— «= © OsKKSTARTS a a aes PANVAISOANI Seecece Sy, A. PERMINTAAN PEMBUATAN SURAT DELEGASI DAN IZIN AKADEMIK @ Surat Permohonan Surat Delegasi dan Izin Akademik mahasiswa SI dibuat oleh Sekretaris Umum BEM KM FKG UGM Surat Permohonan Surat Delegasi dan Izin Akademik adalah izin untuk mengikuti acara/lomba yang berada di bawah komando Ketua BEM KM FKG UGM dan Ketua Badan Seri Otonom FKG UGM bukan izin dari fakultas. Permintaan pembuatan surat izin akademik maksimal dua minggu sebelum acara/lomba dilaksanakan. ‘© Untuk pembuatan surat izin akademik harus melampirkan undangan acara atau lomba yang akan diikuti kepada Sekretaris Umum BEM KM FKG UGM (Vanessa Maharani - 20/461806/KG/12095) Selanjutnya surat diajukan terlebin dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) Lalu diserahkan ke bagian TU FKG UGM/Pak Margono untuk meminta persetujuan dan tanda tangan WD Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FKG UGM (drg. Rosa Amalia, M. Kes., Ph.D) ® Surat izin akademik dibuat tertuju kepada WD Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FKG UGM (dig. Rosa Amalia, M. Kes., Ph.D) B. PERMINTAAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF ORGANISASI e Surat keterangan aktif organisasi dibuat berdasarkan komando dari Ketua BEM KM FKG UGM. e Permintaan pembuatan surat keterangan aktif organisasi ditujukan kepada Ketua BEM KM FKG UGM secara tertulis dengan menyertakan alasan pembuatan surat keterangan tersebut. e Permintaan pembuatan surat keterangan tersebut maksimal satu minggusebelum surat akan digunakan. e Apabila pada tahun dibuatnya surat keterangan aktif pemo berstatus demisioner, maka wajib menyantumkan bul i 4/3 menerangkan bahwa pemohon merupakan pengurus aktif f FKG UGM pada periode tersebut. e Bukti yang dicantumkan dapat berupa Lapo Pertanggungjawaban, Buku Program Kerja, Proposal, Piagam: * » nae Kepengurusan, dan lain-lain, yang sudah ditandatangani dleh * * minimal Ketua BEM KM FKG UGM pada periode tersebut.A AAA & y~ C. PERSURATAN '@) e Surat diketik berdasarkan format yang telah ditentukan. Surat diserahkan kepada sekretaris | atau sekretaris || untuk dikoreksi. Pengecekan dapat berupa softcopy yang dikirim melalui email atau hardcopy. Sekretaris1 Vanessa Maharani (HG 2020) Email: vanessamaharani@mail.ugm.acid Line : vanessamhrnpp / 081228070098 (WhatsApp) Sekretaris2 Raya Bismi Fadhillah (KG 2021) Email: raya.bismi.fadhillah@mail.ugm.ac.id Line :154 / 082119666635 (WhatsApp) Surat yang telah dinyatakan benar dapat ditandatangani oleh ketua BEM KM FKG UGM dan diberi cap BEM Selanjutnya surat diajukan terlebih dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi acara untuk dimintakan masukan dan persetujuan berupa tanda tangan Selanjutnya surat diajukan ke TU FKG UGM/Pak Margono untuk meminta persetujuan dan tanda tangan WD Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FKG UGM (drg. Rosa Amalia, M. Kes., Ph.D) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi acara Surat yang telah ditandatangani oleh WD Bidang AKM selanjutnya difotokopi sesuai kebutuhan, kemudian dimintakan cap BEM melalui sekretaris BEM dan cap fakultas melalui TU FKG UGM. Sekretaris Departemen, Biro, dan BSO melakukan pendataan terhadap surat masuk maupun surat keluar terhadap Departemen, Biro, dan BSO yang bersangkutan. Pendataan dilakukan sesuai dengan format yang telah +++ ++ + ditentukan. @ Setiap surat yang dikeluarkan menggunakan nomor surat wang ditetapkan. Hi Khusus untuk BSO dapat menggunakan kop surat lembaga masing-1 tetapitetap harus menyertakan logo BEM KM FKG UGM pada sisi s surat. Masa Tanggap Darurat Covid-19 RRL Surat dikoreksi oleh sekretaris BEM, pengecekan oleh sekretaris BEM dapat. . dilakukan dengan mengirim softfile ke email.A AAA & y~ Surat yang dinyatakan benar dapat ditandatangani oleh ketua oO UGM dan diberi cap BEM melalui sekretaris BEM. Sekretaris BEM akan meneruskan kembali softfile kepada yang bersangkutan. Selanjutnya surat diajukan terlebih dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi acara untuk dimintakan masukan dan persetujuan berupa tanda tangan Setelah mendapatkan persetujuan, surat dalam bentuk softfile yang sudah diberi tanda tangan oleh Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling dapat dikirimkan melalui staf administrasi kemahasiswaan/ Pak Margono dan staf administrasi kemahasiswaan akan meneruskan