Buku Panduan Khusus Sekretaris (Autosaved) - 1

BUKU PANDUAN IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
KHUSUS SEKRETARIS KOTA PONTIANAK
|Page
BUKU PANDUAN
KHUSUS SEKRETARIS
(Umum, Bidang dan Panitia Pelaksana)
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
Penyusun : Imm. Kholid Afani
Penerbit :
Pimpinan Cabang
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Kota Pontianak
2021
|Page
“Dan hendaklah takut (kepada Allah) orang-orang yang sekiranya mereka

meninggalkan keturunan yang lemah di belakang mereka yang mereka
khawatir terhadap (kesejahteraan)nya. Oleh sebab itu, hendaklah mereka
bertakwa kepada Allah, dan hendaklah mereka berbicara dengan tutur kata
yang benar.”
(Q.S Annisa: 9)
“Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang dijalan-Nya

dalam barisan yang tersusun rapi, seakan-akan mereka merupakan bangunan
yang tersusun kokoh.”
(Q.S Ash-shaff:4)
“Sebelum membumikan gagasan, kader dan para elit IMM harus memiliki
gagasan kuat, cemerlang, berkemajuan dan mampu berdialog dengan berbagai
pihak melintas batas, sekaligus juga mampu menghadirkan pemikiran yang
berkarakter tanwir dan tajdid, mencerahkan dan membaru.”
(Prof. Dr. K.H. Haedar Nashir, M.Si)
Selaku Ketua Umum PP Muhammadiyah
“Apabila ideology adalah ruh bagi organisasi, maka administrasi ibarat darah
yang mengalir didalam tubuh organisasi.”
(DPP IMM)
i|Pag e
PENGANTAR IMM CABANG PONTIANAK
ii | P a g e
SK Pengesahan Buku Panduan Sekretaris IMM se – Kota Pontianak
iii | P a g e
DAFTAR ISI
Pengantar ii
Ketua Umum PC IMM Pontianak
SK Pengesahan Buku Panduan Khusus Sekretaris iii
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Daftar Isi iv
BAB I 1
Pendahuluan
BAB II 3
Pembahasan
BAB III 25
Format-format
iv | P a g e
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Diumur IMM yang melebihi setengah abad ini, menandakan bahwa
organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah sudah menciptakan sejarahnya.
Beberapa karya yang sudah dihasilkan menjadi bukti bahwa organisasi IMM tetap
berbuat dalam berfastabiqul khairat yang artinya berlomba dalam berbuat kebaikan.
Diumur yang lebih dari setengah abad ini, IMM terus melakukan ekspansi dalam
memperluas pimpinan-pimpinan yang menjadikan banyaknya jumlah kader IMM
diseluruh Indonesia. Berprosesnya mereka merupakan bentuk pembelajaran dalam
berorganisasi dengan disiplinnya ilmu yang didapat selama dibangku pendidikan
perguruan tinggi yang menjadikan kader IMM kaumnya para intelektual dengan
mengindahkan asas-asas keagamaan, kemahasiswaan dan kemasyarakatan serta
berbangsa maupun bernegara.
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah adalah organisasi yang bersifat
organisatoris dalam administratif dengan mengindahkan pedoman-pedoman,
AD/ART, serta aturan-aturan yang ada diinternal organisasi ikatan mahasiswa
muhammadiyah yang disahkan dalam musyawarah tertinggi. Selaras dengan ghirah
dakwah Muhammadiyah yang berkarakter‘tanwir dan tajdid’ (mencerahkan dan
membaru) maka kader IMM harus mampu melahirkan atau menelorkan gagasan-
gagasan yang dibutuhkan didalam organisasi berupa karya-karya sebagai bentuk
bukti pergerakan yang diimplementasikan dalam membumikan gagasan.
Disebuah organisasi ada jabatan yang wajib harus ada didalam struktural
sebagai dinamisator maupun fasilitator untuk organisasi yang dinamis sebagai salah
satu bentuk konkret penting dalam berorganisasi yaitu berjalannya administrasi yang
baik. Adanya posisi sekretaris sebagai fungsional untuk menjalankan serta menjaga
harmoni dalam ber-administrasi disebuah organisasi. Sekretaris memiliki peran
penting dikarenakan salah satu instrument yang wajib ada dalam dinamika
organisasi. Tugas serta fungsinya yang vital menjadikan sekretaris sebagai jatungnya
organisasi.
1|P age
Parameter pada sebuah organisasi dalam menilai baik atau buruknya dapat
dilihat dari bagaimana administrasi yang dijalankan oleh organisasi tersebut. Kaidah-
kaidah berorganisasi jelas sebagai kompas dalam menjalankan administrasi
organisasi. Sebagai bentuk pemerhati, Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah (IMM) Kota Pontianak dibawah pimpinan-pimpinan naungannya
merasa perlu adanya buku panduan ini sebagai pedoman tambahan bagi kader-kader
IMM di Pontianak khususnya dalam menjalankan roda amanah diikatan, juga
menjadikan buku ini sebagai sinkronisasi dalam hal surat-menyurat, menertibkan
pendataan dan pengarsipan serta mampu memberikan pembelajaran seputar
administrasi kepada kader-kader IMM Pontianak, sebagai bentuk semangat belajar
dalam berorganisasi.
B. TUJUAN
Buku Panduan Khusus Sekretaris ini dibuat dengan tujuan untuk mengkoordinir,
meng – sinkronisasi, menertibkan, sebagai pedoman, serta memberi pembelajaran
kepada kader – kader yang mengemban amanah disekretaris umum, bidang ataupun
panitia pelaksana yang telah di – SK – an.
C. RUANG LINGKUP
1. Sekretaris Jendral/Umum
2. Sekretaris Bidang
3. Sekretaris Panitia Pelaksana
4. Laporan-laporan
5. Surat-menyurat
6. Pendataan dan Arsip
7. Proposal Kegiatan
8. Format-format
2|P age
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
 Sekretaris
Dalam hal ini, istilah sekretaris berasal secara etimologis dari kata
Latin “secretum”, yang memiliki makna rahasia. Dalam bahasa
Perancis itu berarti secretaire, dalam bahasa Belanda itu berarti
secretares. Dan sementara memahami terminologi sekretaris adalah
orang yang harus mampu menjaga rahasia kepemimpinan atau
organisasi yang orang lain atau karyawan tidak perlu tahu.
 Administrasi
Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari Bahasa
Inggris “administration”, dengan bentuk infinitifnya to administer
yang diartikan sebagai to manage (mengelola). Administrasi juga
dapat berasal dari Bahasa Belanda “administratie”, yang memiliki
pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari kegiatan organisasi,
manajemen sumber daya.
Dalam arti sempit administrasi sering diartikan dengan kegiatan
ketatausahaan, yang pada hakikatnya merupakan pekerjaan
pengendali informasi, juga sering diartikan sebagai kegiatan yang
berkaitan dengan tulis menulis/mencatat, menggandakan,
menyimpan, atau dikenal dengan clerical work.
Dalam arti luas administrasi diartikan sebagai kerjasama yang
dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga dapat mencapai
3|P age
tujuan bersama, sebab administrasi adalah sebagai daya upaya yang

kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
 Kesekretariatan
Merupakan aktivitas yang dilakukan pada secretariat yakni
menunjukan tata kerja atau proses kerjanya secretariat.
Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa – jasa
perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
administrasi.
 Sekretaris Umum
Merupakan penanggungjawab dalam bidang administrasi,
kesekretariatan, penerangan tugas-tugas organisasi yang bersifat
umum, dan sebagai representative dari ketua umum secara fungsional
bilamana ketua umum berhalangan sementara atau berhalangan tetap.
 Sekretaris Bidang
Merupakan penanggungjawab dalam bidang yang diemban, juga
menjalankan administrasi, penerangan tugas – tugas bidang yang
bersifat khusus, dan sebagai representative dari ketua bidang secara
fungsional apabila ketua bidang berhalangan sementara atau
berhalangan tetap.
 Sekretaris Pantia
Merupakan penanggungjawab dalam hal administrasi, surat –
menyurat, penerangan hasil rapat yang bersifat kepanitiaan dan
4|P age
pelaporan pasca kegiatan. Juga sebagai representative ketua panita

secara fungsional.
B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Didalam buku panduan khusus sekretaris ini disusun dengan klaster
(pengelompokan) sekretaris umum, sekretaris bidang dan sekretaris
panitia.
1) Sekretaris Umum
a. Mendampingi Ketua Umum untuk bertindak dari dan atas nama
Ikatan serta bersama ketua Umum menandatangani surat-surat
prinsipil dan yang merupakan sikap Ikatan.
b. Bersama Ketua Umum mengkoordinir pelaksanaan tugastugas
dan kegiatan setiap bidang.
c. Memimpin para Sekretaris Bidang dalam pelaksanaan teknis
administrasi sehingga tercipta tertib administrasi dan terjaminnya
securiti Ikatan.
d. Membagi tugas para Sekretaris Bidang dalam pelaksanaan teknis
administrasi.
e. Dalam keadaan berhalangan dapat menunjuk salah seorang
sekretaris untuk melaksanakan tugas-tugas Sekretaris Umum.
f. Bertanggungjawab atas penyelenggaraan kegiatan
kesekretariatan guna menunjang kelancaran organisasi.
g. Bertanggungjawab secara penuh atas kerumahtanggaan
organisasi.
h. Sekretaris Umum adalah pengendali atas segala bahan informasi
masuk maupun keluar Pimpinan IMM dan oleh karenanya
5|P age
Sekretaris Umum bertanggungjawab atas terselenggaranya

