KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kita panjatkan kepada Allah Subhanahu Wata’ala.

Atas segala pertolongan, rahmat, dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik/magang ini yang berjudul
“Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit di PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju” tepat pada
waktu yang telah ditentukan. Laporan ini dibuat untuk memenuhi salah
satu persyaratan untuk memperoleh gelar Diploma III pada
JurusanAkuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya. Selain itu, laporan ini juga
dibuat sebagai salah satu wujud implementasi dari ilmu yang didapatkan
selama Kerja Praktik di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit
III Plaju khususnya di Bagian Procurement bidang Inventory Control.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan hasil Kerja
Praktik ini masih jauh dari kata sempurna dan tidak terlepas dari bantuan
berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung, berupa moril
ataupu materil, serta penulis juga menyadari masih banyak kekurangan
dari segi penulisan. Untuk itu, penulis mengharapkan segala kritik dan
saran dari semua pihak guna melengkapi dan menyempurnakan penulisan
laporan Kerja Praktik ini dan penulis berharap dapat belajar lebih banyak
lagi dalam mengimplementasikan ilmu yang didapatkan.
Laporan hasil Kerja Praktik ini tentunya tidak lepas dari
bimbingan, masukan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Ing. Ahmad Taqwa, M.T selaku Direktur Politeknik
Negeri Sriwijaya Palembang.
2. Ibu Dr.Evada Dewata, SE., M.Si., Ak., Ca selaku Ketua Jurusan
Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
3. Ibu Yuliana Sari, SE., MBA, Ak selaku Sekretaris Jurusan
Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.

iii
 4. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Jurusan Akuntasi Politeknik
Negeri Sriwijaya Palembang yang selama ini telah memberikan
Ilmu Pengetahuan kepada kami.
5. Bapak Agus Eka Saputra selaku Kepala Bagian Inventory Control
yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Kerja Praktik di
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.
6. Bapak Yudi Junaedi dan Bapak M. Efran Sepriansyah selaku
pembimbing dalam melakukan Kerja Praktik di PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.
7. Seluruh Karyawan Inventory Control atas segala bantuan dan
bimbingan di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju.
8. Semua teman-teman Jurusan Akuntansi yang juga melakukan Kerja
Praktik dan semua pihak yang telah membantu dalam
menyelesaikan Laporan Hasil Kerja Praktik.
Akhir kata penulis sampaikan permohonan maaf yang sebesar-
besarnya apabila terdapat kekurangan dalam laporan Kerja Praktik ini.
Penulis sangat mengharapkan semoga Allah SWT dapat melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan membalas segala kebaikan dan
pengorbanan yang diberikan kepada penulis. Semoga laporan hasil Kerja
Praktik ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Aamiin.

Palembang, Januari 2023

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL LUAR ....................................................................... i

HALAMAN SAMPUL DALAM .................................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTIK ..................... iii
KATA PENGANTAR ...................................................................................iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. v
DAFTAR TABEL ...................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..........................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................... 2
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan ..................................................... 2
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan .................................................. 2
1.4.1 Tujuan Penulisan.............................................................. 2
1.4.2 Manfaat Penulisan ............................................................ 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................. 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAN

2.1 Sejarah PT Pertamina ............................................................... 6
2.2 Sejarah PT Kilang Pertamina Internasional Refinery
Unit III ..................................................................................... 9
2.3 Profil PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit
III Plaju ................................................................................... 12
2.4 Visi dan Misi PT Kilang Pertamina Internasional Refinery
Unit III Plaju .......................................................................... 12
2.4.1 Visi ................................................................................ 12
2.4.2 Misi ............................................................................... 12
2.5 Tugas dan Fungsi PT Kilang Pertamina Internasonal
Refinery Unit III Plaju ............................................................ 12
2.6 Sarana dan Fasilitas Penunjang ................................................ 13

v
2.7 Makna dari Lambang PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju ........................................ 15
2.8 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ..................................... 16
2.8.1 Struktur Organisasi PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju .............................. 16
2.8.2 Uraian Tugas PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju ................................................... 17
2.8.3 Struktur Organisasi Procurement .................................... 20
2.8.4 Struktur Organisasi Inventory Control ............................ 21
2.8.5 Uraian Tugas Inventory Control ..................................... 21
2.8.6 System Application and Product in Data Processing ....... 25
2.9 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Secara Kredit
pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju ........................................................................................ 23
2.9.1 Permintaan Pembelian.................................................... 24
2.9.2 Pemilihan Vendor .......................................................... 24
2.9.3 Permintaan Penawaran Harga......................................... 24
2.9.4 Negosiasi Harga ............................................................. 25
2.9.5 Permintaan Revisi Penawaran Harga .............................. 25
2.9.6 Pembuatan Bid Comparison ........................................... 25
2.9.7 Pembuatan Kontrak........................................................ 26
2.9.8 Order Pembelian ............................................................ 27
2.9.9 Monitoring ..................................................................... 27
2.10 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Barang pada
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ...... 28
2.11 Sistem Informasi Akuntansi Penyimpanan Barang pada
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ...... 29
2.11.1 Tugas Bagian Logistik ................................................. 29
2.11.2 Tugas Bagian Staff Gudang ......................................... 30
2.12 Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Barang pada PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ............ 30

vi
 2.13 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit
pada PT Kilang PertaminaInternasional Refinery Unit III
Plaju ........................................................................................ 32
2.14 Peraturan yang ditetapkan di PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju ........................................................... 34

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................................... 37
3.1.1 PengertianSistem ........................................................... 37
3.1.2 Pengertian Sistem Informasi ........................................... 37
3.1.3 Pengertian Akuntansi ..................................................... 38
3.1.4 Pengertian Sistem Informasi ........................................... 38
3.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................................... 38
3.3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ........................................... 39
3.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi..................................... 39
3.5 Karateristik Sistem Informasi Akuntansi.................................... 39
3.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi ......................................... 40
3.7 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit ........................... 41
3.7.1 Pengertian Pembelian Kredit ......................................... 41
3.7.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Kredit............................................................................ 41
3.7.3 Fungsi yang Terkait Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Kredit .......................................................... 42
3.7.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi
Akuntansi Kredit ........................................................... 43
3.7.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian
Kredit............................................................................ 44
3.7.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem
Pembelian Kredit ......................................................... 45
3.7.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem
Informasi Akuntansi Pembelian Kredit .......................... 46

vii
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Kredit pada PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju ............................................................... 50
4.2 Dokumen Yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi
Pembelian Kredit Pada PT Kilang Pertamina
Internasional RefineryUnit III Plaju ........................................51
4.3 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem
Akuntansi Pembelian Kredit Pada PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ......................... 53
4.4 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit
pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery
Unit III Plaju ............................................................................. 58

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN....................................................... 62

5.1 Kesimpulan ............................................................................... 62
5.2 Saran ......................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel :

2.1 Logo dan Makna PT. KPI, Refinery Unit III Plaju .............................. 15
2.2 Struktur Organisasi Procurement ........................................................ 20
4.1 Perbandingan antara Dokumen yang digunakan dalam Sistem
Akuntansi Pembelian Kredit menurut Mulyadi dan Pada PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ....................... 51

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar :

3.1 Logo PT Kilang Pertamina Internasional............................................... 15

3.2 Struktur Organisasi PT Kilang Pertamina Internasional ......................... 16
3.3 Struktur Organisasi Inventory Control................................................... 21
3.4 Tampilan Awal MySAP ........................................................................ 33
3.5 Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit ..................................................... 45
3.6 Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan).................................... 47
4.1 Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit ............................................................. 54
4.2 Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) ............................................ 55

x
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran:
1. Surat Permohonan Kerja Praktik Mahasiswa ke Jurusan
2. Surat Pengantar Kerja Praktik dari Jurusan ke Akademik
3. Surat Pengantar Kerja Praktik dari Akademik ke Perusahaan
4. Surat Keterangan Kunjungan ke Perusahaan
5. Surat Balasan dari Perusahaan
6. Daftar Hadir Mahasiswa Kerja Praktik
7. Catatan Kegiatan Harian Kerja Praktik
8. Penilaian Mahasiswa Kerja Praktik dari Perusahaan
9. Surat Keterangan Telah Selesai Kerja Praktik dari Perusahaan
10. Lembar Kesepakatan Bimbingan Kerja Praktik
11. Lembar Bimbingan Laporan Kerja Praktik
12. Dokumen-Dokumen Prosedur Pembelian Kredit dari Perusahaan
13. Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktik

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan organisasi yang didirikan untuk
melaksanakan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan tertentu. Dari kegiatan
usaha yang dilakukan ada beberapa jenis perusahaan, diantaranya adalah
perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Banyaknya perusahaan berskala besar maupun kecil menunjukkan bahwa
semakin meningkatnya dunia usaha dari tahun ke tahun. Pada dasarmya,
semua perusahaan memiliki tujuan utama yaitu mencapai target laba
semaksimal mungkin. Untuk dapat tercapainya tujuan ini, maka perusahaan
harus memperhatikan penerapan sistem informasi akuntansi sesuai dengan
kondisi perusahaan berdasarkan aturan yang telah ditetapkan.
Sistem informasi akuntansi pembelian kredit merupakan suatu
sistem yang digunakan untuk mengelola dan mencatat menggunakan sistem
kredit. Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi pembelian kredit
adalah untuk membantu dalam mengelola keuangannya lebih efektif. PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju merupakan
perusahaan yang memproduksi bahan bakar minyak dan gas. Dalam
kegiatan operasionalnya, perusahaan tersebut sering melakukan pembelian
kredit di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
diperlukan untuk mengelola dan mencatat transaksi pembelian agar
perusahaan tersebut dapat berjalan efektif dan efisien. Perusahan ini masih
memiliki kelemahan, kelemahan yang dimaksud ialah kesalahan dalam
menginput data transaksi pembelian kredit yang menyebabkan terjadinya
kesalahan dalam laporan keuangan perusahaan, kurangnya intergrasi antara
sistem informasi akuntansi pembelian dengan sistem informasi lainnya di
perusahaan, kurangnya ketepatan dalam megakses dan mengelola informasi
transaksi pembelian kredit, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam
proses pengambilan keputusan bisnis.

1
 2

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, diperlukan suatu

sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang terintegrasi dengan sistem
informasi perusahaan lainnya di perusahaan, mudah digunakan dan
memiliki fitur untuk mengontrol pembayaran kepada supplier. Dengan
demikian, sistem akuntansi pembelian kredit secara efektif dan efisien, serta
membantu dalam proses pengambilan keputusan bisnis.

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diketahui bahwa sistem

pembelian memiliki peranan yang penting dalam kegiatan operasional
perusahaan. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk membuat laporan kerja
praktik dengan judul “Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Kredit di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju”.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam laporan Kerja Praktik ini adalah
bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian kredit di PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan

Agar permasalahan dalam penyusunan dalam laporan kerja praktik
ini lebih terarah dan tidak terjadinya penyimpangan dari permasalahan yang
ada, maka penulis membatasi lingkup pembahasan hanya pada “Sistem
Informasi Akuntansi Pembelian Kredit di PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan

1.4.1 Tujuan Penulisan
1. Menerapkan ilmu pengetahuan secara profesional untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam dunia kerja,
dengan bekal ilmu yang diperoleh selama masa kuliah.
2. Melatih keterampilan dan memupuk kemampuan daya tangkap
dalam menjalankan tugas.
 3

3. Menerapkan ilmu pengetahuan secara profesional untuk

menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam dunia kerja,
dengan bekal ilmu yang diperoleh selama masa kuliah.
4. Mengenal, mengetahui dan memperoleh gambaran yang lebih
komprehensif mengenai dunia kerja.
5. Menetapkan disiplin, rasa tanggungjawab dan sikap profesional
dalam bertugas sehingga menambah pengalaman dalam
persiapan untuk terjun langsung ke dunia kerja yang
sesungguhnya.

