2 TGF

LAPORAN AKTUALISASI
SURAT KETERANGAN BEASISWA SECARA ONLINE

PADA BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Disusun oleh:
Nama : Nida Ariyanti Pulungan, S.E.

NIP : 199106192019032024
Unit Kerja : Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Universitas Syiah Kuala
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN V

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN
HUKUM ADMINISTASI NEGARA
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2020
i
ii
Executive Summary:
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara (UU ASN), bahwa untuk mencetak ASN yang berkualitas tinggi mengamanatkan
instansi pemerintah wajib memberikan Pendidikan dan Pelatihan (CPNS) selama satu tahun
percobaan. Tujuan dari Diklat terintegrasi ini adalah menerapkan nilai-nilai dasar PNS dan
nilai-nilai peran dan kedudukan PNS dalam NKRI pada setiap CPNS.Biro Kemahasiswaan dan
Alumni adalah salah satu Biro yang terdapat di Universitas Syiah Kuala. Ada empat Biro
Kemahasiswaan yaitu Biro Akademik, Biro Umum dan Keuangan, Biro Kemahasiswaan dan
Alumni, Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat. Dalam Peraturan Menteri Riset,
Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Nomor 48 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tatakerja
Universitas Syiah Kuala, Biro Kemahasiswaan dan Alumni memiliki tugas yaitu melaksanakan
layanan teknis dan administratif kemahasiswaan dan alumni. Salah satu kewajiban aktualisasi
CPNS dalam menerapkan nilai-nilai ANEKA dan nilai-nilai peran dan kedudukan ASN dapat
dilakukan dengan aktualisasi di unit kerja masing-masing. Sebagai tindaklanjut dari kegiatan
di atas dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan mahasiswa pada Biro Kemahasiswaan
dan Alumni di Universitas Syiah Kuala. Proses aktualisasi ini diharapkan peserta
meningkatkan kompetensi, efektifitas, efisiensi, dan inovatif dalam peningkatan mutu. Di masa
pandemic Covid-19 ini mahasiswa kesulitan untuk pengurusan surat keterangan beasiswa
sebagai dokumen persyaratan mengajukan Beasiswa. Disinilah perlunya Biro Kemahasiswa
dan Alumni sebagai pelayan publik bisa berintegrasi untuk melakukan inovasi demi
memudahkan stakeholders. Isu yang dipilih dalam kegiatan aktualisasi dan habituasi nilai-nilai
dasar PNS yaitu Surat Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro Kemahasiswaan dan
Alumni di Universitas Syiah Kuala. Kegiatan ini merupakan kegiatan aktualisasi yag
merupakan syarat lulus latihan latsar 2020. Kegiatan ini dimulai dari tanggal 23 Juni sampai
dengan 04 September 2020 di Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala
(Unsyiah) dengan melalui 5 tahapan kegiatan. Hasil dari kegiatan aktualisasi ini adalah sistem
aplikasi berbasis online yaitu Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa Biro
Kemahasiswaan dan Alumni.
Kata Kunci : Surat Keterangan Beasiswa, Sistem Informasi, Online, Aneka.
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada Allah Subhanahuwata’ala yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya. Shalawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad
Shallallahu’alaihi Wassalam yang telah menuntun kehidupan manusia menempuh ilmu
pengetahuan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi yang berjudul “Surat
Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah
Kuala”.
Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah berkontribusi dalam penyusunan Laporan Aktualisasi ini, diantaranya :
1. Bapak Ir. Faizal Adriansyah, M.Si., selaku Kepala Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan
Kajian Hukum Administrasi Negara (Puslatbang KHAN), beserta jajaran staf yang telah
memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti Pelatihan Dasar CPNS.
2. Ibu Dra. Arfah Salwah, M.Si, selaku coach yang telah membimbing dalam penyusunan
rancangan aktualisasi hingga laporan aktualisasi.
3. Bapak Hairul R, S.T., M.Si., selaku mentor yang tidak kenal lelah dalam membimbing
dengan penuh inspiratif demi kemajuan Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas
Syiah Kuala.
4. Bapak Heru Syah Putra, S.E., M.A., selaku penguji yang telah memberikan masukan dan
bimbingan.
5. Segenap Penyelenggara Latsar, Keluarga, dan rekan-rekan sesama peserta Pelatihan Dasar
CPNS Golongan III Tahun 2020 angkatan V yang telah memberikan bantuan dan dukungan
dalam penyelesaian laporan aktualisasi ini.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan yang mendasar pada laporan
aktualisasi ini, oleh karena itu kami berharap kepada semua pihak untuk memberikan saran dan
kritik yang membangun demi penyempurnaan laporan aktualisasi ini.
Aceh Besar, 09 September 2020

Penulis,
Nida Ariyanti Pulungan, S.E.

NIP. 199106192019032024
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ............................................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................................. ii
KATA PENGANTAR....................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR......................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................................. vi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 01
1.. Latar Belakang .............................................................................................................. 01
2. Tujuan dan Manfaat ...................................................................................................... 04
3. Ruang Lingkup Aktualisasi ........................................................................................... 04
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................................ 05

1. Alternatif Isu ................................................................................................................. 05
2. Analisis Pemilihan Isu ................................................................................................... 06
3. Gagasan Pemecahan Masalah/Isu ................................................................................. 07
4. Rancangan Aktualisasi .................................................................................................. 08
5. Rencana Kegiatan .......................................................................................................... 13
BAB III HASIL PELAKSANAAN AKTUALISASI ..................................................... 14
1. Capaian Kegiatan Aktualisasi ....................................................................................... 14

2. Realisasi Kegiatan dan Output ...................................................................................... 15
A. Diskusi Rancangan Pembuatan Sistem Aplikasi ................................................... 15
B. Pembuatan Rancangan Sistem Aplikasi ................................................................. 21
C. Pengembangan Sistem Aplikasi.............................................................................. 28
D. Sosialisasi Keberadaan Sistem Aplikasi ................................................................. 35
E. Penerapan Sistem Aplikasi ..................................................................................... 42
BAB IV PENUTUP ........................................................................................................... 50
1. Kesimpulan ................................................................................................................... 48
2. Saran .............................................................................................................................. 52
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Koordinasi dengan mentor (atasan) ...................................................................... 19

Gambar 2 Konsultasi rancangan sistem aplikasi yang digunakan dengan mentor (atasan) ....... 20
Gambar 3 Screenshot whatsapp dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi .......................... 20
Gambar 4 Screenshot email detail akun domain unsyiah.ac.id dari pihak UPT TIK ............... 25
Gambar 5 Screenshot whatsapp dengan bagian IT terkait hasil konsep dan desain
rancangan sistem aplikasi .................................................................................... 25
Gambar 6 Konsultasi hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi dengan mentor
(atasan) .............................................................................................................. 26
Gambar 7 Konsultasi hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi dengan pimpinan
(Kepala Biro) ..................................................................................................... 27
Gambar 8 Konsultasi dengan bagian IT dalam proses pembuatan sistem aplikasi ................... 32
Gambar 9 Dokumentasi proses uji coba aplikasi dengan mentor (atasan) ................................ 33
Gambar 10 Diskusi dengan mentor tentang perbaikan konsep uji coba sistem aplikasi ............ 33
Gambar 11 Screenshot Whatsapp dengan pihak UPT TIK Unsyiah terkait data
API KRS Online ............................................................................................... 34
Gambar 12 Koordinasi dengan staf pengelola website Biro Kemahasiswaan dan Alumni ........ 39
Gambar 13 Foto Banner yang diletakkan di depan pintu masuk ke Biro
Kemahasiswaan dan Alumni ............................................................................. 40
Gambar 14 Screenshot Whatsapp kepada pengelola instagram @beasiswa.unsyiah ................. 41
Gambar 15 Screenshot sistem aplikasi dapat diakses secara online melalui
Website http://suratbeasiswabka.unsyiah.ac.id. ........................................................ 46
Gambar 16 Screenshot Whatsapp Group mahasiswa untuk pemberitahuan
pengisian kuesioner ......................................................................................... 46
Gambar 17 Dokumentasi proses peninjauan dan evaluasi bersama Bagian IT dan
Kepala Biro .................................................................................................... 47
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Pemilihan Isu menggunakan Teknik USG ...................................................... 06
Tabel 2 Rancangan Aktualisasi ...................................................................................... 08
Tabel 3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan ........................................................................ 13
Tabel 4 Capaian Kegiatan Aktualisasi............................................................................ 14
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran Kegiatan 1
vii
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Melihat banyaknya permasalahan keluhan masyarakat atas kualitas layanan
publik, diperlukan adanya aparatur pemerintah yang mampu mengubah paradigma
dari dilayani menjadi melayani. Dimana fungsi ASN adalah pelaksana kebijakan,
pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.
Pegawai Negeri Sipil dituntut untuk memahami nilai-nilai dasar sebagai
seorang ASN. Nilai-nilai dasar tersebut adalah Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika
Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi yang digabung menjadi nilai ANEKA.
Masing-masing nilai tersebut mempunyai indikator yang sangat penting dalam
pengimplementasian kegiatan di unit kerja. Oleh karena itu, pentingnya CPNS
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan untuk membentuk nilai-nilai dasar sebagai
profesi PNS. Hal ini dilakukan untuk membentuk karakter PNS yang mampu
bersikap dan bertindak professional dalam melayani masyarakat.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara (UU ASN), bahwa untuk mencetak ASN yang berkualitas
tinggi mengamanatkan instansi pemerintah wajib memberikan Pendidikan dan
Pelatihan (CPNS) selama satu tahun percobaan. Tujuan dari Diklat terintegrasi ini
adalah menerapkan nilai-nilai dasar PNS dan nilai-nilai peran dan kedudukan PNS
dalam NKRI pada setiap CPNS.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mewujudkan hal di atas, maka
perlu diadakan sebuah proses aktualisasi dalam pembelajaran seorang CPNS melalui
proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi sesuai yang tertuang pada peraturan
Lembaga Administrasi Negara No. 12 Tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar CPNS.
Pelatihan dasar tersebut merupakan syarat bagi CPNS untuk diangkat menjadi
Pegawai Negeri Sipil (PNS), dengan harapan setiap PNS nantinya mampu
menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan serta menghabituasikan
nilai-nilai dasar dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi.
Universitas Syiah Kuala (Unsyiah) adalah perguruan tinggi negeri tertua di
Aceh. Berdiri pada tanggal 2 September 1961 dengan Surat Keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan Nomor 11 tahun 1961, tanggal 21 Juli
1961. Pendirian Unsyiah dikukuhkan dengan Keputusan Presiden Republik
1
Indonesia, nomor 161 tahun 1962, tanggal 24 April 1962 di Kopelma Darussalam,
Banda Aceh. Unsyiah berkedudukan di Ibukota Provinsi Aceh dengan kampus
utama terletak di Kota Pelajar Mahasiswa (Kopelma) Darussalam, Banda Aceh. Saat
ini, Unsyiah memiliki lebih dari 30.000 orang mahasiswa yang menuntut ilmu di 12
Fakultas dan Program Paska Sarjana.
Sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi, Unsyiah memiliki fungsi yang
sangat strategis dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia, baik untuk
kebutuhan lokal, nasional maupun regional. Sebagai universitas Jantung Hati Rakyat
Aceh yang mengutamakan mutu, Unsyiah mengintegrasikan nilai-nilai universal,
nasional, dan lokal untuk melahirkan sumberdaya manusia yang memiliki
keselarasan dalam antara IPTEK dan IMTAQ. Keseimbangan diantara keduanya
menjadi komponen utama dalam menghasilkan sumber daya manusia yang
berkualitas, berbudi pekerti, menjunjung tinggi etika, estetika serta berakhlak mulia.
Visi, Misi dan Tujuan Universitas Syiah Kuala sebagai berikut :
Visi :
“Menjadi universitas yang inovatif, mandiri, dan terkemuka di Asia Tenggara dalam
bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat”.
Misi :
1. Menyelenggarakan pendidikan berkualitas yang berbasis penelitian untuk

