RANGKUMAN MATERI

Mata kuliah : General Project Plan

Disusun oleh :

Tiara Surya Putri NIM 521074

STT 04

1
 Daftar isi

BAB I………………………………………………………………………………4

Manajemen Proyek Sistem

Informasi.............……………………………………………………………………4

1.1 Pengertian Manajemen…………………………………………………………4

1.2 Pengertian Proyek………………………………………………………………4

1.3 Pengertian Manajemen Proyek…………………………………………………4

1.4 Kebijakan dan Perencanaan Proyek sistem

Informasi……………………………………………………………………………5

BAB II

Project Manajemen Knowledge Area………………………………………………6

2.1 Pengertian Project Management Knowledge

Area…………………………………………………………………………………7

2.2 Macam Macam Project Management Knowledge

Area………………………………………………………………………………….9

BAB III

Project Management Overview Case Study Project Charter Coaching

3.1 Tahapan
manajemen………………………………………………………………………………….10

3.2 Controlling ( pengendalian/pengawasan)

………………………………………………………………………………….11

BAB IV

Project Communication Management dan Menggunakan Dokumen Project

4.1 Pengertian Communication

Management………………………………………………………………………………….12

2
4.2 Proses
Komunikasi………………………………………………………………………………….12

4.3 Fungsi dan Tujuan Komunikasi Dalam

Manajemen………………………………………………………………………………….12

4.4 Unsur – Unsur

Komunikasi………………………………………………………………………………….13

4.5 Jenis – Jenis

Komunikasi………………………………………………………………………………….13

BAB V

Quality And Cost Management

5.1 Pengertian Biaya Menurut Para

Ahli………………………………………………………………………………….14

5.2 Pengertian Biaya Mutu (Quality Cost)

………………………………………………………………………………….15

5.3 Pengelompokkan………………………………………………………………16

BAB VI

Human Resources and Stakeholder Management

6.1 Project Stakeholder

Management………………………………………………………………………………17

6.2 Teknik Analisis

Stakeholder……………………………………………………………………………17

6.3 Model Klasifikasi

Stakeholder………………………………………………………………………………17

6.4 Stakeholder Proyek Sistem

Informasi………………………………………………………………………………….18

BAB VII

Communication Managemen Dan Menggunakan Documen Project..............................19

7.1 Pengertian Communication Managemen....................................................................20

3
7.2 Proses Komunikasi.........................................................................................................20

7.3 Fungsi Dan Tujuan Komunikasi Dalam Manajemen.................................................20

7.4 Unsur Unsur Komunikasi..............................................................................................20

7.5 Jenis – Jenis Komunikasi...............................................................................................20

BAB VIII

Project Life Cycle (PLC) Dan Software Development Life Cycle ( SDLC).....................21

8.1 Pengertian SDLC..............................................................................................................21

8.2 Fungsi SDLC.....................................................................................................................21

8.3 Tahapan SDLC..................................................................................................................21

BAB IX

Allocating Recource to The Project and Effective Program Management........................22

9.1 Pengertian Produktivitas..................................................................................................22

9.2 Faktor – Faktor Determinan Produktivitas....................................................................22

9.3 Peran Manajemen Sumber Daya Manusia, Pimpinan – Pimpinan Departemen, Badan
Legislatif dan Eksekutif dalam Peningkatan Produktivitas.................................................22

BAB X

THE DECIPLINE OF
EXECUTION...........................................................................................................................23

10.1 Teori Efektivitas Kerja.....................................................................................................23

10.2 Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja.............................................................24

10.3 Discipline Of Execution....................................................................................................25

4
 BAB I

Manajemen Proyek Sistem Informasi

1.1 Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari
organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan
mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan
dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.

1.2 Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan
secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga
manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan
kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

1.3 Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

1.4 Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

 Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat
diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan
sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya
(kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya.
 Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
• Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
• Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

5
• Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
• Menetapkan kendala proyek-proyek sistem.
• Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.
• Membuat laporan perencanaan sistem.
• Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :
• Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau
dari luar perusahaan (konsultan).
• Mengumumkan proyek pengembangan system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Tahapan yang dilakukan yaitu :
• Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
• Melakukan studi kelayakan.
• Menilai kelayakan proyek system.
• Membuat usulan proyek system dan meminta persetujuan manajemen.

6
 BAB II
Project Manajemen Knowledge Area

2.1 Pengertian Project Management Knowledge Area

Knowledge area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manager proyek
Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area) sering pula
disebut dengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah cakupan
bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek. Knowledge area
manajemen proyek merupakan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen
proyek.

