Scribd Logo
Unggah

Selamat datang di Scribd!

  • Rachmat Hidayat TA Seluruhnya

    Diunggah oleh

    Rachmat Hidayat
    8 tayangan81 halaman

    Judul Asli

    21190230 Rachmat Hidayat TA Seluruhnya

    Hak Cipta

    © © All Rights Reserved

    Format Tersedia

    PDF atau baca online dari Scribd

    Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

    Apakah konten ini tidak pantas?

    Laporkan Dokumen Ini

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    8 tayangan81 halaman

    Rachmat Hidayat TA Seluruhnya

    Diunggah oleh

    Rachmat Hidayat

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    dari 81
    PELAKSANAAN ADMINISTRASI ARSIP PADA KOPERASI KARYAWAN PT BURSA EFEK JAKARTA TNE TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga RACHMAT HIDAYAT NIM ; 21190230 Program Studi Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta 2022 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR. ‘Yang bertanda tangan di bawah ini Nama : Rachmat Hidayat NIM 221190230 Jenjang, : Diploma Tiga (D3) Program Studi : Administrasi Perkantoran Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi : Universitas Bina Sarana Informatika Dengan ini menyatakan bahwa ‘Tugas Akhir yang telah saya buat dengan judul: “Peaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun. Demikianich surat pemyataan ini saya buat dengan sebenar-benamya tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila di kemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa (Tugas Akhir) yang telah saya buat adalah hasil Karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Universitas Bina Sarana Informatika dicabutidibatalkan. Jakarta Pada tanggal : 01 Juli 2022 ‘Yang menyatakan SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di bawah ini, saya: Nama : Rechmat Hidayat NIM. 521190230 Jenjang + Diploma Tiga (D3) Program Studi: Administrasi Perkantoran FakultasPSDKU — : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi: Universitas Bina Sarana Informatika, Dengan ini menystaken bahwa data dan atau informasi yang saya gunakan dalam penulisan karya ilmiah penulis dengan judul “Pelaksanaan ‘Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta” merupakan data dan atau informasi yang saya peroleh berdasarkan hasil PKL/Riset pada : NamaPerusahaan _: Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Alamat : JL Jend, Sudirma Kay 51-53 Nama Perusahaan: | Janvari 2022 sampai dengan 30 Maret 2022 Penulis tidak menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Universitas Bina Serana Informatika untuk mendokumentasikan karya ilmiah saya tersebut secara internal dan terbatas, serta tidak untuk mengunggah karya ilmiah Penulis pada repository —-Universitas.-Bina~=—Sarana——Informatika (hutps:/repository.bsic.id), Penulis bersedia untuk bertanggung jawab secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Bina Sarana Informatika, atas materi/isi karya ilmiah tersebut, termasuk bertanggung jawab atas dampak atau kerugian yang timbul dalam bentuk akibat tindakan yang berkaitan dengan data dan atau informasi yang terdapat pada karya ilmiah saya ini, Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di: Jakarta Pada tangeal : 01 Juli 2022 Yang menyatakan, iti PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR ‘Tugas Akhir ini diajukan oleh: Nama : Rachmat Hidayat NIM 221190230 Jenjang, : Diploma Tiga (D3) Program Studi + Administrasi Perkantoran Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Perguruan Tinggi : Universitas Bina Sarana Informatika Judul Tugas Akhic Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Kopersi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Telah dipertahankan pada periode 2022-1 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperolch Diploma Abli Madya Administrasi Bisnis (A.Md.A.B) pada Program Diploma Tiga (D3) Program Studi Administrasi Perkantoran di Universitas Bina Sarana Informatika. Jakarta, 04 Agustus 2022 PEMBIMBING TUGAS AKHIR Dosen Pembimbing : Isnurrini Hidayat Susilowati, E.MM Asisten Pembimbing : Lady