menghasilkan lulusan yang berkarakter dan berdaya saing tinggi;
2. Menyelenggarakan penelitian berkualitas dan inovatif untuk mendukung
pembangunan daerah, nasional, dan internasional;
3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berbasis penerapan
penelitian;
4. Meningkatkan kualitas akademik untuk menghasilkan lulusan yang berdaya
saing tinggi;
5. Menerapkan manajemen mutu terpadu dibidang pendidikan melalui penerapan
prinsip transparansi, pastisipatif, efisiensi, dan produktif;
6. Memperkuat dan memperluas jaringan kerja sama institusional dalam rangka
mengembangkan dan melestarikan temuan ilmu pengetahuan, teknologi,
humaniora, olahraga dan seni; dan
7. Mewujudkan universitas yang mandiri.
2
Biro Kemahasiswaan dan Alumni adalah salah satu Biro yang terdapat di
Universitas Syiah Kuala. Ada empat Biro Kemahasiswaan yaitu Biro Akademik,
Biro Umum dan Keuangan, Biro Kemahasiswaan dan Alumni, Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat. Dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan
Pendidikan Tinggi Nomor 48 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tatakerja
Universitas Syiah Kuala, Biro Kemahasiswaan dan Alumni memiliki tugas yaitu
melaksanakan layanan teknis dan administratif kemahasiswaan dan alumni.
Adapun bagian dari struktur organisasi Biro Kemahasiswaan dan Alumni

adalah:
a. Bagian Minat, Penalaran, dan Informasi Kemahasiswaan;
b. Bagian Kesejahteraan dan Alumni; dan
c. Kelompok Jabatan Fungsional.
Salah satu kewajiban aktualisasi CPNS dalam menerapkan nilai-nilai ANEKA

dan nilai-nilai peran dan kedudukan ASN dapat dilakukan dengan aktualisasi di unit
kerja masing-masing. Sebagai tindaklanjut dari kegiatan di atas dalam rangka
meningkatkan kualitas pelayanan mahasiswa pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni
di Universitas Syiah Kuala. Proses aktualisasi ini diharapkan peserta meningkatkan
kompetensi, efektifitas, efisiensi, dan inovatif dalam peningkatan mutu.
Biro Kemahasiswaan dan Alumni diharapkan dapat meningkatkan kualitas

pelayanan mahasiswa mengikuti kemajuan teknologi. Dengan pelayanan yang tidak
berbelit-belit dan cepat akan berdampak buruk untuk kualitas pelayanan yang
diberikan. Untuk itu peserta diharapkan melakukan inovasi perubahan di Biro
Kemahasiswaan dan Alumni agar proses administrasi yang cepat dan pelayanan
publik yang lebih baik.
Publik yang dilayani di Biro Kemahasiswaan dan Alumni adalah mahasiswa.
Sebagai stakeholders, pasti mahasiswa menginginkan pelayanan yang baik, cepat
dan akurat. Di masa pandemic Covid-19 ini mahasiswa kesulitan untuk pengurusan
surat keterangan beasiswa sebagai dokumen persyaratan mengajukan Beasiswa.
Disinilah perlunya Biro Kemahasiswa dan Alumni sebagai pelayan publik bisa
berintegrasi untuk melakukan inovasi demi memudahkan stakeholders.
3
2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan
Tujuan dari aktualisasi antara lain :
1. Menerapkan dan mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN dan kedudukan dan
peran ASN dalam NKRI di Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah
Kuala.
2. Mengidentifikasi dan menganalisis isu dan gagasan pemecahan isu pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Univeristas Syiah Kuala
3. Memberikan kontribusi perubahan terhadap instansi dan unit kerja.
Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari aktualisasi ini adalah
1. Bagi peserta yaitu dapat membentuk karakter PNS yang profesional berdasarkan
nilai-nilai dasar PNS dan peran serta kedudukan PNS dalam NKRI dalam
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya di unit kerja.
2. Bagi unit kerja yaitu mampu memberikan sumbangsih positif terhadap unit kerja
terhadap pelayanan publik mahasiswa yang cepat dan tepat.
3. Bagi stakeholders yaitu mendapatkan kemudahan kepada mahasiswa dari
rancangan aktualisasi ini
3. Ruang Lingkup Aktualisasi

Ruang lingkup dari aktualisasi ini mencakup aktualisasi tugas ASN Sebagai Pelayan
Publik serta implementasi nilai-nilai dasar ASN yang meliputi nilai-nilai akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA) pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala. Adapun ruang lingkup proses
aktualisasi yang dilakukan adalah
1. Tempat pelaksanaan di Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala
2. Waktu kegiatan dilaksanakan sejak tanggal 24 Juni 2020 sampai dengan 04
September 2020.
4
BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI
1. Alternatif Isu
Isu merupakan suatu masalah yang terjadi yang apabila tidak ditangani
memberikan dampak negatif sehingga perlu dilakukan inovasi. Tema kegiatan
ranvangan aktualisasi dilakukan berdasarkan identifikasi isu yag terdapat di unit
kerja. Sehingga ditemukan beberapa isu yang dapat diintervensi untuk dapat
membawa perubahan ke arah yang lebih baik.
Pada unit kerja Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala, ada
beberapa alternatif isu dari hasil pengamatan peserta yang dapat disajikan dalam
rancangan ini, diantaranya:
a. Belum adanya proses surat keterangan beasiswa berbasis online pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas Syiah Kuala (Pelayanan Publik dan
WoG)
Kaitan dengan fungsi dan kedudukan ASN dalam NKRI adalah Pelayanan Publik
dan WoG. Mahasiswa sebagai pihak penerima layanan berupa kemudahan surat
menyurat. Biro kemahasiswaan dan Alumni berinovasi bagaimana mahasiswa
bisa mendapatkan pelayanan optimal tanpa harus datang kekantor (WoG)
b. Masih banyaknya mahasiswa kurang memahami alur pendaftaran beasiswa KIP-
K di sistem informasi beasiswa
Kaitan dengan fungsi dan kedudukan ASN dalam NKRI adalah Pelayanan Publik,
Biro Kemahasiswaan dan Alumni harus bisa memberikan informasi yang akurat
dan jelas kepada mahasiswa dalam pelayanannya.
c. Belum adanya pengaduan pelayanan digitalisasi yang bisa memberikan masukan
peningkatan pelayanan mahasiswa di Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Kaitan dengan fungsi dan kedudukan ASN dalam NKRI adalah Pelayanan Publik
dan WoG. Perlunya peningkatan pelayanan di Biro Kemahasiswaan dan Alumni
sangat memerlukan partisipasi dari pelanggan yang dilayani (mahasiswa).
Pengaduan pelayanan ini dapat dilakukan dengan pendekatan yang terintegrasi
dengan sistem digitalisasi.
5
2. Analisis Pemilihan Isu
Dari tiga isu yang didapatkan di atas, selanjutnya ditetapkan isu mana yang paling
penting diangkat yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat. Dalam pemilihan isu
yang akan diangkat sebagai inovasi dalam rancangan aktualisasi ini menggunakan
teknik analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) sebagai berikut :
No Identifikasi Isu U S G Total

Belum adanya proses surat keterangan beasiswa
berbasis online pada Biro Kemahasiswaan dan
1 4 4 5 14
Alumni di Universitas Syiah Kuala (Pelayanan
Publik dan WoG)
Masih banyaknya mahasiswa kurang memahami
2 alur pendaftaran beasiswa KIP-K di sistem 3 3 3 9
informasi beasiswa (Pelayanan Publik)
Belum adanya pengaduan pelayanan digitalisasi
yang bisa memberikan masukan peningkatan
3 pelayanan mahasiswa di Biro Kemahasiswaan dan 4 3 3 10
Alumni Universitas Syiah Kuala (Pelayanan public
dan WoG)
Tabel 1. Pemilihan Isu menggunakan Teknik USG
Keterangan :
Angka 5 : sangat mendesak/gawat/cepat
Angka 4 : gawat/mendesak/cepat
Angka 3 : cukup gawat/mendesak/cepat
Angka 2 : kurang gawat/mendesak/cepat
Angka 1 : tidak gawat/mendesak/cepat
Hasil analisis penetapan isu menggunakan USG, maka ditetapkan isu yang
dipilih adalah “Belum adanya proses surat keterangan beasiswa berbasis online
pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas Syiah Kuala”.
6
3. Gagasan Pemecahan Masalah/Isu
Berdasarkan isu yang dipilih menggunakan analisis USG, maka gagasan
pemecahan masalah yang diusulkan adalah “Surat Keterangan Beasiswa secara
Online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas Syiah Kuala”.
Gagasan ini yang dilakukan seseuai dengan penerapan nilai-nilai dasar dan
peras sebagai ASN dalam NKRI terkait dengan pelayanan publik. Isu yang diangkat
tersebut dicarikan solusi pemecahan masalahnya secara kreatif dan inovatif dengan
tetap mendukung dan berkontribusi dalam pencapaian visi, misi dan tujuan
Universitas Syiah Kuala.
Faktor utama diangkat isu ini adalah
• belum tersedianya sistem aplikasi surat menyurat beasiswa
• mahasiswa di luar kota tidak dapat melakukan pengurusan surat dalam keadaan
pandemic Covid-19
• pengajuan surat beasiswa dari mahasiswa yang dilakukan secara pribadi (e-mail)
melalui pegawai Biro Kemahasiswaan dan Alumni
• mempercepat proses surat menyurat.
Adapun beberapa surat keterangan beasiswa terdiri dari :
1. Surat keterangan penerima beasiswa
2. Surat keterangan tidak menerima beasiswa
3. Surat keterangan alumni bidikmisi
Dampak apabila isu tidak diselesaikan mahasiswa akan kesulitan untuk
mengakses surat menyurat beasiswa dimana mahasiswa perlu untuk melengkapi
persyaratan beasiswa yang diajukan dikarenakan masa pandemic Covid-19
mahasiswa tidak dapat datang langsung ke Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Universitas Syiah Kuala. Transparansi proses surat menyurat dimulai dari pengajuan
dan monitoring sehingga memudahkan pemberitahuan mahasiswa apabila surat sudah
selesai atau belum.
7
4. Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala

Identifikasi Isu : 1. Belum adanya proses surat keterangan beasiswa berbasis online pada Biro Kemahasiswaan dan
Alumni di Universitas Syiah Kuala
2. Masih banyaknya mahasiswa kurang memahami alur pendaftaran beasiswa KIP-K di sistem
informasi beasiswa
3. Belum adanya pengaduan pelayanan digitalisasi yang bisa memberikan masukan peningkatan
pelayanan mahasiswa di Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala
Isu yang di angkat : Belum adanya proses surat keterangan beasiswa berbasis online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni di
Universitas Syiah Kuala.
Gagasan Pemecahan Isu : Surat Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas Syiah
Kuala.
Tabel 2. Rancangan Aktualisasi