2.2 Macam-Macam Knowledge Area

Project Managemet Knowledge Area terdiri dari :

a). Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Proses pada ruang lingkup manajemen meliputi:
• Plan Scope Management: Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek
didefinisikan, divalidasi dan dikontrol, serta bagaimana WBS didefinisikan.
• Collect Requirements: Pada tahap ini persyaratan rinci dari produk atau jasa akhir
dirakit dan diperinci.
• Define Scope: Membuat scope statement yang menjabarkan jastifikasi proyek,
penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan
jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS.
• Create WBS : Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverable yang
mudah di manage, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama.
• Validate Scope : Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal.
• Scope Control : Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek.

b). Time Management (Manajemen Waktu Proyek)

Proses pada time manajemen meliputi:

7
• Plan Schedule Management: Rencana Manajemen Jadwal berisi informasi seperti
bagaimana jadwal akan dibuat, siapa yang akan bertanggung jawab untuk itu.
• Define Activities: Mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus
dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-
produk proyek.
• Sequence Activities: Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara
aktivitas-aktivitas proyek.
• Estimate Activity Resources: Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan
(material), sumber daya manusia, perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap
aktivitas.
• Estimate Activities Durations: Memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
• Develop Schedule : Menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi
aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.
• Control Schedule : Mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal
proyek
c) Cost Management (Manajemen Biaya Proyek)
Proses pada cost manajemen meliputi:
• Plan Cost Management: Rencana Manajemen Biaya menetapkan hal-hal seperti
metodologi dimana anggaran proyek akan ditetapkan, kriteria untuk perubahan, dan
prosedur pengendalian.
• Estimate Costs: Membuat prakiraan biaya, dengan mempertimbangkan sumber daya,
tenaga kerja, bahan, peralatan, dan setiap item biaya lainnya.

d) Quality Management (Manajemen Kualitas Proyek)

Kualitas adalah salah satu dari tiga kendala waktu, biaya, dan ruang lingkup. Dengan
demikian, ketika membutuhkan kualitas yang lebih baik perlu memasukkan lebih banyak
waktu atau biaya. Proses pada quality manajemen meliputi:
• Plan Quality Management: Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang
sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.
• Perform Quality Assurance: Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan
pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan.
• Control Quality: Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi
yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengelimninasi penyebab kegagalan mutu.

e) Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia):

Proses pada human resource manajemen meliputi:

8
• Plan HR Management: Mengeidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang
dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab.
• Acquire Project Team: Menunjuk/ mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan proyek.
• Develop Project Team: Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi
dan kerjasama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.
• Manage Project Team: Mengelola project team dengan mengkoordinir dan
memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah
proyek.
f) Communication Management (Manajemen Komunikasi Proyek)
Proses pada manajemen komunikasi proyek meliputi:
• Plan Communication Management: Menentukan perencanaan komunikasi proyek
yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder, seperti surat edaran investor,
pembaruan kemajuan, perubahan proyek.
• Manage Communication: Selama pelaksanaan proyek, rencana komunikasi
dipraktekkan dan komunikasi dikelola secara aktif.
• Control Communication: Selama titik-titik status reguler, komunikasi proyek ditinjau
dan revisi rencana komunikasi dimulai.

g) Risk Management (Manajemen Resiko Proyek)

Plan Risk Management menentukan metode pendekatan perencanaan dan
pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan.
• Identify Risk: Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan
karakteristiknya serta mendokumentasikannya.
• Qualitative Risk Analysis: Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan
besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko.
• Quantitative Risk: Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko.
• Plan Risk Progress: Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak.
• Control Risk: Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi
munculnya risiko baru dan mengontrol dampaknya.

h) Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Proses pada manajemen pengadaan proyek meliputi:
• Plan Procurement Management: Rencana Pengelolaan Pengadaan mengidentifikasi
kebutuhan pengadaan luar proyek dan parameter di mana kontraktor akan diperoleh.