1.4.2 Manfaat Penulisan

1. Bagi Penulis, Laporan Kerja Praktik ini agar dapat memahami
lebih dalam tentang dunia kerja dengan segala permasalahan
yang dihadapi, dapat menganalisis sistematika kerja perusahaan
dalam menangani setiap proyeknya, serta menjadi bekal yang
baik ketika penulis akan terjun ke dunia kerja.
2. Bagi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya,
Laporan Kerja Praktik ini agar dapat menghasilkan sumber daya
manusia yang berkompeten dan siap kerja serta sebagai media
dalam menjalin hubungan kerja sama dengan PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju dalam rangka
pengembangan pendidikan, sekaligus menyumbangkan ilmu
pengetahuan dan pengalaman bagi civitas akademik.
3. Bagi PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju, Laporan Kerja Praktik ini dapat menjadi bahan
pertimbangan bagi perusahaan dalam hal penilaian kualitas
mahasiswa sebagai bahan evaluasi pada sistem kinerja yang
sudah berjalan di dalam perusahaan tersebut yang dapat di
kembangkan khususnya oleh PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju .
 4

4. Bagi Pembaca, Laporan Kerja Praktik ini dapat dijadikan acuan

yang berarti serta sumber inspirasi yang bermanfaat di kemudian
hari.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai isi laporan kerja
praktik ini maka, penulis akan menyajikan sistematika pembahasannya
sehingga dapat dimengerti relevansinya dari satu bab ke bab yang lainnya.
Laporan kerja praktik ini terdiri dari lima bab yang secara garis besar adalah
sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan awal dari penulisan laporan. Pada bab
ini, akan diuraikan mengenai latar belakang permasalahan,
rumusan masalah, ruang lingkup pembahasan, tujuan dan
manfaat penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini, penulis memberikan gambaran umum mengenai
objek kerja praktik/magang yang dilaksanakan di PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju yang terdiri
atas sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan,
struktur organisasi dan uraian tugas karyawan serta
prosedur pembelian barang secara kredit yang dilakukan
pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju.
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisikan teori-teori yang digunakan penulis sebagai
dasar untuk menjelaskan pada bab pembahasan. Pada bab
ini, penulis akan memaparkan pengertian sistem, pengertian
informasi, pengertian akuntansi, pengertian sistem informasi
akuntansi, fungsi sistem infromasi akuntansi, manfaat sistem
 5

informasi akuntansi, pengertian pembelian kredit, tujuan

pembelian, pengertian sistem informasi pembelian kredit,
fungsi yang terkait sistem informasi akuntansi pembelian
kredit, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
kredit, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang
dipergunakan, serta bagan alir dokumen sistem.
BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini, penulis akan melakukan pembahasan sistem
akuntansi pembelian kredit pada PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju yang terdiri darifungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian kredit,
selanjutnya mengenai dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian kredit di PTKilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju, Bagan alir dokumen
sistem akuntansi pembelian kredit beserta tinjauan bagan
alir sistem akuntansi pembelian kredit PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian terakhir dari laporan magang ini.
Penulis akan menarik kesimpulan dari pembahasan pada bab
sebelumnya. Selanjutnya penulis akan mencoba memberikan
saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan
khususnya dalam Sistem Akuntansi Pembelian Kredit pada
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah PT Pertamina

PT Pertamina merupakan suatu perusahaan BUMN yang bergerak
di bidang eksplorasi dan pengolahan minyak serta gas bumi menjadi
berbagai jenis bahan bakar dan petrokimia. Sejarah berdirinya PT Pertamina
dimulai pada tahun 1871, ketika Jhon Reenik melakukan eksplorasi sumber
minyak bumi pertama kali di Indonesia, tepatnya di kaki gunung Ceremai.
Usaha eksplorasi yang dilakukan oleh Jhon Reenik ini mengalami
kegagalan. Lalu pada 15 Juni 1885 Aleko Jan Zooen Zjikler berhasil
melakukan proses pengeboran di pangkalan Brandan dan menjadikan
sumber minyak tersebut sebagai sumur minyak komersial pertama di
Indonesia.
Sejak keberhasilan Zjikler itulah usaha-usaha pengeboran minyak
di berbagai daerah di Indonesia mulai dilakukan. Beberapa usaha minyak
yang dilakukan antara lain di Telaga Said (Sumatera Utara) pada tahun
1885, Krika (Jawa Timur) pada tahun 1887, Ledok (Cepu) pada tahun 1901
dan Talang Akar (Pendopo) Tahun 1921. Hal ini mendorong tumbuhnya
perusahaan – perusahaan minyak asing pada abad ke-19 antara lain:
1. AS (Andrian Stoop), pada tahun 1887
2. KNPC (Klininklijke Nederlandsche Petroleum Compary), pada
tahun 1890
3. STTC (Shell Transport and Trading Company), pada tahun 1894
4. TKSG (The Kloninklijke Shell Group), pada tahun 1894
5. BPM (Bataafsche Petroleum Company), pada tahun 1394
6. DPC (Dorische Petroleum Company), pada tahun 1894
7. NKPM (Nederlandsche Koloniale Pertoleum maalschuppij),
pada tahun 1894
8. NPPM (Nederlandsche Pacific Petroleum maatschappij), pada
tahun 1894

6
 7

9. STANVAC (Standard Vacuum Oil), pada tahun 1933

Setelah proklamasi kemerdekaan Indonesia pada tahun 1945,
berbagai upaya dilakukan untuk mengambil ahli perusahaan-perusahaan
asing yang menguasai minyak dan gas di Indonesia, Pada tahun 1951,
perusahaan minyak nasional pertama di Indonesia didirikan dengan nama
Perusahaan Tambang Minyak Negara Republik Indonesia (PTMRI). Lalu
pada tanggal 10 Desember 1957, PT EMTSU diambil ahli oleh Indonesia
dan dilakukan perubahan nama menjadi PN PERMINA, dan tanggal ini
ditetapkan sebagai hari lahirnya PT PERTAMINA (PERSERO). Pada tahun
1961, pemerintah mengeluarkan UU No.44 Tahun 1961 yang menyatakan
pembentukan tiga perusahaan Negara di bidang minyak dan gas yaitu:
1. PN PERTAMIN didirikan berdasarkan PP No.03/1961
2. PN PERMINA didirikan berdasarkan PP No.199/ 1961
3. PN PERMIGAN didirikan berdasarkan PP No.199/1961
Pada tahun 1965, PN PERMIGAN dibubarkan dari semua
kekayaan, yaitu sumur minyak dan penyulingan di Cepu, diserahkan kepada
Lemigas, sedangkan fasilitas produksinya diserahkan kepada PN PERMINA
dan fasilitas pemasarannya diserahkan kepada PN PERTAIN. Pada 1968,
berdasarkan PP No.27/1968, PN PERTAMIN dan PERMINA digabung
menjadi satu perusahaan yang menjadi pengelola tunggal dibidang industri
minyak dan gas bumi di Indonesia dan diberi nama Perusahaan Negara
Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional (PN PERTAMINA). Pada
tahun 1971, PN PERTAMINA berubah nama menjadi Perusahaan
Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional (PERTAMINA). Tugas
utama PT PERTAMINA diatur dalam UU No.8 Tahun 1971, yaitu sebagai
berikut:
1. Melaksanakan pengusahaan minyak dan gas dalam arti seluas-
luasnya, guna memperoleh hasil sebesar-besamya untuk
kemakmuran rakyat dan Negara.
 8

2. Menyediakan dan melayani kebutuhan bahan-bahan minyak dan

gas bumi dalam negeri yang pelaksanaannya diatur dengan
aturan pemerintah.

Pada tanggal 17 September 2003, berdasarkan UU No.20 Tahun

2001 dan PP No.31 Tahun 2003 PT PERTAMINA berubah nama menjadi
PT PERTAMINA (PERSERO). Dan terakhir pada september 2018 berubah
menjadi PT Kilang Pertamina Internasional. PT Kilang Pertamina
Internasional memiliki tugas-tugas pokok yang harus dilakukan dengan
sebaik-baiknya yaitu sebagai berikut:
1. Eksplorasi dan Produksi
Kegiatan ini mencakup upaya pencarian lokasi yang memiliki
potensi ketersediaan minyak dan gas bumi, kemungkinan
penambangannya, serta proses produksi menjadi bahan baku
untuk proses pengolahan.
2. Pengolahan
Kegiatan in tersusun dari proses-proses pemisahan dan
pemurnian untuk mengolah minyak dan gas mentah menjadi
produk yang dinginkan seperti premium, solar, kerosin,
petrokimia, dan lain-lain.
3. Pembekalan dan Pendistribusian
Kegiatan ini meliputi penampungan, penyimpanan, serta
pendistribusian bahan baku ataupun produk akhir yang siap
dikirim.
4. Penunjang
Kegiatan penunjang mencakup segala kegiatan yang dapat
menunjang terselenggaranya kegiatan-kegiatan eksplorasi,
produksi, pengolahan, pembekalan, dan pendistribusian.
Kegiatan penunjang in diantaranya pengadaan penyukuhan
keselamatan kerja.
 9

PT Kilang Pertamina Internasional memiliki tujuh unit pengolahan

(Refinery), namun pada tahun 2007, Refinery Unit I di Pangkalan Brandan
berhenti beroperasi karena terdapat permasalahan pada pasokan bahan baku.
Keenam unit pengolahan lain yang masih beroperasi saat ini, yaitu:
1. Refinery Unit Il di Dumai-Sei Pakning, Riau
2. Refinery Unit Ill di Plaju-Sei Gerong, Sumatera Selatan
3. Refinery Unit IV di Cilacap, Jawa Tengah
4. Refinery Unit V di Balikpapan, Kalimantan Timur
5. Refinery Unit VI di Balongan, Jawa Barat
6. Refinery Unit VII di Kasim, Papua

2.2 Sejarah PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III

Plaju
Salah satu Refinery Unit yang dimiliki oleh PT Kilang Pertamina
Internasional adalah Refinery Unit III Plaju yang terletak di Palembang.
Sejarah dari RU III ini dimulai ketika ditemukannya sumur minyak bumi di
Telaga pada tahun 1885. Awal ditemukannya crude oil di Sumatera Selatan
pada zaman kekayaan Sriwijaya pada abad ke-9 SM. PT Kilang Pertamina
Intenasional Refinery Unit III terbagi menjadi dua, yaitu daerah Plaju dan
daerah Sungai Gerong. Kilang Plaju didirikan pada tahun 1907 oleh
perusahaan minyak dari Belanda, yaitu Shell. Kemudian pada tahun 1933,
perusahaan minyak dari Amerika Serikat, yaitu Stanvac mendirikan Kilang
Sungai Gerong. PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III ini
memiliki luas sebesar 384 hektar, daerah Plaju sebesar 230 Hektar dan
daerah Sungai Gerong sebesar 154 Hektar.
Rentetan peristiwa perkembangan pembangunan Kilang di Lokasi
Refinery Unit III meliputi masa-masa:

Tahun 1907
Awal pembangunan dan didirikannya kilang minyak di Plaju oleh Shell
 10

Tahun 1933
Kilang Sungai Gerong didirikan oleh Stanvac with the capacity of 70
MBSD

Tahun 1965
Kilang Plaju dengan kapasitas 110 MBSD dibeli dari Shell oleh Negara
(PERTAMINA)

Tahun 1970
Kilang Sei Gerong dengan kapasitas 70 MBSD dibeli dari STANVAC

Tahun 1971
Pembangunan kilang Polypropylene dengan kapasitas 20.000 ton per tahun

Tahun 1972
Proyek Integrasi kilang Plaju dengan kilang Sei Gerong

Tahun 1982
Pendirian Plaju Aromatic Center (PAC) dan Proyek Kilang Musi I (PKM I)
dengan kapasitas 98 MBSD dan pembangunan High Vacum Unit (HVU)
Sungai Gerong serta revamping CDU untuk konservasi energi

Tahun 1983
Proyek pembangunan kilang TA/PTA (Terephthalic Acid/Purijied
Terephthalic Acid) dengan kapasitas 150.000 ton per tahun

Tahun 1986
Kilang TA/PTA mulai beroperasi

Tahun 1987
Proyek Pembangunan Energi Conservation Improvement (ECI)

Tahun 1988
Proyek Usaha Peningkatan Effisiensi dan Produksi Kilang (UPEK)

