MODUL PERKULIAHAN

Praktek
PPSDM

Analisis Kebutuhan Pelatihan

Fakultas Program Studi TatapMuka Kode MK DisusunOleh

Ekonomi dan Bisnis Manajemen S1 MK10230 Catur Widayati, SE.,MM

12

Abstract Kompetensi
Analisis kebutuhan pelatihan Memahami pentingnya analisis
merupakan langkah awal pelaksanaan kebutuhan pelatihan dan
kegiatan pelatihan yang efektif. mampumelakukan analisis kebutuhan
Kebutuhan pelatihan dapat berdasarkan pelatihan.
individu, analisis tugas, dan analisis
organisasi.
Proses PelaksanaanPelatihan
Pelatihan menurut Milkovich & Bodreau (1997:408) adalah proses sistematik untuk
mengubah perilaku, pengetahuan, dan motivasi dari karyawan saat ini untuk memperbaiki
kesesuaian antara karakteristik karyawan dengan kebutuhan pekerjaan. Pada dasarnya
proses pelatihan terdiri dari tiga langkah utama: analisis kebutuhan, perancangan dan
(implementasi dilanjutkan) evaluasi (Bernardin,2003:166). Tujuan dari fase analisis
kebutuhan adalah mengumpulkan informasi untuk menentukan apakah pelatihan dibutuhkan
di organisasi. Tujuan dari fase perancangan adalah untuk merancang lingkungan pelatihan
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Tujuan dari fase evaluasi adalah untuk memeriksa
apakah program pelatihan telah secara efektifmemenuhi tujuan yang ditentukan. Ketiga fase
tersebut harus dijalankan untuk memastikan pelatihan dirumuskan sesuai kebutuhan
organisasi/perusahaan, dilaksanakan melalui rancangan yang tepat dan memberikan
dampak / manfaat bagi peserta dan organisasi/perusahaan.
Secara rinci, langkah-langkah dalam menyusun program pelatihan adalah sebagai
berikut:
1. Analisis kebutuhan pelatihan
2. Penentuan tujuan pelatihan dan kriteria evaluasi
3. Perumusan prinsip-prinsip pembelajaran yang akan diterapkan
4. Perumusan muatan pelatihan
5. Perencanaan Pelaksanaan Pelatihan & Implementasi
6. Evaluasi Pelatihan.

Gambar 1.SiklusProses PelaksanaanPelatihan

Praktek Perencanaan dan

2016
2 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Langkah pertama proses pelatihan adalah penilaian kebutuhan pelatihan,
merupakan proses yang digunakan untuk menentukan apakah pelatihan diperlukan.
Gambar 1 menunjukkan berbagai penyebab dan akibat dari penilaian kebutuhan pelatihan.

Alasan-alasan Konteks Hasil-hasilnya

 Perundang-  Hal-hal yg perlu

undangan dipelajari
 Ketrampilan dasar  Orang yang
kurang menerima
 Kinerja tidak Analisis pelatihan
bagus Organisa  Jenis-jenis
si
 Teknologi baru pelatihan
 Permintaan Analisis  Frekuensi
pelanggan Tugas pelatihan
 Produk baru  Keputusan
 Standar kinerja Analisis pelaksanaan
lebih tinggi Individu pelatihan
 Pekerjaan baru  Pilihan-pilihan
 Pertumbuhan atau pelatihan ataukah
penyusutan kebijakan SDM
 Perluasan bisnis lainnya
global  Cara evaluasi
pelatihan
Siapa yang membutuhkan pelatihan?

Gambar 2. Proses Penilaian Kebutuhan Pelatihan

Sumber : Noe (2013:356)

Gambar 2 menunjukkan alasan-alasan analisis kebutuhan pelatihan dan hasil-

hasilnya, yang diawali dari adanya tekanan-tekanan akan perlunya pelatihan. Perlunya
pelatihan dapat bersumber dari peraturan perundang-undangan, ketrampilan dasar yang
kurang, kinerja yang kurang bagus, adanya teknologi baru, permintaan pelanggan, produk
baru, pengembangan atau penyusutan bisnis, ataupun perluasan bisnis secara global.
Setiap penyebab atau tekanan tentang perlunya pelatihan tidak selalu membutuhkan solusi
program pelatihan yang sama.

