Laporan Praktikum K.Perkantoran

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG
PROGRAM VOKASI DIPLOMA 1

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PERKANTORAN & EKSPOR
IMPOR
LAPORAN PRATIKUM MATA KULIAH

Komunikasi Perkantoran
PERIODE SEMESTER GENAP 2022/2023
Disusun oleh :
NAMA : TIARA SURYA PUTRI

NIM : 521074
Juni
2022
1
LEMBAR PENGESAHAN

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PERKANTORAN & EKSPOR IMPOR
PRATIKUM MATA KULIAH KOMUNIKASI PERKANTORAN

BULAN JULI TAHUN 2022
Disusun oleh :
Tiara Surya Putri

NIM : 521074
Malang, 29 Juni 2022

Telah diperiksa dan disetujui oleh
Dosen Pembimbing
Mata Kuliah Komunikasi Perkantoran
Indria Nur, S.pd

NIP. 19940423.201212.7.054
2
LEMBAR PERSETUJUAN

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PERKANTORAN & EKSPOR IMPOR
PRATIKUM MATA KULIAH KOMUNIKASI PERKANTORAN

BULAN JUNI TAHUN 2022
Disusun oleh :
Tiara Surya Putri

NIM : 521074

Telah diperiksa dan disetujui oleh
Ketua Kelas
ADHANA MILYYA NI’MAH

NIM. 521093
3
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum, Wr.Wb.
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segalala rahmat serta hidayah-Nya, sehingga
penyusun dapat menyelesaikan laporan pratikum untuk mata kuliah Komunikasi
Perkantoran.
Penyusun mengulas beberapa materi mengenai materi tentang beberapa tentang
Komunikasi Perkantoran yang digunakan dalam dunia kerja. Dalam laporan ini juga ada
beberapa catatan dan pembahasan tugas dalam pengerjaannya hingga dapat memudahkan
pembaca dalam memahami isi laporan.
Penyusun menyadari masih banyak kekurangan yang memerlukan koreksi. Oleh
karena itu, kritik dan saran dari semua pihak yang sifatnya membangun akan penyusun terima
sebagai refrensi. Penyusun mengharapkan laporan pratikum ini dapat berguna dan bermanfaat
bagi siapa daja yang membacanya khususnya mahasiswa.
Wassalamu’alaikum, Wr. Wb
Tiara Surya Putri
4
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................................ii
LEMBAR PERSETUJUAN................................................................................................iii
KATA PENGANTAR..........................................................................................................iv
DAFTAR ISI.........................................................................................................................v
ISI LAPORAN
1. Pengertian Komunikasi Perkantoran..........................................................................6

2. Implementasi Komunikasi Perkantoran di lingkungan masyarakat............................15
3. Alat Komunikasi Perkantoran. ..................................................................................20
4. Cara dan Fungsi Alat Komunikasi Perkantoran.........................................................25
5. Sosial Media Sebagai Alat Komunikasi.....................................................................30
6. Elektronik Mail / E-mail............................................................................................38
7. Surat Resmi dan Surat Pribadi...................................................................................41
8. Format Surat Resmi dan Surat Pribadi.......................................................................46
SURAT PERNYATAAN.....................................................................................................49
5
Pertemuan Ke :…1…………………..............…………. Paraf :………………..................…………
Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :
1. Komunikasi Perkantoran
A. Pengertian
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin “communicates” atau “communicare”, dalam bahasa inggris
berarti “to impart or share” yang berarti menyampaikan atau mambagi. Selanjutnya komunikasi telah
banyak didefinisikan oleh para ahli dalam kaliamat yang bervarian. Dibawah ini beberapa definisi
komunikasi yang dikemukakan oleh para ahli :
1. McKee, A
Komunikasi adalah tindakan menyampaikan pesan dari satu orang atau kelompok untuk orang atau
kelompok lain.
2. Boddy, D.
Komunikasi adalah pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol dan tindakan untuk
mencapai pemahaman bersama
3. Luthans, F., Doh, J.P.
Komunikasi adalah proses proses mentransfer makna dari pengirim ke penerima.
4. Mejia, L.R. G., dan Balkin, D.B.
Komunikasi adalah proses transmisi informasi yang berarti dari satu pihak ke pihak lain melali
penggunaan simbol-simbol bersama. Komunikasi akan berhasil apabila makna dipahami bersama.
5. Hitt, M.A., J.S., dan Poter, L.W.
Komunikasi adalah proses mentransfer informasi, makna dan pemahaman dari pengirim ke penerima
Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-
macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikas itu sekaligus tercangkup
penyalinan secara cermat gagasan- gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga
tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.
6
Pertemuan Ke :……………………..............…………. Paraf :………………..................…………
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Terdapat empat fungsi komunikasi terhadap administrasi kantor. Diantaranya yaitu

fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Berikut penjelasan
mengenai keempat fungsi tersebut.
1) Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol

karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia harus
melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi
dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol perilaku karyawan,
misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lamban atau lelet, teman yang lain
akan melakukan komunikasi atas dasar ketidak puasan mereka dengan kinerjanya, baik
berupa menjauhi, atau mengejek secara langsung bahwa yang bersangkutan bekerja
terlalu lambat.
2) Fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan

dengan cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya
dilakukan melalui pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai
apa yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang
sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya. Motivasi tersebut dapat berupa
memberikan kata-kata yang dapat membangkitkan semangat kerja, pemberian
insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi,

memberikan kenaikan pangkat atau apapun yang dapat meningkatkan kinerja para
pekerja.
3) Fungsi emosi, salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi dengan
lingkungan sosial. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah komunikasi dimana
masing-masing anggota dapat menyampaikan emosinya, baik emosi positif maupun
emosi yang negatif. Emosi yang negatif misalnya frustasi atau tidak puas dengan
pekerjaan yang dikerjakannya, tidak puas dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan
pelayanan manajemen yang diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang mengandung
hal negatif bagi organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti penyampaian dari
emosi yang membangun yang harus dikelola untuk kemajuan perusahaan, misalnya
dengan kepuasan karena dilayani dengan baik dalam bekerja, diperhatikan oleh atasan,
gaji yang mencukupi dan hal-hal lain yang mengandung hal positif bagi organisasi.
7
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
4) Fungsi informasi, fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang
dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternatif pilihan yang ada,
individu atau organisasi akan lebih mudah dalam mengambil keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk
memberikan informasi kepada seluruh elemen kantor. Informasi yang diberikan sebaiknya harus
berdasarkan fakta, transparan dan memberikan manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.
B. Unsur, Proses Dan Prinsip Komunikasi Kantor

Unsur-unsur merupakan bagian yang penting (harus ada) dalam sebuah proses tertentu. Unsur juga
disebut dengan komponen, yang dengan komponen lainnya dapat menghasilkan wujud suatu barang
atau jasa. Berbekal pengertian tentang komunikasi, maka unsure komunikasi dapat diartikan sebagai
bagian yang harus ada dalam sebuah proses penyampaian pesan antara pihak komunikator dengan
komunikan yang memiliki tujuan tertentu. Komunikasi hanya bisa terjadi kalau di dukung oleh unsure-
unsur komunikasi.
Unsur-unsur komunikasi, yaitu:
1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (source)
Komunikator adalah orang yang mengkomunikasikan/menghubungkan suatu pesan kepada orang

lain. Sumber (source) adalah asal dari suatu ide/pendapat: misalnya diri kita, kejadian, lembaga,
perusahaan)
2. Pesan (message) Gagasan, perasaan, pendapat yang sudah dituangkan dalam suatu bentuk,
dan melalui lambing diteruskan kepada komunikan.
3. Saluran (media) komunikasi Saluran (media) adalah sarana untuk menyalurkan pesan
4. Penerima pesan (receiver) atau komunikan Komunikan adalah orang yang menerima pesan
5. Umpan baik (feed back)
6. Pengaruh atau Efek
 Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari

komunikator (membawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) dengan
menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses
berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut :
8
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
1. Komunikator
Komunikator (sender) yang mempunyi maksud tertentu berkomunikasi dengan orang lain dengan cara
mengirimkan suatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol atau lambang.
2. Pesan
Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikator yang dibawa melalui suatu media baik
secara langsung ataupun tidak langsung. Media adalah alat yang menjadi penyampaian pesan dari
komunikator ke komunikan.
3. Komunikan
Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang
diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
 Prinsip komunikasi merupakan penjabaran lebih jauh dari hakikat, definisi, dan karakteristik
komunikasi. Macam-macam prinsip komunikasi:
1. Komunikasi dan Konteks
Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu, Pengaruh konteks waktu dan konteks sosial
terlihat pada suatu keluarga yang tidak pernah tersenyum atau menyapa siapapun pada hari biasa,
tetapi mendadak menjadi ramah pada hari lebaran.
2. Komunikasi adalah paket isyarat
Ketika berbicara jarang kita melihat orang yang diam dengan tatapan mata kosong dan tangan yang
diam, pasti setiap orang jika berbicara gerakan tangan dan tatapan mata berubah-ubah senada dengan
apa yang dia bicarakan. Salah satu contoh nya adalah seorang penyiar radio.
3. Komunikasi mencakup dimensi isi dan hubungan
Pada komunikasi massa dimensi merjujuk pada isi pesan sedangkan diemensi hubungan merujuk pada
unsure-unsur lain, termasuk juga jenis saluran yang digunakann untuk menyampaikan pesan.
4. Komunikasi itu bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah
Banyak masalah atau konflik yang disebabkan oleh masalah komunikasi. Namun komunikasi bukanlah
panasea(obat mujarab) untuk menyelesaikan masalah atau konflik itu, karna persoalan atau konflik
tersebut mungkin berkaitan dengan masalah structural.
9
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
5. Komunikasi bersifat irrebesible
Pesan yang disampaikan berulan-ulang dapat dikatakan sebagai redunansi murni. Entah, bagaimana
penanggulangan dapat anda lakukan dari awal namun awal yang kedua selalu tidak sama dengan awal
yang pertama. Sekali pesan dikirimkan maka pesan itu tidak akan pernah kembali anda hanya
mungkin mengulangi pesan ini.
6. Komunikasi adalah proses transaksional
Model komunikasi tradisional merupakan salah satu model-model komunikasi dimana didalamnya
terjadi proses yang berkesinambungan. Proses berkesinambungan ini artinya adalah terus menerus
baik dalam pengiriman atau penerimaan pesan. Proses ini biasanya di sebut dengan episode
komunikasi yang dilakukan secara Continou atau terus-menerus.
C. Jenis-jenis Komunikasi Kantor

