer unit peminta Unggul, karena bagian logistik
mengotorisasi, manajer internal mengotorisasi form
departemen pembelian permintaan bahan baku dari kepala
menyetujui. proyek, dan direktur mengotorisasi
surat pesanan yang dibuat bagian
logistik internal.

Pengamanan  Laporan penerimaan barang  Lemah, karena tidak membuat

terhadap aktiva dan dibuat ketika barang diterima. laporan penerimaan barang,
catatan hanya mengarsip surat jalan saja.

 Laporan penerimaan barang  Lemah, karena tidak membuat

bernomor urut tercetak laporan penerimaan barang,
hanya mengarsip surat jalan saja.

 Kuantitas barang dihitung  Lemah, karena kepala proyek

saat barang diterima
tidak menghitung kuantitas
barang saat diterima, dan kepala
proyek tidak memiliki dokumen
untuk mencocokan barang yang
diterima dari pemasok.

 Kuantitas barang dihitung  Lemah, karena kepala proyek

secara independen tidak menghitung secara
indenpenden kuantitas barang
saat diterima, dan kepala proyek
tidak memilki dokumen untuk
mencocokan barang yang
diterima dari pemasok.
Pemisahan tugas  Bagian pembelian dan bagian  Unggul, karena terdapat bagian
utang dagang internal logistik yang memesan
barang dan bagian pajak dan
 keuangan yang melakukan
pembayaran kas.

 Pencatat persediaan dan  Lemah, karena tidak adanya

bagian gudang pencatat persediaan saat bahan
baku diterima dan tidak
dibutuhkan bagian gudang.

 Bagian penerimaan barang  Lemah, karena penerimaan

dan bagian gudang barang dilakukan oleh kepala
proyek yang tidak memiliki
dokumen untuk mencocokan
pesanan, dan tidak dibutuhkan
bagian gudang.
Dokumen dan Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian
catatan yang
 Dibuat berdasarkan titik dan  Lemah, karena permintaan
memadai
kuantitas pemesanan kembali pembelian tambahan tidak dibuat
berdasarkan titik kuantitas
pemesanan kembali.

 Dimintakan persetujuan  Unggul, karena semua surat

untuk pesanan khusus pesanan harus diotorisasi oleh
direktur terlebih dahulu baru
boleh dilakukan pemesanan pada
pemasok.

Order Pembelian Order Pembelian

 Dibuat atas dasar permintaan  Unggul, karena pembelian

pembelian dilakukan atas dasar permintaan

kepala proyek, sesuai dengan
kebutuhan proyek.

 Bernomor urut tercetak  Lemah, karena pada formulir

pembelian bahan baku dan surat
pesanan nomor dokumen ditulis
manual oleh kepala proyek dan
bagian logistik internal.
 Pemasok dipilih dari daftar  Lemah, karena bagian logistik
pemasok yang disetujui internal hanya mencari pemasok
dengan menawar harga.
  Dilakukan pengecekan  Tidak disebutkan disoal
terhadap harga dan termin

Paket Voucher Paket Voucher

 Faktur dikirim langsung ke  Tidak disebutkan disoal

bagian utang dagang

 Voucher bernomor urut  Tidak disebutkan disoal

tercetak
 Didukung oleh permintaan  Tidak disebutkan disoal
pembelian, order pembelian,
laporan penerimaan barang,
dan faktur asli
 Diverifikasi  Tidak disebutkan disoal
Verifikasi  Dilakukan pencocokan  Lemah, karena surat pesanan
independen dokumen dengan dokumen yang telah diotorisasi diarsip
atau dokumen dengan fisik oleh bagain logistik internal
persediaan oleh bagian sedangkan surat jalan yang
independen (tidak harus diterima dari pemasok diarsip
independen khususnya oleh kepala proyek, sehingga
perusahaan kecil, yang tidak dapat dicocokan.
penting dilakukan verifikasi
independen)
 Umumnya padaakhir  Lemah, karena surat pesanan
yang telah diotorisasi diarsip
prosedur atau pada tahapan
oleh bagain logistik internal
tertentu sedangkan surat jalan yang
diterima dari pemasok diarsip
oleh kepala proyek, sehingga
tidak dapat dicocokan.
 BAB III