Diana Warpindyastuti, SE, MM DEWAN PENGUJI Penguji I Ria Andriani, MM Penguji t _ Dra Maria Lapriska Dian Ela Revita, MM an iv LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA £ 21190230 Nama Lengkap ; Rachmat Hidayat Dosen Pembimbing — Isnurrini Hidayat S., SE, MM Judul Tugas Akhit = Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta Tanggal Paraf Dosen ihisstiegas Pokok Bahasan Pembimbing 7 | P Apel 2022 Pembahasan awal Tugas Akhir be 2 | GApril 2022 Pengajuan bab 1 v by 3 | 9 April 2022 Revisi Bab I 4 | 11 April 2022 ‘Kec bab 1 3 [Ts April 2 Pengajuan bab 2 6 | 17 April 2022 ‘Ace bab 2 7 _[29 April 2022 ‘Pengajuan bab 3 S| 3 Mei 2023 Revisi Bab 3 F ¢ ‘9 | 28 Mei 2022 ‘Ace bab 3 by TO [3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absriak iy TT | 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak b { 12 | 20 Juni 2022 ‘Ace bab 4 dan absrak Y Catatan untuk Dosen Pembimbing Bimbingan Tugas Akhir Dimulai pada tanggal 21 April 2022 Diakhiri pada tanggal 20 Juni 2022 | Jumlah pertemuan bimbingan ; 12 kali pertemuan Disctujui oleh, Dosen Pembimbing t wat S.. SE.MM) Pricey LEMBARKONSULTASI TUGAS AKHIR UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA NIM Nama Lengkep Asisten Pembimbing Judul Tugas Akhir 2 2119023 Rachmat PT. Bursi : Lady Diana W., SE Pelaksanaan Administrasi Arsip Pada Koperasi Karyawan 0 Hidayat , MM a Ffek Jakarta ‘Tanggal NO | pimbingan Pokok Bahasan Paraf Dosen Pembimbing 1 April 2022 embahasan awal Tugas Akhir Z| 6 April 2022 Pengajuan bab 1 3” | 9 April 2022 Revisi Bab 1 4/1 April 2022 ‘Ace bab 1 5 | 14 April 2022 Pengajuan bab 2 NT Hf 6 | 17 April 2022 ‘Ace bab 2 7 [29 April2022 |S S*Pengajuan bab 3 Til Tt B” | 3 Mei 2022 Revisi Bab 3 YE 9 | 28 Mei 2022 ‘Acc bab 3 ai 10 | 3 Juni 2022 Pengajuan bab 4 dan absriak oe 11] 14 Juni 2022 Revisi bab 4 dan absrak 4" 12 | 30 Juni 2022 ‘Kec bab 4 dan abstak oe Vatatan untuk Dosen Pembimbing. Vv Bimbingan Tugas Akhir = Dimulai pada tanggal 1 April 2022 Diakhiri pada tanggal 20 Juni 2022 Jumlah perteruan bimbingar 12 kali pertemuan Disetujui olch, KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada ekhirnya penulis ‘dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Tugas Akhir pada Program Diploma Tiga (D3) ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul ‘Tugas Akhir yang peaulis ambil sebagai berikut, “Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta”. “Tujuan penulisan Tugas Akhir pada Program Diploma Tiga (D3) ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Universitas Bina Sarana Informatika. Scbagai bahan penulisan diambil berdasarken hasil ponclitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini, Penulis menyadari bahwa tenpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika 2, Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3, Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran Universitas Bina Sarana Informatika. Ibu Isnurrini Hidayat 4 E, MM selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhit. 5, Ibu Lady Diana W., SE, MM selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir. 6. Staff karyawan / dosen di lingkungan Universitas Bina Sarana Informatika 7. Bapak Bayu Yudha selaku Mangjer Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, 8, Staff’/ karyawan di lingkungan Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta. 9. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual 10, Rekan-rekan mahasiswa kelas 21.64.31. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini, Penulis menyadari bahwa penulisan Tugis Akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifet membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan begi para pembaca yang berminat pada umumnya. Jakarta, 01 Juli 2022 Penulis Rachmat Hidayat vii ABSTRAK Rachmat Hidayat (21190230), Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT. Bursa Efek Jakarta Arsip memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangst dibutuhkan di setiap perusahaan dalam rangka melaksanakan beberapa kegistan scrta pengambilan keputusan. Proses penyajian informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang. pengarsipan sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun merencanakan kebijakan yang akan diambil untuk kemajuan perusahaan tersebut, Untuk itulah tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan administrasi arsip dan segala kendala yang dihadapi oleh Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, Metode pengumpulan data dalam penyusunan Tugas Akhir adalah metode observasi, wewancara, dan studi pustaka dengan metode analisanya berupa analisis deskriptif kualitatif yaitu metode analisis data tanpa menggunakan analisis statistik. Administrasi arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta dilakukan secara komputerisasi manual. Dalam penelitian ini yaitu Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta sudah secara komputerisasi manual sehingga dapat meminimalisit penggunaan kertas dan kekeliruan dalam memasukkan data arsip surat tersebut. Dalam pelaksanaannya adalah ketidakseimbangan jumlah anggota di setiap staf bagian yang ada di dalam pelaksanan administrasi arsip Koperasi Karyewan PT Bursa Efek Jakarta (BEI). Kata Kunei : Administrasi, Arsip, dan Koperasi viii ABSTRACT Rachmat Hidayat (21190230), Implementation of Archive Administration at the Employees Cooperative of PT. Jakarta Stock Exchange Archives have an important role as a memory center, a source of information and a ‘monitoring tool thal is needed in every company in carrying out several activities and mating decisions. The process of presenting information requires good systems and procedures in the field of archiving so that the leadership can make decisions and plan policies to be taken for the progress of the company. Mor this reason, the purpose of this study was to determine the implementation of archive administration and all the obstacles faced by the Employee Cooperative of the Jakarta Stock Exchange. The method of data collection in the preparation of the Final Project is the method of observation, interviews, and literature study with the analytical method in the form of qualitative descriptive analysis, namely the method of data analysis without wing statistical analysis. Archive administration at the PT Bursa Ffek Jakarta Employee Cooperative is done manually. in this study, the Implementation of Archive Administration at the Employee Cooperative of the Jakarta Stock Exchange has been computerized manually so that it can minimize the use of paper and errors in entering the archived data of the letter. In practice, there is an imbalance m the number of members in each section of staff in the administration of the archives of the PT Bursa Efek Jakarta (JSX) Employee Cooperative archive. Keywords: Administration, Archives, and Cooperatives DAFTAR ISIE Lembar Judul Tugas Akhir.. Lembar Pemyataan Keaslian Tugas Akhit s Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Tmiah.. Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir. Lembar Konsultasi Tugas Akhir Lembar Konsultasi Tugas Akhit KataPengantar...... Abstrak..... Daftar Isi... Daftar Gambar ...... Daftar Tabel Daftar Lampiran. Daftar Simbol. BABI DAHULUAN, 1.1 Latar Belakang 1.2 Perumusan Masalah.,. 1.3 Tujuan dan Manfaat. 1.4 Metode Pengumpulan Data 1.5 Ruang Lingkup.... 1.6 Sistematika Penulisan.. BABIL LANDASAN TEORI 2.1 Administrasi ‘ 2.1.1 Pengertian Administrasi Secara Umum 2.1.2 Pengertian Administrasi Menurut Para Abii 2.1.3 Fungsi Administrasi 2.14 Ruang Lingkup Administresi engertian Arsip Secara Umum Jenis Arsip.... Peran Arsip... Fungsi Arsip Surat Masuk. Surat Keluar. 2.3 Koperasi 23.1 Pengertian Koperasi 2.3.2 Jenis Koperasi 2.33 Prinsip Koperasi... 2.34 Fungsi Koperasi Bab 10 PEMBAHASAN sewsesnsesen wee SNebuet eae e ii iii iv Vi vii Vili 3.1 Tinjauan Umum Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakaria, 23 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Koperasi Karyawan PT Bursa Bfek Jakarta (BES 3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Koper Efek Jakarta (BEJ). 