Sistem Basis Data

Dengan Ms. Access

(dilengkapi dengan referensi perintah SQL)

Oleh :

Budhi Kristianto
budhik@yahoo.com
www.dosenti.or.id

Dipublikasikan dan didedikasikan

untuk perkembangan pendidikan di Indonesia melalui

MateriKuliah.Com

Lisensi Pemakaian Artikel:

Seluruh artikel di MateriKuliah.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk
tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut Penulis. Hak
Atas Kekayaan Intelektual setiap artikel di MateriKuliah.Com adalah milik Penulis masing-masing, dan
mereka bersedia membagikan karya mereka semata-mata untuk perkembangan pendidikan di Indonesia.
MateriKuliah.Com sangat berterima kasih untuk setiap artikel yang sudah Penulis kirimkan.
 BASIS DATA DENGAN MICROSOFT ACCESS

Mengenal Database

Database (basis data) adalah kumpulan data-data yang tersimpan dalam berbagai table.

Data (record) adalah informasi terkecil yang tersimpan di dalam tabel. Berikut struktur
sebuah database :

database

table

field

record

Secara tertulis, hierarki sebuah database adalah sebagai berikut :

 Sebuah database memuat satu atau beberapa table.

 Sebuah table terdiri atas satu atau beberapa field.
 Sebuah field memuat satu atau beberapa record.
 Sebuah record terdiri atas satu atau beberapa karakter atau angka atau simbol.

Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access adalah aplikasi database yang dibuat oleh Microsoft untuk menunjang
kebutuhan perkantoran akan sebuah aplikasi database yang relatif sederhana.

Pada kesempatan ini anda akan belajar tentang :

 Table.
 Query.
 Form.
 Report.
 Macro.
 Switchboard.
 SQL Command.
 Designing Advanced Form (Latihan).

2
Untuk membuka Ms Access, anda dapat melakukannya dengan cara menekan tombol
start, kemudian pilih program, pilih Microsoft Office, dan pilih Microsoft Access.

Setelah terbuka, anda akan dihadapkan pada kotak dialog untuk membuka file lama atau
membuat database baru.

Pilihlah blank access database, supaya anda dapat mempelajari Ms Access dari awal.
Selanjutnya anda akan diminta memilih nama database yang akan anda buat, dan
disimpan dalam format standart Access yaitu .mdb.

1. TABLE

Table adalah sebuah lokasi informasi yang terstruktur, yang terdiri dari baris (rows) dan
kolom (column). Saat membicarakan table dalam database, kita tidak bisa lepas dari
field, record, dan tipe data.

Mengenal Field, Record, dan Tipe Data

Untuk mengenal lebih jauh tentang field, record, dan tipe data, perhatikan gambar berikut
ini :

Nama Dosen Mata Kuliah field

Budhi Kristianto Web Programming
Felix David Bahasa C
record Teguh Wahyono Etika Profesi

3
 Julius Bahasa Inggris Dasar

Secara harafiah, Field dapat dikatakan sebagai judul dari kolom dalam sebuat table.
Record adalah data yang ada di dalam sebuah field. Sedangkan tipe data adalah jenis-
jenis data yang dikenal dalam sistem database dan pemrograman komputer.

Tipe data yang dikenal oleh Access adalah :

 Text, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe
data ini memiliki panjang 255 karakter.
 Memo, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka.
Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter.
 Number, adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis.
Tipe data ini memiliki panjang 1, 2, 4, atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit
binary).
 Date/Time, adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Tipe data ini
memiliki panjang 8 byte.
 Currency, adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4
angka di belakang koma (desimal). Tipe data ini mampu terlibat dalam
perhitungan sampai 15 digit di depan koma, dan 4 digit di belakang koma.
Panjangnya 8 byte.
 AutoNumber, adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment
(penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). Defaultnya adalah 1.
Panjangnya 4 byte.
 Yes/No, adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no, true/false, atau on/off.
Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte).
 OLE Object, adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object, seperti file
Ms Word, spreadheet milik Ms Excel, grafik, gambar, dan sebagainya. Ukurannya
tak terbatas, tergantung dari kapasitas hardisk.
 Hyperlink, adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah object atau situs web.
Panjangnya 2048 karakter.

Sebenarnya ada beberapa tipe data standart yang sangat familiar dalam bidang komputasi
database, namun memiliki nama yang berbeda dari yang dikenal Access. Namun
demikian, Access juga dapat mengenali tipe data standart tersebut.

Tipe data yang dimaksud adalah :

 Char (karakter).
 String (kumpulan karakter).
 Integer (angka).
 Long Integer (angka).
 Dan sebagainya.

