21

tupoksi kerja pegawai atau aktivitas yang terjadi di Substansi Bagian

Umum dan Kepegawaian.

3.2 Bidang Kerja

a. Unit Kerja

Unit kerja pada tanggal 25 Juni - 02 Agustus 2022, kami kelompok 2 di

substansi bagian umum dan kepegawaian RSUD Arosuka Kabupaten Solok.

b. Gambar dan Fungsi Struktur Organisai Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian
 22

22
23
Fungsi Struktur Organisai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

a. Fungsi Struktur Substansi Bagian Umum dan Kepegawaian

1. Direktur

Unsur organisasi Rumah Sakit selain kepala Rumah Sakit atau

Direktur Rumah Sakit dapat berupa Direktorat, Departemen, Divisi,

Instalasi, Unit Kerja, Komite atau satuan sesuai dengan kebutuhan dan

beban kerja dari Rumah Sakit.

 Tugas:

a) Menyusun kebijakan pelayanan kesehatan atau medis;

b) Merumuskan program kerja pelayanan di bidang kesehatan;

c) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan instansi

d) Mengendalikan proses pelayanan kesehatan atau medis;

e) Membina aparatur kesehatan atau medis;

f) Mengarahkan proses pelayanan kesehatan atau medis;

g) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan atau medis;

h) Mengevaluasi penyelenggaraan layanan kesehatan atau medis;

i) Melaksanakan tugas kedinasan lain

 Fungsi:

a) Penyusunan rencana dan perumusan kebijaksanaan di bidang

pelayanan kesehatan di Rumah Sakit;

b) Pelaksanaan dan penyelenggaraan kebijaksanaan teknis di

bidang pelayanan kesehatan di Rumah Sakit;

 25

2) Pengendalian Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok membantu

Direktur dalam penyelenggaraan RSUD di bidang ketatausahaan .

 Tugas

a) Penyusunan program dan anggaran yang meliputi penyusunan

Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja) dan Rencana

Kerja dan Anggaran (RKA);

b) Penyelenggaraan administrasi perkantoran yang meliputi

ketatausahaan, kepegawaian, hukum dan hubungan masyarakatan;

c) Penyelengggaraan urusan keuangan yang meliputi perbendaharaan,

pendapatan, pengelolaan barang milik daerah, tindak lanjut hasil

pemeriksaan, monitoring dan pelaporan;

d) Peningkatan sumber daya manusia aparatur.

 Fungsi

a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan,

pengkoordinasian, penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi, pelaksanaan dan pengendalian di bidang

perencanaan, evaluasi dan pelaporan;

b) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan,

pengkoordinasian, penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi, pelaksanaan dan pengendalian di bidang

umum;
 26

c) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan,

pengkoordinasian, penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi, pelaksanaan dan pengendalian di bidang

kepegawaian;

d) Penginventarisasian permasalahan berhubungan dengan

pelaksanaan tugas dan program kerja ketatausahaan RSUD serta

bahan tindak lanjut penyelesaiannya;

e) Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program

ketatausahaan RSUD;

f) Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan Direktur RSUD

sesuai dengan tugas pokok dan fungsi RSUD.

3) Kepala Bagian umum dan Kepegawaian

Kabag berada dibawah bagian tata usaha dan bekerja sama

dengan bagian tata usaha dalam menjalankan tugas yang diberikan

direktur. Kabag kepegawaian memimpin dan mengooradinasikan staf

bawahannya agar dapat menjalankan tugas secara maksimal, untuk itu

dalam sub umum dan kepegawaian terdapat 6 staf yang menbantu

mengoordinasikan jalannya tugas sub bagian umum dan kepegawaian.

 Tugas

a) Menyususn anggaran bagian umum dan kepegawaian;

b) Melakasanakan rapat bulanan umum dan kepegawaian;

 27

c) Membuat usulan administrasi kepegawaian umum (pangkat/

berkala/ karis/karsu/ kp4 / taspen/ pengalaman kerja perceraiaan/

cuti);

d) Melaksanakan pembinaaan disiplin kepegawaian;

e) Menyusun/ menghimpun pengumpulan data kepegawaian dan

umum dari masing-masing;

f) Menyiapkan konsep naskah SK;

g) Mengevaluasi Rekap absensi bulanan;

h) mengiventarisir formasi ASN dan kebutuhan THL;

i) Mengiventarisir pendistribusian bahan habis pakai untuk pelayanan

administrasi perkantoran;

j) Mengkonsep ADM kepegawaian laporan mutasi/surat keluar/

DUK/ Banzeling;

k) Merevisi anggaran di bagian umum dan kepegawaian.