Tahun 1990
Debottlenecking kilang TA/PTA dengan kapasitas 225.000 ton per tahun

Tahun 1994
Pelaksanaan Proyek Kilang Musi II (PKM II) yang meliputi :
- Revamping Kilang RFCCU
- Pembangunan New Polypropylene
 11

- Perubahan jaringan listrik 60 Hz menjadi 50 Hz di area Sungai

Gerong
- Modifikasi unit Redistilling I/II Plaju menjadi CDU, dan
mendesain ulang Cyclone FCCU Sungai Gerong

Tahun 1996
Modifikasi Unit Redistiling I/II Plaju menjadi CDU

Tahun 2002
Pembangunan Jembatan integrasi yang menghubungkan Kilang Plaju dan
Kilang Sungai Gerong

Tahun 2007
Kilang TA/PTA berhenti beroprasi

PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju bergerak

di sektor hilir yang mengoperasikan Kilang BBM dan Petrokimia.
Tercantum dalam UU No. 8 tahun 1971, yaitu menyediakan bahan baku
bagi perkembangan dan pertumbuhan industri dalam negeri. Peraturan ini
diterjemahkan dalam kegiatan produksi yang dilakukan PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju-Sungai Gerong yaitu secara
khusus mengelola Bahan Bakar Minyak (BBM) dan non-BBM. Pada kilang
minyak terjadi proses untuk mengubah atau mengkonversikan minyak
mentah dengan berbagai proses menjadi suatu produk yang ekonomis dan
dapat dipasarkan. Konfigurasi Kilang di PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju terdiri dari Primary Process berupa Crude Distilling
(CD-II/III/IV/V/VI). Secondary Process terdiri dari HVU-II, FCCU, STAB
C/A/B, Polimerisasi, Alkilasi, BB. Dist. Petrokimia terdiri dari kilang
Polypropylene.
 12

2.3 Profil PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III

Plaju
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju terletak
di Jl. Beringin No. 1, Kompleks Pertamina Plaju, Kecamatan Plaju, Kota
Palembang, Provinsi Sumatra Selatan. Kilang ini luasnya 258 hektare (ha)
(Area Plaju) dan 153 ha (Area Sungai Gerong), dan mencakup Unit Operasi,
Ruang Pusat Pengendali Kilang, Area Tangki Umpan dan Produk, serta
Gedung Perkantoran. PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju juga memiliki dan mengelola pelabuhan yang telah terstandardisasi
ISPS Code. Cakupan wilayah kerja PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju adalah Plaju di Kota Palembang dan Sungai Gerong
di Kabupaten Banyuasin, keduanya terletak di Provinsi Sumatera Selatan.

2.4 Visi dan Misi PT Kilang Pertamina Internasional Refinery

Unit III Plaju

2.4.1 Visi
“Menjadi Kilang Minyak dan Petrokimia Nasional yang
Kompetitif di AsiaPasifik pada Tahun 2025”

2.4.2 Misi
“Pengoperasian Kilang secara aman, handal, efisien, berkualitas
dan ramah lingkungan dengan menggunakan teknologi terkini peningkatan
profitabilitas melalui fleksibilitas dan optimasi operasi pengolahan serta
memaksimalkan Valuable Product. Pengelolaan Kilang secara profesional
berstandar Internasional, memenuhi aspek GCG dan memberikan nilai
tambah bagi Stakeholder”.

2.5 Tugas dan Fungsi PT Kilang Pertamina Internasonal Refinery

Unit III Plaju
Tugas PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
adalah mengolah minyak mentah menjadi produk-produk yang siap
dipasarkan berupa Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Non Bahan Bakar
 13

Minyak (NBBM), guna memenuhi kebutuhan dalam negeri khususnya

Sumatera Bagian Selatan maupun luar negeri yang berstandar internasional
dan berwawasan lingkungan. Kapasitas total kilang minyak PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju adalah 125.500 Bbls/hari,
dimana kilang minyak Plaju mempunyai kapasitas 105.000 Bbls/hari dan
kilang minyak Sei. Gerong dengan kapasitas 20.500 Bbls/hari.
Produk-produk BBM yang dihasilkan oleh PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju adalah Avtur, Pertalite, Kerosene,
Pertamax Racing Fuel, ADO (Automotive Diesel Oil), IDO (Industrial
Diesel Oin), serta Feul Oil. Sedangkan produk non- BBM yang dihasilkan
adalah I.PG, Musi Cool (refrigerant), LSWR (Low Sulphur Wary Residu),
serta biji plastik Polytam (polypropylene).

2.6 Sarana dan Fasilitas Penunjang

Sarana penunjang berfungsi untuk menjaga kelancaran operasional
kilang, sehingga mendapatkan produksi yang optimal. Sarana tersebut
antara lain:
1. Utilities
Utilities sebagai penyedia energi seperti tenaga listrik. Steam,
udara proses udara instrument dan air.
2. Laboratorium
Laboratorium berfungsi untuk kontrol kualitas, penelitian dari
bahan baku sampai produk kilang. Dari kegiatan laboratoriun
akan didapatkan data bahan baku produk yang diperlukan untuk
menunjang kegiatan proses tersebut.
3. Maintenance Area
Maintenance area sebagai pihak pemelihara peralatan di kilang
meliputi pemeliharan rutin (preventive maintenence) dan berkala
(predictive maintenence) juga perbaikan peralatan-peralatan
operasi seperti peralatan mekanik, instrumentasi dan listrik.
 14

4. Oil Movement
Oil Movement merupakan bagian dari kegiatan kilang yang
bertugas menyediakan bahan bakar untuk kegiatan proses
produksi dan menampung hasil-hasil produk kilang. Disamping
itu juga bertugas mengolah limbah dari kegiatan kilang supaya
tidak terjadi pencemaran lingkungan.
5. HSE (Health Safety and Environment)
HSE mempunyai tugas pokok mencegah terjadi kecelakaan
kerja, bahaya kebakaran dan pencemaran serta mengkoordinasi
usaha-usaha penanggulangan secara terpadu. HSE mempunyai
tugas dan fungsi yang sangat penting dalam menciptakan
suasana kerja yang aman dan nyaman dalam operasi perusahaan,
baik yang menyangkut masalah pekerja, peralatan maupun
lingkungan kerja. Upaya-upaya yang dilakukan secara
kerjasama antara HSE dan segenap pekerja Pertamina RU III
Plaju adalah:
 Memelihara kemampuan untuk siaga dan handal dalam
menanggulangi kejadian pencemaran, kecelakaan kerja dan
keadaan darurat yang mungkin terjadi.
 Menekan jumlah limbah yang dihasilkan dengan
memanfaatkan secara efektif efisien serta berusaha
memanfaatkan produk yang ramah lingkungan.

Sarana dan prasarana untuk menunjang HSE adalah:

 Penyediaan alat-alat keselamatan kerja
 Adanya off sump untuk menampung buangan minyak yang
kemudian dialirkan ke tangki heavy slop dan tangki light slop
 Menampung limbah cair yang kemudian dikirim ke Sour
Water Stripper.
 15

6. Procurement
Mempunyai tugas pokok dalam pengelolaan kebutuhan barang
dan jasa dalam rangka menunjang kebutuhan operasional PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.

2.7 Makna dari Lambang PT Pertamina Internasional Refinery

Unit III Plaju

Gambar 2.1
Logo PT. Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju Palembang

Makna dari Logo Pertamina adalah:

1. Elemen logo membentuk huruf “P” berbentuk panah yang
berarti PERTAMINA sebagai perusahaan yang bergerak maju
dan progresif.
2. Warna – warna yang berani menunjukkan langkah besar yang
diambil PERTAMINA dan aspirasi perusahaan akan masa depan
yang lebih positif dan dinamis.

Arti warna – warna tersebut sebagai berikut:

Memiliki arti keuletan dan ketegasan serta

keberanian dalam menghadapi berbagai macam
kesulitan.

Memiliki arti handal, dapat dipercaya dan

bertanggungjawab.
 16

Memiliki arti sumber daya energi yang berwawasan

lingkungan.

Tabel 2.1
Logo dan Makna PT. KPI, Refinery Unit III Plaju

2.8 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

2.8.1 Struktur Organisasi PT Kilang Pertamina
InternasionalRefinery Unit III Plaju

General Manager RU
III

Senior Manager Operation

& Manufacturing

Production Maintenance Plan.

Manager Finance Manager HC
Manager == & Support
Manager

Refinery Planning
Maintenance
& Optinization Manager Reability
Execution Manager Opi
Manager Manager

Turn/ Around Manager Manager General

Manager Engineenering & Support
Development

Manager IT Manager IA Manager

Manager HSSE
Procurement

Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju

2.8.2 Uraian Tugas PT Kilang Pertamina Internasional Refinery

Unit III Plaju
Sistem organisasi PT Kilang Pertamina Internasional Refenery Unit
 17

III Plaju berdasarkan Surat Keputusan Direksi Pertamina No. Kpts.

007/c0000/99-SO tanggal 13 januari 1999, PT Pertamina (Persero) RU III
Plaju dipimpin oleh seorang General Manager yang bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Pengolahan Pertamina di Jakarta. General
Manager PT Kilang Pertamina Internasional Refenery Unit III Plaju
membawahi beberapa manager sebagai berikut:
1. Senior Manager Operation and Manufacturing
Yang mengkoordinir fungsi dibawahnya yaitu Manager Produksi,
Manager Refinery Planning & Optimization Manager, manager
Maintenance Planning & Support Manager, Manager Execution,
Manager Turnaround.
2. Production Manager
Manager kilang bertanggung jawab untuk mengawasi
pengoperasian pengolahan BBM dan non-BBM/petrokimia pada
kilang-kilang Plaju dan Sungai Gerong, merencanakan
pengembangan kilang dan produksi, serta merencanakan
pengolahan unit produksi.
3. Maintenance Planning & Support Manager
Bertugas untuk melakukan inspeksi, memberikan rekomendasi dan
merencanakan kegiatan pemeliharaan dan pengembangan fasilitas
produksi.
4. Refinery Planning & Optimization Manager
Bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan bahan baku
produksi dan ekonomi, serta penjadwalan bahan baku produk.
5. Manager Execution
Merupakan bagian yang bertanggungjawab untuk melaksanakan
kegiatan maintenance pada fasilitas produksi yang mengalami
kerusakan.
6. Manager Turn Around
Merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk merencanakan
kegiatan turn around dan overhaul pada fasilitasproduksi.
 18

7. Engineer & Development Manager

Merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam kelancaran
kegiatan proses produksi, pengembangan fasilitas produksi dan
menjamin terhadap kualitas produk yang dihasilkan.
8. Procurement Manager
Mempunyai tugas pokok dalam pengelolaan kebutuhan barang dan
jasa dalam rangka menunjang kebutuhan operasional PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju.
9. Reliability Manager
Mempunyai tugas pokok dalam menjaga kehandalan peralatan
kilang dan perencanaan pengembangan peralatan kilang.
10. General Support Manager
 Melindungi perusahaan dari segi hukum
 Mengelola fasilitas pekerja dan fasilitas umum perusahaan
 Membina hubungan perusahaan dengan pemerintah dan
masyarakat sekitar.
11. Health, Safety & Environment Manager
Memproses peraturan/ketentuan keselamatan kerja, emergency
procedure, save working practice, khusus pelatihan. Melaksanakan
penyelidikan dan menganalisa kecelakaan kerja, peristiwa
kebakaran dan pencemaran untuk mengusahakan tindakan
penanggulangan dan pencegahan serta pemeliharaan semua sarana
yang dibutuhkan dalam penanggulangan kebakaran, kecelakaan,
dan pencemaran.
12. Human Capital Manager Area Plaju
Mengatur kesejahteraan karyawan seperti penempatan, perawatan,
pendidikan, perencanaan dan pengembangan, dan segala sesuatu
yang bersifat pengelolaan sumber data manusia, juga bertanggung
jawab atas organisasi dan perusahaan. Selain itu terdapat pula
beberapa manager lainnya, seperti:
a. Manager Opi (Operational Performance Improvement)
 19

b. Manager IT (Information and Technology)

c. Manager Finance
d. Internal Audit
 20

2.8.3 Struktur Organisasi Procurement

Manager Procurement
RU III

Agus Eka Saputra Nova Pasaribu Achmad Sentosa Yuliana Tri Astuti
Section Head Inventory Control Section Head Purchasing Section Head Warehousing Section Head Contract Office