1. Komunikasi atas ke bawah
Salah satu jenis komunikasi kantor yang pertama adalah komunikasi yang bisa disebut dengan
komunikasi atas ke bawah, atau komunikasi top down. Komunikasi ini menunjukkan dua hal, yaitu
bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan struktural yang lebih tinggi daripada penerima pesan.
Dengan kata lain, komunikasi ini layaknya komunikasi antara bos dan bawahannya. Komunikasi atas
ke bawah banyak ditemui dan sering dilakukan berkaitan dengan komunikasi yang mengandung
perintah, evaluasi dan lain sebagainya, yang dilakukan oleh komunikator yang biasanya
berkedudukan sebagai direktur, kepala bidang, dan lain sebagainya. Intinya, selama komunikator
memiliki hubungan struktural yang lebih tinggi daripada komunikan, maka saat itulah komunikasi
atas ke bawah terjadi.
2. Komunikasi bawah ke atas
Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap sebagai lawan dari komunikasi yang pertama.
Komunikasi yang kedua, seperti judulnya, adalah komunikasi bawah ke atas. Komunikasi bawah ke
atas juga bisa disebut dengan komunikasi bottom up. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang
dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan struktural lebih rendah dibandingkan dengan
komunikannya, seperti antara anggota tim dengan ketua tim, direktur dengan kepala bidang dan lain
sebagainya. Biasanya komunikasi ini berisi laporan pertanggungjawaban, laporan pelaksanaan
Halaman: 5
kegiatan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya.
10
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
3. Komunikasi vertical
Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung komunikasi bawah ke atas ataupun komunikasi atas ke
bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah ke atas dan komunikasi atas ke bawah
terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu yang berdekatan. Pada praktiknya, hampir selalu komunikasi
ini terjadi karena biasanya komunikasi atas ke bawah atau sebaliknya akan segera direspons oleh
komunikan yang sedang diajak bicara. Komunikasi vertikal merupakan salah satu jenis komunikasi yang
banyak terjadi di dalam sebuah kantor, oleh karena itu komunikasi yang satu ini menempati posisi
tersendiri sebagai salah satu di antara jenis komunikasi besar yang terjadi di sebuah kantor.
4. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan komunikan yang
secara struktural memiliki kedudukan yang sama. Dengan kata lain, baik komunikator dan komunikan
memiliki hubungan sebagai rekan kerja, entah posisinya sebagai antar pegawai, pegawai kebersihan,
penerima tamu, dan lain sebagainya. Komunikasi horizontal oleh karenanya tidak mengandung unsur
perintah ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang terlibat dalam suatu
pembicaraan, sekaligus juga tidak memberikan hak komunikator untuk menyuruh komunikan yang dia
ajak bicara karena posisinya sama-sama setara.
5. Komunikasi lisan
Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan dengan media lisan alias melalui percakapan secara
langsung antara komunikator dan komunikan yang diajak bicara dalam suatu komunikasi tertentu.
Komunikasi lisan merupakan jenis komunikasi yang didasarkan pada media penyampaian pesan
tersebut, yang dalam hal ini adalah pada bentuk lisan yang dimiliki oleh komunikasi ini. Komunikasi
lisan adalah salah satu jenis komunikasi kantor yang paling banyak dilakukan sehari-hari karena sifatnya
yang fleksibel dan bisa dilakukan oleh hampir semua orang dan tentunya memberikan feedback yang
memiliki kekhasan, yaitu adanya dimensi ikatan personal yang bermain di antara komunikasi lisan, baik
bernilai positif ataupun negatif.
6. Komunikasi tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media tulisan oleh para
komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada komunikan yang mereka miliki. Komunikasi tulisan
biasanya banyak dilakukan pada mereka yang sangat sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk
mengomunikasikan suatu gagasan pada khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.
11
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
7. Komunikasi koordinasi
Jenis komunikasi berikutnya adalah komunikasi yang didasarkan pada sifat dari komunikasi tersebut.
Dalam hal ini, komunikasi koordinasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan untuk melakukan
koordinasi, biasanya dilakukan oleh orang yang memiliki kedudukan lebih tinggi, akan tetapi tidak
menutup kemungkinan juga bisa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama
seperti dalam komunikasi horizontal.
8. Komunikasi organisasi pada khalayak
Komunikasi organisasi pada khalayak adalah salah satu jenis komunikasi yang digunakan dalam
berhubungan dengan kelompok lain yang ada di luar barisan organisasi tersebut. Secara sederhana,
dapat dikatakan merupakan sebuah komunikasi yang dilakukan oleh kantor pada masyarakat atau
kelompok lain yang ada di luar anggota kantor tersebut.
9. Komunikasi khalayak pada organisasi
Sementara komunikasi organisasi pada khalayak berarti kantor yang berbicara pada khalayak, pada
jenis komunikasi khalayak pada organisasi ini, sebaliknya, kantorlah yang berperan sebagai
komunikan dan menerima pesan yang berasal dari khalayak luas tersebut. Komunikasi ini dapat pula
dianggap sebagai komunikasi pasif, dalam arti kantor merupakan pihak yang menerima pesan dan
bukan berperan sebagai komunikator.
10. Komunikasi motivasi
Komunikasi motivasi adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk memotivasi
anggota kantor tertentu agar mau dan bisa bekerja keras dengan lebih optimal. Komunikasi motivasi
biasanya dilakukan oleh ketua atau atasan kepada bawahannya supaya mereka bisa mengeluarkan
semua kemampuan yang mereka miliki dalam pekerjaan yang mereka miliki. Dengan demikian, tugas-
tugas yang dimiliki oleh subjek tersebut akan berhasil dikerjakan dengan baik. Agar komunikasi
komunikasi berjalan dengan efektif, komponen komponen komunikasi yang digunakan dalam suatu
komunikasi motivasi harus dipetakan dan dimanfaatkan dengan benar.
11. Komunikasi laporan
Komunikasi ini adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan hasil
pekerjaan atau hasil kegiatan dan berbagai hasil aktivitas pekerjaan lainnya pada orang lain yang
bertindak sebagai atasannya. Dengan komunikasi laporan, atasan bisa mengetahui apakah pekerjaan
bisa dilakukan dengan baik, apakah acara berlangsung dengan baik dan lain sebagainya. Dengan
demikian, kantor atau organisasi kantor bisa menjadikan laporan tersebut sebagai dasar keputusan
pada saat berikutnya.
12
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
12. Komunikasi rapat
Komunikasi rapat, pada dasarnya sesuai namanya, adalah komunikasi yang dilakukan di dalam rapat.
Dengan kata lain, komunikasi ini merupakan jenis komunikasi yang didasarkan pada tempat
komunikasi tersebut berlangsung dan bukan pada siapa yang berbicara dan siapa yang mendengarkan
pembicaraan tersebut. Komunikasi rapat berlangsung hampir setiap hari tergantung seberapa sering
kantor melakukan rapat tertentu.
13. Komunikasi instruksi
Komunikasi instruksi merupakan salah satu bagian dari komunikasi top down yang bertujuan untuk
memberikan perintah pada bawahan dari atasan tertentu. Dengan komunikasi instruksi maka
bawahan bisa mengetahui apa saja yang perlu mereka lakukan pada saat tertentu dan atasan bisa
mengontrol apa saja yang mereka kerjakan apakah sesuai dengan instruksi atau tidak. Instruksi jug
merupakan salah satu bentuk fungsi komunikasi dalam organisasi.
D. Manfaat dalam Komunikasi Kantor

1) Meminimalisir Potensi Timbulnya Konflik
2) Kondisi emosional yang fluktuatif juga mempengaruhi mood dan perasaan seseorang tersebut
ketika berkomunikasi. Oleh karena itu, pastikan komunikasi yang Anda lakukan secara efektif
sehingga bisa menghindari hal- hal tersebut.
3) Mendorong Keterlibatan Karyawan Lain
Adanya komunikasi yang efektif dapat memicu banyak teman-teman kantor Anda untuk terlibat
dalam sebuah proyek besar atau apapun karena semua bisa saling memahami satu sama lain.
4) Hubungan Dengan Klien Semakin Positif
Jika Anda bekerja di kantor yang berhadapan langsung dengan klien atau pelanggan, tentu
komunikasi efektif mesti jadi aspek utama dalam melakukan rutinitas di sana.
5) Etos Kerja yang Lebih Produktif
Komunikasi efektif secara tidak langsung akan membentuk tim untuk lebih produktif dan mendorong
setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat.
13
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
E. Sarana-sarana dalam Komunikasi Kantor