kelancaran arus informasi ke semua jurusan.
i. Sekretaris Umum dibantu oleh Sekretaris Bidang atas
terselenggaranya rapat-rapat Pimpinan IMM, termasuk persiapan
dan penyelesaian hasil-hasil rapat.
j. Apabila Sekretaris Umum berhalangan, maka jabatan ditugaskan
kepada salah satu Sekretaris sebagai pejabat berdasarkan
musyawarah Pimpinan IMM.
2) Sekretaris Bidang
a. Bersama Ketua Bidang mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-
tugas serta menandatangani surat-surat sesuai dengan bidang
tugasnya.
b. Membantu Sekretaris Umum dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.
c. Melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan pembagian tugas
yang ditetapkan Sekteraris Umum berdasarkan kesepakatan.
d. Mewakili Sekretaris Umum jika berhalangan.
e. Bertanggungjawab kepada Sekretaris Umum dalam hal
pelaksanaan administrasi bidang sebagai contoh pembuatan surat
oleh sekretaris bidang apabila bidang tersebut ingin melakukan
rapat ataupun memberi informasi yang bersifat khusus.
f. Membuat atau mengarsip laporan pertanggungjawaban pasca
kegiatan sebagai bentuk bukti tertulis bahwa program kerja telah
direalisasikan.
g. Sekretaris Bidang bertanggungjawab bersama Ketua Bidang
dalam pelaksanaan tugas Bidangnya dan sekaligus menjadi
Sekretaris Bidang.
6|P age
3) Sekretaris Panitia
a. Mendampingi kegiatan Ketua Panitia.
b. Mengerjakan secara administratif tentang hal-hal yang harus
dicatat atau diolah secara administratif.
c. Melakukan pencatatan segala keputusan atau kebijaksanaan
yang telah ditetapkan oleh ketua hasil musyawarah/rapat
kepanitiaan.
d. Membuat laporan kegiatan sebelum dan sesudah
penyelenggaraan atau laporan pertanggungjawaban.
C. LAPORAN-LAPORAN
Laporan-laporan dibuat dengan tujuan mengetahui kinerja organisasi
dalam pelaksanaan kegiatan dengan menyerahkan berupa data – data
yang susuai dibutuhkan dalam penyampaian informasi kepada pihak
pimpinan diatasnya atau sebagai dokumentasi atau arsip untuk pimpinan
guna dapat menjadi penilaian kinerja organisasi dalam mengemban
amanah sesuai dengan administrasi yang dijalankan.
Adapun laporan-laporan yang dibuat saat pelaksanaan kegiatan adalah :
1) Tanfidz Musyawarah
Pada pelaksanaan Musyawarah yang dilaksanakan oleh Pimpinan di
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah, sebagai bentuk pengarsipan dan
pemberitahuan maka perlu kiranya Pimpinan terkait
membukukan/mencatat hasil dari musyawarah tersebut dengan
ditanfidzkan guna sebagai arah gerak yang dapat menjadi referensi
7|P age
dalam menyusun program kerja serta sebagai laporan telah

melaksanakan musyawarah kepada Pimpinan diatasnya.
a. Tanfidz adalah pernyataan berlakunya keputusan Muktamar,
Tanwir, Musyawarah, dan Rapat yang dilakukan oleh Pimpinan
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah di masing-masing tingkat.
b. Keputusan Musyawarah dan Rapat berlaku sejak ditanfidzkan oleh
Pimpinan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah di masing-masing
tingkat.
c. Tanfidz keputusan Musyawarah dan Rapat semua tingkat :
 Bersifat redaksional
 Mempertimbangkan kemaslahatan
 Tidak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga
(Format Tanfidz Dapat Di Download Pada Link Di Bawah ini)
2) Laporan Pertanggungjawaban Bidang Akhir Periodisasi

Secara umum, Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Akhir
Periodisasi merupakan laporan atau dokumen tertulis berisikan
penjelasan lengkap selama mengemban amanah dipimpinan yang
dibuat oleh setiap bidang umum (ketua, sekretaris dan bendahara) dan
bidang-bidang lainnya dalam menjabat selama satu periode.
LPJ yang sudah dibuat kemudian dibacakan saat Musyawarah
yang dilaksanakan oleh Pimpinan dengan dasar pertimbangan dari
musyawirin atau tim peninjau untuk menerima hasil laporan, maka
LPJ tersebut tak perlu direvisi dan apabila terjadi sebaliknya maka
8|P age
Pimpinan harus merevisi LPJ tersebut agar dapat diterima dan

diserahkan kepada Pimpinan diatasnya.
Prinsip Laporan Pertanggungjawaban : Tidak seperti penulisan
non fiksi atau penulisan laporan lainnya, LPJ memiliki unsur-unsur
yang harus dipenuhi. Apabila salah satu dari unsur tersebut tidak
ditemukan dalam LPJ, maka informasi yang harusnya disampaikan
tidak dapat tersampaikan dengan baik.
 Terperinci
Karena laporan pertanggungjawaban memuat informasi kegiatan
termasuk di dalamnya keberjalanan kegiatan dan penggunaan
dana, maka laporan harus ditulis secara rinci. Setiap tahapan dan
data kegiatan harus dijelaskan secara detail tanpa ada yang
terlewat. Selain itu, penggunaan dana yang meliputi sumber dana,
pendapatan dan pengeluaran juga harus ditulis secara rinci.
Dengan menuliskan LPJ secara rinci tanpa ada yang terlewat baik
itu penggunaan dana atau pelaksanaan kegiatan, maka pembaca
dapat dipahami dengan baik bagaimana kegiatan dilaksanakan.
Alhasil, evaluasi kegiatan semakin mudah untuk dilaksanakan.
 Transparan
Dalam menuliskan laporan, kerincian isi laporan bukan satu-
satunya hal yang penting, melainkan juga transparansi isi laporan.
Transparansi yang dimaksud yakni penulisan laporan harus
dilakukan apa adanya sesuai dengan jalannya kegiatan dan
pemasukan serta pengeluaran. Berdasarkan hal tersebut, dapat
disimpulkan bahwa ketika menulis laporan, penulis LPJ tidak
9|P age
diperkenankan untuk menambah atau mengurangi isi laporan.

