PELAKSANAAN ADMINISTRASI ARSIP PADA KOPERASI KARYAWAN PT BURSA EFEK JAKARTA TNE TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga RACHMAT HIDAYAT NIM ; 21190230 Program Studi Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta 2022SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR. ‘Yang bertanda tangan di bawah ini Nama : Rachmat Hidayat NIM 221190230 Jenjang, : Diploma Tiga (D3) Program Studi : Administrasi Perkantoran Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi : Universitas Bina Sarana Informatika Dengan ini menyatakan bahwa ‘Tugas Akhir yang telah saya buat dengan judul: “Peaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun. Demikianich surat pemyataan ini saya buat dengan sebenar-benamya tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila di kemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa (Tugas Akhir) yang telah saya buat adalah hasil Karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Universitas Bina Sarana Informatika dicabutidibatalkan. Jakarta Pada tanggal : 01 Juli 2022 ‘Yang menyatakanSURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di bawah ini, saya: Nama : Rechmat Hidayat NIM. 521190230 Jenjang + Diploma Tiga (D3) Program Studi: Administrasi Perkantoran FakultasPSDKU — : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi: Universitas Bina Sarana Informatika, Dengan ini menystaken bahwa data dan atau informasi yang saya gunakan dalam penulisan karya ilmiah penulis dengan judul “Pelaksanaan ‘Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta” merupakan data dan atau informasi yang saya peroleh berdasarkan hasil PKL/Riset pada : NamaPerusahaan _: Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Alamat : JL Jend, Sudirma Kay 51-53 Nama Perusahaan: | Janvari 2022 sampai dengan 30 Maret 2022 Penulis tidak menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Universitas Bina Serana Informatika untuk mendokumentasikan karya ilmiah saya tersebut secara internal dan terbatas, serta tidak untuk mengunggah karya ilmiah Penulis pada repository —-Universitas.-Bina~=—Sarana——Informatika (hutps:/repository.bsic.id), Penulis bersedia untuk bertanggung jawab secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Bina Sarana Informatika, atas materi/isi karya ilmiah tersebut, termasuk bertanggung jawab atas dampak atau kerugian yang timbul dalam bentuk akibat tindakan yang berkaitan dengan data dan atau informasi yang terdapat pada karya ilmiah saya ini, Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di: Jakarta Pada tangeal : 01 Juli 2022 Yang menyatakan, itiPERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR ‘Tugas Akhir ini diajukan oleh: Nama : Rachmat Hidayat NIM 221190230 Jenjang, : Diploma Tiga (D3) Program Studi + Administrasi Perkantoran Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi : Universitas Bina Sarana Informatika Judul Tugas Akhic Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Kopersi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Telah dipertahankan pada periode 2022-1 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperolch Diploma Abli Madya Administrasi Bisnis (A.Md.A.B) pada Program Diploma Tiga (D3) Program Studi Administrasi Perkantoran di Universitas Bina Sarana Informatika. Jakarta, 04 Agustus 2022 PEMBIMBING TUGAS AKHIR Dosen Pembimbing : Isnurrini Hidayat Susilowati, E.MM Asisten Pembimbing : Lady Diana Warpindyastuti, SE, MM DEWAN PENGUJI Penguji I Ria Andriani, MM Penguji t _ Dra Maria Lapriska Dian Ela Revita, MM an ivLEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA £ 21190230 Nama Lengkap ; Rachmat Hidayat Dosen Pembimbing — Isnurrini Hidayat S., SE, MM Judul Tugas Akhit = Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta Tanggal Paraf Dosen ihisstiegas Pokok Bahasan Pembimbing 7 | P Apel 2022 Pembahasan awal Tugas Akhir be 2 | GApril 2022 Pengajuan bab 1 v by 3 | 9 April 2022 Revisi Bab I 4 | 11 April 2022 ‘Kec bab 1 3 [Ts April 2 Pengajuan bab 2 6 | 17 April 2022 ‘Ace bab 2 7 _[29 April 2022 ‘Pengajuan bab 3 S| 3 Mei 2023 Revisi Bab 3 F ¢ ‘9 | 28 Mei 2022 ‘Ace bab 3 by TO [3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absriak iy TT | 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak b { 12 | 20 Juni 2022 ‘Ace bab 4 dan absrak Y Catatan untuk Dosen Pembimbing Bimbingan Tugas Akhir Dimulai pada tanggal 21 April 2022 Diakhiri pada tanggal 20 Juni 2022 | Jumlah pertemuan bimbingan ; 12 kali pertemuan Disctujui oleh, Dosen Pembimbing t wat S.. SE.MM)Pricey LEMBARKONSULTASI TUGAS AKHIR UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA NIM Nama Lengkep Asisten Pembimbing Judul Tugas Akhir 2 2119023 