1) Surat
Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam komunikasi kantor.
2) Telepon
Telepon adalah media komunikasi audio yang banyak digunakan sebagai sarana/alat komunikasi
kantor. Karena telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dan efisien untuk
mempecepat dan mempermudah pekerjaan kantor.
3) Tatap Muka Langsung/Pertemuan
Pertemuan adalah jenis media komunikasi audio visual dalam media komunikasi kelompok yang
bersifat langsung. Pertemuan merupakan media yang sangat penting dalam kantor untuk mewujudkan
saling pengertian antar pegawai kantor baik secara vertical maupun horizontal.
14
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
2. Implementasi Komunikasi Perkantoran di lingkungan masyarakat

A. Komunikasi Sosial Budaya
Masyarakat Indonesia sejak dulu sudah dikenal sangat heterogen dalam berbagai aspek, seperti adanya
keberagaman suku bangsa, agama, bahasa, adat istiadat dan sebagainya. Di lain pihak, perkembangan
dunia yang sangat pesat saat ini dengan mobilitas dan dinamika yang sangat tinggi, telah menyebabkan
dunia menuju ke arah “desa dunia” (global village) yang hampir tidak memiliki batas-batas lagi
sebagai akibat dari perkembangan teknologi modern, khususnya teknologi komunikasi. Dengan
teknologi komunikasi interaksi dan pertukaran informasi menjadi mudah dan cepat. Kendala geografis
sudah tidak menjadi persoalan. Setiap orang dengan mudah mengakses informasi yang asalnya dari
berbagai tempat di berbagai belahan dunia. Berbarengan dengan pertukaran informasi tersebut, terjadi
pula proses pertukaran nilai-nilai sosial budaya.
Oleh karenanya masyarakat (dalam arti luas) harus sudah siap menghadapi situasi- situasi baru dalam
konteks keberagamaan kebudayaan atau apa pun namanya. Interaksi dan komunikasi akan melibatkan
orang-orang dari berbagai latar belakang sosial budaya. Dalam berkomunikasi dengan konteks
keberagaman latar belakang sosial budaya, sering kali menemui masalah atau hambatan-hambatan
yang tidak diharapkan sebelumnya. Misalnya saja dalam penggunaan bahasa, lambang- lambang, nilai
atau norma-norma masyarakat dan lain sebagainya
Tema pokok yang membedakan studi komunikasi sosial budaya dari studi komunikasi lainnya ialah
derajat perbedaan latar belakang, pengalaman sosial budaya antara komunikator dan komunikan. Se-
bagai asumsi dasar adalah bahwa di antara individu-individu dengan kebudayaan yang sama umumnya
terdapat kesamaan (homogenitas) yang lebih besar dalam hal latar belakang pengalaman secara
keseluruhan dibandingkan dengan mereka yang berasal dari kebudayaan berlainan. Perbedaan-per-
bedaan kebudayaan antara para pelaku komunikasi ini serta perbedaan lainnya, seperti kepribadian
individu, umur, penampilan fisik, menjadi permasalahan inheren dalam proses komunikasi. Dengan
sifatnya yang demikian, komunikasi sosial budaya dianggap sebagai perluasan dari bidang-bidang
studi komunikasi manusia, seperti komunikasi antar pribadi, komunikasi organisasi dan komunikasi
massa.
Dalam perkembangannya teori komunikasi sosial budaya telah menghasilkan sejumlah definisi.
Komunikasi antarbudaya adalah komunikasi yang terjadi di antara orang-orang yang memiliki
kebudayaan yang berbeda (bisa berbeda ras, etnik, atau sosio ekonomi , atau gabungan dari semua
perbedaan ini. Kebudayaan adalah cara hidup yang berkembang dan dianut oleh sekelompok orang
serta berlangsung dari generasi ke generasi (Tubbs, Moss:1996).
15
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Berdasarkan beberapa definisi tersebut, dapat dibuat simpulan pengertian komunikasi sosial budaya,
ialah proses komunikasi yang melibatkan orang-orang yang berasal dari lingkungan sosial budaya yang
berbeda. Komunikasi sosial budaya terjadi ketika dua atau lebih orang dengan latar belakang sosial
budaya yang berbeda berinteraksi. Konsekuensinya adalah terjadinya interaksi nilai dan norma yang
saling berbeda sehingga berpotensi mengganggu keefektifan komunikasi.
Nilai adalah prinsip-prinsip etika yang dipegang dengan kuat oleh individu atau kelompok sehingga
mengikatnya dan lalu sangat berpengaruh pada perilakunya. Nilai berkaitan dengan gagasan tentang
baik dan buruk, yang dikehendaki dan yang tak dikehendaki. Nilai membentuk norma,yaitu aturan-
aturan baku tentang perilaku yang harus dipatuhi oleh setiap anggota suatu unit sosial sehingga ada
sanksi negatif dan positif. Norma sendiri ada berbagai tingkatan, yaitu:
(1) Adat istiadat (folkways), misalnya cara makan dan cara berpakaian; (2) mores, yaitu sistem aturan
tidak tertulis; dan (3) hukum (law) yakni sistem atura tertulis dan perlang- garnya bisa dipenjarakan.
Norma sosial budaya adalah ketentuan baik dan buruk yang dipakai sebagai acuan manusia dalam
berinteraksi di lingkungan sosial budaya. Apabila tindakan sesuai dengan norma sosial budaya, maka
tindakan itu dikategorikan baik. Norma sosial budaya tersebut merupakan kesepakatan yang telah
dibakukan atau dilembagakan. Norma sosial budaya dapat diganti dengan norma yang baru, apabila
didukung oleh kesepakatan yang baru pula. Norma sosial budaya yang telah berjalan dalam waktu yang
cukup lama, menjelma menjadi adat istiadat atau tradisi.
Ada satu budaya adat orang Jawa yang terkenal yaitu budaya mangan ora mangan waton ngumpul.
Ungkapan tersebut menunjukkan betapa orang Jawa menghargai pentingnya hidup rukun, persahabatan,
pergaulan, atau perjumpaan antar manusia. Adanya adat istiadat yang tidak tertulis ini, menjadi sebab
mengapa orang Jawa pada umumnya hidup tenang dan bebas dari ketegangan. Dalam kehidupan sehari-
hari, setiap kesempatan digunakan untuk memelihara silahturahmi di antara kerabat maupun kawan.
Berkunjung ke tempat saudara atau teman lama tidak pernah dilewatkan, apalagi bila sudah lama tidak
bertemu. Mengunjungi teman atau tetangga yang kesusahan selalu di- usahakan. Melawat kenalan yang
mengalami musibah atau orang meninggal merupakan kewajiban tak tertulis.
D. Implementasi Teori Komunikasi Sosial Budaya

Setiap manusia hidup dalam suatu lingkungan sosial budaya tertentu. Setiap lingkungan sosial budaya
itu senantiasa memberlakukan adanya nilai-nilai sosial budaya yang diacu oleh warga masyarakat
penghuninya. Dengan demikian pola perilaku dan cara berkomunikasi akan diwarnai oleh keadaan,
nilai, kebiasaan yang berlaku di lingkungannya. Melalui suatu proses bela- jar secara
berkesinambungan setiap manusia akan menganut suatu nilai yang diperoleh dari lingkungannya.
16
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Oleh karena setiap individu memiliki lingkungan sosial budaya yang saling berbeda dengan yang
lain, maka situasi ini menghasilkan karakter sosial budaya setiap individu bersifat unik, khusus, dan
berbeda dengan orang lain. Meskipun berasal dari keluarga yang sama, karakter seseorang tidaklah
sama persis dengan anggota keluarga lainnya karena lingkungan sosial tidak terbatas pada keluarga,
melainkan mencakup teman sebaya, masyarakat, sekolah, media massa, dan sebagainya.
Budaya dan komunikasi tak dapat dipi- sahkan oleh karena budaya tidak hanya menentukan siapa
bicara dengan siapa, tentang apa, dan bagaimana orang menyandi pesan, tetapi juga makna yang ia
miliki untuk pesan dan kondisi-kondisinya untuk mengirim, memperhatikan dan menafsirkan pesan.
Sebenarnya seluruh perbendaharaan perilaku kita sangat bergantung pada budaya tempat kita
dibesarkan. Konsekuensinya, budaya merupakan landasan komunikasi. Bila budaya beraneka ragam,
maka beraneka ragam pula praktik-praktik komunikasi.
Implementasi teori komunikasi sosial budaya diharapkan dapat mengembangkan tanggung jawab
sosial. Prinsip-prinsip komunikasi sosial budaya perlu diimplementasi- kan dalam kehidupan sehari-
hari agar ter- cipta keharmonisan dan integrasi berbangsa. Pada dasarnya semua komponen
masyarakat perlu memahami prinsip-prinsip komunikasi sosial budaya, namun salah satu pihak yang
dipandang memiliki posisi strategis adalah para pengelola media, para pemuka pendapat, dan
komponen sumber informasi lainnya. Dengan menerapkan teori komunikasi sosial budaya, sumber
informasi dan pengelolaan media dapat terpandu untuk mencintai kebajikan dan kebenaran.
Mengedukasi masyarakat dengan konten informasi yang dikemas secara independen dan transparan,
mengutamakan kebenaran, dan menghargai perbedaan latar belakang sosial budaya.
Tujuan kajian tentang komunikasi sosial budaya adalah untuk mengantarkan kepada suatu
kompetensi pengetahuan bahwa perbedaan latar belakang sosial budaya dapat mengakibatkan kurang
efektifnya proses komunikasi. Dengan studi ini tidak hanya menekankan bagaimana orang yang saling
berbeda latar belakang sosial budaya dalam berbicara, tetapi bagaimana mereka bertindak antar orang
dan bagaimana mereka mengikuti aturan-aturan terselubung yang mengatur perilaku anggota
masyarakat yang memiliki acuan nilai sosial dan budaya saling berbeda. Dengan menerapkan prinsip
komunikasi sosial budaya diharapkan:
(a) memahami bagaimana perbedaan latar belakang sosial budaya mempengaruhi praktik
komunikasi; (b) mengidentifikasi kesulitan- kesulitan yang muncul dalam komunikasi sosial budaya;
(c) meningkatkan keterampilan verbal dan nonverbal dalam berkomunikasi sehingga mampu
berkomunikasi efektif. Interaksi sosial di masyarakat merupakan suatu bentuk komunikasi yaitu
komunikasi antaindividu, anarkelompok, antar- masyarakat.
Di dalam komunikasi tersebut terdapat pembentukan (transformasi) dan pengalihan (transfer)