Oleh karena itu penulisan LPJ dapat disebut baik apabila sesuai
dengan keadaan, termasuk juga dalam menuliskan laporan
penggunaan dana. Penulis LPJ bisa menuliskan berapa jumlah
uang yang masuk dan asal uang. Selain itu penulis juga sebaiknya
melampirkan kwitansi atau nota agar menjadi bukti agar lebih
terpercaya dan kredibel.
 Sistematis dan Terpadu

Penulisan LPJ tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Laporan
ini memiliki sifat sistemis dan terpadu. Artinya, LPJ harus ditulis
dengan runtut dan sesuai dengan urutan yang menjadi standar.
Tidak diperkenankan bagi penulis LPJ untuk mengurangi atau
menambah isi laporan apalagi mengganti urutannya. Selain runtut
dan sesuai urutan, penulisan LPJ juga harus terpadu. Artinya
terdapat kesinambungan antara satu bagian dan bagian yang lain.
Dengan begitu pembaca akan lebih mudah untuk mencari
informasi terkait dengan pelaksanaan kegiatan dan penggunaan
dana.
 Komprehensif
Sebuah laporan pertanggungjawaban harus bersifat komprehensif.
Maksudnya, isi dari laporan tersebut harus lengkap memuat segala
informasi dan data yang dibutuhkan dan harus diketahui oleh
pembaca. Tidak hanya itu, laporan juga harus memuat unsur
5W+1H yang menjadi standar dalam penulisan termasuk
penulisan laporan pertanggungjawaban.
10 | P a g e
3) Laporan Pertanggungjawaban Kepanitiaan Pasca Kegiatan

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Kepanitian Pasca Kegiatan
wajib dibuat ketika telah melaksanakan program kerja bidang.
Maksud dan tujuannya adalah sebagai bukti telah direalisasikannya
program kerja dan sebagai arsip atau dokumentasi untuk bahan dalam
membuat LPJ Bidang Akhir Periodesasi.
LPJ Kepanitian Pasca Kegiataan ini dapat dibuat apabila agenda
yang dilaksanakan membentuk kepanitian dan dengan konsep
pelaksanaannya menggunakan anggaran yang cukup besar, sehingga
perlu laporan yang sistematis, seperti : MASTA, DAD, Seminar,
Pelatihan dll.
Selain itu melalui LPJ dapat diketahui bagaimana tim pelaksana
bertanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan
kegiatan termasuk bagian keuangan yang meliputi pendapatan, dan
pengeluaran saat sebelum dan sesudah kegiatan.
4) Berita Acara Pasca Kegiatan

Dalam pelaporan setelah kegiatan merupakan sesuatu hal yang
wajib dilakukan, mengingat organisasi IMM merupakan organisasi
yang tertib akan administrasi dalam bergerak.
Berita Acara Pasca Kegiatan ini adalah konsep sederhana dalam
membuat laporan pasca kegiatan. Hampir mirip dengan LPJ
Kepanitian hanya saja ada penyederhanaan dalam pelaporan, yang
11 | P a g e
mana konseptual sederhana itu tidak menghilangkan informasi-

informasi penting.
Dengan sudut pandang bahwa adanya kegiatan yang bersinergi
dengan beberapa bidang atau dengan organisasi lain, sehingga perlu
dari setiap bidang membuat berita acara pasca kegiatan itu sendiri,
guna dapat menilai kinerja bidang dalam mengemban amanah, dan
dapat sebagai informasi sebab telah melaksanakan program kerja
dengan bersinergi pada pihak lain.
5) Laporan Keuangan Bendahara Panitia Pelaksana

Menjadi pemerhati bahwa laporan keuangan merupakan laporan
yang amat penting bagi sebuah organisasi. Laporan keuangan didalam
LPJ dan Berita Acara merupakan salah satu informasi penting
sehingga perlu dilampirkan dan dilaporkan sebagai penilaian kinerja
arus keluar masuknya anggaran yang direalisasikan untuk kemudian
dapat menjadi tolak ukur kedepannya dalam melaksanakan kegiatan.
6) Laporan Keuangan Panitia Pelaksana Per-Devisi

Sama halnya dengan Laporan Keuangan Bendahara Panitia
Pelaksana, Laporan Keuangan Panitia Per-Devisi ini untuk
mempermudah Bendahara Panitia dalam merekap data-data keuangan
untuk membuat LPJ Bendahara.
Maksud dan tujuannya adalah mempermudah bendahara panitia serta
sebagai bentuk tanggungjawab dari setiap devisi yang menggunakan
uang anggaran untuk pembelanjaan kebutuhan devisi atau
mempermudah kinerja devisi, yang nantinya setiap devisi membuat
laporan keuangan yang kemudian diserahkan kepada bendahara
12 | P a g e
panitia untuk direkap dan kemudian dilampirkan di LPJ Kepanitiaan

Pasca Kegiatan.
7) Laporan Hasil Rapat *(Pimpinan/Kerja/Panitia Pelaksana)