Berikut ini tabel penyebutan tipe data yang berbeda, tetapi memiliki maksud yang sama :

Ms Access SQL Query Visual Basic ADO Engine Ms SQL Engine

- Binary - adBinary Binary, VarBinary
Yes/no Yes/no Boolean adBoolean Boolean, Bit,
Logical, Logical1,
YesNo
Number (fieldsize Byte Byte adUnsigned- Byte, Integer1
= byte) TinyInt
Long Integer Long adInteger Counter,
AutoNumber AutoIncrement

4
(FieldSize=Long
Integer)
Currency Currency Currency adCurrency Currency, Money
Date/time Date/Time Date adDate DateTime, Date,
Time,
TimeStamp
Number Double Double adDouble Double, Float,
(FieldSize= Float8,
Double) IEEEDouble,
Number,
Numeric
AutoNumber/ Replication ID - adGUID GUID
GUID(FieldSize=
Replication ID)
Number Long Integer Long adInteger Long, Int,
(FieldSize= Integer, Integer4
Long Integer)
OLE Object OLE Object String adLongVarBinary LongBinary,
General, OLE
Object
Memo Memo String adLongVarW- LongText,
Char LongChar,
Memo, Note
Number Single Single adSingle Single, Float4,
(FieldSize= IEEESingle, Real
Single)
Number Integer Integer adSmallInt Short, Integer2,
(FieldSize= SmallInt
Integer)
Text Text String adVarWChar Text,
AlphaNumeric,
Char, Character,
String, VarChar
Hyperlink Memo String adLongVarW- LongText,
Char LongChar,
Memo, Note
- Value Variant adVariant Value

Membuat table di Access

Untuk membuat tabel di Access, perhatikan langkah-langkah berikut ini :

 Buka file .mdb yang telah anda buat. Maka otomatis Access akan membuka kotak
dialog seperti di bawah ini :

5
 Pastikan pada bagian objects telah terpilih “tables”. Kemudian klik 2X ”Create
table in Design view”.
 Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :

Perhatikan, anda akan diminta untuk mengisi nama field (field name) dan
menentukan tipe data untuk field tersebut. Pada bagian field size, anda dapat
mengatur berapa ukuran maksimal record yang anda izinkan untuk diisikan di
field tersebut. Defaultnya adalah 50 karakter.
 Selanjutnya anda harus menambahkan PrimaryKey pada tabel anda.
PrimaryKey adalah field yang berisikan record yang unik (tidak ada yang sama
persis dalam satu tabel), yang menjadikannya kunci untuk mengidentifikasikan
record-record yang ada di dalam tabel tersebut. Untuk membuat sebuah field
menjadi PrimaryKey, anda dapat melakukannya dengan meng-klik kanan pada
field yang anda inginkan. Sebuah field yang menjadi PrimaryKey terlihat dari
adanya tanda kunci pada field tersebut. Sebuah tabel dapat memiliki beberapa
field yang menjadi PrimaryKey dari tabel tersebut.

 Jika anda ingin menambahkan atau menghapus field yang telah anda buat, maka
anda dapat melakukannya dengan klik kanan pada field yang anda maksudkan,
kemudian pilih insert rows (untuk menyisipkan field baru) atau delete rows
(untuk menghapus field).

6
 Kemudian simpan dan beri nama tabel anda, misalnya tabel “dosen”, maka pada
layar anda akan tampak tabel dosen yang baru saja anda buat.

 Sebagai latihan, dengan cara yang sama, silakan anda buat tabel bernama
“mahasiswa” dengan field NamaMahasiswa, Angkatan, dan
KodeMataKuliah.

 Untuk mengisi tabel yang sudah anda buat, anda klik 2X pada tabel yang
bersangkutan.

7
  Untuk mengedit kembali tabel yang anda buat, klik kanan pada tabel yang ingin
anda edit, kemudian pilih design view.

2. QUERY

Query adalah fasilitas standart yang diberikan oleh setiap aplikasi database, yang
digunakan untuk menampilkan data-data tertentu dari satu atau beberapa tabel untuk
keperluan laporan atau untuk diolah lagi dalam operasi matematika.

Dalam Access disediakan query dalam bentuk wizard. Artinya kita dituntun langkah demi
langkah secara viasual untuk membuat sebuah query yang kita inginkan.

Dalam aplikasi database lain, query ini dibuat dalam bentuk text. Aturan query ini baku,
yang dikenal dengan nama SQL (Structured Query Language). SQL ini akan
diterangkan lebih lanjut di bagian selanjutnya.

Langkah-langkah yang harus anda lakukan dalam membuat sebuah query di Access
adalah sebagai berikut :

8
 Klik Query pada bagian objects. Kemudian klik 2X pada Create query in
Design view.

 Selanjutnya anda diminta untuk memilih tabel mana saja yang ingin anda ambil
datanya melalui query. Setelah anda pilih tabelnya, anda klik tombol Add, maka
tabel yang anda pilih akan nampak pada kotak query.

