JOB DESCRIPTION BIRO BADAN PENGURUS SUB UNIT KEGIATAN

MAHASISWA PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN UNIVERSITAS

CENDERAWASIH
1. Biro Acara
a. Menyusun jadwal ibadah.
b. Bersama – sama pengurus Sub menentukan Petugas, tema dan sub tema ibadah di
tingkat fakultas.
c. Memberikan latihan kepada petugas ibadah (minimal 3X).
d. Mengkoordinir setiap kegiatan ibadah persekutuan di tingkat fakultas.
2. Biro Humas Dan Warta
a. Menyusun jadwal kegiatan.
b. Mempublikasikan setiap kegiatan di Sub melalui pamflet dan selebaran serta
media informasi lainnya.
c. Menata dan mendekorasi ruangan Ibadah.
d. Menjalin komunikasi dengan organisasi intern kampus fakultas yang
bersangkutan.
e. Mengkoordinir kegiatan sosial – masyarakat di fakultas.
3. Biro Doa
a. Mencari informasi dan mendata pokok doa.
b. Mencatat pokok doa minimal 2 hari sebelum kegiatan doa berlangsung.
c. Menyusun jadwal doa tiga bulan sekali.
d. Mengkoordinir setiap kegiatan doa di Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan
Mahasiswa Kristen.
4. Biro Pemerhati
a. Menyusun jadwal kunjungan kasih tingkat fakultas.
b. Mengadakan ibadah kunjungan kasih dosen, karyawan/karyawati dan mahasiswa
di Fakultas.
c. Menyiapkan kartu ucapan Ulang Tahun dan Wisuda.
d. Mengkoordinir kegiatan kunjungan.
e. Mengumpulkan biodata pengurus dan anggota Sub Unit Kegiatan Mahasiswa
Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.
5. Biro Penginjilan dan Pembinaan
a. Menyediakan kartu penginjilan pribadi.
b. Mendata Pemimpin Kelompok Kecil dan Anggota Kelompok Kecil di Sub.
c. Melaksanakan kegiatan pembinaan di Sub.
d. Menyediakan buku kontrol penginjilan dan pembinaan di tingkat Fakultas.
e. Mengkoordinir kegiatan penginjilan pengurus.
6. Biro Pendanaan
a. Menyusun jadwal pencarian dana.
 b. Membuat kartu iuran wajib dan mengingatkan Pengurus Sub Unit Kegiatan
Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih untuk
melunasi iuran wajib.
c. Mengkoordinir setiap pencarian dana untuk mendukung pelayanan di Sub Unit
Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.

2. PROGRAM KERJA TINGKAT FAKULTAS

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KETUA SUB UNIT KEGIATAN
MAHASISWA PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN SUB
FAKULTAS……………………UNIVERSITAS CENDERAWASIH PERIODE
2019-2020

A. BIRO ACARA
a) Nama Program : Ibadah Persekutuan
Kegiatan : Ibadah
Sasaran : Civitas akademika fakultas
Metode : 1. Khotbah
2. Praise and worship
3. Seminar
Pelaksana : Biro Acara
Teknis Pelaksanaan : Minggu II dan IV
) Waktu pelaksanaan : Maret – Juni 2020 (untuk semester genap)
Dana operasional September – November 2020 (untuk semester ganjil)
: Disesuaikan

B. BIRO HUMAS DAN WARTA

a) Nama Program : Publikasi Kegiatan Pelayanan
Kegiatan : Pendistribusian selebaran, pamflet, dan media informasi lainnya
Civitas akademika fakultas
Sasaran : Mempublikasikan kegiatan pelayanan Sub Unit Kegiatan
Tujuan : Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen kepada civitas
akademika fakultas
Biro Humas dan Warta
Pelaksana : Desember 2019 – November 2020
Waktu pelaksanaan : Disesuaikan
Dana operasional :
Nama Program Aksi Peduli

b) Kegiatan : Pembersihan lingkungan kampus

Sasaran : Lingkungan fakultas
Tujuan : Menumbuhkan nilai kepedulian terhadap lingkungan kampus

