SISTEM INFORMASI KEMAHASISWAAN UPI MODULE ORMAWA

Aplikasi kemahasiswaan modul Ormawa, merupakan aplikasi yang terdiri dari pengelolaan pendirian
mahasiswa, pengelolaan perpanjangan ormawa, perizinan dan kegiatan ormawa dalam kampus,
perizinan dan kegiatan ormawa luar kampus tingkat nasional maupun internasional, serta monitoring
kegiatan mahasiswa. Aktor pada aplikasi ini terdiri dari Mahasiswa (Ormawa/UKM), Dosen
Pembimbing, Direktorat Kemahasiswaan yang terdiri dari Staf, Kepala Divisi dan Direktur. Selain itu
ada juga Biro Hukum, Wakil Rektor bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan. Tampilan awal untuk
aplikasi ini ada pada gambar 1.

Gambar 1. Landing page

Untuk menggunakan aplikasi modul Ormawa silahkan klik organisasi kemahasiswaan, selanjutnya
akan tampil form login seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Halaman login

Halaman login menampilkan dua pilihan yaitu login menggunakan single sign on (SSO) atau
menggunakan credential account. Setelah berhasil login, maka kita akan disajikan pada menu sebelah
kiri dengan tampilan pengajuan atau daftar Ormawa/ UKM, perpindahan pengurus, Biodata ijin
kegiatan, Laporan kegiatan, Surat bebeas laporan, menu tersebut dapat di gambar dibawah 3.

Gambar 3. Halaman create pengajuan pendirian ormawa/ukm

Apabila akan membuat Ormawa, maka akan dilakukan ceking, apakah usulan ormawa sudah ada atau
belum, maka diperlihatkan list ormawa yang telah terdaftar, tampilannya dapat dilihat pada gambar
4.

Gambar 4. List nama ormawa/ukm

Di list ormawa juga dapat dilihat kepengurusan periode berjalan. Kepengurusan ini sesuai dengan
Surat keputusan yang diterima oleh Ormawa. Kepengurusan ini dapat dilakukan penggantian, baik itu
pada periode baru, atau periode berjalan. Misalkan pergantian anggota, sekertaris atau yang lainnya.
 Gambar 5. List susunan kepengurusan

Penambahan kepengurusan bisa dilakukan manual (gambar 6) maupun dilakukan dengan templete
yang telah disediakan. Template tersebut harus diunggah sesuai format yang disediakan. Tampilan
template dapat dilihat pada gambar 7

Gambar 6. Halaman tambah susunan kepengurusan secara manual

 Gambar 7. Halaman tambah susunan kepengurusan melalui import data

Pada saat pembuatan maka ada dokumen dan persyaratan yang harus dilengkapi, detil kelangkapan
dan susunan kepengurusan dapat dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Detail Ormawa

Saat pengajuan dilakukan oleh UKM/ Ormawa maka di laman pembimbing akan muncul notifikasi
(gambar 9), bahwa ada pengajuan SK Ormawa lengkap dengan SK dan no Surat. Notofikasi ini
mengharuskan Dosen atau Tendik yang ditunjuk sebagai pembimbing memberikan respon berupa
persetujuan dari pembimbing, laman persetujuan dapat dilihat pada gambar 10, dan popup persetujuan
pembimbing dapat dilihat di gambar 11

Gambar 9. Notifikasi/pemberitahuan masuk

Gambar 10. Halaman persetujuan pembimbing

 Gambar 11. Popup persetujuan pembimbing

Pilihan pada Poup persetujuan adalah menyetujui apabila memang secara dokumen sudah lengkap
dan tidak disetujui apabila masih ada kekurangan administratif, juga terdapat keterangan terhadap
dua pilihan tersebut.

Gambar 12. Halaman pernyataan Dosen

Setelah dosen pembimbing menyetujui pembimbing akan memberikan surat pernyataan dari dosen
pembimbing, bahwa pengajuan disetujui. Selanjutnya Direktorat kemahasiswaan akan melakukan
verifikasi dan melakukan pengecekan kelengkapan persyaratan lihat gambar 13.
 Gambar 13. Halaman cek kelengkapan persyaratan oleh Direktorat Kemahasiswaan

Gambar 14. Popup cek kelengkapan persyaratan ormawa/ukm

Apabila persyaratan sudah lengkap maka akan berlanjut ke kelayakan ormawa, namun apabila
belum lengkap maka harus dilengkapi oleh Mahasiswa. Pengecekan kelayakan Ormawa dilakukan
oleh kepala Divisi Kerjasama dan Organisasi Kemahasiswaan.

Gambar 15. Cek kelayakan Ormawa/UKM oleh Kadiv Kerjasama dan Organisasi Kemahasiswaan

Tampilan cecklist di login kadiv kerjasama dan Ormawa dapat dilihat pada gambar 16.
 Gambar 16. Popup ceklis kelayakan ormawa/ukm

Setelah lengkap ceklist nya maka akan dibuatkan surat pengantar oleh Kadiv Kerjasama dan Organisasi
Kemahasiswaan. Setelah selesai surat pengantar, maka proses akan beralih ke direktur
kemahasiswaan dengan melakukan persetujuan terhadap surat pengantar tersebut. Pada login user
mahasiswa akan muncul tahapan-tahapan yang sedang berjalan. halaman list surat pengantar
(gambar 18)

Gambar 17. Popup create halaman surat Pengantar oleh Kadiv Kerjasama dan Organisasi
Kemahasiswaan
 Gambar 18. Halaman list surat Pengantar

Gambar 19. Halaman persetujuan surat pengantar permohonan SK ormawa/UKM oleh Direktur
Kemahasiswaan