Kontribusi
Penguatan
Keterkaitan Substansi terhadap
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Nilai
Mata Pelatihan Visi Misi
Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Diskusi 1. Koordinasi dengan 1. Lembar surat Akuntabilitas : Rancangan Diskusi
Rancangan mentor (atasan) rekomendasi/persetu Dalam menjalankan pembuatan sistem pembuatan
Pembuatan 2. Konsultasi juan dari mentor persiapan sistem Aplikasi aplikasi ini sesuai rancangan ini,
Sistem Aplikasi rancangan sistem (atasan) melakukan dibutuhkan Transparansi dengan Visi sesuai
aplikasi yang kegiatan pembuatan dan bertanggung jawab Universitas Syiah penguatan nilai
digunakan dengan sistem aplikasi Nasionalisme : Kuala yaitu organisasi
mentor (atasan) 2. Alur kerja dan Mufakat dan menjadi universitas tanggung jawab,
3. Diskusi dengan rancangan sistem bermusyawarah dalam yang inovatif kreatifitas dan
bagian IT terkait aplikasi konsultasi; Saling Rancangan inovasi
rancangan aplikasi 3. Catatan arahan dan menghargai dan Pembuatan aplikasi
8
saran dari mentor menghormati pendapat ini berkontribusi
(atasan) mengenai satu sama lain dengan Misi
alur kerja dan Etika Publik : Unsyiah yaitu
rancangan sistem Sopan santun dan ramah menerapkan
aplikasi tamah dalam manajemen mutu
4. Foto Dokumentasi berkomunikasi dengan terpadu di bidang
atasan. pendidikan melalui
Manajemen ASN : penerapan prinsip
Professional dan inovatif transparansi,
dalam diskusi merancang partisipatif,
aplikasi efisiensi dan
WoG : produktif.
Melaksanakan kebijakan Dan mendukung
yang telah disepakati tujuan Unsyiah :
dalam menyusun memberikan
rancangan aplikasi pelayanan yang
maksimal bagi
seluruh
stakeholders
2. Pembuatan 1. Membuat surat 1. Surat permohonan Akuntabilitas: Rancangan Menguatkan
Rancangan permohonan pembuatan domain Kejelasan dan pembuatan sistem nilai-nilai
Sistem Aplikasi pembuatan domain dan hosting yang konsistensi dalam aplikasi ini sesuai organisasi antara
dan hosting ke pihak ditujukan kepada membuat rancangan dengan Visi lain :
UPT TIK Unsyiah Kepala UPT TIK aplikasi Universitas Syiah Transparansi,
2. Menyusun analisa Unsyiah Nasionalisme: Kuala yaitu partisipatif,
dan desain 2. Prototype konsep Musyawarah mufakat menjadi universitas Kreatifitas dan
penggunaan aplikasi dan desain dan menghargai pendapat yang inovatif dan Inovatif
oleh bagian IT rancangan sistem tim IT dan pimpinan pengembangan
3. Mendiskusikan hasil aplikasi yang akan Etika Publik: IPTEK
konsep dan desain digunakan Menghargai komunikasi, Melalui pembuatan
dengan pimpinan ( 3. Catatan arahan dan konsultasi, dan rancangan sistem
Mentor dan Kepala saran dari mentor kerjasama ; Sopan santun aplikasi ini,
Biro) (atasan) mengenai dan ramah tamah dalam menerapkan Misi
4. Membuat surat tugas hasil konsep dan berkomunikasi; Unsyiah dalam
admin pengelola desain rancangan Membuat manajemen mutu
9
surat keterangan sistem aplikasi keputusan berdasarkan terpadu di bidang
beasiswa 4. Surat Tugas Admin prinsip keahlian pendidikan melalui
5. Foto Dokumentasi mendorong penerapan prinsip
kesetaraan dalam transparansi,
pekerjaan partisipatif,
Komitmen Mutu: efisiensi, dan
Rancangan aplikasi produktif
merupakan hasil
kreativitas yang inovatif
WoG :
Melaksanakan kebijakan
yang telah disepakati
dalam menyusun
rancangan aplikasi
3. Pengembangan 1. Proses pembuatan 1. Dokumentasi proses Akuntabilitas: Pengembangan Melalui

Sistem Aplikasi Sistem Aplikasi dan pembuatan Transparansi dalam Sistem Aplikasi ini pengembangan
koordinasi dengan 2. Dokumentasi proses pembuatan aplikasi menerapkan Visi sistem aplikasi
bagian IT uji coba aplikasi Nasionalisme: Universitas Syiah menguatkan
2. Uji coba aplikasi 3. Surat Permohonan Adanya musyawarah dan Kuala yaitu nilai-nilai
3. Memperbaiki 4. Surat Edaran kerjasama akan menjadi universitas organisasi antara
konsep sesuai Legalitas memudahkan pekerjaan yang inovatif dan lain :
dengan saran mentor 5. Hasil diskusi/catatan yang terlihat sulit pengembangan Transparansi
(atasan) dan saran perbaikan menjadi mudah IPTEK; dan Inovatif
4. Membuat surat aplikasi. Etika Publik : Dan pengembangan
permohonan kepada Cermat dalam melakukan sistem aplikasi
pengelola Web Biro pembuatan aplikasi. menerapkan Misi
Kemahasiswaan dan Komitmen Mutu: Unsyiah dalam
Alumni Inovasi dalam pembuatan manajemen mutu
5. Membuat surat aplikasi yang berorientasi terpadu di bidang
edaran penggunaan pada mutu pendidikan melalui
sistem aplikasi Anti Korupsi : penerapan prinsip
Transparan transparansi,
menghasilkan rencana partisipatif,
kerja bersama tim efisiensi, dan
10
Manajemen ASN : produktif
keterkaitan antar pihak
yg lain serta kerja sama
menuangkan ide-ide baru
4. Sosialisasi 1. Membuat 1. Dokumentasi Akuntabilitas: Adanya sarana Sosialisasi ini
Keberadaan pengumuman di aplikasi yang sudah Transparansi dan sosialisasi berkaitan
Sistem Aplikasi website Biro dipublish di website tanggung jawab atas keberadaan aplikasi dengan daya
Kemahasiswaan dan Biro selesainya aplikasi ini memudahkan saing tinggi dan
Alumni Kemahasiswaan Etika Publik: stakeholders inovatif
2. Membuat standing dan Alumni Penggunaan aplikasi mendapatkan
banner sebagai 2. Banner yang efektif dan efisien informasi, ini
media sosialisasi 3. Dokumentasi Komitmen Mutu : termasuk dalam
dan promosi aplikasi yang sudah Penerapan prinsip efisen Misi Unsyiah
3. Mensosialiskan dipublish di dan efektifitas dalam efisien, efektif dan
aplikasi ke media instagram beasiswa mencapai suatu tujuan produktif.
sosial seperti unsyiah yang maksimal Dan tujuan Unsyiah
instagram beasiswa Anti Korupsi : memberikan
unsyiah Penerapan nilai pelayanan yang
kemandirian dan kerja maksimal bagi
keras untuk mendapatkan seluruh
hasil yang luar biasa stakeholders
Pelayanan Publik :
Melalui sosialisasi
terjalin hubungan
dan layanan antar pihak
terkait
Manajemen ASN :
professional dan inovatif
dalam mensosialisasikan
ke media sosial
11
5. Penerapan 1. Aplikasi dapat 1. Sistem aplikasi yang Akuntabilitas: Penerapan Sistem Dalam
Sistem Aplikasi diakses secara dapat digunakan tanggung jawab dan Aplikasi ini penerapan
daring mahasiswa memiliki kejelasan target menerapkan Visi sistem aplikasi
2. Membuat kuesioner 2. Kuesioner pengguna capaian Universitas Syiah ini penguatan
pengguna sistem aplikasi dalam Nasionalisme: Kuala yaitu nilai pada
aplikasi bentuk google form Semua kegiatan menjadi universitas kreatifitas dan
3. Proses monitoring 3. Laporan monitoring diputuskan dengan yang inovatif dan inovasi
dan evaluasi berkala dan evaluasi musyawarah dan mufakat pengembangan
Etika Publik:
4. Dokumentasi IPTEK
Menjalankan tugas secara
evaluasi berkala Penerapan Aplikasi
profesional dan tidak
ini juga berkaitan
berpihak dalam penerapan
dengan tujuan
Aplikasi
Komitmen Mutu :
Universitas Syiah
Peningkatan atau Kuala :
perbaikan kekurangan memberikan
agar inovasi yang telah pelayanan yang
dihadirkan bisa terus maksimal bagi
berkembang dan mutu dari seluruh
aplikasi yang dihadirkan stakeholders
dapat terus meningkat
Anti Korupsi:
Proses penerapan aplikasi
dilakukan secara jujur dan
transparan
Pelayanan Publik :
Keterbukaan dari
pelayanan yang mudah di
akses dan diperoleh
WoG:
aplikasi ini
pelaksanaannya terdapat
kolaborasi dengan pihak
lain
12
5. Rencana Kegiatan
Pelaksanaan Aktualisasi dann habituasi direncanakan akan dilaksanakan sesuai
jadwal berikut :
Juni Juli Agustus Sept

No Kegiatan
IV I II III IV I II III IV I
1 Diskusi Rancangan
Pembuatan Sistem
Aplikasi
2 Pembuatan
Rancangan Sistem
Aplikasi
3 Pengembangan
Sistem Aplikasi
4 Sosialisasi
Keberadaan Sistem
Aplikasi
5 Penerapan Sistem
Aplikasi
Tabel 3. Rencana Pelaksanaan Kegiatan
13
BAB III
HASIL PELAKSANAAN AKTUALISASI
1. CAPAIAN KEGIATAN AKTUALISASI

Pelaksanaan aktualisasi merupakan implementasi dari rancangan aktualisasi
yang sudah disusun pada masa internalisasi on campus I. Kegiatan aktualisasi
dilakukan di Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala pada masa
habituasi off campus. Setiap kegiatan yang dilakukan terdiri dari tahapan kegiatan
yang terstruktur untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Semua kegiatan
aktualisasi dilaksanakan sesuai dengan rancangan aktualiasi yang menerapkan
nilai-nilai dasar profesi Aparatur Sipil Negara (ASN) dan berbasis pada bukti
(evidence based). Adapun Capaian Kegiatan yang telah dilaksanakan, sebagai
berikut:
NO KEGIATAN WAKTU KETERANGAN

1 Diskusi Rancangan 20 Juni - 01 Juli Aktualisasi telah dilaksanakan
Pembuatan Sistem 2020 dengan baik, dan dilanjutkan
Aplikasi menjadi habituasi (100 %)
2 Pembuatan 03 - 17 Juli 2020 Aktualisasi telah dilaksanakan
Rancangan Sistem dengan baik (100 %)
Aplikasi
3 Pengembangan 23 Juli - 14 Aktualisasi telah dilaksanakan
Sistem Aplikasi Agustus 2020 dengan baik (100 %)
4 Sosialisasi 18 - 25 Agustus Aktualisasi telah dilaksanakan
Keberadaan Sistem 2020 dengan baik (100 %)
Aplikasi
5 Penerapan Sistem 26 Agustus – 04 Aktualisasi telah dilaksanakan
Aplikasi September 2020 dengan baik (100 %)
Tabel 4. Capaian Kegiatan Aktualisasi
14
2. REALISASI KEGIATAN DAN OUTPUT
Adapun rincian kegiatan aktualisasi, output, manfaat dan analisis dampaknya
adalah:
A. Kegiatan 1
Diskusi Rancangan Pembuatan Sistem Aplikasi