 Setelah memilih tabel, anda dapat memilih field-field mana saja yang ingin anda
tampilkan data-datanya. Tidak semua field harus anda pilih. Anda dapat memilih
beberapa field saja sesuai kebutuhan anda.

 Setelah anda memilih field mana saja yang ingin anda tampilkan, anda juga dapat
memilih apakah record yang ada ditampilkan secara urut berdasarkan abjad dari
awal ke akhir (ascending), atau dari akhir ke awal (descending), atau tidak disortir
sama sekali.
 Kemudian simpanlah query anda dan beri nama. Sebagai contoh, anda dapat
memberi nama query1. Hasilnya, pada bagian object Queries akan muncul
Query1.

9
  Untuk melihat hasil query yang sudah anda buat, klik 2X nama query yang sudah
anda buat tadi. Hasilnya seperti gambar di bawah ini. Perhatikan, bahwa hasil
query menampilkan data-data dari field-field yang anda pilih saja (tidak semua
field ditampilkan), dan disortir sesuai urutan dari awal ke akhir (ascending).

Sebenarnya query ada beberapa jenis, yaitu query untuk menampilkan record (seperti
yang sudah anda praktekkan), query untuk menambah record (append data), query untuk
merubah record (update data), dan query untuk menghapus record (delete data). Untuk
query menambah, merubah, dan menghapus record dapat lebih anda pahami setelah anda
belajar SQL Language.

3. FORM

Fasilitas form yang disediakan oleh Access adalah untuk mempresentasikan database
anda agar tampil lebih profesional dan familiar bagi orang awam yang tidak menguasai
tabel dan database.

Untuk memulai membuat form, anda dapat meng-klik form pada bagian objects,
kemudian pilih create form by using wizard. Jika sudah mengenal SQL Command,
anda dapat membuat form dengan menggunakan design view.

10
 Klik 2X bagian create form by using wizard, selanjtnya akan muncul kotak dialog
seperti berikut ini :

 Pastikan anda memilih tabel yang ingin anda oleh datanya. Setelah memilih tabel,
akan muncul field-field yang ada dalam tabel itu. Anda dapat memilih semua field
untuk diolah datanya, atau hanya field-field tertentu saja. Field yang anda pilih
akan pindah ke kotak bagian kanan. Selanjutnya tekan tombol next.

 Langkah berikutnya anda akan diminta untuk memilih bentuk tampilan dari form
anda, apakah berbentuk columnar, tabular, datasheet, atau justified.

11
 Berikutnya anda diminta untuk memilih style dari form anda. Access
menyediakan cukup banyak style standart yang bisa mewakili kepentingan
presentasi anda. Anda pilih salah satu, dan contoh hasilnya akan ditampilkan di
kotak sebelah kiri.

 Terakhir, anda akan diminta untuk memberi nama form anda. Setelah itu anda
klik tombol finish. Setelah form anda selesai, pada bagian objects akan nampak
form baru yang baru saja anda buat.

 Untuk menjalankan form yang anda buat, klik 2X nama form yang ada di bagian
objects. Hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini :

12
4. REPORT

Access menyediakan fasilitas reporting untuk mempermudah anda membuat laporan yang
standart.

Untuk menjalankannya, pastikan anda membuka reports pada bagian objects.

 Klik 2X bagian create report by using wizard. Selanjutnya akan muncul kotak
dialog untuk memilih tabel mana yang akan anda olah datanya. Setelah memilih
tabel, anda juga diminta untuk memilih field mana saja yang akan ambil datanya.
Field yang anda pilih akan pindah ke kotak sebelah kanan.

 Selanjutnya akan muncul kotak dialog yang akan memberikan pilihan kepada
anda bagian mana saja yang akan digroup, dan bagian mana yang akan
diprioritaskan.

13
 Kemudian anda dapat mengatur bagian per bagian, termasuk pengaturan
urutannya, ascending atau descending.

 Kemudian anda mengatur layout laporan, apakah berbentuk columnar, tabular,

atau justified. Anda juga dapat mengatur orientasi kertas yang anda gunakan,
apakah portrait (tegak) atau landscape (melintang).

 Selanjutnya anda dapat memilih style untuk laporan anda. Ada 6 style yang
disediakan oleh Access untuk anda, yaitu style bold, casual, compact, corporate,
formal, dan soft gray. Anda dapat memilih style yang cocok dengan anda.

14
 Kemudian beri nama report anda.

 Setelah selesai, maka report yang sudah anda buat akan muncul di bagian objects.

 Jika anda jalankan dengan meng-klik 2X pada nama report, maka akan muncul
hasil seperti gambar di bawah ini :

15
5. MACRO

Macro adalah fasilitas yang disediakan Access untuk membuat beberapa perintah berjalan
secara otomatis sesuai dengan yang anda inginkan.

