No. Dokumen :
LEMBAR PENGESAHAN
Disahkan
Jalan Dr.Setia Budi Baturaja Kecamatan BaturajaTimur Kabupaten Ogan Komering Ulu
Telepon Nomor ( 0735) 322586 Kode Pos 32111
Email : puskesmas.kemalaraja@yahoo.co.id
TENTANG
1 KALI ENTER
JUDUL…………………………………………………………………………………
2 KALI ENTER
2 kali enter
Ditetapkan di : Kemalaraja
Pada tanggal : ………………………
1 kali enter
KEPALA UPTD PUSKESMAS KEMALARAJA,
5 kali enter
BAB I
A. Kebijakan
2. Diktum:
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
capital, serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis
dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
3. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan
dalam dictum-diktum, misalnya:
6
KOP Surat
Puskesmas
Tirtoyudo
PEMERINTAH KABUPATEN MALANG sesuai
DINAS KESEHATAN dengan Tata
Naskah Dinas
UPTD PUSKESMAS TIRTOYUDO Di
Jl. Samudera No. 66 Tirtoyudo Telp: (0341) 897201 Lingkungan
Pemerintah
Email: pkmtirtoyudo@yahoo.com Kabupaten
Malang
Nomor
kebijakan KEPUTUSAN Judul
sesuai dengan (kepala)
sistem KEPALA PUKESMAS TIRTOYUDO Font:
NOMOR :
penomoran 440/XX/SK/35.07.103.124/2015 Times New
Surat Roman 12
Keputusan di 2 pt
Puskesmas Spasi 1,15
TENTANG Keseluruha
.........................................................
...... n huruf
1 kapital.
KEPALA PUSKESMAS TIRTOYUDO
2
Menimbang : a. bahwa dalam .........................................................................
..........................................................
... ;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada
huruf a perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas
Tirtoyudo Tentang .............................................
2
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009
Tentang Pelayanan Publik;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2009 Tentang Kesehatan;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2014 Tentang Tenaga Kesehatan;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014
Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2014
Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat
Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;
Konsideran
Font:
Times New Roman 12 pt
Spasi 1,15
Rata Kanan-Kiri (Justify).
Menimbang :
Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik
koma ( ; )
dan diletakkan di bagian kiri
MEMUTUSKAN
1
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TIRTOYUDO
TENTANG ..............................................
9
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD PUSKESMAS KEMALARAJA 17
Batang tubuh
2
Diktum Menetapkan Ditetapkan di : Tirtoyudo
Font: Pada tanggal: XX Bulan 20XX
Times New Roman 12 pt
Spasi 1,15 2
Dicantumkan setelah kata KEPALA PUSKESMAS TIRTOYUDO
“memutuskan” disejajarkan ke
bawah dengan kata menimbang
dan mengingat.
Isi diktum “menetapkan” ditulis
dengan huruf kapital secara
keseluruhan dan diakhiri dengan Nama Kepala Puskesmas
tandan baca titik ( . ) ;
dst
Isi Lampiran
Font:
Times New Roman 12 pt
Spasi 1,15
Format isi disesuaikan dengan
Penandatanganan
Font:
Times New Roman 12 pt KEPALA PUSKESMAS TIRTOYUDO
Penandatangan ditulis
dengan keseluruhan huruf
kapital.
Diletakkan di bagian
kanan.
Nama ditulis tanpa gelar
dan NIP, serta setiap kata Nama Kepala Puskesmas
diawali dengan huruf
B. Manual Mutu,
Manual Mutu adalah: dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu
disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi:
1. Pendahuluan
a) Latar belakang
1) Profil organisasi
2) Kebijakan mutu
3) Proses pelayanan (proses bisnis)
b) Ruang lingkup
11
Bab I. Pendahuluan
A. Keadaan Umum Puskesmas
B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
17
E. Pedoman/ Panduan
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat
diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik
dan benar melalui penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan
maka
Puskesmenyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai
kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu :
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
Puskesmas.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmasdalam membuat pedoman/
panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai
berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
23
24
26
Badan SOP
Jenis Font:
Times New
1. Rekaman Historis Perubahan
Roman 12 pt
Spasi 1,5 Ditulis
Tgl.Mulai dengan diawali
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan huruf kapital.
Penjelasan :
Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama
Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan
tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan,
kebijakan, prosedur/ langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi
kotak/ tabel.
g. Petujuk Pengisian SOP
1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Malang dan logo
Bakti Husada.
27
28
o Awal kegiatan :
29
o Keputusan : ? Ya
Tidak
o Penghubung :
o Dokumen : , Arsip :
32
33
9) Evaluasi SOP.
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
1. TUJUAN PROSES
Pedoman ini disesuaikan sebagai acuan untuk melaksanakan pengedalian
dokumen dan rekaman agar terjadinya proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di Puskesmas Tirtoyudo sesuai
dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenuhi
Persyaratan Akreditasi Puskesmas.
2. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
2 MANUAL MUTU
a Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas
Tirtoyudo b Format Manual Mutu Puskesmas Tirtoyudo ditentukan
sebagai berikut:
1 Pendahuluan
a Latar belakang
1 Profil organisasi
2 Kebijakan mutu
3 Proses pelayanan (proses
bisnis) b Ruang lingkup
c Tujuan
d Landasan hukum dan
acuan e Istilah dan definisi
37
3 DOKUMEN INDUK
a Dokumen asli.
XX : nomor urut
dokumen
40
13 Rekaman:
a Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan kegiatan.
b Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi
bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
c Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman.
14 Rekaman yang muncul dari setiap kegiatan diidentifikasi dan
dikelompokkan sesuai klasifikasi
15 Menentukan referensi rekam dan metode penyimpanan rekam
16 Memberikan pengesahan terhadap data induk rekam
17 Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi
yang telah ditetapkan Memeriksa rekam yang telah habis masa simpan
18 Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai
bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.
19 Membuat daftar rekam habis masa simpan
20 Rekaman yang telah habis masa simpan dilaporkan ke atasan terkait
untuk dilakukan pemusnahan
4. KEBIJAKAN
1 Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Tirtoyudo dilakukan
secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
2 Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP) tercatat dalam
Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
3 Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal
dan
dikelompokkan berdasarkan program.
4 Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan
berdasarkan program.
5 Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
6 Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku
dengan tujuan
untuk :
a Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui
ulang
dokumen.
c Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku
tersedia di
tempat pemakaian.
d Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
e Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila
disimpan untuk
maksud tertentu.
g Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
7 Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual
Mutu, Panduan Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan, dan Standar
43
44