1. Pemeliharaan data material 1. Sourcing harga dan sumber 1. Proses penerimaan material 1. Souring sumber
barang
2. Pengelolaan kebutuhan Material 2. Penyusunan dokumen pengadaan 2. Proses pengiriman material 2. Penyusunan dokumen pengadaan
Internal (Stock/BAU) dan External
(Proses Pengadaan/Agreement
Resources)
3. Pengendaliaan persediaan 3. Assesment Jaminan Pelaksanaan 3. Proses penyimpanan material 3. Pelaksanaan Tender

4. Mengelola System & Procedure 4. Pelaksanaan Tender 4. Proses pengeluran material 4. Pembuatan Perikatan dengan
Aktivitas Procurement Vendor

5. Melaksanakan kegiatan Annual 5. Pembuatan Perikatan dengan 5. Reward and Punishment

Physical Check Vendor

6. Pembuatan laporan kegiatan 6. Expediting material

Procurement
7. Reward and Punishment
Tabel 2.2
Struktur Organisasi Procurement
 21

2.8.4 Struktur Organisasi Inventory Control

ManagerProcurement

Agus Eka Saputra

Section Head Inv. Control

Control

Yudi Junaidi Taufiq WD

Supv. Inv.Mat.Maintence Supv. System & Proc.Inv

M.Efran Seprianyah
Puji Kuswoyo Dede Zulfikrisyah
Jr.Ass.1 Genmat,Chem&Cat
Analyst 1 Analyst 1 Physcheck
Inv.Mat.Maintenance Inv.Mat.Maintenance

Analyst 1 Inv.Mat.Maintence
Gambar 2.3
Struktur Organisasi Inventory Control

2.8.5 Uraian Tugas Inventory Control

1. Manager Procurement
Mempunyai tugas pokok dalam pengelolaan kebutuhan barang dan
jasa dalam rangka menunjang kebutuhan operasional PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju, serta
mengkoordinir fungsi dibawahnya.
2. Section Head Inventory Control
Bertugas mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi proses
penyusunan sistem tata kerja Procurement, rencana pengadaan
barang stock, aktivitas warehouse serta pelaporan fungsi
procurement dalam mengendalikan tingkat, tingkat persediaan
material yang akan dipakai sebagai persediaan/stock sehingga dapat
mengsupport dan melayani kebutuhan operasi kilang dan
kebutuhan pemeliharaan kilang dengan tepat pemakai guna
 22

menjamin tingkat layanan (Service Level) secara maksimal dan

tingkat perputaran persediaan (Turn Over Ratio) dapat optimal di
fungsi procurement KPI Refinery Unit III, menjadi penasehat
dalam keselamatan proses, mengkomunikasikan konsep
keselamatan proses kepada target audiensi dan para pemangku
kepentingan, serta megidentifikasi pembelajaran dari kejadian
keselamatan proses sebelumnya, serta mereview peraturan
perundang-undangan terkait bahan kimia berbahaya di tempat
kerja.
3. Supervisor Inventory Material Maintenance
Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi proses analisa
kebutuhan barang maintenance, review RKS untuk stockless policy
barang maintenance dan review tindak lanjut pengadaan
barang maintenance dalam upaya untuk menjaga ketersediaan
material stock tepat jumlah, sesuai spesifikasi, dan tepat waktu agar
kegiatan operasi pemeliharaan kilang di fungsi Procurement
Refinery Unit III berjalan secara efektif dan efisien, serta
menjalankan keselamatan proses pada aktivitas sehari-hari.
4. Supervisor System & Procedure Inventory
Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi proses analisa
kebutuhan barang operation dangeneral, review RKS untuk
stockless policy barang operation, general dan review tindak lanjut
pengadaan barang operation dan general dalam upaya untuk
menjaga ketersediaan material stock tepat jumlah, sesuai
spesifikasi, dan tepat waktu agar kegiatan operasi dan pemeliharaan
kilang di fungsi Procurement Refinery Unit III berjalan secara
efektif dan efisien, serta menjalankan keselamatan proses pada
aktivitas sehari-hari.
5. Analyst I Inventory Material Maintenance
Melakukan pengumpulan data dan informasi terkait analisa
kebutuhan material stock rutin E&I, RE&NRE, OH dan TA.
 23

Review terhadap kebutuhan material stock rutin E&I, RE&NRE,

OH dan TA, Purchase Requisition (PR) untuk material stock rutin
E&I, RE&NRE, OH dan TA, serta monitoring kegiatan material
stock rutin E&I, RE&NRE, OH dan TA terkait PR sampai dengan
GR untuk memenuhi kebutuhan maintenance material stock rutin
E&I, RE&NRE, OH dan TA dengan tepat kuantitas, spesifikasi dan
waktu di fungsi Procurement Refinery Unit III secara efektif dan
efisien, serta menjalankan keselamatan proses pada aktivitas sehari-
hari.
6. Jr Officer II Gen. Mat., Chemical & Catalyst, Physical Check
Melakukan pengumpulan data dan informasi terkait analisa
kebutuhan barang General Material, Chemical & Catalyst, review
terhadap kebutuhan barang General Material, Chemical & Catalyst,
Purchase Requisition (PR) unutk barang General Material,
Chemical & Catalyst, melakukan kegiatan penyediaan material
stock, analisa terhadap kebutuhan barang General Material,
Chemical & Catalyst serta monitoring kegiatan barang General
Material, Chemical & Catalyst terkait PR sampai dengan GR untuk
memenuhi kebutuhan barang General Material, Chemical &
Catalyst dengan tepat kuantitas, spesifikasi dan waktu di Fungsi
Procurement Refinery Unit III secara efektif dan efisien, serta
menjalankan keselamatan proses pada aktivitas sehari hari.

2.9 Sistem Infomasi AkuntansiPembelian Barang Secara Kredit

pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju
Proses pembelian (purchasing) barang adalah rangkaian kegiatan
yang dilakukan oleh bagian pengadaan barang yang terdiri dari antara lain:
 24

2.9.1 Permintaan Pembelian

Person In Charge (PIC) terkait pada Bagian Pengadaan Barang
perlu melakukan analisa terlebih dahulu atas setiap PR yang diterima, guna
memastikan antara lain.
a. Apakah sesuai dengan master/revised budget yang sudah
disetujui?
b. Apakah jumlah yang diminta oleh user wajar?
c. Apakah permintaan tanggal pengiriman diajukan oleh user dapat
dipenuhi?
d. Mengkomunikasikan dengan user, apabila terdapat data yang
tidak atau kurang jelas atau perlu diklarifikasi lebih lanjut
dengan user.

2.9.2 Pemilihan Vendor

Rangkaian kegiatan yang dilakukan saat proses pemilihan vendor
adalahmerupakan representasi dari kegiatan penawaran kepada
vendor dengan melalui tahap-tahap sesuai dengan prosedur yang
berlaku, antara lain:
a. Pencarian beberapa alternatif vendor.
b. Usahakan minimal 3 (tiga) alternatif vendor.
c. Alternatif vendor dapat diperoleh dari vendor yang telah
bertransaksi/bermitra sebelumnya dengan perusahaan dan atau
dengan mencari vendor-vendor baru.

2.9.3 Penerimaan Penawaran Harga

Vendor mengirimkan penawaran harga atas data yang tercantum
pada PR atau data yang diminta oleh bagian pengadaan barang kepada
vendor-vendor terkait. Guna mempercepat penerimaan penawaran harga,
vendor dapat mengirimkan penawaran harga melalui email/faksimile.
 25

2.9.4 Negosiasi Harga

Berdasarkan penawaran harga yang diterima dari vendor, PIC
(Person In Charge) pada bagian pengadaan barangmelakukan negosiasi
harga dengan para vendor. PIC yang melakukan negosiasi lebih diutamakan
personel yang mempunyai kompetensi di dalam menganalisa spesifikasi
barang yang diminta oleh user, dan pula memiliki kompetensi di dalam
mengkalkulasi estimasi besar seluruh biaya yang perlu dialokasikan vendor
untuk memproduksi/mengerjakan sampai barang yang dibutuhkan oleh
perusahaan diterima dalam keadaan baik. Sehingga dapat diperkirakan besar
profit margin vendor untuk men-supply barang yang diperlukan oleh
perusahaan.
Jika diperlukan, negosiasi dengan vendor dapat dilakukan dalam
suatu pertemuan khusus antara Bagian Pengadaan Barang juga dengan
vendor. Dan dalam pertemuan tersebut dapat melibatkan user, bagian safety
dan bagian kontrak. Setelah diperoleh kesepakatan bersama atas barang
yang dipesan, maka dapat dibuat notulen rapat, yang ditanda-tangani oleh
seluruh PIC yang hadirdalam rapat.

2.9.5 Penerimaan Revisi Penawaran Harga

Setelah melakukan negosiasi final, para vendor diminta untuk
memberikan revisi penawaran. Bagian pengadaan barang dan jasa harus
memiliki penawaran harga final, sebagai dasar pembuatan Bid Comparison
dar order pembelian.

2.9.6 Pembuatan Bid Comparison

Seluruh data yang tercantum pada penawaran final yang diterima
dari vendor langsung di-input pada formulir bidcomparison (formulir
standar). Bid Comparison diperlukan untuk menentukan vendor terpilih.
Berdasarkan data yang sudah di input pada formulir Bid Comparison,
dengan mengacu kepada aspek harga, delivery time termin pembayaran, dan
lain sebagainya, diperoleh urutan vendor dan ditentukan/ditunjuk vendor
yang terbaik dari aspek tersebut di atas untuk melakukan pengadaan
 26

barang/jasa yang dipesan oleh user (menentukan vendor terpilih).Yang

menjadi concern antara lain adalah:
a. Proses pemilihan vendor lebih efektif dan efisien.
b. Spesifikasi detail barang sesuai dengankeinginan user.
c. Proses pemilihan vendor hanya dapat dilakukan oleh PIC
yang berwenang.
d. Menghindari potensi fraud.
e. Status pencarian barang dapat mudah dimonitor.

2.9.7 Pembuatan Kontrak

Kontrak adalah perjanjian kerja sama antara perusahaan dengan
vendor/supplier atas pembelian barang dengan kondisi-kondisi yang telah
disepakati bersama. Kontrak dapat berupa ikatan untuk pembelian barang
atau jasa berdasarkan kuantitas atau berdasarkan harga untuk jangka waktu
tertentu.
Apabila transaksi terkait perlu didukung dengan kontrak, maka
setelah menentukan vendor terpilih, dokumen PR yang telah disetujui oleh
pejabat berwenang (user), dapat berlanjut ke proses pembuatan kontrak
yang Dilakukan oleh pejabat berwenang pada Bagian Kontrak.Selain
klausul-klausul umum yang biasa tercantumpada kontrak, maka di dalam
kontrak agar dimasukkanpula klausul-klausul (ketentuan khusus dalam
suatu perjanjian) terkait:
a. Kepatuhan vendor terhadap aspek K3L/Safety.
b. Kepatuhan vendor di dalam aspek pencegahan penyuapan.

