\

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR

SMART WORK SYSTEM UNTUK PENINGKATAN PRODUKTIVITAS KINERJA

DI LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Disusun Oleh :
Nama : Martutik, S.IP.
NIP : 19750110 1994122001
Jabatan : Kabag Tata Usaha
Unit Kerja : Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat Universitas Negeri Yogyakarta
No. Absen : 14
Mentor : Prof. Dr. Siti Irene Astuti Dwiningrum, M.Si.
Coach : Dra. Kokom Komala, M.Pd.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Alloh SWT atas limpahan rahmat
dan karunia-Nya selingga laporan aksi perubahan dengan judul “Smart Work
System untuk Peningkatan Produktivitas Kinerja di Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Negeri Yogyakarta” ini dapat
tersusun sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Dokumen laporan aksi perubahan
ini disusun sebagai salah satu tahapan yang harus ditempuh dalam rangkaian
agenda Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I tahun 2020 di
lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Dokumen laporan aksi perubahan ini berisi pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan selama masa off kampus untuk melaksanaan kegiatan aksi perubahan
untuk mengatasi permasalahan dan kondisi yang belum baik menuju kearah yang
lebih baik di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Banyak pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun laporan aksi
perubahan ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Siswantoyo, M.Kes. AIFO selaku Ketua Lembaga Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat yang telah memberikan dukungan demi
suksesnya aksi perubahan ini.
2. Ibu Prof. Amurwani Dwi Lestariningsih, S. Sos., M. Hum. selaku Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Pegawai yang telah menyelenggarakan Pelatihan
Kepemimpinan Administrator Angkatan I tahun 2020.
3. Ibu Prof. Dr. Siti Irene Astuti Dwiningrum, M.Si. selaku mentor sekaligus
Sekretaris Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Univeritas
Negeri Yogyakarta.
4. Ibu Dra. Kokom Komala, M.Pd. selaku coach/pembimbing yang telah
membimbing dan mengarahkan serta memotivasi dalam penyusunan laporan
aksi perubahan ini.
5. Bapak Sunarto, S. Sos., M.Si. selaku penguji/narasumber yang telah
memberikan saran dan masukan untuk perbaikan laporan aksi perubahan ini.

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................................................. iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ vi
A. PENDAHULUAN................................................................................................ 1
1. Latar Belakang .............................................................................................. 1
2. Tujuan ........................................................................................................... 2
B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ............................................................ 4
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ......................... 4
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan .................................................................. 10
a. Program penelitian, pengembangan, dan penerapan IPTEKS (Research
Development and Diffusion Programs of Science and Technology) ............. 10
b. Program PPM dalam rangka pemberdayaan dan pengembangan
masyarakat .................................................................................................. 11
c. Program Penyebarluasan Hasil Penelitian dan Pengabdian .................... 11
d. Progam Penguatan kapasitas kelembagaan ........................................... 11
3. Pengelolaan Tim.......................................................................................... 12
4. Membangun Jejaring dan Kolaborasi........................................................... 14
a. Pengaruh dan Kepentingan Masing-masing Stakeholders ...................... 14
b. Tanggapan/Respon Stakeholders ........................................................... 15
C. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN .............................................................. 22
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi.............................................. 22
2. Manfaat Aksi Perubahan ............................................................................. 29
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN .......................................................... 33
E. PENUTUP ....................................................................................................... 35
1. Kesimpulan.................................................................................................. 35
2. Rekomendasi .............................................................................................. 35
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 37
LAMPIRAN .......................................................................................................... 38

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Negeri Yogyakarta .............................. 7

Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat universitas Negeri Yogyakarta ............................................................ 8
Gambar 3. Stuktur Tim Efektif .............................................................................. 12
Gambar 4. Tingkat Kepuasan Mahasiswa ............................................................ 18
Gambar 5. Tingkat Kepuasan Dosen ................................................................... 19
Gambar 6. Kepuasan Pelanggan Layanan Kegiatan KKN oleh Mahasiswa ......... 20
Gambar 7. Kepuasan Pelanggan Layanan Kegiatan KKN oleh Masyarakat ........ 20
Gambar 8. Program Tambahan: Penataan Ruang Literasi................................... 27
Gambar 9. Penataan Ruang Pelayanan Perpustakaan ........................................ 27
Gambar 10. Sosialisasi SIMKI ............................................................................. 28
Gambar 11. Efektivitas Program Smart Work System LPPM UNY ....................... 32

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Tim Efektif .............................................................................................. 13

Tabel 2. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi ........................................ 22
Tabel 3. Manfaat Aksi Perubahan untuk Universitas ............................................ 29
Tabel 4. Manfaat Aksi Perubahan untuk LPPM UNY ........................................... 30
Tabel 5. Manfaat Aksi Perubahan untuk Stakeholders ......................................... 30
Tabel 6. Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang ....................... 33

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. SK Tim Efektif .................................................................................. 40

Lampiran 2. Pemindahan ruang staf dan ruang layanan ...................................... 41
Lampiran 3. Hasil Penataan Lingkungan Kantor .................................................. 41
Lampiran 4. Contoh dokumen identifikasi kebutuhan data untuk mengukur kinerja
penelitian, PPM, Inovasi ...................................................................................... 42
Lampiran 5. Hasil Pembuatan Program Layanan Aplikasi Pendaftaran KI (SIMKI)
............................................................................................................................ 42
Lampiran 6. Program My-Office untuk informasi surat-menuyarat....................... 43
Lampiran 7. Hasil identifikasi kompetensi Seluruh staf yang ada di LPPM UNY .. 43
Lampiran 8. Peningkatan kompetensi staf LPPM UNY untuk mendukung Smart
Work System dengan pelatihan IT dan TOT AMT ................................................ 44
Lampiran 9. Cuplikan hasil evaluasi kinerja staf LPPM ........................................ 44
Lampiran 10. Cuplikan testimoni stakeholders ..................................................... 45

vi
 A. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Negeri
Yogyakarta (LPPM UNY) merupakan salah satu lembaga pelaksana akademik
yang bertugas melaksanakan tugas pokok dan fungsi Universitas Negeri
Yogyakarta dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi lembaga dipimpin oleh ketua dan sekretaris
serta didukung oleh Bagian Tata usaha dan 6 Pusat yaitu 1) Pusat Budaya,
Lingkungan dan Mitigasi, 2) Pusat Kreativitas, Literasi dan Pembelajaran
Sepanjang Hayat, 3) Pusat Inovasi, Ikubator Bisnis dan Hak Kekayaan Intelektual,
4) Pusat Pendidikan Pancasila dan Karakter, 5) Pusat Pengembangan dan
Pelayanan Pengujian dan Kliah Kerja Nyata, 6) Pusat Publikasi dan Berkala
Ilmiah.
LPPM UNY mempunyai peran strategis dalam pemeringkatan UNY,
akreditasi untuk tingkat intitusi, fakultas, dan prodi. Di samping itu, LPPM UNY
harus mendukung data untuk laporan kinerja UNY, yang terkait dengan kinerja
penelitian, kinerja PPM, kinerja Inovasi dan HKI serta publikasi. Namun demikian,
LPPM UNY masih belum bisa menjalankan perannya dengan optimal. Saat ini
Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan PPM (SIMPPM) untuk Layanan
Penelitian dan PPM masih perlu dikembangakan untuk memenuhi permintaan
data dari beberapa stakeholder yang membutuhkan. Namun masih ada beberapa
layanan data yang belum berbasis IT, antara lain data base untuk HKI, saat ini
untuk layanan pendaftaran dan pengusulan HKI masih semi manual, dosen dan
mahasiswa masih mengusulkan dengan menyetorkan berkas usulan ke LPPM
dengan membawa hardcopy dan sofcopy, maka perlu dibuatkan sistem informasi
atau aplikasi (SIMKI) untuk mempermudah layanan dalam pengusulkan
pendaftaran Kekayaan Iintelektual yang bisa memberikan data Kekayaan
Intelektual dengan cepat dan akurat jika ada permintaan data untuk akreditasi ,
pemeringkatan PT dan permintaan data dari stakeholder lainnya.
Di samping itu, LPPM UNY belum didukung oleh sarana-prasarana,
lingkungan kerja dan sumber daya manusia untuk menjadikan kerja cerdas dalam

1
system kerja di LPPM UNY. Saat ini sumberdaya manusia (staf) yang ada di
LPPM UNY berjumlah 22 orang ditambah ketua dan sekretaris LPPM, dengan
jumlah SDM yang tidak banyak/sedikit dan kompetensi yang dimiliki pegawai
belum merata masih perlu dioptimalkan dan ditingkatkan dari segi IT dan
pengetahun teknis lain yang mendukung untuk kinerja di LPPM UNY. Saat ini
ruang staf masih terpisah-pisah antara sub bagian dan layanan, sehingga
menyulitkan untuk koordinasi dan komunikasi antar subbagian dan pengawasan
dari atasan kepada staffnya, sehingga menghambat untuk kelancaran
penyelesaian tugas dan pekerjaan untuk peningkatan produktivitas kinerja di
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat UNY.
Aksi perubahan sangat dibutuhkan untuk mendukung kinerja LPPM UNY
sebagai wujud mendukung tujuan visi dan misi UNY untuk menuju World Class
Unieristy 2025. Oleh karena itu, LPPM UNY merancang progam unggulan Smart
Work System, yang terkait dengan perubahan pada tiga aspek yakni Hardware
(sarana prasarana, lingkungan kerja yang nyaman), Software (IT) dan Human
Resource (SDM) yang saling berkaitan untuk meningkatkan produktivitas kinerja.
Dengan dilakukan progam sistemik tersebut diharapkan LPPM UNY dapat
merespon perubahan dengan lebih prokatif.
Smart Work System adalah caara kerja sistemik dan sinergi antar 3 aspek diatas
untuk menghasilkan kinerja dan produktivitas organisasi (LPPM UNY).

2. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini adalah :
1) Tujuan jangka pendek (September s.d. Nopember 2020)
a. Aspek Hardware :
1) Menyatukan ruang staf yang masih terpisah agar terbangun koordinasi,
komunikasi yang cepat, efektif dan memudahkan pengawasan
(controlling) terhadap kinerja staff.
2) Menciptakan suasana lingkungan kerja yang berbudaya dan nyaman
dengan menyediakan sarana prasarana yang dibutuhkan untuk
kenyamanan kerja dan kenyamanan stakeholder yang berkunjung ke
LPPM UNY.

2
 b. Aspek Sofware :
1) Mengidentifikasi kebutuhan semua data yang bisa mengukur kinerja
penelitan, PPM, Inovasi yang nanti akan dikemas di dalam satu sistem
Informasi.
2) Membuat aplikasi layanan pendaftaran HKI (SIMKI) untuk memberikan
pelayanan kepada dosen dan mahasiswa dalam mengurus pengusulan
HKI dengan cepat sehingga menghasilkan produktivitas kinerja HKI lebih
meningkat.
3) Mengoptimalkan penggunaan program My-Office untuk informasi
persuratan yang masuk dan koordinasi antar bagian, subbagian, pusat-
pusat.
c. Aspek Human Resources
1) Mengidentifikasi kompetensi seluruh staf yang ada di LPPM UNY
2) Meningkatkan kompetensi seluruh staf LPPM UNY untuk mendukung
Smart Work System
3) Melakukan evaluasi kinerja staf LPPM UNY untuk mengembangkan
kemampuan kerja yang berkualitas.
2) Tujuan jangka menengah (Nopember 2020 s.d. Juni 2021)
a. Mengembangan kapasitas dan potensi yang ada untuk menuju Smart Work
System.
b. Mengembangkan instrumen untuk mengukur efektivitas kerja Smart Work
System
c. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan Smart Work System
3) Tujuan jangka panjang ( Desember 2020 – Juni 2022)
Smart Work System yang sudah terintegrasi di LPPM sebagai budaya kerja
yang berkualitas, dan menjadi sumber data yang lengkap, serta dapat diakses
dengan cepat oleh user.

3
 B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Visi Universitas Negeri Yogyakarta di tahun 2025 menjadi universitas
kependidikan unggul, kreatif, inovatif, berlandaskan ketaqwaan, kemandirian, dan
kecendekiaan. Adapun Misi Universitas Negeri Yogyakarta adalah
1) Menyelenggarakan pendidikan akademik dan profesi bidang kependidikan yang
unggul, kreatif, dan inovatif untuk menghasilkan manusia yang takwa, mandiri,
dan cendekia.
2) Menyelenggarakan pendidikan akademik, profesi, dan vokasi bidang non
kependidikan yang unggul, kreatif, dan inovatif untuk menghasilkan manusia
yang takwa, mandiri, dan cendekia.
3) Menyelenggarakan penelitian untuk menemukan, mengembangkan, dan
menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang menyejahterakan
individu, dan masyarakat, dan mendukung pembangunan daerah dan nasional,
serta memberi sumbangan terhadap pemecahan masalah global secara kreatif
dan inovatif berdasarkan ketakwaan, kemandirian, dan kecendekiaan.
4) Menyelenggarakan pengabdian dan pemberdayaan masyarakat secara kreatif
dan inovatif yang mendorong pengembangan potensi manusia, masyarakat,
dan alam untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat berdasarkan ketakwa-
an, kemandirian, dan kecendekiaan.
5) Menyelenggarakan tata kelola dan layanan yang baik, bersih, dan berwibawa
dalam pelaksanaan otonomi perguruan tinggi untuk mewujudkan universitas
yang unggul, kreatif, dan inovatif berdasarkan ketakwaan, kemandirian, dan
kecendekiaan.
6) Menciptakan proses dan lingkungan pembelajaran yang mampu
memberdayakan mahasiswa secara kreatif dan inovatif untuk melakukan
pembelajaran sepanjang hayat berdasarkan ketaqwaan, kemandirian, dan
kecendekiaan.
7) Mengembangkan kerja sama dengan lembaga lain, baik nasional maupun
internasional, secara kreatif dan inovatif untuk meningkatkan mutu pelaksanaan

4
 tridharma dengan azas kesetaraan dan saling menguntungkan berdasarkan
ketaqwaan, kemandirian, dan kecendekiaan.
Untuk mendukung Visi dan Misi UNY, Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat mempunyai Visi yaitu terwujudnya LPPM yang unggul dan
terkemuka dalam penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berbasis ipteks
dan pemberdayaan masyarakat dalam rangka peningkatan kehidupan dan
kemanusiaan untuk mendukung UNY menjadi Universitas Kependidikan kelas
dunia berlandaskan ketaqwaan, kemandirian, dan kecendikiaan. Adapun Misi
LPPM UNY adalah:
1) Melakukan penelitian ilmiah dengan orientasi keilmuan multidisipliner dan
antar disiplin dalam bidang-bidang ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan olah
raga menuju universitas kependidikan kelas dunia;
2) Melakukan penjaminan mutu dan perlindungan HKI dalam bidang penelitian di
lingkungan UNY;
3) Mendiseminasikan hasil-hasil penelitian dan pengembangan dalam bentuk
publikasi, produk atau program yang bermanfaat bagi kehidupan lokal,
nasional, internasional, dan kemanusiaan;
4) Mengkoordinasikan kegiatan penelitian yang dilakukan oleh pusat penelitian
dan pengembangan dan dosen-dosen UNY.
5) Melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai kebutuhan
masyarakat dan pembangunan nasional, khususnya bidang kependidikan
yang didukung oleh bidang nonkependidikan.
6) Menyelenggarakan tata kelola bidang penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang handal dan terpercaya.
Berdasarakan Peraturan Menteri Riset, Tenologi dan Pendidikan Tinggi No.
2 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Yogyakarta,
LPPM Univeristas Negeri Yogyakarta mempunyai tugas melaksanakan koordinasi,
pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. Dalam melaksanakan tugasnya LPPM UNY mempunyai
fungsi yaitu:
1) pelaksanaan penyusunan rencana, program dan anggaran Lembaga Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat;
2) pelaksanaan penelitian dasar dan terapan

5
3) pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat;
4) koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat;
5) pelaksanaan penyebarluasan dan publikasi hasil penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat;
6) pelaksanaan kerja sama di bidang penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat dengan perguruan tinggi dan/atau institusi lain, baik di dalam negeri
maupun di luar negeri;
7) pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegatan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat;
8) pelaksanaan urusan administrasi Lembaga Penelitiain dan Pengabdian kepada
Masyarakat.
Untuk pelaksanaan urusan administrasi di Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat menjadi tugas dari Bagian Tata Usaha yaitu
melakukan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan,
ketatausahaan, kerumahtanggaan, barang milik negara, hubungan masyarakat,
kerjasama, sistem informasi, evaluasi dan pelaporan di lingkungan Lembaga
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dalam melaksanakan tugas
Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
1) Penyusunan rencana, program, kegiatan dan anggaran Lembaga Penelitian
dan Pengabdian kepada Masyarakat;
2) Pengumpulan dan pengolahan data penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat;
3) Pelaksanaan urusan dokumentasi, penyebarluasan dan publikasi hasil
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
4) Pemberian layanan informasi di bidang penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat;
5) Pelaksanaan urusan pemerolehan kekayaan intelektual hasil penelitian; dan
6) Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan,
ketatausahaan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang milik negara, hubungan
masyarakat, dan kerja sama di lingkungan Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat.

6
 Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Negeri Yogyakarta

Dalam struktur organisasi Universitas Negeri Yogyakarta di atas

menunjukkan bahwa Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
merupakan lembaga yang berada dibawah Universitas Negeri Yogyakarta.
Adapun Stuktur Organisasi Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat Universitas Negeri Yogyakarta adalah sebagai berikut:

7
 Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat universitas Negeri Yogyakarta

Berdasarkan Peraturan Rektor UNiversitas Negeri Yogyakarta Nomor 17 Tahun

2019, tanggal 19 Agustus 2019 tentang Tata Kerja Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat bahwa Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat terdiri dari:
a. Ketua;
b. Sekretaris;
c. Bagian Tata Usaha;
d. Pusat; dan
e. Kelompok Jabatan fungsional
Ketua merupakan pimpinan LPPM yang melaksanakan tugas, fungsi dan
layanan LPPM. Dalam melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat, Ketua LPPM dapat membentuk tim ad hoc. Ketua bertanggungjawab
kepada Rektor. Sekretaris bertugas membantu dan dapat mewakili Ketua dalam
melaksanakan tugas, fungsi dan layanan. Sekretaris dalam melaksanakan tugas
bertanggungjawab kepada rektor.

