SOP Pengiriman Naskah Berita Surat Biasa Melalui Email Sanapati

PELAKSANA MUTU BAKU

KEGIATAN KETERANGAN
NO
PENGADMINISTR OPERATOR
PEMOHON KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
ASI UMUM TRANSMISI SANDI
Mengajukan surat yang akan
dikirim ke Bidang Persandian
Surat yang akan
1 untuk pengiriman surat melalui Surat yang akan dikirim 5 Menit
dikirim
email sanapati

Memeriksa apakah surat sudah

Surat yang akan
sesuai dengan format dan jumlah surat yang akan dikirim,
2 5 Menit dikirim, tanda
rangkap yang telah ditentukan tanda terima
terima
Bidang Persandian
Mengagendakan surat tersebut di Surat yang akan dikirim,
Surat yang akan
3 buku agenda berita keluar buku agenda berita 5 Menit
dikirim
keluar
Memberikan nomor pada surat
Surat yang akan
yang akan dikirim kemudian
dikirim yang sudah
4 meneruskannya kepada Operator Surat yang akan dikirim 5 Menit
diberi nomor dan
Transmisi Sandi
stempel
Memindai (scan) menjadi file (soft Surat yang telah
copy) dan mengirim surat dikirim dalam
Surat yang sudah diberi
tersebut sesuai alamat tujuan bentuk file, surat
nomor, stempel,
5 menggunakan email sanapati seta 15 Menit asli pada lembar
laptop/komputer,
mencatat waktu pengiriman di belakang dicatat
scanner, jaringan internet
lembar belakang surat asli dan waktu pengiriman
paraf dan paraf
Mengembalikan surat asli yang Surat asli yang
Surat asli pada lembar
telah dikirim kepada sudah dicatat
belakang dicatat waktu
6 Pengadministrasi Umum untuk 5 Menit waktu pengiriman
pengiriman dan paraf,
diarsipkan dan paraf pada
buku
lembar belakang
7 Surat asli, bukti 5 Menit Surat telah
Mengarsipkan surat yang sudah pengiriman diarsipkan
dikirim atau mengembalikan
kepada pemohon