2.9.8 Order Pembelian

Purchase Order (PO)/Order Pembelian adalah permintaan kepada
vendor untuk melakukan supply barang, berupa dokumen dengan
kesepakatan harga, tanggal supply, spesifikasi, term ofpayment, discount
pembayaran besar uang muka (jika ada) dan lain-lain di dalamnya. PO
merupakan dokumen eksternal yang dikirimkan oleh Bagian Pengadaan
Barang dan Jasa kepada vendor.
 27

2.9.9 Monitoring
Monitoring yaitu proses untuk memonitor pengiriman atas PO yang
telah diterima oleh vendor, guna memastikan barang yang di-order sesuai
skedul yang disepakati sebelumnya dan sesuat dengan jumlah, mutu,
spesifikasi yang diminta oleh user.
Apabila barang yang dipesan memerlukan proses produksi oleh
vendor di lokasi bengkel/workshop vendor, maka hal-hal yang perlu
dilakukan oleh Bagian Pengadaan Barang adalah antara lain:
a. Saat proses produksi, berkunjung ke workshop/bengkel vendor
untuk memastikan barang diproduksi sesuai dengan spesifikasi
yang diminta. Sehingga apabila terdapat kesalahan spesifikasi dapat
diantisipasi lebih dini. User dapat turut serta melakukan kunjungan
ke workshop/bengkel vendor bersama dengan Bagian Pengadaan
Barang.
b. Meminta vendor mengirimkan foto-foto progressdari produksi
secara berkala, dengan tujuan antara lain:
 PIC Pengadaan Barang dan user dapat mengetahui sejauh mana
perkembangan produksi/pembuatan atas barang yang dipesan
oleh perusahaan.
 PIC Pengadaan Barang dan user dapat mengetahui lebih awal
apabila terjadi kesalahan produksi/ pembuatan.
 PIC Pengadaan Barang dan user dapat meminta vendor untuk
mengubahnya apabila terjadi kesalahan produksi/pembuatan.
 PIC Pengadaan Barang dan Jasa dan user dapat memprediksi
estimasi waktu vendor untuk menyelesaikan
produksi/pembuatan atau untuk mengirimkan barang.
c. Sebelum vendor mengirimkan barang, dilakukan pengecekan final
ke workshop/bengkel vendor terkait, guna memastikan barang
sudah sesuat pesanan.
 28

2.10 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Barangpada PT

Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
Proses GR-SR merupakan proses penerimaan barang yang
dikirimkan oleh vendor terkait dengan mengacu ke nomor PO tertentu.
Proses GR dilakukan oleh Bagian Logistic atau user yang meminta barang
kepada Bagian Pengadaan Barang.
Apabila perusahaan memiliki Bagian Logistic yang khusus untuk
mengelola barang yang disimpan sebaga persediaan (barang stock), maka
yang melakukan proses penerimaan barang adalah Bagian Logistic.
Apabila barang stock dikelola sendiri oleh pemilikbarang, dalam
hal ini adalah user terkait, maka yangmelakukan proses penerimaan barang
adalah user terkait.
Langkah-langkah yang dilakukan saat proses GR adalah sebagai
berikut:
a. Memeriksa surat jalan yang dibawa oleh pengirim barang.
b. Memeriksa dengan teliti dan seksama setiap fisikbarang: jumlah,
mutu, spesifikasi disesuaikan dengan PO dan spesifikasi yang
diminta oleh user.

Apabila sudah sesuai PO dan ketentuan-ketentuan lainnya yang

disyaratkan, maka langkah selanjutnya adalah:
1. Menanda-tangani dan mencap surat jalan, kemudian
memberikan asli surat jalan kepada vendor, sebagai lampiran
dokumen penagihan kepada Bagian Keuangan.
2. Petugas di Bagian Logistic atau user pemilik barang, membuat
surat penerimaan barang yang ditanda-tangani oleh PIC yang
berwenang di Bagian Logistic/User dan juga oleh pengirim
barang, dan kemudian memberikan surat asli penerimaan barang
kepada vendor, sebagai lampiran dokumen penagihan kepada
Bagian Keuangan. Surat penerimaan barang tersebut diterbitkan
untuk memastikan bahwa benar barang telah diterima dari
vendor dalam keadaan baik.
 29

3. Membuat evaluasi kinerja vendor dari aspek (QCDS)

menggunakan formulir evaluasi vendor standar perusahaan.
Contoh formulir dapat dilihat pada bab evaluasi di bawah ini.

2.11 Sistem Informasi Akuntansi Penyimpanan Barang pada PT

Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
Gudang merupakan tempat penyimpanan persediaan/
inventory/stock barang untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Penyimpanan Barang adalah kegiatan pengelolaan barang yang berada di
gudang/tempat penyimpanan, sejak barang diterima dari vendor
(GoodsReceipt - GR) sampai dengan barang dikeluarkan dari gudang/tempat
penyimpanan (GoodsIssue- Gl).

2.11.1 Tugas Bagian Logistik

1. Pengelompokan barang berdasarkan kategori mengelompokkan
antara barang kategori besar dan kecil.
a. Untuk barang kategori besar dibagi menjadi barang B3 dan
barang non B3.
b. Untuk barang kategori kecil, dibagi antara barang fast dan
slowmoving.
c. Untuk barang kategori barang kecil dimasukkan ke gudang
tertutup dan untuk kategori besar ditempatkan di gudang
terbuka (open storage).
d. Barang yang ditempatkan pada open storage dan tidak dapat
terkena hujan/panas, maka dapat ditutup dengan terpal atau
dibuatkan atap.
2. Penempatan barang
a. Diberikan nomor lokasi tempat penyimpananbarang.
b. Dicatat pada Log Book.
c. Dicatat pada Kartu Stok.
3. Membuat analisa minimum maksimum stock
 30

a. Minimum: menjaga agar barang selalu tersedia ketika

dibutuhkan.
b. Maksimum: menjaga agar stock barang tidak terlalu banyak/
berlebihan.
4. Melakukan pengecekan jumlah dan mutu
a. Membuat laporan secara periodik mengenai jumlah stock dan
kondisi barang yang berada dalam gudang saat itu. Jika
kondisi barang sudah tidak dapat digunakan lagi, maka
dilakukan proses scrap sesuai prosedur scrap yang berlaku.
b. Memberitahukan kepada user jumlah dan kondisi barang saat
itu.
c. User kemudian dapat melakukan permintaan barang, jika
jumlah stock barang saat itu sudah tidak memadai agar tidak
mengganggu kegiatan operasional perusahaan.
5. Menjaga kebersihan, kenyamanan, safety tempat penyimpanan.
6. Melakukan stock taking/stock opnam. Stock taking adalah kegiatan
perhitungan persediaan fisik (barang) atau stock yang berada
didalam gudang dan dicocokkan dengan catatan. Apabila
perusahaan menggunakan sistem yang terintegrasi, maka PIC
Pengelola Gudang men- download data yang tercatat pada sistem.

2.11.2 Tugas Bagian Staff Gudang

Gudang/warehouse merupakan restricted area/area terbatas, hanya
personel yang ditugaskan di area gudang yang diperkenankan berada di
dalam gudang. Di luar personel gudang yang ingin memasuki gudang, harus
mendapatkan persetujuan dari Kepala Gudang dan Security yang bertugas
saat itu. Petugas gudang concern terhadap aspek K3L/Safety.

2.12 Prosedur Pengeluaran Barang yang Dilakukan pada PT Kilang

Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
Good Issue (GI) merupakan proses pengeluaran barang dari
gudang/tempat penyimpanan, sehingga terjadi pemotongan jumlah stock
 31

fisik suatu barang/barang yang berada dalam stock (gudang

penyimpanan/inventory barang) untuk kebutuhan konsumsi/operasional
user.

Pengeluaran barang dapat diproses untuk keperluan user sendiri

atau dipinjam/digunakan oleh Bagian lain atas persetujuan pemilik barang
(user). Langkah-langkah yang dilakukan saat proses Gl sebagai berikut:

1. PIC/Bagian yang membutuhkan barang terkait, membuat surat

permintaan pengeluaran barang yang berada dalam stock,
menggunakan formulir standar.
2. Surat permintaan pengeluaran barang ditanda tangani oleh
pejabat berwenang pada bagian terkait.
3. Setelah disetujui, maka surat permintaan pengeluaran barang
diserahkan kepada bagian Logistic/Bagian Gudang
Penyimpanan.
4. Bagian Logistic melakukan pengecekan stock barang.
5. Apabila stock tersedia, maka dibuat surat pengeluaran barang
(menggunakan formulir standar) yang ditanda-tangani oleh
pejabat berwenang pada bagian Logistic/Bagian Gudang
6. Surat pengeluaran barang ditanda-tangani olehpenerima/user,
setelah barang diterima sesuaidengan permintaan.
7. Mencatat pengeluaran barang pada stock card dan log book saat
itu pula. Guna menghindari kekurangan atau kekosongan stock
barang, maka:
a. Bagian Logistic/user perlu mempunyai data estimasi
kebutuhan setiap barang yang diperlukan dalam periode satu
sampai tiga bulan mendatang. Dapat dialokasikan periode
yang lebih panjang, apabila diperlukan waktu yang lama atau
lebih dari tiga bulan untuk memesan barang terkait.
b. Bagian Logistic/user mempunyai data minimum dan
maksimum stock dalam jangka waktu satu sampai tiga bulan
 32

mendatang atau dapat pula lebih panjang.khususnya untuk

barang yang memerlukan proses pemesanan yang lebih lama.
c. Bagian Logistic/user mengajukan permintaan pembelian
barang kepada pejabat berwenang apabila jumlah persediaan
sudah berada pada posisi minimum stock. Apabila barang
yang dikeluarkan dari gudang merupakan barang yang
dipinjam oleh Bagian lain, peminjam barang memberikan
surat peminjaman barang yang ditanda-tangani pejabat
berwenang dari Bagian terkait, dan setelah itu surat
peminjaman barang tersebut ditanda-tangani oleh pejabat
berwenang user pemilik barang.

Pengelola tempat penyimpanan barang memonitor secara periodik

setiap barang yang dipinjam untuk dapat memperoleh penggantian atas
setiap barang yang dipinjam.Pengelola tempat penyimpanan barang
melaporkan secara periodik secara tertulis kepada user pemilik barang
terkait, status dari peminjaman barang.

2.13 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit di

PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
Sistem informasi akuntansi pembelian kredit memiliki peranan
penting dalam meningkatkan efisiensi dalam pembelian. Sistem informasi
akuntansi pembelian kredit pada PT kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju menggunakan system terkomputerisasi yaitu SAP.
SAP atau juga dikenal dengan System Application and Product in
Data Processing adalah sistem yang digunakan untuk mendukung kegiatan
atau aktivitas yang berjalan dalam suatu perusahaan secara otomatis
sehingga efisiensi dan produktivitas bisa meningkat secara efisien. Sistem
ini terdiri dari bermacam-macam modul yang mempunyai tugas masing-
masing sesuai dengan perintah yang diberikan. Semua modul tersebut saling
reintegrasi untuk menyajikan data yang akurat dan langsung kepada
pengawasnya.
 33

Dibawah ini merupakan tampilan awal dari aplikasi system

MySAP pada saat akan memulai proses penginputan semua data. Diketahui
bahwa SAP mempunyai menu yang berbeda – beda sesuai kebutuhan para
pemakai (User).