8
 Bagian tata usaha merupakan unit pelaksana administrasi di LPPM yang di
pimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha yang bertanggungjawab kepada ketua LPPM
melalui sekretaris LPPM. Bagian Tata Usaha di Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat Universitas Negeri Yogyakarta terdiri dari:
a. Subbagian Umum; dan
b. Subbagian Program, Data dan Informasi.
Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan keuangan,
kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, pengelolaan
barang milik negara, hubungan masyarakat, dan kerjas sama di LPPM serta
dokumentasi dan publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Subbagian Program, Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan
penyusunan rencana program kegiatan dan anggaran, pengumpulan, pengolahan
dan layanan data dan informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,
urusan pemerolehan kekayaan intelektual hasil penelitian, evaluasi dan pelaporan.
Pusat mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penelitian/pengkajian dan
pengabdian kepada masyarakat, pengembangan, evaluasi serta kerja sama sesuai
dengan bidangnya. Pusat dipimpin oleh seorang Ketua dan dibantu oleh seorang
Sekretaris. Dalam menyelenggarakan kegiatan Rektor dapat menunjuk dosen/tenaga
fungsional lainnya sebagai koordinator.
Pusat yang dimaksud diatas mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dalam kelompok kajian sesuai dengan
rumpunnya. Kelompok jabatan fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional
yang terbagi dalam berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang
keahlian atau kegiatannya pada setiap pusat.
Dalam melaksanakan aksi perubahan untuk mewujudkan Smart Works System
untuk meningkatkan produktifitas kinerja di Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Negeri Yogyakarta perlu integritas dan
sinergitas yang baik antar komponen yang ada di LPPM UNY dan stakeholder yang
terkait.
Prinsip kepemimpinan dalam melaksanakan aksi perubahan antara lain sebagai
berikut:

9
a. Aksi perubahan dilakukan untuk perbaikan kinerja,
b. Usaha untuk melaksanakan aksi perubahan sampai tuntas,
c. Pelibatan tim kerja sesuai perannya masing-masing,
d. Komunikasi dengan mentor dan coach.
Dalam Aksi perubahan seorang leader diharapkan dapat mengimplementasikan
prinsip-prinsip kepemimpinan untuk mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan
dalam pelaksanaan sehingga memperoleh hasil yang diharapkan.

2. Pengelolaan Budaya Pelayanan

Untuk menjamin terciptanya budaya pelayanan yang baik, Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Negeri Yogyakarta telah menerapkan
pembagian kerja sesuai dengan tugas fungsi utama yang dijelaskan sebagai berikut.
a. Program penelitian, pengembangan, dan penerapan IPTEKS (Research
Development and Diffusion Programs of Science and Technology)

1) Melakukan penelitian fundamental dalam bidang pendidikan, sains teknologi,

seni-budaya-humaniora.
2) Melakukan penelitian dan evaluasi kebijakan dalam bidang kebijakan publik dan
sosial agar dapat memberikan kontribusi nyata terhadap pembangunan di
sektor SDM, pendidikan dan bidang sosial terkait, sektor teknologi dan
sumberdaya alam.
3) Melakukan kerjasama dengan industri/pengguna dalam pengembangan
model/prototip yang bermanfaat nyata untuk memecahkan berbagai problem
pembangunan
4) Membantu pengurusan HKI/hak paten atas berbagai karya
5) Peningkatan iklim budaya meneliti di kalangan dosen, dengan melakukan
berbagai seminar yang berkaitan dengan penelitian, seperti; seminar proposal
penelitian, dan seminar hasil penelitian; dan sertifikasi hasil penelitian Di UNY
6) Peningkatan kemampuan meneliti dosen tingkat pemula dan tingkat madya
melalui kegiatan pelatihan, lokakarya dan seminar.
7) Peningkatan efektivitas koordinasi kegiatan penelitian yang didanai baik dari
dana internal maupun dana eksternal

10
b. Program PPM dalam rangka pemberdayaan dan pengembangan masyarakat

1) Meningkatkan kemampuan meneliti dan mengabdi civitas academica, dan

mendorong ekaktifan civitas academica dalam penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat
2) Melaksanakan kegiatan PPM dalam rangka penerapan hasil-hasill penelitian
dan pengkajian teknologi tepat guna.
3) Meningkatkan kegiatan PPM yang diselenggarakan atas kerjasama dengan
masyarakat dan pemerintah daerah
4) Memfasilitasi civitas academica dalam pengusulan HKI, dan membantu
universitas dalam perlindungan HKI yang telah dimiliki.
5) Melaksanakan pemberdayaan dan pendidikan kepada masyarakat, terutama
masyarakat pedesaan melalui KKN
6) Melakukan pemberdayaan potensi-potensi masyarakat dan pemanfaat-an
potensi UNY untuk mengembangkan potensi wilayah secara terpadu.

c. Program Penyebarluasan Hasil Penelitian dan Pengabdian

1) Penguatan manajemen jurnal yang dikelola oleh LPPM: Jurnal Kependidikan,

Journal of Education, Humaniora, COPE, Sainteks, dan Inotek.
2) Pengajuan akreditasi jurnal
3) Publikasi dan diseminasi hasil-hasil penelitian melalui penerbitan jurnal
maupun melalui forum-forum ilmiah lainnya.
4) Pelayanan informasi tentang kegiatan penelitian berbasis teknologi komunikasi
dan informasi

d. Progam Penguatan kapasitas kelembagaan

1) Penguatan layanan dan manajemen penelitian dan pengabdian

2) Perluasan dan pengintensifan jaringan kerjasama dengan berbagai instansi
terkait, baik dengan instansi pemerintah, swasta, dalam negeri, maupun luar
negeri dalam bentuk penelitian, pelatihan, penataran, evaluasi program dan
monitoring penyusunan modul.

11
 3) Pendampingan dalam kompetisi hibah penelitian dan pengabdian
4) Pengendalian/penjaminan mutu penelitian dan pengabdian
5) Pelatihan berbagai metode penelitian, dan pengabdian
6) Pemutakhiran dan perluasan wawasan substansi bidang kajian
7) Penyediaan layanan konsultasi
Pendekatan terhadap pengelolaan budaya pelayanan didasarkan pada rinsip
tim works kolegial untuk mendukung Smart Works System lebih bekerja efektif.

3. Pengelolaan Tim
Pengelolaan tim diatur sedemikian rupa agar kinerjanya dapat efektif dan
efisien. Etika dan mekanisme tim kerja diatur sebagai berikut :
a. Mengutamakan musyawarah untuk mufakat
b. Hubungan kerjasama yang baik antar tim
c. Koordinasi dan komunikasi yang baik
d. Menjaga komitmen
e. Saling membantu dalam menyelesaikan masalah
f. Bersemangat tinggi dan ikhlas dalam bekerja untuk mencapai kesuksesan aksi
perubahan.

Gambar 3. Stuktur Tim Efektif

12
Tim tersebut secara rinci disampaikan dalam Tabel 1.

Tabel 1. Tim Efektif

No. Jabatan Nama / NIP Pangkat/Gol. Ruang

1 Pengarah Prof. Dr. Siswantoyo, M.Kes Pembina Utama Madya, IV/d
2 Penanggung Jawab Prof. Dr. Siti Irene Astuti D, M.Si Pembina Utama Madya, IV/d
3 Ketua Aksi Perubahan Martutik, S.IP Penata Tk.I, III/d
4 Kelompok Kerja I (Penataan Ruang Manajemen Staf dan Lingkungan Kerja)

Ketua Rosyid Furqoni Pengatur, II/c

Anggota Triyanta, A.Md -
Tri Rohman Wardoyo -
Sudarman -
5 Kelompok Kerja II (Pembuatan dan Pengembangan Software untuk Layanan Berbasis IT)

Ketua Dr. Restu Widiatmono, S.Si., M.Si Penata Muda Tk.I, III/b
Anggota Chandra R. Atmaja P., S.Pd. Penata Muda TkI, III/b
Surono, M.Pd. Penata Muda Tk.I, III/b
Agus Irfanto, A.Md -
Dwi Riyanto, A.Md. -
6 Kelompok Kerja III (Optimalisasi Pemanfaatan /penggunaan My Office)

Ketua Herri Purwanto, M.Pd. Penata Tk.I, III/d

Anggota Nur Wahyu Kurniasari, S.E. Penata Tk.I , III/d
Rini Astuti, S.IP. -
7 Kelompok Kerja IV (Peningkatan Kompetensi SDM/Staf)

Ketua Ganda Sukmara, S.Pd. Penata Tk.I, III/d

Anggota Herri Purwanto, M.Pd. Penata Tk.I, III/d
Hartaya, M.T. Pembina Tk.I, IV/b
Tri Sumarni, S.P. Pengatur, II/c
8 Kelompok Kerja V (Evaluasi Kinerja SDM/Staf)
Ketua Prof. Dr. Siti Irene Astuti D., M.Si. Pembian Utama Madya, IV/d

Anggota Herri Purwanto, M.Pd. Penata Tk.I, III/d

Ganda Sukmara, S.Pd. Penata Tk.I, III/d

13
4. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
LPPM membangun jejaring dan kolaborasi dengan stakeholder secara internal
dan eksternal. Stakeholder internal adalah pemangku kepentingan yang ada di LPPM
sendiri. Stakeholder eksternal dapat dikategorikan menjadi 2 yaitu stakeholder dalam
lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta dan stakeholder di luar Universitas Negeri
Yogyakarta.
a. Pengaruh dan Kepentingan Masing-masing Stakeholders

Kolaborasi dengan stakeholder internal bertujuan untuk secara bersama-

sama membangun dan mengembangkan LPPM dari dalam untuk secara
bersama-sama memajukan organisasi. Kolaborasi dengan stakeholder eksternal,
dalam hal ini adalah unit-unit lain di luar LPPM membawa dampak dan pengaruh
ke luar dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kepercayaan terhadap
LPPM.
Stakeholder internal terdiri dari:
1) Ketua
2) Sekretaris
3) Kasubbag Umum
4) Kasubbag Program, Data dan Informasi
5) Ketua Pusat-Pusat
6) Sekretaris Pusat-Pusat
7) Tenaga Kependidikan (Staf)
Stakeholder eksternal dalam lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta terdiri
dari:
1) Rektor
2) Wakil Rektor Bidang Akademik
3) Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan
4) Kepala BUPK
5) Kepala UPT TIK
6) Sekretaris UPT TIK
7) Kasubbag TU Rektorat
8) Dosen

14
 9) Tim Programer dari UPT TIK
10) Fakultas
11) Jurusan/Program Studi
12) Mahasiswa

Stakeholder eksternal di luar Universitas Negeri Yogyakarta terdiri dari:

1) Rekanan pengadaan barang dan jasa
2) Masyarakat pengguna layanan LPPM

b. Tanggapan/Respon Stakeholders

Peran masing-masing stakeholder yang dibentuk dalam tim efektif pada

penyelenggaraan aksi perubahan adalah sebagai berikut.
Ketua LPPM (Sponsor) :
1) Bertindak selaku pimpinan tertinggi di Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat, sebagai atasan langsung Mentor,
2) Memberi arahan dan dukungan dalam proses pelaksanan aksi perubahan
dalam laboratorium kepemimpinan.

