DASAR-DASAR
SISTEM INFORMASI
SEBUAH PENGANTAR
Versi 1. 0
1
2
DAFTAR ISI
3
DESIGN ............................................................................................................................................... 26
IMPLEMENTATION ............................................................................................................................. 26
BAB VI DETEKSI MASALAH SISTEM (DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)................................................. 28
6.1 Permasalahan Sistem ....................................................................................................................... 28
Relevansi (relevancy) ......................................................................................................................... 28
Kelengkapan (completeness) ............................................................................................................. 28
Kebenaran (correctness) .................................................................................................................... 29
Keamanan (security) .......................................................................................................................... 29
Ketepatan waktu (timeliness) ............................................................................................................ 29
Ekonomi (economy) ........................................................................................................................... 29
Efisiensi (eficiency) ............................................................................................................................. 30
Dapat dipercaya (reliability) ............................................................................................................... 30
Kegunaan (usability)........................................................................................................................... 30
6.2 Information systems backlog .......................................................................................................... 31
6.3 Laporan awal masalah..................................................................................................................... 31
BAB VII PENGAMATAN AWAL (INITIAL INVESTIGATION) ........................................................................... 33
7.1 Konsep sistem investigasi (System Investigation Concepts) ........................................................... 33
7.2 Kendala dalam sistem investigasi ................................................................................................... 34
7.3 Rekomendasi ................................................................................................................................... 34
7.4 Taktik investigasi ............................................................................................................................. 34
7.5 Teknik investigasi ............................................................................................................................ 35
7.6 Deskripsi sistem saat ini .................................................................................................................. 37
BAB VIII KEBUTUHAN ANALISIS (REQUIREMENT ANALYSIS) ...................................................................... 38
Keinginan pemakai ................................................................................................................... 38
Metode kebutuhan analisis ................................................................................................ 38
Tanya jawab (Interviews) .................................................................................................. 38
Kuesioner (Questionnaires) ............................................................................................. 39
Observasi (Observation) .................................................................................................... 39
Prosedur analisis (Procedure Analysis)................................................................. 40
Pengamatan dokumen (Document Survey) ..................................................................... 40
Sampling ........................................................................................................................................ 41
Kendala sumber daya .............................................................................................................. 41
Dokumen kebutuhan analisis ............................................................................................. 42
BAB IX PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM (GENERATING SYTEMS ALTERNATIVES) .................................. 43
4
Pilihan stategi........................................................................................................................ 43
Distributed versus centralized processing ......................................................... 43
Integrated versus dispersed databases (sistem database .......................... 43
tersebar) ...................................................................................................................................... 43
Surround strategy of system development .............................................................. 43
Pilihan taktik .......................................................................................................................... 44
Sekarang atau nanti .............................................................................................................. 44
Penggantian lawan modifikasi......................................................................................... 44
Kecepatan lawan biaya ......................................................................................................... 45
Delapan pilihan tentang perancangan operasional ........................................... 45
BAB X PEMILIHAN SISTEM (SELECTING THE PROPER SYSTEM) .................................................................. 48
Taktik membandingkan (comparison tactics) ......................................................... 48
Biaya sistem informasi ....................................................................................................... 49
Kategori biaya .......................................................................................................................... 50
Nature of costs........................................................................................................................ 50
Ketika biaya terjadi (When costs occur) .............................................................. 51
Metode untuk komparasi sistem ...................................................................................... 51
Faktor kualitatif ................................................................................................................... 52
Faktor sistem informasi .................................................................................................... 52
Faktor strategi perusahaan ............................................................................................. 52
STUDI SISTEM ............................................................................................................................... 53
Go / No-go decision .............................................................................................................. 54
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................................... 55
5
BAB I
KONSEP DASAR SISTEM
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua
pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu dengan
pendekatan:
a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan
kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu".
Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-
transaksi
bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus
dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan
dan
bagaiman (how) mengerjakannya.
b. Komponen/elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu".
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub
sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang
lebih kecil.
Contoh :
Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub
sistem
akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem
akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya,
seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan
rugi/laba, dan laporan perubahan modal.
+--------------------------------------------------------------------------
+
: System : In data processing, a collection of men, machines, and
:
: methods organized to accomplish a set of specific functions.
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
6
+--------------------------------------------------------------------------
+
: Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang
:
: analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai
:
: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu
:
: sistem tersebut.
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai
suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas,
sedangkan
objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".
(Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia
(Human Made System)
Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".
(Contoh : Sistem Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer
melalui program).
Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada
hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai:
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja
sama
7
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki
fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer
dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang
dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi
laporan-
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh
manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.
8
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki
berbagai
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah
mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output
kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang
lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan
sulit
untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang
dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman
tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan
lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir
serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang
tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan
yang telah dilakukan terhadap sistem.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :
+--------------------------------------------------------------------------
+
:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem
informasi:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan
:
: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan
:
: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ?