Sumber: PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju, (2023)

Gambar 2.4
Tampilan Awal MySAP
Ada tiga manfaat dasar yang bisa diperoleh dengan menerapkan
SAP sebagai sistem manajemen perusahaan, yaitu
1. Meningkatkan kecepatan bisnis perusahaan karena dengan SAP,
respons terhadap perubahan pasar bisa dengan cepat diketahui.
Hal tersebut sangat penting mengingat setiap keputusan penting
membutuhkan data yang akurat sebagai pedomannya.
2. Meningkatkan konsistensi dari setiap aktivitas bisnis yang
berjalan. Sistem SAP dapat memantau apakah SOP sudah
dijalankan dengan baik atau belum. Selain itu, SAP dapat
mengurangi kesalahan produksi dikarenakan Human Error.
3. Meningkatkan kualitas bisnis dengan meningkatkan kualitas
informasi yang di dapatkan dari pasar. SAP mampu menyajikan
informasi secara real-time sehingga keakuatannya tidak
diragukan lagi. Di samping itu, SAP juga menyediakan alat
 34

analisis yang bisa digunakan untuk membaca data yang

didapatkan tersebut.
2.14 Peraturan yang ditetapkan di PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju
Aturan yang ditetapkan oleh PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju sebagai berikut :
1. Undang- undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha
Milik Negara dan perubahannya.
a. Badan Usaha Milik Negara merupakan salah satu pelaku
kegiatan ekonomi dalam perekonomian nasional
berdasarkan demokrasi ekonomi;
b. bahwa Badan Usaha Milik Negara mempunyai peranan
penting dalam penyelenggaraan perekonomian nasional
guna mewujudkan kesejahteraan masyarakat;
c. bahwa pelaksanaan peran Badan Usaha Milik Negara dalam
perekonomiannasional untuk mewujudkan kesejahteraan
masyarakat belum optimal;
d. bahwa untuk mengoptimalkan peran Badan Usaha Milik
Negara, pengurusan dan pengawasannya harus dilakukan
secara profesional;
e. bahwa peraturan perundang-undangan yang mengatur
Badan Usaha Milik Negara sudah tidak sesuai lagi dengan
perkembangan perekonomian dandunia usaha yang semakin
pesat, baik secara nasional maupun internasional;
2. Peraturan Presiden Repubik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan
Perubahannya.
a. Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah mempunyai peran penting dalam pelaksanaan
pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan
 35

publik dan pengembangan perekonomian nasional dan

daerah;
b. Untuk mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu
pengaturan Pengadaan Barang/Jasa yang memberikan
pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya (value for
money) dan kontribusi dalam peningkatan penggunaan
produk dalam negeri, peningkatan peran Usaha Mikro,
Usaha Kecil, dan Usaha Menengah serta pembangunan
berkelanjutan;
c. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah,
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015
tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah masih terdapat kekurangan dan belum
menampung perkembangan kebutuhan Pemerintah
mengenai pengaturan atas Pengadaan Barang/Jasa yang
baik.
3. Peraturan Menteri Badan Usaha Milk Negara Nomor PER-
15/MBU/2012 tentang perubahan Atas Peraturan Menteri
Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008
Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa Badan Usaha Milik Negara dan perubahannya.
a. Dengan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik
Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tanggal 3 September
2008, telah ditetapkan pedoman umum pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa Badan Usaha Milik Negara;
b. Dalam rangka mendorong sinergi BUMN, sinergi anak
perusahaan, sinergi BUMN dan Anak Perusahaan, guna
 36

menambah nilai perusahaan dengan berpedoman pada

peningkatan efisiensi dan perekonomian, serta
menciptakan kesetaraan dalam dunia usaha bagi BUMN
dan memberi kesempatan bagi usaha kecil/mikro, perlu
menyempurnakan ketentuan pelaksanaan pengadaan
barang dan jasa Badan Usaha Milik Negara.
 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Sistem Informasi Akuntansi

3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem memiliki pengertian yang dikemukakan oleh ahli.
Pengertian Sistem menurut (Erawati, 2019) "Sistem adalah jaringan proses
kerja yang saling terkait dan berkumpul guna mencapai sebuah tujuan serta
melakukan suatu kegiatan.”.
TMBooks (2017:3), mengatakan bahwa “Sistem merupakan dua
atau lebih komponen yang saling berkaitan yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terbentuk dari beberapa subsistem
yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.”.
Menurut Mulyadi (2016:23), "Sistem adalah sekelompok unsur
yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu". Lebih lanjut menurut Romney dan
Steinbart (2016:3) mengatakan "Sistem adalah serangkaian dua atau lebih
komponen yang salifng bekaitan untuk mencapai tujuan.".
Berdasarkan pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa
sistem merupakan kumpulan sub sistem yang saling berhubungan dan
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.
3.1.2 Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut (Tukino, 2020) “Informasi
merupakan sebuah data yang dikelolah menjadi sesuatu yang lebih bernilai
tinggi bagi penerima guna untuk membantu membuat sebuah pengambilan
keputusan yang menyesatkan dan informasi itu sendiri itu mengandung nilai
penuh yakni keakuratan, tepat waktu, dan relevan.”.
Menurut Romney dan Steinhbart (2016:4), "Informasi adalah data
yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki
proses pengambilan keputusan.".

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

sekumpulan data atau fakta yang dikelola menjadi sesuatu yang bermanfaat
bagi penerimanya.

37
 38

3.1.3 Pengertian Akuntansi

Akuntansi menurut (Sumarsan 2018) adalah suatu seni untuk
mengumpulkan, mengidentifikasi, mengklasifikasikan, mencatat transaksi,
serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan, sehingga dapat
menghasilkan informasi keuangan atau suatu laporan keuangan yang dapat
digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Menurut Kieso, Weygandt dan Kimmel (2015) “Akuntansi adalah

suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan menjelaskan
peristiwa ekonomis dari suatu organisasi kepada pengguna informasi.”.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi

adalah suatu informasi keuangan yang menghasilkan laporan yang
dibutuhkan para pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan
mengenai kondisi perusahaan.

3.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem infromasi akuntansi memiliki peran penting dalam
pengembang sistem. Berikut ini definisi sistem informasi akuntansi menurut
ahli.
Kurniawan (2020:5), "Sistem informasi akuntansi (SIA)
merupakan sistem yang digunakan memproses data dan transaksi guna
menyediakan informasi yang diperlukan user untuk merencanakan,
mengoperasikan dan mengendalikan bisnis.".
Menurut Romney dan Steinbart (2016:3), "Sistem informasi
akuntansi adalah sistem yang mempengaruhi, mencatat, menyimpan dan
memproses data sehingga menghasilkan informasi bagi pengambilan
keputusan.".

Dari pendapat ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi akuntansi adalah sistem yang mengelola data keuangan yang
akhirnnya menghasilkan informasi yang digunakan untuk mencatat,
merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis yang memberi
manfaat bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan.

3.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Azhar Susanto (2013:8), “Sistem informasi akuntansi
dibangun dengan tujuan utama yaitu untuk mengolah data akuntansi yang
 39

berasal dari berbagai sumber menjadi informasi akuntansi yang diperlukan

oleh berbagai macam pemakai untuk mengurangi resiko saat mengambil
keputusan.”.
3.3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi harus dirancang sedemikian rupa agar
dapat memenuhi fungsinya. Menurut Romney dan Steinbart (2016:11)
mengatakan bahwa informasi memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai sumber daya,
aktivitas, dan personel organisasi.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat
merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan dan
mengevaluasi aktivitas, sumber daya serta personel.
3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan
aset dan data organisasi.
3.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Komponen sistem informasi akuntansi menurut Romney dan
Steinbart (2018:11) yaitu:
1. Orang yang menggunakan sistem.
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,
memproses dan menyimpan data.
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya.
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.
5. Infra struktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat
periferal dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan
dalam SIA.
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang
menyimpan data SIA.

3.5 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Krismiaji (2015:15) sistem informasi akuntansi harus
memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Relevan, sistem harus relevan dengan cara mengurangi
ketidakpastian, menaikan tingkat kemampuan untuk
memprediksi dan membenarkan ekspektasi semula.
2. Sistem harus dapat dipercaya, sistem harus bebas dari kesalahan
dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas
perusahaan.
3. Lengkap, tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan
pemakai.
 40

4. Tepat waktu, sistem dapat disajikan disaat yang tepat untuk

mempengaruhi sebuah proses dalam pengambilan keputusan.
5. Mudah dipahami, sebuah sistem dapat disajikan dalam format
yang mudah untuk dipahami.
6. Dapat diuji kebenarannya, sistem memungkinkan dua orang
yang berkompeten untuk menghasilkan sebuah informasi yang
sama secara independen.
3.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney & Steinbart (2018:11) Sistem informasi
akuntansi yang dirancang dengan baik dapat memberikan manfaat serta
menambah nilai untuk perusahaan dengan :
1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya dari produk atau
layanan (jasa).
2. Meningkatkan efisiensi.
3. Berbagi pengetahuan.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya
(supply chains).
5. Memperbaiki struktur pengendalian internal.
6. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk pengambilan
keputusan.
Menurut TmBooks (2015:4) sistem informasi akuntansi dapat
memberikan manfaat dengan memberika hasil berupa informasi yang dapat
digunakan untuk :
1. Mendukung kegiatan rutin, misalnya menangani kegiatan
operasi rutin seperti order pelanggan, mengirimkan barang dan
jasa, melakukan penagihan, dan menerima pembayaran dari
konsumen;
2. Mendukung keputusan, misalnya dengan mengetahui produk
mana yang paling laku, manajemen dapat memutuskan produk
mana yang harus selalu tersedia dalam stock serta memutuskan
cara untuk memasarkannya;
3. Perancangan dan pengendaliaan, misalnya dengam memiliki
informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standart,
maka manajemen dapat membandingkan anggaran dengan biaya
yang sesungguhnya;
4. Menerapkan pengendalian internal. Pengendaliaan internal
meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang
digunakan untuk melindungi perusahaan dari kerugiaan atau
penggelapan serta berguna untuk menjaga akurasi data
keuangan.

Berdasarkan manfaat yang dijelaskan diatas dapat disimpulkan

bahwa perusahaan sangat perlu memperhatikan sistem informasi akuntansi
 41

karena dengan memperhatikan sistem informasi akuntansi perusahaan akan

memiliki manfaat yang sangat menguntungkan untuk kemajuan perusahaan.

3.7 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit

3.7.1 Pengertian Pembelian Kredit
Menurut Sujarweni (2015:105) “Pembelian kredit merupakan
sistem pembelian dimana pembelian barang dengan pembayaran tempo atau
menunda pembayaran atau kredit serta pembayarannya dilakukan setelah
barang diterima pembeli.”.
Menurut Mulyadi (2016) “Sistem informasi akuntansi pembelian
kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam
pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada
pemasok.”.
Sistem pembelian barang terkait dengan persediaan barang, karena
setiap terjadi pembelian akan menambah jumlah persediaan barang di
gudang. Pelaksanaan mekanisme sistem tidak selalu sama, hal ini
dipengaruhi dari jenis perusahaan dan bergerak dalam bidang tertentu.
Beberapa yang harus diperhatikan dalam sistem pembelian, yaitu informasi
yang diperlukan oleh perusahaan khusunya manajemen, dokumen-dokumen
yang digunakan, bagian yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk
sistem akuntansi pembelian serta sistem pengendalian internya. Jika suatu
sistem pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan,
maka pelaksanaan kerja pada bagian yang terkait akan tercapai sesuai
dengan yang diharapkan.

3.7.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit

Sebuah perusahaan membutuhkan sistem informasi pembelian
dalam mengatur kegiatan pembelian persediaan barang dagang atau
pengadaan barang agar arus pembelian dapat terkontrol dan terorganisir
dengan baik. Jika sistem akuntansi pembelian tidak dimiliki suatu
perusahaan maka akan sulit bagi perusahaan dalam mengatur kondisi
persediaannya, akibatnya perusahaan akan mengalami penumpukan
persediaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit menurut Mulyadi
(2016:242) digunakan dalam suatu perusahaan, guna untuk mengatur dalam
 42

kegiatan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk

menjalankan kegiatan pokok perusahaan. Pada sistem informasi akuntansi
pembelian, terdapat fungsi-fungsi yang saling terkait, jaringan prosedur
yang membentuk sistem itu sendiri, dokumen-dokumen yang digunakan,
pengendalian internal terhadap sistem dan bagan alir dokumen atau
flowchart.
3.7.3 Fungsi yang Terkait Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Kredit
Fungsi-fungsi dalam sistem informasi pembelian merupakan
bagian-bagian yang saling terkait dan saling terhubung antara satu dengan
yang lainnya pada perusahaan dalam pengadaan barang dagang. Fungsi-
fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi
(2016: 244) sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang memiliki tanggung jawab dalam membuat dan
mengajukan surat permintaan pembelian jika persediaan di
gudang mencapai jumlah minimum. Permintaan pembelian yang
telah diajukan harus sesuai dengan posisi persediaan yang ada di
gudang, untuk memudahkan penyimpanan
oleh fungsi penyimpanan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mendapatkan
informasi terbaru mengenai harga barang dari pemasok yang
dipilih. Setelah mendapatkan pemasok sesuai dengan kriteria
dan harga barang yang diinginkan, fungsi pembelian akan
membuat surat order pembelian yang kemudian dikirim ke
pemasok yang telah dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan barang dagang memiliki wewenang dalam
menerima barang dan melakukan pemeriksaan terhadap barang-
barang yang telah diterima dari pemasok seperti jenis, jumlah
maupun kualitas barang. Guna untuk menentukan apakah barang
yang tersebut sudah sesuai dengan formulir surat order
pembelian yang telah diajukan.
4. Fungsi Akuntansi
Pada sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi
bertanggungjawab dalam fungsi pencatatan persediaan dan
fungsi pencatatan utang. Fungsi pencatatan persediaan
bertanggungjawab dalam mencatat harga pokok persediaan ke
dalam kartu utang sedangkan fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab dalam mencatat transaksi pembelian ke
 43

dalam register kas keluar kemudian mengarsip dokumen bukti

kas keluar lalu di catat ke dalam buku pembantu utang.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur
berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian
2. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai
pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai
pemasok dan melakukan pemilian pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang
dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerakan barang yang diterima kepada
fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada
fungsi akuntansi.