Waktu 20 Juni - 01 Juli 2020
Tempat Pelaksanaan Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala
Kegiatan
Tahapan Kegiatan 1 :
1. Tahapan Kegiatan 1-1 : Koordinasi dengan mentor (atasan)
Dalam kegiatan ini penulis berkonsultasi mengenai pengambilan gagasan tentang

pembuatan sistem aplikasi “Surat Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala”. Dan mentor (atasan)
mendukung pembuatan sistem apliaksi ini dikarenakan masa pandemi Covid-19 saat
ini dapat mempermudah mahasiswa dalam pengajuan surat keterangan beasiswa dari
jarak jauh secara daring.
2. Tahapan Kegiatan 1-2 : Konsultasi rancangan sistem aplikasi yang digunakan dengan
mentor (atasan)
Setelah penulis menyelesaikan rancangan sistem aplikasi, penulis bekonsultasi dan

melaporkan ke mentor (atasan) mengenai rancangan aplikasi dengan memberikan
prototype rancangan sistem aplikasi. Dalam tahapan kegiatan ini, penulis meminta
arahan dan saran dari Kepala Subbagian Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa
sekaligus mentor (atasan) saya tentang rancangan sistem aplikasi yang akan
dikembangkan dan mentor (atasan) banyak memberikan arahan dan saran penting
tentang rancangan sistem aplikasi yang dibuat penulis.
3. Tahapan Kegiatan 1-3 : Diskusi dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi
Pada tahapan kegiatan ini, penulis berkoordinasi dengan pihak IT tentang perencanaan
rancangan sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Berhubungan dengan situasi
pandemic Covid-19, maka konsultasi dilaksanakan dan dikomunikasikan melalui
Whatsapp.
15
Output :
1. Lembar surat rekomendasi/persetujuan dari mentor (atasan) melakukan kegiatan

pembuatan sistem aplikasi.
2. Alur kerja dan rancangan sistem aplikasi
3. Catatan arahan dan saran dari mentor (atasan) mengenai alur kerja dan rancangan
sistem aplikasi.
4. Foto dokumentasi
Analisa Dampak :
1. Akuntabilitas :
Positif
Dengan menerapkan sikap tanggung jawab dapat menghasilkan pekerjaan yang
memuaskan dan membuat atasan bangga kepada penulis atas kegiatan yang sudah
dilaksanakannya. Adanya keterbukaan penulis terhadap proses perencanaan dan
pelaksanaan dalam kegiatan ini.
Negatif
Tanpa menjalankan nilai tanggung jawab, maka seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan
tidak akan berjalan lancar dikarenakan tidak memperoleh dukungan dan kepercayaan dari
atasan sebagai pihak pengambil keputusan. Tanpa adanya transparansi penulis terhadap
tahapan kegiatan ini, maka mentor (atasan) tidak mendapatkan data yang akurat.
2. Nasionalisme :
Positif
Tidak memaksakan kehendak dan selalu menghargai setiap saran dan arahan yang
diberikan mentor (atasan) dan bagian IT. Bekerja sama dan selalu bermusyawarah dalam
melaksanakan kegiatan aktualisasi.
Negatif
Apabila penulis memaksakan kehendak dan tidak menghargai saran dan arahan maka
penulis tidak menghargai mentor (atasan) sebagai pembimbing dan orang yang lebih
paham mengenai tahapan kegiatan ini dan berakibat tahapan kegiatan aktualisasi ini bisa
gagal dan tidak dapat dijalankan. Tanpa adanya kerja sama dan musyawarah penulis
16
akan mengalami kesulitan dalam pelaksanaan kegiatan tanpa adanya bantuan dari rekan
yang memiliki keahlian yang berbeda.
3. Etika Publik :
Positif
Kegiatan ini dilakukan penulis dengan sikap hormat, berbicara dengan baik dan bersikap
sopan kepada orang yang lebih tua dan lebih berpengalaman saat berkonsultasi
Negatif
Sikap yang tidak sopan dan bertutur kata yang tidak baik saat berkomunikasi dengan
mentor (atasan) dan rekan lainnya akan membuat penulis kesulitan karena timbulnya
suasana yang tidak bersahabat dan pihak yang tidak menyukai sikap penulis. Serta penulis
tidak akan memperoleh dukungan dari mentor (atasan) dalam melaksanakan setiap
kegiatan.
4. Manajemen ASN :
Positif
Bersikap profesional antara bawahan dan atasan saat berdiskusi dengan mentor (atasan)
dan berpikir secara kreatif dan inovatif dalam merancang sistem aplikasi yang akan
digunakan agar memudahkan mahasiswa sebagai pengguna sistem aplikasi.
Negatif
Tidak bersikap profesional dalam berdiskusi akan membuat mentor (atasan) tidak
menyukai penulis dan tidak mendapat dukungan dari mentor (atasan). Tanpa adanya
kreatifitas dan inovasi dalam merancang sistem aplikasi, membuat para pengguna tidak
tertarik dalam penggunaan sistem aplikasi tersebut.
5. WoG
Positif
Melaksankan kebijakan yang telah disepakati dalam mendiskusikan rancangan sistem
aplikasi yang akan digunkan.
Negatif
Apabila tidak dilaksanakannya kebijakan yang telah disepakati maka rancangan sistem
aplikasi akan terhambat dan kegiatan selanjutnya juga akan terkendala.
17
Kontribusi terhadap Visi Misi Organisasi :
Rancangan pembuatan sistem aplikasi ini sesuai dengan Visi Universitas Syiah Kuala
yaitu menjadi universitas yang inovatif, dimana situasi pandemic Covid-19 saat ini perlu
menggunakan gagasan atau ide-ide baru dalam pemecahan masalah. Rancangan
Pembuatan aplikasi ini berkontribusi dengan Misi Unsyiah yaitu menerapkan manajemen
mutu terpadu di bidang pendidikan melalui penerapan prinsip transparansi, partisipatif,
efisiensi dan produktif. Dan mendukung tujuan Unsyiah : memberikan pelayanan yang
maksimal bagi seluruh stakeholders
Penguatan Nilai Organisasi :
Diskusi pembuatan rancangan ini, sesuai penguatan nilai organisasi tanggung jawab
dalam melaksanakan kegiatan, kreatifitas dan inovasi dalam merancang sistem aplikasi
agar mempermudah penguna.
Kendala / Hambatan :
1. Sulitnya berkonsultasi tatap muka dikarenakan masa pandemic Covid-19 yang

memberlakukan staf di Universitas Syiah Kuala untuk Work From Home (WFH).
2. Adanya pekerjaan lain yang harus dikerjakan mentor (atasan) sehingga penulis perlu
menentukan jadwal untuk berkonsultasi
Strategi Mengatasi Kendala :
1. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp
2. Tetap sabar menunggu jadwal yang tepat untuk berkonsultasi dengan atasan (mentor)
18
Bukti – Bukti Capaian Aktualisasi :
1. Koordinasi dengan mentor (atasan)
Gambar 1. Koordinasi dengan mentor (atasan)
2. Konsultasi rancangan sistem aplikasi yang digunakan dengan mentor (atasan)
19
Gambar 2. Konsultasi rancangan sistem aplikasi yang digunakan dengan mentor (atasan)
3. Diskusi dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi
Gambar 3. Screenshot whatsapp dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi
20
B. Kegiatan 2
Pembuatan Rancangan Sistem Aplikasi

Waktu 03 - 17 Juli 2020
Kegiatan
1. Tahapan Kegiatan 2-1 : Membuat surat permohonan pembuatan domain dan hosting
ke pihak UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Syiah Kuala
Dalam kegiatan ini penulis mengajukan permohonaan pembuatan domain

unsyiah.ac.id. dan hosting untuk pemakaian pada website sistem aplikasi dengan
laman http://suratbeasiswabka.unsyiah.ac.id.
2. Tahapan Kegiatan 2-2 : Menyusun analisa dan desain penggunaan aplikasi oleh
bagian IT
Berkoordinasi dengan bagian IT mengenai konsep konten dan desain aplikasi yang
digunakan agar disesuaikan dengan prototype yang telah dibuat penulis. Pelaksanan
tahapan kegiatan ini dilaksanakan dan dikomunikasikan dengan bagian IT melalui
Whatsapp
3. Tahapan Kegiatan 2-3 : Mendiskusikan hasil konsep dan desain dengan pimpinan
(Mentor dan Kepala Biro)
Mendapat respon dan tanggapan dari Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni, beliau
sangat mendukung kegiatan aktualisasi yang dijalankan dengan pembuatan sistem
aplikasi ini akan mempermudah mahasiswa dalam proses permohonan pengajuan
surat keterangan beasiswa dalam masa pandemi Covid-19. Beberapa catatan dari
mentor (atasan) berupa revisi pada konsep dan desain awal yang dibuat oleh bagian
IT.
4. Membuat surat tugas admin pengelola sistem informasi surat keterangan beasiswa
Dalam tahapan kegiatan ini, Administrator sesuai dengan tupoksi pekerjaan masing-
masing sebagai staf pelayan kesejahteraan mahasiswa.
21
Output :
1. Surat permohonan pembuatan domain dan hosting yang ditujukan kepada Kepala UPT
TIK Universitas Syiah Kuala
2. Prototype konsep dan desain rancangan sistem aplikasi yang akan digunakan
3. Catatan arahan dan saran dari mentor (atasan) mengenai hasil konsep dan desain
rancangan sistem aplikasi
4. Surat Tugas Admin
5. Foto dokumentasi
Analisa Dampak :
1. Akuntabilitas :
Positif
Perlunya kejelasan dan konsistensi penulis dalam membuat rancangan aplikasi sehingga
mentor nantinya mudah melihat rancangan sistem aplikasi
Negatif
Apabila penulis tidak memiliki kejelasan dan konsistensi dalam pembuatan rancangan,
akan menyulitkan mentor (atasan) dan bagian IT dalam melihat rancangan sistem aplikasi
yang dibuat oleh penulis
2. Nasionalisme :
Positif
Bermusyawarah dan bermufakat dalam merancang sistem aplikasi agar mendapatkan