pengetahuan, keterampilan ataupun sikap dan nilai dari komunikator (pemuka pendapat, pengelola
media, indivudu) kepada komunikan (individu dan masyarakat) sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan.
17
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Pada hakikatnya komunikasi sosial budaya menjunjung tinggi asas kesetaraan antara komunikator
dan komunikan. Bah- kan adanya perbedaan latar belakang budaya antara komunikator dan
komunikan harus disikapi secara arif sehingga tidak timbul kesenjangan, tetapi justru dapat
memperka- ya pengalaman. Berdasarkan prinsip memak- lumi perbedaan latar belakang sosial budaya
ini, maka implementasinya dalam proses komunikasi dapat diuraikan berikut ini.
 Pertama, setiap individu memiliki nilai- nilai sosial budaya dan berhak menggunakan nilai-
nilai itu.Dalam hal ini komunikator dan komunikan yang saling berbeda latar belakang budaya, harus
bisa saling menghargai. Apabila terjadi perbedaan penafsiran dan pemaknaan atas lambang-lambang
tertentu, hal itu harus dimaklumi dan dipergunakan sebagai awal untuk saling berbagi pengetahuan
sehingga di kemudian hari dapat dilakukan komunikasi yang efektif, yang ditandai oleh adanya
kesamaan pengalaman dalam memberi arti simbol-simbol oleh komunikator dan komunikan.
 Kedua, setinggi interaksi sosial mengikuti pola komunikasi horizontal dua arah, bukan vertikal
satu arah. Setinggi horizontal, artinya posisi pihak-pihak yang berkomunikasi adalah sejajar.
Komunikasi dua arah, berarti komunikator mesti membangun sistem komunikasi dua arah dengan,
sehingga proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses ”berbagi”.
 Ketiga, empati merupakan kaidah emas untuk mengatasi ancaman kegagalan berkomunikasi
kaidah. emas mengasumsikan bahwa semua orang itu sama dalam hal memiliki perasaan. Semua
orang adalah sama dalam hal: ingin memperoleh kesenangan, keselamatan, keberhasilan,
kenyamanan, dan sebagainya. Dengan kata lain, kalau kita melakukan suatu tindakan, kita harus
selalu ingat, kalau kita tidak suka dipermalukan, maka semua orang juga sama: tidak berkenan apa-
bila dipermalukan. Oleh karena itu empati sangat penting untuk dikembangkan dalam proses
komunikasi di masyarakat.
Empati adalah memposisikan diri pada posisi orang lain. Empati menggambarkan pergeseran
perspektif dari kita pada pengalaman orang lain yang berbeda. Pergeseran perspektif ini sering kali
disertai dengan kesediaan berpartisipasi dalam pengalaman orang lain, paling tidak berperilaku yang
sesuai dengan pengalaman itu.
 Keempat, proses komunikasi tidak hanya mengajarkan pengetahuan, tetapi juga mendidik
nilai-nilai sosial budaya. Untuk mewujudkan komunikasi yang bermakna bagi pengembangan
manusia seutuhnya, maka dalam pertukaran informasi tidak hanya bermaksud transfer pengetahuan,
tetapi juga transfer nilai-nilai sosial budaya.
 Kelima, perlunya memahami karakteristik komunikan dan berusaha menyesuaikan cara

berkomunikasi dengan karakteristik komunikan tersebut. Komunikator yang baik dan memahami
karakteristik komunikannya agar ia sukses dalam melaksanakan perannya.
18
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
 Keenam, komunikasi sosial budaya sebagai proses pertukaran informasi secara terbuka.
Komunikasi secara terbuka diindikasikan oleh adanya peluang yang sama dari komunikator dan
komunikan untuk menyampaikan gagasan. Keefektifan komunikasi yang didesain secara terbuka
tersebut tergantung dari kedua belah pihak, namun, karena komunikator yang memegang kendali
maka tanggung jawab terjadinya komunikasi yang sehat, terbuka dan efektif terletak di tangan
komunikator.
19
Pertemuan Ke :…3…………………..............…………. Paraf :………………..................…………
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
3. Alat Komunikasi Kantor

