Panduan Dasar

Portal Pelayanan IT UHAMKA

www.support.uhamka.ac.id

Edisi 1.0

Januari 2020
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |2

Panduan Dasar

Portal Pelayanan IT UHAMKA

www.support.uhamka.ac.id

1. Pendahuluan
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Pelayanan ICT (Information and Communication Technology) dilingkungan UHAMKA terus
mengalami peningkatan. Diantaranya, jumlah pengguna (user), kompleksitas kerja komunitas
akademik UHAMKA dan tentunya peningkatan kualitas perangkat teknologi yang semakin hari
semakin berkembang.

Panduan dasar penggunaan CRM dengan url www.support.uhamka.ac.id diharapkan mampu

memberikan gambaran tentang kinerja dalam institusi di bagian ICT, sehingga pengawasan,
pelayanan dan evaluasi mampu terlihat dan diharapkan mampu komunikatif untuk kerja yang
efektif dan efisien dalam meningkatkan produktivitas di era disruptif 4.0. Diharapkan,
penggunaan sistem CRM di lingkungan UHAMKA dapat meningkatkan kualitas pelayanan BPTI
yang IT based services, demi kemajuan bersama.

2. Tujuan
Dengan adanya CRM (Customer Relationship Management), seluruh stakeholder yang terlibat
mendapatkan tujuan sebagai berikut:
- Adanya “komunikasi” yang baik antara Admin (BPTI) dengan Customer/Pengguna.
- Penyimpanan informasi penting seperti transaksi pelayanan dan keluhan.
- Proses pekerjaan akan lebih terorganisir dengan adanya sistem organisasi proyek, sehingga
akan terukur dan terawasi dengan baik.
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |3

3. Jenis Pelayanan Berdasarkan Kategori SOP

A. Kategori Kerja BPTI

NO NO. DOKUMEN NAMA DOKUMEN KATEGORI

1 SOP-01.001/BPTI/2020 SOP MULTIMEDIA STREAMING DAN LAYANAN
CONFERENCE
2 SOP-01.002/BPTI/2020 SOP SOSIALISASI DAN PELAYANAN LAYANAN
SI
3 SOP-02.001/BPTI/2020 SOP BACKUP DAN RESTORE DATA MAINTENANCE
4 SOP-02.002/BPTI/2020 SOP INSTALASI DAN PEMELIHARAAN MAINTENANCE
JARINGAN KOMPUTER
5 SOP-02.003/BPTI/2020 SOP PENANGANAN SERVER MAINTENANCE
6 SOP-02.004/BPTI/2020 SOP BANDWIDTH MANAGEMENT MAINTENANCE
7 SOP-02.005/BPTI/2020 SOP PENANGANAN APLIKASI MAINTENANCE
8 SOP-02.006/BPTI/2020 SOP PENANGANAN GANGGUAN VPS MAINTENANCE
SERVER UHAMKA
9 SOP-03.001/BPTI/2020 SOP PEMBANGUNGAN DAN PROJECT
PENGEMBANGAN SI

B. Detail SOP BPTI Berdasarkan No. SOP

SOP-01.001/BPTI/2020
1 SOP PELAYANAN PENYEDIAAN VIDEO LAYANAN
CONFERENCE
2 SOP PELAYANAN PENYEDIAAN VIDEO LAYANAN
STREAMING
3 SOP PENYEDIAAN PELAYANAN LAYANAN
KONTEN MULTIMEDIA ONLINE
LEARNING
4 SOP LAYANAN PENGGUNAAN ONLINE LAYANAN
LEARNING
SOP-01.002/BPTI/2020
5 SOP PELAYANAN CBT LAYANAN
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |4

6 SOP PENGGUNAAN LAB ICT LAYANAN

7 SOP LAYANAN PENGADUAN TIK LAYANAN
8 S0P PENGADAAN DIKLAT BIDANG IT LAYANAN
9 SOP PENYEDIAAN SERTIFIKASI LAYANAN
BIDANG IT
SOP-02.001/BPTI/2020
10 SOP BACKUP DATA MAINTENANCE
11 SOP RESTORE DATA MAINTENANCE
SOP-02.002/BPTI/2020
12 SOP PENANGANAN GANGGUAN MAINTENANCE
KONEKSI INTERNET JARINGAN
UTAMA
13 SOP PENANGANAN GANGGUAN MAINTENANCE
KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN
LOKAL
14 PEMASANGAN DAN PEMELIHARAAN MAINTENANCE
PERANGKAT WIFI
15 SOP PEMASANGAN DAN MAINTENANCE
PEMELIHARAAN JARINGAN INTERNET
SOP-02.003/BPTI/2020
16 SOP PENANGANAN GANGGUAN WEB MAINTENANCE
SERVER
17 PEMBUATAN AKUN EMAIL MAINTENANCE
18 SOP PERMINTAAN SUBDOMAIN MAINTENANCE
19 SOP LUPA PASSWORD AKUN SSO MAINTENANCE
SOP-02.004/BPTI/2020
20 SOP PERMINTAAN PENAMBAHAN MAINTENANCE
BANDWIDTH
SOP-02.005/BPTI/2020
21 SOP PENANGANAN GANGGUAN MAINTENANCE
SISTEM INFORMASI
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |5

