Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT

PELAKSANAAN ADMINISTRASI ARSIP PADA KOPERASI
KARYAWAN PT. BURSA EFEK JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga
RACHMAT HIDAYAT
NIM : 21190230
Program Studi Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Bina Sarana Informatika
Jakarta
2022
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rachmat Hidayat
NIM : 21190230
Jenjang : Diploma Tiga (D3)
Program Studi : Administrasi Perkantoran
Fakultas : Ekonomi dan Bisnis
Perguruan Tinggi : Universitas Bina Sarana Informatika
Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir yang telah saya buat dengan judul:
“Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek
Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah
diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada
paksaan dari pihak manapun juga. Apabila di kemudian hari ternyata saya
memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa
(Tugas Akhir) yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan
tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan
saya dari Universitas Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 15 Juni 2022
Yang menyatakan
Rachmat Hidayat
ii
SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

NIM : 21190230
Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Universitas Bina
Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non- Eksklusif (Non-exclusive Royalti-
Free Right) atas karya ilmiah kami yang berjudul: “Pelaksanaan Administrasi
Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”, beserta perangkat yang
diperlukan (apabila ada).
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Universitas Bina Sarana
Informatika berhak menyimpan, mengalih-media atau mem-format-kan,
mengelolanya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan
menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk
kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap
mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak

Universitas Bina Sarana Informatika, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul
atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal: 15 Juni 2022
Yang menyatakan,
Rachmat Hidayat
iii
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas Akhir ini diajukan oleh:

NIM : 21190230
Judul Tugas Akhir : Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi
Pada PT Lindo
Karyawan Pratama
PT. Bursa Jakarta
Efek Jakarta
Telah dipertahankan pada periode I-2022 di hadapan Penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya
Administrasi Bisnis (A.Md.A.B) pada Program Diploma Tiga (D3) Program
Administrasi Perkantoran di Universitas Bina Sarana Informatika.
Jakarta, 15 Juni 2022

PEMBIMBING TUGAS AKHIR
Dosen Pembimbing : Isnurrini Hidayat W. ........................................
Asisten Pembimbing : Lady Diana W. ........................................
DEWAN PENGUJI
Penguji I : .............................................. .........................................
Penguji II : .............................................. ..........................................
iii
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
NIM : 21190230
Nama Lengkap : Rachmat Hidayat
Dosen Pembimbing : Isnurrini Hidayat W.
Judul Tugas Akhir : Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan
PT. Bursa Efek Jakarta
Tanggal Paraf Dosen

NO Pokok Bahasan Pembimbing
Bimbingan
1 1 April 2022 Pembahasan awal Tugas Akhir
2 6 April 2022 Pengajuan bab 1
3 9 April 2022 Revisi Bab 1
4 11 April 2022 Acc bab 1
8 3 Mei 2022 Revisi Bab 3
9 28 Mei 2022 Acc bab 3
10 3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absrtak
11 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak
12 20 Juni 2022 Acc bab 4 dan absrak
Catatan untuk Dosen Pembimbing.

Bimbingan Tugas Akhir
 Dimulai pada tanggal : 1 April 2022
 Diakhiri pada tanggal : 20 Juni 2022
 Jumlah pertemuan bimbingan : 12 kali pertemuan
Disetujui oleh,
Dosen Pembimbing
( Isnurrini Hidayat W.)
iii
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
NIM : 21190230
Asisten Pembimbing : Lady Diana W.
Judul Tugas Akhir : Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi
Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta
Tanggal Paraf Dosen

NO Pokok Bahasan Pembimbing
Bimbingan
1 1 April 2022 Pembahasan awal Tugas Akhir
3 9 April 2022 Revisi Bab 1
8 3 Mei 2022 Revisi Bab 3
9 28 Mei 2022 Acc bab 3
10 3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absrtak
11 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak
12 20 Juni 2022 Acc bab 4 dan absrak
Catatan untuk Dosen Pembimbing.
Bimbingan Tugas Akhir
 Dimulai pada tanggal : 1 April 2022
 Diakhiri pada tanggal : 20 Juni 2022
 Jumlah pertemuan bimbingan : 12 kali pertemuan
Disetujui oleh,
Asisten Pembimbing
( Lady Diana W.)
iii
PANDUAN PENGGUNAAN HAK CIPTA
Tugas Akhir Diploma yang berjudul “Pelaksanaan Administrasi Arsip

Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta ” adalah hasil karya tulis asli
RACHMAT HIDAYAT dan bukan hasil terbitan sehingga peredaran karya tulis
hanya berlaku dilingkungan akademik saja, serta memiliki hak cipta. Oleh karena
itu, dilarang keras untuk menggandakan baik sebagian maupun seluruhnya karya
tulis ini, tanpa seizin penulis.
Referensi kepustakaan diperkenankan untuk dicatat tetapi pengutipan atau
peringkasan isi tulisan hanya dapat dilakukan dengan seizin penulis dan disertai
ketentuan pengutipan secara ilmiah dengan menyebutkan sumbernya.
Untuk keperluan perizinan pada pemilik dapat menghubungi informasi
yang tertera di bawah ini:
Alamat : Jl.Pengadegan Selatan IX No. 51
No. Telp : 085536875060
E-mail : hidayatrachmat263@gmail.com
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Tugas Akhir pada Program Diploma
Tiga (D3) ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul
Tugas Akhir yang penulis ambil sebagai berikut, “Pelaksanaan Administrasi Arsip
pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”.
Tujuan penulisan Tugas Akhir pada Program Diploma Tiga (D3) ini
dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Universitas Bina
Sarana Informatika. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian
(eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan
ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak,
maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu pada
kesempatan ini, ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika.
2. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
3. Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran Universitas Bina Sarana
Informatika.
4. Ibu Isnurrini Hidayat selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
5. Ibu Lady Diana W. selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.
6. Staff / karyawan / dosen di lingkungan Universitas Bina Sarana Informatika.
7. Bapak Bayu Yudha selaku Manajer Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta.
8. Staff / karyawan di lingkungan Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta.
9. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.
10. Rekan-rekan mahasiswa kelas 21.6A.31.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini
masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.
Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya
dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Penulis
Rachmat Hidayat
vi
ABSTRAK
Rachmat Hidayat (21190230), Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi

Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia didirikan 16 Juli 1993 di Jakarta

berdasarkan akta pendirian 3114 / B. H / I.- Departemen Koperasi Republik
Indonesia dengan nama awal Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta. Koperasi
ini didirikan berdasarkan surat keputusan kepala kantor wilayah Departemen
Koperasi Provinsi DKI Jakarta Nomor 90/BLP/XVII/1993. Jenis kegiatan Usaha
Perdagangan Nomor 5494/09- 01/PB/VII/93 adalah jasa simpan pinjam dan jasa
perantara penjualan. Koperasi berdomisili di Gedung Bursa Efek Indonesia, Jalan
Jenderal Sudirman Senayan Kav. 52-53, Jakarta Selatan. Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Indonesia bergerak di bidang penyediaan barang untuk berbagai
kebutuhan karyawan serta bergerak di bidang simpan pinjam koperasi. Metode
pengumpulan data dalam penyusunan Tugas Akhir adalah metode observasi,
wawancara, dan studi pustaka dengan metode analisanya berupa analisis deskriptif
kualitatif yaitu metode analisis data tanpa menggunakan analisis statistik.
Administrasi arsip divisi toko pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia
dilakukan secara komputerisasi manual. Hasil penelitian Pelaksanaan Administrasi
Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta secara komputerisasi maka,
dapat meminimalisir penggunaan kertas dan kekeliruan dalam memasukkan data
arsip surat tersebut. Kendala dalam pelaksanaanya adalah ketidakseimbangan jumlah
anggota disetiap staf bagian yang ada di dalam pelaksanan administrasi arsip
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).
Kata Kunci : Administrasi, Arsip, dan Koperasi
vii
ABSTRACT
Rachmat Hidayat (21190230), Implementation of Archive Administration at the

Employees Cooperative of PT. Jakarta Stock Exchange
The Employee Cooperative of PT Bursa Efek Indonesia was established July 16, 1993
in Jakarta based on the deed of establishment 3114 / B. H / I.- Department of
Cooperatives of the Republic of Indonesia with the initial name Cooperative
Employees of PT Bursa Efek Jakarta. This cooperative was established based on the
decree of the head of the regional office of the DKI Jakarta Province Department of
Cooperatives Number 90/BLP/XVII/1993. Types of Trading Business Activities
Number 5494/09-01/PB/VII/93 are savings and loan services and sales intermediary
services. The cooperative is domiciled at the Indonesia Stock Exchange Building,
Jalan Jenderal Sudirman Senayan Kav. 52-53, South Jakarta. The Indonesian Stock
Exchange's Employee Cooperative is engaged in providing goods for various
employee needs and is engaged in cooperative savings and loans. The method of data
collection in the preparation of the Final Project is the method of observation,
interviews, and literature study with the analytical method in the form of qualitative
descriptive analysis, namely the method of data analysis without using statistical
analysis. The store division archive administration at the Indonesian Stock Exchange
Employee Cooperative is done manually computerized. The results of the research on
the Implementation of Archive Administration at the Employee Cooperative of the
Jakarta Stock Exchange in a computerized manner can minimize the use of paper and
errors in entering the archive data of the letter. The obstacle in its implementation is
the imbalance in the number of members in each staff section in the administration of
the archives of the PT Bursa Efek Jakarta (JSX) Employee Cooperative archive.
Keywords: Administration, Archives, and Cooperatives
xiv
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................................ii

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir............................................................iii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah......................................iv
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir...............................................v
Lembar Konsultasi Tugas Akhir...........................................................................vi
Lembar Konsultasi Tugas Akhir...........................................................................vii
KataPengantar........................................................................................................viii
Abstrak..................................................................................................................ix
Daftar Isi................................................................................................................x
Daftar Gambar.......................................................................................................xi
Daftar Tabel...........................................................................................................xii
Daftar Lampiran....................................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................
1.1 Latar Belakang.........................................................................
1.2 Perumusan Masalah.................................................................
1.3 Tujuan dan Manfaat.................................................................
1.4 Metode Pengumpulan Data......................................................
1.5 Ruang Lingkup.........................................................................
1.6 Sistematika Penulisan..............................................................
BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................