Rachmat PT. Bursi : Lady Diana W., SE Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan 0 Hidayat , MM a Ffek Jakarta ‘Tanggal NO | pimbingan Pokok Bahasan Paraf Dosen Pembimbing 1 April 2022 embahasan awal Tugas Akhir Z| 6 April 2022 Pengajuan bab 1 3” | 9 April 2022 Revisi Bab 1 4/1 April 2022 ‘Ace bab 1 5 | 14 April 2022 Pengajuan bab 2 NT Hf 6 | 17 April 2022 ‘Ace bab 2 7 [29 April2022 |S S*Pengajuan bab 3 Til Tt B” | 3 Mei 2022 Revisi Bab 3 YE 9 | 28 Mei 2022 ‘Acc bab 3 ai 10 | 3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absriak oe 11] 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak 4" 12 | 30 Juni 2022 ‘Kec bab 4 dan abstak oe Vatatan untuk Dosen Pembimbing. Vv Bimbingan Tugas Akhir = Dimulai pada tanggal 1 April 2022 Diakhiri pada tanggal 20 Juni 2022 Jumlah perteruan bimbingar 12 kali pertemuan Disetujui olch,KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada ekhirnya penulis ‘dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Tugas Akhir pada Program Diploma Tiga (D3) ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul ‘Tugas Akhir yang peaulis ambil sebagai berikut, “Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”. “Tujuan penulisan Tugas Akhir pada Program Diploma Tiga (D3) ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Universitas Bina Sarana Informatika. Scbagai bahan penulisan diambil berdasarken hasil ponclitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini, Penulis menyadari bahwa tenpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika 2, Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3, Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran Universitas Bina Sarana Informatika. Ibu Isnurrini Hidayat 4 E, MM selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhit. 5, Ibu Lady Diana W., SE, MM selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir. 6. Staff karyawan / dosen di lingkungan Universitas Bina Sarana Informatika 7. Bapak Bayu Yudha selaku Mangjer Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, 8, Staff’/ karyawan di lingkungan Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta. 9. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual 10, Rekan-rekan mahasiswa kelas 21.64.31. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini, Penulis menyadari bahwa penulisan Tugis Akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifet membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan begi para pembaca yang berminat pada umumnya. Jakarta, 01 Juli 2022 Penulis Rachmat Hidayat viiABSTRAK Rachmat Hidayat (21190230), Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta Arsip memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangst dibutuhkan di setiap perusahaan dalam rangka melaksanakan beberapa kegistan scrta pengambilan keputusan. Proses penyajian informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang. pengarsipan sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun merencanakan kebijakan yang akan diambil untuk kemajuan perusahaan tersebut, Untuk itulah tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan administrasi arsip dan segala kendala yang dihadapi oleh Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, Metode pengumpulan data dalam penyusunan Tugas Akhir adalah metode observasi, wewancara, dan studi pustaka dengan metode analisanya berupa analisis deskriptif kualitatif yaitu metode analisis data tanpa menggunakan analisis statistik. Administrasi arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta dilakukan secara komputerisasi manual. Dalam penelitian ini yaitu Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta sudah secara komputerisasi manual sehingga dapat meminimalisit penggunaan kertas dan kekeliruan dalam memasukkan data arsip surat tersebut. Dalam pelaksanaannya adalah ketidakseimbangan jumlah anggota di setiap staf bagian yang ada di dalam pelaksanan administrasi arsip Koperasi Karyewan PT Bursa Efek Jakarta (BEI). Kata Kunei : Administrasi, Arsip, dan Koperasi viiiABSTRACT Rachmat Hidayat (21190230), Implementation of Archive Administration at the Employees Cooperative of PT. Jakarta Stock Exchange Archives have an important role as a memory center, a source of information and a ‘monitoring tool thal is needed in every company in carrying out several activities and mating decisions. The process of presenting information requires good systems and procedures in the field of archiving so that the leadership can make decisions and plan policies to be taken for the progress of the company. Mor this reason, the purpose of this study was to determine the implementation of archive administration