Sekretaris LPPM (Mentor) :

1) Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas aksi perubahan berdasar sikap
profesionalisme;
2) Memberikan dukungan penuh kepada aksi perubahan dalam mempersiapkan
rancangan aksi perubahan yang akan dilakukan;
3) Memberikan dukungan dalam merumuskan atau mengidentifikasi persoalan
dalam mengimplentasikan aksi perubahan;
4) Memberikan dukungan kepada aksi perubahan dalam mendayagunakan
seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi
aksi perubahan;
5) Meberikan bimbingan dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses
implementasi berlangsung;
6) Berperan sebagai inspirator

15
Kabag TU LPPM (Leader Aksi Perubahan) :
1) Memimpin aksi perubahan
2) Berdiskusi dengan mentor untuk menentukan aksi perubahan
3) Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam
pelaksanaan aksi perubahan;
4) Menentukan keseluruhan tahapan dalam milestone dengan mendayagunakan
seluruh sumber daya yang dimiliki
5) Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan
perkembangan implementasi aksi perubahan kepada coach;
6) Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal)
dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;
7) Mengevaluasi perkembanagn pelaksanaan aksi perubahan;
8) Menyusun laporan proyek perubahan secara lengkap mulai dari proses
penyusunan sampai denga hasil atau capaian dan implementasi aksi
perubahan
9) Memastikan Aksi perubahan selesai tepat waktu.

Kelompok Kerja I (Penataan Ruang Manajemen Staf dan Lingkungan Kerja)

1) Menyiapkan layout ruang staf dan Layanan
2) Mengatur kesiapan pemindahan ruang secara bertahap
3) Mengidentifikasi kebutuhan sarana dan prasarana untuk ruang staf dan layanan
4) Melaksanakan pemindahan dengan kerja bakti bersama-sama secara bertahap
5) Menyiapkan sarana dan prasrana untuk lingkungan kantor
6) Melaporkan hasil kegiatan kepada leader aksi perubahan

Kelompok Kerja II (Pembuatan dan pengembangan software untuk layanan

berbasis IT) :
1) Melakukan rapat koordiasi tim
2) Melakukan identifikasi kebutuhan data yang terkait dengan kinerja penelitian,
PPM dan Inovasi
3) Melakukan Workshop penyusunan program aplikasi layanan pendaftaran HKI
(SIMHKI) untuk membuat rancangan program

16
4) Membuat program layanan
5) Presentasi hasil progress report pembuatan aplikasi layanan pendaftaran HKI
6) Ujicoba aplikasi layanan pendaftaran HKI
7) Melaporkan hasil kegiatan kepada leader aksi peubahan

Kelompok Kerja III (Optimalisasi Pemanfaatan/Penggunaan My office):

1) Melakukan koordinasi dengan Kasubbag TU Rektorat
2) Memastikan seluruh komponen di LPPM sudah mendapatkan akun untuk
masuk My officce
3) Sosialisasi dan praktek untuk menggunakan My officce
4) Membuat komitmenn bersama untuk selalu menggunakan dan memanfaatkan
My officce
5) Melaporkan hasi kegiatan kepada leader aksi perubahan

Kelompok Kerja IV (Peningkatan kompetensi SDM/staf) :

1) Mengidentifikasi kompetensi staf
2) Mempersiapkan kegiatan peningkatan kompetensi
3) Mengundang peserta untuk pelaksanaan kegiatan peningkatan kompetensi
4) Melaksanakan kegiatan peningkatan kompetensi staf
5) Membuat Draft SK Tim Efektif sampai jadi SK dan didistribusikan
6) Melaporkan aksi perubahan kepada leader aksi perubahan

Kelompok Kerja V (Evaluasi kinerja SDM melalui Smart Works System) :

1) Membuat Instrumen pengukuruan efektifitas pelaksanaan Smart Work System
2) Melakukan pengamatan dan pengawasan secara langsung terhadap kinerja staf
3) Melakukan evaluasi kinerja staf LPPM UNY dengan instrumen yang disusun
4) Melaporkan hasil kegiatan kepada leader aksi perubahan

Tanggapan/respon stakeholder dijaring melalui survei secara online pada

laman http://survey.uny.ac.id/. Hasil evaluasi dan analisis pengukuran tingkat
kepuasan pelanggan disusun dalam bentuk laporan yang menjadi bahan
pembahasan dalam rapat pimpinan secara berjenjang, mulai dari jurusan, fakultas

17
sampai dengan tingkat universitas. Pelaporan hasil penjaringan tanggapan/respon
dilakukan setiap akhir tahun. Tingkat kepuasan disajikan dalam persentasi (%),
yang menunjukkan sebaran jumlah responden pada 4 jenis kategori yaitu sangat
tidak puas, tidak puas, puas, dan sangat puas.Contoh hasil pengukuran tingkat
kepuasan pelanggan mahasiswa, dosen dan mitra lainnya pada akhir tahun 2019
disampaikan mulai Gambar 4.

Gambar 4. Tingkat Kepuasan Mahasiswa

Dari Gambar 4 dapat diketahui bahwa tingkat kepuasan mahasiswa pada

aspek pengelolaan keuangan dan sarana prasarana memperoleh paling tinggi
pada kategori sangat puas. Pada aspek layanan kemahasiswaan dan proses
pendidikan paling tinggi pada kategori puas. Grafik tersebut menunjukkan bahwa
mahasiswa dominan berada pada kategori puas dan sangat puas. Berdasarkan
hasil dari kepuasan mahasiswa tersebut memiliki dampak posistif bagi iklim
pembelajaran mahasiswa sehingga mahasiswa dapat menyelesaikan tahapan
kuliah dengan baik.

18
 Gambar 5. Tingkat Kepuasan Dosen

Dari Gambar 5 dapat digambarkan bahwa tingkat kepuasan dosen dalam

berbagai layanan di UNY dapat diketahui seluruh aspek penilaian (Layanan
keuangan, manajemen, pengelolaan SDM, pendidikan, PPM, Penelitian) seluruh
ada pada level puas. Dengan hasil ini, memiliki dampak yang baik bagi dosen
dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan Tridharma
perguruan tinggi pada masing-masing dosen yang pada akhirnya dapat
meningkatkan kinerja perguruan tinggi.

19
 Gambar 6. Kepuasan Pelanggan Layanan Kegiatan KKN oleh Mahasiswa

Gambar 6 menunjukkan sebagian besar pengguna layanan kegiatan KKN

oleh mahasiswa dinyatakan baik. Kegiatan KKN oleh mahasiswa mendapat
tanggapan yang baik dari pengguna.

Gambar 7. Kepuasan Pelanggan Layanan Kegiatan KKN oleh Masyarakat

Dari Gambar 7 dapat dimaknai kepuasan pelanggan kegiatan KKN oleh

masyarakat secara dominan mendapat respon sangat baik. Hal ini memberi
gambaran bahwa mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan KKN dapat diterima

20
dengan baik. Dampaknya, universitas diminta oleh masyarakat untuk mengirimkan
mahasiswa KKN pada periode berikutnya.
Tanggapan stakeholder dari sisi pelaksanaan layanan di LPPM Universitas
Negeri Yogyakarta dengan beberapa terstimoni baik dari staf, dosen, mahasiswa
memberikan statemen yang baik dan memuaskan.