Macro merupakan fasilitas standart yang disediakan pada semua aplikasi yang tergabung
dalam Microsoft Office, seperti Word, Excel, Power Point, Outlook, dan Publisher.

Untuk membuka macro, pastikan anda membuka macros pada bagian objects.

 Tekan new di bagian atas kotak dialog objects.

 Kemudian pilih action yang telah disediakan oleh macro. Misalnya action
OpenReport. Pada bagian comment, anda dapat menuliskan keterangan untuk
anda sendiri sebagai catatan. Di bagian report name, anda pilih nama report yang
akan anda buka dengan action OpenReport.

 Simpan dan beri nama macro yang anda buat. Selanjutnya, jika anda jalankan
macro anda, maka Access akan secara otomatis membuka report yang dimaksud
dan mencetaknya melalui printer.

16
6. SWITCHBOARD

Switchboard adalah sebuah form sederhana yang disediakan oleh Access untuk
membantu anda mengelola data-data anda. Switchboard ini harus anda buat terlebih
dahulu untuk dapat dimunculkan. Untuk itu Access telah menyediakan wizard yang
sederhana yang dapat membantu anda membuat switchboard ini.

Untuk membuat switchboard, anda harus membuka SwitchBoard Manager. Caranya

adalah klik tools, pilih database utilities, pilih SwitchBoard Manager.

 Kemudian Access akan membuatkan sebuah switchboard secara otomatis untuk

anda. Anda hanya perlu memberikan parameter-parameter, dan seting terhadap
tampilan switchboard tersebut.
 Pada switchboard manager, klik edit.

 Ganti switchboard name dengan nama yang anda inginkan. Kemudian klik new
untuk menambahkan action pada switchboard anda.

17
 Kemudian isi bagian text dengan judul yang anda inginkan, misalnya Daftar
Dosen. Pada bagian command, pilih action yang ingin dilakukan oleh
switchboard, misalnya open form in edit mode. Selanjutnya pilih form yang akan
dibuka sesuai command yang anda pilih.

 Setelah selesai, pada kotak dialog akan muncul item yang sudah anda buat.

 Selanjutnya klik tombol close untuk menutup switchboard manager. Kalau anda
masuk ke bagian table, maka di situ akan muncul table baru dengan nama
Switchboard Items. Table ini secara otomatis dibuat oleh Access saat anda
membuat switchboard.

 Kemudian kalau anda masuk ke bagian form, maka akan muncul form baru yang
bernama switchboard. Ini adalah form yang anda buat dengan bantuan
switchboard manager.

18
 Klik 2X form switchboard, maka akan muncul switchboard yang telah anda buat.
Coba anda klik 2 item yang ada.

 Jika anda klik item Daftar Dosen, maka akan muncul form DosenForm sesuai
command yang anda setting.

 Begitu juga jika anda klik item Daftar Mahasiswa, maka akan muncul form
MahasiswaForm sesuai command yang telah anda setting sebelumnya.

19
7. SQL COMMAND

SQL singkatan dari Structured Query Language. SQL adalah bahasa komputer yang
standart untuk mengakses dan memanipulasi database. Seluruh aplikasi database yang
beredar di pasaran, baik yang gratis maupun yang berlisensi, mengadopsi bahasa SQL
untuk mengolah databasenya.

Beberapa SQL command atau perintah SQL yang harus diketahui adalah :

 CREATE DATABASE, untuk membuat sebuah database.

 DROP DATABASE, untuk menghapus sebuah database.
 CREATE TABLE, untuk membuat sebuah table.
 ALTER TABLE, untuk memodifikasi sebuah table.
 DROP TABLE, untuk menghapus sebuah table.
 SELECT, untuk menampilkan data dari database.
 UPDATE, untuk memodifikasi data dari database.
 INSERT INTO, untuk menambah data di database.
 DELETE, untuk menghapus data dari database.

Sedangkan perintah SQL untuk tingkat lanjut ada cukup banyak. Command tingkat lanjut
ini berguna untuk mengolah data dengan cara yang lebih rumit dan kompleks.

CREATE DATABASE COMMAND

Sebelum bekerja dengan database, anda harus membuat dulu sebuah database yang akan
menjadi obyek pekerjaan anda.

Syntaxnya :

CREATE DATABASE database_name

Setelah membuat database dengan command seperti di atas, tidak secara otomatis
database anda berisi tabel-tabel. Database anda dalam keadaan kosong. Anda harus
membuat tabel-tabel seperti yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

DROP DATABASE COMMAND

Jika anda ingin menghapus sebuah database, gunakan perintah berikut ini :

DROP DATABASE database_name

Jika anda menggunakan perintah di atas, maka seluruh database dan tabel yang ada di
dalamnya akan terhapus.