 Fungsi

a) Memimpin pelaksanaan tugas pada bagian kepegawaian;

b) Menetapkan dan merumuskan kebijakan, sasaran, program dan

rencana kerja;

c) Menyusun konsep rencana di bidang kepegawaian;

d) Memimpin pelaksanaan tugas pada bagian kepegawaian;

e) Menetapkan dan merumuskan kebijakan, sasaran, program dan

rencana kerja;
 28

f) Membagi tugas, menggerakkan, dan mengkoordinasikan

pelaksanaan tugas;

g) Melaksanakan pengarahan, bimbingan dan petunjuk kerja kepada

bawahan;

h) Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap

tugas bawahan;

i) Melakukan koreksi dan penilaian terhadap laporan hasil kerja

bawahan;

j) Melaksanakan usaha pengembangan dan peningkatan SDM serta

sistem/teknis pelaksanaan tugas;

k) Melakukan Kerja sama dengan unit kerja terkait;

l) Memberikan usul, saran kepada atasan;

m) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan;

n) Melaksanakan penilaian kinerja dan prestasi bawahan;

o) Melaporkan proses dan hasil pelaksanaan tugas;

p) Mencari solusi terhadap masalah yang timbul di lingkungan

bagian kepegawaian;

q) Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan

kegiatan serta penyusunan laporan;

r) Memberi petunjuk dan bimbingan bagi pelaksanaan tugas masing-

masing Sub Bagian sesuai dengan bidang tugas yang telah

ditentukan.
 29

3.1 Prosedur Kerja Praktek

A. Substansi Bagian Umum dan Kepegawaian RSUD Arosuka

Dalam menjalankan tupoksi kerjanya kepala bagian umum dan kepegawaian di bantu oleh beberapa staf bagian yaitu :

TABEL 3. 1. Uraian Tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian RSUD Arosuka Tahun 2022

SRI WAHYUNI, A.Md SAIDAH PURNAMA RINI WAHYUNI RAMBY, SE MONA VELLA PUJA CHIRSMA

RO NINGSIH, SE FITRI, SE SARI,A.Md Keb PUTRI, SKM

Analisa jabatan , analisa Pengurus Mempersiapkan blanko Pengetikan dan Pengurusan Mengagendakan

beban kerja dan evaluasi kepreg,Tespen,Karis dan absen manual pengurusan DUPAK SIB/SIPP/SID jadwal kegiatan

jabatan Karu dan PAK pegawai harian Direktur

Pengumpulan SKP PNS Pengurusan pension Rekap harian absen Pengetikan dan Menyimpan arsip sesuai Mengisi buku tamu

pegawai PNS, Dokter Spesialis pengurusan PAK abjad Direktur

dan THL Fungsional

 30

Kenaikan pangkat Pengetikan surat Rapitulasi absen PNS Mengantarkan surat- Mencatat nomor, Mengetik Notulen

rekomendas Rumah sakit dan THL surat penting ke Dinas- tanggal, perihal dan Rapat

dinas lainnya disposisi surat kedalam

buku agenda

Pembuatan MOU Pengurusan UKOM Penyimpanan surat izin, Pembuatan MOU Memilih milih surat Pengetikan surat

pegawai kontrak surat sakit dll pegawai kontrak Menurut jenis dan surat direktur

bentuk sebelum

didistribusikan

ketempst tujun agar

surat tidak terjadi

kesalahan
 31

Melaksanakan tugas lain SK Bupati/SK Direktur Pengumpulan lapkin Melaksanakan tugas Melaksanakan tugas Pengambilan surat

yang diperintahkan dan SK THL PNS lain yang di perintahkan lainnya surat dari Direktur ke

atasan atasan bidang dan bagian

Pengelola simpeg Pembuatan MOU Pembuatan MOU Pembuatan kenaikan Pengarsipan surat

pegawai kontrak pegawai kontrak gaji berkala surat direktur

Pengetikan Duk & KP4 File kepeg ( lembar Pembuatan surat cuti Pembuatan MOU

Bazeting rsud arosuka ceklis file kepeg ) pegawai pegawai kontrak

Melaksanakan tugas lain Melaksanakan tugas Pembuatan surat Melaksanakan tugas

yang diperintahkan lain yang diperintahkan rekomdasi dan surat lain yang

atasan atasan keterange serta surat diperintahakan atasan

edaran
 32

Pemesanan da

pendistribusian ATK

Pembuatan MOU

pegawaia kontrak
 33


 34

 Deskripsi Tugas Staf Kepegawaian

1. Staf I (Sri Wahyuni, A.Md RO )

a) Analisa jabatan , analisa beban kerja dan evaluasi jabatan

 Analisis jabatan, berupa pelaksanaan pekerjaaan yang

menjabarakan fungsi-fungsi yang ada di setiap unit kerja. Aspek

yang dianalisis adalah bahan yang dipergunakan dalam bekerja,

peralatan kerja, keadaaan tempat kerja dan hal hal yang

mempengaruhi kemampuan kerja. Fungsinya untuk

menempatkan staf yang tepat pada posisi yang tepat.