Setelah surat pengantar permohonan SK Ormawa/ UKM ditandatangani, maka proses selanjutanya
akan berada di bagian Biro Hukum Universitas yang diwakili oleh kepala Biro Hukum. Di bagian ini akan
dilakukan drafting SK Ormawa/ UKM, bisa dengan buat sendiri atau Upload dokumen yang telah
disiapkan sebelumnya. Proses ini juga dapat dilihat di halaman user. SK yang telah diupload maupun
telah dibuat, dapat ditinjau kembali dengan melakukan editing.
Gambar 20. Halaman create draft sk ormawa/ukm

Gambar 21. Halaman upload draft sk

Gambar 22. List draft SK Ormawa/UKM

pabila SK telah siap dan sudah dilakukan paraf maka proses selanjutnya akan berada di Wakil Rektor
Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan. Warek bidang PK akan melakukan approval terhadap draft SK
sehingga menjadi SK yang terbit untuk perijinan kegiatan Ormawa/ UKM

Gambar 23. Approve Draft sk oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan

Gambar 24. Halaman biodata izin kegiatan ormawa/ukm

Setelah Wakil Rektor Bidang PK melakukan approvel maka dilaman user mahasiswa akan muncul
biodata perizinan kegiatan Ormawa yang harus diisi sebagai lanjutan dari proses perijinan kegiatan
Ormawa /UKM. Selamjutnya Ormawa/ UKM harus melakukan Import kepanitiaan sebagai salah satu
syarat untuk melakukan kegiatan, dan keluarnya surat ijin kegiatan.
 Gambar 25. Halaman Import kepanitiaan

Gambar 26. Halaman persetujuan izin kegiatan ormawa/ukm oleh pembimbing

Setelah lengkap biodata dan kepanitiaan maka user mahasiswa dapat memberitahukan ke
pembimbing Ormawa/ UKM untuk melakukan persetujuan izin kegiatan Ormawa/ UKM. Setelah
persyaratan lengkan maka dilakukan kembali checklist kelengkapan oleh Kadiv Kerjasama dan
Organisasi Kemahasiswaan sehingga surat ijin kegiatan terbit (Gambar 30).
 Gambar 27. Popup halaman cek kelengkapan persyaratan

Gambar 28. Popup ceklis kelayakan dan validasi kegiatan ormawa/ukm

Gambar 29. Popup create nomor surat izin kegiatan ormawa/ukm

 Gambar 30. Surat izin kegiatan ormawa sudah terbit

Apabila surat kegiatan telah terbit, maka user ormawa/UKM dapat melakukan permohonan bantuan
pendanaan terhadap kegiatan yang akan dilakukan. Untuk mendapatkan bantuan, pihak
ormawa/UKM harus melengkapi isian pada form pengajuan pemohonan bantuan (gambar 31)

Gambar 31. Halaman create permohonan bantuan dana

 Gambar 32. Halaman persetujuan dan disposisi pengajuan dana

Persetujuan pemberian banntuan akan dilakukan oleh Wakil rektor Bidang Pendidikan dan
Kemahasiswaan. Penentuan besaran pemberian bantuan sesuai dengan ketersediaan dana
universitas.

Gambar 33. Popup Input nominal bantuan dana yang di setujui

 Gambar 34. Disposisi surat permohonan bantuan dana

Gambar 35. Halaman upload laporan kegiatan

Ormawa/ UKM yang talah menyelesaikan kegiatan harus melakukan pelaporan Kegiatan yang telah
diselenggarakan kepada pihak pemberi dana. Apabila pada pelaporan kegiatan terdapat prestasi
nasional maupun internasional dapat dicantumkan sebagai bahan pertimbangan pada kegiatan
selanjutnya.
 Gambar 36. Halaman persetujuan laporan kegiatan ormawa/ukm

Laporan Ormawa/ UKM akan diterima oleh Dosen pembimbing, pemeriksaaan terhadap laporan
dilakukan dosen Pembimbing sekaligus memberikan approvel terhadap dokumen laporan kegiatan.

Gambar 37. Halaman update kelengkapan persyaratan oleh Direktorat Kemahasiswaan

Setelah melalui dosen pembimbing maka pihak direktorat kemahasiswaan akan melakukan update
kelengkapan kegiatan yang selanjutnya akan divalidasi oleh Kadiv kerjasama dan organisasi
kemahasiswaan. Hasil validasi ini akan diteruskan ke Direktur kemahasiswaan untuk dikeluarkan surat
bebas laporan kegiatan (Gambar 40)
 Gambar 38. Halaman cek validasi laporan kegiatan

Gambar 39. Buat surat bebas laporan kegiatan

Gambar 40. Halaman Persetujuan surat bebas laporan oleh Dirtektur Kemahasiswaan
Menu berikutnya adalah menu perpindahan kepengurusan di Ormawa/ UKM. Perpindahan ini
diajukan apabila periode kepengurusan habis, atau ketua mengundurkan diri, atau karena hal-hal
tertentu. Perpindahan ini dimulai dengan menunjuk ketua baru dengan memasukkan NIM ketua baru,
dan juga berita acara perpindahan kepengurusan (gambar 41). Perpindahan kepengurusan diproses
oleh direktorat kemahasiwaan dan disetujui oleh Direktur Direktorat Kemahasiswaan.

Gambar 41. Perpindahan kepengurusan

Gambar 42. Persetujuan perpindahan kepengurusan oleh Direktorat Kemahasiswaan

Apabila perpindahan kepengurusan disetujui maka akun di aplikasi ini akan berpindah ke mahasiswa
yang telah ditunjuk.

Setelah akun pengurus baru terbuat maka diharapkan pengurus baru mengurus lagi pengajuan
perpanjangan Ormawa/ UKM sehingga roda organisasi tetap dapat berjalan dengan baik.
Gambar 43. Halaman tambah perpanjangan ormawa/ukm