PP-MKT-

PT.WARGA UTAMA PRIMA Nomor

WUPM-04
MANDIRI
Revisi 00
BerlakuTangga 01 November
PROSEDUR PELELANGAN l 2019
Halaman 1dari5

Catatan Pemeriksaan & Pengesahan Dokumen

DisiapkanOleh : DiperiksaOleh : DisetujuiOleh :

Marketing MR Direktur
Tgl: 01 November 2019 Tgl: 01 November 2019 Tgl: 01 November 2019

Catatan Revisi
Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal

CATATAN:
1. Dokumen Asli dari prosedur ini dipelihara oleh Document Controller.
2. Salinan dari dokumen asli, bila akan digunakan sebagai referensi kerja harus mendapat
pengesahan dari Document Controller.

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 PP-MKT-
PT.WARGA UTAMA PRIMA Nomor
WUPM-04
MANDIRI
Revisi 00
BerlakuTangga 01 November
PROSEDUR PELELANGAN l 2019
Halaman 2dari5

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses keikutsertaan pelelangan yang
dilaksanakan di PT. WARGA UTAMA PRIMA MANDIRI sudah dilakukan dengan benar sesuai
ketentuan yang ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup mulai dari menerima informasi lelang sampai dengan proses pelelangan
selesai.

3. DEFINISI
Tender (Pelelangan) adalah merupakan suatu proses pengajuan penawaran yang
dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan dilapangan sesuai dengan dokumen
tender (lelang).

4. REFERENSI
1. ISO 9001 : 2015

5. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Prosedur keikutsertaan pelelangan ini dilakukan sesuai dengan ketentuan dan prosedur
yang berlaku serta dapat dipertanggungjawabkan.

6. PROSEDUR KERJA DAN TANGGUNG JAWAB

6.1. Pengguna Jasa (user)
6.1.1 Mengumumkan informasi mengenai proses pelelangan melalui media cetak,
elektronik ataupun langsung.

6.2 Marketing
6.2.1 Team Marketing memilih judul (jenis kegiatan) lelang yang akan diikuti dalam
proses pelelangan dan memastikan secara legal PT. WARGA UTAMA PRIMA
-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 PP-MKT-
PT.WARGA UTAMA PRIMA Nomor
WUPM-04
MANDIRI
Revisi 00
BerlakuTangga 01 November
PROSEDUR PELELANGAN l 2019
Halaman 3dari5

MANDIRI masuk kelompok penyedia barang/ jasa lelang yang akan diikuti maka
melakukan pengambilan dokumen lelang berupa RKS & TOR dengan menyer-
takan Surat Kuasa pengambilan dokumen lelang.
6.2.2 Apabila secara legal PT. WARGA UTAMA PRIMA MANDIRI tidak masuk dalam
kelompok / katagori penyedia barang / jasa lelang yang akan diikuti maka
keikutsertaan dalam proses lelang tidak dilanjutkan.

6.3 Marketing
6.3.1 Team marketing dengan Bagian terkait membahas persyaratan lelang yang
harus dipersiapkan sesuai RKS dan TOR.
6.3.2 Apabila mampu memenuhi dokumen persyaratan lelang sesuai RKS & TOR yang
diminta user (pengguna jasa) maka akan mengikuti kegiatan Aanwijing dan
meminta Berita Acara Aanwijing.

6.4 Admin
6.4.1 Menyiapkan dokumen antara lain Surat Pernyataan Minat, Pakta Integritas,
Pernyataan Jaminan Kualitas, Pernyataan Jaminan Mutu, Pernyataan Material
dalam Kondisi Baik, Pernyataan Barang 100% Baru, Surat Pernyataan Jaminan
Purna Jual, dan dokumen legal perusahaan yang disyaratkan dalam dokumen
lelang (RKS)
6.4.2 Memastikan kesesuaian dokumen legal yang disiapkan dengan persyaratan
dokumen lelang (RKS).
6.4.3 Menyampaikan ke bagian finance agar menyiapkan dokumen asuransi dan
jaminan dukungan dari bank apabila disyaratkan dalam dokumen tender (RKS).