softfile surat ke Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Setelah mendapatkan masukan dan persetujuan (softfile surat sudah ditandatangani) dari Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, staf administrasi kemahasiswaan akan meneruskan kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan. Selama proses pengajuan surat, dimohon untuk memberikan update kepada ketua BEM. D. PENOMORAN SURAT 1.Pengurus Harian Ketua Umum Internal: 000/KU/1/ BEM KMFKG-UGM/aa/bbbb Eksternal : 000/ KU/ E/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Keterangan : 000/KU/SKet/BEM KM FKG UGM/aa/bbbb Keputusan :000/KU/Skep/BEM KM FKG UGM/aa/bbbb Kepala Bidang Hubungan dan Informasi Internal: 000/ WB |/1/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000/ WB I/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb +++ ++ + Kepala Bidang Pergerakan Mahasiswa dan Pengabdian Masyarakat Internal: O00/ WB II/1/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000/ WB II/E/BEM KM FKG-UGM/ aa/bbbb PON IVZIN Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Mahasisw: eee Internal: 000/ WB III/1/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb NVZINIZONIZY Eksternal: 000/ WB III/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Sekretaris NOM AUNOR Internal: 000/SK/1/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb wee ee Eksternal: 000/ SK/E/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb SONG MG MEGS®& eee Internal: O00/BEND/I/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb- Eksternal: O00/BEND/E/ BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb- N . Biro dan Departemen BiroKSKRT Internal: 000.1/KRT/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.1/KRT/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb- Dep. Media dan Informasi Internal: 000.I|/MEDIN/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Eksternal: 000.II/MEDIN/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Dep.Jaringan Internal: 000.III/JAR/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.III/JAR/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Dep. Advokasi Internal: 000.IV/ADKAS/1/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.IV/ADKAS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/ bbbb. Dep.PM Internal: 000.V/PM/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.V/PM/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Dep. EkonomiKreatif Internal: OOOVI/EK/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: OO0.VI/EK/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb » nae Dep.PSDM Internal: OOOVII/PSDM/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: OOOVII/PSDM/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Dep.PMB Internal: OOO.VIII/PMB/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: O00.VIII/PMB/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb KON LINZ 3. BSO ENC, KAMMUS oe Ketua ay! Internal: 000.1/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb es ELS IeRvZSOeS DNVZINIZONZ)cece SD +++ ++ + Eksternal: 000.|/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. SekretarisJenderal Internal: 000.II/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Eksternal: 000.II/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Sekretaris dan Bendahara Umum Internal: 000.III/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.1II/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Biro Khusus Kaderisasi Internal: 000.IV/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Eksternal: 000.IV/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Divisisyiar Internal: O00.V/KAMMUS/1/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.V/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Divisi Pelayanan Umat Internal: 000.VI/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/ bbbb. Eksternal: 000.VI/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb DivisiJaringan Internal: O0O0.VII/KAMMUS/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.VII/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Divisi Media dan Informasi Internal: OOO.VIII/KAMMUS/1/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Eksternal: 000.VIII/KAMMUS/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb DEPA Ketua Internal: 000.|/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb. Eksternal: 000.