3.2 Kegiatan Usaha Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) q — 26 3.3 Hasil Penelitian sis iB 3.3.1 Prosedur Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) sand 3.3.2 Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) 33 3.3.3. Kendala dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) Ao i 39 3.3.4 Solusi dalam Pelaksanaan Administrasi Arsip Divisi Toko Koperasi Keryawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ).....39 BabIv PENUTUP..... 4 4.1 Kesimpulan. 4 4.2 Saran... 2 DAFTAR PUSTAKA............ 4 DAFTAR RIWAYAT HIDUP 46 SURAT KETERANGAN PKL........ 47 LAMPIRAN-LAMPIRAN .. 48 xi DAFTAR GAMBAR Gambar ILL. Struktur Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta Gambar 111.2 Flowchart Administrasi Arsip Surat Masuk Divisi Toko. Gambar 1113 Flowchart Administrasi Arsip Surat Keluar Divisi xii DAFTAR TABEL ‘abel IIL.1 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Masuk Divisi Toko.. Tabel 111.2 Jumlah Penerimaan Arsip Surat Keluar Divisi Toko. DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Al Data Wawancara dengan Narasumber... 50 Lampiran A2 Form Dokumentasi . Lampiran A3 Form Observasi Lampiran BI Contoh Surat Keluar ..... Lampiran B2 Contoh Surat Masuk Lampiran B3 Contoh Surat Masuk Lampiran B4 Bukti Wawaneara... Lampiran BS Proses Pelaksanaan Administrasi Ars Lampiran B6 Ruang Toko Koperasi ‘Lampiran B7 File Penyimpanan Arsip xiii DAFTAR SIMBOL NO. BENTUK SIMBOL ‘NAMA SIMBOL FUNGSISINBOL Terminal/Terminator Menyatakan pemuiaan (Start Mulai atau Akhir (End/Selesai) suaty kegiatan stau proses alur dokumen baik prosesnya dalam bentuk manual msupun yang sudah menggunakan siste mterkomputerisasi Proses Menyatakan andakan proses yang dilakukan oleh agian yang berwenang atas dokumen tersebut baik secara manual -maupun terkomputerisasi Menunjukkan sum _kondisi ‘ertentu dari dokumen yang akan diproses dengan menghasilkan dua Keputusan — jawaban: (1) Yalditerima untuk diproses lanjut, @) Tidak? Ditolak untuk dikembalikan kepadabagian yang menerima Menyatakan inpat berasal dart dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas 2 ees @ Eee Multi Dokumen Menyatakan input berasal dari beberapa dokumen dalam bentuk kkertas atau output dicetak ke kertas ‘Manual input Menyaiakan input dokumen yang dimasukkan secara mannal dari keyboardilembar kerja ke dalam komputer OMline-Storage fenyatakan data dalam simbol idisimpan dalam media tertentu. moe BABI PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Setiap perusahaan baik itu kecil maupun besar pasti memiliki tujuan tertentu yang harus dicapai, tetapi untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya tempat sebagai kantor untuk kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi- merupakan kegiatan yang cakupannya luas, biasanya kegiatan yang di lakukan administresi memiliki suatu hasil berupa surat, formulir dan laporan, Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai deri kegiatan yang kecil hingga besar. Arsip dapat diolah secara manual maupun canggih agar menjadi suata informasi yang dapat dipakai jika diperlukan nantinya, Jika arsip diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat ditemukan. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian suatu informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan maupun kebijakan sehingga tujuan yang ingin dicapai akan terwujud, Arsip merupaka Kegiatan yang penting selama perusahaan tersebut masih menjalankannya secara rutin maupun hanya pengembangan saja. Kegiatan administrasi yang terus menerus dilakukan mengakibatkan banyeknya sural yang harus di arsipkan oleh setiap organisasi maupun perusahaan tersebut. Arsip juga memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi sera alat pengawasan yang sangat dibutuhkan di setiap perusahaan dalam rangka melaksanakan beberapa kegiatan serta pengambilan Keputusan, Proses penyajian informasi membutuhkan sistem dan prosedur yang baik di bidang pengarsipan sehingga pimpinan dapat membuat keputusan maupun mereneanakan kebijakan yang t akan di ambil untuk kemajuan perusahaan tersebut. Arsip sebagai alat bantu komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Arsip juga menyediakan bahan pertanggung jawabanhukum. Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal inj menyebabkan banyak volume arsip yang dihasilkan selama proses pelaksanaan kegiatan administrasi, Arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan Kebutuhan dari kegiatan tersebut, mulai dari arsip surat, formulir, dokumen, film, rekaman suara dan Jain sebagainya, Koperasi Karyawan pada PT Bursa efk Jakarta (BEJ) menggunakan model pengarsipan secara elektronik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan kebutuhan pegawai masing-masing Kehidupan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari arsip. Tetapi terkadang dalam suatu perusahaan sistem administrasi arsip masih di pandang remeh, mereka beranggapan bahwa pekerjaan tersebut dapat di kerjakan dengan begita mudahnya sehingga banyak perusahaan yang menyerahkan urusan kearsipan kepada orang-orang yang bukan di bidangnya sehingga pekerjaan tersebut terkesan tidak sempuma, Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan ‘menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik membahas lebih lanjut dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “Pelaksanaan Administrasi Arsip pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ)”. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas yang telah di uraikan maka yang menjadi rumusan masalah dari penelitian ini antara lain: 1, Bagaimana prosedur administrasi arsip di Koperasi Karyawan PY Bursa Etek Jakarta? Bagaimana pelaksansan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta? 3, Apa kendala dalam pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta? 4. Bagaimana solusi yang harus di lakukan dalam peleksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta? 13. Tujuan dan Manfaat ‘Tujuan dan manféat penelitian ini antara lain, 13.1 Tujuan Penelitian Tujuan penulisan ini adalah 1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan administrasi arsip di Kopemsi Karyawan PT Bursa Bfek Jakarta, 2. Untuk mengetahui pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakara 3. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan administrasi asip di Kopersasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, 4. Untuk mengetahui solusi dalam pelaksanaan administrasi arsip di ‘Koperasi ‘Karyawan PT Bursa Efek Jakarta, 13.2 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini, antara lain: 1. Bagi penulis, Bermanfuat sebagai sarana pengembangan wawasan seria pengalaman yang sangat membantu penulis dalam merealisasikan antara teori yang didapet dari perkuliahan dengan teori maupun praktek yang ada dilapangan, khususnya mengenai pelaksanaan administrasi arsip. 2. Bagi pembaca Bermanfaat sebagai memberikan wawasan dan pengetahuan, disamping itu juga sebagai bahan bacaan dan rujukan bagi pembaca tentang pelaksanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BE), 3. Bagi Perusahaan Penulisan ini dapat dijedikan sebagai bahan informasi dan pertimbangan atau sebagai masukan bagi perusahaan Kkhususnya dalam pelakasanaan administrasi arsip di Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BI 1.4 Metode Penelitian Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, maka penulis melakukan kegiatan pengumpulan informasi maupun data sebagai berikut: 1.4.1 Metode Pengumpulan Data 1, Pengamatan Langsung (Observasi) Dalam metode ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara pengamatan secara langsung terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan sepala jenis kegiatan pekerjaan yang ada di Kantor Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ) untuk mengumpulkan beberapa data yang berkaitan dengan objek penelitian. 2. Wawancara Dalam metode wawancara ini, penulis memperoleh data dan informasi langsung dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap muka secara Jangsung antara penulis dengan narasumber, 3. Studi Pustaka ‘Metode ini digunakan sebagei pendukung dan penunjang dari data yang telah ada serta sebagai bahan perbandingan, Penulis juga melakukan pendekatan dengan referensi buku-buku di perpustakaan yang mengacu pada bidang yang berkaitan dengan objek penulisan. 