2.1 Administrasi............................................................................
2.1.1 Pengertian Administrasi Secara Umum......................
2.1.2 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli...............
2.1.3 Fungsi Administrasi....................................................
2.1.4 Ruang Lingkup Administrasi......................................
2.2 Arsip........................................................................................
2.2.1 Pengertian Arsip Secara Umum..................................
2.2.2 Jenis Arsip...................................................................
2.2.3 Peran Arsip..................................................................
2.2.4 Fungsi Arsip................................................................
2.2.5 Surat Masuk................................................................
2.2.6 Surat Keluar................................................................
2.3 Koperasi..................................................................................
2.3.1 Pengertian Koperasi....................................................
2.3.2 Jenis Koperasi.............................................................
2.3.3 Prinsip Koperasi..........................................................
2.3.4 Fungsi Koperasi..........................................................
Bab III PEMBAHASAN...........................................................................

3.1 Tinjauan Umum Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta.
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ)......................................................
3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ)......................................................
3.1.3 Kegiatan Usaha Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ)...............................................................
xiv
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).....................
3.2.2 Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).....................
3.2.3 Kendala dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi
Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
.....................................................................................
3.2.4 Solusi dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).....
Bab IV PENUTUP.....................................................................................
4.1 Kesimpulan..............................................................................
4.2 Saran........................................................................................
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................
DAFTAR RIWAYAT HIDUP..............................................................................
SURAT KETERANGAN PKL.............................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN....................................................................................
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar III.1 Struktur Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta......................

Gambar III.2 Flowchart Administrasi Arsip Surat Masuk Divisi Toko................
Gambar III.3 Flowchart Administrasi Arsip Surat Keluar Divisi Toko................
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel III.1 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Masuk Divisi Toko..........................

Tabel III.2 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Keluar Divisi Toko..........................
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lembar Wawancara...............................................................................................
Lembar Data Dokumentasi....................................................................................
Lembar Data Observasi.........................................................................................
Foto-Foto Kegiatan Pelaksanaan Administrasi Arsip...........................................
xvi
DAFTAR SIMBOL
NO BENTUK SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL

Menyatakan permulaan (Start/
Mulai atau Akhir (End/Selesai)
1 Terminal/Terminator suatu kegiatan atau proses alur
dokumen baik prosesnya dalam
bentuk manual maupun yang sudah
menggunakan sistem
terkomputerisasi
Menyatakan tindakan proses yang
dilakukan oleh bagian yang
2 Proses berwenang atas dokumen tersebut
baik secara manual maupun
terkomputerisasi
Menunjukkan suatu kondisi tertentu
dari dokumen yang akan diproses
4 dengan menghasilkan dua
keputusan jawaban: (1) Ya/diterima
Keputusan/Decision untuk diproses lanjut, (2) Tidak/
Ditolak untuk dikembalikan kepada
bagian yang menerima
Menyatakan input berasal dari
dokumen dalam bentuk kertas atau
5 Dokumen output dicetak ke kertas
Menyatakan input berasal dari

beberapa dokumen dalam bentuk
6 Multi Dokumen kertas atau output dicetak ke kertas
Menyatakan input dokumen yang