9
• Conduct Procurement: Proses ini melibatkan pembuatan pernyataan kerja, kerangka
acuan, permintaan proposal, dan semacamnya, serta meminta tanggapan dan memilih
vendor.
• Control Procurement : Selama pelaksanaan proyek, kontraktor harus dikelola dan
kontrak dimonitor untuk memberikan peringatan dini perubahan proyek.

i) Integration Management (Manajemen Integrasi Proyek)

. Proses pada manajemen integrasi proyek meliputi:
• Develop Project Charter: Membuat piagam proyek atau proyek definition.
• Develop Project Management Plan: Membuat perencanaan proyek, Ini adalah
dokumen panduan utama untuk manajer proyek dan hasil akhir dari fase perencanaan. Ini
digunakan untuk memastikan hasil yang sukses untuk proyek.
• Direct and Manage Project Work: Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek.
• Monitor and Control Project Work: Proses ini berisi pekerjaan yang diperlukan untuk
memantau proyek, melakukan analisis nilai yang diterima dan laporan status proyek, dan
mengidentifikasi potensi perubahan proyek.
• Perform integrated Change Control: Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur
kontrolperubahan. Apakah proyek membutuhkan formulir permintaan perubahan,
persetujuan sponsor proyek, dan administrasi lainnya.
• Close Project or Phase: Proses ini berisi tugas-tugas yang diperlukan untuk menutup
proyek, atau fase proyek.

10
 BAB III

Project Management Overview Case Study Project Charter Coaching

3.1 Tahapan manajemen

1. PLANNING (PERENCANAAN)

Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik danteratur untuk mencapai

tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu.

2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas padaorang yang terlibat

dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDMyang dimiliki.

3. ACTUATING (PENGGERAKAN)

Actuating adalah menggerakkan semua anggotakelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan
organisasi. Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah:

1.Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

2.Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf

3.Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan

4.Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf

5.Membuat organisasi berkembang secara dinamis

4. CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)

11
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas
organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perludapat mengadakan koreksi. Controlling
adalah proses memastikan pelaksanaan agarsesuai dengan rencana.

5. EVALUASI (EVALUATING)

Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatanatau program. Dalam
melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakupcapaian tujuan kegiatan, kinerja staff,
pengetahuan staff, efektifitas danefesiensi penganggaran dan proses kegiatan.

3.2 Project Management Skills

Untuk dapat mengimplementasikan kegiatan manajemen tersebut sesuaidengan fungsinya

masing-masing, maka diperlukan beberapa keahlianmanajemen(managerial skills) yang
diperlukan oleh setiap orang yang terlibatdalam organsasi.

12
 BAB IV

Project Communication Management dan Menggunakan Dokumen Project

4.1 Pengertian Communication Management

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari
seseorang ke orang lain. suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi, kalau tidak penyampaian
berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi.

4.2 Proses Komunikasi

Proses komunikasi di mulai pada saat sumber (pengirim pesan) mempunyai ide atau pesan ; kemudian
pada tahap pengkodean, sumber (pengirim pesan) menentukan cara penyampaian pesan pada
penerima. Pada tahap pengkodean, penerima pesan menerima dan menterjemahkan pesan yang
datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika penerima pesan dapat menerima dan menterjemah
isi pesan sesuai yang diinginkan oleh sumber (pengirim pesan).

4.3 Fungsi dan Tujuan Komunikasi Dalam Manajemen

a). Komunikasi menjalankan empat fungsi utama sebagaimana yang diutarakan oleh Stephen P.
Robbins (1996:5) yang telah diterjemahkan oleh Hadyana Pujaatmaka sebagai berikut:

1. Kendali

2. Motivasi

3. Pengungkapan emosional

4. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil
keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.

13
b). Curtis (1992:5) mengemukakan bahwa terdapat beberapa tujuan mengapa komunikasi terjadi di
dalam organisasi atau perusahaan: Give and Given Information (memberi dan di beri informasi)
Karyawan akan cenderung merasa lebih baik mengenai diri mereka sendiri jika mereka di beri
informasi dengan baik dan di beri jalan masuk menuju informasi tersebut Persuade Others
(mempengaruhi orang lain) Komunikasi berguna untuk merangsang minat, mengurangi permusuhan,
dan menggerakkan karyawan untuk melakukan suatu tugas atau mendidik perilaku.

4.4 Unsur – Unsur Komunikasi

Komunikasi mempunyai 3 unsur yaitu:

 Komunikator/ pengirim/ sender

 Komunikasi/ penerimaan/ receiver
 Saluran/ media/ chanel

4.5 Jenis – Jenis Komunikasi

Di bawah ini ada beberapa jenis-jenis komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari bebrapa segi:

1) Dari segi sifatnya:

a. komunikasi lisan komunikasi yang berlangsung lisan atau berbicara contoh persentase

b. komunikasi tertulis komunikasi melalui tulisan contoh email

c. komunikasi non verbal komunikasi yang tidak di bicarakan (tersirat) contoh seseorang yang
nerves (gemetar)