1.4.2. Metode Analisis Data Adapun tahapan analisis dalam penelitian ini sebagai berikut: 1, Reduksi data Yaitu memeriksa kelengkapan data yang digunakan untuk mencari kembali data_yang dibutuhkan dengan melakukan pengumpulan seeara observasi, ‘wawancara langsung, dan dokumentasi, 2. Penyajian data Yaitu suata kegiatan dalam pembuatan laporan dari hasi penelitian yang telah dilakukan oleh penulis agar data yang telah dikumpalkan dapat dipahami dan dianalisis sesuai dengan tujuan yang diinginkan, Penulis melakukan peayajian data yang berkaitan mengenai dokumen yang di butuhkan dalam pelaksanaan administrasi arsip Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BE). 3. Analisis data Yaitu suatu proses pemodelan data dengan maksud menemukan informasi yang berguna, serte menginformasikan kesimpulan dalam mengambil keputusan. Dalam analisis data ini penulis menggunakan metode analisis deskriptif kualitati€. 4. Penarikan kesimpulan Yaitu suatu usaha mencari untuk memshami makna atau alur sebab akibat. Penulis akan mengambil penarikan kesimpulan setelah memahami dan ‘menelaaah mengenai pelaksanaan administrasi arsip Koperasi Karyawan PT ‘Bursa Efek Jakarta (BEI). 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Dalam penulisan ini difokuskan pada pelaksanaan administrasi arsip periode Januati-Maret 2022. Penelitian ini akan membahas tentang prosedur, pelaksanaan, kendala dan solusi administrasi arsip surat masuk dan surat Keluar divisi toko pada Koperasi Karyawan PT Bursa Efek Jakarta (BEJ), mulai dari proses penerimaan administrasi surat, penginputan data , pengarsipan surat oleh administrasi, dan spesifikasi atau pengelompokan surat tersebut. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penyusunan ini dimaksudkan untuk mempermudah pembaca dalam menguasai kasus yang hendak dibahas serta disajikan secara pendek dan ringkes disusun dalam 4 (empat) bab yang terdiri atas = BABI PENDAHULUAN Bab pendahuluan ini memaparkan secara umum kasus yang ‘akan dibahas olch penulis dengan mendeskripsikan latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan. BAB IL LANDASAN TEORI Bab landasan teori ini penulis hendak membahas mengenai dasar ulasan yang berisi tentang teori-teori umum kajian yang mendukung penelitian ini, BABII BABIV PEMBAHASAN Bab pembahasan ini penulis akan melakukan pembahasan yang terkait dengan sejarah perusahaan, struktur serta susunan kerja organisasi dan disertai dengan pembahasan yang terkait dengan judul penelitan, PENUTUP Dalam bab penutup ini berisi tentang kesimpulan atau rangkuman dari hasil penelitian dan saran dari penulis untuk perusahaan UNIVERSITAS BABIL LANDASAN TEORI 2.1 Administrasi 21.1 Pengertian Administrasi Seeara Umum Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari Bahasa Inggris ‘administration, dengan bentuk infinitifnya to administer yang diartikan sebagai to ‘manage (mengelola), Administrasi juga dapat berasal dari Bahasa Belanda administratie, yang memiliki pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari kegiaian organisasi, manajemen sumber daya (Marliani, 2018) Dari pengertian tersebut, administrasi mempunyai pengertian dalam arti sempit dan arti yang Iuas, Dalam arti sempit administrasi sering diartikan dengan kkegiatan ketatausahaan, Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjsan Pengendalian informasi, Tata usaha juga sering diartikan sebagai kegiatan yong erkaitan dengan tulis menulismencatat, menggandakan, menyimpan, atau yang dikenal dengan clerical work (Rahman, 2017). Administrasi dalam arti luas diartikan sebagai kerjasama._Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan ‘kerjasama yang dilakukan manusia ‘atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan, Kerjasama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang socara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama 10 Dengan uraian pengertian administrasi diatas maka, penulis dapat ‘menyimpulkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausabaan yang ditakukan secara bersama-sama schingga mencapai tujuan yang diharapkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi 2.12 Pengertian Administrasi Menurut Para Abli Beberapa pendapat para ahli tentang administra’ dalam arti kerjasama (Mariani, 2018) adalah sebagai berikut 1, Herbert Simon mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. 