|/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Wakil Ketua Internal: 000.II/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.|I/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Sekretaris Internal: 000.III/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb- ELS IeRvZSOeS PAINSA AAA & ~ Eksternal: 000.|II/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb- © Bendahara Internal: 000.IV/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.|V/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb HRD Internal: 000.V/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.V/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb ND Internal: O00.VI/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.VI/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb AD Internal: O0OO.VII/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/ae/bbbb Eksternal: 000.VII/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbobb RD Internal: OOO.VIII/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.VIII/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Metic Internal: 000.IX/DEPA/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000.IX/DEPA/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb » nae PMK Internal: 000/cc/PMK/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000/cc/PMK/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb KMK Internal: 000/cc/KMK/I/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Eksternal: 000/cc/KMK/E/BEM KM FKG-UGM/aa/bbbb Keterangan: Internal: dalam lingkup FKG UGM Eksternal : di luarlingkup FKG UGM Oe) 000: urutan nomor surat wee ee aa: Bulan surat dibuat (Romeawi) De ROM ebbb: Tahun surat dibuat LOMO ROMO USA AAA & y~ cc: Nama proker (singkat) © E—. ALUR SURAT MASUK DARI EKSTERNALFKG UGM = Surat masuk dari eksternal FKG UGM yang ditujukan untuk internal BEM KM FKG UGM dalam bentuk hardfile maka dapat diletakkan pada kotak surat yang terletak pada ruang kesekretariatan BEM KM FKG UGM_ dan dapat menghubungi Sekretaris BEM melalui line : vanessamhrnpp atau Whatsapp : 081228070098 untuk melakukan konfirmasi adanya surat masuk = Jika surat masuk dari eksternal FKG UGM dalam bentuk softfile bisa dikirimkan melalui email BEM KM FKG UGM : bem.fkg@mail.ugm.aci atau dikirimkan melalui Sekretaris BEM F. PEMINJAMAN RUANG DANASET @ Sebelum mempbuat surat, peminjam ruangan/aset harus mencatatkan peminjaman ruang/aset kepada penjaga ruang dan memastikan ruang/aset yang akan dipinjam tersedia melalui website SIRKO, http:/ruangkelas.fkg.ugm.ac.id Surat dibuat sesuai dengan format yang tersedia dan ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan SDM (drg. Margareta Rinastiti, M.Kes., Sp.KG., Ph.D.) Surat dikoreksi oleh sekretaris BEM KM FKG UGM dengan mengirimkan softfile melalui email atau hardcopy ke ruang kesekretariatan BEM KM FKG UGM Apabila surat telah ditandatangani Ketua BEM, Selanjutnya surat diajukan terlebih dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi acara untuk dimintakan masukan dan persetujuan berupa tanda tangan. Apabila sudah mendapatkan persetujuan dan tanda tangan dari Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling, Selanjutnya surat diajukan. ke TU FKG UGM/Pak Margono untuk meminta persetujuan dan tafda tangan WD Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FKG UGM (drg Amalia, M. Kes., Ph.D) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi Surat diberikan kepada Wakil Dekan Bidang KASDM oleh TU FKG U Selanjutnya TU FKG akan menghubungi pihak yang mengiri dengan nomoryang tertera di bagian akhirsurat Pengajuan ACC kepada Wakil Dekan Bidang KASDM maksimal +++ ++ + LS yr HONORA! en suraLO 7) OSZISZ sebelum kegiatan dilaksanakan LL Surat yang telah di ACC diberikan kepada penjaga ruang yang - - bersangkutan te Peminjaman ruang/aset harus mengikuti waktu yang terterapada surat» + - +de) Peminjaman Zoom Meeting Pada Masa Pandemi COVID19 Surat dibuat sesuai dengan format yang tersedia dan ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan SDM (drg. Margareta Rinastiti, M.Kes., Sp.KG., Ph.D.) Surat dikoreksi oleh sekretaris BEM KM FKG UGM dengan mengirimkan. softfile melalui email atau Line. Surat yang dinyatakan benar dapat ditandatangani oleh ketua BEM KM FKG UGM dan diberi cap BEM melalui sekretaris BEM. Sekretaris BEM akan meneruskan kembali softfile proposal kepada yang