ANY ISMAWATI KHAIR N

SIS 18.1
888740901190042
TUGAS PERTEMUAN KE 11

1. Bagan Alir Sistem Penggajian

-
- Pada bagan alir sistem penggajian yang ada pada slide 8 sampai dengan slide 11
merupakan suatu sistem yang berkesinambungan dalam sistem penggajian dimana
diperlukan beberapa dokumen. Hal pertama yang diperlukan adalah membuat
kartu jam hadir karyawan yang digunakan untuk mencatat kehadiran pegawai
(presensi) pada masing-masing bagian, dapat berupa daftar hadir biasa, atau
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Dokumen ini
 biasanya dibuat oleh bagian personalia pada masing-masing (bagian pencatat
waktu) bagian yang berisi nama bagian, nama karyawan, tanggal, bulan, tahun, dan
keterangan. Daftar hadir yang sudah dibuat masing-masing bagian selanjutnya
didistribusikan ke bagian personalia untuk kepentingan penggajian karyawan
masing-masing bagian.
- Prosedur pembuatan daftar rekapitulasi gaji dilaksanakan oleh bagian keuangan
(bagian gaji & upah), bagian ini bertugas untuk membuat daftar rekap gaji
karyawan berdasarkan skala gaji yang berisi jumlah bruto gaji dikurangi dengan
potongan pajak PPh pasal 21, utang, ataupun iuran organisasi karyawan yang
selanjutnya disebut kartu penghasilan karyawan. Dokumen ini dibuat 2 rangkap,
satu sebagai arsip bagian kuangan dan yang lainnya sebagai arsip bagian personalia.
Rekap gaji karyawan ini digunakan untuk membuat bukti kas keluar.
- Rekapitulasi rekap gaji karyawan digunakan bagian utang untuk mencatat besarnya
pengeluaran atas gaji karyawan dalam suatu perusahaan dan membuat bukti kas
keluar. Bagian utang ini membuat bukti kas keluar yang memberi otoritas kepada
bagian keuangan untuk membayarkan gaji kepada karyaan seperti yang tercantum
dalam daftar gaji tersebut.
- Selanjutnya bukti kas keluar berdasarkan rekap daftar gaji karyawan oleh bagian
kasa digunakan untuk membuat cek ke bank yang sudah ditanda tangani dan
dicairkan ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Kemuadian bagian kasa
mendistribusikan gaji pada masing-masing bagian berdasarkan jumlah karyawan
yang terdaftar baik karyawan tetap maupun kontrak. Pendistribusian ini juga
disertai dokumen seperti tanda terima yang harus ditanda tangani oleh karyawan
yang menerima gaji. Pendistribusian ke dalam masing-masing bagian dimaksudkan
sebagai bentuk pengawasan biasa dan perhitungan harga pokok produk.
- Selanjutnya bagian jurnal membuat bukti memorial dan akan di masukkan ke dalam
jurnal umum perusahaan sebagai tanggung jawab dalam mencatata biaya gaji yang
didistribusikan ke dalam setiap bagian.
- Bagian kartu biaya bertugas untuk mencatatan biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap bagian dalam perusahaan. Sumber
dalam pencatatan ini adalah bukti memorial yang dikeluarkan oleh bagian jurnal.
2. Bagan Alir Sistem Pengupahan