21
 C. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Perbaikan kinerja organisasi merupakan upaya yang dilakukan untuk meningatkan kualitas dan produktivitas kinerja di
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat UNY, upaya mencapai kinerja organisasi sudah dilakukan sesuai
dengan target dan tujuan. Untuk memberikan gambaran tentang capaian dalam perbaikan kinerja organisasi disampaikan
sebagai berikut:
Tabel 2. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.
NO
Rencana Realisasi JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
Kegiatan
terealisir
Sponsor (S),
Pembentukan Tim 100%
1. Pembentukan Tim Efektif Mentor (M),
Efektif: Data dukung
Leader AP
ada pada
Lampiran
Disepakatinya Disepakatinya
a. Rapat internal dan 16 Undangan,
a. Rapat Pembentukan tim Efektif Leader AP, pembentukan tim pembentukan tim 16 September
eksternal dengan September notulen,
terlaksana dengan baik Sponsor kerja kerja 2020
stakeholder terkait 2020 daftar hadir
16
Leader P, Pokja 16 September SK Tim
b. Menyusun SK b. SK telah dibuat Draft SK SK September
IV 2020 Efektif
2020
SK Tim
SK yang telah
c. Mengesahkan dan 17 Efektif,
c. SK Telah ditandatangani Ketua LPPM ditandatangani 17 September
mendistribusikan Pokja IV SK September daftar
dan didistribusikan Ketua LPPM dapat 2020
SK/Surat Tugas 2020 penerimaan
terdistribusi
SK

TARGET Aspek Hardware:

Pemindahkan ruang staff (Staffing Location) menjadi satu untuk memudahkan koordinasi, komunikasi dan Control terhadap staf, Tercipta lingkungan kerja yang berbudaya dan Nyaman
Kegiatan
terealisir
Pemindahan ruang 100%
Pemindahan ruang staf dan Ruang
2. staf dan Ruang Data dukung
Layanan
Layanan ada pada
Lampiran

a. Merancang layout a. Rapat tim Pokja I telah menentukan Disepakatinya Disepakatinya 21 s.d. 23 21 September Rancangan
Pokja I
ruang staf dan desain layout ruang staf dan layanan rencana Lay out rencana Lay out September 2020 layout

22
 KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.
NO
Rencana Realisasi JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
Layanan serta telah dibuat desain layout ruang staff dan ruang staff dan 2020
dilaksanakan Layanan Layanan
24
b. Pelaksanaan b. Pemindahan ruang staf dilaksanakan Ruang staf tertata Ruang staf tertata
September 24 September
pemindahan ruang secara bertahap elalui kerjabakti yang sesuai rencana/lay sesuai rencana/lay
Pokja I s.d. 15 s.d. 20 Oktober Foto, video
secara bertahap sering dilaksanakan dihari Jum’at setalh out out
Oktober 2020
melalui kerja bakti senam
2020
24
c. Melengkapi sarana prasarana yang
c. Mengecek Kebutuhan Sarana Kebutuhan sarana September Daftar
masih kurang dalam pemindahan ruang 1 s.d. 5 Oktober
kelengkapan sarana Pokja I prasarana prasarana s.d. 15 kelengkapan
staf dan layanan (jaringan internat, 2020
dan prasarana terpenuhi terpenuhi Oktober sarana, foto
listrik dsb.)
2020

Kegiatan
terealisir
Penataan lingkungan 100%
3. Penataan lingkungan kantor
kantor Data dukung
ada pada
lampiran
a. Identifikasi
a. Dilaksanakan identidikasi untuk Teridentifikasi Teridentifikasi
kebutuhan untuk 1 s.d. 3 Dokumen
memperidah lingkungan kantor oleh Leader AP, kebutuhan untuk kebutuhan 1 s.d. 3 Oktober
memperindah Oktober (Data
Tim Pokja 1 (mulai dari loby kantor, Pokja I memperindah memperidah 2020
lingkungan kantor 2020 identifikasi)
ruang perpustakaan) lingkungan kantor lingkungan kantor
yang nyaman
b. Pemasangan pojok foto dengan
memanfaatkan barang yang digunakan
untuk pameran yang sudah ada yang Terpasang pojok
b. Pemasangan simbol- hanya disimpan digudang dan tidak foto di lobi LPPM
Leader AP, 5 s.d. 10
simbol budaya untuk dipasang dipasang kembali di lobi Terpasang dan dan tertata dengan 5 s.d. 10
Oktober Foto, Video
memperindah dengan ditambahi tanaman indoor tertata dengan rapi rapi di percantik Oktober 2020
Pokja I 2020
lingkungan kantor untuk memperindah lingkungan kantor. dengan piala dan
Dilaksanakan dengan kerjabakti oleh tanaman indoor
staf tendik dibawah koordinasi Tim
Pokja 1
Kegiatan Tambahan
c. Menyediakan sarana ruang literasi
(Dapur Scopus) di dekat ruang Pusat
Tertata ruang dilaksanakan
Berkala Ilmiah LPPM UNY di lantai 2
literasi (Dapur oleh rekanan
untuk tempat dosen UNY bisa menulis
Scopus) di Lt. 2 penyedia jasa Desain,
artikel secara mandiri dan ada - -
LPPM UNY didekat bulan Oktober Foto, Video
pendampingan/coaching dari reviwer di
Leader AP, Ruang Pusat s.d. Awal
Pusat Berkala Ilmiah dengan suasana
Pokja I Publikasi Ilmiah Nopember 2020
yang nyaman dan santai sehingga
meningkatkan produktivitas jumlah
Publikasi di UNY.
d. Menata dan menyediakan sarana
Oktober s.d.
prasarana ruang perpustakaan di
- - Awal Nopember Foto
LPPM UNY menjadi lebih Nyaman
2020
untuk pengunjung (Dilaksanakan
23
 KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.
NO
Rencana Realisasi JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
melalui kerja bakti secara bertahap
oleh staf di LPPM)

TARGET Aspek Software :

Teridentifikasi data /indikator yang mengukur kinerja penelitian, PPM dan Inovasi yang nanti dikemas dalam satu sistem Informasi, Membuat Program Layanan Aplikasi Pendaftaran HKI
(SIMKHI), Penggunaan/Pemanfaatan Program My Office menjadi optimal untuk pembudayaan paperless.
Mengidentifikasi
Kegiatan
kebutuhan semua data
terealisir
yang bisa mengukur
Teridentifikasi kebutuhan data untuk 100%
4. kinerja penelitan, PPM,
mengukur kinerja penelitian, PPM, Inovasi Data dukung
Inovasi yang dikemas
ada pada
di dalam satu sistem
lampiran 4
Informasi
a. Rapat koordinasi tim efektif bersamaan 17 Foto,
a. Koordinasi dengan Leader AP Terlaksananya Terlaksananya 17 September
dengan rapat koordinasi reformulasi September undangan
Tim Efektif Pokja II koordinasi Tim koordinasi tim 2020
sistem 2020 daftar hadir
Terkumpulnya
b. Pengumpulan
identifikasi Data Indikator
identifikasi
b. Identifikasi kebutuhan data berupa kebutuhan data Kinerja penelitian, 18 s.d. 30
kebutuhan data yang 30 September
indikator kinerja penelitian, PPM dan yang berkaitan PPM dan Inovasi September Dokumen
berkaitan dengan 2020
Inovasi sudah terdata dengan kinerja sudah terdata dan 2020
kinerja penelitian,
penelitian, PPM teridentifikasi
PPM, Inovasi
dan Inovasi

Kegiatan
Pembuatan Program terealisir
Layanan Aplikasi Pembuatan Program Layanan Aplikasi 100%
5.
pendaftaran HKI Pendaftaran KI (SIMKI) Data dukung
(SIMKI) ada pada
lampiran 5
a. Koordinasi dengan a. Koordinasi tim untuk pembuatan SIM Disepakati rencana Disepakati rencana 17
17 September
UPT TIK dan HKI bersamaan dengan koordinasi pembuatan pembuatan September Foto, Video
2020
programmer reformulasi SIM di LPPM UNY program program 2020
b. Workshop b. Workshop Penyusunan program Draf Rancangan Rancangan
17
penyusunan aplikasi dilakasnakan sekaligus saat program Program telah 17 September Foto, Video,
September
rencana program koordinasi reformulasi SIM di LPPM dibuat 2020 Undangan
2020
aplikasi UNY Pokja II
Program Layanan Program Layanan 25
17 September
c. Pembuatan c. Pembuatan program dilaksanakan oleh SIMKI telah September–
s.d Nopember Foto
program programmer di UPT TIK terealisir 5 Oktober
2020
2020
d. Dilaksanakan cek progress dan Review Presentasi hasil Telah dilaksanakan
pembuatan SIMKI dan Pengembangan Review dan 2 Oktober 2020
SIMPPM dan SIKKN evaluasi program
d. Progres report Foto, Video,
1) Cek Progres dan review pertama Layanan 10 November 16 Oktober 2020
program layanan Udangan,
tanggal 2 Oktober 2020 2020
yang dibuat Daftar hadir
2) Cek Progres dan review kedua 6 November
tanggal 16 Oktober 2020 2020
3) Cek progress dan review ketiga
24
 KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.
NO
Rencana Realisasi JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
tanggal 6 November 2020

Ujicoba dengan Telah dilaksanakan

Video,
entry usulan HKI uji coba 14 November 10 Nopember
e. Ujicoba program e. Ujicoba SIMKI undangan,
oleh dosen 2020 2020
daftar hadir
Kegiatan Tambahan : Telah dilaksanakan Dilaksanakan Undangan,
f. Sosialisasi SIMKI melalui Sosialisasi SIMKI pada tanggal Daftar Hadir,
Zoommeeting kepada para civitas 13 Oktober 2020 Foto,
Akademika di UNY rekaman
Zoom
meeting
Mengoptimalkan Kegiatan
penggunaan program terealisir
Mengoptimalkan penggunaan program
My-Office untuk 100%
6. My-Office untuk informasi surat-
informasi surat- Data dukung
menuyarat (persuratan yang masuk)
menuyarat (persuratan ada pada
yang masuk) lampiran 6
a. Koordinasi dengan Disepakati Disepakati
TU Rektorat pelaksanaan pelaksanaan Catatan
a. Koordinasi dengan Kasubbag TU 2 Oktober
pelatihan pelatihan 2 Oktober 2020 hasil
Rektorat melalui Kontak 2020
Pokja III penggunaan MY penggunaan MY koordinasi
Office Office
b. Penyiapan Pengurusan akun Akun sudah Surat
5 Oktober
penggunaan My- b. Penyiapan Akun oleh TU Rektorat yang belum dibuatkan oleh TU 5 Oktober 2020 permohonan
2020
Office dibuatkan Rektorat akun
c. Sosialisasi dan Program Myoffice Terlaksana
implementasi dimanfaatkan Sosialisasi Video,
c. Sosialisasi dan implementasi program 9 Oktober
program My Office penggunaanya di Penggunaan 9 Oktober 2020 undangan,
My Office 2020
LPPM program My Office daftar hadir
di LPPM UNY