dimasukkan secara manual dari
7 Manual Input keyboard/lembar kerja ke dalam
komputer
xvii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap perusahaan baik itu kecil maupun besar pasti memiliki tujuan tertentu
yang harus dicapai, tetapi untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya tempat
sebagai kantor untuk kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan
kegiatan yang cakupannya luas, biasanya kegiatan yang di lakukan administrasi
memiliki suatu hasil berupa surat, formulir dan laporan.
Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari
kegiatan yang kecil hingga besar. Arsip dapat diolah secara manual maupun canggih
agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai jika diperlukan nantinya. Jika arsip
diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam pengambilan keputusan, arsip
tersebut dapat ditemukan. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian
suatu informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan maupun kebijakan
sehingga tujuan yang ingin dicapai akan terwujud. Arsip merupaka kegiatan yang
penting selama perusahaan tersebut masih menjalankannya secara rutin maupun
hanya pengembangan saja. Kegiatan administrasi yang terus menerus dilakukan
mengakibatkan banyaknya surat yang harus di arsipkan oleh setiap organisasi
maupun perusahaan tersebut.
Arsip juga memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat dibutuhkan di setiap perusahaan dalam rangka
melaksanakan beberapa kegiatan serta pengambilan keputusan. Proses penyajian
informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang pengarsipan
sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun merencanakan kebijakan yang
1
akan di ambil untuk kemajuan perusahaan tersebut. Arsip sebagai alat bantu
komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja yang memuat
informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Arsip juga
menyediakan bahan pertanggung jawaban hukum. Setiap kegiatan yang dilaksanakan
akan secara otomatis menciptakan arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal
ini menyebabkan banyak volume arsip yang dihasilkan selama proses pelaksanaan
kegiatan administrasi. Arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan
kebutuhan dari kegiatan tersebut, mulai dari arsip surat, formulir, dokumen, film,
rekaman suara dan lain sebagainya.
Koperasi Karyawan pada PT Bursa efek Jakarta (BEJ) menggunakan model
pengarsipan secara elektronik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan kebutuhan
pegawai masing-masing. Kehidupan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari
arsip. Tetapi terkadang dalam suatu perusahaan sistem administrasi arsip masih di
pandang remeh, mereka beranggapan bahwa pekerjaan tersebut dapat di kerjakan
dengan begitu mudahnya sehingga banyak perusahaan yang menyerahkan urusan
kearsipan kepada orang-orang yang bukan di bidangnya sehingga pekerjaan tersebut
terkesan tidak sempurna. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan
menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik membahas lebih lanjut
dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “PELAKSANAAN ADMINISTRASI
ARSIP PADA KOPERASI KARYAWAN PT BURSA EFEK JAKARTA”.
2
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas yang telah di uraikan maka yang menjadi
rumusan masalah dari penelitian ini antara lain:
1. Bagaimana prosedur sistem administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta?
2. Bagaimana pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta?
3. Apa kendala dalam pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta?
4. Bagaimana solusi yang harus di lakukan dalam pelaksanaan administrasi arsip di
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta?
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat penelitian ini antara lain.
1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan ini adalah
1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta.
2. Untuk mengetahui pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta
3. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan administrasi asip di Kopersasi
4. Untuk mengetahui solusi dalam pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi
3
1.3.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini, antara lain:
1. Bagi penulis
Bermanfaat sebagai sarana pengembangan wawasan serta pengalaman yang
sangat membantu penulis dalam merealisasikan antara teori yang didapat dari
perkuliahan dengan teori maupun praktek yang ada dilapangan, khususnya
mengenai pelaksanaan administrasi arsip.
2. Bagi pembaca
Bermanfaat sebagai memberikan wawasan dan pengetahuan, disamping itu
juga sebagai bahan bacaan dan rujukan bagi pembaca tentang pelaksanaan
administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).
3. Bagi Perusahaan
Penulisan ini dapat dijadikan sebagai bahan informasi dan pertimbangan
atau sebagai masukan bagi perusahaan khususnya dalam pelakasanaan
administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).
1.4 Metode Penelitian
Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, maka penulis melakukan
kegiatan pengumpulan informasi maupun data sebagai berikut.
4
1.4.1 Metode Pengumpulan Data
1. Pengamatan Langsung (Observasi)
Dalam metode ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara
pengamatan secara langsung terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan
segala jenis kegiatan pekerjaan yang ada di Kantor Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ) untuk mengumpulkan beberapa data yang berkaitan dengan
objek penelitian.
2. Wawancara
Dalam metode wawancara ini, penulis memperoleh data dan informasi langsung
dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap muka secara
langsung antara penulis dengan narasumber.
3. Studi Pustaka
Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang telah ada
serta sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan pendekatan dengan
referensi buku-buku di perpustakaan yang mengacu pada bidang yang berkaitan
dengan objek penulisan.
1.4.2 Metode Analisis Data
Adapun tahapan analisis dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Reduksi data
Yaitu memeriksa kelengkapan data yang digunakan untuk mencari kembali
data yang dibutuhkan dengan melakukan pengumpulan secara observasi,
wawancara langsung, dan dokumentasi.
5
2. Penyajian data
Yaitu suatu kegiatan dalam pembuatan laporan dari hasi penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis agar data yang telah dikumpulkan dapat dipahami dan
dianalisis sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Penulis melakukan penyajian
data yang berkaitan mengenai dokumen yang di butuhkan dalam pelaksanaan
administrasi arsip Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).
3. Analisis data
Yaitu suatu proses pemodelan data dengan maksud menemukan informasi
yang berguna, serta menginformasikan kesimpulan dalam mengambil
keputusan. Dalam analisis data ini penulis menggunakan metode analisis
deskriptif kualitatif.
4. Penarikan kesimpulan
Yaitu suatu usaha mencari untuk memahami makna atau alur sebab akibat.
Penulis akan mengambil penarikan kesimpulan setelah memahami dan
menelaaah mengenai pelaksanaan administrasi arsip Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta (BEJ).
6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Dalam penulisan ini difokuskan pada pelaksanaan administrasi arsip periode
Januari-Maret 2022. Penelitian ini akan membahas tentang prosedur, pelaksanaan,
kendala dan solusi administrasi arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ), mulai dari proses penerimaan administrasi surat, penginputan data ,
pengarsipan surat oleh administrasi, dan spesifikasi atau pengelompokan surat
tersebut.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penyusunan ini dimaksudkan untuk mempermudah pembaca dalam
menguasai kasus yang hendak dibahas serta disajikan secara pendek dan ringkas
disusun dalam 4 (empat) bab yang terdiri atas :
BAB I PENDAHULUAN
Bab pendahuluan ini memaparkan secara umum kasus yang
akan dibahas oleh penulis dengan mendeskripsikan latar
belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika
penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab landasan teori ini penulis hendak membahas mengenai
dasar ulasan yang berisi tentang teori-teori umum kajian yang
mendukung penelitian ini.
7
BAB III PEMBAHASAN
Bab pembahasan ini penulis akan melakukan pembahasan yang
terkait dengan sejarah perusahaan, struktur serta susunan kerja
organisasi dan disertai dengan pembahasan yang terkait
dengan judul penelitan.
BAB IV PENUTUP
Dalam bab penutup ini berisi tentang kesimpulan atau
rangkuman dari hasil penelitian dan saran dari penulis untuk
perusahaan.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Administrasi
2.1.1 Pengertian Administrasi Secara Umum
Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari Bahasa Inggris
administration, dengan bentuk infinitifnya to administer yang diartikan sebagai to
manage (mengelola). Administrasi juga dapat berasal dari Bahasa Belanda
administratie, yang memiliki pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari
kegiatan organisasi, manajemen sumber daya (Marliani, 2018)
Dari pengertian tersebut, administrasi mempunyai pengertian dalam arti
sempit dan arti yang luas. Dalam arti sempit administrasi sering diartikan dengan
kegiatan ketatausahaan. Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan
pengendalian informasi. Tata usaha juga sering diartikan sebagai kegiatan yang
berkaitan dengan tulis menulis/mencatat, menggandakan, menyimpan, atau yang
dikenal dengan clerical work (Rahman, 2017).
Administrasi dalam arti luas diartikan sebagai kerjasama. Istilah administrasi
berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok
orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Kerjasama adalah rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan
terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama.
9
2.1.2 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa pendapat para ahli tentang administrasi dalam arti kerjasama
(Marliani, 2018) adalah sebagai berikut :
1. Herbert Simon mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan kelompok
kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.
2. Dwight Waldo memberikan definisi administrasi sebagai daya upaya yang
kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
3. Dimock mengatakan bahwa administrasi adalah suatu ilmu yang mempelajari apa
yang dikehendaki oleh masyarakat melalui pemerintah, dan cara mereka
memperolehnya.
4. Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.1.3 Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi sebagai berikut (Zainuri, 2021):
1. Planing atau perencanaan.
Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dan juga merupakan
persiapan dalam kegiatan administrasi, dan dianggap syarat mutlak bagi setiap
organisasi atau lembaga baik perorangan maupun kelompok. Fungsi perencanaan
yang mencakup berbagai kegiatan seperti menentukan kebutuhan, diikuti dengan
penentuan strategi pencapaian tujuan, yang kemudian dilajutkan dengan penentun
program guna melaksanakan strategi pencapaian tujuan tersebut. Rancangan yang
disusun dalam konteks pendidikan meliputi:
a. Perumusan tujuan yang hendak dicapai .
10
b. Penentuan bidang atau fungsi unit sebagai bagian-bagian yang akan
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
c. Menetapkan jangka waktu yang diperlukan .
d. Menetapkan metode atau cara mencapai tujuan .
e. Menetapkan alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efesiensi
pencapaian tujuan.
f. Merumuskan rencana evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat
pencapaian tujuan.
g. Menetapkan jumlah dan sumber dana yang diperlukan.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah aktivitas penyusunan, pembentukan hubungan kerja
antara orang-orang atau organ-organ sehingga terwujud suatu kesatuan usaha
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau penyusunan bagian-bagian
yang terpisah sehingga terjadi suatu kesatuan dan tindakan untuk mencapai
tujuan tersebut. Dalam langkah pengorganisasian ini, ada dua hal pokok yang
menjadi perhatian:
a. Penciptaan mekanisme atau tata kerja, seirama dengan pola struktur
organisasi yang dibuat ditetapkan.
b. Penentuan dan pendistribusian kerja yaitu, penyebaran dan pembagian
tugas/ pekerjaan sekaligus pelaksanaan-pelaksanaan beserta kewenangan
dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh masing-masing anggota/ staf
pengurus organisasi.
3. Actuation
11
Fungsi Penggerakan atau Actuation. Aktuasi artinya menggerakkan orang-orang
dalam organisasi agar mau bekerja dengan penuh kesadaran secara bersama-
sama mencapai tujuan yang diharapkan
4. Controlling atau Pengawasan.
Pengawasan merupakan kegiatankegiatan dan tindakan-tindakan untuk
mengamankan rencana dan keputusan yang telah dibuat atau yang sedang
dilaksanakan.
2.1.4 Ruang Lingkup Administrasi
Administrasi merupakan kesatuan aktivitas dalam suatu organisasi, ruang
lingkup administrasi (Mujiati, 2020) adalah:
1. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi
atau keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tujuan agar nanti bisa
digunakan jika diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan,
dibaca, atau dikirim.
3. Mengelola, yaitu menganalisis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau
yang sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpun.
4. Menyimpan, yaitu kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan
data dengan berbagai cara untuk nantinya digunakan kembali jika diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam
organisasi ataupun dari luar organisasi.
2.2 Arsip
2.2.1 Pengertian Arsip Secara Umum
12
Istilah yang berkembang mengenai arsip yang sudah sedikit dijelaskan pada
pembahasan sebelumnya secara umum, maka perlu untuk melihat beberapa
pengertian baik menurut para ahli maupun bahasa arsip yang memiliki istilah dari
berbagai bahasa asing. Arsip dalam bahasa yunani yaitu “Arsip berasal dari kata
arche, kemudian berubah menjadi archea, berubah kembali menjadi archeon.
Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan”. arsip dalam bahasa
Indonesia adalah “warkat” yang pada pokoknya memilki pengertian bahwa “setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keterangan-
keterangan sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang
dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat orang itu pula” (Mutmainnah, 2020).
Dalam undang undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan 8 komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, lembaga
Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. “Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan berupa huruf, dan gambar yang memiliki tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, piringan, dan media
komputer" (Amsyah, 2019). “Istilah arsip dalam bahasa Yunani dari kata “Archeon”
yang memiliki arti milik sebuah kantor. Asal kata arsip bermula dari banyaknya
dokumen yang diciptakan oleh pemerintahan” (Sovia, 2019).
Dari penyataan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip adalah setiap
kegiatan yang dicatat dalam sebuah catatan maupun record yang tertulis, tercetak,
13
atau ketikan berupa huruf, gambar yang memiliki tujuan tertentu sebagai bahan
informasi dan komunikasi untuk menentukan sebuah keputusan organisasi.
2.2.2 Jenis Arsip
Penggunaan arsip yang berbeda-beda sebagai bahan informasi. Jenis-jenis
arsip dapat dikategorikan (Ardiana, 2021) sebagai berikut:
1. Arsip aktif (dinamis aktif) yaitu yang secara langsung masih digunakan dalam
proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di unit pengolah karena sewaktu-
waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat
penyimpanan karena arsip aktif sering keluar masuk tempat penyimpanan.
2. Arsip inaktif (dinamis inkatif) yaitu arsip yang penggunaanya tidak langsung
sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan pada bagian kearsipan dan
dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang bahkan tidak pernah
keluar dari tempat penyimpanan.
3. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI
atau Lembaga Kearsipan.
2.2.3 Peran Arsip
Keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang baik sehingga arsip di
kantor dapat menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan semua anggota dalam organisasi atau kantor tersebut.
14
Kearsipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber
informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisisisan”, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya (Warsono, 2019).
2.2.4 Fungsi Arsip
Fungsi arsip dapat dikelompokkan dalam 4 kepentingan (Fathurrahman, 2018)
diantaranya:
1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut
ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena keberadaan
dokumen tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal: akta kelahiran, ijazah,
passport, KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang
bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip bertransformasi menjadi kebutuhan pokok
setelah sandang, papan dan pangan.
2. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu bentuk
administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena itu
muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip merupakan
sumber data informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktivitas yang dilakukan
oleh suatu organisasi.11 Tidak jarang dalam berbagai perselisihan antara
organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela atau terpecahkan dengan
ketersediaan arsip.
3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat
dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban,
identitas maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi atau individu tertumpu pada
15
arsip yang tersedia sebagai bukti otentik. Dikatakan sebagai bukti otentik dan
sumber informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat
dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.
4. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki kecanggihan
teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk
menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa. Arsip tekstual
cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau
peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan
untuk merekam berbagai kegiatan atau peristiwa. Apalagi ada kecenderungan
terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya bencana alam. Kecanggihan
teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya
bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.
5. Catatan kinerja Dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis maupun
publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan
prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi
didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan
dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar penilaian
prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi arsip dalam pelaksanaan manajemen
meliputi beberapa hal, yaitu: mendukung proses pengambilan keputusan,
menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai
alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.
16
2.2.5 Surat Masuk dan Surat Keluar
2.2.5.1 Surat Masuk
“Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari badan atau
orang lain. Dapat juga dipahami bahwa surat-surat yang datang adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi atau perorangan lain, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima oleh perusahaan kurir dengan menggunakan
buku pengantaran”. (Sawitri, 2017). Berikut adalah pengertian surat masuk menurut
para ahli (Cookson, 2019) sebagai berikut:
1. Menurut Ida Nuraida dari Jurnal (Education, Office, & Dynamic, n.d.), “surat
masuk tiba di suatu instansi/perusahaan atau bagian dari suatu
instansi/perusahaan dan berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian
lain atau instansi/perusahaan yang sama”.
2. Menurut Durotul Yatimah dari Sekretariat Modern dan Tata Usaha “setiap surat
yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga. Surat-surat adalah bahan asli
dan dapat menjadi dasar untuk mengatur kegiatan Anda”.
Dari uraian pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa surat masuk
adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima di suatu instansi/perusahaan atau
bagian dari suatu instansi/perusahaan ke perusahaan tentu sangat berharga.
2.2.5.2 Surat Keluar
Surat keluar adalah “surat lengkap (tanggal, angka, stempel, dan surat kuasa)
yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau lembaga dan ditujukan untuk ditujukan
kepada atau dikirimkan ke instansi, kantor, atau lembaga lain yang ditandatangani
17
oleh pejabat” (Adove, 2017). Berikut adalah pengertian surat keluar menurut para
ahli (Cookson, 2019), diantaranya:
1. Menurut Durotul Yatimah, surat keluar adalah surat yang masuk ke perusahaan
apabila ada dua jenis isi, yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut untuk
ditanggapi dan surat yang tidak memerlukan jawaban.
2. Menurut Wursanto surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima
oleh suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan.
Dari uraian pengertian surat keluar diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
surat keluar adalah surat lengkap (tanggal, angka, stempel, dan surat kuasa) yang
dibuat oleh suatu instansi apabila ada dua jenis isi, yaitu surat yang memerlukan
tindak lanjut untuk ditanggapi dan surat yang tidak memerlukan jawaban dalam
bentuk komunikasi tertulis.
2.3 Koperasi
2.3.1 Pengertian Koperasi
Koperasi adalah suatu perkumpulan atau organisasi ekonomi yang
beranggotakan orang-orang atau badan-badan, yang memberikan kebebasan masuk
dan keluar sebagai anggota menurut peraturan yang ada, dengan bekerjasama secara
kekeluargaan menjalankan suatu usaha, dengan tujuan mempertinggi kesejahteraan
jasmaniah para anggotanya. Dalam Pasal 3 UU No 25 Tahun 1992 tentang
Perkoperasian menyebutkan bahwa tujuan koperasi di Indonesia adalah:
“Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya
serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan
18
masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan
UndangUndang Dasar 1945” (Nurul, 2022).
2.3.2 Jenis-jenis Koperasi
Pasal 16 UU No. 25 Tahun 1992 menjelaskan bahwa jenis koperasi
didasarkan pada kesamaan dan kepentingan ekonomi anggotanya. Berikut jenis-jenis
koperasi menurut Pasal 16 UU No. 25 Tahun 1992 (Aulya, 2022), diantaranya :
1. Koperasi konsumen
Koperasi konsumen adalah Koperasi konsumen adalah koperasi yang
melaksanakan kegiatan bagi anggota dalam rangka penyediaan barang atau jasa
yang dibutuhkan anggota. Pada koperasi ini, angggota memiliki identitas sebagai
pemilik (owner) dan sebagai pelanggan (customer). Koperasi konsumen
berperan dalam mempertinggi daya beli sehingga pendapatan riil anggota
meningkat.
2. Koperasi produsen
Koperasi produsen adalah koperasi yang anggotanya-anggotanya adalah para
produsen. Anggota koperasi ini adalah pemilik (owner) dan pengguna pelayanan
(user). Dalam kedudukannya sebagai produsen, anggota koperasi produsen
mengolah bahan baku/input menjadi barang jadi/output, sehingga menghasilkan
barang yang dapat diperjualbelikan, memperoleh sejumlah keuntungan dengan
transaksi dan memanfaatkan kesempatan pasar yang dapat diperjual belikan,
memperoleh sejumlah keuntungan dengan transaksi dan memanfaatkan
kesempatan pasar yang ada.
3. Koperasi simpan pinjam
19
Koperasi simpan pinjam yaitu koperasi yang bergerak dalam penghimpunan
simpanan dari anggota kemudian meminjamkannya kembali kepada anggota
yang membutuhkan. Dalam koperasi ini anggotanya memiliki kedudukan
identitas ganda sebagai pemilik (owner) dan nasabah (customers).
4. Koperasi pemasaran
Koperasi pemasaran yaitu koperasi yang dibentuk untuk membantu anggota
dalam memasarkan barang-barang yang mereka hasilkan. Anggota
berkedudukan sebagai pemasok barang atau jasa kepada koperasinya. Dengan
demikian bagi anggota, koperasi merupakan bagian terdepan dalam pemasaran
barang ataupun jasa anggota produsen.
5. Koperasi jasa
Koperasi Jasa merupakan koperasi di mana identitas anggota sebagai pemilik
dan nasabah konsumen jasa dan atau produsen jasa. Dalam status anggota
sebagai konsumen jasa, maka koperasi yang didirikan adalah koperasi
pengadaan jasa. Sedangkan dalam status anggota sebagai produsen jasa, maka
koperasi yang didirikan adalah koperasi produsen jasa atau koperasi pemasaran
jasa.
2.3.3 Prinsip Koperasi
Prinsip-prinsip koperasi adalah pedoman bagi koperasi-koperasi dalam
melaksanakan nilai-nilai koperasi dalam praktik. Sebagaimana dinyatakan dalam
pasal 6 undang-undang No 17 tahun 2012 prinsip-prinsip koperasi (Kurniawan,
2018) sebagai berikut :
1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka
2. Pengolahan dilakukan secara demokratis
20
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil dan sebanding dengan besarnya
jasa masing-masing anggota
4. Pemberian balas jasa yang terbatas pada modal
5. Kemandirian
2.3.4 Fungsi Koperasi
Menurut kamus besar bahasa indonesia Fungsi adalah jabatan pekerjaan yang
dilakukan serta berperan dalam mencapai kesejahteraan hidup atau memperbaiki
masalah kesejahteraan sosial apabila seseorang dapat melakukan tugas atau peranan
sesuai dengan status yang diembannya. Secara kontekstual, beberapa ahli
mendefinisikan koperasi (Alifia, 2021) sebagai berikut :
1. Menurut M.Hatta koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaki nasib
penghidupan ekonomi berdasarkan tolong menolong, semangat tolong menolong
tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan, berdasarkan
seorang untuk semua dan semua untuk seseorang.
2. Menurut Sri-Edi Swasono koperasi adalah suatu lembaga sosial-ekonomi “untuk
menolong diri sendiri secara bersama-sama”. Upaya ini dapat tumbuh dari dalam
masyarakat sendiri berkat munculnya kesadaran bersama untuk pemberdayaan-
diri (self-empowering), namun dapat pula ditumbuhkan dari luar masyarakat
sebagai pemberdayaan oleh agents of development, baik oleh pemerintah, elit
masyarakat maupun oleh organisasi-organisasi kemasyarakatan, LSM dan lain-
lain”.
3. Menurut International Cooperative Alliance (ICA) A Co-operation is an
autonomous association of persons united voluntarily to meet their common
economic, social, and cultural needs and aspirations through a jointly owned and
21
democratically-controlled enterprise. Dapat diartikan sebagai perkumpulan
otonom (arah dan tindakan ditentukan sendiri oleh anggota) dari beberapa orang
yang didirikan secara sukarela untuk memenuhi kebutuhan ekonomi, sosial, dan
budaya melalui perusahaan yang dimiliki bersama dan dikelola secara demokratis.
Fungsi koperasi menjadi lembaga fasilitator atau wadah pemberdayaan ekonomi
kreatif yang dapat memfasilitasi peningkatan keahlian, pengembangan prodak,
meningkatkan potensi ekonomi para anggotanya dan juga masyarakat secara
umum, guna mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang
lebih baik melalui usaha bersama berdasarkan asas kekeluargaan dan demokrasi
ekonomi dan untuk memperkuat perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan
ketahanan ekonomi nasional dimana koperasi menjadi pondasinya.
22
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan/Organisasi
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan/Organisasi
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia didirikan 16 Juli 1993 di Jakarta
berdasarkan akta pendirian 3114 / B. H / I.- Departemen Koperasi Republik
Indonesia dengan nama awal Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta. Koperasi
ini didirikan berdasarkan surat keputusan kepala kantor wilayah Departemen
Koperasi Provinsi DKI Jakarta Nomor 90/BLP/XVII/1993. Jenis kegiatan Usaha
Perdagangan Nomor 5494/09- 01/PB/VII/93 adalah jasa simpan pinjam dan jasa
perantara penjualan. Koperasi berdomisili di Gedung Bursa Efek Indonesia, Jalan
Jenderal Sudirman Senayan Kav. 52-53, Jakarta Selatan.
1. Visi dan Misi Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
Setiap koperasi pastinya memiliki sebuah tujuan yang akan dicapai oleh masing-
masing perusahaan dan organisasi. Berikut merupakan visi dan misi Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, diantaranya:
A. Visi Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
Menjadikan koperasi karyawan sebagai ladang untuk mensejahterakan seluruh
karyawan.
B. Misi Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
a. Memberikan pelayanan yang terbaik untuk seluruh karyawan.
b. Menyediakan seluruh kebutuhan barang dan jasa karyawan.
c. Menjalanan manajemen organisasi yang transparan dan jelas.
d. Membantu menciptakan peluang usaha untuk karyawan.
23
3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Perusahaan/Organisasi
Keberadaan struktur organisasi memegang peranan yang sangat penting
dalam kelancaran kegiatan suatu perusahaan. Besar kecilnya perusahaan tidak
menjadi masalah, namun keberadaan organisasi membuat pekerjaan menjadi lebih
efektif dan tidak fokus pada satu kendali. Berikut adalah struktur organisasi Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
RUA
(Rapat Umum Anggota)
Pengurus Pengawas
Manager
Sumber : Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)