Catatan : untuk Access, anda tidak diperbolehkan menggunakan perintah DROP

DATABASE. Jika anda menggunakan perintah ini, aplikasi anda akan kacau. Jika anda
ingin menghapus database dari Access, anda bisa menghapus file mdb yang telah dibuat
oleh Access.

20
CREATE TABLE COMMAND

Selanjutnya anda dapat membuat table dengan perintah berikut :

CREATE TABLE table_name

(
column_name1 data_type,
column_name2 data_type,
.......
)

Contohnya :

CREATE TABLE Person 

(
LastName varchar,
FirstName varchar,
Address varchar,
Age int
)

Anda juga bisa membatasi ukuran masing-masing field utnuk menghasilkan file database
yang lebih kecil :

CREATE TABLE Person 

(
LastName varchar(30),
FirstName varchar,
Address varchar,
Age int(3) 
)

Untuk tipe datanya, anda dapat melihat lagi di bagian pertama materi kuliah ini.

ALTER TABLE COMMAND

Perintah ALTER TABLE dapat anda gunakan jika anda ingin memodifikasi struktur table
yang anda buat. Artinya, jika anda ingin menambahkan sebuah atau beberapa field baru
dalam tabel yang sudah anda buat, atau anda ingin menghapus satu atau beberapa field
yang sudah anda buat, anda dapat menggunakan perintah ini.

Syntaxnya :

Untuk menambah field baru :

ALTER TABLE table_name

ADD column_name datatype (size)

Untuk menghapus field yang sudah ada :

ALTER TABLE table_name

DROP COLUMN column_name

DROP TABLE COMMAND

Untuk menghapus sebuah table, perintahnya seperti berikut ini :

DROP TABLE table_name

Catatan : Perlu diingat, bahwa jika anda menghapus sebuah table, maka seluruh data
yang ada di dalamnya akan ikut terhapus.

21
SELECT COMMAND

Untuk menampilkan data dari sebuah database, anda dapat menggunakan perintah
SELECT. Bentuk baku dari perintah ini adalah :

SELECT column_name_1, column_name_2, dst

FROM table_name

Jika anda ingin menampilkan semua data dalam sebuah table tanpa memilih salah satu
field, maka anda dapat menggunakan perintah berikut :

SELECT * FROM table_name

SELECT DISTINCT STATEMENT

SELECT DISTINCT Statement digunakan untuk menampilkan data dari satu atau
beberapa field (column) dari sebuah tabel. Namun perbedaan antara SELECT dengan
SELECT DISTINCT terletak pada hasilnya.

Perhatikan contoh table ORDERS berikut ini :

Company OrderNumber
Sega 3412
W3Schools 2312
Trio 4678
W3Schools 6798

Jika anda menggunakan perintah SELECT seperti ini :

SELECT Company FROM Orders

maka hasil yang didapat akan seperti ini :

Company
Sega
W3Schools
Trio
W3Schools

Tapi jika anda menggunakan perintah SELECT DISTINCT seperti ini :

SELECT DISTINCT Company FROM Orders

Maka hasilnya akan seperti ini :

Company
Sega
W3Schools
Trio

22
Perhatikan bahwa dengan perintah SELECT, data “W3Schools” akan ditampilkan 2 kali
sesuai data yang ada, sedangkan dengan perintah SELECT DISTINCT, maka data
“W3Schools” hanya ditampilkan 1 kali. Jadi perintah SELECT DISTINCT tidak akan
menghasilkan data yang identik atau kembar.

WHERE CLAUSE

Anda juga dapat menambahkan sebuah kondisi pada perintah SELECT untuk
menampilkan data yang lebih spesifik.

Syntax baku dari perintah WHERE adalah :

SELECT column FROM table

WHERE column operator value

di mana operator yang dimaksud adalah :

Operator Description
= Equal
<> atau != Not equal
> Greater than
< Less than
>= Greater than or equal
<= Less than or equal
BETWEEN Between an inclusive range

LIKE
Search for a pattern

Perhatikan table PERSONS di bawah ini :

LastName FirstName Address City Year

Hansen Ola Timoteivn 10 Sandnes 1951
Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes 1978
Svendson Stale Kaivn 18 Sandnes 1980
Pettersen Kari Storgt 20 Stavanger 1960

Jika anda menggunakan perintah SELECT dengan atribut WHERE seperti berikut ini :

SELECT * FROM Persons WHERE City='Sandnes'

Maka hasilnya akan ditampilkan seperti ini :

LastName FirstName Address City Year

Hansen Ola Timoteivn 10 Sandnes 1951
Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes 1978
Svendson Stale Kaivn 18 Sandnes 1980

Perhatikan, bahwa yang ditampilkan adalah data yang berasal dari kota “Sandnes” sesuai
dengan kondisi yang diberikan pada perintah di atas. Perhatikan untuk tulisan tanda petik
(“) yang digunakan, berikut ini penulisan yang benar:

Untuk nilai berupa text :

Syntax yang benar :

23
SELECT * FROM Persons WHERE FirstName='Tove'

Syntax yang salah :

SELECT * FROM Persons WHERE FirstName=Tove

Untuk nilai berupa angka :

Syntax yang benar :

SELECT * FROM Persons WHERE Year>1965

Syntax yang salah :

SELECT * FROM Persons WHERE Year>'1965'

LIKE CLAUSE

Statemen LIKE dapat anda tambahkan pada perintah SELECT untuk memberikan suatu
kondisi yang menyerupai sesuatu.

