KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT

PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

OPTIMALISASI PELAPORAN DATA PASIEN MELALUI

PEMBANGUNAN E-FORM PASIEN RAWAT INAP DI RUMKIT
TK II IM TAHUN 2022

Disusun Oleh:

NAMA : ROYHANA
PANGKAT : Penata Muda Tk I / IIIb
NIP : 198504142010032001

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

Bandung Tahun 2022
 ii

LEMBAR PERSETUJUAN
JUDUL : OPTIMALISASI PELAPORAN DATA PASIEN MELALUI
PEMBANGUNAN E-FORM PASIEN RAWAT INAP DI
RUMKIT TK II IM TAHUN 2022

Disusun oleh Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas TA 2022

1. Nama : ROYHANA
2. Pangkat/Gol : Penata Muda Tk I / IIIb
3. NIP : 198504142010032001

Telah memenuhi syarat dan setuju untuk diuji

Bandung, Mei 2022

Mentor, Coach,

dr. Hasnita, M. K. M.
Mayor Ckm (K) NRP 11040013240576 Ricka Yuliani A, S. E., M. M.
 iii

LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

JUDUL : OPTIMALISASI PELAPORAN DATA PASIEN MELALUI

PEMBANGUNAN E-FORM PASIEN RAWAT INAP DI
RUMKIT TK II IM TAHUN 2022

Disusun oleh Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas TA 2021

1. Nama : ROYHANA
2. Pangkat/Gol : Penata Muda Tk I / IIIb
3. NIP : 198504142010032001

Telah diseminarkan di depan Tim Penguji Rancangan Aksi Perubahan

pada hari di

Penguji, Coach,

Riska Riskawati, S. S., M. Pd dr. Hasnita, M. K. M.

Mayor Ckm (K) NRP 11040013240576
 iv

KATA PENGANTAR

Segala Puji bagi Allah swt yang dengan rahmat-Nya Action Leader
dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan ini dengan judul
“OPTIMALISASI PELAPORAN DATA PASIEN MELALUI
PEMBANGUNAN E-FORM PASIEN RAWAT INAP DI RUMKIT TK II IM
TAHUN 2022”.
Rancangan Aksi Perubahan ini disusun dalam rangka memenuhi
persyaratan Pendidikan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Tahun 2022
Kodiklat TNI Angkatan Darat Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal.
Rancangan Aksi Perubahan ini dapat diselesaikan berkat bantuan dan
bimbingan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini Action Leader
menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. dr. Hasnita, M. K. M. selaku mentor yang telah memberikan dukungan
selama menyelesaian Rancaangan Aksi Perubahan
2. Ricka Yuliani A, S. E., M. M selaku Coach yang telah mendampingi,
membimbing dan mengarahkan sehingga action leader
mendapatkan banyak masukan dan pembelajaran untuk
mewujudkan gagasan menjadi rancangan aksi perubahan
3. dr. Muhammad Nasir Tarigan sebagai Karumkit TK II IM atas
dukungan penuh yang diberikan kepada action leader.
4. Teman-teman PKP satu angkatan atas bantuan, masukan-masukan
serta rasa kekeluargaan yang telah terjalin selama ini. Semoga kita
semua terus diberikan kesehatan dan semangat dalam menjalani
PKP ini hingga selesai

Action leader menyadari dalam penyusunan RAP ini masih banyak

terdapat kelemahan dan kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik yang
membangun sangat diharapkan.
Akhirnya action leader berharap semoga aksi perubahan ini dapat
bermanfaat bagi Peningkatan pelayanan di Rumkit Tk II IM ke arah yang
lebih baik. Bandung, Mei 2022
Action Leader

Royhana
 v

DAFTAR ISI

halaman
Halaman Cover...................................................................................................................i
Lembar Persetujuan...........................................................................................................ii
Lembar Pengesahan.........................................................................................................iii
Kata Pengantar.................................................................................................................iv
Daftar Isi.............................................................................................................................v
Daftar Tabel.......................................................................................................................vi
Daftar Gambarl.................................................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................1
Latar Belakang 1
1. Tujuan Aksi Perubahan 3

2. Manfaat Aksi Perubahan 3

BAB II PROFIL KINERJA................................................................................................4

Pelayanan Sesuai Tugas dan Fungsi 4
3. Pelayanan di Unit Kerja 10

BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN................................................................11

Identifikasi Maslah Pelayanan 11
Penetapan Masalah Utama 11
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH.........................................................17
Terobosan inovatif 17
4. Tahapan Kegiatan 18
Sumber Daya 17
5. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan 36
BAB V PENUTUP 41
 vi

DAFTAR TABEL

Nama tabel Halaman

Tabel 1
Tabel 2
Tabel 3
Tabel 4
Tabel 5
Tabel 6
Tabel 7
Tabel 8
Tabel 9
 vii

DAFTAR GAMBAR

Nama Gambar Halaman

Gambar 1 Rumah Sakit TK II Kesdam IM
Gambar 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit TK II IM
Gambar 3 Instalasi Rawat inap Rumah Sakit TK II IM
Struktur Organisasi Instalasi Rawat inap
Gambar 4
Rumah Sakit TK II IM
Gamba 5 Pohon Masalah (Pernyataan Negatif)
Gambar 6 Pohon Sasaran Pernyataan Positif
Gambar 7 Pohon alternatif
Gambar 8: Struktur Tim Efektif Aksi Perubahan
Gambar 9: Kuadran Stakeholder
Gambar 10 Jejaring Kerja Stakeholder
 viii

DAFTAR LAMPIRAN

Nama Lampiran Halaman

Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
Lampiran 6
Lampiran 7
 1

BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit,
mendefinisikan rumah sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Dalam undang-undang tersebut tertulis fungsi rumah sakit adalah
menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan
seuai dengan standar pelayanan rumah sakit, memelihara dan
meningkatkan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang
paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis,
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan,
menyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan. BAB XI tentang Pencatatan dan pelaporan pasal 52
menyebutkan bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam
bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Merujuk pada petunjuk teknis mengenai Sistem Informasi pelaporan

rumah sakit yang merupakan Lampiran Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia NOMOR 1171/MENKES/PER/VI/2011 Tentang Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIRS), bahwa SIRS adalah suatu proses
pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit salah satunya
adalah data rekapitulasi kegiatan pelayanan.

Dalam menjalankan salah satu tugasnya, Instalasi rawat inap Rumkit

Tk II IM adalah melaksanakan rekapitulasi data kegiatan pelayanan
 2

seperti yang telah disebutkan di atas. Data pasien rawat inap ini meliputi
data tentang jumlah pasien rawat inap berdasarkan satuan pekerjaan
dalam ruang lingkup TNI dan berdasarkan jenis jaminan kesehatan yang
ada, jumlah hari perawatan, cara pasien keluar/rujuk, dan keadaan pasien
saat keluar.

Rekapitulasi data tersebut selama ini dilakukan dengan cara-cara

manual, seperti mengisi form berupa kertas yang dibagikan ke setiap
ruangan. Kemudian form tersebut satu-persatu diminta kembali dan
dikumpulkan ke bagian pelayanan medis. Kemudian data-data tersebut
direkap dengan mengetikannya kembali satu demi satu.

Metode pelaporan semacam ini tentu menimbulkan berbagai faktor

keterhambatan layanan pencatantan dan pelaporan. Laporan yang
seharusnya dikirim setiap bulan per tanggal 5 harus tertunda hingga
tanggal 10 bahkan di atas tgl 10. Pengimputan data secara manualpun
tinggi resikonya untuk terjadi kekeliruan, mengingat kategori data yang
diinput bukanlah satu jenis data saja. Selain itu, keterlambatan ini juga
menimbulkan peringatan dari staf Yanmed untuk segera mengirimkan
laporan yang nantinya akan berpengaruh kepada database pusat, dan
hambatnya pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan database
pasien rawat inap. Faktor-faktor di atas nantinya berujung pada timbulnya
teguran dari atasan, yakni Karumkit Tk II IM.

Kondisi yang diharapkan sejalan dengan adanya perkembangan

teknologi informasi pada dunia kesehatan adalah penginputan data lebih
cepat sehingga laporan dapat dikirim tepat waktu, efisiensi waktu dan
tenaga staf dalam pelaporan data, meminimalisir kekeliruan data melalui
pengguaan sistem yang lebih baik, sehingga pengiriman laporan data
pasien rawat inap dapat terlaksana secara cepat dan akurat.

Oleh karena itu sangat dibutuhkannya Formulir Elektronik atau e-Form

terkait data pasien yang merupakan solusi terbaik untuk memecahkan
permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan di atas, serta dengan
 3

sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif

dan efisien dalam menunjang kinerja. Selanjutnya, e-Form akan dapat
diakses oleh setiap unit,dengan demikian setiap data akan terintegrasi
secara otomatis di dalam satu pencatatan.
Berdasarkan alasan yang telah diuraikan di atas, Action Leader
tertarik untuk mengangkat judul “Optimalisasi Pelaporan Data Pasien
Melalui Pembangunan e-Form Pasien Rawat Inap Di Rumkit Tk II IM”
sebagai Aksi Perubahan yang akan dijalankan di wilayah Rumkit TK II IM.

2. Tujuan Aksi Perubahan

Tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini adalah :
a) Jangka Pendek: Pemabangunan Aplikasi e Form data pasien
rawat inap.
b) Jangka menengah : Pengembangan aplikasi e form data pasien
rawat Jalan
c) Jangka panjang : Pengintegrasaian Aplikasi e-Form data pasien
ke Yanmed

3. Manfaat Aksi Perubahan

Internal : 1. Mudah menerima data dalam rangka penyusunan
laporan bagi staf instalasi rawat inap Rumkit Tk II IM
2. Menghasilkan sebuah sistem informasi rawat inap
yang terkomputerisasi yang efektif dan akurat
3. Mengurangi kekeliruan pengimputan data pasien
rawat inap disebabkan data yang terlalu banyak
Eksternal : 1. Kolaborasi dengan Siyankes Kesdam IM menjadi
lebih efisien
2. Meningkatkan kecepatan transfer data pasien Rawat
Inap ke Satuan Atas (Siyankes Kesdam IM, Dinkes)
dan Puskesad)
BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN

4. Pelayanan Sesuai Tugas dan Fungsi

 4

a. Dasar Hukum Organisasi

Tahun 1903 Pemerintah Kolonial Hindia Belanda berhasil
menduduki dan membangun beberapa infrastruktur di daerah Aceh.
Salah satu infrastruktur yang dibangun adalah rumah sakit. Rumah
sakit yang di bangun tersebut pada mulanya ditujukan untuk
mendukung kepentingan militer, namun akhirnya rumah sakit tersebut
juga memberikan fasilitas pelayanan kesehatan kepada masyarakat
pribumi yang berdomisili di sekitar lingkungan rumah sakit.
Struktur organisasi Rumkit Tk II Iskandar Muda berdasarkan pada
Peraturan Kepala Staf TNI Angkatan Darat Nomor
Perkasad/25/XII/2007 tanggal 31 Desember 2007 tentang Organisasi
dan Tugas Kesehatan Daerah Militer (Kesdam) termasuk Rumah Sakit
Tk II Iskandar Muda. Rumkit Tk II Iskandar Muda dipimpin oleh
seorang Kepala Rumkit Tk II, disingkat Karumkit Tk II Iskandar Muda

Gambar 1. Rumkit TK II IM
 5

Adapun visi dan misi Rumah Sakit TK II IM adalah:

Visi: Menjadi Rumah Sakit terpercaya dan Pilihan bagi Prajurit, Aparatur
Sipil Negara, Keluarga serta Masyarakat Umum.
Misi:
1) Memberikan Pelayanan Kesehatan yang bermutu secara
cepat, tepat dan memuaskan
2) Mengutamakan Keselamatan Pasien
3) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui
pendidikan dan pelatihan berkesinambungan
4) Menciptakan lingkungan Rumah Sakit yang bersih, aman dan
nyaman
 7

b. Struktur Organisasi
Gambar 2. Struktur Organisasi Rumkit TK II IM
 8

c. Tugas dan Fungsi Organisasi

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat inap, dan
gawat darurat.
Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh Rumah Sakit umum
terdiri atas pelayanan medik dan penunjang medik, pelayanan
keperawatan dan kebidanan, dan pelayanan non medik.
Adapun tugas dan Fungsi dari Instalasi watnap Rumkit TK II IM
adalah:
1) Penyusunan rencana operasional di Instalasi Rawat Inap
2) pengorganisasin sumber daya dalam pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi Instalasi Rawat Inap
3) Penyeliaan terhadap SDM dilingkungan Instalasi Rawat Inap
4) Pelaksanaan pengendalian, pengawasan, evaluasi program
dan kegiatan, penyampaian laporan kegiatan dan hal-hal
lainnya yang dianggap perlu,
5) Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan
atasan dalam lingkup tugasnya.

Gambar 3 :
Instalasi Rawat Inap Rumkit Tk II IM
 9
Gambar 4:
Struktur Organisasi Instalasi Rawat Inap Rumkit Tk II IM

Karumkit TK II IM

dr. Mhd Nasir Tarigan

Kolonel Ckm NRP. 1920003700964

Wakarumkit

Ka Instalasi Rawat Inap

Letkol ckm Zulmai Hendrik, A. Md
NRP. 11010021430576

Kasubinstalwatnap A Kasubinstalwatnap B Kasubinstalwatnap C

Karu. Malahayati Karu T. Polem Karu. Teuku Umar Karu. T. Hamzah Karu. Cut Nyak Dien Karu. Cut Mutia
Ns. Sharmila Yusuf, S.Kep.M.Kep Fatmawati, S.Kep Marlina, S.Kep Fatmawati, S.Kep Julia, STr Keb Nurul akmal, Amd
NIP. 1974072820033122001 NIP.1980060620081220 NIP. 197912272010122001 NIP.19800606200812200 198405012008122001 Kep
01 1

Karu. Syiah Kuala Karu. Malikul Saleh Karu. ICU Karu. Ade Irma Karu. NICU
Sunita, Amd Kep Mayang Sari, S.st Azwar Anas, Amd Kep Asnawati, S Kep Asnawati, S Kep
NIP. 197607232000122001 NIP.19800211200712200 NIP. NIP. NIP.
1 197809082009041002 198302102007122001 198302102007122001

Staf Instalasi Rawat Inap Staf Instalasi Rawat Inap Staf Instalasi Rawat Inap

Richa Yunita, A.Md. Kep Jumiati Masnur Royhana,

NIP. 198503202009042010 NIP. 197804222014102000 NIP. 198504142010032001
 9

Adapun Tugas Pokok Kepala Instalasi Rawat Inap (Kainstalwatnap)

Rumkit TK II IM adalah membantu Kepala Rumah Sakit TK II IM dalam
menyiapkan rencana kegiatan pelayanan Rawat Inap, memimpin,
membina, pelaksanaan, mengkoordinasikan, mengawasi dan
mengevaluasi serta mengendalikan pelayanan Rawat Inap.
Berikut Uraian tugas Kainstalwatnap Rumkit TK II IM:
1) Pelaksana Karumkit di bidang penyediaan sarana dan
prasarana rawat inap
2) Mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan
keperawatan di rumah sakit
3) Merencanakan dan menyusun kebutuhan tenaga
keperawatan.
4) Merencanakan pembinaan dan pengembangan karier tenaga
keperawatan serta meningkatkan mutu asuhan keperawatan
5) Merencanakan anggaran dibidang keperawatan.
6) Merencanakan kebutuhan peralatan keperawatan
7) Membuat laporan kegiatan instalasi rawat inap kepada
karumkit

Berdasarkan uraian tugas Kainstalwatnap di atas, action

leader (perawat pelaksana) membantu dalam hal:
1) Melaksanakan asuhan keperawatan pelayanan Rawat Inap
2) Melaksanakan pelayanan medik, keperawatan untuk
diagnostik, pengobatan, asuhan perawatan pasien Rawat
Inap, termasuk di dalamnya pengisian Rekam Medik
3) Membuat laporan data pasien rawat inap
Tugas tambahan action leader sebagai perawat pelaksana
ialah: Membantu kainstalwatnap dalam melaksanakan kegiatan
administrasi personel instalwatnap di Rumkit TK II IM
 10

5. Pelayanan di Unit Kerja

a. Jenis pelayanan
Instalasi Rawat inap merupakan salah satu pelayanan yang
disediakan Rumah Sakit Tingkat II Kesdam Iskandar Muda. Instalasi
Rawat Inap (watnap) merupakan salah satu bentuk proses pengobatan
atau rehabilitasi oleh tenaga pelayanan kesehatan profesional pada
pasien yang menderita suatu penyakit tertentu, dengan cara di inapkan di
ruang rawat inap sesuai dengan jenis penyakit yang dialaminya.
Layanan rawat Inap terdiri dari 7 kelas fasilitas ruang yaitu VVIP,
VIP, Kelas I, kelas II, kelas III, ICU, dan NICU. VVIP Panglima Polem
terdiri dari 6 bed. Ruang VIP Ade Irma terdiri dari 1 bed, Teuku Hamzah
10 bed, Cut Nyak Dien 2 bed. Ruang Kelas 1 Ade Irma memiliki 4 bed, Cut
Nyak Dien 3bed, Teuku Umur 9 bed. Ruang Kelas II Cut Nyak Dien
memiliki 5 bed, Cut Meutia 16 bed, Malikusaleh 6 bed, dan kamar Ade
Irma 1 bed. Ruang Kelas III Malikusaleh memiliki 24 bed, Cut Meutia 8
bed, Syiah Kuala 20 bed, Teuku Umar 14 bed, Ade Irma 6 bed, dan Cut
Nyak Dien 15 bed. Runag ICU non Covid memiliki 6 bed, ICU Covid 5 bed,
dan NICU memiliki 5 bed.

b. Output Pelayanan
Ouput dari Instalasi Rawat inap Rumkit TK II Kesdam IM adalah
sebagai berikut:
1) Pencatatan dan pelaporan
2) Kepuasan pasien

c. Pelanggan yang Dilayani

Pelanggan yang dilayani di Instalasi Rawat inap Rumkit TK II
Kesdam IM adalah prajurit TNI AD, PNS TNI AD, dan seluruh masyarakat
umum.
d. Pihak yang terlibat
Pihak yang terlibat dalam memberikan pelayanan pekerjaan di
instalasi Rawat Inap Rumkit TK II IM adalah semua staf fungsional
perawat pelaksana yang ada di instalasi Rawat Inap Rumkit TK II IM.
 11

e. Jangka Waktu Pelayanan

Asesmen awal medis, keperawatan dan asuhan keperawatan
pasien rawat inap paliatif dilakukan dalam waktu maksimal   1 x 24.
 11

BAB III
ANALISIS MASALAH PELAYANAN

6. Identifikasi Masalah Pelayanan

Pelaporan data pasien rawat inap merupakan bagian dari tugas dan
pelayanan yang diberikan Instalasi rawat inap Rumkit TK II IM
Beberapa Isu strategis terkait kinerja di Instalasi Rawat Inap ialah :
a. Belum adanya kedisiplinan staf dalam memberikan laporan
data pasien secara rutin
b. Masih kurangnya pengetahuan personel tentang sistem
pelaporan data pasien
c. Masih terlambatnya pengiriman laporan data pasien rawat
inap dari masing - masing ruang rawat inap Rumkit Tk. II IM
d. Kurangnya jumlah staf di bagian pelaporan data di ruang rawat
inap Rumkit TK II IM

7. Penetapan Masalah Utama

Setelah di identifikasi, maka dilakukan penentuan permasalahan
utama agar dapat ditemui masalah spesifik untuk nantinya dicarikan solusi
alternatif. Penentuan masalah utama melalui kriteria ASTRID:

Tabel 1 :
Hasil Analisis Astrid untuk penentuan isu strategis terpilih

N BOBOT
KRITERIA ISU STRATEGIS
O KRITERIA KET
a b c d
1 Aktual 15 15 15 15 15
2 Spesifik 10 10 10 10 10
3 Transformasi 10 15 15 10 10
4 Relevan 15 10 10 15 15
5 Inovatif 20 15 15 15 15
6 Dapat Dilaksanakan
sesuai masa 30 25 25 30 10
pelatihan
90 90 95 75
 12

Berdasarkan hasil metode Astrid di atas maka didapatkan satu

prioritas masalah dengan nilai bobot tertinggi yaitu “Masih terlambatnya
pengiriman laporan data pasien rawat inap dari masing-masing
ruang rawat inap”.
Untuk menentukan Isu strategis yang terpilih, dilakukan
penetapan masalah spesifik melalui kriteria metode USG yang
dapat dilihat pada Tabel 2 dibawah ini :

Tabel 2:
Matrik USG (Urgency, Seriousness, dan Grwoth)
KRITERIA PENILAIAN
NO BOBOT RANGKING
URAIAN MASALAH POKOK U S G
Masih terlambatnya
pengiriman laporan data
a 5 5 5 15 I
pasien rawat inap dari
masing2 unit ranap
Belum adanya kedisiplinan
staf dalam memberikan
b 3 3 4 10 II
laporan data pasien secara
rutin
Masih kurangnya
pengetahuan personel
c 3 3 3 9 III
tentang sistem pelaporan
data pasien

Keterangan :

Urgency (Mendesak) Seriousness(Kegawatan) Growth (Pertumbuhan)

5 = Sangat Penting 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Pesat
4 = Penting 4 = Gawat 4 = Pesat
3 = Cukup Penting 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Pesat
2 = Kurang Penting 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Pesat
1 = Tidak Penting 1 = Tidak Gawat 1 = Tidak Pesat

a. Urgency, dari tersedianya waktu, masalah tersebut sangat mendesak

untuk diselesaikan karena data pasien rawat inap harus dilaporkan
 13

setiap bulan tepat waktunya, sementara pasien yang masuk dan

keluar terus bertambah/berganti setiap harinya, sehingga butuh
kecepatan dalam pelaporan data tersebut.
b. Seriousness, Keterlambatan pengiriman laporan data pasien dianggap
serius karena akan berpengaruh kepada terhambatnya pelayanan
terhadap pasien serta keterlambatan pengajuan klaim kepada BPJS
c. Growth. Masalah keterlambatan pengiriman laporan data pasien jika
terus dibiarkan maka akan berdampak pada sistem data pelaporan
pasien di Rumkit Tk II IM

Dari hasil tabel analisis diatas, dengan melihat tingkat

kepentingannya, keseriusannya dan kecepatan untuk menyelesaikan
permasalahan yang terjadi sehingga masalah spesifik terpilih yaitu
“Masih terlambatnya pengiriman laporan data pasien rawat inap dari
masing2 unit ranap” yang merupakan nilai tertinggi.

Setelah permasalahan spesifik sudah terpilih, selanjutnya

Petakan permasalahan, kondisi saat ini dan kondisi yang
diharapkan melalui Causal Mapping.
 14

Gambar 4:
Causal Mapping

Kerangka Berpikir

Masalah
Penyebab Solusi Inovatif (aksi perubahan)
(Kondisi Saat
ini)i) Optimalisasi Pelaporan Data Pasien melalui Kondisi yang diharapkan
pembangunan e Form Pasien rawat Inap di
Belum Masih lambatnya Rumkit Tk II IM
terciptanyaa pengiriman Terlaksananya
sistem pelaporan laporan data pengiriman laporan
data pasien rawat pasien rawat inap Jangka Jangka Jangka data pasien rawat
inap yang efisien pendek Menenga Panjang inap cepat dan akurat
Bukti/Data h Pengimputandata lebih cepat
Kurangnya Laporan yang sehingga laporan dapat
seharusnya dikirim Pemabangu Pengembang Pengintegras dikirim tepat waktu
manajemen tugas nan Aplikasi an aplikasi e ian Aplikasi
setiap bulan per Efisiensi waktu dan tenaga
antar staf unit e Form data form data Data Pasien
tanggal 5 harus staf dalam pelaporan data
rawat inap pasien rawat pasien rawat ke Yanmed Kekeliruan data dapat
tertunda hingga inap inap diminimalisir dengan
Pelaporan data tanggal 10 bahkan
pengguaan sistem yang
pasien rawat inap di atas tgl 10 lebih baik
masih Timbulnya teguran
menggunakan dari atasan
cara manual Mempengaruhi
peningkatan
efisiensi pelayanan
Rumkit TK II IM
Manfaat
Internal :
Mudah menerima data
dalam rangka penyusunan
laporanbagi staf Instalasi
Tujuan: secara umum: Tertatanya sistem
Akibat jika masalah tidak diatasi Rawat Inap Rumkit Tk II IM
pelaporan data pasien di instalasi rawat inap
Menghasilkan sebuah sistem
Rumkit TK II IM
informasi rawat inap yang
terkomputerisasi yang efektif
Keterlambatan pelaporan data pasien di instalasi dan akurat
rawat inap berpengaruh kepada database pusat. Mengurangi kekeliruan
Terhambatnya pengambilan kebijakan yang Tujuan pengimputan data pasien
berhubungan dengan database pasien rawat inap Jangka pendek:Terbangunnya aplikasi e Form rawat inap disebabkan data
data pasien Rawat Inap Rumkit Tk II IM yang terlalu banyak.
Jangka menengah:Terlaksananya
pengembangan aplikasi e - Form data pasien
Eksternal:
Rawat Inap Rumkit Tk II IM
Kolaborasi dengan Siyankes
jangka panjang:Terintegrasinya Aplikasi Data
Kesdam IM menjadi lebih
Pasien ke Siyanmed Rumkit Tk. II IM dan
efisien.
Siyankes Kesdam IM
Meningkatkan kecpatan
transfer data pasien Rawat
Inap ke Satuan atas
(Siyankes Kesdam IM,
Dinkes dan Puskesad)
 15

Adapun proses analisis dari penentuan Permasalahan

Utama hingga ditemukannya permasalahan spesifik dapat
digambarkan di bawah ini menggunakan Tree Analysis.

a. Pohon masalah pernyataan negatif

Gambar 6:
Tree Analysis (pernyataan negatif)

Belum optimalnya pelaporan data pasien di Instalasi

Permasalahan
Rawat Inap Rumkit Tk II IM utama

“Belum sempurnanya sistem pelaporan data pasien rawat

inap di Rumkit Tk II IM

Kondisi
terpilih a b c

Terlambatnya Belum adanya Masih

pengiriman kedisiplinan kurangnya
laporan data staf dalam pengetahuan
pasien rawat memberikan personel
inap dari laporan data tentang system
masing-masing pasien secara pelaporan data
unit ranap rutin pasien

bukti

Laporan
yang
seharusnya Mempen
dikirim setiap garuhi
Timbulny
bulan per peningka
a
tanggal 5 tan
teguran
harus efisiensi
dari
tertunda pelayana
atasan
hingga n Rumkit
tanggal 10 TK II IM
bahkan di
atas tgl 10

Langkah selanjutnya ditentukanlah sasaran yang ingin dicapai

dengan menggunakan teknik analisis pohon sasaran. Sasaran utama
 16

yang ingin dicapai adalah “Optimalnya Pelaporan Data Pasien melalui

pembangunan e-Form pasien rawat inap di Rumkit Tk II IM”. Untuk
mewujudkan sasaran utama tersebut, maka yang terlebih dahulu
diidentifikasi adalah sasaran yang diharapkan, yaitu sebagai berikut.
b. Pohon sasaran yang diharapkan

Gambar 7:
Pohon sasaran yang diharapkan

Optimalnya Pelaporan Data Pasien melalui Sasaran utama

Pembangunan e-Form pasien rawat inap di Rumkit Tk II
IM.

Sempurnanya Sistem pelaporan data pasien rawat inap Sasaran

di Rumkit TK II IM yang
diharapkan

Pengiriman Bertambahnya Bertambahnya

laporan data kedisiplinan pengetahuan
pasien rawat staf dalam personel
inap dari memberikan tentang system
masing-masing laporan data pelaporan data
unit rawat inap pasien secara pasien
tepat waktu rutin

Memberikan Mengadakan
peringatan pelatihan dan
Membangun e- untuk segera sosialisasi
Form pasien mengirimkan kepada personel
rawat inap di laporan data tentang system
Rumkit TK II IM pasien tepat pelaporan data
waktu pasien rawat inap

Dari hasil analisis pohon sasaran yang diharapkan di atas maka terpilihlah
solusi “Membangun e-Form pasien rawat inap di Rumkit TK II IM”. Hasil
 17

penentuan alternatif solusi tersebut ditunjukkan pada Pohon Alternatif berikut

ini.

Gambar 8:
Pohon Alternatif

Pelaporan Data Pasien Menjadi Optimal Melalui

Pembangunan e-Form pasien rawat inap di Rumkit TK
II IM

Sistem Pelaporan data pasien rawat inap semakin sempurna

Pengiriman laporan data pasien rawat inap masing-masing

unit rawat inap tepat waktu

Pembangunan e-Form pasien rawat inap di Rumkit Tk II IM

Dari hasil analisis pohon alternatif di atas maka terpilihlah solusi

“Pembangunan e-Form pasien rawat inap di Rumkit Tk II IM”
 18

BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

8. Terobosan Inovatif
Dalam sektor publik seorang pemimpin harus memiliki kapasitas dan
kemampuan dalam melakukan adaptasi terhadap lingkungan termasuk di
dalamnya terhadap permasalahan yang berkembang. Seorang pemimpin
juga harus mampu melakukan inovasi dalam organisasi yang dipimpinnya,
baik inovasi yang berdampak pada penguatan SDM maupun sistem yang
ada dalam organisasi tersebut. Seorang pemimpin juga harus mampu
merancang dan memilih semua tindakannya yang dilakukan oleh
bawahannya dengan sangat efektif dan akan menghasilkan efisiensi
dalam banyak hal.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2016 tentang
Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian/lembaga,
Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara, dan Badan Usaha Milik
Daerah persyaratan inovasi pelayanan publik harus memenuhi kriteria
sebagai berikut.
a. Kebaruan, yaitu memperkenalkan cara, pendekatan atau kebijakan
dan desain pelaksanaan baru dan berbeda dalam rangka
penyelenggaraan Pelayanan Publik;
b. Efektif, yaitu menghasilkan keluaran yang nyata sesuai dengan
tujuan penyelenggaraan Pelayanan Publik;
c. Bermanfaat, yaitu memberikan dampak bagi peningkatan kualitas
Pelayanan Publik;
 19

d. Mudah disebarkan, yaitu mudah untuk ditiru dan dikembangkan

oleh Penyelenggara Inovasi lainnya; dan
e. Berkelanjutan, yaitu terus diterapkan dan dikembangkan secara
berkesinambungan, serta mendapat dukungan masyarakat.

Pada kegiatan aksi perubahan ini, terobosan dan inovasi yang

dilakukan oleh Action leader untuk menyelesaikan masalah keterlambatan
pengiriman laporan data pasien rawat inap adalah dengan membangun e-
Form pasien rawat inap di Rumkit Tk II IM. Pembangunan e-Form pasien
rawat inap ini menjadi salah satu solusi pemecahan masalah yang inovatif
karena sesuai dengan kriteria inovasi seperti yang telah disebutkan di
atas.
a. Kebaruan. e-Form pasien rawat inap ini memiliki unsur kebaruan
karena belum pernah dibuat sebelumnya dalam sistem pelaporan
data pasien rawat inap di Rumkit Tk II IM.
b. Efektif. Penggunaan e-Form pasien rawat inap ini mewujudkan
unsur pelayanan yang lebih cepat yakni dalam pengiriman laporan
data pasien rawat inap kepada seluruh stakeholder internal
maupun eksternal.
c. Bermanfaat. Artinya, adanya e-Form pasien rawat jalan ini akan
sangat membantu semua unsur yang terlibat dalam pelaporan
data pasien.
d. Mudah disebarkan. E-Form data pasien rawat inap ini mudah
dalam pengoperasiannya (user friendly) sehingga dapat
disebarkan untuk digunakan di unit kerja lingkungan Rumkit Tk II
IM
e. Berkelanjutan. E-Form ini dapat dikembangkan ke tahap
pengintegrasian pada aplikasi data pasien di unit Pelayanan
Medis Rumkit Tk II IM.

9. Tahapan Kegiatan
 20

Tahapan kegiatan dalam Rancangan Aksi Perubahan merupakan

kegiatan beserta capaian-capaian dari setiap tahap dalam rangka
mencapai tujuan aksi perubahan. Secara umum tahapan kegiatan atau
milestone dalam pembuatan e-Form data pasien rawat inap ini dibagi
menjadi 3 tahapan yaitu jangka pendek, jangka menengah, jangka
panjang. Tahapan pelaksanaan yang dirancang sebagai berikut :

Tabel 3:
Milestone Kegiatan

Tahapan
No Kegiatan Waktu Output Evidence
Utama

I Jangka Pendek
A Tahap Persiapan
1. Melaksanakan Melaporkan Minggu Terwujudnya Dokumentasi
koordinasi rencana aksi ke III persetujuan
dengan Mentor perubahan Juni dan
jangka pendek 2022 dukungan
kepada Sponsor sponsor
dan Mentor
3 Membentuk Tim Koordinasi Minggu Terwujudnya Foto
Efektif dengan Sponsor, ke persetujuan Dokumentasi
Mentor dan dan
Stakeholder III Juni dukungan
untuk penjelasan 2022
terkait
Rancangan Aksi
Perubahan
Membuat Surat
undangan rapat Undangan
Rapat Tercapainya Daftar Hadir,
pembentukan kesepakatan foto
Tim Efektif menjadi Tim dokumentasi
Efektif Aksi dan notulen
Perubahan rapat
Komitmen
Bersama Tim
Efektif
2. Melaksanakan Pengajuan Minggu Tersediannya Sprin
Koordinasi anggota Tim ke IV Sprin
pembuatan sprin Efektif untuk Juni penugasan Foto dengan
Tim Efektif pembuatan sprin 2022 sebagai Tim Mentor
 21

Efektif
Mengecek Terdistribusin Tanda terima
terdistribusinya ya sprint tim sprin
penandatangana efektif
n sprin Tim
Efektif kepada
personil
dimaksud

Tahapan
No Utama Kegiatan Waktu Output Evidence

I Jangka Pendek
4 Mengidentifikasi
dan Menyusun Tersedianya
Anggaran
kebutuhan anggaran
anggaran
Menyusun Surat
Minggu
kebutuhan Undangan
ke IV Terlaksanan Daftar Hadir,
anggaran dan
Rapat dgn Tim Juni ya rapat
pembuatan foto
Efektif 2022 dengan tim
jadwal kegiatan efektif dokumentasi
dan notulen
rapat
Menyusun jadwal Jadwal Jadwal
kegiatan kegiatan kegiatan
B Tahap Pelaksanaan
Membuat desain Tersedianya Draft e-Form
e-Form data desain e- data pasien
pasien rawat inap Form data rawat inap
Membuat dengan Tim IT pasien rawat
Minggu
desain e-Form inap
5. ke I
data pasien Rapat dengan Tim Surat
Juli
rawat inap IT Undangan
2021 Daftar Hadir,
foto
dokumentasi
dan notulen
rapat
6 Membangun e- Membuat e-Form Minggu Tersedianya e-Form data
Form data data pasien rawat ke II e-Form data pasien rawat
pasien rawat inap dengan Tim Juli pasien rawat inap
inap IT 2022 inap Tampiilan
dashboard
7 Menginput data Input data Minggu e- Form yang Foto giat
pasien rawat kedalam e-Form ke III telah terinput input data
 22

inap ke dalam e- Juli data pasien Data terinput

Form 2022
8 Menyusun Melaksanakan Minggu Foto
Manual Book penyusunan buku ke IV dokumentasi
(Buku Panduan) petunjuk Juli
pelaksanaan 2022
pengunaan e-
Form data pasien
rawat inap

Tahapan
No Utama Kegiatan Waktu Output Evidence

I Jangka Pendek
Koordinasi Tim Tersedianya Buku
Administrasi buku petunjuk
dengan Tim IT petunjuk pelaksanaan
pelaksanaan
dalam pembuatan pengunaan
penggunaan
manual book aplikasi aplikasi
Diskusi dengan Minggu Berita Acara
Tim IT untuk ke IV Diperolehnya
pelaksanaan uji Juni informasi
Melaksanakan coba 2022 tentang
9
uji coba aplikasi. Melaksanakan uji berfungsi Foto
coba e-Form data atau tidaknya dokumentasi
pasien rawat inap aplikasi Laporan hasil
uji coba
10 Membuat SE Pembuatan draff Minggu Tersedianya Surat Edaran
Kainstalwatnap surat edaran ke I draff Surat Ttd
tentang Agustus Edaran Kainstalwatna
penggunaan e- 2022 p
Form data
pasien rawat
inap
11 Melaksanakan Menyiapkan Minggu Diperolehnya Surat
Sosisalisasi sosialisasi ke I aplikasi yang Undangan
penggunaan e- Agustus dapat diakses
Form data pasien 2022 oleh jajaran Daftar hadir,
rawat inap dan stakeholder foto, notulen
bimtek internal dan rapat
eksternal
13 Melaksanakan Melaksanakan Minggu Dikenal dan Daftar hadir,
launching e- implementasi e- ke II dpt foto
Form dengan data
Form data pasien rawat jalan Agustus digunakanny dokumentasi
pasien rawat yang telah terinput 2022 a e-Form
inap data pasien
 23

rawat inap
yang
berfungsi
untuk
pelaporan
data ke
Satuan atas

Tahapan
No Kegiatan Waktu Output Evidence
Utama
I Jangka Pendek
14 Mengimplement Diskusi dengan Tim Minggu Diperolehnya Foto
asikan e-Form IT untuk ke II informasi Dokumentasi
pelaksanaan
data pasien implementasi Agutus tentang
rawat inap 2022 implementasi Laporan
sistem yang implementasi
berfungsi
atau tidak
C Tahap Pengakhiran
15 Melaksanakan Rapat dengan Tim Minggu Diperolehnya Surat
Evaluasi Efektif terkait hasil ke II hasil evaluasi Undangan
Pembuatan e- pembuatan e-Form Agustus dari
Form data data pasien rawat 2022 pembanguna Daftar hadir,
inap dan tata cara foto, notulen
pasien rawat n e-Form
penggunaannya rapat,
inap data pasien
rawat inap Laporan
Evaluasi
16 Menyusun Pengetikan naskah Minggu Hasil laporan Laporan LAP
laporan aksi Laporan Aksi ke III dari aksi
perubahan Perubahan Agustus perubahan
2022
II. Jangka Menengah

1 Melaksanakan Penginputan data Tersediannya Foto

input data e-Form data data dalam e- Dokumentasi
kedalam e-Form pasien rawat inap Form data
data pasien Septem pasien rawat
rawat inap inap
ber
2022
s.d
Pengembangan Mengaplikasikan Februar Terbangunnya
e-Form data e-Form data i 2023 e-Form data
2 pasien rawat pasien rawat inap pasien rawat Foto
inap ke seluruh bagian inap ke seluruh Dokumentasi
 24

yang ada di bagian yang

Rumkit TK II IM ada di Rumkit
TK II IM
Monitoring dan Hasil monev Laporan
evaluasi e-Form terhadap Monev
3 Monev data pasien rawat aplikasi
inap di Rumkit TK
II IM

Tahapan
No Kegiatan Waktu Output Evidence
Utama
III Jangka Panjang

Pengintegrasi e- Koordinasi dengan Dokument Data

1 Form data Siyanmed Rumkit asi Laporan yg
pasien rawat TK II IM, Siyankes Februari terintegrasi
inap ke
KEsdam IM, 2023
Siyanmed
Rumkit TK II IM, Dinkes, dan s.d.
Siyankes Puskesad Februari
KEsdam IM, 2024
Dinkes, dan
Puskesad

Monitoring dan Laporan Monev

2 Monev evaluasi E-Form data Hasil
Pasien Rawat Jalan
Koordinasi
 25

Tabel 4:
Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aksi Perubahan (time schedule)

Juni 2022 Juli 2022 Agutus 2022

No Milestone Kegiatan Minggu ke Minggu ke Minggu ke
III IV I II III IV I II III IV
1 Jangka Pendek
a. Tahap Persiapan
Melaporkan
rencana aksi
Melaksanakan
perubahan jangka
koordinasi
pendek kepada
dengan Mentor
Sponsor dan
Mentor
Koordinasi dengan
Sponsor, Mentor
dan Stakeholder
untuk penjelasan
Membentuk terkait Rancangan
Tim Efektif Aksi Perubahan
Membuat undangan
rapat
Rapat pembentukan
Tim Efektif
Melaksanakan
Koordinasi Pengajuan anggota
pembuatan Tim Efektif untuk
sprin Tim pembuatan sprin
Efektif
Mengidentifikasi
dan Menyusun
Menyusun kebutuhan
kebutuhan anggaran
anggaran dan Rapat dgn Tim
pembuatan
Efektif
jadwal kegiatan
Menyusun jadwal
kegiatan
b. Tahap Pelaksanaan
Membuat Membuat desain
desain e-Form e-Form data pasien
data pasien rawat inap dengan
 26

Tim IT
rawat inap Rapat dengan Tim
IT
Membangun e-
Membuat e-Form
Form data
data pasien rawat
pasien rawat
inap dengan Tim IT
inap
Menginput data
pasien rawat Input data kedalam
inap ke dalam e-Form
e-Form
Juni 2022 Juli 2022 Agutus 2022
No Milestone Kegiatan Minggu ke Minggu ke Minggu ke
III IV I II III IV I II III IV
1 Jangka Pendek
Koordinasi Tim
Administrasi
dengan Tim IT
dalam pembuatan
Menyusun manual book
Manual Book Melaksanakan
(Buku Panduan) penyusunan buku
petunjuk
pelaksanaan
pengunaan
aplikasi
Diskusi dengan
Tim IT untuk
pelaksanaan uji
Melaksanakan uji
coba
coba aplikasi.
Melaksanakan uji
coba e-Form data
pasien rawat inap
Membuat SE
Kainstalwatnap
tentang Pembuatan draff
penggunaan e- surat edaran
Form data pasien
rawat inap
Menyiapkan
sosialisasi
Melaksanakan penggunaan e-
Sosisalisasi Form data pasien
rawat inap dan
bimtek
Melaksanakan
Melaksanakan implementasi e-
launching e-Form Form dengan
data pasien rawat data pasien rawat
inap jalan yang telah
terinput
Mengimplementa Diskusi dengan
 27

sikan e-Form Tim IT untuk

data pasien rawat pelaksanaan
inap implementasi
c. Tahap Pengakhiran
Melaksanakan Rapat dengan Tim
Evaluasi Efektif terkait hasil
Pembuatan e- pembuatan e-Form
Form data data pasien rawat
pasien rawat inap dan tata cara
inap penggunaannya

Juni 2022 Juli 2022 Agutus 2022

No Milestone Kegiatan Minggu ke Minggu ke Minggu ke
III IV I II III IV I II III IV
1 Jangka Pendek
Menyusun Pengetikan naskah
laporan aksi Laporan Aksi
perubahan Perubahan
2 Jangka Menengah
Melaksanakan
input data Penginputan data e-
kedalam e-Form Form data pasien
data pasien rawat inap
rawat inap
Mengaplikasikan e-
Pengembangan Form data pasien
e-Form data rawat inap ke
September2022 – Februari 2023
pasien rawat seluruh bagian yang
inap ada di Rumkit TK II
IM
Monitoring dan
evaluasi e-Form
Monev data pasien rawat
inap di Rumkit TK II
IM
3 Jangka Panjang
Pengintegrasi e-
Form data
pasien rawat Koordinasi dengan
inap ke Siyanmed Rumkit
Siyanmed TK II IM, Siyankes
Rumkit TK II IM, KEsdam IM,
Siyankes Dinkes, dan
Maret 2023-Februari 2024
KEsdam IM, Puskesad
Dinkes, dan
Puskesad
Monitoring dan
evaluasi E-Form
Monev
data Pasien Rawat
Jalan
 28

10. Sumber Daya

a. Tim efektif
Aksi perubahan mencakup sumber daya yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan kegiatannya yang memiliki tugas dan fungsi
masing-masing sesuai dengan target yang akan dicapai. Secara
sistematis, sistem pengelolaan aksi perubahan terstruktur sebagai
berikut.
Gambar 9:
Struktur Tim Efektif Aksi Perubahan

Sponsor
Karumkit Tk II IM
dr. Muhammad Nasir Tarigan

Mentor
dr. Hasnita, M. K. M

Action Leader
Coach
Royhana, S. Kep
Ricka Yuliani A, S.E., M. M.

Tim Administrasi Tim IT

Marlina, S. Kep IT
Fatmawati, S. Kep
Ns. Sharmila Yusuf, S. Kep. M. Kep
Julia, STr Keb
Sunita, Amd. Kep
Mayang Sari, S. St
Azwar Annas, Amd Kep
Asnawati, S. Kep
Nurul Akmal, Amd Kep
Jumiati Masnur
Richa Yunita

Tim efektif yang dibentuk, memiliki tugas seperti pada tabel di bawah ini:

Tabel 5:
Uraian Tugas Tim Efektif
Jabatan
No Nama Jabatan Peran
dalam tim
 29

dr. Muhammad Nasir Kepala Rumkit Memberikan

1 sponsor
Tarigan Tk II IM dukungan
Memberikan
Kasiyankes
2 dr. Hasnita, M. K. M Mentor arahan dan
Kesdam IM
dukungan
Memberikan
bimbingan dan
Ricka Yuliani A, arahan dalam
3 Coach
S.E., M. M penyusunan
RAP hingga
LAP

Jabatan
No Nama Jabatan Peran
dalam tim
Memimpin
Staf Instalasi
Action jalannya seluruh
3 Royhana, S. Kep Rawat Inap
Leader kegiatan aksi
Rumkit Tk II IM
perubahan
Mengumpulka
n data pasien
Karu Teuku Tim
4 Marlina, S. Kep rawat inap di
Umar administrasi
ruang Karu
Teuku Umar
Mengumpulka
n dan input
Karu Teuku data pasien
Tim
5 Fatmawati, S. Kep Hamzah dan T. rawat inap di
administrasi
Polem ruang Teuku
Hamzah dan T.
Polem
Mengumpulka
n dan input
Ns. Sharmila
Karu Tim data pasien
6 Yusuf, S. Kep. M.
Malahayati administrasi rawat inap di
Kep
ruang
Malahayati
Mengumpulka
n dan input
Julia, STr Keb Karu Cut Nyak Tim
7 pasien rawat
Dien administrasi
inap di ruang
Cut Nyak Dien
Mengumpulka
n dan input
Sunita, Amd. Kep Karu Syiah Tim data pasien
8
Kuala administrasi rawat inap di
ruang Syiah
Kuala
 30

Mengumpulka
n dan input
Karu Malikul Tim data pasien
9 Mayang Sari, S. St
Saleh administrasi rawat inap di
ruang Malikul
Saleh
Mengumpulka
n dan input
1 Azwar Annas, Amd Tim
Karu ICU data pasien
0 Kep administrasi
rawat inap di
ruang ICU
Mengumpulka
n dan input
Asnawati, S. Kep
1 Karu Ade Irma Tim data pasien
Nurul Akmal, Amd
1 dan NICU administrasi rawat inap di
Kep
ruang Ade
Irma dan NICU

Jabatan
No Nama Jabatan Peran
dalam tim
Mengecek dan
memastikan
1 Turmin Tim
Jumiati Masnur setiap data
2 Instalwatnap administrasi
pasien telah
diinput
Pembuatan e-
Form data
IT Tim IT
pasien
instalwatnap

b. Stakeholder/ Pemangku Kepentingan

1) Identifikasi Stakeholder
Stakeholder ialah siapa yang memberikan dampak
dan/atau yang terkena oleh dampak dari suatu program, kebijakan,
dan/atau pembangunan. Mereka bisa sebagai individu, komunitas,
kelompok sosial, atau suatu lembaga yang terdapat dalam setiap
tingkat golongan masyarakat.
Pada aksi perubahan ini, masing-masing stakeholder
ditempatkan ke dalam kuadran dua atribut yaitu pengaruh (influence)
kepentingan (interest) seperti yang di tunjukkan pada gambar
berikut.
 31

Gambar 10:
Peta Analisis Stakeholder

Pengaruh (Influence)

LATENS PROMOTERS

Kasi Yankes Kesdam IM

Kasiyanmed Rumkit TK II IM Kakesdam IM
Karumkit TK II IM
Kainstalwatnap Rumkit TK II IM

Kepentingan
(Interest)

APHATETICS DEFENDERS

Staf Perawatan Karu Rawat Inap Rumkit TK II

Staf Yankes Kesdam IM IM
Staf Yanmed Rumkit Tk II IM Kaur Yanmed Rumkit TK II IM
Staf Instalasi Rawat Inap
Rumkit TK II IM

2) Analisis Stakeholder
 32

Stakeholder pada kuadaran yang telah digambarkan di

atas, dapat dijelaskan dengan mempertimbangkan ciri-ciri keempat
kelompok stakeholders sebagai berikut:
a) Promoters: Memiliki kepentingan besar terhadap
program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya
berhasil (atau menggagalkannya). Dalam aksi perubahan
ini yang termasuk dalam kategori promoters adalah:
 Karumkit Tk II IM sebagai pimpinan rumah Sakit,
dimana dukungannya sangat berpengaruh dalam
pelaksanaan dan keberlangsungan aksi perubahan
serta memiliki kepentingan besar dimana hasil dari
aksi perubahan ini akan meningkatkan pelayanan di
Rumkit Tk II IM
 Kepala Instalasi Rawat Inap Rumkit TK II IM sebagai
pimpinan Instalasi Rawat Inap yakni unit tempat aksi
perubahan ini dilaksanakan. Dukungan dan arahan
dari Kainstalwatnap sangat dibutuhkan dalam
menjalankan aksi perubahan ini. Kepentingannya
juga besar dimana aksi perubahan ini akan sangat
menunjang kinerja staf instalasi rawat inap dalam
penyusunan laporan data pasien.
b) Defenders: memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi
kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan. Dalam
aksi perubahan ini yang termasuk dalam kategori
Defenders adalah:
 Karu Instalasi Rawat Inap Rumkit TK II IM dimana e-
Form data pasien ini sangat dibutuhkan dalam
pelaporan data yang lebih cepat dan
terkomputerisasi sebgai penunjang kinerja karu dan
staf Instalasi rawat inap di Rumkit TK II IM
 33

 Kaur Pelayanan Medis Rumkit TK II IM. E-Form ini

akan menunjang pekerjaan yang ada di bagian
Pelayanan Medis. Pengiriman data ke bagian ini
akan tepat waktu dan mudah dalam rekapitulasinya
 Staf Instalasi Rawat Inap Rumkit TK II IM.
Memudahkan staf dalam pencatatan serta
pengiriman data ke bagian Yanmed
c) Latents: tidak memiliki kepentingan khusus maupun
terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar
untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi
tertarik. Dalam aksi perubahan ini yang termasuk dalam
kategori Latens adalah:
 Kasi Yankes Kesdam IM dapat memberikan
dukungan karena berkaitan dengan pelaporan data
pasien
 Kasi Pelayanan Medis dapat memberikan
dukungan karena berkaitan dengan pelaporan data
pasien
d) Apathetics: kurang memiliki kepentingan maupun
kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya
kegiatan Dalam aksi perubahan ini yang termasuk dalam
kategori Apathetics adalah:
 Staf Perawatan Rumkit TK II IM mendapatkan
manfaat apabila sewaktu-waktu membutuhkannya
 Staf Yankes Kesdam IM mendapatkan manfaat
apabila sewaktu-waktu membutuhkannya data
mengenai pasien rawat jalan
 Staf Yanmed Rumkit TK II IM mendapatkan
manfaat apabila sewaktu-waktu membutuhkannya
terkait pelaporan data pasien
 34

Gambar 10:
Garis Hirarki Stakeholder Netmap
Garis Pelaporan
Garis Koordinasi Aphatetics
Garis Mohon Dukungan
Defenders

Latens
Staf Perawatan
IT
Promoters
Kainstalwatnap
Kakesdam

Stafyanmed

Kasiyanmed Karumkit
Project
(Action
Leader)

Kasiyankes
Stafyankes
Kauryanmed
Karuwatnap Staf Watnap
 35

3) Strategi Komunikasi dengan Stakeholder

Pelaksanaan rangkaian kegiatan aksi perubahan dapat
dilaksanakan dengan adanya kontribusi dari stakeholder.
Beberapa jenis komunikasi yang dapat diaplikasikan kepada
masing-masing stakeholder berdasarkan kategorinya dijelaskan
sebagai berikut.

Tabel 6:
Strategi Komunikasi dengan Pemangku Kepentingan (Stakeholder)
Ekspektasi (harapan
Pemangku Interaksi (Strategi
No action leader
Kepentingan Komunikasi)
kepada stakeholder
Memberikan Komunikasi langsung dan
1 Kakesdam IM
dukungan konsisten
Memberikan Komunikasi langsung dan
persetujuan, konsisten. Memberikan
2 Karumkit kebijakan untuk jawaban yang tepat atas
pelaksanan aksi pertanyaan pimpinan
perubhan mengenai aksi perubahan
Komunikasi langsung dan
Memberikan konsisten. Memberikan
dukungan dan gambaran lengkap
3 Kainstalwatnap
arahan pelaksanan tentang aksi perubahan.
aksi perubahan Aktif memberikan
progress aksi perubahan
Komunikasi berkala. Aktif
Kasi Yankes Memberikan memberikan
4
Kesdam IM dukungan perkembangan aksi
perubahan
Komunikasi berkala. Aktif
Kasiyanmed Memberikan memberikan
5
Rumkit TK II IM dukungan perkembangan aksi
perubahan
6 Karu Rawat Inap Membantu dalam Komunikasi berkala.
Rumkit TK II IM pengumpulan dan Merencanakan kegiatan
Input data pasien aksi perubahan. Aktif
serta kegiatan memberikan laporan
 36

pendukung aksi
status aksi perubahan
perubahan
Komunikasi berkala.
Membantu dalam
Merencanakan kegiatan
Kauryanmed pengumpulan dan
7 aksi perubahan. Aktif
Rumkit TK II IM penyesuaian data
memberikan laporan
pasien
status aksi perubahan
Membantu dalam
Komunikasi berkala.
pengumpulan dan
Merencanakan kegiatan
Staf Instalwatnap Input data pasien
8 aksi perubahan. Aktif
Rumkit TK II IM serta kegiatan
memberikan laporan
pendukung aksi
status aksi perubahan
perubahan
Komunikasi sopan dalam
Membantu dalam
meminta data atau hal-
9 Staf Perawatan kegiatan penunjang
hal yang menunjang
aksi perubahan
jalannya aksi perubahan
Ekspektasi (harapan
Pemangku Interaksi (Strategi
No action leader
Kepentingan Komunikasi)
kepada stakeholder
Komunikasi sopan dalam
Membantu dalam
1 Staf Yankes meminta data atau hal-
kegiatan penunjang
0 Kesdam IM hal yang menunjang
aksi perubahan
jalannya aksi perubahan
Komunikasi sopan dalam
Membantu dalam
1 Staf Yanmed meminta data atau hal-
kegiatan penunjang
1 Rumkit TK II IM hal yang menunjang
aksi perubahan
jalannya aksi perubahan

c. Pemanfaatan Teknologi Digital

Seluruh rangkaian kegiatan aksi perubahan yang dilaksanakan
yakni mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan hingga pengakhiran, tak
terlepas dari penggunaan teknologi digital untuk memudahkan jalannya
aksi perubahan. Beberapa teknologi digital yang digunakan adalah:
1) Membuat whatapp group tim efektif untuk
memudahkan komunikasi termasuk dalam pegiriman
undangan rapat
2) Memanfaatkan Google search dalam pencarian
referensi aksi perubahan yang akan dijalankan
3) Camera handphone untuk mendokumentasikan setiap
pertemuan yang dilakukan
 37

4) Proyektor sangat membantu dalam rapat karena

memudahkan action leader dalam pemaparan bahan
terkait rencana kegiatan aksi perubahan

d. Anggaran
Berikut adalah rancangan anggaran baiya pelaksanaan
kegiatan aksi perubahan.
Tabel 7:
Rancangan Anggaran Biaya Aksi Perubahan

Tahapan Biaya Jumlah

N Satuan
Pelaksanaan dan volume satuan Biaya
o ukur
rincian komponen (Rp) (Rp)
Persiapan
Rapat tim Efektif
1 13 org x
 Konsumsi rapat 60.000 120.000
2 hari
 ATK - 50.000 100.000
Pelaksanaan
Rapat tim IT (desain 13 org x
2 60.000 60.000
e-Form) 1 hari
 Konsumsi
 ATK - 20.000 20.000
Membangun e-
3 Form serta
 Jasa IT 5.000.000 5.000.000
Menyusun manual
book
4 13 org x
 Konsumsi 60.000 120.000
2 hari
 ATK 50.000 100.000
 Cetak manual
1 100.000 100.000
book
5 Pengakhiran
 38

Evaluasi
Laporan
100.000 100.000
 ATK
TOTAL 5.720.000

11. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

a. Taknik Pengendalian Mutu
1) Plan. Berpedoman pada prinsip 5W + 1 H perencanaan
kegiatan dengan berkoordinasi dengan Karumkit TK II IM,
Kakesdam IM, Kainstalwatlan Rumkit TK II IM dan mentor
untuk memperoleh saran dan masukan terkait aksi
perubahan.
Rapat dengan tim efektif mengenai pembagian tugas, dan
tanggung jawab, menyusun jadwal rencana kegiatan jangka
pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Tehnik
pengendalian yang digunakan melalui diskusi dan
memastikan setiap anggota tim mengerti apa yang harus
dilakukan sesuai penjadwalan
2) Do, pelaksanaan kegiatan dengan merancang dan membuat
sistem autentifikasi draf kesepakatan bersama dan perjanjian
kerja sama, mengumpulkan data Pasien rawat Inap di semua
Kelas Ruang rawat inap. Pengendalian mutu yang dilakukan
adalah dengan mengawasi perancangan pembangunan e-
Form pasien rawat inap dan pembuatan manual book
pengoperasian e-Form melalui diskusi dan melihat langsung
proses pembuatan e-Form atau berkoordinasi dengan Tim
IT. Tehnik pengendalian mutu berdasarkan substansinya,
rencana aksi perubahan ini menggunakan teknik
pengendalian yang bersifat non statistik yaitu tehnik
pengendalian yang tidak menggunakan angka statistik
melainkan metode pengamatan atau observasi, ceklist,
laporan lisan dan tertulis evaluasi pelaksanaan, pembahasan
 39

bersama pimpinan dan staf tentang pelaksanaan kegiatan

dan pengendalian diri.
3) Chek, tahap penilaian dengan melakukan uji coba e-Form
data pasien rawat inap untuk mengetahui kendala-kendala
yang dihadapi kemudian memberikan bimbingan sebagai
tindak lanjut kegiatan.
4) Act. Tahap tindakan perbaikan dengan melakukan evaluasi -
Form data pasien rawat inap. Teknik pengendalian mutu
yang dilakukan implementasi e-Form adalah dilihat langsung
oleh kainstalwatnap serta mengambil evaluasi yang dibuat
untuk perbaikan dan pengembangan sistem aplikasi.

b. Rencana Monitoring dan Pengendalian

Tabel 8:
Rencana monitoring pengendalian

No Kegiatan Pelaksana Output Monitoring Pengendalian

Tahap persiapan
Mentor, Dukung,arahan Diskusi dan
1 Koordinasi action cheklist bimbingan
leader
Pembentukan Mentor, Dukungan, Diskusi dan
2 tim efektif Action arahan cheklist bimbingan
leader
Pengajuan Mentor, Nama-nama Diskusi
3 anggotatim Action calon anggota cheklist
efektif leader tim efektif
Penyusunan Action Anggaran Dsikusi
4 anggaran leader, tim kegiatan cheklist
efektif
Penyusunan Action Jadwal
5 jadwal leader, tim kegiatan cheklist Diskusi
kegiatan efektif
Tahap Pelaksanaan
Pembuatan Action Desain e-Form cheklist
6 desain e-Form leader, tim Diskusi
efektif, IT
Pembangunan Action E-Form data cheklist Pengawasan,
7
e-Form leader, IT pasien ranap observasi
Pengimputan Action e-Form yang cheklist Pengawasan,
8 data pasien ke leader, tim telah diinput observasi
dalam e-Form efektif data
9 Penyusunan Action Buku panduan cheklist Dsikusi
 40

buku panduan leader, tim penggunaan e-

efektif, IT form
Uji coba e- Action E-form yang cheklist Pengawasan
1
Form leader, tim telah diinput
0
efektif, IT data paien
Sosialisasi Action Pengetahuan cheklist Pemaparan,
1 dan bimtek e- leader, tim jajaran rumkit diskusi,
1 Form efektif, TK II IM observasi
stakeholder tentang e-Form
Launching e- Action E-form yang cheklist Observasi
Form leader, tim resmi
efektif, digunakan
stakeholder
Implementasi Action Pengaplikasian cheklist Pengawasan,
e-Form leader, Karu e-Form di observasi
1
instalwatnap, instalwatnap
2
staf
instalwatnap

No Kegiatan Pelaksana Output Monitoring Pengendalian

Tahap Pengakhiran
Action Diskusi,
1 Perevisian e-
Evaluasi leader, tim cheklist observasi
3 Form
efektif
1 Penyusunan Action Penulisan
Laporan cheklist
4 laporan leader

c. Mitigasi Resiko
Aksi perubahan yang akan dilaksanakan tentunya tidak terlepas
dari berbagai kendala yang mungkin terjadi. Berikut strategi dalam
mengantisipasi kendala yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan
kegiatan aksi perubahan.

Tabel 9:
Mitigasi Resiko
Strategi
No Kendala Resiko Mengatasi
Kendala
Dukungan stakeholder
tidak maksimal Komunikasi secara
Kendala dalam
dikarenakan waktu efektif. Perencanaan
1 pelaksanaan
koordinasi bersamaan matang dan tidak
kegiatan
dengan pelaksanaan mendadak
program kerja di satker
2 Berkurangnya Kendala dalam Komunikasi dan
komitmen pimpinan koordinasi koordinasi proaktif
 41

dan stakeholder
Meningkatkan
Koordinasi Dan
Komunikasi Yang
Pergeseran jadwal
3 Kesibukan stakeholder Intens. Menyususn
kegiatan
rencana dengan
matang dan undangan
lebih awal
Tidak
Kerjasama tim efektif Pembagian tugas dan
4 maksimalnya
tidak berjalan penjadwalan ketat
pengerjaan e-Form
Kendala/ tidak
Kebutuhan anggaran maksimal dalam Optimalisasi anggaran
5
tidak bisa dipenuhi pelaksanaan rapat dan kolaborasi
serta laporan kegiatan lain
Hilangnya
Sistem komputer Penginstalan anti
6 data/draft e-Form
terserang virus virus
yang telah disusun