and all the obstacles faced by the Employee Cooperative of the Jakarta Stock Exchange. The method of data collection in the preparation of the Final Project is the method of observation, interviews, and literature study with the analytical method in the form of qualitative descriptive analysis, namely the method of data analysis without wing statistical analysis. Archive administration at the PT Bursa Ffek Jakarta Employee Cooperative is done manually. in this study, the Implementation of Archive Administration at the Employee Cooperative of the Jakarta Stock Exchange has been computerized manually so that it can minimize the use of paper and errors in entering the archived data of the letter. In practice, there is an imbalance m the number of members in each section of staff in the administration of the archives of the PT Bursa Efek Jakarta (JSX) Employee Cooperative archive. Keywords: Administration, Archives, and CooperativesDAFTAR ISIE Lembar Judul Tugas Akhir.. Lembar Pemyataan Keaslian Tugas Akhit s Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Tmiah.. Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir. Lembar Konsultasi Tugas Akhir Lembar Konsultasi Tugas Akhit KataPengantar...... Abstrak..... Daftar Isi... Daftar Gambar ...... Daftar Tabel Daftar Lampiran. Daftar Simbol. BABI DAHULUAN, 1.1 Latar Belakang 1.2 Perumusan Masalah.,. 1.3 Tujuan dan Manfaat. 1.4 Metode Pengumpulan Data 1.5 Ruang Lingkup.... 1.6 Sistematika Penulisan.. BABIL LANDASAN TEORI 2.1 Administrasi ‘ 2.1.1 Pengertian Administrasi Secara Umum 2.1.2 Pengertian Administrasi Menurut Para Abii 2.1.3 Fungsi Administrasi 2.14 Ruang Lingkup Administresi engertian Arsip Secara Umum Jenis Arsip.... Peran Arsip... Fungsi Arsip Surat Masuk. Surat Keluar. 2.3 Koperasi 23.1 Pengertian Koperasi 2.3.2 Jenis Koperasi 2.33 Prinsip Koperasi... 2.34 Fungsi Koperasi Bab 10 PEMBAHASAN sewsesnsesen wee SNebuet eae e ii iii iv Vi vii Vili 3.1 Tinjauan Umum Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakaria, 23 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Koperasi Karyawan PT Bursa Bfek Jakarta (BES 3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Koper Efek Jakarta (BEJ).3.2 Kegiatan Usaha Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) q — 26 3.3 Hasil Penelitian sis iB 3.3.1 Prosedur Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) sand 3.3.2 Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) 33 3.3.3. Kendala dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) Ao i 39 3.3.4 Solusi dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Keryawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).....39 BabIv PENUTUP..... 4 4.1 Kesimpulan. 4 4.2 Saran... 2 DAFTAR PUSTAKA............ 4 DAFTAR RIWAYAT HIDUP 46 SURAT KETERANGAN PKL........ 47 LAMPIRAN-LAMPIRAN .. 48 xiDAFTAR GAMBAR Gambar ILL. Struktur Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Gambar 111.2 Flowchart Administrasi Arsip Surat Masuk Divisi Toko. Gambar 1113 Flowchart Administrasi Arsip Surat Keluar Divisi xiiDAFTAR TABEL ‘abel IIL.1 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Masuk Divisi Toko.. Tabel 111.2 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Keluar Divisi Toko.DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Al Data Wawancara dengan Narasumber... 50 Lampiran A2 Form Dokumentasi . Lampiran A3 Form Observasi Lampiran BI Contoh Surat Keluar ..... Lampiran B2 Contoh Surat Masuk Lampiran B3 Contoh Surat Masuk Lampiran B4 Bukti Wawaneara... Lampiran BS Proses Pelaksanaan Administrasi Ars Lampiran B6 Ruang Toko Koperasi ‘Lampiran B7 File Penyimpanan Arsip xiiiDAFTAR SIMBOL NO. BENTUK SIMBOL ‘NAMA SIMBOL FUNGSISINBOL Terminal/Terminator Menyatakan pemuiaan (Start Mulai atau Akhir (End/Selesai) suaty kegiatan stau proses alur dokumen baik prosesnya dalam bentuk manual msupun yang sudah menggunakan siste mterkomputerisasi Proses Menyatakan andakan proses yang dilakukan oleh agian yang berwenang atas dokumen tersebut baik secara manual -maupun terkomputerisasi Menunjukkan sum _kondisi ‘ertentu dari dokumen yang akan diproses dengan menghasilkan dua Keputusan — jawaban: (1) Yalditerima untuk diproses lanjut, @) Tidak? Ditolak untuk dikembalikan kepadabagian yang menerima Menyatakan inpat berasal dart dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas 2 ees @ Eee Multi Dokumen Menyatakan input berasal dari beberapa dokumen dalam bentuk kkertas atau output dicetak ke kertas ‘Manual input Menyaiakan input dokumen yang dimasukkan secara mannal dari keyboardilembar kerja ke dalam komputer OMline-Storage fenyatakan data dalam simbol idisimpan dalam media tertentu.