2) Dari segi arahnya

a. komunikasi ke atas komunikasi dari bawahan ke atasan

b. komunikasi ke bawah komunikasi dari bawahan ke atasan

c . komunikasi horizontal komunikasi ke sesama manusia/setingkat

d. komunikasi satu arah pemberitahuan gempa melalui BMKG ( tanpa ada timbale balik)

f. komunikasi dua arah berbicara ada timbale balik saling berkomunikasi

3) Menurut lawannya

komunikasi dengan lawan bicara yang sama banyaknya contoh: berbicara melalui telpon

14
komunikasi satu lawan banyak(kelompok) berbicara anytar satu orang dengan suatu kelompok contoh
satpam mengintrogasi maling, kelompok lawan kelompok berbicara antar suatu kelompok dengan
kelompok lain.contoh debat partai politik

4. Menurut keresmiannya:

a. komunikasi formal komunikasi yang berlangsung dengan resmi contoh rapat pemegang saham.

b. komunikasi informal komunikasi yang tidak resmi contoh berbicara dengan kawan.

BAB V

Quality And Cost Management

5.1 Pengertian Biaya Menurut Para Ahli

 Menurut Supriyono (1999:16)

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh
penghasilan atau revenue yang akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

 Menurut Henry Simamora (2002:36),

Biaya adalah kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa yang diharapkan
memberi manfaat pada saat ini atau di masa mendatang bagi organisasi.

 Menurut Mulyadi (2001:8),

Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi,
sedang terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.

 Menurut Masiyah Kholmi

Biaya adalah pengorbanan sumber daya atau nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk
mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberi manfaat di saat sekarang atau di masa yang
akan datang bagi perusahaan.

 Menurut Usry dan Hamer (1991:26)

Biaya adalah biaya merupakan suatu nilai tukar prasyarat atau pengorbanan yang dilakukan guna
memperoleh manfaat.

 Menurut Hernanto (1991),

15
Biaya adalah sejumlah uang yang dinyatakan dari sumber-sumber ekonomi yang dikorbankan (terjadi
atau akan terjadi) untuk mendapatkan sesuatu atau untuk mencapai tujuan tertentu.

5.2 Pengertian Biaya Mutu (Quality Cost)

Biaya mutu (Quality cost) adalah biaya yang bersangkutan dengan penciptaan,
pengidentifikasian,perbaikan dan pencegahan produk cacat. Biaya mutu diperlukan oleh manajemen
dalam melakukan perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan tentang mutu produk.

5.3 Pengelompokkan Biaya Mutu (Quality Cost)

Biaya mutu dapat dibagi menjadi empat kelompok:

1. Biaya pencegahan ( Prevention Cost )

Biaya yang dikeluarkan untuk mencegah terjadinya cacat dalam produk atau jasa yang dihasilkan oleh
perusahaa /biaya-biaya yang berhubungan dengan upaya pencegahan kegagalan internal maupun
eksternal. Contoh Biaya pencegahan adalah :

a.Perencanaan kualitas

Contohnya : biaya perencanaan mutu,

b. Tinjauan ulang produk baru ( New product Review )

Contonya: biaya pelaporan mutu , biaya penelaahan terhadap terhadap desain produk, gugus kendali
mutu (quality cicle).

c. Pengendalian Proses : Biaya –biaya inspeksi dan pengujian dalam proses untuk menentukan status
dari produk.

d. Audit kualitas : Biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi atas pelaksanaan aktivitas dalam
rencana kualitas secara keseluruhan.Contohnya : biaya rekayasa mutu

e. Pelatihan ; biaya –biaya yang berkaitan dengan penyiapan dan pelaksanaan program-program
pelatihan yang berkaitan dengan kualitas.Contohnya : biaya program pelatihan mutu

2. Biaya penilaian ( Appraisal Cost )

Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menentukan apakah produk & jasa sesuai ( derajat konformansi )
dengan persyaratan kualitas ( spesifikasi yang ditetapkan ).

Contoh biaya penilaian adalah :

a.Inspeksi dan pengujian kedatangan material

Contohnya : biaya pengujian bahan baku, biaya inspeksi pembungkusan, verifikasi pemasok,
pengujian dilapangan, biaya penilaian pemasok

b. Inspeksi dan pengujian produk dalam proses: biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi tentang
kesesuaian produk dalam proses terhadap persyaratan kualitas (spesifikasi) yang ditetapkan.

c. Inspeksi dan pengujian produk akhir: biaya-biaya yang berkaitan dengan evaluasi tentang
kesesuaian produk akhir terhadap persyaratan kualitas (spesifikasi) yang ditetapkan.

