Logistic E-Log Book

Manual Guide Book

Background

Permasalahan sistem SAP yang terjadi mengakibatkan transaksi parts harus dilakukan secara manual
Transaksi manual ini berpotensi atas terjadinya fraud/discrepancies jika tidak dimonitor dengan baik.

Untuk mengurangi/menghilangkan potensi fraud maka dibutuhkan sistem diluar SAP sebagai sistem pencatat
dan sebagai mekanisme persetujuan transaksi manual dari Pejabat terkait.

Konsep sistem tersebut harus :

1. Online basis
2. Pilihan Infrastructure Webbased ( aplikasi Intranet, aplikasi lain yang berbentuk web )
3. Konsep pencatatan dilakukan manual pada aplikasi ini atau dapat di upload dengan menggunakan txt atau
excel.
Reason SPB Manual

Dari hasil analisa kenapa SPB manual terjadi maka didapat 11 besar alasan :

1. User SAP Locked

2. SAP Error
3. System Down
4. Non Inventory
5. Permata Quick Cash
6. Tidak ada PIC
7. Cash
8. Customer Block
9. Customer Support
10. PMHD
11. PKPS
Flow Process E Log Book
Customer Cabang Head Office

Membuat SPB Manual Notificatio

n by email Open Elog disap Mengubah status SPB
PO melalui e-Log Book (PC/Smart Book prove Manual menjadi rejected
(Status Created) phone)

PDH Log Dept Head

Mengubah status SPB

Appr
ove
Manual menjadi approved
by Log Dept Head

Status SPB Log Dept Head

Manual Print/Mencetak SPB
menjadi Manual dari Elog book
printed
COP

Receieve Deliver
PDC

Status SPB
Manual Melengkapi data SPB
menjadi Manual (DO, Invoice)
Closed
COP
Elog Guide book
1. Login

• Masuk ke halaman login Parts E-

LogBook. Isikan NRP dan
Password.

• Karyawan UT :
Username : NRP
Password : Sama dengan
password laptop/login
windows

• Subcont :
Username : NRP
Password : tgl lahir
(mm.dd.yyy)
2. Home - Dashboard
• Setelah berhasil login, anda
akan masuk ke halaman Home
yang berisi Dashboard
Informasi SPB Manual.

Report summary SPB Manual YTD for all

branch/site

Created : jumlah dokumen yang

dibuat
Report summary SPB Approved : jumlah dokumen yang
Manual by Month for all disetujui
branch/site Closed : Jumlah dokumen yang
sudah selesai sampai
Rejected : Jumlah dokumen yang
tidak disetujui/reject
3. Create E-log SPB

• Pilih menu SPB Manual

untuk membuat SPB
Manual
3. Create E-log SPB
Create document

• Halaman ini berisi list

SPB Manual yang telah
dibuat beserta
statusnya.

1. Untuk membuat baru,

click Create.

2. Untuk melihat detail-

nya, click pada no SPB
1
Manual.

2
3. Create E-log SPB PIC : PDH
Insert Data and Save
• Isi data yang diminta sesuai
dengan keperluan SPB E-Log
dilapangan
1

2 1. Isi data warehouse misal PSBY

2. Isi nama customer
3. Isi alamat customer
3
4. Pilih reason kenapa harus
4 menggunakan SPB Parts E Log
5. Isi keterangan tambahan
5
misalkan plan invoice tgl….
6. No. referensi PO Customer
7. Dokumen date
6 8. Jenis dokumen misalkan PO,
7 PR dll.
9. Forwarder jika parts dikirim ke
8
lokasi customer
9 10. Data parts (Parts number,
description qty), untuk isi data
PN klik “add new record”

• Setelah selesai, pilih Save SPB

10
Manual.
4. List SPB Manual

• Setelah disimpan, sistem

akan kembali ke halaman
depan SPB Manual.

• SPB Manual yang baru dibuat

akan berstatus Created.

• Untuk melihat detail klik di

status “Created”

• Selanjutnya atas data yang

sudah dimasukan akan
otomatis terkirim email
notifikasi ke Logistic dept.
head
Email Notifikasi
Email notifikasi ke Log istic Dept. Head

• Email notifikasi ke Log Dept Head

Akan ada email

noreplay@unitedtractors.com
sebagai pemberitahuan langsung ke
Log Dept Head bahwa ada
permintaan SPB Manual yang harus
segera direspon
5. Approval Logistic Dept Head PIC : Logistic Dept. Head

• Untuk meng-approve SPB Manual, Logistic

Dept Head masuk ke detail dari SPB Manual
dengan cara klik no SPB manual lalu pilih
Change Status.

• Pilihannya adalah Approve, Reject dan

Reconfirm (kembali ke cabang/site untuk
diperbaiki). Keterangan harus diisi saat
mengubah status. Setelah selesai pilih Save.

• Jika di-approve, statusnya adalah Approved

by Logistic Department Head dan siap
dicetak untuk mengeluarkan barang.
Email Notifikasi
Email notifikasi ke PDH, COP, PDC cabang

• Email notifikasi ke PDH, COP, dan

PDC cabang

Akan ada email

noreplay@unitedtractors.com
sebagai pemberitahuan langsung ke
PDH, COP dan PDC bahwa
permintaan SPB Manual sudah
diapprove, reject atau reconfirm
Jika approve silahkan lanjut untuk
print
Jika reconfirm silahkan memperbaiki
data/melengkapi data
 6. Print SPB Manual PIC : COP/PDC

1. Setelah di-approve oleh Logistic

Department Head, SPB Manual dapat di-
2 cetak oleh cabang/site dengan memilih
Print. Dengan cara klik no SPB manual
kemudian klik print

2. Hasil cetak SPB Manual akan digunakan

untuk proses mengeluarkan barang di
lapangan.

3. Setelah di-print, status SPB Manual akan

berubah menjadi Printed.

1
3
7. Print SPB Manual - Result

• Berikut adalah
hasil print SPB
Manual.
8. Entry SAP Data (Closed Data) PIC : COP

• Setelah permasalahan kenapa harus

menggunakan SPB E-Log
terselesaikan, maka transaksi manual
harus segera diselesaikan sampai
dengan invoice kemudian data-data
di E-LogBook harus dilengkapi sesuai
data-data yang ada di SAP. Jika data
belum dilengkapi maka SPB E-Log
tidak dapat di-Close.

• Untuk melengkapi, masuk ke

halaman SPB Manual, klik no urut
SPB lalu click Update.
• Isi no invoice, invoice date dan
aging

• Setelah selesai, pilih Save.

9. Close SPB Manual (Closed Data)

• Untuk meng-close SPB Manual,

Cabang/Site masuk ke detail dari SPB
Manual lalu pilih Change Status. Harap
dipastikan semua data SAP untuk Part
Number sudah dilengkapi agar bisa di-
close.

• Keterangan harus diisi sebelum meng-

close SPB Manual. Setelah diisi, click Save
dan status SPB Manual akan berubah
menjadi Closed.
10. Tracking waktu perubahan status SPB E-Log

• Untuk melihat urutan proses/perubahan

proses dan kapan dilakukan, maka klik
keterangan di kolom status

• Akan muncul informasi detail kapan data

berubah, apa status terakhir dan siapa
yang melakukan
Kesalahan pengisian Data :
Untuk mengisi data PN jika lebih dari satu, jangan dibuat dalam satu cell tapi satu cell/baris hanya diperuntukan untuk
1 PN untuk menambah baris klik “add new record”

Pengisian PN Salah

Untuk menambah baris