6.5 GA & HRD

6.5.1 GA & HRD melakukan pengecekan dokumen legal yang disiapkan admin untuk
memastikan kesesuaian dengan persyaratan lelang (RKS), dan selanjutnya
mengembalikan ke Bagian Admin apabila dokumen legal sudah sesuai.

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 PP-MKT-
PT.WARGA UTAMA PRIMA Nomor
WUPM-04
MANDIRI
Revisi 00
BerlakuTangga 01 November
PROSEDUR PELELANGAN l 2019
Halaman 4dari5

6.6 Finance
6.6.1 Menyiapkan dokumen asuransi dan jaminan penawaran dari pihak Bank terkait
kegiatan proyek yang sedang di lelang.
6.6.2 Menyerahkan dokumen asuransi dan jaminan penawaran dari pihak Bank ke
bagian admin.

6.7 Admin
6.7.1 Mendokumentasikan dan menyimpan copy semua dokumen legal yang disiapkan
sebelum diserahkan ke Bagian Marketing.
6.7.2 Menyerahkan semua dokumen legal sesuai persyaratan lelang (RKS) ke Bagian
Marketing.

6.8 Marketing
6.8.1 Apabila kegiatan lelang adalah pengadaan barang maka bagian Marketing
menyiapkan Penawaran Harga dan Surat Dukungan.
6.8.2 Melakukan penyusunan dokumen teknis dan dokumen harga yang akan
ditawarkan ke pihak user (pengguna jasa).
6.8.3 Menggabungkan semua dokumen persyaratan lelang (Jaminan/Asuransi, Pro-
posal Biaya, Proposal Teknis dan Proposal Administrasi ).
6.8.4 Melakukan review dokumen penawaran yang disusun untuk memastikan
kesesuaian dengan RKS.
6.8.5 Apabila tidak terjadi perubahan maka menyerahkan dokumen penawaran ke
BOD untuk persetujuan.

6.9 Board of Director

6.9.1 Board of Director melakukan approval dan tanda tangan pada surat penawaran.
6.9.2 Apabila ada koreksi dari BOD maka Marketing akan merevisi kembali penyusunan
dokumen teknis dan dokumen harga.

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 PP-MKT-
PT.WARGA UTAMA PRIMA Nomor
WUPM-04
MANDIRI
Revisi 00
BerlakuTangga 01 November
PROSEDUR PELELANGAN l 2019
Halaman 5dari5

6.10Marketing
6.10.1 Mengcopy dan menjilid dokumen serta memberikan sampul pada dokumen pe-
nawaran sebelum dikirimkan ke user (pengguna jasa).
6.10.2 Menyerahkan dokumen penawaran ke user (pengguna jasa) dan copy dokumen
penawaran ke admin project untuk arsip.
6.10.3 Mengikuti kegiatan pembukaaan dokumen penawaran yang akan disampaian
oleh pihak user (pengguna jasa).
6.10.4 Meminta berita acara pembukaan dokumen dari pihak user (pengguna jasa).

6.11. Admin
6.11.1. Menyimpan salinan (copy) dokumen persyaratan lelang beserta dokumen
pendukungnya untuk di dokumentasi.

7. DOKUMEN TERKAIT
7.1. Surat Kuasa
7.2. Surat Pernyataan Minat
7.3. Pakta Integritas
7.4. Surat Pernyataan Jaminan Kualitas (Garansi)
7.5. Surat Pernyataan Jaminan Mutu
7.6. Surat Pernyataan Material Dalam Kondisi Baik
7.7. Surat Pernyataan Barang 100% Baru
7.8. Surat Pernyataan Jaminan Purna Jual
7.9. Permohonan Jaminan Penawaran
7.10. Penawaran Harga
7.11. Surat Dukungan
7.12. Checklist Dokumen Tender

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-