16
d. Audit kualitas produk

Contohnya biaya aktivitas pengawasan. Product Acceptance adalah pengambilan sampel dari satu
batch produk jadi untuk menentukan apakah produk dalam batch tersebut memenuhi mutu yang telah
ditetapkan.

e. Pemeliharaan akurasi ( ketepatan, ketelitian ) peralatan pengujian : biaya-biaya dalam melakukan

penyesuaian untuk mempertahankan akurasi pengukuran dan peralatan.

f. Evaluasi stok : biaya-biaya yang berkaitan dengan pengujian produk dalam penyimpanan untuk
menilai degradasi ( penurunan tingkat ) kualitas.

3. Biaya kegagalan intern ( internal failure cost )

Contohnya :

a. Scrap : biaya yang dikeluarkan untuk tenaga kerja, material dan overhead pada produk cacat yang
secara ekonomis tidak dapat diperbaiki kembali.

b. Pekerjaan ulang (rework): biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki kesalahan (mengerjakan
ulang) produk guna menentukan penyebab-penyebab kegagalan .

c. Analisis kegagalan (Failure Analysis): biaya yang dikeluarkan untuk inspeksi ulang dan pengujian
ulang produk yang telah mengalami pengerjaan ulang atau perbaikan kembali.

d. Inspeksi ulang dan pengujian ulang (reinspection and retesting) : biaya-biaya yang dikeluarkan
untuk inspeksi ulang dan pengujian ulang produk yang telah mengalami pengerjaan ulang atau
perbaikan kembali.

e. Down grading : selisih antara harga jual normal dan harga yang dikurangi karena alasan kualits.

f. Avoidable Process Losses : biaya-biaya kehilangan yang terjadi, meskipun produk itu tidak cacat.

4.Biaya kegagalan eksternal (eksternal failure costs) yaitu : biaya-biaya yang berhubungan dengan
kesalahan atau terjadinya ketidaksesuaian produk dengan spesifikasi mutu yang telah ditetapkan
namun sudah dapat ditemukan (dideteksi ) setelah produk sampai ke konsumen.

Contohnya :

a. Jaminan (Warranty): Biaya yang dikeluarkan untuk penggantian atau perbaikan kembali produk
yang masih berada dalam masa jaminan.

b. Penyelesaian keluhan (complaint adjustment) : biaya-biaya yang dikeluarkan untuk penyelidikan

dan penyelesaian keluhan yang berkaitan dengan produk cacat.

c. Produk dikembalikan (Returned Product) : biaya-biaya yang berkaitan dengan penerimaan dan
penempatan produk cacat yang dikembalikan oleh pelanggan.

d. Allowances : biaya-biaya yang berkaitan dengan konsesi pada pelanggan karena produk yang
berada dibawah standar kualitas yang sedang diterima oleh pelanggan atau yang tidak memenuhi
spesifikasi dalam penggunaan.

17
 BAB VI

Human Resources and Stakeholder Management

6.1 Project Stakeholder Management

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang
mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek.
Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak yang jelek terhadap kinerja
proyek seperti:

• Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil.

• Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi
risiko proyek.
• Tingginya konflik yang tidak teratasi.
• Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek.

6.2 Teknik Analisis Stakeholder

Berdasarkan PMBOK 5th Edition, langkah-langkah dalam melakukan analisis stakeholder adalah
sebagai berikut:

• Identifikasi semua stakeholder dan informasi yang terkait seperti peran, departemen,
kepentingan, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh.

• Analisis dampak atau dukungan potensial pada masing-masing stakeholder yang dapat
dikembangkan dan diklasifikasikan untuk pengembangan strategi.

• Menilai bagaimana stakeholder utama bereaksi atau merespon pada berbagai situasi untuk
merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka dalam meningkatkan dukungan mereka dan
mengantisipasi dampak negatif yang mungkin muncul.

18
6.3 Model Klasifikasi Stakeholder

Dalam melakukan analisis ini, terdapat berbagai model klasifikasi, yaitu:

• Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan
hasil / outcome proyek.

• Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh / keterlibatan mereka
dalam proyek.

• Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan

kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak terhadap proyek (rencana – pelaksanaan).

• Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat

kepentingan, dan legitimasi.
6.4 Stakeholder Proyek Sistem Informasi

• yang mendefinisikan isu-isu bisnis yang sering

memiliki pengaruh signifikan pada proyek

• yang harus merencanakan, memotivasi mengatur,

dan mengontrol para praktisi yang melakukan pekerjaan perangkat lunak

• yang memberikan ketrampilan teknis yang

diperlukan tim (Analis Sistem, Desainer Sistem, Programmer)

• yang menentukan kebutuhan perangkat lunak yang

akan direkayasa dan pemangku kepentingan lain yang memiliki kepentingan terhadap hasil proyek

• yang berinteraksi dengan perangkat lunak setelah

perangkat lunak tersebut dikeluarkan untuk digunakan.