Saran dan Perbaikan Sistem

SARAN

1. Semua dokumen baik FP, SP, desain bangunan, dan RA sebaiknya dibuat dengan nomor
urut cetak agar mempermudah pada waktu pengecekan dan dapat mengetahui saat terjadi
kehilangan.
2. Bagian logistik internal sebaiknya memberikan surat pesanan rangkap 1 kepada kepala
proyek, agar kepala proyek memiliki dokumen untuk mencocokkan saat penerimaan
barang.
3. Dokumen desain bangunan dibuat rangkap dua, rangkap ke 1 dapat diarsip oleh kepala
proyek dan rangkap ke 2 dapat diberikan kepada klien.
4. Dokumen kontrak dibuat dua rangkap, agar masing-masing pihak baik perusahaan
maupun klien memiliki dokumen tertulis.
5. Sebaiknya kepala proyek memiliki form permintaan bernomor urut cetak yang dibawa
sehingga saat meminta bahan baku tambahan kepala proyek dapat tetap membuat form
permintaan.
6. Saat meminta bahan baku tambahan, kepala proyek sebaiknya melampirkan laporan
pemakaian bahan untuk dasar pengotorisasian form permintaan bahan baku tambahan.
7. Sebaiknya jobdesc Kepala proyek diberikan tambahan membuat laporan penerimaan
barang untuk mengetahui apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dapat
dipertanggungjawabkan.
8. Sebaiknya jobdesc Bagian logistik internal diberikan tambahan membuat laporan
pembelian barang untuk mengetahui seluruh bahan yang digunakan untuk suatu proyek
sebagai dasar dalam pembuatan laporan realisasi anggaran.
9. Sebaiknya ada penambahan prosedur dalam pembuatan laporan realisasi anggaran yang
dibuat oleh Bagian Pajak dan Keuangan.

a. Prosedur Revisi
1. Revisi Prosedur Pembuatan Anggaran
1. Direktur PT. Adonia menyampaikan desain kepada bagian logistik internal.
2. Bagian logistik internal menerima dan menyampaikan desain ke bagian drafter.
3. Bagian drafter mulai mengentri desain ke komputer, dan menghasilkan desain
bangunan dua rangkap bernomor urut cetak yang diinginkan oleh klien dan
diserahkan kepada kepala proyek.
4. Kepala proyek mengarsip desain bangunan rangkap ke satu berdasarkan
nomor, merencanakan bahan baku yang dibutuhkan dan mengeluarkan
 dokumen estimasi bahan baku bernomor urut cetak dan menyerahkannya
beserta desain bangunan rangkap ke dua kepada bagian logistik internal.
5. Bagian logistik internal akan mengentri Rencana Anggaran Biaya (RAB) ke
dalam program excel.
6. Desain bangunan rangkap ke dua dan RAB akan diserahkan kepada direktur
sedangkan dokumen estimasi bahan baku tersebut di arsip berdasarkan nomor.
7. Direktur akan mengirimkan hasil desain bangunan rangkap ke dua beserta
RAB kepada klien untuk dilakukan proses kontrak yang nantinya akan
menghasilkan dokumen yaitu kontrak dua rangkap bernomor urut cetak.
 Rangkap satu diarsip direktur berdasarkan nomor.
 Rangkap dua diberikan ke klien.

2. Revisi Prosedur Pembelian Bahan Baku

1. Kepala proyek mengeluarkan form permintaan bahan bernomor urut cetak dan
diserahkan bagian logistik
2. Bagian logistik internal akan mencocokkan form permintaan dengan RAB lalu
mengotorisasi dan mengarsipnya serta membuat surat pesanan dua rangkap
bernomor urut cetak yang diserahkan kepada direktur.
3. Direktur akan mencocokkan surat pesanan dua rangkap tersebut dengan RAB
dan mengotorisasinya lalu mengembalikan lagi ke bagian logistik internal.
4. Bagian logistik internal akan melakukan pemesanan bahan baku ke pemasok,
dan surat pesanan dua rangkap:
 Rangkap satu diberikan kepada kepala proyek.
 Rangkap dua diberikan kepada pemasok.
5. Pemasok menerima pesanan dan mengirim barang.
6. Kepala proyek akan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menghitung
jumlah barang yang diterima apakah sesuai dengan surat pesanan, serta
menandatangani surat jalan dua rangkap yang diberikan oleh pemasok.
 Rangkap satu akan digunakan untuk membuat laporan penerimaan barang.
 Rangkap dua akan diberikan kepada pemasok.
7. Kepala proyek membuat laporan penerimaan barang bernomor urut cetak.
8. Bagian logistik internal merekonsiliasi berdasarkan surat pesanan, surat jalan,
laporan penerimaan barang, dan mengarsipnya berdasarkan nomor serta
membuat laporan pembelian barang.
3. Revisi Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan
1. Kepala proyek membuat form permintaan bahan baku tambahan bernomor urut
cetak dan membuat laporan pemakaian bahan saat bahan baku yang ada
diproyek tersisa 30% dan dikirim via whatsapp.
2. Bagian logistik internal akan mencetak dan mengotorisasi form permintaan
berdasarkan laporan pemakaian bahan, serta mengarsipnya dan membuat surat
pesanan dua rangkap yang diserahkan kepada direktur.
3. Direktur akan mengotorisasi surat pesanan dua rangkap tersebut dan
mengembalikan lagi ke bagian logistik internal.
4. Bagian logistik internal akan melakukan pemesanan bahan baku ke pemasok,
dengan surat pesanan 2 rangkap.
 Rangkap ke satu akan diberikan kepada kepala proyek,
 Rangkap ke dua akan diberikan kepada pemasok.
5. Pemasok menerima pesanan dan mengirim barang.
6. Kepala proyek akan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menghitung
jumlah barang yang diterima apakah sesuai dengan surat pesanan, serta
menandatangani surat jalan dua rangkap yang diberikan oleh pemasok.
 Rangkap satu akan digunakan untuk membuat laporan penerimaan barang.
 Rangkap dua akan diberikan kepada pemasok.
7. Kepala proyek membuat laporan penerimaan barang bernomor urut cetak.
8. Bagian logistik internal merekonsiliasi berdasarkan surat pesanan, surat jalan,
laporan penerimaan barang, dan mengarsipnya berdasarkan nomor serta
memperbaharui laporan pembelian barang ke komputer.

4. Penambahan Prosedur Pembuatan Laporan Realisasi Anggaran

1. Dimulai ketika proyek telah selesai, bagian pajak dan keuangan membuat
laporan realisasi anggaran berdasarkan nomor proyek ke komputer berdasarkan
RAB dan laporan pembelian dan mencetaknya.
2. Laporan realisasi anggaran diserahkan ke direktur untuk ditanda tangani
sebagai bukti persetujuan direktur atas laporan realisasi anggaran dan
dikembalikan ke bagian pajak dan keuangan.
3. Setelah diotorisasi, bagian pajak dan keuangan akan mengarsip laporan
realisasi anggaran berdasarkan nomor proyek.
b. Melakukan Dokumentasi Ulang berdasarkan Prosedur Revisi
1. Activity Diagram (UML Diagram)
Prosedur Pembuatan Anggaran
Prosedur Pembelian Bahan Baku
Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan
Prosedur Pembuatan Laporan Realisasi Anggaran
2. Data Flow Diagram Level Zero
Prosedur Pembuatan Anggaran

Prosedur Pembelian Bahan Baku

Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan

Prosedur Pembuatan Laporan Realisasi Anggaran

3. Document Flowchart
Prosedur Pembuatan Anggaran
Prosedur Pembelian Bahan Baku
Prosedur Pembelian Bahan Baku Tambahan
Prosedur Pembuatan Laporan Realisasi Anggaran
c. Merancang Dokumen Terkait Atas Saran Yang Diberikan
a. Formulir Permintaan Pembelian Bernomor Urut Cetak
Formulir ini digunakan oleh Kepala Proyek untuk melakukan permintaan bahan baku
terhadap proyek yang akan dikerjakan. Formulir permintaan bahan ini nantinya akan
diberikan kepada bagian Logistik Internal untuk dilakukan pemesanan kepada
pemasok serta sebagai acuan untuk proses negoisasi terhadap bahan baku yang akan
dipesan.