:
: : tujuan (goal seeking) :
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan
:
9
: : dan keluaran : masukan dan keluaran
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan
:
: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari
:
: : keluaran : masukan
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis
:
: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan
:
: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus
:
: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja
:
: : : mereka serta harus dikendalikan
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas
:
: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari
:
: : : hirarki subsistem
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian-
:
: : adanya diferensiasi : bagian khusus
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah
:
: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang
:
: : : dikehendaki
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
10
BAB II
INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam
tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga
terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada
akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)
dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business
system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang
berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
11
persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau
kurang
laku terjual.
+-----+
: : __________________
12
: M S : Data Input : : Information Output
: A T :=============>: Data :====================>
: J E : (Transaction): Transformation : (Report)
: O P : __________________
: R S : : :
: : : :
:_____:_____________________________________________________
: : : :
: F : * Record : * Calculate : * Display
: U : : :
: N : * Code : * Summarize : * Reproduce
: C : : :
: T : * Store : * Classify : * Telecommunicate
: I : : :
: O : * Select : :
: N : : :
: : : :
+-----+ : :
Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data
SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan
informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya
memiliki
urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan
informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar
berikut :
+-----------+
: Proses :
+------>: (Model) :-------+
: +-----------+ :
: :
: :
+------------+ +---------------+
: Input : : Output :
13
: (Data) : : (Information) :
+------------+ +---------------+
^ :
: :
+------------+ +---------------+
: Data : : Penerima :
: (Kejadian) : : (User) :
+------------+ +---------------+
^ :
: :
+------------+ +-------------+
: Hasil : : Keputusan :
: tindakan : : tindakan :
+------------+ +-------------+
^ :
: :
+---------------------------+
Gambar 1.3 : Siklus informasi
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentuka 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :
b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga
akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau
memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?
b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems
users ?
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).
Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal
atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian
menyebabkan
mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?
d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through
the problem-solving cycle ?
e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information
14
output ?
f. Dapat dipercaya (Reliability)
NILAI INFORMASI
Ditentukan dari :
a. Manfaat (use)
b. Biaya (cost)
+-----------------------------------------------------------------------+
: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif :
: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :
: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, :
: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. :
: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau :
: cost benefit. :
+-----------------------------------------------------------------------+
+-------------------------------------------------------------------------+
: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna :
: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan :
: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :
: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang :
: diambilnya. :
+-------------------------------------------------------------------------+
15
BAB III
SISTEM INFORMASI
Dapat didefinisikan sebagai
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
16
jelas.
+--------------------------------------------------------------------------
+
: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen
:
: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi
:
: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang
cenderung:
: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer
:
: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi
:
: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.
:
+--------------------------------------------------------------------------
+
SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari
sistem-sistem informasi :
a. Akuntansi (Accounting Information Systems)
b. Pemasaran (Marketing Information Systems)
c. Penyediaan (Inventory Information Systems)
d. Personalia (Personnel Information Systems)
e. Distribusi (Distribution Information Systems)
f. Pembelian (Purchasing Information Systems)
g. Kekayaan (Treasury Information Systems)
h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information
Systems)
j. Teknik (Engineering Information Systems)
17
DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Blok Masukan (Input Block)
Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Controls Block)
Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani
kesalahan/kegagalan sistem.
18
BAB IV
ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER
Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari
masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai
serta
mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek
bisnis dan teknologi komputer).
Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system
engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system
engineer.
Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi
tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih
memahami
teknologi komputer).
Programmer :
a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem
komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan
instruksi-instruksi program.
d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak
orang,terbatas
pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang
bangun
(spesifikasi) program.
19
sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak
diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan
ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai
sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan,
akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen,
pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi,
kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.
c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic
programming,
regresion, network, decision tree, trend, simulasi.
d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-
permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah
tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus
dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi
permasalahan-permasalahan tersebut.
e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik
secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara,
presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia
satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina
hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan
membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem
tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan
tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan
kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.
20
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
manajemen dan pemakai sistem.
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.
2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)
Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis
sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan
mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.
3. Analis sistem senior
Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem
yang sudah berpengalaman.
4. Analis sistem junior (junior systems analyst)
Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman
dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih
senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis
sistem
yang masih dilatih (systems analyst trainee).
5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)
Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah
berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi
dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi
senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.
6. Programmer aplikasi (application programmer)
Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman
dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.
7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)
Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum
berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang
lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada
pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan
bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut
dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer
trainee).
