Pedoman Manajemen Risiko
Pedoman Manajemen Risiko
TAHUN 2019
I.PENDAHULUAN
A.LATAR BELAKANG.
K eselamatan (safety) telah menjadi isu global termasuk keselamatan Puskesmas . Ada
lima isu penting yang terkait dengan keselamatan (safety) Puskesmas yaitu :
keselamatan pasien (patient safety), keselamatan pekerja atau petugas kesehatan,
keselamatan bangunan dan peralatan Puskesmas yang bisa berdampak terhadap keselamatan
pasien dan petugas, keselamatan lingkungan (green productivity) yang berdampak terhadap
pencemaran lingkungan dan keselamatan “bisnis” Puskesmas yang terkait dengan
kelangsungan hidup Puskesmas . Kelima aspek keselamatan tePuskesmas ebut sangat penting
untuk dilaksanakan di setiap Puskesmas , yang harus dikelola secara professional,
komprehensif dan terintegrasi.
Di Puskesmas terdapat ratusan macam obat, berbagai bahan-bahan berbahaya, beragam alat
kesehatan dengan berbagai teknologi yang semakin canggih dan berkembang dengan pesat,
bermacam jenis tenaga profesi dan non profesi yang memberikan pelayanan . Keberagaman
dan kerutinan pelayanan tersebut apabila tidak dikelola dengan baik, berisikomenimbulkan
insiden.Karena itu UPTD Puskesmas Lembur perlu melakukan pengelolaan risiko dalam
suatu manajemen risiko yang professional, komprehensif dan terintegrasi, agar insiden dapat
diminimalisasi dan dicegah sedini mungkin.
1
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
B.TUJUAN:
Sebagai acuan dalam melaksanakan program manajemen risiko di UPTD Puskesmas Lembur.
C.SASARAN:
2.Tersedianya bukti sosialisasi pedoman manajemen risiko kepada pimpinan iunit layanan
fungsional dan manajerial serta pegawai UPTD Puskesmas Lembur.
D.RUANG LINGKUP:
f. Risiko-risiko lain
2
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
BAB II
PENGERTIAN
Definisi:
•Manajemen risiko adalah proses strategis untuk mengkreasikan dan menerapkan secara
langsung untuk meminimalisasi kejadian tidak diharapkan.
•Pendekatan manajemen risiko difokuskan pada kejadian yang telah terjadi (reaktif) dan
potensial terjadi (proaktif) dengan menerapkan manajemen risiko terintegrasi yang
memprioritaskan keselamatan pasien, melalui revisi pengembangan proses, fungsi dan
layanan.
3
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
BAB III.ELEMEN KUNCI DISAIN PROGRAM MANAJEMEN RISIKO
a.Tujuan.
b.Kewenangan.
c.Koordinasi.
d.Tanggung jawab.
a. TUJUAN
b.KEWENANGAN.
2.Kepala UPTD Puskesmas Lembur menugaskan kepada Tim Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien untuk membentuk satuan tugas manajemen resiko masuk dalam struktur
Tim PMKP.
4
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
3.Satuan tugas manajemen resiko bertanggung jawab mengkoordinasikan kegiatan
manajemen risiko dengan Kepala Puskesmas , semua anggota staf medis, semua pegawai dan
dengan pihak luar Puskesmas .
c.KOORDINASI.
Karena fungsi manajemen risiko sangat luas dan kegiatan Puskesmas yang sangat beragam,
maka untuk keberhasilan program manajemen risiko, Puskesmas harus menetapkan
mekanisme koordinasi baik secara formal maupun informal antara manajemen risiko
professional dengan semua iunit layanan struktural dan fungsional Puskesmas serta fungsi
lain di dalam dan di luar Puskesmas .
∙Kepala dan para pimpinan unit layanan di Puskesmas berfungsi sebagai pembuat keputusan
untuk berbagai kegiatan penting dalam program manajemen risiko.Pimpinan Unit Kesehatan
Perorangan (UKP) berfungsi sebagai penghubung antara program manajemen risiko dan staf
medis, membantu manajemen risiko dalam koordinasi kepada para dokter, untuk memastikan
bahwa organisasi melakukan clinical appointment staf medis, kredensial, cilinical privilege
dan prosedur disiplin telah dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
∙Ketua K3 Puskesmas memiliki tanggung jawab utama membantu manajemen risiko dalam
melakukan fire safety, manajemen bahan berbahaya, kesiapsiagaan darurat dan keselamatan
staf.