Gambar 3.1 Struktur Perusahaan/Organisasi
USP
Berikut merupakanToko Kantin
rincian jumlah karyawan di Koperasi Jasa
Karyawan PT Bursa Kurir
Efek Indonesia selama tahun 2022 :
1. Manajer :1
Catering Kendaraan Pengurusan Gift Shop Cleaning
2. Staf Manajer : 5surat kendaraan Service
3. Staf Administrasi :5
4. Divisi Toko dan Kantin :9
5. Divisi Cleaning Service : 30
6. Divisi Kurir : 10 +
Jumlah : 60
24
Sedangkan, jumlah seluruh anggota Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia
pada tahun 2022 tercatat 483 anggota.
Tata kerja adalah cara untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar, efektif
dan efisien. Berikut adalah tata kerja yang berlaku di Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ). Diantaranya :
1. Pengurus bertugas untuk mengadakan rapat sekurang-kurangnya dua kali dalam
setahun. Dalam rapat kerja tahunan itu, pengurus melakukan evaluasi tentang hak
dan kewajiban perusahaan setahun yang lalu sebagai dasar pertimbangan untuk
memajukan perusahaan tersebut.
2. Pengawas bertugas untuk melakukan pengawasan disetiap pekerjaan yang
dilakukan oleh manajemen serta jajarannya dan memberikan nasehat jika
diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dengan baik dan tepat.
3. Manajer bertugas untuk memberikan beberapa tugas atau pekerjaan yang harus
dikerjakan kepada para staf dan jajarannya.
4. Manajer bertugas untuk memberikan beberapa tugas atau pekerjaan yang harus
dikerjakan kepada para staf dan jajarannya.
5. Staf Manajer bertugas untuk melakukan pekerjaan yang diberikan manajer dengan
baik dan tepat.
6. Divisi Toko bertugas untuk mengelola toko koperasi, membuat laporan tahunan
yang berisi tentang laporan keuangan dan laporan pekerjaan.
7. Divisi Cleaning Service bertugas untuk membersihkan area-area yang akan
digunakan dan menjaga kebersihan tempat para karyawan bekerja serta para
customer perusahaan berkunjung.
8. Divisi Kurir bertugas untuk mengantarkan barang yang dipesan atau dibeli oleh
customer perusahaan.
25
3.1.3 Kegiatan Usaha Perusahaan/Organisasi
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia bergerak di bidang penyediaan
barang untuk berbagai kebutuhan karyawan serta bergerak di bidang simpan pinjam
koperasi. Dalam hal ini penulis diminta untuk melaksanakan beberapa tugas yang
diberikan oleh manajer koperasi.
1. Unit Toko
Penulis diminta untuk mengarsipkan surat masuk pemesanan barang dan surat
keluar pengiriman barang.
2. Unit Simpan Pinjam
Penulis diminta untuk mencatat dan mengarsipkan surat penyimpanan dan
peminjaman yang dilakukan koperasi tersebut.
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Administrasi Arsip divisi toko Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ)
A. Prosedur Administrasi Arsip Surat Masuk Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko.
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Bayu Yudha sebagai Manager
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) bahwa arsip yang akan di bahas
adalah surat masuk dan keluar pada bagian divisi toko. Prosedur surat masuk di
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta bagian divisi toko dapat digambarkan
dalam flowchart sebagai berikut :
26
Staf Divisi Toko Staf Administrasi Manager
Memeriksa
Dokumen
Dokumen
Menerima
Dokumen Dokumen
Menandatangi
Memberikan
Menerima
Mengarsipkan
Memberikan
Dokumen
Menginput
SuratSurat
Masuk
dibuat 2 Surat
surat masuk
Masuk
bukti
dokumen
data dan
surat
rangkap
surat
replika
masuk