TARGET Aspek Human Resources (SDM) :

Teridentifikasi kompetensi staf yang ada di LPPM UNY, Meningkatkan kompetensi seluruh staf untuk mendukung Smart Work Sistem, melakukan evaluasi kinerja staf.
Mengidentifikasi
kompetensi Seluruh
Mengidentifikasi kompetensi Seluruh staf
staf yang ada di LPPM
yang ada di LPPM UNY 25 Dokumen
UNY Teridentifikasi Teridentifikasi 25 September
7 Pokja IV September hasil
kompetensi staf kompetensi staf 2020
 Identifikasi kompetensi staf oleh 2020 identifikasi
 Identifikasi
Kasubbag Umum
kompetensi staf oleh
Kasubbag Umum

Meningkatkan Meningkatkan kompetensi staf LPPM Kegiatan

kompetensi seluruh UNY untuk mendukung Smart Work terealisir
8 Pokja IV
staf LPPM UNY untuk System dengan pelatihan IT dan TOT 100%
mendukung Smart AMT (Achivement Motivation Training) Data dukung

25
 KEGIATAN PENANGGUNG OUTPUT JADWAL KET.
NO
Rencana Realisasi JAWAB RENCANA REALISASI RENCANA REALISASI LAMP.
Work System dengan ada pada
pelatihan IT dan lampiran
kreativitas/lietrasi
a. Perencanaan a. Perencanaan kegiatan dibagi menjadi :
kegiatan - Pelatihan TOT AMT Dokumen 12 Oktober Proposal
Proposal kegiatan 12 Oktober 2020
- Pelatihan IT perencanaan 2020 Kegiatan

b. Mengundang 12 s.d. 22 Surat

Kegiatan diikuti Kegiatan diikuti
peserta b. Membuat Undangan ke Peserta Oktober 16 Oktober 2020 undangan,
oleh staf tendik oleh staf tendik
2020 daftar hadir
c. Pelaksanaan
kegiatan pelatihan Terlaksananya :
c. Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dibagi
a. TOT AMT bagi
menjadi : 16 s.d. 30 17 Oktober 2020
Staf LPPM
1) TOT AMT bagi Staf Oktober Video, Foto
b. Pelatihan IT MS
2) Pelatihan IT Persuratan (MS Word) 2020 24 Oktober 2020
Word
3) Pelatihan IT Pengolahan Data
c. Pelatihan IT
27 Oktober 2020
Pengolahan
Data

Melakukan evaluasi
kinerja staf LPPM UNY
untuk mengembangkan
Melakukan evaluasi kinerja staf LPPM Terlaksananya
kemampuan kerja yang Peningkatan Instrumen
UNY dilakukan dengan tahapan : evaluai terhadap
berkualitas kinerja dari staf di 5 November 10 November dan hasil
9. 1. Membuat instrumen untuk menjaring Pokja V pelaksanaan
LPPM 2020 2020 evaluasi
tanggapan smartwork system
 Evaluasi kinerja terlampir
2. Menyebarkan instrumen di LPPM
dilakukan oleh atasan
langsung masing-
masing

26
 Berdasarkan Tabel 2, drencana perbaikan kinerja organisasi yang terkait
dengan Hardware, Software dan Human Resources (SDM) sudah dapat direalisasikan
sesuai dengan target waktu yang sudah ditentukan. Disamping itu ada beberapa
program tambahan yang mendukung peningkatan kinerja dan produktivitas di LPPM
UNY, sebagai berikut:
a. Penataan Ruang Literasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas publikasi
ilmiah sudah siap digunakan oleh dosen dan mahasiswa untuk menulis dan
melakukan personal coaching dengan tim reviewer di Pusat Publikasi Berkala
Ilmiah LPPM UNY.

Ruang sebelum direnovasi Ruang sesudah direnovasi

Gambar 8. Program Tambahan: Penataan Ruang Literasi

b. Penataan ruang pelayanan perpustakaan yang nyaman dan efektif bagi pengunjung
perpustakaan.

Ruang sebelum ditata Ruang sesudah penataan

Gambar 9. Penataan Ruang Pelayanan Perpustakaan

27
c. Sosialisasi penggunaan SIMKI melalui Zoom Meeting kepada seluruh civitas
akademika UNY yang dilaksanakan paa tanggal 13 November 2020.
Laman SIMKI dapat diakses melalui melalui : haki.lppm.uny.ac.id

Gambar 10. Sosialisasi SIMKI

28
2. Manfaat Aksi Perubahan
Berdasarkan program-program yang sudah dilakukan terhadap perbaikan dan
peningkatan produktivitas kinerja organisasi di Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat, akan memberikan manfaat sebagi berikut.

Tabel 3. Manfaat Aksi Perubahan untuk Universitas

Aspek Manfaat untuk Universitas

Hardware 1. Sistem data UNY lebih terintergrasi
2. Pelayanan data UNY optimal
3. Profil data UNY lebih komprehensif
Software 1. Pelayanan yang Smart (cepat, akurat, efektif dan effisien) berdasarkan
data UNY lebih efektif.
2. Informasi data yang realtime dari profile fakultas, lembaga, maupun
dosen dapat diakses dengan mudah oleh semua user
3. Budaya paperless dalam mendukung program Green Metric UNY
terealisasikan dengan efektif
4. Daya saing UNY di tingkat local, nasional, regional, dan internasional
meningkat dalam berbagai bentuk pemeringkatan.
Human 1. Ketrampilan IT SDM UNY meningkat
Resources 2. Kompetensi SDM UNY berkembang
3. Kecepatan dalam pelayanan data optimal
4. Kemampuan membuat produk inovasi berkualitas meningkat

29
 Tabel 4. Manfaat Aksi Perubahan untuk LPPM UNY

Aspek Manfaat untuk LPPM UNY

Hardware 1. Sistem data LPPM terintergrasi dengan data UNY
2. Pelayanan data LPPM UNY optimal
3. Profil data LPPM UNY lebih komprehensif
Software 1. Pelayanan yang Smart (cepat, akurat, efektif dan effisien).
2. Informasi data yang realtime dari profile fakultas, lembaga, maupun
dosen dapat diakses via WEB LPPM
3. Budaya paperless dalam mendukung program Green Metric
berkembang dalam lingkungan kerja.
4. Eksistensi peran LPPM di tingkat local, nasional, regional, dan
internasional meningkat
5. Meningkatkan peran dan fungsi sebagai center dari pengembangan
ilmu
6. Meningkatkan eksistensi lembaga dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat
7. Meningkatkan kemampuan dalam membangun kolaborasi research
dan penulisan jurnal ilmiah
8. Meningkatkan kredibilitas dan akuntabilitas lembaga
Human 1. Ketrampilan IT tenaga kependidikan meningkat
Resources 2. Kompetensi literasi berkembang optimal
3. Kecepatan pelayanan data riset, pengabdian masyarakat, HAKI, paten
meningkat

Tabel 5. Manfaat Aksi Perubahan untuk Stakeholders

Aspek Manfaat untuk Stakeholders

Hardware 1. Kecepatan akses data
2. Kelengkapan akses data
3. Keterjangkauan akses data
Software 1. Menguatkan kepercayaan pada UNY dan LPPM UNY dengan mitra

30
 2. Mengembangkan kolaborasi dan kerjasama dalam berbagai bentuk
aktivitas.
3. Meningkatkan akuntabilitas secara internal dan eksternal.
Human 1. Kepuasan layanan
Resources 2. Keinginan untuk bekerjasama dan berkolaborasi secara berkelanjutan
lebih meningkat.

Penilaian terhadap aksi perubahan yang sudah dilakukan di LPPM UNY dapat
dipaparkan sebagai berikut :
Sebagai lembaga yang mengayomi bidang penelitian di Universitas Negeri
Yogyakarta, terdorong menerapkan program Smart Work System untuk meningkatan
kinerja staff. Adapun aspek Smart Work System yang diterapkan adalah aspek yang
berkaitan dengan management staff, aspek kompetensi pelaksana dan aspek iklim
kerja yang berkualitas dengan menggunakan skala lima. Aspek management staff
meliputi koordinasi, kerjasama dan pengawasan terdiri dari 8 butir. Aspek kompetensi
pelaksana menyoroti terkait dengan pelatihan IT, dan pengembangan diri terdiri dari 10
pernyataan. Aspek iklim kerja yang berkualitas menyoroti terkait kenyamanan,
keselamatan, ketersediaan fasilitas kerja dan kebebasan berekspresi terdiri dari 12
pernyataan. Untuk kriteria keputusan menggunakan KRITERIA KEPUTUSAN: <56
(TIDAK EFEKTIF); 56-<71 (CUKUP EFEKTIF); 71-<86 (EFEKTIF); ≥ 86 (SANGAT
EFEKTIF).

Hasil penilaian staf tentang program Smart Work System LPPM UNY diperoleh
hasil sebagai berikut.