 Analisis Beban Kerja, dilakukan secara sistematis untuk

menganalisis efektifitas dan efesiesnsi kerja pegawai. Analisis

yang dilakukan berupa pengumpulan data, pengolahan, data,

penelahan data, penetapan hasil data pegawai. Hasil analisisnya

berupa prestasi kerja pegawai atau unit kerja, jumlah kebutuhan

pegawai, dan standar norma dan waktu kerja pegawai.

Tujuannya untuk menentukan berapa jumlah kebutuhan pegawai

yang dibutuhkan disetiap jabatan fungsional, untuk

merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung

jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang

pegawai di RSUD Arosuka.

 Evaluasi Jabatan

Evaluasi jabatan merupakan proses analisis yang dilakukan

untuk menentukan tingkat kesulitan kerja pegawai yang

 35

berpengaruh pada seberapa besar gaji yang didapatkan.

Manfaat utama dari evaluasi jabatan adalah adanya sistem

kompensasi yang baik dan berkeadilan

b) Pengumpulan SKP PNS

Tujuannya adalah untuk menjamin objektifitas pembinaan ASN

yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja, sedangkan

Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) adalah rencana dan target kinerja

yang harus dicapai oleh pegawai dalam kurun waktu penilaian yang

bersifat nyata dan dapat diukur serta disepakati pegawai dan

atasannya.

GAMBAR 3. 1 (1) Rencana Sasasaran Kinerja Pegawai Periode1 januari s/d 31

Desember 2021 RSUD Aroska

c) Kenaiakan Pangkat

Kenaiakan pangkat bagi pegawai ANS diatur dalam

Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2000

 36

Tentanng Kenaikana Pangkat Pegawai NegerI Sipil. Aparatur

Negeri Sipil yang diangkat dalam suatu jabatan haruslah

mempunyai pangkat atau golongan yang sesuai untuk jabatannya.

d) Pembuatan MOU Pegawai Kontrak

MOU adalah perjanjian kerja tenaga kontrak baik Tenaga Harian

Lepas (THL), MOU diberlakukan dalam jangka waktu 6 bulan

sekali, umumnya di RSUD Arosuka apabila masa berlaku MOU

pegawai sudah habis akan diperpanjang jika tidak ada alasan

memutuskan kontrak.

Apabila MOU diperpanjang makan pihak rumah sakit atau

sub bagian umum dan kepegawaian dibawah arahan direktur akan

mebuat dan memperbaruan isi perjanjian kerja apabila diperlukan.

Selain itu untuk pegawai perpanjangan MOU akan dilakukan

penilaian kembali . Pembuatan MOU dilakukan oleh semuah staf

di sub bagiaan umum dan kepegawaian . Isi MOU pegawai terdiri

atas:

 Pernyataan pihak pertama (rs) menerima pijak kedua

(pegawai) dengan ketentuan ketentuan yang ada di dalam

peraturan rumah sakit.

 Imbalan atau gaji pegawai.

 Syarat cuti atau libur pegawai.

 Perpanjangan MOU apabila akan dilakukan.

 Sanksi apabila terjadi kelalaian pegawai

 37

GAMBAR 3. 2 (1) MOU Tenaga Harian Lepas (THL)

e) Pengelolaan SIMPEG

Sistem Informasi Pegawai (SIMPEG) merupakan sebuah

sistem yang digunakan untuk proses penyimpanan dan pengolahan

data, dalam proses administrasi kepegawaian mulai dari data

pegawai, pensiun pegawai, cuti pegawai, mutasi pegawai, serta

kenaikan pangkat pegawai atau golongan membutuhkan banyak

pendataan untuk setiap prosesnya. Proses administrasi dilakukan

dengan menyimpan file pegawai dalam bentuk lembaran kertas

yang disimpan dalam ruang arsip, maka dibutuhkan begitu banyak

lembar kertas. Di era yang berbasis digitan file kepegawaian

 38

berbentuk aplikasi yang memudahkan pegawai menyimpan seluruh

data kepegawaiannya mulai dari akta niah, sk, Kenaikan pangkat,

dan Pengurusan pesiun. Akun SIMPEG pegawai RSUD Arosuuka

yaitu SIMPEG SOLOK KABUPATEN.