3.7.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi

Akuntansi Kredit
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
kredit menurut Mulyadi (2016: 244) adalah:
a. Prosedur Permintaan Pembeliaan
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian jika barang tidak disimpan di gudang,
misalnya untuk barang-barang yang tidak dipakai, fungsi yang
memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung
ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan
Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat untuk
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjukan sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan sering kali menentukan
jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem
akuntansi dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung
2) Sistem akuntansi pembelian dengan menunjukan langsung
3) Sistem akuntansi dengan leleng
c. Prosedur Order Pembelian
 44

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya
fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi
pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang
untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumendokumen yang terkait dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen-dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebitkan dan
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.

3.7.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian Kredit

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian kredit
menurut Mulyadi (2016: 246) adalah:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipih. Dokumen ini terdiri dari berbagai
tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pembelian
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok.
c. Tembusan bagi unit peminta barang
d. Arsip tanggal penerimaan
e. Arsip pemasok
f. Tembusan funsi penerimaan
g. Tembusan fungsi akuntansi
 45

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi,mutu dan kuantitas seperti yang tercantum
dalam order pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan
tersebut dapat berupa perubahan kuantitas jadwal penyerahan
barang, spesifikasi penggantian (substitusi) atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian, dokumen ini juga berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas untuk: pembayaran utang
kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuaan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran
(berfungsi sebagai remittance advice).

3.7.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian

Kredit
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian kredit menurut Mulyadi (2016:252) adalah:
1. Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payabale prosedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable produce, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable produce, buku pembantu yang digunakan untuk
mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam
Pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
produce, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti
kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini yang
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaaan yang dibeli.
 46

3.7.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Informasi

Akuntansi Pembelian Kredit
Bagan alir dokumen Akuntansi pembelian Kredit menurut Mulyadi
(2016:260) disajikan pada Gambar 3.1
Bagian Gudang

Mulai 5 6

======
Membuat Laporan 2
Pada saat Surat Order 6
Surat Permintaan
Reorder point Pembelian
Permintaan Barang
Pembeliaan

Surat Permintaan 1
Pembeliaan

1 Kartu
N Gudang N

Keterangan :
SPP : Surat Permintaan Pembeliaan
SOP :Surat Order Pembelian
LPB :Laporan Penerimaan Barang

Gambar 3.5
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pembelian Kredit
Sumber : Buku sistem Akuntansi Mulyadi (2016:261)
 47

Bagian Pembelian

1 Data Pemasok
2
7

Surat Permintaan
Membuat Laporan
Pembelian
Surat Order Permintaan
Pembelian Barang
Faktur
Membuat
Surat Mencatat tanggal
Permintaan Penerimaan pada
Penawaran SOP Lembar 6 &
Harga 7

Surat
PermintaanPenawara 8
n Harga Memeriksa
Dikirim ke pemasok
PH Faktur
SPH
SPP
Surat Diterima
PenawaranHarga dari 7
pemasok
6
5
Faktur
4
Membuat
Perbanding
3
an Harga 2
Surat Order 1
Pembelian 5 9
5
Harga
Perbandingan 4
5
Dikirim ke 5
pemasok T
\tT
3
A
2

Keterangan:

SPP : Surat Permintaan Pembelian

Gambar 3.6
SOP : Surat Order Pembelian
Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit
SPH : Surat Penawaran Harga

PH : Penawaran Harga
 48

Bagian Penerimaan

3 Dari Pemasok

Surat
SOP 3
Pengantar

Memeriksa
barang yang
dikirim
Keterangan :

SPP : Surat Permintaan

Pembelian
Membuat
laporan
SP : Surat Pengantar
penerimaan SOP : Surat Order Pembelian
barang LPB : Laporan Penerimaan
Barang

SP
SOP 3
3

Laporan
Penerimaan Dikirim ke Bagian
Barang Gudang Bersamaaan
Dengan Barang
A

8 9
 BAB IV
PEMBAHASAN

Sistem informasi akuntansi pembelian kredit merupakan sebuah

sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengatur proses pembelian
barang atau jasa dengan cara kredit di suatu perusahaan. Dalam konteks PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju, sistem ini akan
membantu mengelola dan mencatat transaksi pembelian barang atau jasa
yang dilakukan melalui sistem kredit.
Dalam sistem ini, terdapat beberapa proses yang terlibat, termasuk:
1. Pemesanan barang: Proses ini melibatkan pemesan yang
mengirimkan permintaan pembelian kepada penjual dengan
menggunakan sistem informasi.
2. Penerimaan barang: Proses ini melibatkan penerimaan barang
atau jasa yang dipesan oleh pemesan dan pencatatan data terkait
dengan barang atau jasa tersebut di sistem informasi.
3. Pencatatan transaksi: Proses ini melibatkan pencatatan transaksi
pembelian yang dilakukan dengan menggunakan kredit di dalam
sistem informasi akuntansi.
4. Pembayaran kredit: Proses ini melibatkan pembayaran atas
transaksi pembelian yang dilakukan dengan menggunakan kredit
kepada penjual.
Sistem informasi akuntansi pembelian kredit di PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju harus dapat mengelola data
transaksi pembelian yang dilakukan dengan menggunakan sistem kredit
dengan efektif dan efisien. Selain itu, sistem ini juga harus dapat membantu
dalam proses pengambilan keputusan, termasuk dalam pengelolaan arus kas
dan perencanaan anggaran.
Untuk periode 2022, sistem informasi akuntansi pembelian kredit
di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju harus terus

49
 50

diperbarui dan dioptimalkan agar dapat memberikan informasi yang akurat

dan tepat waktu kepada pemakainya. Selain itu, sistem ini juga harus
memenuhi standar akuntansi yang berlaku dan memenuhi kebutuhan
pengendalian intern yang diperlukan oleh perusahaan.

4.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Kredit pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit
III Plaju
Setelah melakukan pengamatan dan pengumpulan data selama
melaksanakan kerja praktik di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery
Unit III Plaju tentang fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi
pembelian kredit sebagai berikut:
1. Berdasarkan Surat Keputusan Pengadaan Barang/Jasa di PT
Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
a. Fungsi Permintaaan Pengadaanmembuat Permintaan
Pengadaan Barang/Jasa.
b. Fungsi Procurement (Pemilihan Pemasok) bertugas untuk
menerima dokumen PR dari fungsi User, melakukan tender
setelah menemukan pemasok.
c. Fungsi Penerimaan Barang bertugas melakukan pemeriksaan
barang yang diterima dari pemasok dan menerima barang
dari pembelian berasal dari transaksi retur penjualan.
2. Berdasarkan Implementasi Kegiatan Pekerjaan di PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
a. Fungsi User (Unit-unit Organisasi Perusahaan) mengajukan
Purchase Requisition dan juga menerima barang.
b. Fungsi Procurement bertanggung jawab melakukan proses
tender dengan pemasok untuk mendapatkan barang dan
membuat kontrak antara kedua belah pihak (perusahaan dan
pemasok).
c. Fungsi warehousing bertugas menyimpan dan mengeluaran
 51

barang.
d. Fungsi verifikator hutang bertugas melakukan verifikasi
dokumen yang berkaitan dengan pembelian kredit dan
dokumen pendukung lainnya.

4.2 Dokumen Yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi

PembelianKreditPadaPT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju
Berdasarkan Pengamatan dan pengumpulan datayang dilakukan
oleh penulis selama melakukan kerja praktik di PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju dan teori yang diperoleh dari buku
Mulyadi tentang sistem akuntansi pembelian kredit. Berikut Perbandingan
antara dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian kredit
pada PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju dan sistem
akuntansi pembelian kredit menurut Mulyadi dapat dilihat dalam tabel 4.2.

Tabel 4.2 Perbandingan antara Dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian kredit menurut Mulyadi dan Pada PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju

PT Kilang Pertamina

Keterangan Buku Mulyadi Internasional Refinery

Unit III Plaju

Dokumen yang 1. Surat Permintaan 1. Purchase Requistion

digunakan dalam pembelian untuk (PR) dibuat oleh user
Sistem Akuntansi melakukan pembelian yang menggambarkan
Pembelian Kredit barang. adanya kebutuhan.

2. Surat Permintaan 2. Kegiatan Inquiry

Penawaran harga (Sourching Harga)
untuk meminta oleh Fungsi
penawaran harga. Pembelian.
 52

3. Surat order pembelian 3. Purchase Order (PO)

digunakan untuk
memesan barang
yang diterima dari
pemasokan sesuai
dengan pesanan.
4. Laporan Penerimaan 4.
Barang untuk
menunjukan bahwa
barang yang diterima
dari pemasok telah
sesuai dengan pesanan.
5. Surat perubahan order 5.
pembelian untuk
perubahan terhadap isi
Surat perubahan
orderpembelian yang
selesai sebelumnya
telah diterbitkan.
6. Bukti Kas Keluar 6.
untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
dibuat untuk
pembelian barang dan
jasa berdasarkan PR
yang sudah disetujui.
Good Receipt (GR)
untuk menunjukan
bahwa barang yang
diterima dari pihak
pemasok telah sesuai
dengan pesanan.
Surat permintaan
proses pembayaran
(SP3) yaitu bukti
bahwa atas
pengeluran tersebut
sudah disahkan oleh
pihak yang
berwenang.
Form Request Invoice
merupakan
persetujuan dokument
yang disahkan oleh
pemegang otorisasi
dan persetujuan
pembayaran kepada
pemasok.

Berdasarkan tabel perbandingan di atas, dokumen yang digunakan

dalam sistem akuntansi pembelian kredit pada PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju terdiri dari dokumen dari Pertamina
yaitu menggunakan Purchase Requisition (PR) sebagai pengganti surat
permintaan pembelian yang berisi perjanjian (kesepakatan) antara dua orang
atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Purchase
Order (PO) sebagai pengganti surat order pembelian menggambaran
pemesanan barang pemasok yang telah dipilih.

Proses yang terjadi dalam PO meliputi proses tender untuk

pemilihan pemasok termasuk didalamnya tentang detail kontrak, penerbitan
 53

PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan tanda tangan oleh
pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pemasok.
Good Receipt sebagai pengganti laporan penerimaan barang yang
menggambarkan adanya penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan
jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak perusahaan
maupun oleh pemasok.
Surat permintaan proses pembayaran (SP3) merupakan bukti
bahwa atas pengeluaran tersebut sudah disahkan oleh pihak yang
berewenang. From Request Invoice sebagai pengganti bukti kas keluar yang
menggambarkan persetujuan dokumen yang disahkan oleh pemegang saham
otorisasi atas pengakuan hutang dan persetujuan pembayaran kepada
pemasok. Dokumen dari pemasok yatu kwitansi, faktur pajak dan invoice
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju Palembang tidak
menggunakan dokumen surat permintaan penawaran harga dan surat
perubahan order pembelian.

