BAB 8 FUNGSI MANAJEMEN : ORGANIZING

- Organizing berasal dari kata Organism artinya menciptakan struktur dengan bagian-
bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa sehingga satu sama lain saling terikat secara
keseluruhan
- Organizing merupakan penentuan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan,
pengelompokan tugas, dan pembagian kerja pada anggota organisasi
- Proses Organizing yaitu meliputi pengaturan, pengelompokan dan pengklasifikasian
tugas-tugas, serta pendelegasian wewenang individu didalam kelompok

Fungsi pengorganisasian ada

 Staffing

Staffing merupakan penempatan sumber daya manusia ke dalam setiap bagian yang ada
dalam organisasi
Dalam fungsi manajemen (POAC), staffing berada dalam fungsi Pengorganisasian
(organizing)
Pengisian jabatan merupakan bagian dari staffing

Proses Staffing meliputi beberapa tahap:

 Mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja

 Menginventarisasi tenaga kerja yang ada
 Merekrut : berhubungan dengan pengadaan calon pekerja
 Memilih/ Seleksi : penilaian dan pemelihan diantara calon-calon pekerja
 Pengenalan dan orientasi : proses yang membantu setiap individu yang terpilih
menyesuaikan diri dengan lingkungannya dengan lancar
 Melatih dan mengembangkan : proses melatih pekerja agar ahli dibidangnya dan mampu
mengerjakan tugasnya dengan benar
 Memperkerjakan
 Mengevaluasi dan memberi imbalan maupun hukuman sesuai dengan evaluasi kerja
: proses evaluasi dibutuhkan agar ada patokan untuk meningkatkan kinerja

 Pilar dalam Proses Organizing

1. Pembagian kerja atau job specialization
merupakan salah satu upaya penyederhanakan seluruh pekerjaan
Setiap orangnya akan ditugaskan untuk setiap kegiatan sederhana dan spesifik
2. Pengelompokan Pekerjaan
Setelah pekerjaan dispesifikkan, kemudian pekerjaan tersebut dikelompokkan
berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis
 Adapun beberapa pendekatan di pengelompokan pekerjaan, yaitu sebagai berikut :
 Pendekatan Fungsional : berdasarkan fungsi-fungsi tertentu
 Pendekatan Produk : berdasarkan jenis produk yang dibuat organisasi
 Pendekatan Pelanggan : berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi
sasaran pelanggan organsiasi
 Pendekatan Geografis : berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi
beroperasi
 Pendekatan Matriks : menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan
pendekatan lain, misalnya proyek tertentu, produk tertentu, pelanggan tertentu,
dsb

3. Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik
secara vertikal maupun secara horisontal
 Terdapat 2 konsep penting dalam proses penentuan Hierarcy, yaitu :
-Span of management control : terkait dengan jumlah orang atau bagian di
bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada
departemen atau bagian tertentu
-Chain of Command : Menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat
dan siapa dan bagaian mana akan melapor ke bagian mana. Chain of
command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasidari
hierarki tertinggi hingga hierarki terendah
4. Koordinasi
merupakan proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai
departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi bisa tercapai
secara efektif.Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan dalam organisasi tidak akan
terarah dan cenderung hanya membawa misi masing-masing bagian

Koordinasi dan Rentang Manajemen sangat berhubungan erat

RENTANG MANAJEMEN : jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh
seorang manajer atau atasan

 Semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-

kegiatan bawahan secara efektif.
 Jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer lebih banyak, organisasi hanya
membutuhkan sedikit manajer  lebih mudah mengkoordinasi kegiatan-kegiatan
antar departemen.
  Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “TALL”
1 Tingkatan Manajemen => 1 Manajer
 Semakin lebar rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “FLAT”
3 Tingkatan Manajemen => 9 Manajer

RUMUS :
R = n (2n-1 + n-1 )
R = Jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan

Jika ada 5 bawahan  ada 100 hubungan

BAB 10 LEADING
- Leading merupakan fungsi yang menggerakkan orang-orang agar terlaksananya tugas
yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi
- Leading sering dikenal dengan istilah Actuating, motivating, directing, commanding,
maupun influencing

Leading dalam Fungsi Menejemen

1. Planning / rencana
Menyusun rencana untuk mengarahkan kearah yang terbaik, agar terorganisir
dengan baik.
2. Organizing
Membuat sebuah struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan
sedemikian rupa sehingga satu sama lain saling terikat secara keseluruhan
3. Controlling
Untuk memastikan kinerja mencapai hasil yang terbaik
4. Leading
Usaha untuk menggerakan orang-orang agar terlaksananya tugas yang sudah
ditetapkan

Ada 4 faktor Leading

1. Human Being Factor

Faktor yang berhubungan dengan sifat alamiah, perilaku, dan kinerja seseorang
Misalnnya : Setiap manusia tidak ada yang sama, tidak ada yang sama
perasaannya, sikapnya, dll. Dan manusia seutuhnya harus mendapat perhatian
dan dihargai.
2. Leadership
3. Motivation
 4. Communication

BAB 14 CONTROLLING

Controlling merupakan proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan

Tujuan Controlling :

 Beradaptasi terhadap perubahan lingkungan

 Mengurangi resiko dan meminimalkan kegagalan
 Meminimumkan biaya pemborosan fasilitas kerja, mengawasi korupsi jam kerja dan
penggelapan uang
 Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tahap-Tahap dalam Pengawasan

1. Penetapan Standar Kinerja
Terdapat tiga bentuk standar umum:
- Standar fisik : kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, kualitas produk
- Standar moneter : ditunjukkan dalam unit uang, misalnya biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, nilai penjualan
- Standar waktu : kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan, lama pengiriman

2. Penilaian Kinerja

Penilaian kerja ini biasanya diajukan beberapa pertanyaan seperti:

How often : Berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur?
What form : Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan?
Who : Siapa yang akan terlibat?

3. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Misalnya : Standar keberhasilan 95% atau kegagalan 5%
Jumlah produk yang diproduksi = 10.000 unit
Jumlah produk defect = 300
- Maka kinerja pencapaian:
10000-300/10000 X 100% = 97%
- Artinya standar kinerja terpenuhi (diatas 95%)
 4. Mengkoreksi jika ada yang salah
Berikut ini merupakan proses mengkoreksi :
 Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan (deviasi)
 Mencari tahu penyebab terjadinya masalah untuk menentukan tindakan koreksi
 Melakukan re-evaluasi atas standar kinerja yang telah ditetapkan

Metode Controlling ada 2, yaitu sebagai berikut :

1. Metode Kualitatif
Merupakan metode pengendalian yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen
Yaitu meliputi :
 Pengamatan (control by observation)
 Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection)
 Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)
 Evaluasi pelaksanaan
 Diskusi antara manajer dan bawahan

2. Metode Kuantitatif
Merupakan metode pengendalian yang menggunakan data-data kuantitatif, seperti:
 Audit keuangan
 Analisis break-even point
 Analisis rasio
 Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti
Gantt Chart, Critical Path Method (CPM), Program Evaluation and Review
Technique (PERT)

Tipe-Tipe Pengendalian

 Feed Forward Controll

Pengendalian ini untuk mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari
standar, dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu kegiatan diselesaikan

 Concurennt Controll
Pengendalian yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
Pengendalian ini merupakan proses di mana syarat tertentu dari suatu prosedur
harus disetujui atau dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan
  Feedback Controll
Pengendalian umpan balik
Pengendalian ini dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan Penyebab penyimpangan dari suatu standar ditentukan dan
digunakan untuk kegiatan serupa di masa yang akan datang

Cara – Cara Pengendalian:

1. Secara Langsung
Pengendalian ini dilakukan oleh manejer secara langsung dengan cara:
 Inspeksi langsung
 Observasi di tempat (on the spot observation)
 Laporan di tempat (on the spot report)

2. Secara Tidak Langsung

Pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan oleh bawahan
Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka, atau statistik yang berisi gambaran atas
kemajuan yang dicapai

3. Pengenedalian Berdasarkan Pengecualian

Pengendalian yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari
hasil atau standar yang diharapkan/ditetapkan

Karakteristik Pengendalian efektif

 Akurat
 Tepat Waktu
 Obyektif dan Menyeluruh
 Terpusat pada Titik-titik Pengendalian Strategis
 Realistis Secara Ekonomis
 Bersifat sebagai Petunjuk dan Operasional
 Diterima para Anggota Organisasi