2. Perancang Sistem
a. Project Coordinator
Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal
serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.
b. System Analyst & Design
Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.
c. Programmer
Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem
analis.
d. Network Designer
Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.
e. Technician (Hardware)
Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat
agar dapat bekerja secara optimal.
f. Database Administrator
21
Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup
pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada
user,
backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.
g. Documenter
Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional
aplikasi, teknis dan sistem.
h. Software Tester
Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer
sesuai spesifikasi.
i. Graphic Designer
Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi
berbasis
GUI (Graphic Interface).
2. Diagram Chart
2.1 Activity Chart
a. Systems Flowchart
b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer
Program Flowchart)
c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart
d. Database Relationship Flowchart
e. Process Flowchart
f. Gantt Chart
2.2 Layout Charting
2.3 Personal Relationship Charting
a. Working Distribution Chart
b. Organization Chart
3. Technique Public
3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)
a. CPM (Critical Path Method)
b. PERT (Program Evalution and Review Technique)
3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta)
a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling
3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis
3.4 Inspection and Walkthrough
3.5 Meeting
22
BAB V
SIKLUS HIDUP SISTEM (SYSTEMS
LIFE CYCLE)
General Systems Life Cycle (GSLC)
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik
sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase
tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction)
b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
|
| +---------------+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /--------+/ : :
| / I : II : III : IV
|/ : : :
+---------------------------------------------------------------
Development Growth Maturity Deterioration
|
| +---------------+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /--------+/ : :
| / I : II : III : IV
23
|/ : : :
+---------------------------------------------------------------
Systems Systems Systems Operation Systems
Development Implementation (Maintenance) Obsalescence
(Design)
24
+---------------------------------------------------------------------+
: ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION :
+---------------------------------------------------------------------+
: :
+---------------+ : :
+-->: Problem : : :
| : Detection : : :
| +---------------+ +-----------+ +-----------+
+---------> | | : | | : |
| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
| : Initial : | : : Output : | : : Programming / :
| : Investigation : | : : : | : : test :
| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
+---------> | | : | | : |
| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
| : Requirements : | : : Input : | : : Training / :
| : Analysis : | : : : | : : Other :
| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
+---------> | | : | | : |
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
: Generation of : | : : Files :--+ : : System :
: Alternatives : | : : : : : Change Over :
+---------------+ | : +---------------+ : +---------------+
| | : :
+---------------+ | : :
: Selection of :--+ : :
: Proper System : : :
+---------------+ : :
ANALYSIS
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah
tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai
dasar
untuk memperbaiki sistem
b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
1. Problem detection
a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin
berkurang manfaatnya (memburuk).
b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi
dalam sistem.
2. Initial investigation
a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-
daerah yang menimbulkan permasalahan.
b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.
25
b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
DESIGN
Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :
a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang
terbaik.
6. Output design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).
7. Input design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).
8. File design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.
IMPLEMENTATION
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang
sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau
dikembangkannya.
b. Mengimplementasikan sistem yang baru.
c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
10.Training
a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang
26
berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan
sebagainya.
27
BAB VI
DETEKSI MASALAH SISTEM
(DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)
6.1 Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.
a. Relevansi (relevancy).
b. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan
(completeness),
c. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
d. Ketepatan waktu (timeliness).
e. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
biaya (cost).
f. Efisiensi (eficiency).
g. Dapat dipercaya (reliability).
h. Kegunaan (usability).
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
28
• Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau
isian formulirnya tidak lengkap.
• Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak
diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
• Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan
data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Keamanan (security)
Ekonomi (economy)
29
Efisiensi (eficiency)
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :
30
6.2 Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang
tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja
berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya
(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan
terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems
backlogs.
31
c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini
dimulai
dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah
sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
32
BAB VII
PENGAMATAN AWAL (INITIAL
INVESTIGATION)
7.1 Konsep sistem investigasi (System Investigation Concepts)
/~~~~~~~~~~~~~\
: Discontinue :
+---------+ \ SDLC /
: Systems : ~~~~~~/\~~~~~
: Goals : -----+ :
+---------+ } :
} +----------+ +-------------+ +----------+
Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :
gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :
} +----------+ +-------------+ +----------+
+---------+ } :
: Current : -----+ :
: System : \/
: Status : +--------------+
+---------+ : Requirements :
: Analysis :
+--------------+
33
atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara
seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
7.3 Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,
masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-
masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan
membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk
ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu
pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
yang segera dilakukan.
34
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,
sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga
menghindari
solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,
sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan
pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak
mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang
disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga
tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical
inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut
hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang
berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda
tidak
hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe.
Sedangkan
external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh
siapapun
(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan,
sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,
boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani
permasalahan
sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,
not judgement).