: Biro Humas dan Warta

Pelaksana Maret – November 2020
Waktu pelaksanaan Disesuaikan
Dana operasional
:

)
:
:
C. BIRO DOA
a) Nama Program : Persekutuan Doa
Kegiatan : Persekutuan doa sore setiap hari rabu
Sasaran : Pengurus Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan
Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih dan Mahasiswa/I
Kristen
Tujuan : 1. Mahasiswa bertekun dalam Doa
2. Agar ada relasi yang baik dengan Tuhan
3. Mahasiswa sadar dan percaya bahwa doa adalah nafas dan
) gaya hidup orang percaya
4. Mendoakan pelayanan dan pemulihan kampus dan mitra
Biro Doa
Pelaksana : Desember 2019 – November 2020
Waktu pelaksanaan : 1. Biasa
Metode : 2. 4P
3. 5M
4. Sharing
5. Bapa Kami
6. Berdasarkan Firman Tuhan

Dana operasional Disesuaikan

:
D. BIRO PEMERHATI
a) Nama Program : Kunjungan Kasih
Kegiatan : 1. Kunjungan Ulang Tahun
2. Kunjungan Wisuda
3. Kunjungan Orang Sakit
4. Kunjungan Sidi
5. Kunjungan Duka
6. Kunjungan Dosen
7. Kunjungan Alumni
) 8. Kunjungan Mitra
Sasaran : Pengurus dan anggota Sub Unit Kegiatan Mahasiswa
Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih,
civitas akademika fakultas, senior dan mitra
Mempererat tali persaudaraan
Tujuan : Biro Pemerhati
Pelaksana : Desember 2016 – November 2017
Waktu pelaksanaan :
Dana operasional Disesuaikan
:

E. BIRO PI DAN PEMBINAAN

a) Nama Program : Penguatan Kapasitas
Kegiatan : Pembekalan format doa dan Bimbingan Lanjutan Dasar (BLD)
 Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas
Sasaran : Cenderawasih dan anggota aktif
Membekali pengurus sebagai pelayan yang dapat membina
Tujuan : orang lain dengan iman kepada Yesus Kristus
Biro PI dan Pembinaan
Januari – November 2017
Pelaksana : Jadwal diatur Biro PI dan Pembinaan
Waktu pelaksanaan : Disesuaikan
Teknis pelaksanaan :
Dana operasional : Bina Rohani
Moment Sub
Nama Program : Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih
b)
Kegiatan : 1. Mahasiswa mengenal dan menerima Tuhan Yesus sebagai
Sasaran : Tuhan dan Juruselamat Pribadi
Tujuan : 2. Mempersiapkan Mahasiswa Kristen untuk bertumbuh dalam
Tuhan dan terpanggil untuk melayani di kampus.
Biro PI dan Pembinaan
September – Oktober 2017
Disesuaikan
Pelaksana :
Waktu pelaksanaan : PI Massal dan PI Pribadi
Dana operasional : PI Massal dan PI Pribadi
Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih
Nama Program : Memenangkan jiwa bagi kristus
c)
Kegiatan : Biro PI dan Pembinaan
Sasaran : Januari – Oktober 2017
Tujuan : Disesuaikan
Pelaksana :
Waktu pelaksanaan :
)
Dana operasional :

F. BIRO PENDANAAN
a) Nama Program : Pengadaan Keuangan
Kegiatan : 1. Bazar
2. Komitmen Iman
3. Aksi Pita
4. Aksi 5 Menit
5. Usaha dana lainnya
Sasaran : Pengurus dan anggota Persekutuan Mahasiswa Kristen
Universitas Cenderawasih dan Mitra
) Tujuan : Memperoleh dana untuk menunjang pelayanan
Pelaksana : Biro Pendanaan
Waktu pelaksanaan : Januari – November 2020
Dana operasional : Disesuaikan
 FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KETUA UMUM
I. PENDAHULUAN
II. PELAKSANA PROGRAM
1. Tingkat Universitas
a. Program
b. Kendala
c. Rekomendasi
2. Tingkat Sub
a. Program
b. Kendala
c. Rekomendasi
III. PENUTUP

RANCANGAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

SUB UNIT KEGIATAN MAHASISWA PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN

UNIVERSITAS CENDERAWASIH PERIODE 2019-2020

A. Surat Menyurat
1. Surat masuk harus diketahui oleh Ketua Sub dan Sekretaris Sub Unit Kegiatan
Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.
2. Surat masuk harus dicatat pada buku surat masuk (nomor surat, perihal, tujuan,
surat, tanggal surat).
3. Setelah dicatat kemudian diserahkan atau dilanjutkan kepada tujuan surat
tersebut.
 4. Surat keluar yang sifatnya formal harus di tanda-tangani oleh Ketua Sub Unit
Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen dan Sekretaris Sub Unit
Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen dengan mengetahui
Ketua Umum Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen
Universitas Cenderawasih.
5. Surat keluar yang sifatnya intern hanya ditanda-tangani oleh Ketua Sub dan
Sekretaris Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen.
6. Surat masuk tertentu dari instansi lain harus mengetahui Ketua Umum (c.q)
7. Surat-surat yang diadakan oleh Pengurus Sub Unit Kegiatan Mahasiswa
Persekutuan Mahasiswa Kristen adalah sebagai berikut:
a. Surat Keputusan
b. Surat Permohonan
c. Surat Mandat
d. Surat Ucapan Terima kasih
e. Surat Rekomendasi
f. Surat Tugas
g. Surat Pernyataan
h. Surat Undangan
i. Surat Pengumuman

B. Jenis dan Kode Nomor surat

1. Surat Keluar
a. Kode surat
1) Kode A.1.1 Badan Pengurus Sub
2) Kode A.2.2 Kepanitiaan
3) Kode A.3.3 Lingkungan Uncen di Luar Badan Pengurus
4) Kode A.4.4 Di Luar Lingkungan Uncen dan Badan Pengurus

b. Jenis Surat
U= Surat Keputusan

R= Surat Rekomendasi

Y= Surat Pernyataan

T= Surat Tugas

M= Surat Mandat

B= Surat Pemberitahuan

H= Surat Permohonan

E= Surat Pengumuman
 D= Surat Undangan

K= Surat Ucapan Terima Kasih

2. Surat Masuk
Dimasukan dalam file surat sesuai jenis surat.
C. Inventaris dan Mekanisme Peminjaman
1. Setiap Inventaris yang akan dipinjamkan harus ada surat masuk.
2. Surat masuk paling lambat tiga hari sebelum kegiatan.
3. Sekretaris Sub mendata setiap inventaris yang akan dipinjamkan dalam buku
peminjaman.
4. Setiap Inventaris yang dipinjamkan dan dikembalikan harus mengetahui
Sekretaris Sub.
5. Setiap Inventaris Sub disimpan oleh Badan Pengurus Sub.
6. Sekretaris Sub harus mendata semua Inventaris Sub Unit Kegiatan Mahasiswa
Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.
7. Setiap Inventaris yang dipinjam, jika rusak atau hilang menjadi tanggung jawab
peminjam.
D. Pengarsipan
1. Arsip-arsip yang tertera dan setiap materi yang dianggap penting serta
memerlukan pendataan yang baik, seperti :
a. Arsip surat menyurat
b. Arsip Surat Keputusan
c. Materi rumusan Musyawarah Organisasi Mahasiswa dan Sidang Pleno
d. Laporan Kepanitiaan
e. Materi hasil kegiatan
f. Album Kegiatan
2. Arsip Sub disimpan Sekretaris Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan
Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.
3. Mekanisme pengarsipan diatur menurut abjad atau urutan periode
kepengurusan atau waktu kegiatan.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEKRETARIS

UNIT KEGIATAN MAHASISWA PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN
SUB FAKULTAS …………………………………..
UNIVERSITAS CENDERAWASIH
PERIODE 2019-2020

I. Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Allah Bapa di Surga atas anugerah-Nya sehingga saya dapat
melaporakan tugas saya selaku Sekretaris Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa
Kristen Sub Fakultas ………………………….Universitas Cenderawasih dengan baik, walaupun
dalam melaksanakan tugas saya ada banyak kekurangan untuk itu saya meminta masukan dan
saran dari saudara/I agar kedepan lebih baik lagi.
 II. Surat Menyurat
A. Surat Masuk
1. Surat Bernomor
a) Undangan : … Surat
b) Permohonan : …. Surat
c) Pemberitahuan : …. Surat
d) Dst.
2. Surat Tidak bernomor
a) Undangan : ..... Surat
b) Permohonan : …. Surat
c) Pemberitahuan : …. Surat
d) Dst.
Total Surat Masuk : ... Surat

B. Surat Keluar
1. Surat Undangan : Surat
2. Surat Ucapan Terima Kasih : Surat
3. Surat Pemberitahuan : Surat
4. Surat Permohonan : Surat
5. Surat Mandat : Surat
6. Dst.
Total Surat Keluar : Surat

3. Lampiran Surat Menyurat

A. Surat Masuk

SURAT BERNOMOR
No Nomor Surat Perihal Surat Asal Surat Tujuan Surat Tanggal Tanggal
Terima kegiatan

SURAT TAK BERNOMOR

N Perihal Surat Asal Surat Tujuan Tanggal Terima Tanggal
o Surat Kegiatan
PEMUDA BAPTIS UKM-PMK 06 -10-2019 10-10-2019
SHEKINAH PADANG SUB FISIP
BULAN UNCEN

a. Surat Keluar
Lampira Perihal Tanggal
No Nomor Surat Tujuan Surat Jenis Surat
n Surat Surat
Undangan
A.1.1.01/D/UKM-
Rapat Satu Sdri. Maria C. 24-03-2019 Undangan
1 PMK/SUB -
Tahu Asaribab Rapat
FISIP/UC/JPR/III/2019
Pelayana
III. Inventaris Sub
A. Inventaris Tak Habis Terpakai
1. Inventaris Umum dan Kelengkapan Kerja

No Nama Barang Jumlah Keterangan

1 Buku Sekretaris Sub 1 buah baik
2 1 buah baik

2. Aksesoris

No Nama Barang Jumlah Keterangan

NHILL NHIL NHILL

3. Peralatan Konsumsi

No Nama Barang Jumlah Keterangan

NHIL NHIL NHIL

B. Habis Terpakai
No Nama Barang Jumlah Keterangan
1 Amplop coklat 1 dos ada
2 Kertas A4 1/2 rim Ada
3 isi hekter kecil 1 dos ada
4 Isi hekter besar 2 dos ada
5 Tinta data print warna 1 buah ada

FORMAT LAPORAN SEKRETARIS UMUM

IV. PENDAHULUAN
V. PELAKSANA PROGRAM
Tingkat Sub

d. Program
e. Kendala
f. Rekomendasi
PENUTUP

I. MEKANISME KEUANGAN BADAN PENGURUS SUB UNIT KEGIATAN

MAHASISWA PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN UNIVERSITAS
CENDERAWASIH
A. PENDAHULUAN
1. Untuk membiayai pelaksanaan kegiatan dan memperlancar pelayanan di Sub Unit
Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih
maka perlu adanya biaya yang cukup.
2. Dengan demikian adanya aturan khusus yang mengatur tentang mekanisme
keuangan Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen
Universitas Cenderawasih.

B. SUMBER-SUMBER KEUANGAN
1. Persembahan Ibadah
2. Pemberian Kasih
3. Iuran wajib Badan Pengurus Sub Unit Kegiatan Mahasiswa P ersekutuan
Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih sebesar Rp 5.000,-/bulan
4. Pengucapan Syukur
5. Usaha dana lainnya

C. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN

Untuk membiayai program dalam melaksanakan pelayanan di Sub Unit Kegiatan
Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih, maka
prosedurnya adalah sebagai berikut :
1. Persembahan Ibadah di tingkat Sub hanya ditangani oleh biro pendaan kemudian
diserahkan ke Bendahara Sub.
2. Iuran wajib Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen
Universitas Cenderawasih diserahkan kepada Bendahara Sub melalui biro
pendanaan sebesar Rp 5.000,-/bulan
3. Pengucapan Syukur langsung diterima oleh Bendahara Sub.
4. Hasil usaha dana lainnya diserahkan kepada Bendahara Sub melalui biro
pendanaan.
5. Setiap Pengeluaran Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa
Kristen Universitas Cenderawasih harus sepengetahuan Ketua Sub kecuali
pembiayaan program kerja badan pengurus dalam keadaan mendesak.
6. Permohonan pengeluaran keuangan untuk pembiayaan, selanjutnya
dipertimbangkan oleh Badan Pengurus (Ketua Sub, Sekretaris Sub, dan Bendahara
Sub).
7. Diakonia diberikan kepada pengurus dan anggota yang membutuhkan dimana
terlebih dahulu dipertimbangkan oleh Ketua Sub dan Sekretaris Sub.
8. Bendahara Sub akan memberi dana operasional yang jumlahnya sesuai dengan
keputusan Musyawarah Organisasi Mahasiswa XXVIII atau disesuaikan dengan
keadaan dana untuk membiayai kegiatan-kegiatan Program Kerja di Sub Unit
Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.

D. KETENTUAN-KETENTUAN TAMBAHAN
 1. Laporan Pertanggungjawaban keuangan harus diserahkan sebelum kegiatan
Musyawarah Organisasi Mahasiswa Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan
Mahasiswa Kristen Universitas Cenderawasih.
2. Laporan Keuangan disesuaikan dengan rancangan atau format laporan Bendahara
Umum Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas
Cenderawasih.
3. Bendahara Sub wajib melaporkan laporan keuangan dua kali perbulan dalam
bentuk tulisan. Untuk penerimaan, pengeluaran saldo secara lisan dilaporkan olah
Ketua Sub setiap doa sore Badan Pengurus Sub Unit Kegiatan Mahasiswa
Persekutuan Mahasiswa Kristen Universitas.
4. Badan Pengurus Sub Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa Kristen
Universitas Cenderawasih memberikan Iuran wajib kepada Badan Pengurus
Tingkat Universitas sebesar Rp,10.000,-/bulan.
RANCANGAN LAPORAN KEUANGAN

I. PENDAHULUAN
II. LAPORAN
A. Jurnal Umum

N Hari/Tangg Penerimaa Pengeluara

Uraian Saldo
o al n n

Jumlah

B. Pembiayaan Program Unit Kegiatan Mahasiswa Persekutuan Mahasiswa

Kristen Universitas Cenderawasih
1. Penerimaan
a. Persembahan Ibadah

No Hari/Tanggal Sumber Penerimaan Jumlah

Jumlah

Keterangan :
a. Persembahan Ibadah f. Celengan Keiklasan
b. Pemberian Kasih g. Bantuan Dana Universitas
c. Iuran Wajib h. Aksi 5 menit
d. Pengucapan Syukur i. Usaha dana lainya
e. Perpuluhan

2. Pengeluaran
a. Badan Pengurus
 No Hari/Tanggal Uraian Jumlah

Jumlah
Keterangan :
f. Bidang Doa

a. Badan Pengurus g. Bidang Pemerhati

b. Bidang Acara h. Bidang Warta

c. Bidang Humas i. Bidang Pendanaan

d. Bidang Penginjilan
e. Bidang Pembinaan

C. Diakonia

N Hari/Tangg Penerimaa Pengeluara

Uraian Saldo
o al n n

Jumlah

D. Laporan Keuangan Perbulanan

N Hari/Tangg Penerimaa Pengeluara

Uraian Saldo
o al n n

Jumlah
Keterangan:

Desember Juni
Januari Juli
Ferbuari Agustus
Maret September
April Oktober
Mei November

E. Rekapitulasi Keuangan
N
o Bulan Penerimaan Pengeluaran Saldo

FORMAT LAPORAN BENDAHARA UMUM

III. PENUTUP
A. Ucapan terima kasih
B. Saran dan masukkan untuk bendahara selanjutnya
C. Ucapan permohonan maaf