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Administrasi Arsip Surat Masuk
Keterangan flowchart gambar 3.2 adalah sebagai berikut:
1. Staf Divisi Toko
a. Staf divisi toko menerima surat masuk dari perusahaan tertentu dalam bentuk
dokumen kertas.
27
Start
b. Staf divisi toko menerima bukti surat masuk dari staf administrasi dalam
bentuk dokumen kertas.
c. Staf divisi toko menerima surat masuk asli dari manager dalam bentuk
dokumen kertas.
2. Staf Administrasi
a. Staf administrasi menerima surat masuk dari staf divisi toko dalam bentuk
dokumen kertas.
b. Staf administrasi memeriksa kelengkapan surat masuk tersebut dalam bentuk
dokumen kertas.
c. Staf administrasi menginput nomor, kode surat dan memberikan tanda tangan
bukti penerimaan surat secara pengetikan manual keyboard ke dalam
komputer.
d. Staf administrasi membuat dua rangkap surat masuk, memberikan surat
masuk yang asli kepada manager, mengeluarkan bukti penerimaan surat
masuk dan memberikan bukti penerimaan surat masuk kepada staf divisi
toko.
e. Staf administrasi mengarsipkan surat masuk replika kedalam folder arsip
komputerisasi.
f. Staf administrasi memberikan surat masuk yang asli dan sudah ditandatangani
oleh manager kepada staf divisi toko.
3. Staf manager/Manager
a. Staf manager/manager menerima surat masuk dari staf administrasi dalam
bentuk dokumen kertas.
b. Staf manager/manager memberikan tanda tangan penerimaan surat masuk ke
dalam dokumen surat masuk yang asli.
28
c. Staf manager/manager memberikan surat masuk yang asli dan replika kepada
staf administrasi.
B. Prosedur Administrasi Arsip Surat Keluar Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Bayu Yudha sebagai Manager
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) bahwa arsip yang akan di bahas
adalah surat masuk dan keluar pada bagian divisi toko. Prosedur surat keluar di
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta bagian divisi toko dapat digambarkan
dalam flowchart sebagai berikut :
Staf Divisi Toko Manager Staf Administrasi
29
Dokumen
Menerima
Menandatang Dokumen
Finish
Surat keluar
Menerima
Mengarsipkan
Memberikan
Dokumen
Menginput
surat keluar
ani surat dijadikan
surat
surat 2
keluar
dokumen
keluar
data surat
rangkap
keluar replika
asli
Keputusan
Dokumen
Menerima T
surat keluar

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Administrasi Arsip Surat Keluar
Keterangan flowchart gambar 3.3 adalah sebagai berikut:

1. Staf divisi toko
Start 30
Membuat
a. Staf divisi toko membuat dan memberikan surat keluar kepada manajer
dalam bentuk dokumen kertas.
b. Staf divisi toko menerima surat keluar yang sudah di tandatangani dari
manajer dalam bentuk dokumen kertas.
2. Manager
a. Manager menerima surat keluar dari staf divisi toko dalam bentuk dokumen
kertas.
b. Manager membuat keputusan persetujuan surat keluar, jika surat keluar
tersebut di setujui maka manager akan memberikan tanda tangan ke dalam
dokumen tersebut.
c. Manager menandatangani surat keluar tersebut kemudian memberikan surat
keluar kepada staf administrasi
3. Staf administrasi
a. Staf administrasi menerima surat keluar yang sudah dibubuhi tanda tangan
manager berupa dokumen kertas.
b. Staf administrasi menginput manual keyboard untuk memberikan nomor dan
kode surat untuk di kirim kepada perusahaan yang dituju.
c. Staf administrasi membuat dua rangkap dokumen surat keluar tersebut,
kemudian dokumen yang asli diberikan kepada staf divisi toko.
d. Staf administrasi memberikan surat keluar yang asli dan sudah di
tandatangani manager ke staf divisi toko
e. Staf administrasi mengarsipkan dokumen replika surat keluar ke dalam folder
arsip komputer.
31
3.2.2 Pelaksanaan Administrasi Arsip Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ)
Administrasi arsip divisi toko pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Indonesia dilakukan secara komputerisasi manual dan sudah terhitung sejak 01
Februari 2021 dan berdasarkan periode Januari-Maret 2022. Dalam proses
pelakasanaan adminstrasi arsip dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu:
A. Pelaksanaan Administrasi Arsip Surat Masuk Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko
Pelaksanaan administrasi arsip surat masuk pada dasarnya dilaksanakan secara
baik dan jelas, disetiap staf yang diberikan wewenang untuk melaksanakan kegiatan
administrasi arsip ini menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh. Sesuai
prosedur yang ditetapkan oleh Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
bahwa waktu pengerjaan administrasi arsip dapat dikerjakan selambat-lambatnya 1
hari dalam proses pelaksanaanya. Dan berikut ini adalah tabel penerimaan surat
masuk pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) sebagai berikut:
Tabel 3.1 Jumlah Penerimaan Administrasi Arsip Surat Masuk Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko
No Waktu Surat yang Surat yang dikerjakan Jumlah

(bulan) dikerjakan tepat tidak tepat waktu
waktu
1. Januari 23 Surat 5 Surat 28 Surat
2. Februari 18 Surat 7 Surat 25 Surat
3. Maret 21 Surat 9 Surat 30 Surat
32
Keterangan tabel 3.1 sebagai berikut :
1. Pada bulan Januari, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
menerima 28 surat masuk. Pada saat itu, 23 surat dikerjakan sesuai dengan
prosedur waktu yang diberikan sedangkan 5 surat dikerjakan tidak sesuai dengan
prosedur waktu yang diberikan.
2. Pada bulan Februari, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
proseur waktu yang telah ditentukan sedangkan 7 surat lainnya tidak sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Pada bulan Maret, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
waktu yang telah ditetapkan sedangkan 9 surat lainnya tidak sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan.
Berdasarkan uraian tabel diatas, keterlambatan waktu dalam pelaksanaan
administrasi rata-rata 2-3 hari dari prosedur yang telah ditentukan dan disebabkan
oleh ketidakseimbangan jumlah anggota di setiap divisinya sehingga menimbulkan
penumpukan surat pada divisi toko tersebut dan mengakibatkan waktu yang
diperlukan sedikit lebih banyak dari prosedur yang telah ditetapkan.
B. Pelaksanaan Administrasi Arsip Surat Keluar di Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko
Pelaksanaan administrasi arsip surat keluar dilaksanakan secara baik dan benar,
sehingga setiap divisi yang diberikan wewenang menjalankan tugasnya dengan
penuh tanggung jawab. Sesuai prosedur yang telah ditetapkan untuk waktu
33
pengerjaan administrasi arsip surat keluar selama-lamanya 1 hari. Berikut ini adalah
tabel administrasi arsip surat keluar sebagai berikut :
Tabel 3.2 Jumlah Pengeluaran Surat Keluar pada Koperasi Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta (BEJ) Divisi Toko
No Waktu Surat yang Surat yang dikerjakan Jumlah

(bulan) dikerjakan tepat tidak tepat waktu
waktu
1. Januari 10 Surat 4 Surat 14 Surat
2. Februari 13 Surat 3 Surat 16 Surat
3. Maret 16 surat 4 Surat 20 Surat
Keterangan tabel 3.5 sebagai berikut :
1. Pada bulan Januari, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
mengeluarkan 14 surat keluar. Pada saat itu, 10 surat dikerjakan sesuai
dengan prosedur waktu yang diberikan sedangkan 4 surat dikerjakan tidak
sesuai dengan prosedur waktu yang diberikan.
2. Pada bulan Februari, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
dengan proseur waktu yang telah ditentukan sedangkan 3 surat lainnya tidak
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Pada bulan Maret, Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) telah
dengan waktu yang telah ditetapkan sedangkan 4 surat lainnya tidak sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan.
Berdasarkan uraian tabel diatas, keterlambatan waktu dalam pelaksanaan
administrasi rata-rata 2-3 hari dari ketentuan yang berlaku dan disebabkan oleh
34
ketidakseimbangan jumlah anggota di setiap divisinya sehingga menimbulkan
penumpukan surat di divisi toko tersebut dan mengakibatkan waktu yang diperlukan
sedikit lebih banyak dari prosedur yang telah ditetapkan.
C. Spesifikasi Dokumen Surat Masuk
Spesifikasi Dokumen surat masuk adalah segala bentuk dokumen masuk baik
yang berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar organisasi perusahaan,
yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan
keluaran yang diinginkan. Berikut ini adalah spesifikasi dokumen surat masuk pada
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Masuk

Fungsi : Memberikan surat kepada yang dituju
Frekuensi : Setiap masuknya surat
Sumber : Pengirim
Tujuan : Manager
Media : Kertas atau E-mail
Media Penyimpanan : Folder Lampiran A.1
Dari data diatas penulis dapat menjelaskan bahwa dokumen yang diterima oleh
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakata (BEJ) Divisi Toko berupa dokumen kertas
yang sudah ditandatangani oleh pihak pengirim. Dokumen tersebut berfungsi sebagai
media untuk menyampaikan sebuah informasi yang penting kepada sesuatu yang
dituju pada surat tersebut. Frekuensi surat masuk ini tergantung kepada banyaknya
surat yang masuk, kemudian surat tersebut bersumber dari sebuah perusahaan atau
perorangan yang mengirimkan surat tersebut. Lalu, surat masuk ini diberikan kepada
manager Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) untuk ditandatangani
bukti penerimaan surat dan disampaikan kepada orang yang dituju di dalam surat
tersebut. Setelah surat masuk tersebut dibaca oleh si penerima maka, surat masuk
35
tersebut diberikan kepada staf administrasi untuk diarsipkan kedalam folder lampiran
A.1 di dalam komputer.
2. Nama Dokumen : Folder arsip

Fungsi : Sebagai arsip dokumuen setiap surat masuk
Frekuensi : Setiap surat masuk
Sumber : Manager
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Komputer
Media Penyimpanan : Folder Lampiran A.2
Dari data uraian diatas, penulis dapat menjelaskan bahwa dokumen folder arsip
berbentuk folder yang dinamakan Folder Lampiran A.2 yang berada di dalam
komputer dan memiliki fungsi sebagai media penyimpanan surat masuk di dalam
komputer. Frekuensi folder ini bergantung pada besarnya jumlah surat masuk yang
akan diarsipkan ke dalam folder tersebut. Folder arsip ini bersumber dari manager
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) yang ditugaskan kepada staf
administrasi untuk mengolah folder arsip tersebut.
D. Spesifikasi Dokumen Surat Keluar
Spesifikasi Dokumen Surat Keluar adalah segala bentuk dokumen yang
dikeluarkan oleh perusahaan berupa data-data yang akan mendukung kegiatan
manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Berikut ini
adalah spesifikasi dokumen surat keluar pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ) Divisi Toko sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Keluar

Fungsi : Untuk memberikan surat kepada yang dituju
Frekuensi : Setiap keluarnya surat
Sumber : Staf administrasi
Tujuan : Penerima
36
Media : Kertas
Media Penyimpanan : Folder Lampiran B.1
Dari data diatas penulis dapat menjelaskan bahwa dokumen yang dikeluarkan oleh
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakata (BEJ) Divisi Toko berupa dokumen kertas
yang sudah ditandatangani oleh manager Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta
(BEJ). Dokumen tersebut berfungsi sebagai media untuk menyampaikan sebuah
informasi yang penting kepada sesuatu yang dituju pada surat tersebut. Frekuensi
surat keluar ini tergantung kepada banyaknya surat yang keluar, kemudian surat
tersebut bersumber dari staf divisi toko yang mengirimkan surat tersebut. Lalu, surat
keluar ini diberikan kepada manager Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta
(BEJ) untuk ditandatangani dan disampaikan kepada staf administrasi untuk
dikirimkan ke alamat yang dituju. Setelah surat keluar dikirimkan, surat keluar itu di
replika untuk dimasukkan ke dalam folder lampiran B.1 di dalam komputer.
2. Nama Dokumen : Folder Arsip