MengapaPerluAnalisis Kebutuhan Pelatihan

Jika muncul permasalahan, misalnya kinerja yang belum mencapai apa yang
diinginkan, maka langkah awal adalah melakukan evaluasi kebutuhan pelatihan. Bila

Praktek Perencanaan dan

2016
3 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
pelatihan dilaksanakan tanpa analisis yang memadai, maka dapat muncul hal-hal sebagai
berikut:
1. Training dapat jadi bukan merupakan solusi yang tepat untuk masalah kinerja,
karena masalah bersumber dari motivasi karyawan, desian pekerjaan, atau
komunikasi dari harapan kinerja.
2. Program training bisatidaktepatmengenaiisinya, tujuan, ataupunmetode.
3. Pesertapelatihanbisajadidikirimdengantanpadibekalikemampuandasarataukesiapanu
ntukmengikutipelatihan.
4. Pelatihantidakmenyampaikanpembelajaran yang diharapkan, perubahanperilaku,
atauhasilfinansialsebagaimandiharapkanolehperusahaan.
5. Pembelanjaanuangdalampelatihansebenarnyatidakperlukarenatidakberkaitandengan
strategibisnis.

Proses AnalisisKebutuhanPelatihan
Proses analisis kebutuhan pelatihan terdiri dari 3 (elemen), yakni analisis
organisasional, analisis individu, dan analisis tugas. Gambar 3 menggambarkan proses
analisis kebutuhan pelatihan tersebut. Dalam praktiknya, analisis organisasi berfokus pada
perlunya pelatihan terkait isu-isu strategis organisasi. Pendekatan individu dan tugas
biasanya dilaksanakan secara bersama, sulit memisahkan antara individu dengan tugasnya
dalam pekerjaan.

Gambar 3. Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Praktek Perencanaan dan

2016
4 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
Analisis Organisasi
Analisis organisasional mengidentifikasi apakah dukungan pelatihan kepada arah
startegi organisasi; dimana manajer, rekan kerja, dan para karyawan mendukung kegiatan
training, dan sumberdaya training apa saja yang tersedia. Beberapa pertanyaan yang
diajukan oleh pelatih dalam analisis organisasional sebagaimana dalam Tabel 1.

Tabel 1. Pertanyaan-pertanyaan dalam Analisis Organisasional

Nomor. Pertanyaan
1 Bagaimana isi/materi pelatihan berpengaruh terhadap hubungan antara karyawan
dengan pelanggan?
2 Apa yang perlu diketahui oleh suplier, pelanggan, atau partner bisnis tentang
program pelatihan?
3 Apakah sumberdaya organisasi dimanfaatkan dalam program pelatihan?
4 Apa dukungan dari para manajer untuk keberhasilan program pelatihan?
5 Apa saja kondisi lingkungan kerja yang mungkin berpengaruh terhadap pelatihan?
6 Apakah tersedia ahli yang dapat membantu mengembangkan program pelatihan
dan isi dari pelatihan agar pelatihan sesuai dengan kebutuhan bisnis?
7 Akankah pelatihan memberikan peluang bagi karyawan untuk memperoleh
reward? Atau hukuman? Atau hanya membuang waktu?
8 Siapa orang-orang atau kelompok-kelompok yang tertarik pada keberhasilan
pelatihan?
Sumber : Noe (2013:122)

Analisis Individu
Analisis individu membantu manajer dalam mengidentifikasi apakah pelatihan
sesuai dan para karyawan membutuhkan pelatihan. Pada situasi-situasi tertentu, misalnya
pengenalan teknologi baru, seluruh karyawan mungkin membutuhkan pelatihan. Namun,
ketika para manajer, pelanggan, atau karyawan mengidentifikasi masalah (biasanya sebagai
akibat dari rendahnya kinerja), seringkali tidak jelas apakah pelatihan merupakan
pemecahan masalahnya.
Titik tekanan utama dari pelatihan adalah kinerja yang rendah atau berada di
bawah standar, yaitu adanya kesenjangan antara kinerja karyawan saat ini dengan kinerja
yang diharapkan. Kinerja yang rendah ditunjukkan dengan adanya keluhan dari pleanggan,
penilaian kinerja yang rendah, atau kecelakaan di tempat kerja, serta perilaku yang
membahayakan. Indikator potensial lainnya dari kebutuhan pelatihan adalah jika perubahan
pekerjaan mengakibatkan tingkat kinerja saat ini perlu ditingkatkan atau para karyawan
harus menyelesaikan tugas-tugas yang baru.

Praktek Perencanaan dan

2016
5 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 KarakteristikIndividu
 Kemampuan dan ketrampilandasar
 Self-eficacy
 Kesadarankebutuhanpelatihan, minatkarir, Tujuan-
tujuan
 UsiadanGenerasi

Masukan
 Memahami apa, bagaimana, dan kapan harus
bekerja
 Batasan-batasansituasional
 Dukungan social yang diterima
 Peluang untuk berkinerja

Keluaran
 Harapan-harapan untukpelatihandanterhadap kinerja

Konsekuensi
 Norma-norma
 Keuntungan
 Imbalan

UmpanBalik
 Frekuensi
 Spesifikasi
 Detail

MotivasiuntukPembelajarandanKinerjaterkaitPekerjaan
(Job Performance)