31
 EFEKTIVITAS PROGRAM SMART WORK
SYSTEM LPPM UNY
80.59%

78.77%
77.76% 77.94%

ASPEK MANAGEMENT ASPEK KOMPETENSI ASPEK IKLIM KERJA YG EFEKTIVITAS

STFF PELAKSN BERKUALITAS PROGRAM SMART
WORK SYSTEM LPPM
UNY

Gambar 11. Efektivitas Program Smart Work System LPPM UNY

Berdasarkan Gambar 11 dapat dijabarkan bahwa program Smart Work System
yang diimplementasikan secara keseluruhan (aspek management staff, kompetensi
pelaksana dan aspek iklim kerja yang berkualitas berada pada kategori “efektif”, yaitu
dengan persentase sebesar 78,77%. Untuk masik-masing aspek pembentuk program
Smart Work System LPPM UNY diperlihatkan gambar di atas, aspek management staff
berada pada kategori “efektif”, yaitu dengan persentase sebesar 77,76%. Aspek
kompetensi pelaksana berada pada kategori “efektif”, dengan persentase sebesar
80,59% dan aspek iklim kerja yang berkualitas berada pada kategori “efektif” yaitu
dengan persentase sebesar 77,94%. Hal ini menjelaskan bahwa aspek management
staff yang menyoroti tentang sikap dan perilaku atasan terhadap staff (atau sebaliknya)
baik dalam hal koordinasi, kerjasama dan pengawasan dianggap efektif. Untuk aspek
kometensi pelaksana yang menyoroti tentang pelatihan IT dan pengembangan
kepribadian dianggap efektif, demikian juga dengan aspek iklim kerja yang berkualitas
yang menyoroti terkait dengan kenyamanan, keselamatan, ketersediaan fasilitas dan
kebebasan berekspresi juga dianggap efektif. Artinya secara keseluruhan aspek-aspek
dalam program Smart Work System LPPM UNY yang diimplimentasikan efektif, dan
sesuai dengan target yang diharapkan yaitu tercipta budaya kerja yang berkualitas,
kondusif dan harmonis.

32
 D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Perbaikan kinerja organisasi yang terkait dengan Hardware, Software dan Human
Resources (SDM) sudah dapat direalisasikan sesuai dengan target waktu untuk jangka
pendek. Adapun tindak lanjut kegiatan jangka pendek akan dirancang dengan
menetapkan target capaian jangka Menengah dan jangka Panjang sebagai berikut:

Tabel 6. Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang

No. KEGIATAN OUTPUT WAKTU

November
I JANGKA MENENGAH 2020 s.d. Juni
2021
TARGET :
Pengembangan kapasitas dan potensi,
Pengembangan Instrumen Pengukuran
Efektivitas kerja dan Monev pelaksanaan
Smart Works System
1. Mengembangkan kapasitas dan potensi Terwujudnya Pengembangan Desember
yang ada untuk menuju Smart Works System Informasi di LPPM UNY 2020 s.d. Juni
System. 2021

2. Mengembangkan instrumen untuk Adanya Instrumen untuk mengukur Januari 2021

mengukur efektivitas kerja Efektivitas kerja

3. Monitoring dan evaluasi Pelaksanaan Terlaksananya kegiatan Monitoring Juni 2021

Smart Work System dan Evaluasi

II JANGKA PANJANG

TARGET :
Mewujudkan Smart Work System di LPPM
UNY
1. Smart Work System yang sudah Terwujudnya Smart Works System Desember
terintegrasi di LPPM sebagai budaya kerja yang terintegrasi sebagai sumber 2020 s.d. Juni
yang berkualitas, dan menjadi sumber data data yang lengkap dan dapat 2022
yang lengkap, serta dapat diakses dengan diakses denan cepat oleh user
cepat oleh user

Dengan dirancang progam jangka menengah dan jangka Panjang maka keberlanjutan
progam perbaikan kinerja dan produktivitas LPPM UNY untuk membangun Smart work
system dapat terwujud sebagai lembaga pendukung menuju univeritas WCU yang

33
memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber Daya Manusia memiliki peran
sentral dan strategis dalam upaya untuk mewujudkan UNY menuju World Class
University (WCU) dengan slogan Leading in Character Education. Pembinaan tersebut
juga ditujukan untuk menghasilkan lulusan yang taqwa, mandiri, dan cendekia.
Perencanaan pengelolaan SDM yang diimplementasikan di UNY dilakukan sejak
perencanaan kebutuhan SDM (penyusunan formasi) proses rekrutmen dosen dan
tenaga kependidikan, seleksi, penempatan, orientasi yang didasarkan pada kebutuhan
dan bidang keahlian yang dimiliki, serta pemenuhan terhadap jumlah dosen dan tenaga
kependidikan agar pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat berjalan optimal.
Perencanaan pengelolaan SDM yang dilakukan oleh UNY meliputi perencanaan dalam
proses perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, pemberhentian, remunerasi,
penghargaan, serta sanksi. Perencanaan pengembangan dosen dan tenaga
kependidikan tercantum dalam Blue Print Pengelolaan dan Pengembangan SDM UNY
serta Rencana Strategis.

34
 E. PENUTUP

1. Kesimpulan
Realisasi progam perbaikan kinerja dan produktivitas dapat berjalan efektif sesuai
dengan target dan tujuan jangka pendek Pelaksanaan aksi perubahan didukung
sepenuhnya oleh pimpinan dan seluruh staf dan stakeholder terkait. Perubahan perilaku
menuju kerja yang berkualitas mulai membudaya di lingkungan kerja LPPM UNY
dengan adanya aksi perubahan.

Aksi perubahan yang terkait dengan aspek Hardware, Software dan Human
Resource (SDM) akan terus dilanjutkan dan dikembangkan sesuai dengan tujuan dan
target jangka menengah dan jangka panjang untuk membangun Smart Work System
yang akan mendukung eksistensi UNY menuju World Class University dengan
mempertahan dan meningkatkan pemeringkatan dalam berbagai aspek.

2. Rekomendasi
Rekomendasi yang dapat disampaikan berdasarkan pelaksanaan aksi perubahan
adalah untuk universitas dan utuk Lembaga (LPPM UNY) sebagai berikut :
Untuk Universitas:
1) Manajemen SDM
Dalam program rotasi tenaga kependidikan di univeritas supaya
mempertimbangkan dari kompetensi yang dimiliki oleh SDM untuk penempatan.
2) Manajemen anggaran untuk pengembangan supaya diprioritaskan
3) Pengintegrasian sistem informasi dan koordinasi yang ada di Universitas
Untuk Lembaga (LPPM):
1) Perlu komitmen pimpinan khususnya dalam hal monitoring, evaluasi kegiatan,
reward dan punishment
2) Penyiapan anggaran sesuai kebutuhan pengembangan
3) Reformulasi Sistem IT di LPPM UNY
4) Konsistensi implementasi penggunaan sistem yang telah dibuat

35
 Pembelajaran Kepemimpinan dari Aksi Perubahan

Dalam pembelajaran kepemimpinan sebagai pemimpin inovatif (pemimpin perubahan)

selama implementasi Aksi perubhanan ini, saya memperoleh pembelajaran sebagai
berikut:
1. Perlu melakukan pendekatan yang baik dengan semua pihak yang terlibat dengan
aksi perubahan ini.
2. Pemimpin Aksi Perubahan harus percaya diri dan dapat menjelaskan dengan
sebaik mungkin tentang ide atau inovasinya, sehingga pihak lain tertarik atau
mendukung proyek perubahan ini.
3. Pembentukan tim efektif benar-benar agar disesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan masing-masing. Dengan adanya Ketua Pokja, akan sangat
membantu Aksi Perubahan dalam menjalankan aksi perubahan ini, karena mereka
akan bertanggungjawab pada Pokja yang dipimpinnya. Saat pembentukan tim
efektif, dengan dibagi tugas yang jelas dan masing-masing diberi tugas, fungsi,
dan jadwal kegiatan, maka tim akan bekerja sesuai yang telah ditentukan.
4. Pemimpin aksi perubahan harus selalu memantau jadwal dan pelaksanaan tugas,
mengevaluasi, memfasilitasi kebutuhan masing-masing tim, dan memberikan
bimbingan, arahan, solusi untuk memecahkan masalah yang dihadapi tim.
5. Harus aktif, kooperatif, dan selalu menjalin komunikasi yang baik dengan
siapapun, selalu berkonsultasi dengan para pimpinan demi kebaikan pelaksanaan
program.
6. Pemimpin aksi harus adaptif dan mudah menerima masukan yang membangun
dari siapapun.
7. Memberikan semangat kepada Tim Efektif dan memberikan penjelasan bahwa
proyek ini akan berguna dan bermanfaat untuk semua.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Tim. 2019. Laporan Kinerja Universitas Negeri Yogyakarta. Unibersitas Negeri

Yogyakarta.

Tim. 2020. Rencana Strategis Universitas Negeri Yogyakarta 2020-2025. Universitas

Negeri Yogyakarta.

_____. 2017. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 35
Tahun 2017 tentang Statuta Universitas Negeri Yogyakarta. Jakarta.
Menristekdikti.

____. 2019. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 2 Tahun
2019 tentang Ogranisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Yogyakarta. Jakarta.
Menristekdikti

____. 2019. Peraturan Rektor Nomor 17 Tahun 2019 tentang Tata Kerja Lembaga
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Yogyakarta. Universitas Negeri
Yogyakarta.