GAMBAR 3. 3 SIMPEG Kabupaten Solok

f) Pengetikan Duk & Bezetting rsud arosuka

Duk adalah data kepegawaian yang di update setiap satu

semester (6 bulan ) berisika datan data seluh asn berdasarkan

pangkat golongan tinggi sampai terendah. Sedangkan bezetting

adalah data kepegawaian yang di update setiap satu semester (6

bulan ) berisika datan data seluh pegawai baik yang ASNmaupun

yang Non ASN.

Gambar 3.3 Daftra Nominatif/ Benzetting ASN RSUD Arosuka

Keadaan s/d Desember 2021

 39

g. Melakasanakan Tugas Lainnya yang Diperintahkan Atasan

Tugas ini berlaku bagi semua pegawai di bagian umum dan

kepegawaian. Tugasnya dapat berupa tugas langsung dari direktur atau

tugas staf lain yang tidak hadir.

2. Staf II (Saidah Purnama Ningsih, SE )

a. Pengurusan Karpeg, Taspen, Karis, dan Karsu

Kartu Pegawai (Karpeg) adalah kartu identitas pegawai negeri

sipil yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi pegawai negeri sipil.

Kartu pegawai diberikan kepada mereka yang telah berstatus sebagai

aparatur negeri sipil, atau dengan perkataan lain selama seseorang masih

berstatus calon pegawai negeri sipil kepadanya tidak diberikan kartu

pegawai.

Kartu pegawai merupakan salah satu syarat untuk pengusulan

kenaikan pangkat, pengusulan kenaikan gaji berkala, pengajuan pensiun dan

pencairan pengembalian tabungan perumahan pegawai negeri sipil.

Kartu Istri (Karis)/Kartu Suami (Karsu) KARIS / KARSU

adalah kartu identitas Isteri / Suami Aparatur Negeri Sipil dalam arti bahwa

pemegangnya adalah Isteri / Suami sah dari aparatur Negeri Sipil yang

bersangkutan. Kartu Taspen adalah tabungan dan asuransi bagi ANS .

b. Pengurusan Pensium Pegawai

 40

Pensiun - pegawai dan pensiun – janda/ duda menurut Undang-undang

ini diberikan sebagai jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-

jasa pegawai negeri selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas Pemerintah.

GAMBAR 3. 4 (2) Gambar tahap tahap pengurursan Karpeg,

Taspen, Karis, dan Karsu

c. Pengurusan UKOM

UKOM adalah uji kompetensi jabatan fungsional kesehatan yang

diberikan kepada pegawai untuk mengukur pengetahuan, keterampilan dan

sikap kerja pegawai. UKOM juga dugunakan sebagai persyaratan kenaikan

pangkat dilakukan dalam sekali dua tahun. Laporan pelaksanaan uji

kompetensi jabatan fungsional kesehatan disusun oleh penyelenggara uji

kompetensi sesuai den Sistematika yang berlaku. Tahap Penyelenggaraan

UKOM berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan N0.18 Tahun 2017

yaitu:
 41

d. Pengurusan SK Direktur

SK Direktur biasanya berisi keputusan direktur tentang hal-hal yang

berkaitan dengan rumah sakit, misalnya tentang penempatan aparatur negeri

sipil dan non aparatur negeri sipil dilingkungan rumah sakit RSUD Arosuka,

yang diatur dlam UU Kesehatan No.12 Tahun 1956 dan peraturan Bupati

Solok No. 11 Tahun 2007 tentang RS Daerah Kabupaten Solok.

GAMBAR 3. 5 SK Direktur RSUD Arosuka

e. Pembuatan KP4

Layanan Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan

Keluarga (KP4) adalah layanan yang diberikan bagi pegawai untuk

mengusulkan tunjangan istri/suami dan tunjangan untuk anak. Prosedur

pembuatannya yaitu :
 42

 Menerima berkas pengajuan tunjangan istri/suami/anak;

 Memferifikasi berkas pengajuan tunjangan istri/suami/anak;

 Memasukkan data keluarga istri/suami/anak ke blanko KP4;

 Mengusulkan pencairan tunjangan istri/suami/anak ke Sub

Bagian Keuangan.