∙Ketua Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien memiliki tanggung jawab utama
membantu manajemen risiko dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas dan
keselamatan pasien.
d.TANGGUNG JAWAB
Satuan tugas manajemen resiko adalah bagian dari struktur manajemen puncak dibawah
Kepala. Tugasnya adalah mencegah kerugian (loss prevention) misalnya dengan inspeksi
keamanan, pendidikan karyawan, analisa statistik tentang sumber potensial klaim dan
mengendalikan kerugian (loss control), dengan cara mengidentifikasi, investigasi,
5
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
mengevaluasi, memonitor, mengukur, menangani klaim dan mengatasi risiko yang terkait
dengan sumber daya manusia, sistem prosedur, pengawasan internal maupun gabungannya.
∙Mengembangkan statistik dan laporan kualitatif, trend dan pola manajemen risiko
∙Mengembangkan aturan dan prosedur di area yang rentan terjadi risiko seperti informed
consent, kerahasiaan dan penanganan kejadian sentinel.
2.Tanggung jawab satuan tugas manajemen resiko dibagi dalam enam bagian :
b.Manajemen klaim
c.Pembiayaan risiko
f.Etika
Tujuan dari manajemen risiko adalah untuk melestarikan aset, meningkatkan mutu
pelayanan dan memanfaatkan proses untuk mengidentifikasi, mengurangi atau
menghilangkan risiko kerugian.
6
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan:
11.Mengidentifikasi semua risiko dan bahaya untuk mencegah dan memperbaiki kondisi
berbahaya yang dapat menimbulkan risiko yang tidak perlu untuk pegawai, pasien dan lain-
lain.
3.Meninjau kebijakan dan prosedur untuk direvisi agar dihasilkan pelayanan yang sesuai, dan
dilakukan monitoring agar tidak terjadi hal-hal yang merugikan.
4.Investigasi kejadian tidak diharapkan untuk menilai dan menentukan bagaimana agar
kejadian serupa dapat dihindari untuk mengontrol kerugian.
5.Menangani keluhan, menyelesaikan sengketa dan meningkatkan mutu pelayanan pasien dan
layanan yang terkait
7
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
risiko mencakup dokter, administrator, manajemen, pengawas dan karyawan front line untuk
mengidentifikasi, meninjau, mengevaluasi dan pengendalian risiko yang mengganggu mutu
pelayanan pasien, keselamatan. Layanan diberikanuntuk melakukan tindakan korektif dan
pencegahan tepat yang diperlukan.
e.Keuangan
f.Lain – lain
8
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
c.Risiko terkait pegawai.
-Catatan rekam medik pasien non-elektronik , dan catatan keuangan, dilindungi dari
kerusakan atau perusakan.
-Ikatan kerja sama dan asuransi untuk melindungi fasilitas dari kerugian
f.Risiko lain-lain:
-Manajemen bahan berbahaya lainnya: kimia, radioaktif, bahan biologis menular, manajemen
limbah.
9
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
Program manajemen risiko menggunakan 5 tahapan proses yaitu:
1.Tetapkan konteks.
2.Identifikasi risiko.
3.Analisis risiko.
4 Asesmen risiko
Evaluasi risiko.
.
5
Kelola risiko.
.
10
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
•Identifikasi dan pahami kegiatan operasional di lingkungan Puskesmas dan strategi program
manajemen risiko layanan kesehatan yang efektif.
•Tetapkan parameter organisasi dan lingkungan di mana proses manajemen risiko harus
ditempatkan, tujuan dari aktivitas risiko dan konsekuensi potensial yang dapat timbul dari
pengaruh internal dan eksternal.
Tujuan, sasaran, strategi, ruang lingkup, dan parameter kegiatan, atau bagian dari organisasi
Puskesmas dimana proses manajemen risiko sedang diterapkan, harus ditetapkan. Proses
harus dipertimbangkan dengan seksama sesuai kebutuhan untuk menyeimbangkan biaya,
manfaat dan peluang. Perlu ditentukan pula kebutuhan sumberdaya dan catatan yang harus
didokumentasikan dan dipelihara.
Identifikasi risiko internal dan eksternal yang dapat menimbulkan ancaman sistem kesehatan,
organisasi Puskesmas , unit pelayanan Puskesmas , atau pasien.
Identifikasi risiko komprehensif sangat penting dan harus dikelola menggunakan proses
sistematis yang terstruktur dengan baik, karena potensi risiko yang tidak diidentifikasi pada
tahap ini akan dik ecualikan dari analisis dan pelayanan lebih lanjut. Semua materi risiko
harus diidentifikasi, apakah mereka berada di bawah kontrol organisasi manajemen risiko.
Dari waktu ke waktu, semua risiko yang signifikan di tingkat nasional (sistem kesehatan),
tingkat Puskesmas , unit pelayanan atau tingkat tim harus diidentifikasi, dinilai, dikelola dan
dipantau. Untuk memulai proses, perludilakukan identifikasi dan penentuan prioritas risiko
pelayanan kesehatan internal dan eksternal yang dapat menimbulkan ancaman.