------.2019. Peraturan Rektor Nomor 20 Tahun 2019 tentang Rincian Tugas Pejabat
Struktural Unversiitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta. Universitas Negeri
Yogyakarta.

37
 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
No Kegiatan Link Lampiran
1 Pembentukan Tim Efektif https://drive.google.com/driv
a. Rapat Pembentukan tim Efektif terlaksana dengan baik e/folders/1qUnZ7N8b4yJk5
b. SK tim efektif p3VAOWFIFEWQk8SYiga?
c. Tanda terima distribusi SK usp=sharing
TARGET Aspek Hardware:
Pemindahkan ruang staff (Staffing Location) menjadi satu untuk memudahkan koordinasi, komunikasi dan
Control terhadap staf, Tercipta lingkungan kerja yang berbudaya dan Nyaman
2 Pemindahan ruang staf dan Ruang Layanan
https://drive.google.com/driv
a. Rapat tim Pokja I telah menentukan desain layout ruang staf dan e/folders/1YRHWntlwXpnR
layanan serta telah dibuat desain layout dilaksanakan 9wqx3fDhuVanlOaBYrIS?u
sp=sharing
https://drive.google.com/driv
b. Pemindahan ruang staf dilaksanakan secara bertahap melalui e/folders/1gvtZzH2lvhDDov
kerjabakti yang sering dilaksanakan dihari Jum’at setalah senam JTPm12tGoftUZZ783E?usp
=sharing
https://drive.google.com/driv
c. Melengkapi sarana prasarana yang masih kurang dalam pemindahan e/folders/1xn0aC7Ap0H8Alt
ruang staf dan layanan (jaringan internat, listrik dsb.) Oa46rC5U_5VYXA2bSQ?u
sp=sharing
3 Penataan lingkungan kantor
https://drive.google.com/driv
a. Dilaksanakan identifikasi untuk memperidah lingkungan kantor oleh Tim e/folders/1D_LdMAf86qBld5
Pokja 1 (mulai dari loby kantor dan lingkungan disekitar kantor) cfUJjZZ6V21DzY1iVX?usp=
sharing
b. Pemasangan pojok foto dengan memanfaatkan barang yang digunakan
https://drive.google.com/driv
untuk pameran yang sudah ada yang hanya disimpan digudang dan
e/folders/1CELE1CoiU3dws
tidak dipasang dipasang kembali di lobi dengan ditambahi tanaman
1FBRTgPiPBw2tCbrnyq?us
indoor untuk memperindah lingkungan kantor. Dilaksanakan dengan
p=sharing
kerjabakti oleh staf tendik dibawah koordinasi Tim Pokja 1
Kegiatan Tambahan
c. Menyediakan sarana ruang literasi (Dapur Scopus) di ruang Pusat https://drive.google.com/driv
Berkala Ilmiah LPPM UNY di lantai 2 untuk tempat dosen UNY bisa e/folders/1uZpvroUOAH4KI
menulis artikel secara mandiri dan ada pendampingan/coaching dari YpUSDsWbuE3hgR-
reviwer di Pusat Berkala Ilmiah dengan suasana yang nyaman dan xT6n?usp=sharing
santai sehingga meningkatkan produktivitas jumlah Publikasi di UNY.
Kegiatan Tambahan https://drive.google.com/driv
d. Menata dan menyediakan sarana prasarana ruang perpustakaan di e/folders/1pYOGpwsUtBO3
LPPM UNY menjadi lebih Nyaman untuk pengunjung (Dilaksanakan N2wpHRIh0OdkcJRIOkNM
melalui kerja bakti secara bertahap oleh staf di LPPM) ?usp=sharing
TARGET Aspek Software :
Teridentifikasi data /indikator yang mengukur kinerja penelitian, PPM dan Inovasi yang nanti dikemas dalam satu
sistem Informasi, Membuat Program Layanan Aplikasi Pendaftaran HKI (SIMKHI), Penggunaan/Pemanfaatan
Program My Office menjadi optimal untuk pembudayaan paperless.
4 Identifikasi kebutuhan data untuk mengukur kinerja penelitian, PPM, Inovasi
https://drive.google.com/driv
a. Rapat koordinasi tim efektif bersamaan dengan rapat koordinasi e/folders/1hG8-
reformulasi sistem 7w3JkXravIJN6zJNN9TaIR
Eueoav?usp=sharing
https://drive.google.com/driv
e/folders/1Fe8bOLZqTZlN-
b. Identifikasi kebutuhan data berupa indikator kinerja penelitian, PPM
0f3FJqN2feocy5wv2Zn?usp
dan Inovasi sudah terdata
=sharing

5 Pembuatan Program Layanan Aplikasi Pendaftaran KI (SIMKI)

a. Koordinasi tim untuk pembuatan SIM HKI bersamaan dengan https://drive.google.com/driv
koordinasi reformulasi SIM di LPPM UNY e/folders/1hG8-

38
 DAFTAR LAMPIRAN
No Kegiatan Link Lampiran
b. Workshop Penyusunan program aplikasi dilakasnakan sekaligus saat 7w3JkXravIJN6zJNN9TaIR
koordinasi reformulasi SIM di LPPM UNY Eueoav?usp=sharing
https://drive.google.com/driv
e/folders/1Bc7P6lWtVFHli3f
c. Pembuatan program dilaksanakan oleh programmer di UPT TIK
pejVWKBJ51QFxR23S?usp
=sharing
d. Dilaksanakan cek progress dan Review pembuatan SIMKI dan
https://drive.google.com/driv
Pengembangan SIMPPM dan SIKKN
e/folders/1aCzxVTa4Xo5tO
1) Cek Progres dan review pertama tanggal 2 Oktober 2020
URq7HItp2X7Zw8lii5z?usp=
2) Cek Progres dan review kedua tanggal 16 Oktober 2020
sharing
3) Cek progress dan review ketiga tanggal 6 November 2020
https://drive.google.com/driv
e/folders/1iedN9bRVN0T5X
e. Ujicoba SIMKI
ac3PLCsA2DSn6TKYwHi?u
sp=sharing
https://drive.google.com/driv
Kegiatan Tambahan :
e/folders/1vNTYKZWLWJV
f. Sosialisasi SIMKI kepada Civitas Akademika UNY
1ZiYh7hsrRnL4CVVhVlUw?
usp=sharing
Mengoptimalkan penggunaan program My-Office untuk informasi surat-
6 https://drive.google.com/driv
menuyarat (persuratan yang masuk)
e/folders/10wSEjbGRabGp
a. Koordinasi dengan Kasubbag TU Rektorat melalui Kontak
3WfKN9Pd1bwy1-
b. Penyiapan Akun oleh TU Rektorat
db_fpJ?usp=sharing
c. Sosialisasi dan implementasi program My Office
TARGET Aspek Human Resources (SDM) :
Teridentifikasi kompetensi staf yang ada di LPPM UNY, Meningkatkan kompetensi seluruh staf untuk mendukung
Smart Work System, melakukan evaluasi kinerja staf.
https://drive.google.com/driv
Mengidentifikasi kompetensi Seluruh staf yang ada di LPPM UNY e/folders/1XLipEyPpNqZ0y
7
 Identifikasi kompetensi staf AGUflpH13c3gBgZo9Ai?us
p=sharing
Meningkatkan kompetensi staf LPPM UNY untuk mendukung Smart Work
8 System dengan pelatihan IT dan TOT AMT (Achivement Motivation
Training)
a. Perencanaan kegiatan dibagi menjadi :
https://drive.google.com/driv
- Pelatihan TOT AMT
e/folders/10RMgydvvbw92o
- Pelatihan IT
cXl1WLHrDbnq9mv5qsE?u
b. Membuat Undangan ke Peserta
sp=sharing
c. Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dibagi menjadi :
1) TOT AMT bagi Staf
2) Pelatihan IT Persuratan (MS Word)
3) Pelatihan IT Pengolahan Data
https://drive.google.com/driv
Melakukan evaluasi kinerja staf LPPM UNY dilakukan dengan tahapan :
e/folders/19oib1r3YKEXod1
9 a. Membuat instrumen untuk menjaring tanggapan
YpHR8J9qpgh9XH5UGj?us
b. Menyebarkan instrumen
p=sharing
Lampiran Lainnya:
a. Testimoni Ketua LPPM UNY
https://drive.google.com/driv
b. Testimoni Mentor
e/folders/1FqGo6GP_k9Lp
10 c. Testimoni Admin HKI
mlrtYMEqS9Wm2me5u0nn
d. Testimoni Staf
?usp=sharing
e. Testimoni Dosen
f. Pemberian penghargaan tendik berprestasi tingkat LPPM

39
Lampiran 1. SK Tim Efektif

40
Lampiran 2. Pemindahan ruang staf dan ruang layanan

Lampiran 3. Hasil Penataan Lingkungan Kantor

41
Lampiran 4. Contoh dokumen identifikasi kebutuhan data untuk mengukur kinerja
penelitian, PPM, Inovasi

Lampiran 5. Hasil Pembuatan Program Layanan Aplikasi Pendaftaran KI (SIMKI)

42
 Lampiran 6. Program My-Office untuk informasi surat-menuyarat

Lampiran 7. Hasil identifikasi kompetensi Seluruh staf yang ada di LPPM UNY

43
Lampiran 8. Peningkatan kompetensi staf LPPM UNY untuk mendukung Smart Work
System dengan pelatihan IT dan TOT AMT

Lampiran 9. Cuplikan hasil evaluasi kinerja staf LPPM

44
Lampiran 10. Cuplikan testimoni stakeholders

45