19
 BAB VII

Communication Managemen Dan Menggunakan Documen Project

7.1 Pengertian Communication Managemen

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke
orang lain. suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi, kalau tidak penyampaian berita tadi
menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi. Namun
demikian, komunikasi dalam kenyataannya tidak seperti yang dikatakan tersebut.

7.2 Proses Komunikasi

Proses Komunikasi dalam Manajemen Berangkat dari paradigma Lasswell, Effendy (1994:11-19)
membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:

1. Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang
kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai
media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal
(kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu
menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
2. Proses komunikasi sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada
komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang
sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike
karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak.

20
 Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang
sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media
yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media
nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).

7.3 Fungsi Dan Tujuan Komunikasi Dalam Manajemen

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama sebagaimana yang diutarakan oleh Stephen P. Robbins
(1996:5) yang telah diterjemahkan oleh Hadyana Pujaatmaka sebagai berikut:
a. Kendali
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota organisasi
b. Motivasi
Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa
yang harus dilakukan, bagaimana mereka bekerja dengan, dan apa yang dapat dikerjakan untuk
memperbaiki kinerja jika itu dibawah standar.
c. Pengungkapan emosional
Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial.
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan
mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka.
d. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil
keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.

Curtis (1992:5) mengemukakan bahwa terdapat beberapa tujuan mengapa komunikasi terjadi di dalam
organisasi atau perusahaan: Give and Given Information (memberi dan di beri informasi) Karyawan
akan cenderung merasa lebih baik mengenai diri mereka sendiri jika mereka di beri informasi dengan
baik dan di beri jalan masuk menuju informasi tersebut Persuade Others (mempengaruhi orang lain)
Komunikasi berguna untuk merangsang minat, mengurangi permusuhan, dan menggerakkan
karyawan untuk melakukan suatu tugas atau mendidik perilaku. Hal ini dapat dilakukan oleh seorang
atasan, antara lain melalui pemberian nasihat kepada para karyawan, membantu pelanggan
menyelesaikan masalah, ataupun memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan karier mereka.
BAB VIII

Project Life Cycle (PLC) Dan Software Development Life Cycle ( SDLC)

8.1 Pengertian SDLC

SDLC adalah kependekan dari Systems development life cycle atau dalam bahasa Indonesia disebut
siklus hidup pengembangan sistem. SDLC adalah siklus yang digunakan dalam pembuatan atau
pengembangan sistem informasi yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah secara efektif.

8.2 Fungsi SDLC

Dilihat dari berbagai sisi, SDLC memiliki banyak fungsi, antara lain :
sebagai sarana komunikasi antara tim pengembang dengan pemegang kepentingan.
SDLC juga berfungsi membagi peranan dan tanggung jawab yang jelas antara pengembang, desainer,
analis bisnis, dan manajer proyek.
Fungsi lain dari SDLC ialah dapat memberikan gambaran input dan output yang jelas dari satu tahap
menuju tahap selanjutnya.

8.3 Tahapan SDLC

1. Perencanaan Sistem (Systems Planning)

Lebih menekankan pada aspek studi kelayakan pengembangan sistem (feasibility study). Aktivitas-
aktivitas yang ada meliputi :
 Pembentukan dan konsolidasi tim pengembang.
 Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan.

21
  Mengidentifikasi apakah masalah-masalah yang ada bisa diselesaikan melalui pengembangan
sistem.
 Menentukan dan evaluasi strategi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem.
 Penentuan prioritas teknologi dan pemilihan aplikasi.
2. Analisis Sistem (Systems Analysis)
 Analisa sistem adalah tahap di mana dilakukan beberapa aktivitas berikut:
 Melakukan studi literatur untuk menemukan suatu kasus yang bisa ditangani oleh sistem.
 Brainstorming dalam tim pengembang mengenai kasus mana yang paling tepat dimodelkan
dengan sistem.
 Mengklasifikasikan masalah, peluang, dan solusi yang mungkin diterapkan untuk kasus
tersebut.
 Analisa kebutuhan pada sistem dan membuat Batasan-batasan sistem.
 Mendefinisikan kebutuhan sistem.
3. Perancangan Sistem (Systems Design)
Pada tahap ini, features dan operasi-operasi pada sistem dideskripsikan secara detail. Aktivitas-
aktivitas yang dilakukan adalah:
 Menganalisa interaksi obyek dan fungsi pada sistem.
 Menganalisa data dan membuat skema database.
 Merancang user interface.
4. Implementasi Sistem (Systems Implementation)
Tahap berikutnya adalah implementasi yaitu mengimplementasikan rancangan dari tahap-tahap
sebelumnya dan melakukan uji coba. Dalam implementasi, dilakukan aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
 Pembuatan database sesuai skema rancangan.
 Pembuatan aplikasi berdasarkan desain sistem.
 Pengujian dan perbaikan aplikasi (debugging).
5. Pemeliharaan Sistem (Systems Maintenance)
Dilakukan oleh admin yang ditunjuk untuk menjaga sistem tetap mampu beroperasi secara benar
melalui kemampuan sistem dalam mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan.