A. Pengertian Alat Komunikasi
Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini. Peralatan
ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi dengan pegawai lainnya. Atau perusahaan berkomunikasi
dengan perusahaan lainnya. Karena sangat pentingnya alat komunikasi ini berada di kantor, maka tak
jarang setiap kantor memiliki lebih dari satu jenis alat komunikasi. Hal ini dikarenakan perusahaan
tidak ingin kehilangan pelanggan hanya karena komunikasi yang tidak lancar. Hal ini juga berlaku pada
pimpinan terhadap karyawannya.
Jenis peralatan komunikasi kantor sangat beragam dan terus berkembang pesat. Seperti contohnya,
pada zaman dahulu komunikasi dilakukan dengan menggunakan sarana surat menyurat namun semakin
berkembangnya teknologi maka surat beralih fungsi menjadi surat elektrik atau email. Maka dalam hal
ini akan dijelaskan beberapa alat komunikasi kantor.
B. Macam – Macam Alat Komunikasi Kantor
1. Surat
Surat merupakan alat komunikasi kuno yang masih dipakai hingga saat ini. Walau pun peran surat
semakin tergusur karena perkembangan teknologi, namun surat masih dipandang perlu untuk
digunakan. Pada saat ini surat sering dibutuhkan untuk mengaarkan informasi yang bersifat penting dan
rahasia.
Surat memiliki beberapa fungsi, adapun fungsi dari surat dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Sebagai wakil dan pengirim surat (wakil instansi)
Surat bisa dikatakan sebagai uta bagi sebuah organisasi, dalam hal ini surat bisa menujukkan
“kepribadian” suatu kantor. Hal ini dapat dilihat dari bahasa yang digunakan, kerapian hasil ketikan,
tata bahasa, bahkan amplop suratpun dapat “berbicara” menjelaskan jati diri kantornya kepada pihak
yang dituju. Maka selayaknya pegawai harus bisa menulis surat dengan menguasai seluk beluk
pembuatan surat.
b. Sebagai bahan pembukti
Surat dari suatu instansi juga dapat menjadi bukti bahwa kita pernah menjalin komunikasi kepada pihak
lain, untuk itu ketika ada surat masuk atau surat keluar maka perlu dicatat dengan baik menggunakan
buku agenda.
c. Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
20
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
d. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi
Semakin banyak arus surat masuk dan keluar pada suatu kantor maka dapat menjadi tolak ukur
banyaknya kegiatan yang dilakukan suatu instansi.
e. Sebagai sarana untuk memperpendek jarak
Tujuan utama dari komunikasi via surat adalah memperpendek jarak. Walaupun saat sudah banyak alat
komunikasi lain namun surat masih memiliki peranan penting dalam komunikas jarak jauh suatu
kantor, apalagi dengan adanya surat elektronik (email).
Selain itu, surat dapat dibedakan menurut jenisnya, yang akan diuraikan sebagai berikut :
a. Menurut sifatnya surat dibedakan menjadi :
1) Surat pribadi (prive)
Yaitu surat yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi ini dibedakan menjadi dua
yaitu surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan (surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb),
Surat pribadi yang bersifat setengah resmi (surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat
ijin tidak masuk sekolah, dsb).
2) Surat niaga
Yaitu surat yang dibuat oleh badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga. Surat
niaga dibedakan menjadi Surat permintaan penawaran, Surat penawaran, Surat pesanan, Surat
pengiriman barang, Surat pengakuan penerimaan pembayaran, Surat pengaduan, Surat keberatan,
Surat permintaan penangguhan pembayaran, Surat tagihan, Surat edaran, Surat promosi penjualan,
Surat telegram dan penegasannya.
3) Surat Dinas
Yaitu surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang berisi menyangkut soal kedinasan. Surat dinas
dapat dibedakan menjadi surat dinas swasta (surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian),
surat dinas pemerintah (surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran). Surat ini biasanya
ditulis dengan bahasa yang formal, singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
b. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dibedakan menjadi Kartu pos, Warkat pos, Surat bersampul, Nota,
Memorandum, Telegram, Telex
21
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
2. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk menghubungi relasi atau
langganan di luar perusahaan tersebut. Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang
artinya suara berhubungan. Jadi dapat dikatakan bahwa telepon adalah alat untuk penyampaian
informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dan berjarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun
ke luar kantor.
a. Telepon IP
IP (Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang menggunakan protokol internet dalam
pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat digunakan untuk memindahkan hubungan dalam hal
mengganti suara, mengirim fax, paket video, dan bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah
digunakan pada sistem telepon terdahulu. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk
mengirimkan data. Dalam perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja sama dengan
perusahaan telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T, perusahaan TV cabel, Internet Service
Providers (ISPs), dan operator layanan wireless.
b. Telepon Konfrensi
Panggilan konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah istilah yang digunakan untuk panggilan
telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Conference Call
memungkinkan pengguna telepon yang berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi.
Conference Call dapat diatur sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi saat
panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan tak bisa ikut berbicara.
Conference Call seringkali disebut ATC (Audio Tele-Conference).
c. Video Confrence
Conference call kini juga bisa menggunakan iPod dan jejaring sosial, yang menjadi bagian dari
perkembangan jenis baru dalam interaksi. Video streaming atau penyiaran dari conference call
memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses panggilan tanpa harus memencet nomor
telepon menuju bridge. Saat menggunakan teknologi video conference, penelpon dapat saling melihat
wajah masing-masing melalui layar televisi dan mendengar satu sama lain melalui sistem pengeras
suara.
22
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
C. Handphone
Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya digunakan
pada kantor atau rumah, maka maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun
mutlak diperlukan. Handphone wajib diguakan karena untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang
semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan.
Ponsel dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, yaitu :
1) Ponsel Bisnis
Ponsel jenis ini telah memiliki kemampuan yang tergolong ponsel pintar (smartphone). Beragai
aplikasi bisnis terdapat dalam ponsel ini dan dapat membuat pekerjaan kantor anda dapat dilihat dan
dikerjakan dalam sebuah ponsel.
2) Ponsel hiburan
Ponsel jenis ini merupakan ponsel berjenis multimedia, dimana semua aktivitas yang berhubungan
dengan musik, seni, foto, sosial dan lainnya dapat anda atasi dengan sebuah ponsel.
3) Ponsel fashion
Ponsel jenis ini lebih banyak mengandalkan tampilannya, dan dapat membuat pemiliknya sangat puas
meskipun dengan fitur yang terkesan sederhana. Tetapi dibalik itu semua, sebuah ponsel fashion dapat
berharga berkali-kali lipat dari harga ponsel tercanggih.
4) Ponsel standar
Ponsel jenis ini untuk anda yang menginginkan ponsel yang simpel, fitur yang disematkan dalam
ponsel ini merupakan fitur inti, tanpa teknologi baru yang ditambahkan.
D. Email
Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone email menjadi
alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah, cepat,
dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak secara bersamaan. Email dapat digunakan di berbagai
teknologi yang memiliki jaringan koneksi internet.
E-mail merupakan jenis program yang dapat mengirim surat, gambar, suara dan video secara
bersamaan dan dalam waktu yang singkat dengan biaya yang murah. Terdapat dua jenis alamat E-Mail
yang paling sering digunakan di dunia maya, email tersebut berasal dari GOOGlE dengan ekstensi
@gmail.com dan YAHOO dengan ekstensi @ymail.com.
23
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
E. Faximile
Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat
dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah
dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada
mesin fax yang dituju.
Faximile memiliki fungsi untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan
yang kita inginkan, untuk menerima informasi dari berbagai tempat. Apabila mesin faksimile itu
dilengkapi dengan sistem memori, maka faksimile dapat difungsikan untuk menyimpan
dokumen sampai dengan beberapa lembar, mencetak sampai beberapa lembar kopi, dan menyimpan
berbagai alamat.
F. Intercom/Aiphone
Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibutuhkan di perusahaan
yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti telepon, yang
membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena
biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.
Selain keenam alat komunikasi kantor diatas, terdapat juga alat komunikasi lainnya yang dapat juga
digunakan untuk melakukan hubungan komunikasi dengan pihak lain seperti Radio, Televisi, Majalah,
Koran, ataupun Media Sosial (Facebook, twitter, dll). Namun penggunaan media lainnya tidak atau
belum berpengaruh banyak terhadap perkembangan komunikasi di kantor.
Halaman: 19
24
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
4. Cara dan Fungsi Alat Komunikasi Kantor
 Penggunaan Alat – Alat Komunikasi Kantor
A. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE
a. Pengertian intercom/aiphone
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di
dalam.
b. Fungsi intercom
*Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
1. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak
lainnya
2. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
3. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
4. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

1. Sebagai media informasi
2. Sebagai media pengetahuan
3. Sebagai media hiburan
Cara mengoperasikannya
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
A. Intercom yang digunakan di kantor-kantor
1) Angkat gagang telepon
2) Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
25
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
3) Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
4) Lakukan pembicaraan
B. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
1) Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2) Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3) Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju
B. PENGGUNAAN TELEPON
a. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari
jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
b. Macam-macam pesawat telepon
Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah PMBX (Private Manual
Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator. PABX (Private
Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa
melalui operator
c. Cara penggunaan telepon
1. Penggunaan telepon untuk percakapan local
2. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international
C. PENGGUNAAN HANDPHONE
a. Pengertian handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun
tulisan.
b. Macam-macam merk handphone
1. Sony ericsson
2. Nokia
26
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
3. Motorola
4. Samsung LG
c. Cara menggunakan handphone
d. Cara mengirim berita
1) Tekan tombol yang dituju
2) Mulailah pembicaraan
3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
e. Cara menerima berita
1) Tekan tombol yes
2) Dengarkan pembicaraan
3) Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
f. Cara pengisian pulsa
Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan
pasca bayar dengan electronic.
D. PENGGUNAAN SWITCHBOARD
a. Pengertian switchboard
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-
sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke
tempat yang lain.
b. Macam-macam switchboard
1. Switchboard dengan system telepon kunci
2. Switchboard dengan system perburuan
27
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
c. Keuntungan dan kelemahan switchboard Keuntungannya
1) Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
2) Menghemat waktu, tenaga dan biaya
3) Dapat berhubungan dengan pihak luar Kelemahannya
1) Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
2) Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada
perusahaan tersebut
E. PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON
a. Pengertian penjawab telepon
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah
untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara
efektif dan efisien
b. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon
c. Keuntungannya
1) Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
2) Dapat merekam dari dua arah
3) Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
4) Dapat memanggil di mana saja kita berada
d. Kelemahannya
Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.
F. PENGGUNAAN TELEX
a. Pengertian telex
Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk
menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.
28
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
b. Bagian-bagian dan fungsi telex
Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim. Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts
mesin itu disusun.
Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan
c. Cara menggunakan telex
1. Kegiatan merekam
1) Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
2) Ketik naskah yang akan dikirim
3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
– Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.
– Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek
2. Kegiatan mengirim
1) Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
2) dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode
“0”
3) Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4) Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
5) Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
29
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
5. Komunikasi Melalui Teknologi dan Media Sosial (Sosial Media sebagai alat
komunikasi)
A. Etika Komunikasi Melalui Media Sosial

Dalam kehidupan bersosial di masyarakat, istilah etika dikaitkan dengan moralitas seseorang. Orang
yang tidak memiliki etika yang baik sering disebut tidak bermoral karena tindakan dan perkataan
yang diambil tidak melalui pertimbangan baik dan buruk. karena menyangkut pertimbangan akan
nilai-nilai baik yang harus dilakukan dan nilai-nilai buruk yang harus dihindari. Tidak adanya filter
pertimbangan nilai baik dan buruk merupakan awal dari bencana pemanfaatan media sosial.
Etika berkomunikasi dalam implementasinya antara lain dapat diketahui dari komunikasi yang
santun. Hal ini merupakan juga cerminan dari kesantunan kepribadian kita. Komunikasi diibaratkan
seperti urat nadi penghubung Kehidupan, sebagai salah satu ekspresi dari karakter, sifat atau tabiat
seseorang untuk saling berinteraksi, mengidentifikasikan diri serta bekerja sama. Kita hanya bisa
saling mengerti dan memahami apa yang dipikirkan, dirasakan dan dikehendaki orang melalui
komunikasi yang diekspresikan dengan menggunakan berbagai saluran, baik verbal maupun non-
verbal. Pesan yang ingin disampaikan melalui komunikasi, bisa berdampak positif bisa juga
sebaliknya. Komunikasi akan lebih bernilai positif, jika para peserta komunikasi mengetahui dan
menguasai teknik berkomunikasi yang baik, dan beretika. Etika berkomunikasi, tidak hanya berkaitan
dengan tutur kata yang baik, tetapi juga harus berangkat dari niat tulus yang diekspresikan dari
ketenangan, kesabaran dan empati kita dalam berkomunikasi. Bentuk komunikasi yang demikian
akan menghasilkan komunikasi dua arah yang bercirikan penghargaan, perhatian dan dukungan
secara timbal balik dari pihak-pihak yang berkomunikasi.
B. Peran Media Sosial Dalam Komunikasi Bisnis

