A.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
B. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
1)      Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu
kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha
kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2)      Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan
seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar
tercapai.
3)      Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.
4)      Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus
masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
5)      Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerjasama.
6)      Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar,
mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh
perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7)      Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8)      Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan
sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar
tempat usaha/perusahaan.
C. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1.      Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
3.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5.      Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
6.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga
segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
D. Fungsi Administrasi Perkantoran
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi
rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih
jelasnya simak uraian berikut.
1.      Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
2.      Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3.      Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
4.      Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar  pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.
5.      Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
E. Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi
layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif &
memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :
1.      Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor
2.      Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan
3.      Pengadministrasian seluruh kegiatan
4.      Menginventarisasi peralatan kantor.
F. Sasaran Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran
(0ffice work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1.      Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,
pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor
keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2.      Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem telepon
antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.
3.      Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat,
pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat
kerjasama dan disiplin.
4.      Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang
dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari
perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5.      Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain
perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan
mesin baru.
6.      Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir,
perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.
7.      Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil kerja
tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8.      Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat- menyurat,
pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan,
jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.
9.      Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran
pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan
pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu
(Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip,
diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya
dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori
administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang
teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.

A. Kesimpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi
tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya.
Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu
berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.