AXCI

AVANZA XENIA CLUB INDONESIA

Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

Nomor : 05 /SPON-DON/AXCI /VI/ 2021 Bekasi, 12 Juni 2021

Hal : Permohonan Sponsor/Donatur kegiatan AXCI 2021
Lamp : 1 (satu) berkas.

Kepada Yth :
Bapak / Ibu Pimpinan/ Bidang Humas/Promosi
PT …………………………..
Di Tempat

Dengan hormat ,
Sehubungan dengan realisasi program kerja tahunan kegiatan AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
(AXCI) NASIONAL, bersama ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan ke perusahaan
yang bapak/Ibu pimpin sebagai sponsor atau donator dana/produk untuk bisa mendukung
program kerja AXCI dalam mengadakan kegiatan KOPDARNAS AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
2021, yang mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada :

Tanggal : Sabtu s/d Minggu, 10 – 11 Juli 2021

Pukul : 13.00 wib - selesai
Tempat : Villa PATUHA RESORT, CIWIDEY, BANDUNG -Jawa barat
Kegiatan : KOPDARNAS AVANZA XENIA CLUB INDONESIA 2021

Demikianlah surat pengajuan sponsorship dan donator ini dapat kami sampaikan, Atas perhatian
dukungannya kami ucapkan terima kasih.

Bekasi, 12 Juni 2021

Panitia Pelaksana,
Kopdarnas 2021 AXCI

(Petrus Tri Yoediarto) (Andi Rivai)

Ketua Sekretaris

PIC : 1. Petrus .Y 0813.14620.130

2. Andi .R 0817.9124.452
3. Adi N. 0812.1833.9399
4. Panji 0878.8536.7447
5. Emuh 0812.8407.4172
Tembusan:
- Ketua Umum AXCI dan pengurus pusat
- Seluruh ketua chapter AXCI.
- Arsip ,-
 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA

Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur

Telephone : 081517170127, 081219254770, 081218339399
Mail:axcipusat@gmail.com//www.avanzaxeniaclubindonesia.com

PROPOSAL
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA

I. PENDAHULUAN

AVANZA XENIA CLUB INDONESIA (AXCI) adalah club Mobil non politis, Yang selalu
mengedepankan sosial dan dan hobi dalam automotive tentunya di atur dalam
ADART. Dan AXCI sendiri ingin mewujudkan sebuah tali persaudaraan dengan
simbolis THE BROTHER OF SOLIDARITY dengan mengenal berbagai macam kegiatan
positif yang di kemas oleh ADRT yang mengatur anggota yang terdaftar.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 1

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

Dengan diadakannya AVANZA XENIA CLUB INDONESIA (AXCI), dimana acara ini akan
melibatkan seluruh anggota AXCI seluruh Indonesia untuk berkumpul.
Manusia hidup didunia tentu mempunyai tujuan, tujuan paling utama adalah hidup
bahagia. Akan tetapi sampai pada tujuan itu tidak semudah membalikan tangan,
Manusia wajib berusaha bagaimana mengubah nasibnya dengan cara mengisi
kegiatan kearah positif.

Salah satu kegiatan yang mengarah kepada hal yang positif ini antara lain bagaimana
menyalurkan hobby yang berkaitan dengan kendaraan bermotor menjadi ajang
persaudaraan sesama pemilik mobil Avanza Xenia pada khususnya dan umumnya
dengan masyarakat luas.

Bahwa dengan maksud dan tujuan yang baik serta mengembangkan kegemaran,
maka dampak yang terlihat adalah peningkatan rasa solidaritas, dari sinilah dibentuk
Avanza Xenia Club Indonesia yang dikenal AXCI (Avanza Xenia Club Indonesia) dengan
ratusan penggemar mobil khususnya mobil Avanza dan Xenia.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 2

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 2
II. TEMA ..................................................................................................................................... 2
III. TANGGAL DAN TEMPAT PELAKSANAAN .............................................................................. 2
IV. MAKSUD DAN TUJUAN ........................................................................................................ 2
V. SUSUNAN ACARA, WAKTU DESKRIPSI .................................................................................. 3
VI. SPONSORSHIP ...................................................................................................................... 3
1. Sponsor Tunggal .............................................................................................................. 3
2. Sponsor Utama ................................................................................................................ 3
3. Sponsor Pendamping ...................................................................................................... 3
VII. ANGGARAN KEGIATAN ....................................................................................................... 4
VIII. STRUKTUR ORGANISASI..................................................................................................... 5
IX. PENUTUP.............................................................................................................................. 6
LAMPIRAN SPONSOR ............................................................................................................... 7