Syntax bakunya adalah :

SELECT column FROM table_name

WHERE column LIKE conditions

Dalam perintah ini, digunakan tanda “%” untuk menunjukkan sesuatu yang belum
diketahui.

Perhatikan contoh berikut ini :

SELECT * FROM Persons

WHERE FirstName LIKE 'O%'

Perintah di atas ini akan menampilkan semua data yang FirstName-nya berawalan dengan
huruf “O”.

SELECT * FROM Persons

WHERE FirstName LIKE '%a'

Sedangkan contoh di atas akan menghasilkan semua data yang FirstName-nya berakhiran
dengan huruf “a”.

SELECT * FROM Persons

WHERE FirstName LIKE '%la%'

Sedangkan perintah di atas ini akan menghasilkan semua data yang FirstName-nya
memiliki huruf “la” di tengahnya.

ORDER BY STATEMENT

Statement ORDER BY digunakan untuk mengurutkan tampilan data berdasarkan satu

atau beberapa field secara urut dari awal ke akhir (ascending) atau dari akhir ke awal
(descending).

Syntaxnya adalah sebagai berikut :

SELECT column_1, column_2, dst FROM table_name

ORDER BY column_1, column_2, dst ASC/DESC

24
Atau anda juga dapat menggabungkannya dengan clause yang lain, seperti WHERE dan
LIKE seperti berikut ini :

SELECT column_1, column_2, dst FROM table

WHERE column_2 LIKE conditions ORDER BY column_1 ASC

Perhatikan contoh table ORDERS berikut ini :

Company OrderNumber
Sega 3412
ABC Shop 5678
W3Schools 2312
W3Schools 6798

Misalnya anda punya perintah seperti ini :

SELECT Company, OrderNumber FROM Orders

ORDER BY Company

Maka hasilnya akan seperti ini :

Company OrderNumber
ABC Shop  5678
Sega 3412
W3Schools 6798
W3Schools 2312

Perhatikan, bahwa jika anda tidak memberikan tanda ASC atau DESC, maka hasilnya
akan ditampilkan secara ASC (urut dari awal ke akhir, atau dari kecil ke besar).

Anda juga dapat menggabungkan beberapa kondisi sekaligus. Perhatikan contoh berikut
ini :

SELECT Company, OrderNumber FROM Orders

ORDER BY Company DESC, OrderNumber ASC

Hasilnya akan seperti ini :

Company OrderNumber
W3Schools 2312
W3Schools 6798
Sega 3412
ABC Shop 5678

Perhatikan bahwa hasilnya menunjukkan bahwa di field company akan urut secara
descending, dan di field ordernumber akan urut secara ascending.

AND dan OR STATEMENT

Statement AND atau OR dapat digunakan untuk menggabungkan 2 kondisi yang berbeda
untuk dijalankan dalam perintah WHERE.

Perhatikan contoh table PERSONS berikut ini :

LastName FirstName Address City

25
Hansen Ola Timoteivn 10 Sandnes
Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes
Svendson Stephen Kaivn 18 Sandnes

Misalnya anda mempunyai perintah seperti ini :

SELECT * FROM Persons

WHERE FirstName='Tove'
AND LastName='Svendson'

Maka hasilnya akan seperti ini :

LastName FirstName Address City

Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes

Atau anda punya contoh perintah seperti ini :

SELECT * FROM Persons

WHERE firstname='Tove'
OR lastname='Svendson'

Maka hasil yang akan ditampilkan adalah seperti ini :

LastName FirstName Address City

Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes
Svendson Stephen Kaivn 18 Sandnes

Anda juga dapat menggabungkan statement AND dan OR secara bersamaan, misalnya :

SELECT * FROM Persons WHERE

(FirstName='Tove' OR FirstName='Stephen')
AND LastName='Svendson'

Maka hasilnya akan seperti ini :

LastName FirstName Address City

Svendson Tove Borgvn 23 Sandnes
Svendson Stephen Kaivn 18 Sandnes

UPDATE COMMAND

Perintah UPDATE digunakan untuk memodifikasi data (record) yang ada dalam sebuah
table.