 Persyaratan Administrasi

a. Menjadi Istri/Suami/Anak Pegawai Negeri Sipil;

b. FC. Surat Nikah Legalisir;

c. FC. Akte Kelahiran Anak Legalisir;

d. FC. kk

e. KP4 disahkan oleh Direktur.

f. Pembuatan MOU Pegawai Kontrak

g. Melaksanakan tugas lain yang diperintah kan oleh atasan.

3. Staf III ( Rini Wahyuni Fitri )

a) Mempersiapakan blanko absen absen manual

Pembuatan blanko absen manual bertujuan laporan kehadiran,

sakit, izin, cuti, dan lembur pegawai. Pembuatan manual ini gunanya

untuk merekap absen harian dan bulanan dan juga untuk mengantisipasi

apabila absen eletronik mengalami ganggguan.

 43

GAMBAR 3. 6 (b) Blanko Absen Manual

b. Rekap Harian absen PNS, Dokter spesialis dan THL

Rekap absen  adalah kegiatan mengumpulkan dan

mempersatukan absen di suatu kegiatan baik itu berupa ijin, sakit, alfa, dan

lembur pegawai. Rekap harian dilakukan setiap hari menggunkan aplikasi

Microsoft word, datanya diambil dari rekapan absen manual. Rekapannya

dibuat dalam priode bulanan.

c. Rekapitulasi Absen PNS dan THL

Rekapitulasi pegawai dlakukan online setiap hari menggunakan

Microsoft exsel, datanya diambil dari absen manual. Rekapannya dibuat dalan

periode bulanan.
 44

STATUS KEPEGAWAIAN
NO JENIS TENAGA JUMLAH KETERANGAN
PNS/CPNS PTT.D PTT.P KONTRAK THL SUKARELA
1 Medis (Dokter)
1. Spesialis Penyakit Dalam 3 0 0 0 0 0 3 1 dlm PPDS-BK
2. Spesialis Anak 0 0 0 2 0 0 2 Kontrak Referal
3. Spesialis Bedah 2 0 0 0 0 0 2
4. Spesialis Mata 3 0 0 0 0 0 3
5. Spesialis Kandungan (Obstetri Ginekologi) 2 0 0 0 0 0 2
6. Spesialis Paru (Pulmonologi) 1 0 0 0 0 0 1
7. Spesialis Radiologi 1 0 0 0 0 0 1
8. Spesialis THT-KL 1 0 0 0 0 0 1
9. Spesialis Jantung dan Pembuluh Darah 2 0 0 0 0 0 2
10. Spesialis Patologi Klinik 2 0 0 0 0 0 2
11. Spesialis Patologi Anatomik 1 0 0 0 0 0 1
12. Spesialis Syaraf 0 0 0 1 0 0 1 Kontrak Referal
13. Spesialis Anestesi 0 0 0 1 0 0 1 Kontrak Referal
14. Spesialis Kedokteran Jiwa 0 0 0 1 0 0 1 Kontrak Referal
15.Spesia;is Kulit dan Kelamin 1 0 0 0 0 0 1
TABEL 3. 2 (c) Rekapitulasi Ketenagaan RSUD Arosuka Tahun 2022
15. Spesialis Kedokteran Fisik dan Rehabilitasi 0 0 0 1 0 0 1 Kontrak Referal

d. 16. Dokter Umum

Pengumpulan Lapkin 8
ASN 0 0 10 0 0 18
17. Dokter Gigi 3 0 0 0 0 0 3
Lapkin atau laporan
30 kinerja
0 0 ASN dibuat0 satu bulan sekali secara
JUMLAH 30 0 0 16 0 0 46
manual
2 Paramedis dan eletronik . Secara eletronik atau online menggunakan aplikasi
1. Perawatan : 1 orang Tugas Belajar
SITUNKIN
* Profesi Keperawatan V2.Solok.Cabe.com.id.2022.
29 0 0 0 Dengan
13 0 telah
42 di terapkan nya
* S1 Keperawatan 1 0 0 0 2 0 3
aplikasi Situnkin V2 ini para ASN di pemerintah Kabupaten solok agar dapat
* S2 Keperawatan 2 0 0 0 0 0 2