Adapun peranan dari penggunaan media sosial didalam komunikasi bisnis menurut (Sitepu, 2018).
Diantaranya adalah :
1. Membangun Jaringan
Perkembangan Media Sosial di Indonesia berlangsung dengan sangat cepat, begitu juga pertumbuhan
ekonomi dan bisnis juga meningkat setiap tahunnya. Ketika pebisnis sudah mulai memiliki bisnis
yang berkembang, tentu sangat diperlukan jaringan yang luas untuk mengembangkan bisnisnya itu.
Disinilah semakin membuat komunikasi dapat dilaksanakan dengan lebih intens. Ketika komunikasi
dijalankan dengan intens, tentunya jaringan yang dibangun akan memiliki kekuatan yang cukup
untuk memperlebar area bisnis.
30
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
2. Menerima Informasi dari Konsumen
Pengaruh Budaya dalam Komunikasi Bisnis tentunya tidak bisa dilepaskan begitu saja, karena budaya
juga memiliki suatu ikatan didalam diri konsumen untuk menentukan barang atau produk yang akan
digunakannya. Misalnya saja di daerah Sumatera Utara yang memikili beragam budaya seperti budaya
karo, budaya melayu dan sebagainya tentunya akan mempengaruhi perkembangan bisnis. Ketika
pebisnis membuka bisnis fashion dibidang Melayu atau Karo, maka dapat dipastikan bisnis tersebut
akan berjalan dengan lancar. Disinilah penggunaan media sosial dilibatkan untuk menerima informasi
mengenai budaya, kesukaan, keinginan atau berbagai informasi lain dari konsumen. Contoh
penggunaannya seperti membuat jejak pendapat pada suatu aplikasi medsos.
3. Memperkecil pengeluaran
Dampak Negatif Dari Media Sosial pada bisnis hanya berupa rentannya transaksi uang disalah
gunakan atau rentannya konsumen menjadi korban penipuan. Sedangkan dampak negatif komunikasi
bisnis yang dilakukan secara konvensional seperti langsung mengunjungi kolega, langsung
mengunjungi konsumen dan sebagainya tentunya membuat pengeluaran atau biaya pemasaran menjadi
semakin besar. Ini berarti, ketika pebisnis mampu berbisnis dengan Etika Komunikasi di Media Sosial
yang baik dan benar, maka penggunaan media sosial dalam komunikasi bisnis menjadi salah satu cara
untuk memperkecil pengeluaran atau biaya pemasaran.
4. Menjadi Tempat Iklan
Penggunaan media sosial kini telah menjadi salah satu tempat iklan yang paling favorit. Selain karena
biayanya murah, iklan di Medsos juga lebih mampu untuk menjangkau konsumen dari berbagai
tempat dan usia. Hanya saja, iklan pada media sosial cenderung memiliki konten negatif ketimbang
iklan yang dilakukan pada media TV atau media cetak yang pemasangannya lebih diawasi. Iklan yang
kami maksud adalah iklan seharusnya tidak pantas untuk anak remaja seperti iklan game dewasa, iklan
produk kecantikan bagi wanita dewasa hingga iklan alat kontrasepsi yang menggunakan model
dewasa. Iklan ini tentunya memiliki Dampak Sosial Media terhadap Komunikasi Remaja Masa Kini.
5. Cocok Untuk Pebisnis Pemula
Komunikasi bisnis yang menggunakan media sosial sangat cocok untuk pebisnis dengan kategori
pemula hingga menengah. Ketika pebisnis pemula belum memiliki modal yang besar untuk
melakukan pemasaran, belum memiliki jaringan yang luas hingga belum memiliki konsep usaha yang
baik, maka dengan menggunakan media sosial semuanya menjadi terselesaikan. Penggunaan medsos
bagi pebisnis pemula bisa kita lihat, misalnya seorang pengguna facebook menawarkan berbagai
produk barang bekas, produk elektronik, produk makanan atau kue hingga produk fashion melalui
Timeline facebooknya, dan itu tidak dipungut biaya iklan.
31
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
6. Menciptakan Brand Awareness
Penggunaan medsos untuk menciptakan brand awareness sangatlah efektif untuk menyebarkan
informasi dari merk tertentu. Ini biasanya dilakukan ketika produk masih baru dan dalam tahap
promosi pada pebisnis yang ingin melihat tanggapan konsumen dan menginginkan agar konsumen
cepat mengetahui produk tersebut. Contoh untuk menciptakan brand awareness melalui media sosial
adalah dengan membuat berbagai postingan tentang sebuah produk secara berkesinambungan baik
dengan menggunakan medsos spesialis, komunitas atau grup medsos hingga membuat website berbasis
SEO atau search engine optimization.
7. Terhubung Langsung Dengan Konsumen
Komunikasi bisnis yang dijalankan dan dilakukan melalui media sosial, tentunya membuat pebisnis
langsung terhubung dengan konsumen. Pada tahap ini, pebisnis dan konsumen kemungkinan besar
akan memiliki alur komunikasi dari segala arah dan bukan hanya satu atau dua arah saja. Ketika
pebisnis sudah terhubung dengan konsumen, maka dengan Strategi Marketing Online yang baik,
pebisnis akan mampu mengubah opini, pandangan dan sikap konsumen.
8. Riset Pasar
Didalam komunikasi bisnis, riset pasar merupakan hal yang paling penting untuk mengetahui
keinginan dan kemauan konsumen. Itulah sebabnya kenapa media sosial juga dapat digunakan sebagai
alat untuk melakukan riset pasar pada berbagai tingkatan konsumen. Untuk melakukan riset pasar pada
media sosial cukuplah mudah, hanya dengan melakukan polling survey atau jejak pendapat, maka riset
pasar bisa didapatkan dengan mudah.
9. Mendapatkan Konsumen
Komuikasi Pemasaran Terpadu dalam dunia bisnis yang utama adalah untuk mendapatkan konsumen.
Nah dengan menggunakan media sosial, konsumen dengan mudah untuk didapatkan. Hal ini terjadi
karena promosi atau iklan yang dilakukan pada media sosial dapat disesuaikan dengan rentang usia,
jenis kelamin, wilayah domisili, wilayah penjualan hingga menggunakan fenomena viral atau trending
topic.
10.Penentuan Target
Aplikasi media sosial memiliki fitur targeting yang memunculkan berbagai informasi mengenai
konsumen yang kita jadikan target pasar. Hal ini tentunya sangat berpengaruh bagi keberlangsungan
bisnis.
32
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Contoh sederhanya ketika kamu memiliki bisnis fashion untuk anak remaja maka dengan
menggunakan aplikasi medsos twiter dan membuat #hastag misalnya #Fashionremajakekinian, para
remaja akan dengan mudah untuk melihat seluruh postingan kamu. Apalagi kalau #hastag kamu
menjadi viral atau tranding topic, dijamin konsumen kamu akan melimpah sesuai dengan target yang
ditentukan.
11. Lebih Efektif
Tahap-tahap Komunikasi pada dunia medsos merupakan Proses Komunikasi Efektif dijaman ini. Siapa
saja dan dimana saja dapat dengan mudah untuk saling bertukar informasi. Hal ini tentunya sangat baik
jika diterapkan dan digunakan dalam dunia bisnis. Perlu diingat bahwa sekarang ini, masyarakat
cenderung lebih suka berjelajah ria menggunakan smartphone, sehingga komunikasi menjadi lebih
efektif ketika pebisnis juga menggunakan media sosial.
12. Memperluas Pasar
Sekarang ini, pengiriman sebuah barang dari Sabang sampai Merauke semakin mudah dan hanya
membutuhkan waktu beberapa hari saja. Ketika pebisnis hanya memiliki toko di Aceh dan
menggunakan media sosial dalam mengembangkan bisnisnya, maka tidak mungkin pebisnis tersebut
akan mendapatkan pembeli berasal dari Jakarta atau Sulawesi atau bahkan dari Papua. Oleh sebab itu,
penggunaan media sosial dalam komunikasi bisnis tidak bisa terlepas dari pengaruh jasa pengiriman
atau ekspedisi. Atas dasar itu pula, area pasar dalam bisnis yang dilakukan akan semakin luas.
13. Langsung Mendapatkan Respon Konsumen
Ciri-ciri Media Sosial yang paling utama adalah berbasis pengguna. Karena berbasis pengguna, maka
penggunaan bisnis dalam komunikasi bisnis akan mempermudah pebisnis untuk mendapatkan respon,
umpan balik atau tanggapan dari konsumen. Respon atau feedback tersebut tentunya juga sangat
penting untuk mengembangkan bisnis dan mendapatkan kepercayaan dari konsumen lainya, karena
ketika konsumen A membeli barang dari pebisnis B dan memberikan respon atau feedback sangat
memuaskan, maka konsumen C, D, dan E tidak akan ragu untuk membeli barang dari pebisnis B.
14. Meningkatkan Pengunjung website
Dengan jaman yang semakin canggih terlebih lagi google menyediakan layanan AdSense yang juga
dapat memberikan pemasukan pundi-pundi dollar bagi orang-orang yang memiliki website,
penggunaan media sosial juga dapat digunakan untuk meningkatkan pengunjung website. Jadi
ibaratkan satu kali dayung dua – tiga pulau terlampaui. Artinya, proses perkembangan bisnis juga
semakin lancar, dan disisi lain pemasukan dari AdSense juga semakin meningkat.
33
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
15. Penyebaran Informasi Lebih Cepat
Pada tahun-tahun sebelumnya, proses penyebaran informasi tidaklah begitu cepat, hal ini tentunya juga
mempengaruhi bisnis. Namun kini penyebaran informasi menjadi sangat cepat. Bayangkan saja dalam