Membuat laporan merupakan kegiatan penting dalam organisasi
terlebih lagi sebagai bahan referensi / pertimbangan / dokumentasi /
menilai dalam mengambil keputusan. Begitu pula hasil rapat yang
telah diselenggarakan untuk wajib dicatat sebagai arsip organisasi dan
sebagai referensi dalam menjalankan gagasan untuk organisasi yang
dihasilkan didalam rapat tersebut.
Laporan Hasil Rapat sangat penting untuk diarsip dan dibuat,
sebagai organisasi yang mengindahkan tertib dalam administrasi maka
setiap pimpinan harus melaksanakan kegiatan ini sebagai salah satu
kegiatan wajib dilakukan pada saat rapat berlangsung.
D. SURAT-MENYURAT
Fungsi surat menyurat selain menjelaskan apa yang ia (penulis)

pikirkan dan apa yang sedang dirasa melalui perantara surat, perlu
diketahui jika surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, dan pernyataan
kepada pihak lain yang memiliki keperluan berupa kegiatan.
Maka, secara pengertian umum fungsi surat menyurat adalah

berbagi informasi, pernyataan, dan pesan yang diharapkan informasi
tersebut dapat tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh penulis
surat.
13 | P a g e
Berdasarkan pengertiannya, surat merupakan salah satu sarana

komunikasi yang menggunakan media bahasa tulisan. Dari berbagai
macam surat yang kerap digunakan bisa dikelompokkan ke dalam
beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam berkegiatan
bahasa tulisan.
1) Fungsi surat berdasarkan kelompok, sebagai berikut:
 Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat bisa memiliki fungsi sebagai penyampai
informasi. Informasi yang saya maksud bisa berupa pernyataan,
pemberitahuan, penawaran, usulan, laporan, dan lain sebagainya.
 Surat sebagai alat bukti sejarah

Surat adalah kegiatan yang berhubungan dengan bahasa tulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti sejarah. Sebagai
contohnya adalah surat-surat yang diarsipkan lama dapat dipakai
sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui
keadaan atau kegiatan suatu lembaga atau hal di masa lalu.
 Sebagai alat bukti tertulis

Surat bisa digunakan sebagai bukti tertulis dari beragam keperluan
atau urusan, sehingga kalau terjadi kekeliruan atau salah paham
surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis. Sebagai contoh, surat
sewa menyewa, surat perjanjian, surat jual beli, surat wasiat, surat
tanda lulus, dan lain sebagainya.
14 | P a g e
 Surat sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat kerap digunakan untuk pedoman atau
ketentuan dari pelaksanaan suatu pekerjaan. Surat-surat yang saya
maksud pada fungsi ini, seperti surat instruksi, surat keputusan,
surat edaran, dan lain sebagainya.
 Surat sebagai alat pengingat

Surat bisa disimpan dan diamankan, sehingga kamu bisa
menjadikan surat sebagai pengingat jikalau mendadak alpa
terhadap pesan yang tertera pada surat.
2) Fungsi Surat: Khusus dan Umum

Tidak hanya fungsi surat berdasarkan kelompok di atas, surat masih
memiliki dua fungsi, yaitu umum dan khusus.
 Fungsi surat umum

Yaitu sarana komunikasi secara tertulis atau tidak langsung yang
dibuat oleh individu ataupun lembaga guna menyampaikan
informasi atau pesan serta meminta pesan kepada lain pihak.
 Fungsi surat khusus

Yang terdiri atas dua hal, yaitu sebagai wakil atau duta dari si
pengirim (entah individu maupun institusi) untuk menyampaikan
atau menerima beragam informasi dan surat sebagai bukti hitam di
atas putih, jika di lain hari muncul masalah, lalu sebagai pedoman
15 | P a g e
kerja, sebagai alat pengingat, alat pengukur kegiatan suatu

lembaga, dan fungsi yuridis serta administratif.
3) Wewenang Sekretaris dalam mengeluarkan surat

Dalam hal ini wewenang sekretaris yang dimaksud adalah berupa
wewenang dalam mengeluarkan surat untuk keperluan sesuai
tupoksinya.
a. Sekretaris Jendral/Umum
Mengeluarkan surat – surat secara umum, untuk keperluan
organisasi, seperti :
 Surat Keputusan
Surat keputusan dikeluarkan apabila ada sebuah keputusan yang
diperlukan oleh organisasi agar memberi legalitas suatu barang
atau legitimasi kepada pimpinan dibawahnya dengan
berdasarkan dari perundang – undangan organisasi yang
mengatur. Surat Keputusan bersifat konkret, individual dan
final.
 Surat Mandat
Pada umumnya surat mandat berisi sebuah pemberitahuan atau
keterangan khusus tentang suatu prihal atau tugas tertentu. Surat
mandate pada hakikatnya sama saja dengan surat tugas, yang
menjadi pembeda adalah pada tulisan bukan substansinya.
 Surat Penghargaan/Syahadah
16 | P a g e
Syahadah merupakan surat yang dikhususkan untuk para kader

Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) yang sudah
mengikuti Darul Arqam (Dasar/Madya/Paripurna) dan telah
menyelesaikan Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL).
Syahadah dikeluarkan oleh Pimpinan diatas satu tingkat dari
Pimpinan yang melaksanakan perkaderan Darul Arqam.
 Surat Instruksi/Edaran
Surat edaran merupakan surat resmi dan dibuat dengan Bahasa
yang baku. Surat edaran biasanya bersifat umum dan bukan
rahasia. Surat edaran dibuat dengan isi dan bentuk yang sama
untuk banyak pihak. Surat edaran dibuat untuk memberikan
pemberitahuan kepada pihak – pihak yang berada di dalam
ruang lingkup tertentu.
 Surat Permohonan
Surat permohonan adalah dokumen formal yang digunakan
untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Surat ini berisi
permintaan bantuan atau izin, surat permohonan disampaikan
dengan Bahasa Formal dan resmi.
 Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan salah satu surat resmi yang penting
dalam hubungan antarinstansi. Surat ini berisi informasi bahwa
orang yang membawa surat tersebut telah diberi tugas tertentu
dan disetujui oleh pihak lain yang bertanggungjawab atas isi
surat.
17 | P a g e
 Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat tertulis untuk mengundang
orang ke acara atau kegiatan tertentu. Surat undangan biasanya
dibuat dalam jumlah banyak. Proses pembuatannya dapat
dikerjakan dengan cara distensi. Sehingga pihak yang membuat
undangan cukup menuliskan alamat orang atau pihak yang
dituju.
 DLL
b. Sekretaris Bidang
Mengeluarkan surat – surat yang diperlukan atau diperuntukan
bidang, seperti :
(Segala hal pengertian sama saja dengan diatas yang
membedakan wewenang dalam mengeluarkan surat)
 Surat Instruksi/Edaran
 Surat Pemberitahuan
 Surat Undangan
 DLL
c. Sekretaris Panitia Pelaksana

Mengeluarkan surat – surat yang diperlukan pada kepanitiaan
pelaksana, seperti :
(Segala hal pengertian sama saja dengan diatas yang
membedakan wewenang dalam mengeluarkan surat)
18 | P a g e
 Surat Pemberitahuan/Izin
 Surat Undangan
 DLL
E. NOMOR SURAT
Dalam penulisan nomor surat perlu memperhatikan pedoman

administrasi dan organisasi IMM, sebagai acuan dasar dalam
menentukan nomor dan letak posisi penomoran.
Untuk penomoran Sekretaris Umum, Sekretaris Bidang dan Sekretaris

Panitia memiliki penomoran tersendiri sesuai dengan kebutuhan dan
keperluan, maka perlu untuk mengetahui penomoran sesuai amanah yang
diemban. Dalam acuan penomoran ketiga devisi ini tetap mengarah
kepada pedoman administrasi.
Berikut contoh penomoran dari masing – masing sekretaris :
 Sekretaris Umum
Nomor : 017/A-1/XVII/2021
 017 = Nomor Urut Surat
 A-1 = Urusan dan Keperluan surat
 XVII = Kode Wilayah
 2021 = Tahun Pembuatan Surat
 Sekretaris Bidang
Nomor : 017/Bider/A-10/XVII/2021
19 | P a g e
 Bider = Bidang Kader

 A-10 = Urusan dan Keperluan Surat
 Sekretaris Panitia
Nomor : 017/Panpel-DAD/A-10/XVII/2021
 PANPEL-DAD = Panitia Pelaksana DAD
 A-10 = Urusan dan Keperluan Surat
F. PENDATAAN DAN ARSIP

Pendataan/pengarsipan adalah kegiatan melakukan pencatatan didalam
kesekretariatan guna mengetahui barang-barang milik pimpinan yang
nantinya juga mempermudah dalam pelaporan pertanggungjawaban
periodesasi. Dalam hal penertipan terbagi berbagai macam yang dapat
dikelola oleh sekretaris, yaitu berupa :
1) Sekretaris Jendral/Umum
 Surat Masuk
Mencatat setiap surat yang masuk dari organisasi internal
maupun eksternal IMM yang tertuju pada komisariat atau pimpinan
sebagai bentuk komunikasi satu arah. Maka pimpinan harus meng-
input surat yang masuk kedalam peng-arsipan surat masuk dengan
20 | P a g e
mencatat dan memperhatikan : tanggal pembuatan surat, tanggal

pengiriman surat, asal surat, prihal, isi dan tujuan surat.
 Surat Keluar
Mencatat setiap surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh
pimpinan sebagai bentuk alat komunikasi yang tertulis guna
diserahkan kepada alamat surat yang dituju. Dan dilakukan juga
peng-arsipan dalam hal pembuatan/pengeluaran surat dari
pimpinan, dengan memperhatikan : tanggal pembuatan surat,
tanggal pengiriman surat, alamat surat, prihal, isi dan tujuan surat.
 Inventaris
Adalah barang milik pimpinan sebagai sarana atau alat
membantu dalam pengoperasian kesekretariatan. Inventaris
merupakan suatu kegiatan pencatatan aset atau barang sekaligus
pengelolaan data aset yang dimiliki organisasi secara profesional
demi kelancaran operasionalnya.
 Peminjaman Inventaris
Peminjaman Inventaris yang dimaksud adalah mendata barang-
barang milik pimpinan yang dipinjam oleh pihak lain, maka harus
dibuat buku daftar peminjaman barang dengan menulis data-data
informasi si peminjam, agar mudah menjelajah apabila barang tidak
ditemukan di sekretariat/ruangan pimpinan IMM.
 Hasil Rapat Badan Pimpinan Harian
21 | P a g e
Mengarsip segala bentuk hasil rapat sebagai guna informasi

kedepannya juga sebagai mengambil keputusan nantinya. Bisa
berupa buku Rapat.
 Laporan – Laporan Pertanggungjawaban