II. TUJUAN KEGIATAN

 Mempersatukan seluruh anggota AVANZA XENIA CLUB INDONESIA (AXCI)
 Ajang kumpul dan sharing Antar Chapter
 Meningkatkan kesadaran masyarakat mengenai panduan Aman Berkendara
(safety riding).
 Meningkatkan rasa kepedulian sesama terutama di Club .
 Bagi Sponsor, mampu berinteraksi langsung dengan targetnya untuk
membangun brand loyalty dan meningkatkan awareness produk.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 3

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

III. TEMA

Tema “Silahturahmi Tanpa Batas” merupakan rasa kebersamaan untuk menjalin

keinginan berkendara positif, yang tertuang pada serangkaian acara untuk
merayakan KOPDARNAS AVANZA XENIA CLUB INDONESIA (AXCI). Acara ini di gelar
sebagai wujud eksistensi kami sebagai Komunitas club mobil pencinta hobby otomotif
yang bergerak sampai saat ini dan akan berjalan ketahun tahun berikutnya. Seperti
komunitas lainnya yang terkenal terbatas. Maka, kami disini mencoba untuk
menggagas dan memperluas kegiatan Safety Riding dan mengenalkan kepada
masyarakat pentingnya tertib berlalu lintas.

Berbagai rangkaian acara kami susun untuk memeriahkan acara ini. Diantaranya
penjemputan dan pendataan tamu undangan, Hiburan music live, Sambutan-
sambutan, Tumpengan Seremonial Anniversary. Sesuai dengan idea tema
“Silahturahmi Tanpa Batas” maka kami mengusung event ini sebagai ajang
mempererat tali persaudaraan antar komunitas lain. Dengan terlaksanaanya kegiatan
ini kami berharapkan pada semua pihak dan sasaran kegiatan ini bahwa pentingnya
suatu keluarga besar club dan kemudian diaplikasikan dengan berbudaya tertib
berlalu lintas.

Pengambilan tema “Silahturahmi Tanpa Batas” untuk acara KOPDARNAS AXCI ini
mengacu pada kata yang mudah diucapkan, diingat dan mudah di mengerti semua
lapisan orang sehingga mempermudah penerjemahan maksud dan tujuan.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 4

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

IV. TANGGAL DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Hari/Tanggal : SABTU – MINGGU / 10 – 11 JULI 2021

Pukul : 13.00 wib - selesai
Tempat : PATUHA RESORT, CIWIDEY, BANDUNG, JAWA BARAT

V. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud diadakannya KOPDARNAS AXCI NUSANTARA serentak ini, sebagai bentuk

eksistensi komunitas pencinta komunitas club mobil yang kami bentuk sampai sejauh
ini. Selain itu juga sebagai wadah silahturahmi antar komunitas/club di Indonesia,
sebagai media promosi bagi perusahaan sponsor. Sebagai hiburan bagi seluruh
member/non member untuk bisa merasakan kebahagiaan dalam acara temu kangen
tersebut dalam menjalin hubungan kekeluargaan serta menumbuhkembangkan rasa
persatuan internal Avanza Xenia Club Indonesia dengan External Club/Communitas
Otomotif lainnya.

VI. SUSUNAN ACARA, WAKTU DESKRIPSI

HARI SABTU, TANGGAL 10 JULI 2021

Pukul : 19.00 –19.05 wib Pembukaan
Pukul : 19.05 – 19.15 wib Sambutan Ketua Panitia Kopdarnas 2021
Pukul : 19.20 –19.30 wib Sambutan Ketua Umum AXCI Pusat
Pukul : 19.35 –20.00 wib Sambutan Ketua Chapter Jabodetabek dan Sekitarnya
Pukul : 20.05 –20.45 wib Pemotongan Tumpeng Simbolis Aniversari ke 3 Semua
Chapter AXCI, Makan Malam Bersama
Pukul : 20.50 –21.45 wib Sambutan Tamu Dari Komunitas dan Club Mobil
Pukul : 21.50 –22.30 wib Penyerahan/Barter Sertifikat /Plakat
Pukul : 22.35 –23.30 wib Hiburan/Lomba Car Display/Doorprice
Pukul : 23.35 –23.40 wib Penutupan
HARI MINGGU, TANGGAL 11 JULI 2021
Pukul : 08.00 – 08.45 wib Senam Pagi
Pukul : 08.50 –09.40 wib Makan Pagi Bersama
Pukul : 10.00 –11.00 wib Acara Bunda-bunda
Pukul : 11.05 –11.30 wib Persiapan Pulang – Acara Selesai.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 5

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

VII. SPONSORSHIP
Berkaitan dengan kegiatan ini. Kami selaku panitia menawarkan kerjasama pada perusahaan
maupun instansi untuk mendukung terselenggaranya dan demi kesuksesan acara tersebut.
Adapun pilihan sponsor yang kami tawarkan adalah sebagai berikut :

1. Sponsor Tunggal
Sponsor tunggal diharap dapat membiayai minimal 80% dari jumlah anggaran dana
yang dibutuhkan dalam kegiatan ini. Pengukuhan perjanjian dilakukan dalam bentuk
tertulis dan tidak dapat diganti tanpa persetujuan kedua belah pihak, sponsor
tunggal nantinya berhak atas pilihan sebagai berikut :
a. Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan banner kegiatan.
b. Penyebutan nama perusahaan oleh MC.
c. Logo perusahaan/instansi yang ada pada undangan dan sertifikat.
d. Tempat pendirian stand promosi.

2. Sponsor Utama
Sponsor utama diharapkan dapat membiayai minimal 60% dari jumlah anggaran
dana yang dibutuhkan dalam kegiatan ini. Pengukuhan perjanjian dilaksanakan
secara tertulis dan tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua pihak. Dalam
pelaksanaannya bila perusahaan yang telah bersedia menjadi sponsor utama maka
tak menutup kemungkinan penyelenggara menerima sponsor lain, maksimal 5
sponsor. Pihak sponsor diprioritaskan dan berhak mencantumkan nama dan logo
perusahaan dalam media promosi dan publikasi yang telah ditentukan oleh panitia
meliputi :
a. Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan banner kegiatan.
b. Penyebutan nama perusahaan oleh MC.
c. Logo perusahaan/instansi yang ada pada undangan dan sertifikat.
d. Tempat pendirian stand promosi.

3. Sponsor Pendamping
Sponsor pendukung adalah sponsor yang bersedia mengadakan kerjasama dengan
pihak penyelenggara dalam bentuk penyelidikan fasilitas bagi terselenggaranya
kegiatan tersebut, bentuk kerjasama :
a. Konsumsi Panitia.
b. Dokumentasi.
c. Perlengkapan kegiatan.
d. Merchendes, hadiah game berupa : Pernak pernik, kaos sponsor, dll.

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 6

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

Dan pihak sponsor mencantumkan nama dan logo perusahaan dalam media promosi dan publikasi
yang telah ditentukan oleh panitia :

- Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan banner kegiatan.

- Tempat pendirian stand promosi.

Media sponsor ini diharapkan dapat menjelaskan secara terperinci imbal balik yang diberikan panitia
kepada pihak-pihak yang turut berpartisipasi dalam kegiatan ini. Adapun partisipasi dan imbal
baliknya ditawarkan adalah sebagai berikut :

- Spanduk/banner
a. Ukuran 5x1 meter
b. Lokasi pemasangan disekitaran lokasi acara dan dilingkungan area parkiran
c. Waktu promosi seminggu sebelum dan selama kegiatan
- Bendera/umbul-umbul
a. Umbul-umbul disediakan langsung oleh pihak sponsor
b. Panitia bertanggung jawab pada pemasangan umbul-umbul
c. Jumlah umbul-umbul ditentukan dengan kesepakatan antara pihak sponsor dengan panitia
ditempat kegiatan
d. Umbul-umbul dipasang 1 minggu sebelum dan selama kegiatan

VI. ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN
1. Iuran anggota @Rp 100,000 x 150 anggota Rp 15,000,000
2. Dana Kas AXCI pusat Rp 13,000,000
3. Sponsor & donatur Rp 12,550,000