1 jam, suatu kejadian dapat langsung viral atau menjadi trending topic.
16. Melengkapi Kegiatan Pemasaran
Peran Komunikasi Pemasaran dalam bisnis sangatlah besar, itulah sebabnya perusahaan rela
mengeluarkan ratusan juta untuk melakukan pemasaran terhadap sebuah produk mereka. Jika biasanya
pemasaran menggunakan media TV, Radio atau media cetak seperti baliho, spanduk, poster, selebaran
hingga promosi di pusat perbelanjaan, maka pemasaran dirasa tidak lengkap tanpa penggunaan media
sosial dalam komunikasi bisnis.
17. Tidak Memiliki Batasan
Jika komunikasi bisnis yang dilakukan seperti iklan atau promosi melakui TV memiliki batasan, lain
halnya ketika menggunakan media sosial. Jika pada satu stasiun TV,dalam satu hari iklan hanya 20
kali, maka dengan menggunakan media sosial iklan tidak memiliki batasan penayangan dan
penyebaran. Terdapat ribuan grup didalam satu jenis media sosial yang dapat terus menerus digunakan
sebagai media promosi. Ini menunjukkan bahwa, selain murah dan mudah, media sosial juga dapat
digunakan setiap saat tergantung kebutuhan.
D. Strategi Komunikasi Melalui Media Sosial
Strategi komunikasi sendiri merupakan perpaduan dari perencanaan komunikasi dan manajemen untuk
mencapai suatu tujuan. Menurut (Yoni & Dkk, 2019) secara umum terdapat empat proses dalam
pembentukan strategi, yaitu:
a. Mendefinisikan problem atau peluang.
Pada langkah ini, organisasi melalukan analisis situasi. Organisasi menyelidiki dan memantau
pengetahuan, opini, sikap, dan perilaku pihak-pihak yang memiliki hubungan dan dipengaruhi oleh
kebijakan serta tindakan organisasi. Riset memiliki peran yang sangat penting dalam langkah ini.
dalam langkah ini, organisasi dapat menggunakan analisis SWOT (Strengths/kekuatan,
Weakness/kelemahan, Opportunities/peluang, dan Threats/ancaman) untuk mengetahui keadaan
organisasinya. Unsur Strengths dan Weakness merupakan unsur-unsur yang berasal dari dalam
perusahaan. Sedangkan Opportunities dan Threats dikaji dari lingkungan luar perusahaan.
34
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
b. Perencanaan dan pemrograman.
Informasi yang dikumpulkan melalui langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan-keputusan
yang terkait dengan organisasi dan publik. Organisasi juga merumuskan strategi untuk mencapai
tujuan, tindakan dan komunikasi, taktik, serta sasaran dari program yang direncanakan. Perencanaan
strategis melibatkan pembuatan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, mengidentifikasi
publik kunci, menentukan kebijakan atau aturan untuk memandu pemilihan dan penentuan strategi.
c. Mengambil tindakan dan berkomunikasi.
Langkah ketiga dalam proses ini adalah mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang
telah direncanakan untuk mencapai tujuan program.
d. Mengevaluasi program.
Langkah terakhir dalam proses ini yaitu melakukan penilaian atas persiapan, implementasi, hasil dari
program. Penyesuaian akan tetap dilaksanakan sembari program diimlementasikan dan didasarkan
pada evaluasi atas feedback mengenai bagaimana program tersebut telah berjalan.
E. Pengaruh Teknologi Komunikasi Dalam Masyarakat
Menurut (Perdana, 2013) terdapat 12 Pengaruh Teknologi Komunikasi Dalam Masyarakat.
1. Memudahkan Komunikasi
Suka tidak suka kehadiran teknologi sangat memudahkan dalam komunikasi. Kini setiap orang dengan
bantuan teknologi dapat berkomunikasi dalam waktu yang cepat dan juga tanpa ada batasan jarak.
2. Mempercepat Komunikasi
Jika dahulu dengan berkirim surat anda akan bisa mendapatkan balasannya paling cepat 2 minggu.
Kini ceritanya akan jauh berbeda, sebab dalam hitungan detik anda sudah bisa mendapatkan balasan
pesan jika berkirim pesan lewat sms.
3. Memudahkan Pekerjaan
Tidak dipungkiri jika kemudian komunikasi hadir dalam mempermudah pekerjaan.
4. Komunikasi Lebih Efisien , Jika dahulu komunikasi berjalan dengan sangat lambat dan hanya
bisa dilakukam face to face. Kini berkat teknologi semuanya jadi lebih mudah, anda bahkan bisa
melihat satu sama lain tanpa harus berdekatan. Jarak bukan lagi menjadi penghalang selama anda
menggunakan gawai yang canggih.
35
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
5. Peralatan Komunikasi Lebih Canggih
Hadirnya gawai dan peralatan komunikasi yang canggih tentunya dipengaruhi oleh perkembangan
kecanggihan teknologi. Saat ini ponsel yang dibandrol dengan harga 1 jutaan saja bahkan sudah bisa
mengaplikasikan teknologi yang canggih. Karena itulah kemudian kini banyak sekali beredar ponsel
dengan harga ekonomi namun dibalut dengan teknologi yang menjanjikan.
6. Akses Informasi Lebih Cepat
Dengan adanya perkembangan teknologi terutama penggunaan internet dalam komunikasi. Kini anda
bisa dengan mudah mendapatkan informasi dengan cepat.
7. Menghubungkan Banyak Orang
Ada banyak sekali kisah orang orang yang terputus kontak atau bahkan hilang kembali dapat bertemu
lewat jaringan komunikasi. Tentu saja hal ini merupakan sebuah keajaiban yang hanya bisa diberikan
oleh sentuhan teknologi dalam komunikasi. Kehadiran teknologi dalam komunikasi memungkinkan
banyak orang untuk dapat saling terhubung melalui media sosial, bahkan kita dapat mengenal banyak
orang dari berbagai belahan dunia. Tentu saja hal ini serupa dengan dunia berada dalam gengaman
anda sebagai pengaruh media baru dalam komunikasi .
8. Akses Tak Terbatas
Kini dimanapun anda berada dibelahan bumi manapaun tetap dapat berkomunikasi dengan keluarga
tanpa ada hambatan. Tentunya hal ini semakin mengikis jarak yang jauh jadi dekat dan yang dekat
bisa menjadi jauh. Pastinya teknologi memberikan pengaruh terhadap kemudahan dalam akses yang
tak terbatas bukan hanya mengenai informasi. Namun juga menghapus jarak yang jauh sehingga kini
dimanapun anda berada selama masih terjangkau sinyal provider maka jangan takut akan kehilangan
informasi.
9. Persaingan Di Bidang Teknologi Komunikasi
Tahukan anda bahwa perkambangan teknologi dalam komunikasi juga memunculkan persaingan.
10. Kemudahan Bertukar Informasi
Perkembangan teknologi komunikasi menyebabkan banyak sekali kemudahan dapat dirasakan oleh
manusia. Salah satunya adalah kemudahan untuk saling bertukar informasi.
36
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
11. Mendekatkan Jarak
Perkembangan teknologi dalam komunikasi mampu mengikis jarak antar belahan dunia. Anda
bahkan bisa tersa sangat dekat dengan saudara atau kerabat yang letaknya bisa jadi berada pada zona
waktu yang berbeda. Sehingga tentunyanya tidak akan ada hanbatan yang bisa dirasakan. Hanya saja
memang masih erbatas pada tidak adanya kemampuan untuk bersentuhan secara fisik, sebab hingga
kini masih belum ditemukan teknologi yang demikian.
12. Kecepatan perkembangan Dunia
Tentu saja dengan adanya teknologi komunikasi yang semakin berkembang menyebabkan kecepatan
dalam perkembangan dunia. Teknologi komunikasi yang berkemabang menyebabkan perkembangan
di berbagai bidang baik itu sosial, politik bahkan hingga ekonomi.
37
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
6. Surat Elektronik / E-mail
A. Pengertian Email
Email merupakan singkatan dari Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia Surat Elektronik, yaitu
surat yang pengirimannya menggunakan sarana elektronik yaitu dengan jaringan internet, dengan
surat elektronik atau email seseorang dapat mengirim naskah teks, gambar, atau bahkan mengirimkan
aplikasi atau file kepada seseorang yang tentunya juga memiliki email (surat elektronik) dalam waktu
yang sangat singkat.
B. Fungsi Email
1. Media komunikasi
Email atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum
(komunitas).
2. Media pengiriman
Dengan Email anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan
yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat Email, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu,
dengan menggunakan Email anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit
bahkan detik.
3. Efektif, efisien, dan murah
Melakukan pengiriman data melalui Email sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak
perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan.
Cukup melalui koneksi internet dan alamat Email, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan
dan tidak perlu biaya mahal.
4. Media promosi
Jika memiliki usaha di internet atau bisnis online, bisa mengirimkan promosi produk ke para
pelanggan dengan memanfaatkan daftar Email pelanggan yang ada.
5. Media informasi
Melalui Email, bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang diinginkan
dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang ditentukan.
38
Materi :………………………………............... Asisten