2. Dwight Waldo memberikan definisi administrasi sebagai daya upaya yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. 3. Dimock mengatakan bahwa administrasi adalah suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki oleh masyarakat melalui pemerintah, dan cara mereka ‘memperolehnya. 4, Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari beberapa pengertian administrasi menurut para abli maka, penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang atau beberapa kelompok dalam sebuah perusahaan aiau organisasi yang memiliki tujuan yang sama untuk diwujudkan. 2.1.3 Fungsi Ad asi Fungsi administrasi sebagai berikut (Zainuri, 2021) Planing atau perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dan juga merupakan persiapan dalam kegiatan administrasi, dan dianggap svarat mutlak bagi setiap organisasi atau lembaga baik perorangan maupun kelompok. Fungsi perencanaan yang mencakup berbagai kegiatan seperti menentukan kebutuhan, diikuti dengan penentuan strategi pencapaian tujuan, yang kemudian dilajutkan dengan penentun program guna melaksanakan strategi pencapaian tujuan tersebut. Rancangan yang disusun dalam konteks pendidikan meliputi: a. Perumusan tujuan yang hendak dicapai b. Penentuan bidang atau fungsi unit sebagai bagian-begian yang akan melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan cc. Menelapkan jangka waktu yang diperlukan . d. Menetapkan metode atau cara mencapai tujuan ¢, Menelapkan alat yang dapat dipergunakan untuk meningkaikan efesiensi pencapaian tujuan, f. Merumuskan rencana evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat pencapaian tujuan. 8 Menctapkan jumlah dan sumber dana yang diperluken, Pengorganisasian Pengorganisasian adalah aktivitas penyusunan, pembentukan hubungan kerja antara orang-orang atau organ-organ sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau penyusunan bagian-bagian yang terpisah sehingga terjadi suatu kesatuan dan tindakan untuk meneapai tujuan tersebut, Dalam langkah pengorganisasian ini, ada dua hal pokok yang menjadi perhatian a. Penciptaan mekanisme atau tata kerja, seirama dengan pola struktur organisasi yang dibuat ditetapkan b. Penentuan dan pendistribusian kerja yaitu, penyebaran dan pembagian tugas’ pekerjaan sekaligus pelaksanaan-pelaksanaan beserta kewenangan dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh masing-masing anggota/ staf pengurus organisasi 3. Actuation Fungsi Penggerakan atau Actuation. Aktuasi artinya menggerakkan orang-orang dalam organisasi agar mau bekerja dengan penuh kesadaran secara bersama- sama mencapai tujuan vang diharapkan 4. Controlling atau Pengawasan Pengewasan merupakan kegiatankegiatan dan tindskantindakan untuk mengamankan rencena dan keputusan yang telah dibuat alau yang sedang dilaksanakan. 2.1.4 Ruang Lingkup Administrasi Administrasi merupakan kesatuan aktivitas dalam suatu organis lingkup administrasi (Mujiati, 2020) adalah’ 1. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tyjuan agar nanti bisa digunakan jika diperlukan. 13 2. Meneatat, yaitu kegistan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, atau dikirim. 3. Mengelola, yaitu menganalis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau yang sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpun. 4. Menyimpan, yaitu kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai care untuk nantinya digunakan kembali jika diperlukan, 5. Mengirim, yaitu kegiatan berbagi data atau file ke pihak tain baik dari dalam organisast ataupun dari luar organisasi 2.2.1 Pengertian Administrasi Arsip

    Anda mungkin juga menyukai