Fungsi : Sebagai arsip dokumen setiap surat keluar
Frekuensi : Setiap keluarnya surat
Sumber : Staf administrasi
Tujuan : Staf Manajer/Manajer
Media : Komputer
Lampiran : Lampiran B.2
Dari data uraian diatas, penulis dapat menjelaskan bahwa dokumen folder arsip
berbentuk folder yang dinamakan Folder Lampiran B.2 yang berada di dalam
komputer dan memiliki fungsi sebagai media penyimpanan replika surat keluar di
dalam komputer. Frekuensi folder ini bergantung pada besarnya jumlah surat keluar
yang akan diarsipkan ke dalam folder tersebut. Folder arsip ini bersumber dari
37
manager Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) yang ditugaskan kepada
staf administrasi untuk mengolah folder arsip tersebut.
3.2.3 Kendala dalam Pelaksanaan Sistem Administrasi Divisi Toko Koperasi
Data dari hasil wawancara penulis dengan pak Bayu Yudha selaku Manager
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) mengenai beberapa kendala yang
dialami pada pelaksanaan administrasi arsip Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ) adalah:
1. Pelaksanaan sistem administrasi yang menggunakan komputerisasi manual dapat
menimbulkan kesalahan-kesalahan kecil, seperti kekeliruan dalam menginput
data surat, nomor surat dan kode surat.
2. Rentan waktu dalam pelaksanaan administrasi arsip cukup lama yakni 1-2 hari
sehingga dapat menghambat proses pekerjaan yang lain.
3.2.4 Solusi dalam Pelaksanaan Sistem Administrasi Divisi Toko Koperasi
Berdasarkan kendala yang sudah diuraikan diatas, berikut beberapa solusi yang
dapat penulis berikan untuk mengatasi kendala tersebut adalah:
1. Untuk menghindari kesalahan-kesalahan kecil dalam penginputan data
pelaksanaan sistem administrasi agar Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta
(BEJ) menggunakan ataupun membuat sistem aplikasi pengarsipan dokumen
sehingga dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan kecil dalam
penginputan data.
38
2. Untuk mempersingkat waktu dalam pelaksanaan sistem administrasi agar
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) menambahkan anggota-
anggota disetiap divisi yang terkait dalam proses pelaksanaan administrasi arsip.
39
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Penulis akan menyimpulkan dari seluruh pokok pembahasan yang ada dalam
tugas akhir ini. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang penulis dapat, diantaranya:
1. Prosedur administrasi arsip surat masuk Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta Divisi Toko dibagi menjadi 2 bagian yaitu administrasi arsip surat masuk
dan surat keluar. Pelaksanaan Administrasi arsip surat masuk mempunyai
ketentuan waktu 1 hari dimulai dari diterimanya surat masuk itu oleh staf divisi
toko kemudian surat masuk itu diberikan kepada staf administrasi. Kemudian
staf administrasi memproses seluruh kelengkapan surat dan memberikan kepada
manager untuk ditandatangani. Setelah itu surat masuk diberikan kepada staf
divisi toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ). Untuk Prosedur
administrasi surat keluar juga memiliki ketentuan waktu 1 hari dimulai dari staf
divisi toko yang membuat surat keluar. Lalu, surat keluar itu diserahkan kepada
manager dan manager memberikan keputusan untuk menyetujui atau tidak setuju
untuk mengirimkan surat keluar itu kepada perusahaan yang dituju. Jika surat
keluar tersebut disetujui maka, surat keluar tersebut ditandatangani dan
diberikan kepada staf administrasi untuk memberikan kelengkapan-kelengkapan
surat yang diperlukan. Jika tidak disetujui maka, surat keluar tersebut akan
diserahkan lagi kepada staf divisi toko. Surat keluar yang sudah diberikan
kelengkapan-kelengkapan yang dibutuhkan kemudian diserahkan kepada staf
divisi toko untuk melakukan pengiriman surat tersebut kepada perusahaan
ataupun orang yang dituju.
40
2. Pelaksanaan administrasi arsip surat keluar dilaksanakan dengan baik dan
terartur, bermula dari staf divisi toko yang membuat surat keluar untuk
perusahaan tertentu hingga berakhir di staf divisi toko menerima surat keluar
berupa dokumen kertas yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh manager.
Karena, sering terjadi penumpukan administrasi arsip surat masuk dan keluar
dari divisi lain sehingga proses pelaksanaan adminstrasi arsip surat masuk dan
keluar divisi toko juga mengalami hambatan karena hal tersebut.
3. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi arsip Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek Jakarta adalah ketidakseimbangan jumlah anggota
disetiap divisinya sehingga mengakibatkan penumpukan pekerjaan tersebut yang
dapat berakibat pada keterlambatan waktu yang diperlukan.
4. Berdasarkan kendala di atas, berikut beberapa solusi yang dapat mengatasi
kendala tersebut: agar tidak terjadi kesalahan kecil dalam memasukkan data
Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta untuk menggunakan atau membuat
sistem aplikasi arsip. Untuk mempersingkat waktu dalam pelaksanaan sistem
administrasi arsip agar Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)
menambahkan anggota pada setiap staf yang terkait dalam pelaksanaan sistem
arsip.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan dan pembahasan yang penulis uraikan diatas makan
berikut beberapa saran yang bisa penulis sampaikan kepada Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta (BEJ), diantaranya:
41
1. Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) dalam pelaksanaan sistem
administrasi arsip menggunakan sistem aplikasi agar dapat mencegah
terjadinya kesalahan-kesalahan kecil yang ada.
2. Dalam pelaksanaan administrasi arsip, sebaiknya Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta (BEJ) menambahkan anggota-anggota staf yang terkait
dalam pelaksanaan sistem arsip untuk mempersingkat waktu dalam
pelaksanaanya.
42
DAFTAR PUSTAKA
Adove. 2017. “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Pusat
Universitas Jember.” 4:1–54. Diambil dari file:///D:/Keperluan TA/landasan
teori/DIDDO ADDING ADOVE - 140803103038_1.pdf
Alifia, Gesti. 2021. “FUNGSI KOPERASI DI PEKON WONODADI

KECAMATAN GADINGREJO PRINGSEWU.” Repository URIL 5:77 .
Diambil dari file:///D:/Keperluan TA/landasan teori/fungsi koperasi/COVER,
BAB 1, BAB 2, DAPUS.pdf
Amsyah, Zulkifli. 2019. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama.
Ardiana. 2021. “Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi.” Jurnal

Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) 9(5):335–48. Diambil dari
file:///D:/Keperluan TA/landasan teori/pengertian arsip/10133-Article Text-
31015-1-10-20200819.pdf
Aulya. 2022. “JENIS , BENTUK DAN PENJENJANGAN KOPERASI.” Repository

UIN Makassaar 4:12. Diambil dari file:///D:/Keperluan TA/landasan
teori/MAKALAH JENIS, BENTUK DAN PENJENJANGAN
KOPERASI_WINDA AULYA.pdf
Cookson. 2019. “Landasan Teori Surat.” Repository BSI 4:28. Diambil dari
https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/252181/File_10-Bab-II-
Landasan-Teori.pdf
Fathurrahman. 2018. “PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI.”

Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi 3(2):225. Diambil dari
file:///D:/Keperluan TA/landasan teori/peranan arsip/document.pdf
Kurniawan. 2018. “Analisis Kinerja Keuangan Pada Koperasi Simpan Pinjam WIRA
KARYA LAHAT KABUPATEN LAHA.” Repository PGRI Palembang
2(1):1–15. Diambil dari file:///D:/Keperluan TA/landasan teori/asas
koperasi/2223-3140-1-PB.pdf
Marliani, Lina. 2018. “Definisi Administrasi Dalam Berbagai Sudut Pandang.”

Jurnal Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Galuh 5(4):17–18.
43
Diambil dari
https://jurnal.unigal.ac.id/index.php/dinamika/article/view/1743/1407
Mujiati. 2020. “Ruang Lingkup Pekerjaan Seorang Administrasi.” Repository

Muhammadiyah 2:18. Diambil dari https://docplayer.info/204086652-Ruang-
lingkup-pekerjaan-seorang-administrasi-di-suatu-lembaga-pendidikan-smp-
negeri-4-kulisusu.html
Mutmainnah, Sri. 2020. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi. Medan: Yayasan Kita
Menulis.
Nurul. 2022. “Pengertian Koperasi, Koperasi Syariah Dan UMKM.” Repository UIN
Makassaar (8.5.2017):6–9. Diambil dari file:///D:/Keperluan TA/landasan
teori/pengertian koperasi/MAKALAH PENGERTIAN KOPERASI,
KOPERASI SYARIAH DAN UMKM.pdf
Rahman, Mariati. 2017. Ilmu Administrasi. Makassar: CV SAH MEDIA.
Sawitri. 2017. “Analisis Penggunaan Aplikasi Tata Surat Dalam Pengelolaan Surat
Masuk Dan Surat Keluar.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 6(3):411–20. Diambil dari
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23173
Sovia, Rosalia. 2019. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Warsono. 2019. Teori Administrasi. Semarang: Departemen Administrasi Publik

Universitas Diponegoro.
Zainuri. 2021. “Konsep Dasar, Fungsi Dan Ruang Lingkup Administrasi