hasil yang memuaskan. Saling menghargai pendapat satu sama lain pada saat memberikan
masukan dan berdiskusi
Negatif
Tanpa adanya kerja sama dan musyawarah penulis akan mengalami kesulitan dalam
pelaksanaan kegiatan tanpa adanya bantuan dari rekan yang memiliki keahlian yang
berbeda. Dan hasil dari kegiatan tidak akan maksimal karena tidak menerima pendapat
satu sama lain.
22
3. Etika Publik :
Positif
Menggunakan tutur bahasa yang baik dan sikap sopan santun dalam berkomunikasi saat
berdiskusi dengan atasan ataupun rekan kerja lainnya. Membuat keputusan berdasarkan
prinsip keahlian mendorong kesetaraan dalam pekerjaan.
Negatif
Ketika penulis tidak berkomunikasi dengan baik, tidak mengggunakan tutur kata yang
baik dan tidak sopan maka atasan dan rekan kerja lainnya tidak akan menyukai penulis.
Pemikiran dari penulis tidak akan direspon dengan baik. Keputusan yang tidak didasari
prinsip keahlian mendorong keseteraan dalam pekerjaan akan menyulitkan penulis dalam
pembuatan surat tugas admin pengelola karena tidak sesuai dengan tupoksi pekerjaan
masing-masing.
4. Komitmen Mutu :
Positif
Rancangan sistem aplikasi merupakan hasil dari kreatifitas yang inovatif akan terciptanya
rancangan yang dapat memudahkan mahasiswa dan membuat mahasiswa tertarik dalam
penggunaannya.
Negatif
Dengan tidak adanya kreatifitas dan inovasi dari penulis maka rancangan tidak sesuai
dengan hasil yang diinginkan dan membuat para mahasiswa bingung dalam
penggunaannya.
5. WoG :
Positif
Melaksankan kebijakan yang telah disepakati dalam membuat rancangan aplikasi
Negatif
Apabila tidak dilaksanakannya kebijakan yang telah disepakati maka rancangan sistem
aplikasi akan terhambat dan tidak dapat digunakan.
23
Rancangan pembuatan sistem aplikasi ini sesuai dengan Visi Universitas Syiah Kuala
yaitu menjadi universitas yang inovatif dan pengembangan IPTEK. Melalui pembuatan
rancangan sistem aplikasi ini, menerapkan Misi Unsyiah dalam manajemen mutu terpadu
di bidang pendidikan melalui penerapan prinsip transparansi, partisipatif, efisiensi dan
produktif.
Diskusi pembuatan rancangan ini, sesuai penguatan nilai organisasi transparansi dalam
pembuatan surat tugas Admin. Penguatan nilai partisipatif juga sangat penting dalam
mendukung selesainya sistem aplikasi. Penguatan nilai kreatifitas dan inovasi dalam
merancang sistem aplikasi untuk membuat para pengguna tertarik dalam menggunakan
sistem aplikasi.
1. Sulitnya berkonsultasi tatap muka dikarenakan masa pandemic Covid-19 yang

memberlakukan staf di Universitas Syiah Kuala untuk Work From Home (WFH).
2. Jika tidak adanya koordinasi dengan pihak lain dipastikan tidak akan menghasilkan
ide-ide yang berbeda dan berinovasi melalui tahapan kegiatan yang telah disusun oleh
penulis
1. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp
2. Melalui kegiatan ini sangat diharapkan menciptakan sebuah tim yang nantinya akan
saling berdiskusi dan menyampaikan kritik saran untuk penyempurnaan hasil
kegiatan.
24
1. Email detail akun domain unsyiah.ac.id dari pihak UPT Teknologi Informasi dan
Komunikasi Universitas Syiah Kuala
Gambar 4. Screenshot email detail akun domain unsyiah.ac.id dari pihak UPT TIK
2. Whatsapp dengan bagian IT mengenai hasil konsep dan desain rancangan sistem
aplikasi
Gambar 5. Screenshot whatsapp dengan bagian IT terkait hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi
25
3. Konsultasi hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi dengan mentor
(atasan)
Gambar 6. Konsultasi hasil konsep dan desain

rancangan sistem aplikasi dengan mentor (atasan)
26
4. Konsultasi hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi dengan pimpinan
(Kepala Biro)
Gambar 7. Konsultasi hasil konsep dan desain rancangan sistem aplikasi dengan pimpinan (Kepala Biro)
27
C. Kegiatan 3.
Pengembangan Sistem Aplikasi.

Waktu 23 Juli - 14 Agustus 2020
Kegiatan
1. Tahapan Kegiatan 3-1 : Proses pembuatan sistem aplikasi dan koordinasi dengan
bagian IT
Tahapan kegiatan ini berkoordinasi dengan bagian IT dalam proses pembuatan sistem
aplikasi sebelum dilakukan uji coba dengan mentor (atasan).
2. Tahapan Kegiatan 3-2 : Uji coba sistem aplikasi
Melakukan uji coba dengan mentor (atasan). Ada beberapa yang perlu di kembangkan
lagi yaitu perlunya control mahasiswa (pengguna) dalam proses pengajuan agar
disinkronkan dengan data KRS Online Mahasiswa dari UPT TIK Universitas Syiah
Kuala. Sehubungan dengan pandemic Covid-19 ini mohon agar Sistem Informasi
Surat Keterangan Beasiswa dapat segera digunakan.
3. Tahapan Kegiatan 3-3 : Memperbaiki konsep sesuai dengan saran mentor (atasan)
Dalam tahapan kegiatan ini, penulis mengkoordinasikan ke pihak UPT TIK terkait
permintaan data KRS Online Mahasiswa (data API) agar bagian IT bisa segera
memperbaiki sistem aplikasi sesuai dengan catatan atau saran dari mentor (atasan)
4. Tahapan Kegiatan 3-4 : Membuat surat permohonan kepada pengelola Website Biro
Kemahasiswaan dan Alumni
Kegiatan ini penulis membuat surat permohonan penambahan fitur “Sistem Informasi
Surat Keterangan Beasiswa Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah
Kuala” kepada pengelola Website Biro Kemahasiswaan dan Alumni
5. Tahapan Kegiatan 3-5 : Membuat surat edaran penggunaan sistem aplikasi
Membuat surat edaran mengenai pengunaan sistem informasi surat keterangan

beasiswa bagi mahasiswa Universitas Syiah Kuala yang ditanda tangani oleh Kepala
Biro Kemahasiswaan dan Alumni, mengingat situasi pandemi Covid-19 saat ini maka
28
seluruh proses kegiatan dilakukan secara daring.
Output :
1. Dokumentasi proses pembuatan

2. Dokumentasi proses uji coba aplikasi
3. Surat Permohonan
4. Surat Edaran Legalitas
5. Hasil diskusi/catatan dan saran perbaikan aplikasi
Analisa Dampak :
1. Akuntabilitas :
Positif
Transparansi dalam pembuatan aplikasi, keterbukaan penulis terhadap sistem aplikasi

yang digunakan agar memudahkan atasan (mentor) menilai kelayakan dari sistem aplikasi
yang telah dibuat
Negatif
Penulis akan mengalami kesulitan apabila tidak ada keterbukaan dalam penggunaan
aplikasi ini nantinya dikemudian hari.
2. Nasionalisme :
Positif
Pentingnya musyawarah dan kerjasama antar tim agar memudahkan pekerjaan yang
terlihat sulit.
Negatif
Penulis akan kesulitan dalam menyelesaikan kegiatan ini tanpa adanya bantuan dari
pihak-pihak lainnya. Tidak mendapatkan masukan-masukan yang dapat membangun
untuk tahapan kegiatan ini
3. Etika Publik :
Positif
Cermat dalam melakukan pembuatan aplikasi, melihat apa saja hal-hal yang masih perlu
dikembangkan dalam sistem aplikasi tersebut.
29
Negatif
Apabila penulis tidak cermat dalam melihat setiap draft menu sistem aplikasi ini maka
akan banyak hal-hal yang tidak sesuai dengan rancangan yang dibuat diawal kegiatan.
4. Komitmen Mutu :
Positif
Inovasi dalam pembuatan aplikasi yang berorientasi pada mutu agar menghasilkan sistem
aplikasi yang terbaik dan sesuai dengan standar.
Negatif
Pembuatan aplikasi yang tidak berorientasi pada mutu akan menghasilkan sistem aplikasi
yang tidak berkualitas dan tidak memenuhi standar suatu sistem aplikasi
5. Anti Korupsi :
Positif
Transparan menghasilkan rencana kerja bersama tim untuk penerapan sistem aplikasi agar
tetap berjalan dengan baik dikemudian hari.
Negatif
Dapat menghambat penerapan sistem aplikasi dikemudian hari apabila tidak transparan
dari awal tujuan dari sistem aplikasi ini.
6. Manajemen ASN :
Positif
Keterkaitan penulis dan antar pihak yang lain serta kerja sama menuangkan ide-ide baru
agar sistem aplikasi dapat berjalan dengan baik dan hasil yang maksimal
Negatif
Apabila penulis menggunakan idenya sendiri tanpa bantuan ide dari pihak lain, mungkin
sistem aplikasi tidak berjalan dengan baik dan hasil yang tidak optimal.
Pengembangan sistem aplikasi ini menerapkan Visi Universitas Syiah Kuala yaitu
menjadi universitas yang inovatif dan pengembangan IPTEK. Dan pengembangan sistem
30
aplikasi menerapkan Misi Unsyiah dalam manajemen mutu terpadu di bidang pendidikan
melalui penerapan prinsip transparansi, partisipatif, efisiensi dan produktif.
Melalui pengembangan sistem aplikasi menguatkan nilai-nilai organisasi antara lain::

transparansi dalam penggunaan sistem aplikasi dan memberikan ide inovatif dalam
1. Istri dari bagian IT melahirkan sehingga pihak yang bersangkutan tidak dapat
memperbaiki sistem aplikasi yang disarankan atasan (mentor) dengan segera.
2. Sempatnya terhenti aktivitas di Universitas Syiah Kuala dalam beberapa hari dan
memberlakukan Work From Home (WFH) untuk seluruh civitas akademika
dikarenakan banyaknya kasus positif Covid-19 di lingkungan Universitas Syiah Kuala
3. Adanya pekerjaan lain yang harus dikerjakan mentor (atasan) sehingga penulis perlu
menentukan jadwal untuk berkonsultasi
1. Tetap sabar menunggu jadwal yang tepat agar pihak IT bisa mengerjakan revisi yang
diberikan atasan (mentor) sambil terus menanyakan progress sistem aplikasinya.
2. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp dengan pihak-pihak terkait
3. Tetap sabar menunggu jadwal yang tepat untuk berkonsultasi dengan atasan (mentor)
31
1. Berkonsultasi dengan bagian IT dalam proses pembuatan sistem aplikasi
Gambar 8. Konsultasi dengan bagian IT dalam proses pembuatan sistem aplikasi
2. Dokumentasi proses uji coba aplikasi dengan mentor (atasan)
32
Gambar 9. Dokumentasi proses uji coba aplikasi dengan mentor (atasan)
3. Diskusi dengan mentor tentang perbaikan konsep uji coba sistem aplikasi
Gambar 10. Diskusi dengan mentor tentang perbaikan konsep uji coba sistem aplikasi
33
4. Screenshot Whatsapp dengan pihak UPT TIK Universitas Syiah Kuala untuk
permintaan data API KRS Online Mahasiswa Universitas Syiah Kuala
Gambar 11. Screenshot Whatsapp dengan pihak UPT TIK Unsyiah terkait data API KRS Online
34
D. Kegiatan 4.
Sosialisasi Keberadaan Sistem Aplikasi

Waktu 18 - 25 Agustus 2020
Kegiatan
1. Tahapan Kegiatan 4-1 : Membuat pengumuman di website Biro Kemahasiswaan dan

Alumni Universitas Syiah Kuala
Penulis sudah membuat permohonan penambahan fitur “Sistem Informasi Surat