Identifikasi risiko memerlukan pemahaman yang mendalam dari para eksekutif layanan
kesehatan terhadap komponen-komponen berikut:
2.Insiden yang terjadi dan dampaknya pada Puskesmas atau stakeholder internal / eksternal;
3.Identifikasi konsekuensi, hasil dan dampak klinis risiko atau insidendi Puskesmas atau
pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelayanan Puskesmas .
11
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
4.Faktor kontributor (apa dan mengapa) terhadap terjadinya risiko klinis atau bahaya
daninsiden yang terjadi;
Identifikasi adalah elemen yang penting dalam manajemen risiko karena risiko tidak akan
efektif ditangani bila tidak dilakukan identifikasi. Satuan tugas manajemen resikodapat
menggunakan berbagai informasi untuk mengidentifikasi potensi risiko. Identifikasi risiko
dapat dilakukan secara reaktif dan proaktif.
Beberapa sumber informasi untuk identifikasi risiko yang dapat dipakai seperti:
-Hasilsurvei kepuasan,
-Diskusi dengan pimpinan unit layanan serta staf dan mitra kerja
-Laporan insiden.
Organisasi manajemen risiko harus melakukan analisa secara sistematis terhadap system
kesehatan, organisasi Puskesmas , unit pelayanan dan semua iunit layanan, untuk memahami
risiko, mengidentifikasi tugas agar dapat menentukan tindakan lebih lanjut.
Perlu proses sistematis untuk memahami sifat risiko dan menyimpulkan tingkat risiko,
memisahkan risiko kecil yang dapat diterima serta risiko besar, serta menyediakan data untuk
membantu evaluasi dan pelayanan.
Pada umumnya risiko yang berpotensi menyebabkan kerugian keuangan akan menjadi
prioritas intervensi. Makin besar kerugian yang akan terjadi, makin segera tindakanharus
dilakukan. Analisis dilakukan dengan melakukan risk grading/ tingkatan risiko untuk
menentukan keparahan dari tiap risiko dengan cara memeriksa kecenderungan terjadinya
risiko dan akibatnya bila hal ini terjadi.
Analisis risiko harusmempertimbangkan bahwa telah adakontrol atasrisiko saat ini, termasuk
kemungkinan keparahan apabila risiko tersebut muncul menjadi sebuah insiden (risiko yang
potensial menjadi insiden),dan kemungkinan terjadinya insiden.
12
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
13
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
MATRIKS GRADING RISIKO
Probabilitas/ Frekuensi Kejadian
Level Frekuensi Kejadian Aktual
1 Sangat jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun
2 Jarang Dapat terjadi dalam 2-5 tahun
3 Mungkin Dapat terjadi tiap 1-2 tahun
4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
5 Sangat sering Terjadi dalam minggu/ bulan
14
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
- Meninjau kembali risiko yang telanjur diterima atau segera menghentikan kegiatan itu
begitu diketahui mengandung risiko.
• Mengendalikan kerugian dengan mencegah dan mengurangi kemungkinan terjadinya
insiden yang menimbulkan kerugian dengan cara :
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian
15
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
VII. PEMANTAUAN DAN TINJAUAN
Memantau dan meninjau risiko yang sedang berjalan, penting untuk memastikan
bahwa rencana organisasi manajemen risiko puskesmas tetap relevan. Mengingat bahwa
banyak faktor yang dapat mempengaruhi perubahan “kemungkinan dan dampak risiko” setiap
saat, maka manajemen risiko harus melakukan pemantauan berulang kali, serta meninjau
kembali setiap langkahdalam proses manajemen risiko.
Penentuan prioritas risiko dan perencanaan kegiatan, memperhitungkan laporan insiden
internal, informasi audit, keluhan dan isu-isu perorangan, serta persyaratan dan panduan
tingkat nasional.
Pimpinan unit layanan secara sistematis harus menyusun prioritas risiko menurut
keparahan risiko (sesuai warna/ bands risiko), dan melakukan kontrol di tingkat unit
layanan.Tindak lanjut dilakukan oleh manajer level tertentu tergantung tingkat keparahan
risiko (sesuai warna/ bands risiko).
Tujuan utama pemantauan adalah:
1. Untuk mengembangkan sebuah daftar risiko (risk register) secara komprehensif yang
diprioritaskan untuk membuat rencana tindakan terhadap risiko yang signifikan dan moderat.
2. Untuk mengembangkan daftar risiko internal dan rencana kegiatan untuk semua iunit
layanan.
3. Untuk mengembangkan profil utama risiko dan risiko signifikan yang mungkin timbul dari
kegiatan puskesmas serta untuk menganalisis risiko yang berdampak terhadap keuangan,
kemungkinan risiko yang mungkin muncul menjadi insiden dan kemungkinan untuk
mengontrol.