BAB IX

Allocating Recource to The Project and Effective Program Management

9.1 Pengertian Produktivitas

Produktivitas adalah hubungan antara hasil atau konsekuensi dari asosiasi dengan informasi yang
diperlukan. Efisiensi dapat diukur dengan mempartisi hasil dengan input. Perluasan efisiensi harus
dimungkinkan dengan mengembangkan lebih lanjut proporsi produktivitas, dengan memberikan lebih
banyak hasil atau hasil yang lebih baik dengan tingkat input aset tertentu (Blecher, 1987: 3).
Produktivitas secara teratur diperkirakan sejauh sumber informasi dan hasil keuangan. Meskipun
demikian, sumber data dan hasil aset manusia dan sosial juga merupakan variabel yang signifikan.
Dengan asumsi perilaku hierarkis lebih baik, dapat lebih mengembangkan pemenuhan pekerjaan
sehingga ada peningkatan hasil aset manusia.

9.2 Faktor – Faktor Determinan Produktivitas

22
Banyak hasil eksplorasi menunjukkan bahwa produktivitas sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor,
khususnya:

 Informasi
 Kemampuan
 Kapasitas
 Mentalitas
 Praktek

9.3 Peran Manajemen Sumber Daya Manusia, Pimpinan – Pimpinan Departemen, Badan
Legislatif dan Eksekutif dalam Peningkatan Produktivitas

 Di tingkat departemen, kepala dan manajer harus membuat interpretasi kebutuhan ini ke
dalam unit kerja dan orang-orang yang eksplisit, dan juga harus memberikan masukan kepada
pekerja dalam presentasi mereka.
 Di kantor dan tingkat inisiatif otoritatif, produktivitas pekerja akan diperluas melalui
distribusi upah dan kondisi kerja yang menyaingi perintis yang berbeda, melalui pengaturan
dorongan dan melalui penerimaan aset manusia yang wajar dari strategi eksekutif. Para
pembuat undang-undang memiliki kemampuan yang memadai untuk mencapai tujuan-tujuan
yang dapat dicapai, seperti halnya menetapkan batas-batas program.
 Di tingkat departemen dan administrasi, faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan
perwakilan mencakup pertimbangan untuk teknik penentuan, persiapan langsung, hubungan
remunerasi atau upah dengan pelaksanaan, perlakuan yang wajar terhadap pekerja, rencana
posisi pengujian dan bangku loncatan panggilan yang menjadi ciri seorang spesialis.

BAB X

THE DECIPLINE OF EXECUTION

10.1 Teori Efektivitas Kerja

Efektivitas kerja adalah

Penyelesaian kerja yang dapat diselesaikan karyawan dengan tepat waktu, sesuai dengan
Peraturan yang ada, dengan menggunakan sumber daya tertentu untuk tercapainya tujuan.

10.2 Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja

Menurut Steers (1980: 9) terdapat 4 faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas kerja :

 Karakteristik Organisasi

23
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi organisasi yang dapat mempengaruhi
efektivitas dengan berbagai cara. Struktur yang dimaksud adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya,
seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur
meliputi bagaimana cara organisasi menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan,

2) Karakteristik Lingkungan

Karakteristik lingkungan terdiri dari lingkungan luar dan lingkungan dalam, keberhasilan hubungan
organisasi lingkungan dapat dipengaruhi oleh tingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan
keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan, tingkat rasionalisme organisasi.
Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.

3) Karakteristik Pekerja

Perilaku pekerja yang berbeda merupakan faktor yang penting dalam mempengaruhi keberlangsungan
organisasi jangka pendek maupun jangka panjang. Pekerja merupakan modal utama di dalam
organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun teknologi yang
digunakan merupakan teknologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun
jika perusahaan tidak memiliki pekerja perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik.

4) Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen

Berkembangnya teknologi dewasa ini menyebabkan proses teknologi semakin rumit dan
perkembangannya lingkungan maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses
demi keberhasilan organisasi semakin sulit. Manajer bertanggung jawab untuk memastikan struktur
organisasi konsisten dan menguntungkan untuk teknologi dan lingkungan yang ada.

5) Indikator Efektivitas Kerja

Indikator efektivitas kerja menurut Hasibuan (2003: 105) yaitu :

a) Kuantitas Kerja
Kuantitas kerja merupakan volume kerja yang dihasilkan di bawah kondisi normal. Hal ini
dapat dilihat dari banyaknya beban kerja dan keadaan yang didapat atau dialaminya selama
bekerja.
b) Kualitas Kerja
Kualitas kerja merupakan sikap yang ditunjukkan oleh karyawan berupa hasil kerja
dalam bentuk kerapian, ketelitian, dan keterkaitan hasil dengan tidak mengabaikan volume
pekerjaan di dalam mengerjakan pekerjaan.
c) Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu adalah penggunaan masa kerja yang disesuaikan dengan kebijakan

24
 perusahaan agar pekerjaan selesai tepat pada waktu

10.3 Discipline Of Execution

A. Pengertian Discipline Of Execution

Metode 4 Discipline of Execution (4DX) dicetuskan oleh Franklin Covey untuk menjawab masalah
eksekusi perusahaan selama ini. Franklin Covey meneliti permasalahan eksekusi ini dengan seksama.
setelah melakukan penelitian maka ditemukan 4 disiplin yang mempengaruhi eksekusi strategi
perusahaan yaitu : fokus pada Wildly Important Goal, bertindak pada Lead Measure, penyajian
scoreboard Yang memotivasi, menciptakan irama akuntabilitas dalam bentuk WIG session (irama
akuntabilitas). Maka dapat disimpulkan bahwa 4 Discipline of Execution (4DX) adalah seperangkat
praktik yang diterapkan oleh perusahaan untuk membantu perusahaan dalam keberhasilan
pelaksanaan eksekusi.

B. Indikator 4 Discipline Of Execution

1. Disiplin Pertama Wildly Important Goals

Menurut Mc Chesney C, dkk(2012), Wildly Important Goal (WIG) adalah sasaran yang bisa membuat
semua perbedaan. Menurut disiplin ini perusahaan sebaiknya menentukan fokus mereka lebih sedikit.
Fokus pada banyak hal membuat perusahaan tidak dapat mencapai target yang mereka inginkan.

2. Disiplin Kedua Lead Measurement

Lead measure mengarahkan karyawan kepada hal-hal yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran,
dan melibatkan karyawan dalam menentukan Lead Measure yang akan dijalankan. Melibatkan
karyawan menyebabkan terjadinya engagement tim.
3. Disiplin Tiga Penyajian Scoreboard
Scoreboard berfungsi untuk memastikan setiap anggota tim mengetahui
skornya setiap saat, agar mereka tahu apakah mereka sedang menang atau kalah, Mc
Chesney C, dkk (2012). Dalam membuat Scoreboard, ada 4 aspek yang dapat
memotivasi anggota tim, yang pertama scoreboard harus sederhana, hal ini untuk
memudahkan pembacaan scoreboard.
Kedua mudah dilihat, penempatan scoreboard harus strategis agar mudah
dilihat dan diakses oleh semua anggota tim. Ketiga scoreboard harus menampilkan
Lead Measure dan Wildly Important Goal (WIG). Keempat mudah dipahami,
dengan sekalii melihat anggota tim diharapkan dapat mengetahui apa yang sedang
dialami tim mereka. Menurut Mc Chesney C, dkk (2012) scoreboard tim adalah alat
ampuh untuk mengubah perilaku manusia dimanapun, bahkan jauh di dalam rimba.

25
4. Disiplin 4 Irama Akuntabilitas
Irama akuntabilitas adalah sebuah siklus yang berulang untuk menjelaskan
kinerja masa lalu dan rencana untuk menggerakkan skor kedepan, Mc Chesney C,
dkk (2012). Disiplin keempat adalah disiplin yang akan menyatukan anggota,
disiplin ini juga bertujuan untuk mengevaluasi penerapan tiga disiplin sebelumnya.
Irama akuntabilitas dijadikan sebagai alat evaluasi terhadap sasaran dan 3 disiplin
sebelumnya yang sudah ditentukan.

26