0001
PT Adonia

b. Surat Pesanan Bernomor Urut Cetak

Surat pesanan berfungsi untuk mencatat permintaan bahan baku apa saja yang
dibutuhkan proyek yang akan dikerjakan. Surat pesanan ini berangkap 2 dimana
rangkap 1 akan di berikan kepada kepala proyek untuk digunakan sebagai dokumen
pencocokan dengan barang yang diterima, setelah itu akan diberikan kembali ke
bagian logistik internal untuk diarsipkan dan rangkap 2 akan diberikan kepada
pemasok.

PT Adonia

0001
c. Estimasi Bahan Baku Bernomor Urut Cetak
Dokumen yang berfungsi untuk memperkirakan anggaran bahan baku yang
digunakan untuk suatu proyek yang akan dikerjakan. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai dasar input Rencana Anggaran Biaya (RAB) di excel. Oleh sebab itu isi dari
dokumen ini sama dengan Rencana Anggaran Biaya, yaitu terdapat nama proyek
yang dikerjakan, asumsi pekerjaan, nilai proyek, jangka waktu pengerjaan serta
terdapat kolom nomor urut cetak, uraian, satuan, volume, harga satuan, total harga,
dan keterangan. Dan selanjutnya akan diserahkan kepada bagian Logistik Internal
untuk diinput dalam komputer.

d. Rencana Anggaran Biaya

Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB) berfungsi untuk memperkirakan
seberapa banyak anggaran bahan baku yang dibutuhkan untuk proyek yang sedang
dikerjakan. Dokumen ini merupakan hasil estimasi bahan baku dari Kepala Proyek
yang sudah diinput ke dalam komputer oleh bagian Logistik Internal. Nantinya RAB
akan diberikan kepada klien untuk dilakukan proses kontrak.

PT Adonia

e. Desain Bangunan Bernomor Urut Cetak

Dokumen ini berfungsi untuk membantu Kepala Proyek mengestimasi bahan baku
apa saja yang dibutuhkan agar selanjutnya dapat dibuat rencana anggaran biayanya.
Dokumen ini terdapat dua rangkap dan bernomor urut cetak. Diperlukan nomor urut
cetak agar saat pengarsipan dapat diarsip sesuai nomor urut cetak. Sedangkan untuk
rangkap pertama diberikan kepada kepala proyek untuk diarsip dan rangkap kedua
akan diserahkan kepada klien sebagai gambaran proyek yang akan dibuat.
 No: 0001

f. Laporan Pemakaian Bahan

Laporan pemakaian bahan dibuat oleh kepala proyek pada saat akan melakukan
permintaan bahan baku tambahan. Diperlukan laporan pemakaian bahan karena akan
digunakan sebagai bukti atau dasar bagi bagian logistik internal untuk mengotorisasi
form permintaan. Permintaan bahan baku tambahan dilakukan saat bahan yang ada
diproyek tersisa 30%, dengan laporan pemakaian maka akan diketahui sisa dari bahan
yang ada diproyek.

Laporan Pemakaian Bahan

PT. Adonia
No: 0001
Nama Bahan:

g. Laporan Pembelian Bahan

Laporan Pembelian Bahan (LPBB) berfungsi sebagai rangkuman mengenai
pembelian bahan terhadap proyek yang dikerjakan dan berfungsi sebagai dasar
pembuatan laporan realisasi anggaran. Laporan Pembelian Bahan dibuat oleh bagian
logistik internal berdasarkan surat pesanan, surat jalan dan laporan penerimaan
barang.
h. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan dokumen yang digunakan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah sesuai baik dari segi jenis, merk,
satuan, mutu dan kualitas dengan surat pesanan. Laporan penerimaan barang dibuat
oleh kepala proyek untuk diberikan kepada bagian logistik internal.

0001

i. Laporan Realisasi Anggaran

Dokumen Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dibuat oleh Bagian Pajak dan
Keuangan dalam menyajikan informasi realisasi anggaran berdasarkan Rencana
Anggaran Biaya (RAB) yang sesuai dengan nomor proyek dan diserahkan ke
Direktur untuk ditanda tangani sebagai bukti persetujuan. Dokumen ini juga memiliki
fungsi untuk mengetahui adanya risiko overbudget atau realisasi anggaran yang
melebihi anggaran yang seharusnya.
 Laporan Realisasi Anggaran
PT. Adonia
Nomor Proyek: 0001

Keterangan

Tanda Tangan Direktur

Nama Direktur