Keterangan Beasiswa Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala”
kepada pengelola Website Biro Kemahasiswaan dan Alumni di laman
http://kemahasiswaan.unsyiah.ac.id dan membuat surat edaran penggunaan aplikasi.
Penulis juga melakukan koordinaasi dengan pihak staf pengelola website untuk
mempublikasikan pengumuman di website tersebut berdasarkan dari surat edaran
yang telah dibuat agar mahasiswa mengetahui keberadaan sistem informasi tentang
proses pengajuan surat keterangan beasiswa yang dapat dilakukan secara daring.
2. Tahapan Kegiatan 4-2 : Membuat standing banner sebagai media sosialisasi dan
promosi
Tahapan kegiatan ini, penulis membuat banner tentang sistem informasi surat
keterangan beasiswa pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni yang diletakkan di depan
pintu masuk Biro Kemahasiswaan dan Alumni sehingga mahasiswa yang datang ke
kantor dapat melihat pengumuman di banner tersebut.
3. Tahapan Kegiatan 4-3 : Mensosialisasikan aplikasi ke media sosial seperti instagram

beasiswa Unsyiah
Penulis juga menginformasikan kepada mahasiswa tentang sistem informasi surat

keterangan beasiswa ini dengan mengupload di media sosial seperti instagram.
Instagram ini salah satu media informasi yang sering digunakan mahasiswa untuk
melihat pengumuman terbaru tentang berita beasiswa di Biro Kemahasiswaan dan
Alumni Universitas Syiah Kuala.
35
Output :
1. Dokumentasi aplikasi yang sudah dipublish di website Biro Kemahasiswaan dan

Alumni
2. Banner
3. Dokumentasi aplikasi yang sudah dipublish di instagram beasiswa unsyiah
Analisa Dampak :
1. Akuntabilitas :
Positif
Dengan menerapkan sikap tanggung jawab atas selesainya sistem aplikasi ini sehingga
dapat digunakan oleh mahasiswa dan transparansi dalam memberikan informasi terkat
hal-hal yang diperlukan dalam penyelesaian sistem aplikasi ini.
Negatif
Tanpa menjalankan nilai tanggung jawab, maka seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan
tidak akan berjalan lancar dan sistem aplikasi tidak dapat digunakan oleh mahasiswa.
Serta tidak terkumpulnya informasi yang akurat dalam penggunaan sistem aplikasi ini.
2. Etika Publik :
Positif
Bersikap ramah dan sopan santun dalam berkomunikasi dengan pihak lainnya.
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami agar mahasiswa tertarik mebaca
pengumumnnya di website dan media sosial.
Negatif
Tidak bersikap ramah dan sopan santun akan membuat pihak yang terkait lainnya enggan
untuk membantu mempublikasikan sistem aplikasi ini. Dan penggunaan bahasa yang
terlalu susah akan membuat mahasiswa malas untuk membaca pengumuman tersebut.
3. Komitmen Mutu :
Positif
Penerapan prinsip efektif dan efisiensi dalam mencapai tujuan yang maksimal sehingga
pelaksanaan penggunaan sistem aplikasi dapat diselesaikan dengan baik dan mencapai
tujuan kepuasan para penggunanaya.
36
Negatif
Jika tidak menerapkan prinsip efektif dan efisiensi ini maka sistem aplikasi dapat
terhambat dan tidak dapat digunakan oleh mahasiswa dalam mengajukan surat keterangan
mahasiswa.
4. Anti Korupsi :
Positif
Penulis menerapan nilai kemandirian dalam penyelesaian sistem aplikasi ini walaupun
beberapa kali terhambat dalam situasi pandemi saat ini dan kerja keras untuk mendapatkan
hasil yang luar biasa.
Negatif
Apabila penulis terlalu bergantung kepada orang lain dikondisi pandemi saat ini maka
penulis tidak bisa menyelesaikan sistem aplikasi dengan tepat waktu. Tidak adanya kerja
keras dalam tahapan kegiatan ini maka sistem aplikasi tidak bisa dipublikasikan kepada
mahasiswa.
5. Pelayanan Publik :
Positif
Melalui sosialisasi berupa pengumuman ini akan terjalinnya hubungan dan layanan antar
pihak terkait dan mahasiswa (pengguna)
Negatif
Penulis adalah salah satu pelayan publik yang harus memberikan layanan secara optimal
kepada mahasiswa sehingga apabila tidak diterapkan akan berdampak pada fungsi ASN
sebagai pelayan publik.
6. Manajemen ASN :
Positif
Penulis bekerja sama dengan pihak-pihak lainnya demi terciptanya publikasi informasi
tentang sistem aplikasi ini kepada mahasiswa (pengguna)
Negatif
Jika dalam kegiatan ini tidak melibatkan pihak lainnya maka kegiatan ini tidak bisa
berjalan dan informasi tentang sistem aplikasi ini tidak sampai kepada mahasiswa
(pengguna)
37
Adanya sarana sosialisasi keberadaan sistem aplikasi memudahkan stakeholders

mendapatkan informasi, ini termasuk dalam Misi Universitas Syiah Kuala efisien, efektif
dan produktif. Dan tujuan dari Universitas Syiah Kuala memberikan pelayanan yang
maksimal bagi seluruh stakeholders.
Sosialisasi ini berkaitan dengan daya saing tinggi bagaimana agar dapat memudahkan
stakeholders dalam proses pengajuan surat dan inovatif dalam pemecahan masalahyang
dihadpai dalam keadaan pandemi saat ini.
1. Tanpa melakukan sosialisasi berupa pengumuman di website dan media sosial dapat
mengakibatkan banyak pihak tidak mengetahui keberadaan sistem aplikasi yang telah
dibuat penulis.
1. Melakukan sosialisasi memberikan informasi yang baik dan benar kepada mahasiswa
dalam bentuk pengumuman di website dan media sosial.
38
1. Berkoordinasi dengan staf pengelola website Biro Kemahasiswaan dan Alumni

untuk mempublish sistem aplikasi
Gambar 12. Koordinasi dengan staf pengelola website Biro Kemahasiswaan dan Alumni
39
2. Foto Banner yang diletakkan di depan pintu masuk ke Biro Kemahasiswaan dan
Alumni
Gambar 13. Foto Banner yang diletakkan di depan pintu masuk ke Biro Kemahasiswaan dan Alumni
40
3. Screenshot Whatsapp kepada pengelola instagram @beasiswa.unsyiah untuk
mempublish sistem aplikasi
Gambar 14. Screenshot Whatsapp kepada pengelola instagram @beasiswa.unsyiah
41
E. Kegiatan 5.
Penerapan Sistem Aplikasi

Waktu
26 Agustus – 04 September 2020
Tempat Pelaksanaan
Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala
Kegiatan
1. Tahapan Kegiatan 5-1 : Aplikasi dapat diakses secara daring
Hasil dari tahapan penerapan aplikasi ini adalah suatu proses informasi yang sudah
berjalan dengan baik dan sudah bisa digunakan oleh mahasiswa (pengguna).
2. Tahapan Kegiatan 5-2 : Membuat kuesioner pengguna sistem aplikasi
Tahapan kegiatan ini, penulis membuat x banner tentang sistem informasi surat
keterangan beasiswa pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni yang diletakkan di depan
pintu masuk Biro Kemahasiswaan dan Alumni sehingga mahasiswa yang datang
kekantor dapat melihat pengumuman di banner tersebut.
3. Tahapan Kegiatan 5-3 : Proses monitoring dan evaluasi berkala
Penulis bekerja sama dengan IT meninjau dan mengevaluasi kembali tentang

pengunaan Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa apa saja kendala-kendala
dalam sistem tersebut.
Output :
1. Sistem aplikasi yang dapat digunakan mahasiswa
2. Kuesioner pengguna aplikasi dalam bentuk google form
3. Dokumentasi evaluasi berkala
Analisa Dampak :
1. Akuntabilitas :
Positif
Dengan menerapkan sikap tanggung jawab atas telah selesainya penggunaan sistem
aplikasi ini sehingga sudah dapat diakses oleh mahasiswa dalam proses pengajuan surat
keterangan beasiswa. Penulis juga memiliki kejelasan target dalam capaian penggunaan
42
sistem aplikasi ini.
Negatif
Apabila tidak adanya tanggung jawab dalam tahap kegiatan ini maka sistem aplikasi ini
tidak akan dapat diakss oleh mahasiswa. Jika penulis juga tidak memiliki kejelasan target
dalam pembuatan aplikasi ini maka aplikasi ini tidak dapat digunakan pada waktu yang
telah ditentukan.
2. Nasionalisme :
Positif
Semua kegiatan ini diputuskan melalui bermusyawarah, dari awal kegiatan sampai akhir
kegiatan. Penulis sangat perlu masukan dan pendapat dari pihak terkait lainnya untuk
tercapainya penerapan sistem aplikasi secara maksimal. Dan selalu bermufakat dalam
pengambilan keputusan apabila ada beberapa perbedaan pendapat antara penulis dengan
atasan (mentor) dan bagian IT
Negatif
Jika pelaksanaan kegiatan ini dilakukan sendiri oleh penulis, maka tidak akan tercapainya
hasil yang maksimal. Dimana penulis sangat membutuhkan masukan dari bagian yang
lebih ahli dalam proses kegiatan ini. Penulis juga tidak dapat mengambil keputusan
sepihak tanpa mufakat dengan atasan (mentor) untuk mendukung kegiatan.
3. Etika Publik :
Positif
Bersikap ramah dan sopan santun dalam berkomunikasi dengan pihak lainnya. Penerapan
sistem aplikasi yang memudahkan mahasiswa dalam proses pengajuan surat keterangan
beasiswa.
Negatif
Tidak bersikap ramah dan sopan santun akan membuat pihak yang terkait lainnya enggan
untuk membantu penulis dalam mencapai tujuan kegiatan. Sistem aplikasi yang terlalu
sulit akan membuat mahasiswa malas untuk melakukan pengajuan surat keterangan
beasiswa.
4. Komitmen Mutu
Positif
43
Peningkatan atau perbaikan kekurangan agar inovasi yang telah dihadirkan bisa terus
berkembang dan mutu dari aplikasi yang dihadirkan dapat terus meningkat karena sistem
aplikasi yang dibuat masih sederhana dan perlu dikembangkan lagi.
Negatif
Perlunya pengembangan dan perbaikan lagi untuk menghasilkan sistem aplikasi yang
dapat disesuaikan dengan perkembangan teknologi dikemudian hari agar inovasi yang
dihadirkan bisa menjadi sempurna.
5. Anti Korupsi :
Positif
Proses penerapan aplikasi dilakukan secara jujur tidak membeda-bedakan mahasiswa
yang sedang memproses pengajuan surat. Menyelesaikan pengajuan surat dengan tepat
waktu.
Negatif
Jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan jujur maka akan menghambat surat keterangan
mahasiswa yang telah mereka ajukan, membedakan mahasiswa yang kenal terlebih
dahulu daripada mahasiswa yang tidak kenal. Dan tidak tepat waktu mengakibatkan
mahasiswa terlambat dalam penggunaan surat keterangan beasiswa.
6. Pelayanan Publik :
Positif
Keterbukaan dari pelayanan yang mudah diakses dan diperoleh
Negatif
Apabila penulis tidak memberikan keterbukaan dalam akses pelayanan akan menyulitkan
mahasiswa untuk mengajukan surat dimana masa pandemi ini mahasiswa tidak dapat
datang langsung kekantor.
7. WoG :
Positif
Aplikasi ini pelaksanaannya terdapat kolaborasi dengan beberapa pihak, seperti pihak
UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi, Personal IT dan Pengelola Website Biro
Kemahasiswaan dan Alumni demi mencapai satu tujuan dan selalu meningkatkan
perbaikan aplikasi agar terus berkembang.
44
Negatif
Penulis tidak akan bisa menyelesaikan seluruh kegiatan apabila tidak adanya kolaborasi
dengan pihak-pihak terkait untuk menunjang proses tahapan kegiatan dan sistem aplikasi
tidak dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi.
Penerapan sistem aplikasi ini berkontribusi terhadap pencapaian Visi Universitas Syiah
Kuala yaitu menjadi universitas yang inovatif dan pengembangan IPTEK. Penerapan
sistem aplikasi ini juga berkaitan dengan tujuan Universitas Syiah Kuala yaitu
memberikan pelayanan yang maksimal bagi seluruh stakeholders.
Dalam penerapan aplikasi ini peguatan nilai pada kreatifitas dan inovasi untuk tetap
mengembangkan sistem aplikasi yang lebih sempurna dan mengikuti perkembangan
teknologi.
1. Sistem aplikasi yang dibuat masih sederhana
1. Penulis akan berusaha meningkatkan dan memperbaiki kekurangan dari sistem