4.3 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Akuntansi

Pembelian Kredit Pada PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju Palembang
 54

Fungsi User (Unit-Unit yang Membutuhkan Barang)

Mulai 2 Data Pemasok

Saat dibutuhkan barang

dan telah dikonfirmasi PO SIMB
adanya dana di bagian Kontrak
anggaran
PR

Membuat
Purchase
Requsition

Memeriksa barang
sesuai dengan
pesanan, membuat
Good Receipt dan
membuat surat
PR proses permintaan
pembayaran

SP3
1
GR
SIMB
Keterangan: PO
PR : Purchase Requisition Kontrak
PO : Purchase Order PR
GR : Good Receipt
SIMB : Surat Izin MasukBarang
SP3 : Surat Permintaan Proses Pembayaran

Gambar 4.1
Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit 4
Sumber : PT KPI Refinery Unit III Plaju
 55

Fungsi Procurement

PR

Melakukan
ProsesTender

Setelah menemukan stok

Membuat
kontrak lalu
diotorisasi
oleh kedua
belah pihak

Kontrak

Keterangan:
Membuat PR : PurchaseRequisiton
Purchase
Order PO :Purchase Order

2
PO 1
Kontrak
PR

Gambar 4.2
2 Dikirim ke Bagan Alir Sistem Pembelian
pemasok Kredit (Lanjutan)
 56

Fungsi Warehousing (Menyimpan dan mengeluarkan)

Menyerahkan
Reseration Slip

Melakukan
Proses GI

Menyerahkan bon
pengeluran material
sementara

Warehousing
menandatangani bon
pengeluaran material
sementara

User menandatangani
bon pengeluaran material
sementara

Gambar 4.3
Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan)
 57

Fungsi Verifikasi Utang

Dari Pemasok 4

Pada saat fungsi user telah

membuat SP3 dan telah SP3
dikonfirmasi oleh pemasok GR

Kwitansi SIMB

Faktur PO
Pajak Kontrak
Invoice PR

Membandingkan dan
memverifikasi semua
dokumen, menginput
data ke Procurement
Pay to Process (P2JP)
Secara otomatis teprint out Form
Request Invoice

FRI
Diotorisasi pihak yang berwenang dan
pembukuan di MySAP & pembayaran
dilakukan di kantor pusat pertamina (SPC)
Keterangan : Kwitansi
PR : Purchase Requisition Faktur
Pajak
PO : Purchase Order
Invoice
GR : Good Receipt
FRI
SIMB : Surat Izin Masuk SP3
Barang
GR
SP3 : Surat Permintaan
Proses Pembayaran SIMB
PO
KONTRAK
PR

T Gambar 4.4
Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit
Selesai (Lanjutan)
 58

4.4 Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Kredit pada PT Kilang

Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju
Berdasarkan Bagan Alir diatas, Pembelian Kredit pada PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju Palembang terjadi pada saat
fungsi user membutuhkan barang. Selanjutnya fungsi User
Membuatdokumen Purchase Request (PR) yang telah dikonfirmasi adanya
dana dibagian anggaran, kemudian Purchase Requesition (PR) dikirimkan
kefungsi Procurement untuk melakukan proses tender yang nantinya
pemasoks esuai dengan kebutuhan di fungsi User setelah terpilihnya
pemasoknya, fungsi Procurement membuat kontrak yang berisikan
perjanjian (kesepakatan) antara perusahaan dan pemasok lalu ditanda
tangani oleh kedua belah pihak ketika kontrak telah dibuat, kemudian fungsi
Procurement membuat dokumen Purchase Order (PO).
Selanjutnya, dokumen-dokumen seperti Purchase Requesition
(PR), Kontrak dan Purchase Order (PO) lembar ke-1 dikirim ke fungsi
Userdan Purchase Order (PO) lembar ke-2 dikirimkan ke pemasok. Setelah
itu,pemasok mengirimkan barang sesuai dengan pesanan bersamaan
dengandokumen pendukung yaitu surat izin masuk barang (SIMB)
kemudian fungsi user membuat dokumen Good Receipt (GR), kemudian
user menyerahkan Reservation Slip kepada fungsi Warehousing. Fungsi user
jugamembuat dokumen-dokumen surat permintaan proses pembayaran
(SP3) selanjutnya, dokumen-dokumen seperti Purchase Requisition (PR).
Kontrak, Purchase Order (PO) lembar Ke-1, Good Receipt (GR), surat izin
masuk barang (SIMB) dan surat permintaan proses pembayaraan (SP3)
dikirmkan ke fungsi verifikator hutang.
Kemudian Warehousing melakukan proses GI sesuai dengan
permintaan User, User menyerahkan bon pengeluaran material sementara
kepada Warehousing. Warehousing menandatangani bon pengeluaran
material sementara dan menyerahkan material tersebut kepada User.User
menandatangani bon pengeluaran material sementara dan menerima
material tersebut.
 59

Kemudian fungsi Verifikator hutang menerima beberapa dokumen

dari pemasok seperti kwitansi, faktur pajak, dan invoice serta menerima
beberapa dokumen seperti Purchase Requisition (PR). Kontrak, Purchase
Order (PO) Lembar ke-1, Good Receipt (GR), Surat izin masuk barang
(SIMB) dan surat permintaan proses pembayaran (SP3) lalu,
fungsiverifikator hutang menggabungkan dan memverifikasi semua
dokumen-dokumen tersebut. Apabila dokumen-dokumen tersebut sudah
lengkap, fungsi Verifikator hutang akan menginput data ke Procurement
oleh Vendor secara otomatis akan terprint out dokumen Form Request
Invoice (FRS) lalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang, sedangkan
pembukuan dilakukan di MySAP begitu juga dengan pembayaran dilakukan
dibagian bendahara kantor pusat PT Pertamina (Share Processing Center),
kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan.
Uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya perangkapan fungsi
dalam sistem pembelian kredit pada PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju yaitu fungsi useryang berfungsi mengajukan
Purchase Requistion (PR) dan juga melakukan tugas yang seharusnya
dilakukan fungsi penerimaan yaitu menerima barangserta dokumen yang
digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian KreditPada PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju menggunakan Purchase
Requistion (PR). Sebagai pengganti surat permintaan pembelian, Good
Receipt sebagai pengganti laporan penerimaan barang dan Form Request
Invoice sebagai pengganti bukti kas keluar.

Berdasarkan Sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT

Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plajuini telah sesuai
dengan yang telah ditetapkan dalam Berdasarkan Undang-Undang Nomor
19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara,Peraturan Presiden
Repubik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, dan Peraturan Menteri Badan Usaha Milk Negara Nomor PER-
15/MBU/2012 tentang perubahan Atas Peraturan Menteri Badan Usaha
 60

Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman Umum

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.
 61

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil dari tinjauan yang telah dilakukan pada bab-bab

sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dan saran yang
nantinya diharapkan dapat berguna dan bermanfaat bagi PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju dalam menjalankan aktivitas
operasionalnya, baik saat ini maupun dimasa yang akan datang. Kesimpulan
dan saran dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

5.1 Kesimpulan
Sistem informasi akuntansi pembelian kredit di PT Kilang
Pertamina Refinery Unit III adalah sistem yang digunakan untuk mengelola
dan mengatur proses pembelian barang yang dibayar dengan kredit. Sistem
ini membantu dalam menyimpan dan menganalisis data transaksi
pembelian, mencatat pembayaran kredit, dan membuat laporan keuangan
yang sesuai dengan peraturan akuntansi menggunakan aplikasi MySAP.
Sehingga PT Kilang Pertamina Refinery Unit III Plaju dapat meningkatkan
efisiensi dan efektivitas dalam proses pembelian kredit. Maka dari itu, dapat
disimpulkan bahwa:
1. Sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT Kilang
Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju melibatkan dua
fungsi yang terkait yaitu fungsi User dalam fungsi ini terdapat
perangkapan tugas. Fungsi Procurement dimana dalam pencatatan
transaksi menggunakan Sistem Akuntansi Pembelian Kredit pada
PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ini
terdiri dari dua macam dokumen, dokumen yang pertama yakni PR,
PO, GR, SP-3, FRI. Kedua, dokumen dari vendor yang
membutuhkan barang atau pihak ketiga berupa Kwitansi, Surat Izin
Masuk Barang, Nota Tagihan dan Perjanjian atau Kontrak, baik
Kontrak Rutin maupun Kontrak Harian.
 62

2. Sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada PT Kilang

Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju ini telah sesuai
dengan Undang-Undang tentang Badan Usaha Milik Negara dan
Peraturan Presiden Repubik Indonesia yang berlaku.

5.2 Saran
1. Berdasarkan hasil pembahasan, PT Kilang Pertamina Internasional
Refinery Unit III Plaju disarankan untuk tetap mengikuti peraturan-
peraturan yang berlaku di Indonesia sehingga dalam
penyelenggaraannya tidak menyimpang serta mendapatkan
kesesuaian dengan perusahaan-perusahaan lain di Indonesia.
2. Perusahaan harus selalu meningkatkan sumber daya manusia,
misalnya pelatihan (training) mengenai sistem yang berhubungan
dengan My SAP yang diterapkan di PT Kilang Pertamina
Internasional Refinery Unit III Plaju sehingga dalam menjalankan
tugasnya dapat berjalan dengan baik.
3. Perusahaan harus mengembangkan sistem informasi akuntansi
pembelian kredit dan melakukan pemisahan tugas yang jelas antara
fungsi User dan fungsi Penerimaan agar mempercepat proses
pembelian di PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III
Plaju dengan perusahaan jenis lainnya.
 DAFTAR PUSTAKA

Ariyani, Kholidah. 2015. Tugas Akhir Sistem Akuntansi Pembelian Kredit pada
Ave Celluler. https://lib.nscpolteksby.ac.id (Diakses tanggal 05 September
2022)

Baridwan, Z. 2010. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode.

Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas Ekonomi

Ekrut, Media. 2021. Procurement adalah: Pengertian, Proses, Jenis, dan 7

tahapannya. https://www.ekrut.com/media/procurement-adalah. (Diakses
tanggal 05 September 2022)

Herenza, Hilda. 2020. Laporan Praktik Kerja Lapangan Pada PT. Pertamina
(Persero). https://repository.unj.ac.id (Diakses tanggal 09 November 2022)

Kieso, Donald E. 1995. Akuntansi Intermediate Edisi Ketujuh Jilid Satu. Jakarta:
Bina rupa Aksara
Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi (Edisi Keempat). Jakarta Pusat: UPP-
STIM YKPN

Kurniawan, TaufanAdi. 2020. Sistem Informasi Akuntansi dengan Pendekatan

Simulasi. Yogyakarta: Deepublish

Kumparan. 2022. Kilang Pertamina Internasional dan Daftar

Subholdingnya.https://www.google.com/amp/s/m.kumparan.com/amp/beri
ta-bisnis/kilang-pertamina-internasional-dan-daftar-subholdingnya-
1yP5dnHmGrj. (Diakses tanggal 23 Agustus 2022)
Maydianto, Muhammat Rasid. 2021. Rancang Bangun Sistem Informasi Point of
Sale dengan Framework Codeignite rpada CV Powershop.
https://ejournal.upbatam.ac.id (Diakses tanggal 01 November 2022)

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi Edisi Keempat: Sistem Akuntansi. Jakarta

Selatan: Salemba Empat

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi Edisi Keempat: Metedologi Pengembangan

Sistem Akuntansi. Jakarta Selatan: Salemba Empat

Pertamina. 2020. Makna Logo. https://www.pertamina.com/id/makna-logo.

(Diakses tanggal 23 Agustus 2022)

Pertamina. 2020. Sejarah Petamina. https://www.pertamina.com/id/sejarah-

pertamina. (Diakses tanggal 5 September 2022)

PT Kilang Pertamina Internasional Refinery Unit III Plaju

Romney, Marshall B, Paul John Steinbart. 2005. SistemInformasiAkuntansi
(BukuDua).Makassar: RajawaliPers

Soemarso. 2010. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Sumarsan, Thomas. 2018. AkuntansiDasardanAkuntansidalamBisnisversi IFRS

Edisi 2.. Jakarta: PT Indeks

Susanto, Azhar. 2017. Sistem Informasi Akuntansi: Pemahaman Konsep Secara

Terpadu. Bandung: Lingga Jaya

TMBooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi: Konsep dan Penerapan.

Yogyakarta: Andi
Utojo, Indira Hertin. 2019. Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa..
Yogyakarta: Deepublish