Mengenal Relationships di dalam Microsoft Access

Relationships adalah diagram yang menyatakan hubungan atau korelasi antara satu field didalam suatu

table dengan field pada table lainnya berdasarkan kunci tertentu. Relationships umumnya digunakan

untuk table-table yang mempunyai hubungan tertentu, dimana pada table yang satu tersimpan field

primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key. Adapun foreign key adalah field kunci

yang boleh lebih dari satu record didalam table. Dengan demikian, data pada masing-masing table dapat

terkelompok sesuai dengan primary key nya, sehingga tidak akan tertukar. Lihatlah contoh relationships

yg saya ambil dari contoh file Northwind.mdb, sbb:

Pada gambar diatas, field CustomerID pada table Customer disebut primary key (PK) dan field

CustomerID pada table Orders disebut foreign key (FK). Terlihat pada diagram relationships diatas

beberapa table dengan symbol 1 (one) sebagai primary key dan symbol ∞ (many) sebagai foreign key, hal

ini menandakan bahwa jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Syarat membuat

relationships adalah kedua field yang akan dihubungkan tersebut harus mempunyai jenis (data type) yang

sama. Misalnya didalam database Northwind.mdb diatas, field SupplierID pada table Suppliers

dihubungkan dengan field SupplierID pada table Products, field ProductID pada table Products

dihubungkan dengan field ProductID pada table Order Details. Kita tidak bisa menghubungkan field

dengan data type text dengan field dengan data type number, jadi harus memiliki data type yang sama.
Jenis relationships dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. One to One, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan hanya dengan satu record data pada
table lainnya.

2. One to Many, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu record data
pada table lainnya.

3. Many to Many, yaitu lebih dari satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu
record data pada table lainnya.

Membuat Relationships

Untuk membuat relationships, masuk ke ribbon Database Tools -> Relationships.

Kemudian pada navigation pane, klik & drag table-table yang hendak dibuat relationshipsnya. Lalu kiri

field pada suatu table, kemudian tahan (tombol kiri mouse jangan dilepas) dan geser ke field lainnya.

Proses ini disebut juga klik & drag. Ketika proses klik & drag berakhir maka akan muncul kotak dialog

Edit Relationships sebagai berikut:

Saya menyarankan agar checkbox Enforce Referential Integrity ini selalu diberi tanda centang.
Penjelasannya adalah sebagai berikut:

· Enforce Referential Integrity, pilihan ini digunakan untuk memastikan bahwa foreign key pada suatu
table terdapat juga pada primary key didalam table lainnya.

· Cascade Update Related Fields, pilihan ini digunakan untuk mengupdate secara otomatis foreign key
pada suatu table jika primary key didalam table lainnya berubah. Pilihan ini akan aktif jika Enforce
Referential Integrity telah dipilih.

· Cascade Delete Related Record, pilihan ini digunakan untuk menghapus foreign key pada suatu table
jika primary key didalam table lainnya dihapus. Pilihan ini akan aktif jika Enforce Referential Integrity
telah dipilih.

Menentukan Jenis Relationships

Silahkan klik dua kali garis yang menghubungkan antara suatu field dengan field lainnya, misalnya saja
garis pada field SupplierID pada table Suppliers. Maka akan muncul gambar sbb:

Pada gambar diatas terlihat jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Untuk mengedit jenis
relationships ini, Anda dapat mengklik tombol Join Type. Maka akan muncul kotak dialog seperti pada
gambar sbb:
Penjelasannya adalah sebagai berikut:

· No 1: Inner Join, ini adalah join type yang disetting oleh Access secara default. Inner join yaitu
hubungan dimana record didalam kedua table dikombinasikan atau disatukan didalam satu query dengan
syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam kedua table tersebut.

· No 2: Left Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kiri dikombinasikan
didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam table sebelah kanan.

· No 3: Right Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kanan
dikombinasikan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam table
sebelah kiri.

Join type ini sebenarnya tidak perlu disetting pada saat pembuatan relationships, karena ia dapat dibuat
menggunakan query. Jadi saya tidak menganjurkan Anda untuk merubah join type yang sudah disetting
secara default oleh Access.

Menghapus Relationships

Untuk menghapus relationships, klik kiri garis yang menghubungkan antara suatu field dengan field
lainnya, misalnya saja garis pada field SupplierID pada table Suppliers, kemudian tekan tombol Delete
pada keyboard. Maka kini relationships sudah dihapus.