Pendidikan.” Repository UNPI 3:204. Diambil dari file:///D:/Keperluan
TA/landasan teori/tujuan administrasi/Administrasi Pendidikan VICI
OKTA.pdf
44
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Biodata Mahasiswa
NIM : 21190230
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 12 Desember 2000
Alamat Lengkap : Jl. Pengadegan Selatan IX No. 51 Pengadegan
Jakarta Selatan 12770
II. Pendidikan Formal

1. SDN Pengadegan 08 Pagi, lulus tahun 2012
2. SMPN 154 Jakarta, lulus tahun 2016
3. SMAN 10 Jakarta, lulus tahun 2019
Rachmat Hidayat
45
Nomor : 001/12324/II/2022
Perihal : Surat Keterangan Selesai Riset/PKL
SURAT KETERANGAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Bayu Yudha
Jabatan : Manager Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta
Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut di bawah ini :

NIM : 21190230
Fak. Ekonomi dan Bisnis
Universitas Bina Sarana
Informatika
Adalah benar telah melakukan Riset/PKL pada Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta (BEJ) terhitung sejak 01 Maret 2022 sampai dengan 30 Mei 2022,
dan yang bersangkutan telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh
tanggung jawab.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan benar, untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Bayu Yudha
Manager Koperasi
Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ)
46
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DATA WAWANCARA NARASUMBER
Judul Tugas Akhir : Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi

Nama Perusahaan : Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta
Nama Narasumber : Bapak Bayu Yudha
Jabatan / Profesi : Manager
Tgl dan Waktu : 15 Maret 2022
Cara Wawancara : Langsung
Hasil Wawancara Narasumber :

( data pertanyaan yang di susun dan diajukan ke nara sumber harus secara rinci
dan mendalam untuk mengetahui dan menjelaskan tentang masalah dan tujuan
penelitian)
1. Bagaimana prosedur sistem administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta?
Jawaban : Prosedur sistem administrasi arsip pada perusahaan kami berawal dari
penerimaan dan pembuatan surat masuk/keluar, pemberian kelengkapan surat,
pemberian tandatangan surat, dan berakhir pada pemberian surat masuk/keluar
asli kepada staf.
2. Bagaimana Pelaksanaan sistem administrasi di Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta?
Jawaban : Pelaksanaan sistem administrasi arsip pada Koperasi Karyawan PT
Bursa Efek Jakarta menggunakan sistem komputerisasi manual. Dimana proses
input dan output data masih menggunakan sistem pengetikan keyboard.
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem administrasi arsip
pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta?
Jawaban : Kendala yang kami alami itu ketidakseimbangan jumlah anggota di
setiap staf yang melaksanakan sistem administrasi arsip tersebut dan
menyebabkan keterlambatan dalam pelaksanaannya.
Jakarta, 15 Maret 2022
Bayu Yudha
Manager Koperasi
Karyawan PT Bursa
Efek Jakarta
47
FORM DATA DOKUMENTASI
DAFTAR DATA DOKUMENTASI

JUDUL : Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek
Jakarta (BEJ)
No Nama Dokumen Keterangan

( tulis nama dokumen (Pemanfaatan dalam Penelitian)
perusahaan yang digunakan
dalam TA)
1 Dokumen Struktur Organisasi dan Mendeskripsikan struktur organisasi
Tata Kerja Perusahaan. perusahaan
2 Informasi perusahaan dan Web Mendeskripsikan sejarah dan
perusahaan perkembangan perusahaan.
3 Dokumen Prosedur Administrasi Mendeskripsikan alur prosedur administrasi
Arsip Surat Masuk arsip surat masuk perusahaan
4 Dokumen Prosedur Administrasi Mendeskripsikan alur prosedur administrasi
Arsip Surat Keluar arsip surat keluar perusahaan
5 Dokumen Tabel Jumlah Pemasukan Mendeskripsikan jumlah keseluruhan
Arsip Surat Masuk pemasukan arsip surat masuk perusahaan
6 Dokumen Table Jumlah Pemasukan Mendeskripsikan jumlah keseluruhan
Arsip Surat Keluar pemasukan arsip surat masuk perusahaan
Catatan : Data di gunakan untuk mendukung deskripsi di laporan tugas akhir
dan form ini dilampirkan dalam laporan TA
48
DATA OBSERVASI PENELITIAN
JUDUL : Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa

Efek Jakarta (BEJ)
NO OBYEK LOKASI ALAT HASIL PENGAMATAN
1 Space Ruangan Kamera foto Terdapat 3 bidang area kantor,
Luar yaitu kantin kantor, Kantor, dan
Kantor Gudang kantor
2 Activity Ruang Kamera foto Penginputan data dilakukan

kantor melalui komputer dan melihat
operator proses operator / karyawan
melakukan penginputan data
tahap demi tahap sampai
menghasilkan print laporan.
3 Actors Ruangan Kamera foto Penulis berbincang dengan
Dalam manager perihal Prosedur,
Kantor Pelaksanaan dan kendala dalam
administrasi arsip.
4 Object Ruangan Kamera foto Penulis menemukan arsip surat
Dalam masuk dan surat keluar dalam
Kantor pelaksanaan administrasi arsip
5 Act Ruangan Kamera foto Para Staf melaksanakan proses
Dalam administrasi arsip surat masuk
Kantor dan keluar.
6 Event Ruangan Kamera foto Terdapat kejadian keterlambatan
Dalam dalam pelaksanaan administrasi
Kantor arsip yang disebabkan oleh
ketidakseimbangan jumlah
anggota disetiap staf.
7 Time Ruangan Kamera foto Kejadian tersebut terjadi pada
Dalam hari rabu, 29 Juni 2022 pukul
Kantor 10.00
8 Goal Ruangan Kamera foto Terdapat sejumlah arsip surat
Dalam yang dikerjakan sesuai dengan
Kantor waktu yang telah ditentukan.
9 Feel Ruangan Kamera foto Seluruh staf yang terkait dalam
Dalam pelaksanaan administrasi arsip
Kantor terlihat menikmati pekerjaan
tersebut.
Catatan : Buatlah terlebih dahulu point-point obyek yang perlu diamati dari
objek penelitian agar memudahkan pengumpulan data.
Data di gunakan untuk pembahasan hasil peneltian dan form ini
lampirkan dalam laporan TA.
49

Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PELAKSANAAN ADMINISTRASI ARSIP PADA KOPERASI

KARYAWAN PT. BURSA EFEK JAKARTA

Program Studi Administrasi Perkantoran

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Tugas Akhir ini diajukan oleh:

Nama : Rachmat Hidayat

Jakarta, 15 Juni 2022

Dosen Pembimbing : Isnurrini Hidayat W. ........................................

Asisten Pembimbing : Lady Diana W. ........................................

Penguji I : .............................................. .........................................

Penguji II : .............................................. ..........................................

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

Tanggal Paraf Dosen

Catatan untuk Dosen Pembimbing.

( Isnurrini Hidayat W.)

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

Tanggal Paraf Dosen

( Lady Diana W.)

Tugas Akhir Diploma yang berjudul “Pelaksanaan Administrasi Arsip

Nama : Rachmat Hidayat

Alamat : Jl.Pengadegan Selatan IX No. 51

No. Telp : 085536875060

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,

Jakarta, 20 Juni 2022

Rachmat Hidayat (21190230), Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi

Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Indonesia didirikan 16 Juli 1993 di Jakarta

Kata Kunci : Administrasi, Arsip, dan Koperasi

Rachmat Hidayat (21190230), Implementation of Archive Administration at the

Keywords: Administration, Archives, and Cooperatives

Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................................ii

BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................

Bab III PEMBAHASAN...........................................................................

Gambar III.1 Struktur Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta......................

Tabel III.1 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Masuk Divisi Toko..........................

NO BENTUK SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL

Menyatakan input berasal dari

Menyatakan input dokumen yang

1.1. Latar Belakang

sebagai kantor untuk kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan

kegiatan yang cakupannya luas, biasanya kegiatan yang di lakukan administrasi

memiliki suatu hasil berupa surat, formulir dan laporan.

suatu informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan maupun kebijakan

penting selama perusahaan tersebut masih menjalankannya secara rutin maupun

hanya pengembangan saja. Kegiatan administrasi yang terus menerus dilakukan

mengakibatkan banyaknya surat yang harus di arsipkan oleh setiap organisasi

maupun perusahaan tersebut.

melaksanakan beberapa kegiatan serta pengambilan keputusan. Proses penyajian

informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang pengarsipan

sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun merencanakan kebijakan yang

menyediakan bahan pertanggung jawaban hukum. Setiap kegiatan yang dilaksanakan

rekaman suara dan lain sebagainya.

Koperasi Karyawan pada PT Bursa efek Jakarta (BEJ) menggunakan model

pengarsipan secara elektronik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan kebutuhan

pegawai masing-masing. Kehidupan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari

pandang remeh, mereka beranggapan bahwa pekerjaan tersebut dapat di kerjakan

dengan begitu mudahnya sehingga banyak perusahaan yang menyerahkan urusan

kearsipan kepada orang-orang yang bukan di bidangnya sehingga pekerjaan tersebut

menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik membahas lebih lanjut

dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “PELAKSANAAN ADMINISTRASI