SOP-02.006/BPTI/2020
22 SOP PENANGANAN GANGGUAN VPS MAINTENANCE
SERVER UHAMKA
SOP-03.001/BPTI/2020
23 SOP PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PROJECT
24 SOP PENGEMBANGAN SISTEM PROJECT
INFORMASI

4. Definisi dan Singkatan

1. SOP adalah prosedur operasi standar yang menjelaskan tahapan dalam melakukan
setiap aktivitas dan pada umumnya berkaitan dengan departemen lain dalam aktivitas
tersebut.
2. UHAMKA adalah singkatan dari Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA.
3. BPTI adalah Badan Pengembangan Teknologi Informasi UHAMKA.
4. Pengguna adalah User yang menggunakan Sistem Informasi dan layanan IT.
5. Renstra Universitas adalah Rencana Strategi tingkat Universitas di lingkungan UHAMKA
sebagai acuan kinerja lembaga atau unit kerja di UHAMKA.
6. Bagian YANSI adalah kepanjangan dari Pelayanan dan Informasi.
7. Bagian WDM adalah kepanjangan dari Website dan Multimedia.
8. Bagian JDS adala kepanjangan dari Jaringan dan Server.
9. Bagian ADD adalah kepanjangan dari Aplikasi dan Database.
10. Customer Relationship Management (CRM) adalah aplikasi manajemen IT antara
pengguna dengan penyedia layanan IT (BPTI).
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |6

5. Skema Portal Support.uhamka.ac.id

Gambar 1. Skema CRM UHAMKA (support)

 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |7

6. Tutorial Pengguna
a. Halaman Depan (Login)

Gambar 2. Homepage support.uhamka.ac.id

Halaman depan diatas dapat diakses melalui url: https://support.uhamka.ac.id . dengan

menggunakan email institusi (@uhamka.ac.id) dengan password default (bisa bertanya dengan
tim BPTI).

b. Halaman Depan CRM

Gambar 3. Dashboard user

 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |8

Setelah login, berikut ini adalah tampilan depan Dashboard. Terdapat Panduan dasar,
dukungan, files (file manager, untuk menyimpan data) dan kalender. Di bagian icon ‘foto’
adalah section pengaturan akun, seperti mengganti password, profile picture dsb.

c. Panduan Support dan file turorial lainnya

Gambar 4. Dashboard panduan dasar

Dashboard tersebut, merupakan seluruh kumpulan buku manual layanan IT di UHAMKA.
 Panduan Das ar s upport.uha mka.ac.i d |9

d. Mengupload dan menyimpan file (File Manager)

Gambar 5. Dashboard menyimpan data

Aplikasi support ini, dilengkapi dengan file manager yang dapat digunakan untuk meng-
organize file-file yang dibutuhkan pengguna atau tim BPTI perlukan sebagai bukti dalam proses
pelayanan, pengaduan dan evaluasi IT services.

e. “Buka Tiket” untuk meminta layanan/ melakukan pengaduan

Gambar 6. Dashboard “buka tiket”

Langkah 1 dalam membuka “tiket” adalah dengan mengklik button “dukungan” di bagian
kanan atas homepage lalu klik button biru “buka tiket”.
 P a n d u a n D a s a r s u p p o r t . u h a m k a . a c . i d | 10

f. Menulis Detil “Tiket”

Gambar 7. Form Isian Buka Tiket

Dalam melakukan pengaduan, permintaan dan layanan, pengguna diharapkan mengisi semua
hal yang diperlukan seperti judul pengaduan/permintaan, divisi, layanan, prioritas layanan, jenis
layanan dan pesan. Diharapkan didalam pesan, pengguna mencantumkan ruang/lokasi
masalah, no.telp/wa yang bisa dihubungi dan tentu file pendukung yang bisa diupload seperti
foto/struk atau yang lainnya.
 P a n d u a n D a s a r s u p p o r t . u h a m k a . a c . i d | 11

g. Melihat “tiket” yang telah dibuat

Gambar 8. Dashboard list tiket

Dalam sistem, pengguna juga dapat melihat kegiatan history tiket yang telah dibuat, sebagai
bahan evaluasi status dan detil tiket dapat di edit. Pengguna juga dapat melakukan input pesan
tambahan jika dirasa pelayanan lebih dari jangka waktu yang diharapkan, tak kunjung
ditanggapi.

7. Penutup

Demikianlah panduan penggunaan aplikasi “dukungan” atau support IT di lingkungan UHAMKA

telah selesai. Semoga panduan ini bermanfaat sebagai gambaran penggunaan sistem baru bagi
pengguna menuju pelayanan IT UHAMKA yang lebih baik dan professional. Dan diharapkan
masukan dan saran kepada semua pihak apabila panduan ini masih jauh dari kata sempurna.
Billahi fi sabilillhaq fastabiqul khairat

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

BPTI UHAMKA

2020