Gambar4.AnalisisFaktorKinerjadanPembelajaran
Sumber : Noe (2013:364)

Gambar 4 menampilkan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dan

pembelajaran. Faktor-faktor tersebut terdiri dari karakteristik individu, masukan, keluaran,
akibat, dan umpan balik. Karaktersitik individu mengacu kepada pengetahuan,
ketrampilan, kemampuan, dan sikap para karyawan. Masukan berhubungan dengan
berbagai pengajaran yang memberitahukan kepada karyawan tentang apa, bagaimana, dan
kapan harus bekerja. Masukan juga mengacu pada dukungan yang diberikan kepada para
karyawan agar dapat membantu mereka dalam bekerja. Dukungan meliputi sumberdaya,
seperti peralatan, waktu dan anggaran. Dukungan juga meliputi umpan balik umpan balik
serta penguatan dari para manajer atau rekan kerja. Keluaran (output) mengacu pada
standar-standar kinerja pekerjaan. Akibat (consequences) merupakan insentif-insentif yang

Praktek Perencanaan dan

2016
6 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
diterima para karyawan karena bekerja dengan baik. Umpan balik (feedback) merupakan
informasi yang diterima para karyawan terkaitdengankeberhasilanmerekadalambekerja,
yakni dalam mencapai kinerjanya. Umpan balik merupakan kritik untuk pengembangan
perilaku dan kemampuan (skill) dari karyawan. Berdasarkan umpan balik tersebut maka
langkah terakhir adalah motivasi pembelajaran. Motivasi pembelajaran adalah keinginan dari
personil secara individual untukmengikuti program da nisi dari program pelatihan.
Untukmenentukanapakahdiperlukanpelatihanuntukpemecahanmasalah yang ada,
maka manajer harus menganalisis karakteristik karyawan, input, output, kosekuensi, dan
umpan balik. Manajer harus melakukan penilaian hal-hal sebagai berikut:
1. Apakah masalah kinerja penting? Apakah secara potensial akan menimbulkan biaya
yang signifikan atau hilangnya produktivitas atau pelanggan?
2. Apakah para karyawan tahu bagaimana berkinerja secara efektif? Mungkin mereka
kurang ketrampilan dan kemampuan?
3. Dapatkah karyawan mendemontrasikan pengetahuan dan perilaku yang benar?
4. Apakah tuntutan kinerja jelas? Apakah ada keterbatasan bagi karyawan dalam
mencapai kinerja?
5. Apakah tersedia imbalan bagi kinerja yang baik? Apakah sistem imbalan yang
diterima karyawan sudah memuaskan?
6. Apakah para karyawan menerima umpan balik yang tepat waktu, relevan, akurat,
konstruktif, dan spesifik tentang kinerja mereka?
7. Apakah solusi lain, misalnya redesain pekerjaan, transfer karyawan kepekerjaan lain,
terlalu mahal dan tidak realistis?

Jawaban-jawaban atas pertanyaan di atas kemudian digunakan untuk

memutuskan perlu atau tidaknya dilakukan program pelatihan bagi para karyawan.
Kemudian diuraikan materi dan metode proses pelaksanaanpelatihan.

Analisis Tugas
Analisis tugas mengidentifikasi kondisi-kondisi di mana tugas-tugas pekerjaan
dilakukan. Kondisi-kondisi tersebut mencakup pengidentifikasian peralatan dan lingkungan
di mana karyawan bekerja, kendala waktu atau batas waktu, pertimbangan keamanan kerja,
atau standar kinerja. Hasil-hasil dari analisis tugas adalah uraian tentang aktivitas pekerjaan
yang meliputi tugas-tugas yang dilakukan karyawan, serta pengetahuan , ketrampilan, dan
kemampuan yang dibutuhkan agar tugas pekerjaan dapat berhasil dilaksanakan.

Praktek Perencanaan dan

2016
7 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 Pekerjaan merupakan posisi tertentu yang memerlukan penyelesaian tugas-tugas
tertentu. Tugas adalah pernyataan dari aktivitas pekerjaan karyawan. Terdapat empat
langkah dalam analisis tugas yakni :
1. Memilih pekerjaan-pekerjaan yang akan dianalisis.
2. Mengembangkan daftar awal tugas-tugas yang akan dilakukan pada pekerjaan,
dengan cara mewawancarai dan mengamati para karyawan yang cakap dan
manajernya.
3. Memfalidasi daftar awal tugas-tugas.
4. Mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang diperlukan agar
karyawan dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan berhasil.

Contoh Analisis Tugas

Tahappertamadari 4 langkahanalisistugasyaknimenentukanjenispekerjaan yang
akandianalisisadalahpekerjaperawatankelistrikan (Electrical Maintenance Worker). Tabel 2
merupakancontohkuisoner yang berisitentangtugaspekerjaperawatankelistrikan.

