Arsip 2
Arsip 2
TINJAUAN PUSTAKA
Kekurangan:
a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip yang
seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memerlukan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit kerja
tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan. Azas ini lebih cocok digunakan
untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah.
Kelebihan:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan
baik.
Kelemahan:
a. Memerlukan ruang dan peralatan arsip yang lebih banyak.
b. Dana untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip lebih banyak.
c. Memerlukan pelatihan untuk pegawainya.
d. Adanya duplikasi arsip.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Penyimpanan arsip dilakukan di unit kearsipan dan juga di unit kerja masing-masing.
Arsip-arsip aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing, sedangkan arsip inaktif dikelola
oleh unit kearsipan. Azas ini dipergunakan untuk mengatasi kelemahan kedua azas diatas.
Menurut Amsyah (2005) di dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan azas
campuran, maka arsip yang masih aktif digunakan dikelola di unit kerja masing-masing
pengolah. Sedangkan arsip yang sudah jarang dipergunakan akan dikelola di sentral arsip.
Dengan demikian pengorganisasian arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip-
arsip inaktif secara sentralisasi.
2. Sistem Perihal/Subyek
Sistem perihal atau subyek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Untuk dapat melakukan penataan
arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah ini, maka harus ditentukan dahulu masalah-
masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya
(Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dalam penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem perihal/subyek
adalah sebagai berikut:
a) Penghematan waktu pencarian dokumen karena semua hal yang menyangkut sebuah
permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b) Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek
baru ataupun menambah sub subyek pada subyek utama.
Adapun kerugian dari sistem subyek adalah sebagai berikut :
a) Ada kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b) Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif apabila istilah yang digunakan
tidak dibatasi.
c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip
yang berpengalaman.
d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subyek dan
informasi yang terkait.
e) Sering terjadi penggunaan nama seorang untuk daftar subyek, sehingga dapat
memperlambat penemuan arsip.
2. Lamaran
2. Cuti Sakit
3. Cuti Tahunan
Gambar 2.2
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subyek
3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
Ada empat macam sistem nomor di dalam penyimpanan arsip, yaitu:
Sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal/klasifikasi)
Dalam klasifikasi, nomor yaitu daftar yang memuat semua masalah yang terdapat
dalam kantor atau organisasi. Setiap permasalahan diberi nomor tertentu. Terdapat tiga
pembagian dalam klasifikasi, yaitu:
a) Pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor organisasi.
b) Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama.
c) Pembagian kecil, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Contoh dari sistem nomor menurut Dewey adalah
000 Kesejahteraan 500 Kepegawaian
100 Keuangan 600 Hubungan Masyarakat
200 Pembangunan 700 Logistik
300 Pendidikan 800 Research
400 Umum 900 Produksi
angka. Susunan penyimpanan adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
5. Sistem Tanggal/Kronologis
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan
tanggal, dilihat dari tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat
dikirim (untuk surat keluar). Surat yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling
akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat tersebut (Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dari sistem tanggal adalah sebagai berikut :
a) Mudah dilaksanakan.
b) Susunan dan urutan guide sederhana.
c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Adapun kerugian sistem tanggal adalah sebagai berikut :
a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang
tidak banyak.
b) Tidak akan digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen tidak
diketahui
c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.
Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem kronologis.
Pemeriksaan (Inspecting)
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa
setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan
memang sudah siap untuk disimpan. Apabila terdapat warkat yang belum ditandai dengan
tanda tertentu yang menyatakan bahwa warkat siap untuk diarsipkan maka perlu diminta
kejelasannya terlebih dahulu. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan,
maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan (release mark). Tanda atau symbol
yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, tanda centang dan lain-lain.
Penyortiran (Sorting)
Menyortir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk persiapan penyimpanan.
Langkah ini digunakan khusus untuk volume warkat yang banyak, sehingga
memudahkan dalam penyimpanan tetapi perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai
dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
Penyimpanan (Placing)
Penyimpanan sebagai langkah terakhir adalah menempatkan dokumen sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan
menjadi efektif dan efisien apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat,
aman, mudah, dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.
4) Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal berfungsi untuk menyimpan bermacam-
macam bentuk arsip.
13) Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil untuk memudahkan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci
tertentu.
2) Tab
Adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran lebih kurang:
lebar 1,15cm, panjang 10cm berguna untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-
tanda penunjuk file lainnya.
Sumber: www.google.com, 2012
Gambar 2.24
Tab
3) Sekat atau guide
Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok
masalah yang lain sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.
4) Hang Map
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna
menggantungkan di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab.
6) Map (Folder)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab untuk menempatkan
kode arsip.
7) Tickler File
Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15cm yang digunakan untuk
menyimpan kartu-kartu kendali, yang cara penyusutan penyimpanan arsip berdasarkan sistem
tanggal atau sistem lainnya.
8) Perforator
Adalah alat yang berfungsi untuk melubangi dokumen agar dapat dimasukan ke dalam
besi yang ada di dalam ordner.
Penjelasan dari gambar prosedur perancangan sistem kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Masalah
Sebelum merancang suatu sistem kearsipan, terlebih dahulu harus melakukan
identifikasi masalah kearsipan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi yang
akan dijadikan sebagai dasar dalam menentukan sistem kearsipan.
2. Menentukan Sistem Kearsipan
Setelah mengidentifikasi masalah, tahap kedua yaitu menentukan sistem kearsipan.
Pada tahap ini dilakukan pemilihan sistem kearsipan yang tepat dan sesuai bagi
perusahaan atau instansi.
3. Menganalisis Sistem
Tahap analisis suatu sistem adalah menentukan sasaran organisasional sistem yang
disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh perusahaan atau
instansi, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dan persoalan-persoalan
yang berkenaan dalam sistem dan ruang lingkup mengenai studi-studi tertentu, mulai
dari mengumpulkan data-data dan selanjutnya diberikan kepada manajemen puncak
untuk mendapatkan persetujuan.
4. Perancangan Sistem
Pada tahap ini semua aspek dari sistem yang sedang berjalan dievaluasi untuk
dipadukan dengan kebutuhan sistem yang direncanakan. Hal yang harus diperhatikan
dalam tahap ini adalah pengevaluasian terhadap kelemaham-kelemahan yang terdapat
pada sistem yang dijalankan dan pencarian alternatif perbaikannya yang sesuai
dengan sasaran perusahaan yang hendak dicapai.