Total RP 40,550,000
PENGELUARAN
1. Tempat/Villa Rp 13,500,000
2. Konsumsi @Rp 35,000 x 450 orang (2 kali makan, 1 kali snack) Rp 15,750,000
3. Acara Rp 4,500,000
4. Perlengkapan + tenda + banner Rp 2,500,000
5. Dokumentasi Rp 300,000
6. Keamanan, Foraider dan perizinan Rp 3,500,000
7. Sekretariatan file Rp 500,000

Total Rp 40,550,000

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 7

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

VIII. PENUTUP

Demikian proposal pengajuan sponsor dalam kegiatan “KOPDARNAS SERENTAK AXCI” ini
kami ajukan, kami siap di panggil untuk mempresentasikan dengan lebih jelas lagi jika ada
hal yang Bapak/Ibu ingin ketahui lebih lanjut. Besar harapan kami kepada perusahaan yang
Bapak/Ibu pimpin untuk bisa mendukung terselenggaranya acara ini. Atas perhatian dan
kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Bekasi, 12 Juni 2021

SEKRETARIS KETUA PANITIA PELAKSANA

(ANDI RIVAI) (PERTUS TRI YOEDIARTO)

Mengetahui,

Ketua Umum Nasional,

AXCI NASIONAL

( DWI HANDOKO )

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 8

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

SUSUNAN PANITIA
“KOPDARNAS SERENTAK AXCI NASIONAL”

VII. SUSUNAN PANITIA

Penanggung Jawab Acara : Dwi Handoko (Pusat)

Inayatulloh (Pusat)

Ketua Panitia Pelaksana : Petrus Tri Yoediarto (Pusat)

Sekretaris : Andi Rivai (Chapter Bekray)

Bendahara : Adi Nugroho.SE (Pusat)

Sie Acara : - Iqbal (Chapter Kawaci) – Kris (Chapter Banray)

- Iqbal (Chapter Banray) - Turino (Chapter Kawaci)

Sie Perlengkapan : - Ramdani– Zam zam (Chapter Banray)

Sie Dokumentasi, Sponsor dan Media : - Panji (Pusat) - Om Emuh (Pusat)

- Sandi Hidayat (Pusat)

Sie Konsumsi : - Tante Jiah (Chapter Seray) – Ramdani – Zamzam

(Chapter Banray)

Sie Keamanan, Prokes dan Medis : - Pakde Wiyana (Kechap Boray)

- Iduy (Chapter Banray)
- Pakde Supang (Chapter Tangray)
- Kiki (Chapter Bekray)
- Anam (Kechap TCC)
- Pakde Sugiyat (Chapter Subang)
- Agung S. (Chapter Bekray)

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 9

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

BENTUK KERJASAMA
“KOPDARNAS SERENTAK dan SPONSOR”
Kami menawarkan kerjasama kepada perusahaan maupun instansi untuk menjadikan event
ini sebagai ajang promosi yang bertujuan membangun brand loyalty dan meningkatkan
awareness produk. Bentuk Kerjasama Sponsorship yang kami tawarkan sebagai berikut :

FORMULIR DONATUR / SPONSORSHIP

Bismillahhirrahmanirrahim,
Kami yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan dengan sebenarnya untuk
menyerahkan donasi dalam kegiatan “KOPDARNAS SERENTAK AXCI” sebagai berikut.
Nama : ______________________________________________
Perusahaan : ______________________________________________
Alamat : ______________________________________________
______________________________________________
Penanggung Jawab : ______________________________________________
Tlp. : ______________________________________________

Nominal : Rp.

Barang : Pcs

Bekasi, …………………….………….2021
Instansi Donatur/Sponsor

(…………………………………)

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 10

 AXCI
AVANZA XENIA CLUB INDONESIA
Sekretariat Pusat : JL.Ar.H juanda No.358 Bekasi timur
Telephone : 081517170127,081219254770,081218339399

LAMPIRAN KEGIATAN AXCI NASIONAL

PERSIAPAN BHAKTI SOSIAL BHAKTI SOSIAL KORBAN GEMPA DI BANTEN

GEMPA BANTEN 2019 DAN SELAT SUNDA 2019

ANNIVERSARY KE 2 CHAPTER ANNIVERSARY KE 2 CHAPTER

TANGERANG RAYA BOGOR RAYA

SPONSORSHIF DARI ACARA KOPDARGAB AXCI DI RAGUNAN

PRODUK STELLA TAHUN 2019

Proposal KOPDARNAS AXCI NUSANTARA Www.AvanzaXeniaClubIndonesia.com 11