Syntaxnya :

UPDATE table_name
SET column_name = new_value
WHERE column_name = old_value

Perhatikan contoh table PERSONS berikut ini :

26
LastName FirstName Address City
Nilsen Fred Kirkegt 56 Stavanger
Rasmussen Ani Storgt 67  

Misalnya anda punya perintah seperti ini :

UPDATE Person SET FirstName = 'Nina'

WHERE LastName = 'Rasmussen'

Maka hasilnya adalah seperti ini :

LastName FirstName Address City

Nilsen Fred Kirkegt 56 Stavanger
Rasmussen Nina Storgt 67  

Perhatikan bahwa record yang sebelumnya adalah “Ani” berubah menjadi “Nina” setelah
perintah dijalankan.

INSERT INTO COMMAND

Perintah INSERT INTO digunakan untuk menambahkan data baru pada sebuah table,
bukan untuk memodifikasi data dalam salah satu field saja.

Syntaxnya :

INSERT INTO table_name (column1, column2, dst)

VALUES (column1_value, column2_value, dst)

Perhatikan table PERSONS di bawah ini :

LastName FirstName Address City

Pettersen Kari Storgt 20 Stavanger

Untuk menambahkan data yang baru, anda dapat menggunakan perintah INSERT INTO.
Berikut contohnya :

INSERT INTO Persons (LastName, FirstName, Address, City)

VALUES ('Hetland', 'Camilla', 'Hagabakka 24', 'Sandnes')

Atau perintah seperti ini :

INSERT INTO Persons 

VALUES ('Hetland', 'Camilla', 'Hagabakka 24', 'Sandnes')

Perhatikan bahwa karena isi field berupa text, maka value yang ada diberi tanda petik (‘
‘) yang menandakan text atau string. Hasilnya adalah sebagai berikut :

LastName FirstName Address City

Pettersen Kari Storgt 20 Stavanger
Hetland Camilla Hagabakka 24 Sandnes

Anda juga dapat menambahkan data pada field tertentu saja, namun tetap membuat baris
yang baru (bukan mengganti data yang lama).

27
Perhatikan table PERSONS berikut ini :

LastName FirstName Address City

Pettersen Kari Storgt 20 Stavanger
Hetland Camilla Hagabakka 24 Sandnes

Misalnya anda punya perintah seperti ini :

INSERT INTO Persons (LastName, Address)

VALUES ('Rasmussen', 'Storgt 67')

Maka hasilnya adalah :

LastName FirstName Address City

Pettersen Kari Storgt 20 Stavanger
Hetland Camilla Hagabakka 24 Sandnes
Rasmussen   Storgt 67  

Perhatikan bahwa data yang baru tidak menggantikan posisi data yang lama, melainkan
menempati baris yang baru dengan 2 field yang dikosongkan isinya.

DELETE COMMAND

Perintah DELETE digunakan untuk menghapus data dari sebuah table. Fungsi
menghapus ini akan dijalankan berdasarkan kondisi yang diberikan. Karena itu perlu
anda ingat untuk selalu memberikan sebuah kondisi agar data yang terhapus benar-benar
data yang ingin anda hapus.

Perintah ini tidak bisa menghapus hanya isi field tertentu saja. Seluruh field dalam satu
rangkaian baris akan dihapus jika kondisi yang ditetapkan terpenuhi.

Syntaxnya :

DELETE FROM table_name

WHERE column_name = value

Perhatikan contoh table PERSONS berikut ini :

LastName FirstName Address City

Nilsen Fred Kirkegt 56 Stavanger
Rasmussen Nina Stien 12 Stavanger

Misalnya anda punya perintah seperti ini :

DELETE FROM Person WHERE LastName = 'Rasmussen'

Maka hasilnya akan seperti ini :

LastName FirstName Address City

Nilsen Fred Kirkegt 56 Stavanger

28
Perhatikan bahwa seluruh data milik Rasmussen akan dihapus.

Jika anda ingin menghapus semua baris yang ada, anda dapat menggunakan perintah
berikut ini :

DELETE FROM table_name

atau
DELETE * FROM table_name

Maka seluruh data dalam table itu akan terhapus semuanya.

8. DESIGNING ADVANCED FORM (LATIHAN)

Setelah mengenal SQL Command, maka anda diharapkan mengerti tentang syntax-syntax
yang baku dalam SQL. Pengetahuan ini akan berguna bagi anda saat anda bekerja dengan
bahasa pemrograman apapun untuk mengakses dan memanipulasi sebuah database.

Berikutnya anda akan belajar bagaimana membuat form dalam Access secara manual. Di
bagian ini anda akan belajar bagaimana SQL Command diterapkan dalam sebuah
instruksi untuk melakukan manipulasi data dalam database.

Berikut langkah-langkah untuk membuat form secara manual di Access :

 Pastikan anda bekerja pada object forms. Kemudian klik create form in design
view.