Segala laporan pertanggungjawaban meski diarsip sebagai bukti
telah terealisasikan suatu kegiatan secara tertulis yang sistematis.
Setiap sekretaris bidang atau sekretaris panitia menyerahkan
laporan kepada sekretaris umum untuk kemudian diarsipkan.
2) Sekretaris Bidang
 Surat Masuk
Mencatat surat masuk apabila terdapat surat yang ditujukan untuk
bidang yang ada di Pimpinan, dan diarsip oleh sekretaris bidang
yang kemudian dilaporkan pada ke sekretaris umum/jendral pada
saat pelaporan pertanggungjawaban akhir periodesasi.
 Surat Keluar
Mencatat setiap surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh bidang
sebagai bentuk alat komunikasi yang tertulis guna diserahkan
kepada alamat surat yang dituju. Dan dilakukan juga peng-arsipan
dalam hal pembuatan/pengeluaran surat dari pimpinan, dengan
memperhatikan : tanggal pembuatan surat, tanggal pengiriman
surat, alamat surat, prihal, isi dan tujuan surat.
 Hasil Rapat Bidang
22 | P a g e
Mencatat dan mengarsip setiap hasil rapat yang dilakukan oleh

bidang, mau itu rapat internal bidang ataupun rapat koordinasi
bidang.
 Laporan – Laporan Pertanggungjawaban

Mencatat dan mengarsip setiap laporan pertanggungjawaban yang
direalisasikan oleh bidang, mau itu program kerja bidang ataupun
kegiatan kerjasama antar bidang, komunitas atau organisasi lain.
3) Sekretaris Panitia
 Surat Keluar
Mencatat setiap surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh sekretaris
untuk kepentingan kepanitiaan.
 Surat Masuk
Mencatat setiap surat yang masuk yang ditujukan untuk
kepanitiaan.
G. PROPOSAL
Suatu permintaan yang dibuat pasti memiliki fungsi tertentu selain

berupa permintaan itu sendiri. Begitu juga dengan proposal yang
memiliki fungsi tertentu dalam penyusunannya sebagai sebuah
permintaan izin melaksanakan sebuah kegiatan yang telah dirancang
secara sistematis. Penyusunan sebuah proposal memiliki beberapa
fungsi, di antaranya:
23 | P a g e
 Sebagai sebuah kegiatan penelitian yang berhubungan dengan sosial,

budaya, ekonomi, serta yang lainnya.
 Dapat digunakan sebagai sarana pengajuan izin mendirikan usaha

tertentu sebagai citra dari proyeksi saat seseorang akan memulai
sebuah bisnis.
 Dapat juga digunakan sebagai sebuah pengajuan tender dari macam-

macam lembaga, baik negara maupun swasta.
 Dapat digunakan sebagai izin pengadaan acara-acara berupa seminar,

pelatihan, acara perayaan tertentu, perlombaan, serta acara yang
lainnya.
 Dapa juga digunakan untuk mengirim dana ke sebuah lembaga untuk

mendapatkan dukungan sebuah acara.
Tujuan Proposal
Selain memiliki banyak fungsi, pengajuan sebuah proposal juga

mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai pembuatnya. Tujuan yang
ingin dicapai dari pembuatan sebuah proposal antara lain:
 Sebagai sarana untuk mendapatkan bantuan dana
 Sebagai sarana untuk memperoleh dukungan
 Sebagai sarana untuk mendapatkan izin
 Sebagai sarana untuk memperoleh sponsor
24 | P a g e
BAB III
FORMAT
A. FORMAT-FORMAT
 (FORMAT) BERITA ACARA RAPAT
25 | P a g e
 (FORMAT) BERITA ACARA KEGIATAN
(1) (2)
26 | P a g e
 (FORMAT) LAPORAN PEMINJAMAN INVENTARIS
 (FORMAT) PENDATAAN INVENTARIS
27 | P a g e
 (FORMAT) LPJ BENDAHARA PANITIA
(1) (2)
28 | P a g e
 (FORMAT) LPJ PANITIA PELAKSANA
(1) (2)
(3) (4)
29 | P a g e
 (FORMAT) SURAT PANITIA PELAKSANA
(1)
(2)
30 | P a g e
 (FORMAT) SURAT SEKRETARIS BIDANG
(1)
(2)
31 | P a g e
 (FORMAT) PROPOSAL KEGIATAN
(1) (2)
(3) (4)
32 | P a g e
 (FORMAT) TANFIDZ MUSYAWARAH
(1) (2)
33 | P a g e
 (FORMAT) KWITANSI IMM PONTIANAK
34 | P a g e
B. TAUTAN FORMAT
Tautan format ini bisa diakses untuk mendownload format-format diatas

dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Berikut adalah tautan format :
 Berita Acara Rapat

https://docs.google.com/document/d/1c_7aCPHdzmzGK0l5bH8RBpoOq
SSZPL0i/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=true
&sd=true
 Berita Acara Kegiatan

https://docs.google.com/document/d/1xeoGxfYl8tnt0bBo7YSwXnJwbhw
aQhti/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=true&sd
=true
 Laporan Peminjaman Inventaris

https://docs.google.com/document/d/1wXPURWP8XbQLaPw4YLih0Kp
gP5pKXuyn/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=t
rue&sd=true
 Pendataan Inventaris
https://docs.google.com/document/d/1yllDVrX4FFAJ2hhXjedJmCs2FXj
OQiHW/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=true
&sd=true
35 | P a g e
 LPJ Bendahara Panitia