melaporkan
* D.III Keperawatan Kinerja harian 21nya secara
0 0 berkala
0 dan
42 tepat
0 waktu.
63
* SPK 0 0 0 0 0 0 0
e. Pembuatan
* D.IV Bidan Pendidik MOU Pegawai
10 Kontrak
0 0 0 6 0 16
* D.III Kebidanan 16 0 0 0 29 0 45
f. Melakasanakan
2 * D.IV Keperawatan Gigi
Tugas Yang
2
Diperintahkan
0 0 0
Oleh
2
Atasan
0 4
* D.III Keperawatan Jiwa 0 0 0 0 0 0 0
4. Sataf IV ( Mona Vella Sari, A.Md )
JUMLAH 81 0 0 0 94 0 175
2. Non Perawatan :
a. Pengurursan SIB/ SIPP/ SID
* Apoteker 6 0 0 0 3 0 9
* Ass.Apoteker :
- S 1 Farmasi 0 0 0 0 1 0 1
- D III Farmasi 1 0 0 0 6 0 7
- D III Analisa Farmasi dan Makanan 0 0 0 1 0 1
- SMF 0 0 0 0 1 0 1
* Analis Kesehatan ( Laboratorium ) :
- D. IV Analis Kesehatan 1 0 0 0 3 0 4
- D. III Analis Kesehatan 9 0 0 0 11 0 20
* D.III Rekam Medis 8 0 0 0 9 0 17
 45

Pedoman peneyelenggaraan kerja pegawai di RSUD Arosuka harus

memiliki standar pelayanan, standar profesi, dan standar operasional yang

dibuktikan dengan adanya SIB, SIPP, dan SID

b. Menyimpan Arsip Sesuai Abjab

1. Arsip file kepegawain

Sistem penyimpanan berdasarakan abjab disususn berdasarkan

nama pegawai dan bidang kerja pegawai. Sistem abjad umumnya dipilih

sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

 Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

 Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang

sama.

 Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

 Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

2. Arsip Surat

Tata caranya yaitu:

 46

c. Pencatatan Nomor, tanggal , Perihal, dan Disposisi, Isi Surat Kedalam

Buku Agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk

mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Pembuatannya

dilakukan setiap ada surat masuk dan surat keluar, baik surat dari

pemerintahan, maupun surat direktur dan pegawai. Buku arsipr, yaitu

buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan

terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-

masing.Sedangkan disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang

berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

GAMBAR 3. 7 (4) Buku Agenda Surat Masuk

d. Pemilihan Surat Menurut Jenis dan bentuk Surat Sebelum

Didistribusikan
 47

Surat dibedakan menjadi dua surat masuk dan surat keluar

sedangkan bentuknya dibedakan menjadi surat pribadi dan surat

perbidang. Surat pribadi umumnya surat untuk direktur , surat perbidang

surat yang tujuannya ke bidang atau bagian kerja pegawai tertentu.

e. Pembuatan Kenaikan Gaji Berkala

Gaji pokok seorang pegawai yang diangkat dalam suatu

pangkat baru, baik yang termaksud dalam ruang gaji sama, maupun

yang lebih rendah atau tinggi, ditetapkan berdasarkan masa kerja

yang telah dihitung kembali menurut ketentuan-ketentuan yang

berlaku.Kenaikan gaji diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP)

tentang Perubahan Kedelapan Belas atas Peraturan Pemerintah

Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Aparatur Negeri

Sipil.
 48

NO GOLONGAN IV GOLONGAN III (lulusan S1 hingga S3) GOLONGAN II (lulusan SMA dan D-III)

GOLONGAN GAJI GOLONGAN GAJI GOLONGAN GAJI

1 Golongan IV a Rp 3.044.300 - Rp 5.000.000 Golongan III a Rp2.579.400-Rp 4.236.400 Golongan II a   Rp 2.022.200 - Rp 3.373.600

2 Golongan IV b Rp 3.173.100 - Rp 5.211.500 Golongan III b Rp2.688.500 - Rp 4.415.600 Golongan II b   Rp 2.208.400 - Rp 3.516.300

3 Golongan IV c Rp 3.307.300 - Rp 5.431.900 Golongan III c Rp 2.802.300 - Rp 4.602.400 Golongan II c   Rp 2.301.800 - Rp 3.665.000

4 Golongan IV d Rp 3.447.200 - Rp 5.661.700 Golongan III d Rp 2.920.800 - Rp 4.797.000 Golongan II d   Rp 2.399.200 - Rp 3.820.000

5 Golongan Rp 3.593.100 - Rp Golongan III e  

IV e 5.901.200
 49

f. Pembuatan Surat Cuti Pegawai

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017

tentang Manajemen A p a r a t u r Negeri Sipil dan Peraturan Sadan

Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara

Pemberian Cuti a p a r a t u r Negeri Sipil telah diatur ketentuan

mengenai pe,laksanaan cuti bagi ASN. Jenis cuti yaitu:

 Cuti Tahunan

Cuti tahunan merupakan hak ANS dan Calon ANS yang

telah bekerja paling kurang selama satu tahun secara terus-

menerus. Jangka waktu hak atas cuti tahunan adalah dua belas

hari kerja. Selama menjalankan cuti tahunan, ANS dan Calon

A NS memperoleh penghasilan dan tunjangan sesuai peraturan

perundang-undangan.Apabila tidak di ambil dalam satu tahun

kerja maka cuti ini dapat di ajukan untuk tahun berikutanya

dengan syarat melaporkan pengajuan penaikan cuti tahunan.

GAMBAR 3. 8 Prosedur Cuti Tahunan

 50

 Cuti Sakit

Hak cuti diberika dalam jangka waktu tak terbatas bagi karyawan
ASN. Pengurusannya dilakukan setelah sakit ,namun sebelumnya sudah
melaporkan sakit kepada staf kepegawaian .

GAMBAR 3. 9 Prosedur cuti sakit

 Cuti Melahirkan

Cuti melahirkan merupakan hak ANS wanita untuk kelahiran

anak pertama sampai dengan anak ketiga pada saat menjadi ASN.

Lamanya cuti melahirkan adalah tiga bulan, namun dalam kondisi

tertentu. ASN dapat mengajukan permintaan cuti melahirkan kurang

dari tiga bulan. Pengajuan permohonan cuti melahirkan dilakukan

dengan melampirkansurat keterangan dokter/bidan yang mencantumkan

Hari Perkiraan Lahir.

GAMBAR 3. 10 Prosedur cuti Melahirkan

 51

 Cuti karena Alasan Penting

ANS mendapatkan cuti alasan penting selama 30 hari dalam

satu tahun, dengan melampirkan persyaratan cuti contohnya alasan

keluarga sakit. Selama menjalankan cuti karena alasan penting, ANS

yang bersangkutan memperoleh penghasilan dan tunjangan sesuai

peraturan perundang-undangan.Sedangkan untuk THL pengajuan

cutunya hanya menggunakan surat keterangan sakit yang bersangkuta

kepada staf pelaporan cuti. Pembuatan surat ini Ketika yang

bersangkutan sudah selesai cuti dengan syarat Ketika cuti pegawaicuti

mengbarkan dan mengonfirmsikan kepada staf pelaporan cuti.

GAMBAR 3. 11 Prosedur Cuti Alasan Penting

 Cuti Bersama

Cuti bersama adalah hari cuti khusus untuk para pegawai tertentu.

Hari cuti bersama ditetapkan oleh pemerintah pusat bersamaan dengan hari

libur nasional dan umumnya berada sebelum dan/atau sesudah hari libur

nasional tertentu. 
 52

GAMBAR 3. 12Prosedur Cuti Bersama

g. Pemesanan dan Pendistribusian ATK

Pemesanan ATK dilakukan di awal bulan kepada bagian logistik,

caranya yaitu pertama staf mengecek dan mencatatat ATK apa saja yang

masih ada dan diperlukan oleh staf, lalu mecatat ATK yang dibutuhkan

dan di sahkan dengan tanda tangan staf yang meminta ATK. Lalu

diberikan catatan tersebut kepada logistik, kemudian bagian logistik

memeriksa dan menyetujui apa saja ATK yang akan di berikan. Dalam

pemesanan ATK harus sesuai dengan keperluan dan kebutuhan ruangan

saja agar tidak terjadi penumpukan ATK.

GAMBAR 3. 13 (4)Pemesaan ATK Ruang Kepegawaian 27 Juli 2022

h. Pembuatan MOU Pegawai Kontrak

i. Melakasanakan Tugas Lain Ynag Diperintahkan Atasan

 53

5. Staf V Seketaris Direktur ( Puja Charisma Putri, SKM)

a. Mengagendakan Jadwal Kegiatan Harian Direktur

Agenda Direktur berisikan rangkaian kegiatan harian,

mingguan dan dibuat dalam rekapan bulanan satu kali sebulan.

Tujuannya untuk waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang

akan dilakukan direktur.

b. Mengisi Buku Tamu Direktur

Melakukan pengarsipan atau pencatatan daftar tamu Direktur

setiap harinya secara manual. Tamu Direktur dibedakan menjadi dua

yaitu, tamu resmi dan tidak resmi. Tamu resmi terdiri atas tamu

pemerintah dan tamu swasta, sedangkan tamu tidak resmi terdiri atas

tamu keluaraga pasien.

c. Mengetik Notulen Rapat

Segala rapat yang diikuti oleh direktur akan di catatat oleh

seketaris direktur. Tahapannya yaitu :

 Notulen (hasil rapat ) dicatat oleh kabag kepagawain secara

manual kemuadian diberikan kepada seketaris direktur.