35
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat
menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang
dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan
untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih
fleksibel
sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan
keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan
dengan
pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?
atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin
akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
=========================================================================
Output Reports
=========================================================
Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson
detail Order Service Status Summary
---------------------------------------------------------
36
Customer number v v v v
Order date v
Inventory item number v v
Quantity ordered v v v v v
Warehouse location
Shipping code v v
Substitute code v v
Backorder code v v
=========================================================================
37
BAB VIII
KEBUTUHAN ANALISIS
(REQUIREMENT ANALYSIS)
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Keinginan pemakai
38
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
· Test kredibilitas dari interviewees.
· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
· Memantapkan kredibilitas team.
Kuesioner (Questionnaires)
Observasi (Observation)
39
· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
4. Kerugian metode.
· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa
diamati).
· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi
mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya
tidak terjadi (dibuat-buat).
40
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow
diagram).
· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi
field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
2. Target dari metode.
· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
3. Keuntungan metode.
· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
· Permulaan elemen kamus data.
· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang
mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan
analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan
selanjutnya).
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik
supaya
tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak
sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat
mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu
membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga
dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga
membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi
persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi
yang besar dalam sistem informasinya.
c. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau
pengalaman
yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan
interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk
menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada
kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung
kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-
menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan
menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
41
memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan
sebagainya.
42
BAB IX
PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM
(GENERATING SYTEMS
ALTERNATIVES)
Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem
saat
ini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gap
closed).
Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi.
Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara
bijaksana (most expedient).
Pilihan stategi
tersebar)
43
system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah
pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan
lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).
Pilihan taktik
b Teknologi.
Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa
tahun mendatang.
b Aliran kas.
Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam
pengembangan atau penggantian sistem.
b Sumber daya keahlian.
Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga-
tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam
pemakaiannya nanti.
b Politik.
Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam
perusahaan.
Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih
memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.
44
Kecepatan lawan biaya
a. Input
1. On-line versus off-line data entry.
Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi
transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry
disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.
2. Keyed versus machine-readable data entry.
Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi
kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save
human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar
dalam
hal peralatan dan pemeliharaannya.
3. Centralized versus decentralized data entry.
Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya
tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable
entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan
kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).
b. Processing
4. Batch versus real-time record update.
Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untuk
centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya
peralatan dan menaikkan kecepatan proses.
5. Sequential versus direct access to records.
Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.
Direct access berhubungan dengan real-time processing.
6. Single versus multiple-user update of records.
Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam
keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan
(kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan
aplikasinya dengan proses -real time.
c. Ouput
7. Traditional versus turnaround documents.
Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem
dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah
pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen
8. Structured versus inquiry-based reports.
Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara
rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan
dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base
report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses
secara cepat.
45
46
47
BAB X
PEMILIHAN SISTEM
(SELECTING THE PROPER SYSTEM)
Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk
dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.
Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan
kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat
dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat
sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem
saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem
pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi
sistem sekarang secara maksimal.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya
(B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan
yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.
48
memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas
(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan
masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang
mendatang (estimating future revenues).
b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam
bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah
terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat
menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya
atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,
merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).
Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus
berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi
(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable
influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan
pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah
lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.
b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)
lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi
market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan
(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat.
Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.
49
Kategori biaya
Nature of costs
50
Ketika biaya terjadi (When costs occur)
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih
sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP)
b. Payback period
c. Discounted payback period
d. Internal rate of return (IRR).
51
Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual
sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan
keuntungan.
Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi
daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan
atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak
menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.
Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem
informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan
daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer
tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan
menjual
kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem
informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.
Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan
kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.
Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management
mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi
baru.
Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya,
tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor
kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi
kompetetif menjadi relevan.
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik
:
a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.
d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).
e. Meningkatkan keamanan sistem.
f. Memperbanyak update sumber record aktif.
g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
52
Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas
rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha
pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan
meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.
3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan
konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci
(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia
(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit
untuk diprediksi.
4. Information product marketing.
Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.
Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk
selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan
tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa
penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
STUDI SISTEM
Problem statement
1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry
backlogs).
2. How problem was detected (for example, customer complaints or
performance measurement system).
3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays
processing of customer orders or reduces cash flow).
4. Departments and functions involved (for example, marketing department
and order processing section of production department).
Recommended solution
1. Overall system description for recommended alternative.
53
2. New system functions and relationships (for example, logical data
flow diagram).
3. Expected new system results.
o Costs.
o Benefits.
4. Proposed development schedule.
5. Development resource needs.
Docummentation
1. Physical and logical data flow diagrams.
2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).
3. Organizational charts.
4. Feasibility analysis details.
5. Development project schedule chart.
6. Development project proposed cost schedule.
Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu
yang diberikan.
2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih
baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik
daripada tidak diminta.
3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan
visual.
4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation
portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif
dan menarik daripada inactive visual aids.
5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa
alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.
Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan
komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).
Go / No-go decision
54
DAFTAR PUSTAKA
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem
Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
55