bersangkutan. Apabila surat telah ditandatangani Ketua BEM, selanjutnya surat dimintakan tanda tangan kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) dengan membawa proposal/TOR/deskripsi acara. Setelah mendapatkan persetujuan, proposal dalam bentuk softfile yang sudah diberi tanda tangan oleh Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling dapat dikirimkan melalui staf administrasi kemahasiswaan/ Pak Margono dan staf administrasi kemahasiswaan akan meneruskan softfile proposal ke Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Setelah mendapatkan persetujuan oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, selanjutnya surat ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan SDM (drg. Margareta Rinastiti, M.Kes., Sp.KG., Ph.D.) melalui Sekretaris Dekanat/ Mba Ida. Surat yang telah di ACC diberikan kepada operator zoom fakultas / Pak Doddy Peminjaman zoom fakultas harus mengikuti waktu yang tertera pada surat. +++ ++ + G. PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN © Dalam proposal harus dicantumkan nama ketua pelaksana, dant moe Ketua BEM KM FKG UGM. yang dikeluarkan oleh departemen dan sekretaris kegiatan. Proposal dan surat pengantar dibuat sesuai dengan format yang Surat pengantar ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang KAS! pengajuan dana fakultas dan ditujukan kepada Ketua POTMA( pengajuan dana POTMAG! Proposal terlebih dahulu dikoreksi oleh sekretaris BEM dan dicotokkan * dengan buku program kerja. Pengecekan oleh sekretaris BEM’ dapat G dilakukan dengan mengirim softfile ke email” ugm.ac.id atau Line: vanessamhrnppoe) Proposal yang dinyatakan benar dapat ditandatangani oleh ketu FKG UGM dan diberi cap BEM. Selanjutnya surat diajukan terlebih dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.kes., PhD) untuk dimintakan masukan dan persetujuan berupa tanda tangan. Selanjutnya proposal diajukan ke TU FKG UGM/Pak Margono untuk meminta persetujuan dan tanda tangan WD Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FKG UGM (drg. Rosa Amalia, M. Kes., Ph.D) maksimal 2 minggusebelumacara Proposal yang telah ditandatangani WD Bidang AKM dapat diambil di TU FKG setelah dihubungi oleh Pak Margono, selanjutnya proposal diperbanyak (fotokopi hitam putih) sejumlah kebutuhan. Fotokopi proposal dinaikkan kembali ke TU FKG dengan melampirkan surat pengantar dana fakultas, surat peminjaman ruang dan aset, dan surat peminjaman zoom Proposal dan surat pengantar dapat digunakan untuk mencairkan dana kegiatan Masa Tanggap Darurat Covid-19 Proposal dan surat penganter dikoreksi oleh sekretaris BEM dan dicocokkan dengan buku program kerja. Pengecekan oleh sekretaris BEM dapat dilakukan dengan mengirim softfile ke email vanessamaharani@mail.ugm.ac.id atau Line :vanessamhrnpp Proposal dan surat pengantar yang dinyatakan benar dapat ditandatangani oleh ketua BEM KM FKG UGM dan diberi cap BEM melalui sekretaris BEM. Sekretaris BEM akan meneruskan kembali softfile proposal kepada yang bersangkutan. Selanjutnya proposal dan surat pengantar diajukan terlebih dahulu kepada Kepala Unit Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling (drg. Hendri Susanto, M.Kes., PhD) untuk dimintakan masukan dan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan, proposal dalam bentuk softfile yang sudah diberi tanda tangan oleh Kepala Unit Kemahasiswaan Gan Bimbingan Konseling dapat dikirimkan melalui stat admini kemahasiswean/ Pak Margono dan staf administrasi kemahasis meneruskan softfile proposal ke Wakil Dekan Bidang Akad Kemahasiswaan. +++ ++ + e o a o a s 3 @ g a § 3 a = 5 § 3 g g a 8 a 8s 8 UD ® a 3 ie e 5 8 S 5h @ 9 oO 8 2 staf administrasi kemahasiswaan akan meneruskan kembali kepada. . mahasiswa yang bersangkutan. URI ® Selama proses pengajuan surat, dimohon untuk memberikan update + - kepada ketua BEM. esA AAA & ~ A. PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN © Laporan pertanggungjawaban program kerja dibuat setelah dilakukan rapat evaluasi dan dikumpulkan kepada Sekretaris Umum BEM KM FKG UGM dalam bentuk softfile ke email : vanessamaharani@meailuamacid atau Line ; vanessamhmnpp maksimal tiga minggu setelah program kerja dilaksanakan. Laporan pertanggungiawaban dibuat sesuai dengan format yang tersedia. Hal-halyang belum tercantum dalam SOPini,akan diberitahukan selanjutnya BS Ps Ps + rs + ELS IeRvZSOeS DNVZINIZONZ) KON LINZ WO