 Sekdir merekap kembali catatan direktur tersebutdalm

bentuk Microsoft word ,kebenaran hasil rekap akan

dikonfirmasikan kembali kepada kabag

 Jika sudah benar , lalu sekdir mengarsipkan notulen tersebut.

 54

GAMBAR 3. 14Rekapan Notulen Rapat Direktur

d. Pengetikan Surat Direktur

Pengetikan Surat Direktur biasanya seperti :

 SK Direktur

 Laporan Kinerja Direktur

 Perjalanan dinas

 Surat SPT ( perintah tugasdirektur)

e. Merekap Surat Direktur

Perekapan dilakukan secara manual, surat surat yang direkap ini

adalah surat yang telah dikembalikan kepasa sekdir dan tidak di oper

kebidang tertentu. Pengarsipan surat dilakuakan sampai umumr surat

lima tahun, apabila udah sudah pada batas waktunya surat-surat tersebut

dimunahkan.

f. Pengembalian Surat dari Diretur Ke Bidang dan Bagian

 55

Biasanya surat masuk yang tujuan suratnya kebidang atau bagian

tertentu sebelum diserahkan ,akan di setujui oleh direktur. Prosesnya

Sekdir menerima surat perbidang kemudian di rekap dan didisposisi baru

dierika kepada direktur . Apabila sudah di setujui direktur dikembalikan

kepada sekdir lalu sekdir memberika ke tata usaha barulah di serahkan

ke bidang tujuan surat.

g. Pembuatan MOU Pegawai Kontrak

h. Melaksanakan Tugas laian Dari Atasan

6. Staf VI ( Ramby, SE )

a) Pengetikan dan Pengurursan DUPAK dan PAK Pegawai

Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) merupakan

formulir usulan yang berisi tentang data perorangan pejabat fungsional

yang berisi rincian dari butir kegiatan dalam mencantumkan nilai atau

angka kredit yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu dan dijadikan

sebagai bahan penilaian dalam penetapan Angka Kredit.

Penetapan Angka Kredit (PAK) adalah formulir yang sudah

berhasil terisi dengan keterangan perorangan pejabat fungsional dan

satuan nilai dari hasil penilaian butir kegiatan dan atau akumulasi nilai

dari butir – butir kegiatan yang telah dicapai oleh pejabat fungsional.

Pengetikan dan pengurusanya dilakukan ketika pegawai pembutuhkan.

 56

b. Pengantarkan Surat Surat Penting Ke Dinas Lainya

Pengantarkan surat surat penting ini adalah pendistribusian

surat penting dari rumah sakit kepada SKPD/ Dinas Lainnya.

c. Pembuatan MOU Kerja Kontrak

d. Melaksanakan Tugas Lain Dari Atasan

3.4 Kendala Kerja dan Upaya Pemecahan yang di Lakukan

a. Kendala Kerja

1. Gangguan Jaringan

Kemungkinan sinyal lelet, sehingga dapat menghambat

aktivitas staf. Sehingga juga dapa mempengaruhi produktifitas yan

akan dilakukan.

2. Rakap Hadir Manual Yang Tidak Efisien

RSUD Arosuka memiliki rekap hadir manual yang disimpan

diruang kepegawaian yang dinilai kurang efisien karenan

menggunakan tempat yang terlalu banyak padahal hanya

digunakan pada waktu tertentu.

b. Upaya Pemecahan yang di Lakukan

1. Jaringan Lelet

Upaya pencegahan:
 57

 Matikan aplikasi dan situs yang tidak digunakan

 .Matikan perangkat yang tidak digunakan

 Hindari jam sibuk saat melakukan hal-hal tertentu

 Melakuakan Up grate wifi tau sinyal yang digunakan agar

lebih bagus

 Menambah kapasitas sinyal agar semua pegawai bisa

menggunakan perangkat eletronik saat baersamaan.

2. Rakap Hadir Manual Yang Tidak Efisien

Sebaiknya RSUD Arosuka menggunakan Aplikasi atau

melakukan rekap secara online agar tidak terjad penumpukan rekap

absen di ruangan sehinggga ruangan tersebut bisa di gunakan untuk

keperluan laiannya