Pratikum:.............................................
……………………………………………......………………….
Asisten Jurusan :.............................................
6. Membuat blog atau website
Dengan Email bisa membuat blog dan website.
7. Sosial media
Dengan Email, bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan Email itu
sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.
D. Metode Pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang
kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Mulai dari surat elektronik dikirim
→ Internet → POP3 server penyedia surel penerima → mail client (di komputer si penerima) →
surat elektronik dibaca si penerima.
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan
penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka
itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita
kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang
sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkripsi) data dalam
surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).
E. Etika Penggunaan Email
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang
isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
1. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari
512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran
tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima.
Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan
tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
2. Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
3. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
4. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau
gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
39
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
5. dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain
lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
6. dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
tulisan aslinya.
7. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
8. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda
dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
40
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
7. Surat Resmi dan Surat Pribadi

A. Surat Resmi
Hakikat Jenis dan Format Surat
a. Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau
tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
b. Fungsi Surat
a. Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada

pembaca/penerimanya.Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua
arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat
juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca
pada surat kabar dan lain-lain).
b. Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk
menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
c. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat
dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
d. Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya
kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian,
surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-
kepentingan lain kelak kemudian hari.
41
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
d. Bagian-bagian surat
a) . Kepala Surat/Kop S. Tanggal Surat
b) . Lampiran Surat
c) . Hal atau Perihal
d) . Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
e) . Salam Pembuka
f) . Isi Surat
e. Isi surat
a) . Alenia Pembuka
b) . Alenia Isi
c) . Alenia Penutup
d) . Salam Penutup
e) . Pengirim Surat
f) . Tembusan Surat
B. Bahasa surat
1. Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata
gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-
kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. Mengapa, nanti, memberi, membuat.
a. Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:
1). Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
42
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
2). Kata Tidak Baku
Pebruari, formil, pertanggungan jawab, Nopember, prosen, fikir.
1. Kata Yang Lazim
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Misalnya:
Masukan bukan input,Suku cadang bukan sparepart,Peringkat bukan ranking
2. Kata Yang Cermat
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan

kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut
dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
a) Sesuai dengan
b) Bertemu dengan
c) Terbuat dari
d) Luput dari
4. Ungkapan Yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.Contoh:
1. Sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
2. Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan
orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya,
ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
43
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
C. Kerangka surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi. Dalam penulisan surat resmi, bahasa yang digunakan adalah bahasa indonesia
baku, yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
B. Surat Pribadi
1. Pengertian Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun kepada
lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi masalah-
masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.
Dalam penulisan surat pribadi, bahasa yang digunakan berbeda dengan surat resmi, jika surat resmi
menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, sesuai dengan EYD. Dalam penulisan surat
pribadi bahasa yang digunakan bebas dan sopan.
2. Unsur-unsur Surat Pribadi
Agar bisa membuat menulis surat pribadi dengan baik, ada baiknya memperhatikan sistematika dari
surat pribadi. Unsur-unsur surat pribadi secara umum terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Berikut
ini adalah sistematika penulisan surat pribadi.
a. Tempat dan tanggal pembuatan surat (contoh: Jakarta, 18 Juni 2013)
b. Alamat tujuan surat yang hendak dituju (contoh: Jumpa Sahabatku Riska di Kota Hujan)
c. Salam pembuka (contoh: Salam rindu,)
d. Paragraf pembuka
e. Isi
f. Paragraf penutup
g. Salam penutup
h. Nama pengirim dan tanda tangan
Di samping memahami sistematika penulisan surat pribadi, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan surat pribadi, antar lain:
44
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
- Pada penulisan tanggal surat, perlu mencantumkan nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat
itu ditulis. Penulisan tempat dan tanggal surat ditempatkan di bagian pojok kanan atas.
- Pada penulisan alamat surat, minimal nama orang yang hendak dituju dicantumkan. Bisa juga
diikuti dengan nama kota tempat tinggalnya atau sebutan untuk tempat tinggalnya.
- Pada penulisan pembuka surat, bisa dengan memakai sapaan khusus, seperti hai, halo, dan
sebagainya.
- Pada penulisan isi surat, bahasa yang digunakan bisa dengan bahasa sehari-hari, namun tetap
memperhatiakn etika dan santun dalam berbahasa kepada orang yang hendak dituju.
3. Langkah Penulisan Surat Pribadi
Berikut ini adalah langkah-langkah menulis surat pribadi.
a) Mencermati kerangka isi surat yang sudah disusun.
b) Mengembangkan kerangka isi menjadi surat dengan variasi susunan secara bebas.
c) Memakai ragam bahasa akrab.
d) Memakai ejaan dan tanda baca yang benar.
4. Manfaat Penulisan Surat Pribadi
a) Mengekspresikan berbagai perasaan.
b) Merupakan duta pribadi.
c) Ide bisa dikembangkan segamblang mungkin.
d) Kreativitas berbahasa bisa dikembangkan.
5. Yang termasuk surat pribadi adalah
a) Surat keluarga
b) Surat lamaran pekerjaan
c) Surat perijinan
45
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
8. Format Surat Resmi dan Surat Pribadi
A. Format surat dinas resmi
Surat dinas resmi berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga
atau instansi tertentu. Berikut contoh surat dinas resmi:
PEMERINTAH DAERAH KOTA BANJARNEGARA
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jl. Dr. Cipto No 8 Pekalongan 31945
Telp (...) Fax (...)
Banjarnegara, 13 Oktober 2021
Nomor:........
Lampiran:......
Perihal.......
Yth. Bidang Administrasi Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Banjarnegara
Banjarnegara
Dengan hormat,
Kami dari dinas pemerintahan akan menggelar (.....) dalam rangka (.....). Acara tersebut akan diselenggarakan
pada:
46
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
Hari/Tanggal:..........
Waktu:..............
Tempat:............
Acara:............
Mengingat pentingnya kegiatan ini, kami berharap bapak/ibu bisa menghadiri acara dengan tepat waktu.
Demikian surat ini dibuat, atas perhatian dan kehadiran bapak/ibu kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Pemerintah Kota Banjarnegara
...(Nama Pengirim)...
Tembusan:
(.....)
***
47
……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................
B. Format Surat Pribadi
Yogyakarta, 13 Oktober 2021
Putri Wulandari
Jln. Pasar Minggu, No. 35
Depok
Hei, apa kabar kamu, Put? Aku harap kamu baik-baik saja dan sehat selalu ya! Karena aku di sini juga
sehat dan baik-baik saja, Put.
Put, rencananya bulan depan aku mau pergi ke rumah tante aku yang ada di Samarinda. Kalau sempat,
aku bisa sekalian mampir ke rumahmu, ya. Boleh, kan? Boleh dong! Soalnya aku sudah kangen berat
sama kamu, Put. Tungguin aku yaa!!
Put, kamu masih pelihara kucing gak di rumah? Siapa tuh namanya? Wendy bukan? Aku dengar
Wendy baru lahiran ya? Hmmm jadi pengin nengok anak-anaknya, pasti pada lucu dan imut-imut
kayak aku, hehee.
Put, Udah dulu ya surat dari aku. Jangan lupa dibalas ya. Aku tunggu balasan kamu loh!
Dari sahabatmu,
Nur Lailatul
***
48
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : Tiara Surya Putri
NIM : 521074
Program Studi : Manajemen Perkantoran & Ekspor Impor
No. Tlp : 0881036557854
Menyatakan bahwa dengan ini saya, sebagai pratikan pratikum merangkum materi
pertemuan 1-10, telah mengumpulkan tugas mata kuliah pratikum pada hari Jumat tanggal 29
bulan Juni tahun 2022 dan menyatakan dengan sesungguhnya bahwa:
1. Bersedia dan sanggup menaati aturan-aturan yang berlaku pada mata kuliah pratikum
2. Bersedia dan sanggup melaksanakan tugas yang diberikan oleh dosen dengan sebaik-
baiknya.
3. Bersedia dan sanggup menerima sanksi atau peringatan apabila melanggaar aturan
yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada pratikum ini.
4. Bersedia mengulang mata kuliah pratikum jika saya tidak lulus pada mata kuliah
pratikum ini.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan tanpa ada tekanan dari
pihak manapun.
Tiara Surya Putri

NIM. 521074
49

Laporan Praktikum K.Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Praktikum K.Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

PROGRAM VOKASI DIPLOMA 1

LAPORAN PRATIKUM MATA KULIAH

NAMA : TIARA SURYA PUTRI

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

PRATIKUM MATA KULIAH KOMUNIKASI PERKANTORAN

Tiara Surya Putri

Malang, 29 Juni 2022

Indria Nur, S.pd

SEKOLAH TINGGI TEKNIK MALANG

PRATIKUM MATA KULIAH KOMUNIKASI PERKANTORAN

Tiara Surya Putri

Malang, 29 Juni 2022

ADHANA MILYYA NI’MAH

Malang, 29 Juni 2022

Tiara Surya Putri

1. Pengertian Komunikasi Perkantoran..........................................................................6

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

3. Luthans, F., Doh, J.P.

Komunikasi adalah proses proses mentransfer makna dari pengirim ke penerima.

4. Mejia, L.R. G., dan Balkin, D.B.

5. Hitt, M.A., J.S., dan Poter, L.W.

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

Terdapat empat fungsi komunikasi terhadap administrasi kantor. Diantaranya yaitu

1) Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol

2) Fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan

insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi,

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

B. Unsur, Proses Dan Prinsip Komunikasi Kantor

Unsur-unsur komunikasi, yaitu:

1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (source)

Komunikator adalah orang yang mengkomunikasikan/menghubungkan suatu pesan kepada orang

5. Umpan baik (feed back)

6. Pengaruh atau Efek

 Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

1. Komunikasi dan Konteks

2. Komunikasi adalah paket isyarat

3. Komunikasi mencakup dimensi isi dan hubungan

4. Komunikasi itu bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

5. Komunikasi bersifat irrebesible

6. Komunikasi adalah proses transaksional

C. Jenis-jenis Komunikasi Kantor

2. Komunikasi bawah ke atas

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

Materi :………………………………............... Asisten Pratikum :..............................................

……………………………………………......…………………. Asisten Jurusan :.............................................

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM :

8. Komunikasi organisasi pada khalayak

9. Komunikasi khalayak pada organisasi

10. Komunikasi motivasi