informasi ini dikemudian hari karena pembuatan aplikasi ini yang relatif singkat.
45
1. Aplikasi dapat diakses secara online melalui website

http://suratbeasiswabka.unsyiah.ac.id.
Gambar 15. Screenshot sistem aplikasi dapat diakses secara online melalui website
2. Screenshot Whatsapp Group mahasiswa untuk pemberitahuan pengisian kuesioner

Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Gambar 16. Screenshot Whatsapp Group mahasiswa untuk pemberitahuan pengisian kuesioner
46
3. Dokumentasi proses peninjauan dan evaluasi bersama Bagian IT dan Kepala Biro
Gambar 17. Dokumentasi proses peninjauan dan evaluasi bersama Bagian IT dan Kepala Biro
47
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan bahwa isu yang diangkat dalam
kegiatan aktualisasi di instansi tempat penulis bekerja adalah “belum adanya proses
surat keterangan beasiswa berbasis online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni
di Universitas Syiah Kuala” maka dari isu tersebut ditetapkan gagasan pemecahan
masalah yaitu Surat Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro Kemahasiswaan
dan Alumni di Universitas Syiah Kuala.
Isu tersebut diselesaikan melalui lima kegiatan dan juga beberapa tahapan
kegiatan yang setiap kegiatannya mengandung nilai ANEKA, Pelayanan Publik,
dan WoG. Adapun 5 kegiatan aktualisasi tersebut terdiri dari :
1. Diskusi pembuatan rancangan sistem aplikasi
2. Pembuatan rancangan sistem aplikasi
3. Pengembangan sistem aplikasi
4. Sosialisasi keberadaan sistem aplikasi
5. Penerapan sistem aplikasi
Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan sesuai dengan penerapan nilai-nilai dasar
dan peran sebagai ASN dalam NKRI terkait dengan pelayanan publik untuk
meningkatkan pelayanan di Biro Kemahasiswaan dan Alumni serta mendukung dan
berkontribusi dalam pencapaian visi, misi dan tujuan Universitas Syiah Kuala.
2. Saran
Penerapan nilai-nilai dasar PNS yang dilakukan sebaiknya bersifat kontiniu,
tidak hanya sebatas saat aktualisasi saja. Nilai-nilai dasar akuntabilitas,
nasionalisme, etika public, komitmen mutu, dan anti korupsi dapat diterapkan
dalam kebiasaan bekerja sehari-hari agar dapat mendukung tercapainya tujuan
organisasi di semua lingkungan Universitas Syiah Kuala.
Diharapkan juga kepada jajaran staf di Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Universitas Syiah Kuala untuk terus mengembangkan kreatifitas dan inovasi
berbasis digital dalam peningkatan kualitas mutu dan pelayanan terhadap
stakeholders.
48
DAFTAR PUSTAKA
Fatimah, E., Irawati E. 2017. Manajemen ASN: Modul Pelatihan Dasar Calon PNS.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Purwanto, EA., Tyastianti, D., Taufiq, A., Novianto, W. 2017. Pelayanan Publik: Modul
Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Tim Komisi Pemberantasan Korupsi. 2014. Antikorupsi: Modul Pendidikan dan

Pelatihan Prajabatan Golongan I/II/III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Tim Lembaga Administrasi Negara. 2014. Akuntabilitas: Modul Pendidikan dan

Tim Lembaga Administrasi Negara. 2014. Etika Publik: Modul Pendidikan dan Pelatihan
Prajabatan Golongan I/II/III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Tim Lembaga Administrasi Negara. 2014. Nasionalisme: Modul Pendidikan dan

Tim Lembaga Administrasi Negara. 2014. Komitmen Mutu: Modul Pendidikan dan
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2018. Peraturan Kepala

LAN-RI Nomor 12 Tahun 2018, tentang Pelatihan Dasar CPNS
49
LAMPIRAN KEGIATAN 1
Diskusi Pembuatan Rancangan Sistem Aplikasi
Lampiran 1.1 Lembar surat rekomendasi/persetujuan dari mentor (atasan) melakukan kegiatan
50
Lampiran 1.2 Rencana alur kerja sistem aplikasi
51
Lampiran 1.3 Rancangan sistem aplikasi
52
53
54
55
56
Lampiran 1.4 Catatan arahan dan saran dari mentor (atasan) mengenai alur kerja dan
rancangan sistem aplikasi.
57
LAMPIRAN KEGIATAN 2
Pembuatan Rancangan Sistem Aplikasi
Lampiran 2.1 Surat permohonan pembuatan domain dan hosting yang ditujukan kepada
Kepala UPT TIK Universitas Syiah Kuala
58
Lampiran 2.2 Bukti pengiriman surat permohonan kepada Kepala UPT TIK melalui Paperless
Office (PLO) Unsyiah
59
Lampiran 2.3 Formulir pendaftaran permohonan permintaan domain dan hosting oleh UPT
TIK Unsyiah
60
Lampiran 2.4 Prototype konsep dan desain rancangan sistem aplikasi yang akan digunakan
61
62
Lampiran 2.5 Catatan arahan dan saran dari mentor (atasan) mengenai hasil konsep dan desain
rancangan sistem aplikasi
63
Lampiran 2.6 Catatan arahan dan saran dari Kepala Biro mengenai pembuatan sistem aplikasi
berbasis online
64
Lampiran 2.7 Surat Tugas Admin
65
LAMPIRAN KEGIATAN 3
Pengembangan Sistem Aplikasi
Lampiran 3.1 Screenshot dari website uji coba aplikasi bersama mentor (atasan)
66
67
Lampiran 3.2 Catatan arahan dan saran dari mentor (atasan) mengenai hasil uji coba aplikasi
68
Lampiran 3.3 Surat permohonan oleh mentor (atasan) kepada pengelola Web Biro
Kemahasiswaan dan Alumni
69
Lampiran 3.4 Surat edaran penggunaan sistem aplikasi oleh Kepala Biro Kemahasiswaan dan
Alumni
70
LAMPIRAN KEGIATAN 4
Pengembangan Sistem Aplikasi
Lampiran 4.1 Halaman depan slide show pengumuman dan menu Sistem Informasi Surat
Keterangan Beasiswa di website Biro Kemahasiswaan dan Alumni pada laman
http://kemahasiswaan.unsyiah.ac.id.
Lampiran 4.2 Pengumuman sistem informasi di website Biro Kemahasiswaan dan Alumni
71
72
Lampiran 4.3 Desain Banner
73
Lampiran 4.4 Pengumuman di Instagram Story @beasiswa.unsyiah
74
Lampiran 4.5 Pengumuman di Instagram Feeds @beasiswa.unsyiah
75
LAMPIRAN KEGIATAN 5
Penerapan Sistem Aplikasi
Lampiran 5.1 Aplikasi dapat diakses secara daring pada laman

Halaman Depan Login Mahasiswa
Halaman Beranda Mahasiswa
76
Halaman Input Data Surat Keterangan Beasiswa oleh mahasiswa
Halaman Riwayat Pengajuan Surat oleh mahasiswa
77
Halaman Contoh Surat Permohonan oleh mahasiswa saat melakukan pengajuan surat
Halaman menu ubah password
78
Halaman Depan Login Admin
Halaman Beranda Admin
79
Halaman Rekapitulasi Pengajuan Admin
Halaman Riwayat Pengajuan Surat oleh Admin
80
Lampiran 5.2 Kuesioner pengguna aplikasi pada google form
http://bit.ly/SuratBeasiswaBKA
81
82
83
Lampiran 5.2 Hasil kuesioner pengguna aplikasi pada google form
http://bit.ly/SuratBeasiswaBKA
84
85
86
87
88
89
LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI KEPUASAN PENGGUNA
TERHADAP SURAT KETERANGAN BEASISWA SECARA ONLINE
PADA BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
Disusun oleh:
Nama : Nida Ariyanti Pulungan, S.E.

NIP : 199106192019032024
Unit Kerja : Biro Kemahasiswaan dan Alumni
BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

DARUSSALAM - BANDA ACEH
2020
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga “Laporan Monitoring dan Evaluasi Kepuasaan Pengguna Surat Keterangan Beasiswa
secara Online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala yang merupakan
bagian dari kegiatan Latsar Golongan III Angkatan V Tahun 2020 bisa diselesesaikan dengan
baik.
Surat Keterangan Beasiswa secara online ini dipandang sebagai salah satu instrument penting
dalam meningkatkan kepuasan stakeholders dimana penulis sebagai salah satu pelayan publik.
Pemanfaatan sistem aplikasi ini sangat berguna untuk membantu mahasiswa dalam pengurusan
surat keterangan beasiswa secara daring dimasa pandemi Covid-19 saat ini.
Hasil monitoring dan evaluasi ini diharapkan dapat memberikan masukan terhadap
optimalisasi sistem aplikasi karena sistem aplikasi ini tentunya masih memiliki berbagai
kekurangan, Untuk itu saran dan masukan sangat diharapkan kedepan.
Akhir kata, penyusun ingin menyampaikan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah
memberikan berbagai bantuan dan masukan dalam penyelesaian sistem aplikasi ini dengan
dengan baik.
Banda Aceh, 01 September 2020
Nida Ariyanti Pulungan, S.E.
i
DAFTAR ISI
LEMBAR KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 01
A. Latar Belakang ....................................................................................................... 01
B. Tujuan ................................................................................................................... 01
C. Manfaat .................................................................................................................. 02
D. Waktu Pelaksanaan ............................................................................................... 02
E. Sasaran Monitoring dan Evaluasi ......................................................................... 02
BAB II LAPORAN HASIL MONITORING DAN EVALUASI .................................. 03