- Pada bagan alir sistem pengupahan yang ada pada slide 12 sampai dengan slide 15
merupakan suatu sistem yang berkesinambungan dalam sistem pengupahan yang
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh) dimana diperlukan beberapa dokumen. Dimana
bagan alir ini tidak jauh beda dari bagan alis sistem penggajian.
- Bagian pencatat waktu bertugas untuk membuat kartu jam hadir karyawan yang
digunakan untuk mencatat kehadiran pegawai (presensi) pada masing-masing
 bagian, dapat berupa daftar hadir biasa, atau berbentuk kartu hadir yang diisi
dengan mesin pencatat waktu. Dokumen ini berisi nama bagian, nama karyawan,
tanggal, bulan, tahun, dan keterangan.
- Berbeda dengan bagan alir penggajian, dalam sistem pengupahan terdapat bagian
dibawah departemen produksi. Bagian ini membuat kartu jam kerja yang digunakan
untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pada perusahaan
yang diproduksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik
atau orang yang mengawasi masing-masing bagian produki, selanjutny diserahkan
ke bagian gaji & upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir
sebelum digunakan untuk distribusi biaya langsung kepada setiap jenis produk.
- Kartu jam hadir dan kartu jam kerja yang sudah dibuat masing-masing bagian dan
sudah dicocokkan selanjutnya didistribusikan ke bagian gaji & upah. Bagian ini
bertugas untuk membuat daftar rekap upah karyawan berdasarkan skala upah yang
berisi jumlah bruto gaji dikurangi dengan potongan pajak PPh pasal 21, utang,
ataupun iuran organisasi karyawan yang selanjutnya disebut kartu penghasilan
karyawan. Dokumen ini dibuat 2 rangkap, satu sebagai arsip bagian kuangan dan
yang lainnya sebagai arsip bagian personalia. Rekap daftar upah dibuat untuk
mebebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan
yang bersangkutan.
- Rekapitulasi rekap upah karyawan digunakan bagian utang untuk mencatat
besarnya pengeluaran atas upah karyawan dalam suatu perusahaan dan membuat
bukti kas keluar. Bagian utang ini membuat bukti kas keluar yang memberi otoritas
kepada bagian keuangan untuk membayarkan upah kepada karyawan seperti yang
tercantum dalam daftar upah tersebut.
- Selanjutnya bukti kas keluar berdasarkan rekap daftar upah karyawan oleh bagian
kasa digunakan untuk membuat cek ke bank yang sudah ditanda tangani dan
dicairkan ke bank dan memasukkan uang ke amplop upah. Kemuadian bagian kasa
mendistribusikan upah pada masing-masing bagian berdasarkan jumlah karyawan
yang terdaftar baik karyawan tetap maupun kontrak. Pendistribusian ini juga
disertai dokumen seperti tanda terima yang harus ditanda tangani oleh karyawan
yang menerima upah. Pendistribusian ke dalam masing-masing bagian
dimaksudkan sebagai bentuk pengawasan biasa dan perhitungan harga pokok
produk.
 - Selanjutnya bagian jurnal membuat bukti memorial dan akan di masukkan ke dalam
jurnal umum perusahaan sebagai tanggung jawab dalam mencatata biaya upah
yang didistribusikan ke dalam setiap bagian.
- Bagian kartu biaya mengeluarkan 2 dokumen yang pertama yaitu kartu biaya
bertugas untuk mencatatan biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga
kerja non produksi setiap bagian dalam perusahaan. Dokumen selanjutnya yaitu
kartu harga pokok produk yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tersebut. Sumber dalam pencatatan ini
adalah bukti memorial yang dikeluarkan oleh bagian jurnal.

3. Bagan Alir Sistem Penggajian dan Pengupahan dalam Lingkungan Pengolahan Data
Elektronik
- Pada bagan alir sistem penggajian dan pengupahan dalam lingkungan pengolahan
data elektronik yang ada pada slide 16 sampai dengan slide 19 merupakan suatu
sistem yang berkesinambungan dalam sistem penggajian dan pengupahan yang
menggunakan komputer sebagai alat pengolah datanya. Unit organisasi di bagian
pengolahan data elektronik yang menangani pengolahan data penggajian dan
pengupahan adalah grup pengawas, konversi data, dengan operator komputer.
 Semua dokumen yang masuk dan yang keluar dari bagian pengolahan data
elektronik harus melalui grup pengawas untuk diverifikasi.
- Bagian kepegawaian bertugas untuk membuat surat keputusan yang bersangkutan
dengan perubahan data karyawan terdiri dari perubahan tarif gaji dan upah,
penambahan nama karyawan baru, pemberhentian karyawan, pemindahan
karyawan, kenaikan golongan atau jabatan karyawan. Selanjutnya surat keputusan
tersebut diserahkan ke bagian grup pengawas untuk memberikan otorisasi
perubahan arsip data karyawan di komputer.
- Bagian pencatat waktu bertugas untuk membuat kartu jam hadir (seperti pada
sistem penggajian dan pengupahan manual), kemudian kartu jam hadir karyawan
tersebut diserahkan ke bagian gaji & upah.
- Bagian di bawah departemen produksi bertugas untuk membuat kartu jam kerja
langsung dalam hubungannya dengan produk, kemudian kartu jam kerja karyawan
tersebut diserahkan ke bagian gaji & upah.
- Selanjutnya bagian gaji & upah yang telah menerima kartu jam hadir dan kartu jam
kerja bertugas untuk membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja
langsung, yang kemudian akan dibuatkan batch transfer form dan mengirimkannya
ke bagian grup pengawas disertai dengan lampiran kartu jam hadir dan kartu jam
kerja. Bagian ini juga bertugas untuk menerima daftar gaji dan upah yang telah
dicap lunas bagian kasa serta mengarsipkan daftar gaji dan upah.
- Bagian grup pengawas bertugas untuk menerima batch transfer form yang
dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja untuk selanjutnya melakukan
verifikasi dan log batch totals. Log dan control total tersebut kemudian disimpan
untuk nantinya akan dibandingkan dengan control total yang dihasilkan dari proses
komputer. Bagian ini juga bertugas untuk menerima dokumen dari bagian operator
kumputer berupa cek yang dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat
pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek yang selanjutnya dikirimkan
kebagian kasa.
- Bagian konversi data bertugas menerima batch transfer form yang dilampiri dengan
kartu jam hadir dan kartu jam kerja untuk dibuatkan arsip transaksi gaji dan upah
karyawan untuk kemudian dikirimkan kebagian operator komputer. Bagian ini juga
menerima surat keputusan perubahan data karyawan untuk dibuatkan arsip
 perubahan data karyawan yang selanjutnya diserahkan kebagian operator
komputer.
- Pada bagan operator komputer yang digambarkan dalam slide 18 dan slide 19
terdiri dari 4 kali run dalam memproses pembayaran gaji dan upah.
Run 1 : sort dan edit arsip perubahan data karyawan untuk mengupdate arsip
induk data karyawan, sort dan edit arsip transaksi gaji dan upah untuk
menghasilkan arsip yang valid.
Run 2 : dengan menggunkan arsip transaksi gaji dan upah yang valid serta
menggunakan arsip induk data karyawan untuk mengupdate berbagai
data seperti arsip induk penghasilan karyawan, arsip induk biaya, arsip
induk utang, arsip induk harga pokok produk. Pada Run 2 ini juga
bertugas untuk mencetak daftar gaji, surat pemberitahuan gaji dan upah,
register buti kas kelar dan penyimpangan dan control totals untuk
selanjutnya dikirimkan ke bagian grup pengawas.
Run 3 : bertujuan untuk membaca dan mensortasi arsip induk utang untuk
menghasilkan arsip bukti kas keluar yang akan dibayar.
Run 4 : bertujuan untuk mencetak cek dan register cek dari arsip bukti kas keluar
yang akan dibayar serta mengupdate arsip induk utang dan dikirimkan ke
bagian pengawas.
- Bagian kasa menerima cek yang dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat
pemberitahuan gaji dan upah, register cek dari grup pengawas, selanjutnya
menguangkan cek ke bank. Kemudian memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan
upah dan membagikannya kepada karyawan yang berhak menerima atas gaji dan
upah tersebut yang disertai dengan dokumen sebagai bukti penerimaan gaji dan
upah untuk ditanda tangani penerima. Register cek tersebut kemudian diarsipkan.
Bagian ini juga bertugas mengirimkan daftar gaji dan upah yang telah dicap ke
bagian gaji & upah.