16
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
IX. SISTEM PELAPORAN INSIDEN
Laporan Insiden adalah laporan secara tertulis setiap keadaan yang tidak konsisten
dengan kegiatan/ prosedur rutin yang berlangsung di puskesmas terutama untuk pelayanan
kepada pasien. Saat ini laporan insiden diwajibkan bagi setiap RS dan puskesmas seperti
tercantum dalam UU RS no 44 tahun 2009 pasal 43 dan Standar Akreditasi RS - KARS.
Secara umum maksud laporan insiden adalah untuk mengingatkan kepada manajemen risiko
bahwa ada keadaan yang mengancam terjadinya klaim. Identifikasi akan membantu langkah
langkah yang akan diambil puskesmas terhadap risiko tersebut.
Tujuan umum laporan insiden (KKP Puskesmas):
Menurunnya Insiden Keselamatan Pasien (KTD, KTC, KNC) dan Kondisi Potensial cedera
(KPC) untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien.
Tujuan Khusus Laporan Insiden (KKP Puskesmas) :
1) Puskesmas (Internal)
a. Terlaksananya sistem pelaporan dan pencatatan insiden di Puskesmas.
b. Diketahui penyebab insiden sampai pada akar masalah
c. Pembelajaran dan perbaikan asuhan kepada pasien untuk mencegah kejadian yang sama
terulang kembali
2) KKP-RS (Eksternal)
a. Diperolehnya data peta nasional angka insiden
b. Pembelajaran untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien bagi
puskesmas lain.
c. Ditetapkannya langkah2 praktis.
Laporan insiden terdiri dari :
• Laporan insiden RS (Internal): Pelaporan secara tertulis setiap kondisi potensial cedera dan
insiden yang menimpa pasien, keluarga, pengunjung, maupun karyawan yang terjadi di
puskesmas.
• Laporan insiden keselamatan pasien eksternal: Pelaporan secara anonim dan tertulis ke
KKP-RS setiap kondisi potensial cedera dan insiden keselamatan pasien, dan telah dilakukan
analisa penyebab, rekomendasi, dan solusinya.
Jenis-jenis insiden dan kondisi yang harus dilaporkan sebagai berikut:
1. Kejadian sentinel adalah insiden yang mengakibatkan kematian atau cedera yang serius
sebagai berikut (Standar Akreditasi Internasional RS – JCI ) :
a. Kematian yang tidak terduga dan tidak terkait dengan perjalanan penyakit pasien atau
kondisi yang mendasari penyakitnya (contoh bunuh diri)
b. Kehilangan fungsi yang tidak terkait dengan perjalanan penyakit pasien atau kondisi yang
mendasari penyakitnya.
c. Salah tempat, salah prosedur, salah pasien bedah.
d. Bayi yang diculik atau bayi yang diserahkan kepada orang lain yang bukan orang tuanya.
2. Kejadian Tidak Diharapkan, selanjutnya disingkat KTD adalah insiden yang
mengakibatkan cedera pada pasien.
3. Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke
pasien, tetapi tidak timbul cedera.
17
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
4. Kejadian Nyaris Cedera, selanjutnya disingkat KNC adalah terjadinyainsiden yang belum
sampai terpapar ke pasien.
5. Kondisi Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yangsangat berpotensi
untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden.
Tipe Insiden :
1. Administrasi Klinis
2. Proses / Prosedur klinis
3. Dokumentasi
4. Proses Medikasi / Cairan Infus
5. Oxigen
6. Alat Medis
7. Perilaku pasien
8. Pasien jatuh
9. Pasien Kecelakaan
10. Infrastruktur / Sarana / Bangunan
11. Sumber daya / Manajemen
12. Laboratorium
Siapa yang bertanggung jawab dalam pelaporan insiden?
- Staf RS yang pertama menemukan kejadian
- Staf RS yang terlibat dengan kejadian atau supervisornya.
X. INVESTIGASI INSIDEN
18
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
Invesigasi insiden adalah proses pengkajian ulang laporan insiden denganmencatat ringkasan
kejadian secara kronologis dan mengidentifikasi masalah pelayanan/Care Management
Problem, mencatat staf yg terlibat dan mewawancarai mereka.
6. Analisis Informasi
• 5 Why’s,
19
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015
• Analisis Perubahan
• Analisis Penghalang
• FishBone / Analisis Tulang Ikan
Program manajemen risiko dan kemajuan untuk mencapai tujuan yang telah disusun dalam
rencana, ditinjau minimal setiap tahun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman.
20
Pedoman Manajemen Risiko/dr Hari P/2015