A. Pengambilan Data Kuesioner ................................................................................. 03
B. Saran dan Rekomendasi ........................................................................................ 08
C. Tindak Lanjut ......................................................................................................... 09
BAB III PENUTUP .......................................................................................................... 10
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengembangan e-government untuk sarana penyelenggaraan fungsi pemerintah dan
layanan publik artinya dengan memanfaatkan bantuan teknologi dan internet. Dengan
memanfaatkan teknologi dan internet maka akan terjadinya transformasi proses kerja secara
manual ke sistem yang berbasis elektronik. Pemanfaatan sistem aplikasi memungkinkan
berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, akurat dan tepat.
Penerapan sistem aplikasi di pemerintahan merupakan upaya untuk mengembangkan
penyelenggaraan pemerintahan yang berbasiskan elektronik dalam rangka meningkatkan
transparansi dan kualitas pelayanan publik secara efektif dan efisien.
Pada masa pandemi Covid-19 saat ini, sistem aplikasi sangat dibutuhkan dalam proses
pelayanan kepada publik. Dikarenakan hal yang tidak diperbolehkan untuk bertatap muka
secara langsung maka sistem aplikasi dapat membantu proses pengajuan surat keterangan
beasiswa bagi mahasiswa.
Mahasiswa adalah pengguna layanan, baik layanan, baik layanan akademik maupun non
akademik. Secara individual mahasiswa memiliki tingkat kepuasan masing-masing, namun
perlu dilakukan pengukuran tingkat kepuasan secara umum. Dengan mengukur tingkat
kepuasan secara umum terhadap layanan kemahasiswaan maka akan diperoleh gambaran
tentang kebutuhan perbaikan kualitas layanan kedepannya.
Peningkatan layanan Surat Keterangan Beasiswa secara Online pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala dari sistem manual ke sistem berbasis
online sampai saat ini sudah dilaksanakan, namun monitoring dan evaluasi kepuasaan
mahasiswa harus terus dilakukan secara periodik agar ada tindak lanjut untuk terus
memperbaiki layanan.
Proses monitoring dan evaluasi kepuasan pengguna sistem aplikasi ini sebagai bagian
yang penting dalam rangka meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan pada
sistem aplikasi. Kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam pelaksanaan, untuk selanjutnya
menjadi masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem aplikasi.
B. Tujuan
Adapun tujuan sistem aplikasi ini sebagai berikut :
1. Mendorong Biro Kemahasiswaan dan Alumni untuk terus memperbaiki kualitas
1
pelayanan.
2. Mendorong Biro Kemahasiswaan dan Alumni untuk inovatif dalam
menyelenggarakan pelayanan.
3. Mewujudkan sistem administrasi yang lebih efektif, inovatif dan efisien.
4. Penggunaan teknologi sistem aplikasi berbasis internet dianggap mampu mengatasi
kendala dalam masa pandemi Covid-19 saat ini.
5. Mengevaluasi kepuasaan pengguna terhadap sistem informasi surat keterangan
beasisw secara online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah
Kuala
C. Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penerapan aplikasi ini adalah:
1. Diharapkan dapat mengoptimalkan proses pelayanan administrasi di Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala agar bisa lebih mudah dan
efektif.
2. Bagi stakeholders yaitu mahasiswa mendapatkan kemudahan dari sistem aplikasi
ini.
D. Waktu Pelaksanaan
Monitoring dan evaluasi kepuasan pelayanan Surat Keterangan Beasiswa secara Online
pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni kepada mahasiswa dilakukan minggu ke-4 bulan
Agustus 2020
E. Sasaran Monitoring dan Evaluasi

Indeks kepuasan mahasiswa diukur dengan :
1. Sangat Setuju
2. Setuju
3. Netral
4. Tidak Setuju
5. Sangat Tidak Setuju
2
BAB II
LAPORAN HASIL MONITORING DAN EVALUASI
A. Pengumpulan Hasil Kuesioner

Kegiatan monitoring dan evaluasi dengan membagikan kuesioner berupa google form
http://bit.ly/SuratBeasiswaBKA. Kuesioner dibagikan kepada beberapa mahasiswa aktif
kuliah Universitas Syiah Kuala, dimana sebelumnya sudah mengakses sistem informasi
surat keterangan beasiswa di laman http://suratbeasiswabka.unsyiah.ac.id.
Adapun hasil beberapa pertanyaan yang diajukan kepada beberapa mahasiswa dalam
kuesioner mendapatkan hasil tingkat kepuasan yang berbeda-beda. Berikut ini rincian hasil
survei kepuasan pengguna terhadap sistem informasi surat keterangan beasiswa pada Biro
Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala untuk setiap butir pertanyaan :
1. Laman website Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa mudah dicari
Hasil survey kepuasan mahasiswa :

Indeks Skala Pengukuran Jumlah Responden Presentase
Sangat setuju 28 orang 84.8 %
Setuju 3 orang 9.1 %
Netral 2 orang 6.1 %
Tidak Setuju - 0%
Sangat Tidak Setuju - 0%
3
2. Tampilan desain dari Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa menarik

Tidak Setuju - 0%
3. Pilihan menu dan navigasi yang tersedia memudahkan anda menggunakan Sistem
Informasi Surat Keterangan Beasiswa

Tidak Setuju - 0%
4
4. Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa tidak memerlukan proses input data
yang rumit

Netral 1 orang 3%
Tidak Setuju - 0%
5. Proses pengajuan surat pada Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa mudah
dilakukan

Sangat setuju 25 orang 75 %
5
Setuju 8 orang 25 %
Netral - 0%
Tidak Setuju - 0%
6. Program tidak mengalami error saat digunakan

Tidak Setuju - 0%
7. Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa mudah digunakan

6
Netral 1 orang 3%
Tidak Setuju - 0%
8. Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa yang digunakan lebih meringankan

pengguna dari segi biaya dan waktu

Netral 1 orang 3%
Tidak Setuju - 0%
9. Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa dapat diakses baik dari PC, Tablet
atau Handphone
7
Netral 1 orang 3%
Tidak Setuju - 0%
10. Sistem Informasi Surat Keteranagn Beasiswa dapat memberikan kepuasan anda
sebagai pengguna

Netral 1 orang 3%
Tidak Setuju - 0%
B. Saran dan Rekomendasi

Layanan Sistem Informasi Surat Keterangan Beasiswa secara Online sudah baik,
namun tetap perlu terus ditingkatkan, terutama dalam sistem aplikasi yang mungkin
8
masih sering error. Akan tetapi disini kepuasaan pengguna dari segi kemudahan, efisensi
biaya dan waktu sudah sangat membantu mahasiswa dalam proses pengajuan surat.
C. Tindak Lanjut
Melalui monitoring dan evaluasi kepuasan pengguna terhadap sistem aplikasi Biro
Kemahasiswaan dan Alumni yang dilakukan secara periodik menjadi tindak lanjut dalam
melakukan optimalisasi penggunaan sistem aplikasi ini. Inovasi dan kreatifitas yang perlu
dikembangkan untuk mencapai tujuan kepuasan pengguna terhadap pelayanan yang
diberikan oleh Biro Kemahasiswaan dan Alumni. Pengecekan sistem aplikasi secara
berkala untuk mengurangi program yang mungkin sering mengalami error.
9
BAB III
PENUTUP
Demikian laporan monitoring dan evaluasi kepuasan pengguna terhadap surat keterangan
beasiswa secara online pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala dalam
pengukuran kinerja unit dan pemberian layanan terhadap mahasiswa. Semoga monitoring dan
evaluasi ini dapat mencapai tujuan dari Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah
Kuala.
10
LAMPIRAN 6
KARTU BIMBINGAN AKTUALISASI MENTOR

2 TGF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2 TGF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN AKTUALISASI

SURAT KETERANGAN BEASISWA SECARA ONLINE

Nama : Nida Ariyanti Pulungan, S.E.

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN V

Kata Kunci : Surat Keterangan Beasiswa, Sistem Informasi, Online, Aneka.

Aceh Besar, 09 September 2020

Nida Ariyanti Pulungan, S.E.

LEMBAR PERSETUJUAN ............................................................................................. i

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................................ 05

BAB III HASIL PELAKSANAAN AKTUALISASI ..................................................... 14

1. Capaian Kegiatan Aktualisasi ....................................................................................... 14

BAB IV PENUTUP ........................................................................................................... 50

Gambar 1 Koordinasi dengan mentor (atasan) ...................................................................... 19

Visi, Misi dan Tujuan Universitas Syiah Kuala sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan pendidikan berkualitas yang berbasis penelitian untuk

Adapun bagian dari struktur organisasi Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Salah satu kewajiban aktualisasi CPNS dalam menerapkan nilai-nilai ANEKA

Biro Kemahasiswaan dan Alumni diharapkan dapat meningkatkan kualitas

3. Ruang Lingkup Aktualisasi

No Identifikasi Isu U S G Total

Unit Kerja : Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Syiah Kuala

Tabel 2. Rancangan Aktualisasi

3. Pengembangan 1. Proses pembuatan 1. Dokumentasi proses Akuntabilitas: Pengembangan Melalui

Juni Juli Agustus Sept

1. CAPAIAN KEGIATAN AKTUALISASI

NO KEGIATAN WAKTU KETERANGAN

Diskusi Rancangan Pembuatan Sistem Aplikasi

1. Tahapan Kegiatan 1-1 : Koordinasi dengan mentor (atasan)

Dalam kegiatan ini penulis berkonsultasi mengenai pengambilan gagasan tentang

Setelah penulis menyelesaikan rancangan sistem aplikasi, penulis bekonsultasi dan

3. Tahapan Kegiatan 1-3 : Diskusi dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi

1. Lembar surat rekomendasi/persetujuan dari mentor (atasan) melakukan kegiatan

2. Alur kerja dan rancangan sistem aplikasi

Penguatan Nilai Organisasi :

1. Sulitnya berkonsultasi tatap muka dikarenakan masa pandemic Covid-19 yang

Strategi Mengatasi Kendala :

1. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp

1. Koordinasi dengan mentor (atasan)

Gambar 1. Koordinasi dengan mentor (atasan)

2. Konsultasi rancangan sistem aplikasi yang digunakan dengan mentor (atasan)

3. Diskusi dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi

Gambar 3. Screenshot whatsapp dengan bagian IT terkait rancangan aplikasi

Pembuatan Rancangan Sistem Aplikasi

Dalam kegiatan ini penulis mengajukan permohonaan pembuatan domain

4. Surat Tugas Admin

Bermusyawarah dan bermufakat dalam merancang sistem aplikasi agar mendapatkan

Penguatan Nilai Organisasi :

1. Sulitnya berkonsultasi tatap muka dikarenakan masa pandemic Covid-19 yang

Strategi Mengatasi Kendala :

1. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp

Gambar 6. Konsultasi hasil konsep dan desain

Pengembangan Sistem Aplikasi.

2. Tahapan Kegiatan 3-2 : Uji coba sistem aplikasi

5. Tahapan Kegiatan 3-5 : Membuat surat edaran penggunaan sistem aplikasi

Membuat surat edaran mengenai pengunaan sistem informasi surat keterangan

1. Dokumentasi proses pembuatan

Transparansi dalam pembuatan aplikasi, keterbukaan penulis terhadap sistem aplikasi

Kontribusi terhadap Visi Misi Organisasi :

Penguatan Nilai Organisasi :

Melalui pengembangan sistem aplikasi menguatkan nilai-nilai organisasi antara lain::

Strategi Mengatasi Kendala :

2. Berkomunikasi melalui Telepon dan Whatsapp dengan pihak-pihak terkait