 Kemudian akan muncul sebuah design editor yang memberikan kepada anda
pilihan background yang ada. Anda dapat mengubah warna background yang ada
sesuai dengan selera anda. Caranya klik kanan, kemudian pilih fil/back color,
kemudian pilih warna pilihan anda.

29
 Selanjutnya secara otomatis akan muncul kotak toolbox. Toolbox ini
menyediakan banyak pilihan control untuk mengakses data dan membuat
bermacam-macam instruksi untuk memanipulasi data anda. Jika toolbox anda
tidak muncul, anda dapat memunculkannya secara manual dengan cara meng-klik
view, kemudian pilih toolbox.

 Perhatikan toolbox anda, berikut ini kegunaan masing-masing icon pada toolbox
anda :

select object control wizard

label text box

option button option group

toggle button check box

combo box list box

command button
unbound object frame
bound object frame
image
tab control
page break
subform/subreport
line
more controls
rectangle

30
 Selanjutnya anda akan belajar membuat sebuah form secara manual. Anda akan
membuat 3 buah form, di mana 1 form akan menjadi front-form (form utama),
dan 2 form lainnya akan menjadi data-form (form yang memanipulasi data).
 Pertama-tama anda akan membuat titlenya terlebih dahulu. Gunakan label dari
toolbox untuk membuat title dari form-form anda.

 Kemudian anda atur kerataan, jenis, dan besarnya huruf sehingga enak dilihat.

 Selanjutnya simpan dengan nama “FormDepan”. Buatlah duplikat (copy &

paste) FormDepan, dan buat menjadi FormDosen dan FormMahasiswa. Maka
ketiga form itu akan mempunyai label yang sama.

31
 Selanjutnya, anda harus mengedit masing-masing form agar menjadi sebuah form
yang lengkap. Klik kanan pada FormDepan, kemudian pilih design view untuk
mengeditnya.

 Anda diminta untuk melengkapi FormDepan menjadi form dengan tampilan

seperti di bawah ini :

 Jika anda perhatikan, FormDepan akan memiliki 2 buah tombol yang masing-
masing akan membuka form lain jika ditekan.
 Untuk membuat tombol tersebut, anda gunakan command button dari toolbox.
Pastikan control wizard sudah diaktifkan (lihat gambar di bawah).

32
 control wizard

 Saat anda buat tombol di form editor, karena control wizard anda aktifkan, maka
akan muncul wizard untuk membantu anda memberikan program instruksi kepada
tombol tersebut secara viasual, agar bila tombol itu ditekan, akan menghasilkan
sesuatu seperti instruksi yang anda berikan.

 Untuk tombol pertama, buatlah action untuk membuka FormDosen. Caranya pilih
categorinya form operations, sedangkan actionnya pilih open form (lihat gambar
di atas).
 Kemudian pilih nama form yang akan dibuka oleh action open form. Dalam hal
ini, pilihlah FormDosen untuk dibuka (perhatikan gambar di bawah).

 Kemudian beri label pada tombol tersebut, misalnya “Daftar Dosen”.

33
 Langkah terakhir, beri nama command button yang anda gunakan, misalnya
“button1”. Nama ini adalah nama object yang berlabel “Daftar Dosen”. Nama ini
sangat berguna jika anda akan mengedit dan mengolah form ini secara text
melalui sebuah aplikasi pemrograman, misalnya Visual Basic.

 Dengan cara yang sama, anda buat tombol satu lagi dengan tujuan membuka
FormMahasiswa, sehingga akan tampak seperti gambar berikut ini :

 Kemudian anda buka Form kedua, yaitu FormDosen, dengan cara yang sama
yaitu dibuka dalam mode design view.

34
 Untuk menampilkan data, anda dapat menggunakan text box dari toolbox anda.
Buatlah 3 buah text box untuk menampilkan kode mata kuliah, nama mata kuliah,
dan nama dosen pengajar.
 Kemudian anda harus mengarahkan, ke tabel mana yang datanya akan diakses.
Caranya adalah klik 2X pojok kiri atas (tanda lingkarang merah) sehingga muncul
kotak properties untuk form tersebut. Selanjutnya, di bagian record source anda
pilih tabel yang akan diakses oleh form tersebut.

 Kemudian klik text box pertama dan arahkan control source-nya ke field yang
anda tuju. Lakukan hal yang sama untuk semua text box yang ada, sehingga
masing-masing text box mengarah ke field yang akan disajikan datanya.

 Selanjutnya gunakan command button untuk membuat beberapa tombol untuk

navigasi record dan untuk membuka form lainnya seperti gambar di bawah ini :

35
 Tambahilah dengan control data lainnya sesuai keinginan anda. Lakukan hal yang
sama pada form yang lain sebagai latihan.

36