https://docs.google.com/document/d/1k-
HerY60m1iZR48G2evsWtEzzUU2MGSA/edit?usp=sharing&ouid=1144
96411054424993330&rtpof=true&sd=true
 LPJ Panitia Pelaksana

https://docs.google.com/document/d/1HFsKYZttjyuE-YEU-
AqnwNyasXyuqn6t/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&
rtpof=true&sd=true
 Surat Sekretaris Bidang

https://docs.google.com/document/d/1jv1vfgzW9FhnCuCDYvw7dTk-
fd58Ga_b/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=true
&sd=true
 Surat Panitia Pelaksana

https://docs.google.com/document/d/1MDTPQ0BXbbRX52QPNqZKwTl
G1v1yjiEl/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=tru
e&sd=true
 Proposal Kegiatan
https://docs.google.com/document/d/1gexHsL0Nxit_0rci18XBMwTRnc
CakKWP/edit?usp=sharing&rtpof=true&sd=true
 Tanfidz Musyawarah
36 | P a g e
https://docs.google.com/document/d/1gexHsL0Nxit_0rci18XBMwTRnc
CakKWP/edit?usp=sharing&rtpof=true&sd=true
 Kwitansi IMM Pontianak

https://docs.google.com/document/d/1SX3xspZhqDHtUk10G0zMLZMZ
s0XX5ooG/edit?usp=sharing&ouid=114496411054424993330&rtpof=tr
ue&sd=true
37 | P a g e

Buku Panduan Khusus Sekretaris (Autosaved) - 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan Khusus Sekretaris (Autosaved) - 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU PANDUAN IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

KHUSUS SEKRETARIS KOTA PONTIANAK

(Umum, Bidang dan Panitia Pelaksana)

IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

Penyusun : Imm. Kholid Afani

Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

“Dan hendaklah takut (kepada Allah) orang-orang yang sekiranya mereka

“Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang dijalan-Nya

PENGANTAR IMM CABANG PONTIANAK

SK Pengesahan Buku Panduan Sekretaris IMM se – Kota Pontianak

tujuan bersama, sebab administrasi adalah sebagai daya upaya yang

pelaporan pasca kegiatan. Juga sebagai representative ketua panita

B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Sekretaris Umum bertanggungjawab atas terselenggaranya

dalam menyusun program kerja serta sebagai laporan telah

(Format Tanfidz Dapat Di Download Pada Link Di Bawah ini)

2) Laporan Pertanggungjawaban Bidang Akhir Periodisasi

Pimpinan harus merevisi LPJ tersebut agar dapat diterima dan

diperkenankan untuk menambah atau mengurangi isi laporan.

 Sistematis dan Terpadu

3) Laporan Pertanggungjawaban Kepanitiaan Pasca Kegiatan

4) Berita Acara Pasca Kegiatan

mana konseptual sederhana itu tidak menghilangkan informasi-

5) Laporan Keuangan Bendahara Panitia Pelaksana

6) Laporan Keuangan Panitia Pelaksana Per-Devisi

panitia untuk direkap dan kemudian dilampirkan di LPJ Kepanitiaan

7) Laporan Hasil Rapat *(Pimpinan/Kerja/Panitia Pelaksana)

Fungsi surat menyurat selain menjelaskan apa yang ia (penulis)

Maka, secara pengertian umum fungsi surat menyurat adalah

Berdasarkan pengertiannya, surat merupakan salah satu sarana

1) Fungsi surat berdasarkan kelompok, sebagai berikut:

 Sebagai alat komunikasi

 Surat sebagai alat bukti sejarah

 Sebagai alat bukti tertulis

 Surat sebagai pedoman pelaksanaan kerja

 Surat sebagai alat pengingat

2) Fungsi Surat: Khusus dan Umum

 Fungsi surat umum

 Fungsi surat khusus

kerja, sebagai alat pengingat, alat pengukur kegiatan suatu

3) Wewenang Sekretaris dalam mengeluarkan surat

Syahadah merupakan surat yang dikhususkan untuk para kader

c. Sekretaris Panitia Pelaksana

Dalam penulisan nomor surat perlu memperhatikan pedoman

Untuk penomoran Sekretaris Umum, Sekretaris Bidang dan Sekretaris

Berikut contoh penomoran dari masing – masing sekretaris :

 Bider = Bidang Kader

F. PENDATAAN DAN ARSIP

mencatat dan memperhatikan : tanggal pembuatan surat, tanggal

 Hasil Rapat Badan Pimpinan Harian

Mengarsip segala bentuk hasil rapat sebagai guna informasi

 Laporan – Laporan Pertanggungjawaban

 Hasil Rapat Bidang

Mencatat dan mengarsip setiap hasil rapat yang dilakukan oleh

 Laporan – Laporan Pertanggungjawaban

Suatu permintaan yang dibuat pasti memiliki fungsi tertentu selain

 Sebagai sebuah kegiatan penelitian yang berhubungan dengan sosial,

 Dapat digunakan sebagai sarana pengajuan izin mendirikan usaha

 Dapat juga digunakan sebagai sebuah pengajuan tender dari macam-

 Dapat digunakan sebagai izin pengadaan acara-acara berupa seminar,

 Dapa juga digunakan untuk mengirim dana ke sebuah lembaga untuk

Selain memiliki banyak fungsi, pengajuan sebuah proposal juga

 Sebagai sarana untuk mendapatkan bantuan dana