Tabel2 :ContohAnalisisTugas
Job : Electrical Maintenance Worker
Task Performance Rating
Tugas UraianTugas FrekuensiKinerja Kepentingan Kesulitan
199-264 Mengganti bola lampu 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
199-265 Menggantiluaranlistrik 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
199-266 Menginstallpenerangan 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
199-167 Menggantisaklar 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5
199-268 Menginstallinstalasilistrik 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

FrekuensiKinerja Kepentingan Kesulitan

0=tidakpernah 1 = dapatdiabaikan 1 = paling mudah
5 = sering 5 = paling penting 5 = paling sulit
Sumber :Noe (2013:135)

Berdasarkananalisistugastersebutkemudiandikembangkandaftarawaltugas-tugas
yang akandilakukanpadapekerjaan, dengancaramewawancaraidanmengamatiparakaryawan
yang cakapdanmanajernya.Langkahberikutnyaadalahmemfalidasidaftarawaltugas-
tugas.Langkahterakhiradalahmengidentifikasipengetahuan, ketrampilan, dankemampuan
yang diperlukan agar karyawandapatmenyelesaikantugaspekerjaannyadenganberhasil.

Praktek Perencanaan dan

2016
8 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 Teknik Analisis Kebutuhan
Noe (2013) menyatakan terdapat 6 (enam) teknik dalam melaksanakan analisis
kebutuhan pelatihan, dimana masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan masing-
masing.
Tabel3. KelebihandanKelemahanTeknisAnalisisKebutuhanPelatihan
Teknik Kelebihan Kelemahan
Observasi  Mengelompokkan data yang  Memerlukankeahliandaripengamat.
relevandenganlingkunganpekerjaan.  Perilakukaryawanmungkinterpengaruhket
 Meminimisasiinterupsidarikegiatanpekerjaan ikasedangdiamati.
Kuisoner  Biayamurah  Membutuhkanwaktu
 Dapatmengumpulkan data  Mungkintingkatpengembalianrendahataur
daribanyaknarasumber. espontdksesuaiharapan.
 Data denganmudahdapatdijumlahkan.  Kurang detail.
 Hanyamenyediakaninformasitentangapa
yang ditanyakandlmkuisoner.
Interview  Bagusuntukmengungkapkansecararincitentan  Memerlukanbanyakwaktu.
gkebutuhanpelatihan,  Sulitdianalisis.
jugatentangpenyebabdansolusimasalah.  Membutuhkan interviewer yang ahli.
 Dapatmengantisipasiisu-isu yang  Dapatmenimbulkanketakutanbagi yang
akanmuncul. diinterview.
 Pertanyaan2 dapatdimodifikasi.  Sulituntukdiadwalkan.
 Karyawanhanyamemberiinformasitentan
gapa yang ditanyakansaja.
Focuse-  Bermanfaatuntukisu-isu yang  Memerlukanbanyakwaktuuntukmengatur
kontroversialataurumitdimanasatu orang nya.
Group
tidakbisaatautidakbersediamengungkapkanny  Kelompokhanyamemberikaninformasi
a. yang
 Pertanyaan- merekapikirdiperlukanolehpenyelenggara
pertanyaandapatdimodifikasiuntukmengetahui .
lebihjauhisu-isu yang tidakdidugasebelumnya.  Anggotakelompokmungkinseganuntukber
partisipasi.
Dokument  Sumberinformasi yang tepattentangprosedur.  Pihakpenganalisismungkintidakmemaha
asi  Obyektif. mibahasa-bahasateknik.
 Sumberinformasi yang  Materi-materibisajaditelahusang (tidak
baikuntukpenyusunanproses actual).
pekerjaandantugaspekerjaan yang baru.
Teknik  Obyektif  Bisamenakutkanbagikaryawan
Online  Minimal menginterupsipekerjaan yang  Manajerbisamenggunakaninformasiuntuk
sedangdilakukankaryawan. menghukum, bukanmelatihkaryawan.
 Keterlibatanmanusia minimal.  Keterbatasaninteraksipekerjaandengan
computer.
Review  Menyediakaninformasiterkaitkinerjadanpraktik  Data
. mungkinsajatidaklengkapdantidakakurat.
Data
Historical
Sumber :Noe (2013:118)

Praktek Perencanaan dan

2016
9 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
Daftar Pustaka
Dessler, Garry.2010. Manajemen Sumberdaya Manusia
Walker, John. 2006. Human Resource Planning.
Hasibuan, 2009. Manajemen Sumberdaya Manusia.
Noe, Raymond A. 2013. Employee Training and Development.

Praktek Perencanaan dan

2016
10 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM