TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

TAHAPAN IMPLEMENTASI PROJECT

Phase 2 Phase 3
Phase 1 Phase 4 Phase 5
Kick Off Meeting Requirement Setup & Data
Training Go Live
Meeting Migration

Pihak Talenta
Pembahasan detail melakukan pelatihan
Pihak client
mengenai kebijakan, terkait dengan
mengirimkan data yang
Pengenalan tim yang peraturan dan flow penggunaan aplikasi
diperlukan. Pihak Talenta akan
terlibat pada project. yang berjalan di ESS.
Tim Talenta melakukan melakukan konfirmasi
Penjelasan tahapan perusahaan (URD). Pihak Talenta
setup database sesuai terkait dengan
implementasi project. Kesepakatan Timeline melakukan pelatihan
dengan dokumen URD penggunaan seluruh
Penjelasan terkait dan penjelasan detail terkait dengan
dan melakukan migrasi fitur Talenta.
dokumentasi dan teknis pengerjaan penggunaan aplikasi
data yang diberikan Pihak client akan
proses komunikasi implementasi. Payroll.
oleh pihak client. melakukan konfirmasi
selama proses User Requirement Pihak Talenta
Pihak client melakukan Go Live.
implementasi. Document (URD) melakukan pelatihan
verifikasi data atas data
ditandatangani oleh terkait dengan
yang telah dilakukan.
kedua belah pihak. penggunaan aplikasi
Non Core.

FGD
Meeting Pengumpulan Data Training (Online / In Konfirmasi via email
Pengumpulan Data
Presentasi Pengolahan Data Class Training) BAST
Pengembangan Internal

1
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

STRUKTUR TIM

PERANAN TALENTA CLIENT

● Mengawasi jalannya project
Sponsor
● Mengambil keputusan (jika
Head of After Sales (Lie Hendy Lianto)
dibutuhkan)
Lalita Vapuh (xiong@boomgroup.id)
● Memonitor hasil jalannya tiap tahapan
lalita@mekari.com (+62 895-3339-99999)
implementasi
0878-8666-6093
● Mendukung perubahan
(* Owner/BOD Level)
● Memastikan integritas project

● Memimpin jalannya project

● Memastikan project berjalan sesuai Project Manager
jadwal Supervisor of After Sales (Eko Heri Priyanto)
● Secara teratur melaporkan kemajuan Aditya Gisheila (head.hrd@boomgroup.id)
project kepada client ghea@mekari.com (08111993469)
● Berkoordinasi dengan konsultan dan 08118773538
memberikan feedback sesuai yang (Senior Manager level)
diperlukan
Project Member
(Data karyawan, kebijakan HR & payroll
cabang)
(Yoppi Setiawan)
(hrd@boomgrop.id)
(081 2521 6769)
● Mendukung jalannya implementasi
project Project Member
● Berhubungan dengan client untuk (Data gaji)
menyediakan informasi dan data yang (Doddy Novrianto)
Project Manager
dibutuhkan (hob@boomgroup.id)
● Berkoordinasi dan berkomunikasi (08113824247)
dengan anggota tim
● Partner utama bagi client untuk day to Project Member
day activity (Pajak)
(Nadhea Rezki Permana Putri)
(admin1.pajak@boomgroup.id)
(083130017877)

(Manager/Supervisor/Senior Staff level

Terkait)

2
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

USER REQUIREMENT DOCUMENT

Date : 20 Desember 2021

Company Name : Boom Group
Package : Enterprise Pro
Activation Method : Berita Acara Serah Terima Produk (BASTP)
Company Address : JL Sunandar Priyo Sudarmo No 45 (ruko 45G/H/I) Blimbing, Malang
Number of Employees : 1500 (1133 | RMS 893)
Account Manager : Andy Widyasayogo

1. Perusahaan / Company
a. Sebutkan detail perusahaan anda beserta dengan cabang-cabangnya (apabila memiliki cabang) atau
memiliki beberapa lokasi.
Notes : Provinsi akan menentukan batas UMR.
Nama Perusahaan NPWP Perusahaan Provinsi Nama Pemotong NPWP
Pajak Pemotong Pajak

PT Rukun Mitra 31.482.027.5- Kota Malang, Jawa Lie Hendy Lianto 07.466.459.0-
Sejati 652.000 Timur 623.000

RMS Solo 31.482.027.5- …

532.001

RMS Ternate 31.482.027.5- …

942.001

RMS Kupang 31.482.027.5- …

922.001

RMS Gorontalo 31.482.027.5- …

822.001

RMS Pasuruan 31.482.027.5- …

624.001

RMS Blitar 31.482.027.5- …

653.001

RMS Kotamobagu 31.482.027.5- …

824.001

RMS Mojosari 31.482.027.5- …

602.001

RMS Pemalang 31.482.027.5- …

502.001

RMS Semarang 31.482.027.5- …

3
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

504.001

RMS Kudus 31.482.027.5- …

506.001

RMS Jogjakarta 31.482.027.5- …

542.001

RMS Ciputat 31.482.027.5- …

448.001

RMS Mojokerto 31.482.027.5- …

602.002

RMS Sidoarjo 31.482.027.5- …

643.001

RMS Depok 31.482.027.5- …

412.001

RMS Malang 31.482.027.5- …

Selatan 654.001

RMS Lamongan 31.482.027.5- …

642.001

RMS Bekasi 31.482.027.5- …

447.001

RMS Denpasar 31.482.027.5- …

901.001

RMS Negara 31.482.027.5- …

908.001

RMS Marisa … …

RMS Wonoayu … …

RMS Probolinggo … …

RMS Lumajang … …

RMS Karangasem … …

RMS Bogor … …

RMS Tomohon … …

RMS Manado 2 … …

4
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

RMS Wonosari … …

RMS Makasar … …

RMS Surabaya … …

PT Bintang Citra … …
Utama – RMS
Gorontalo

CV Indoprima – … …
RMS Gorontalo

PT Mandiri … …
Distribusi Utama –
RMS Gorontalo

PT Mandiri … …
Distribusi Utama –
RMS Marisa

PT A26 Pasti Jaya 43.022.869.2- Kota Malang, Jawa

623.000 Timur

Boom Motorist (PT 74.807.585.0- Kota Malang, Jawa Lie Hendy Lianto 07.466.459.0-
Langgeng Hidup 623.000 Timur 623.000
Lancar)

Boom Donat … Ternate … …

VIP Donat Blitar … Blitar … …

2. Kehadiran / Attendance
2.1. Mesin Absensi
Merk dan tipe mesin absensi yang digunakan adalah :
Berikan ( √ ) pada salah satu dari opsi di bawah ini yang sesuai dengan requirement yang berjalan di
perusahaan anda:
( ) Menggunakan Mesin Absensi
Merk Mesin Absensi : ___Fingerspot (ada di beberapa lokasi)___
Output File (.csv, .txt, .dat, .xlsx) : berupa raw data / attendance log
Note : file output dari fingerspot tidak dapat diakomodir oleh Talenta

( √ ) Tidak menggunakan mesin absensi

2.2. Mobile Attendance

Apakah akan menggunakan fitur mobile attendance talenta ?
(√ ) Use GPS Attendance on Mobile (untuk karyawan yang di kantor)

5
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Nama Lokasi GPS Coordinate Radius Notes

_____ m

( √ ) Use Attendance on Mobile Flexible Location (untuk beberapa karyawan tertentu)

Notes :
Attendance request (akan dipertimbangkan, kebutuhan nya untuk para kepala cabang yang bisa
absen di luar tetapi perlu absen di kantor juga)
Mandatory Selfie (Yes)
Overnight Reset (No)
Face Recognition (Yes)
Accuracy Level 50 %, Strict (No)

2.3. Jam Kerja / Shift

Sebutkan jam kerja / shift yang berlaku di perusahan anda :
Schedule Kode Shift Jam Kerja Jam Istirahat Pola Kerja Notes

Normal N 08:00 - 17:00 12:00 - 13:00 Senin - Jumat -

N(S) 08:00 - 14:00 12:00 - 13:00 Sabtu -

2.4. Cuti / Time Off

Sebutkan jenis - jenis cuti / time off yang berlaku di perusahaan anda :
2.4.1 Time Off dengan balance :
- Time Off Name : diisi dengan nama timeoff yang berlaku
- Time Off Type
a. Annually
cuti yang muncul setiap tahun dan berlaku untuk seluruh karyawan. Misalnya muncul
setiap tahun di tanggal 1 Januari.
b. Anniversary
cuti yang muncul setiap tahun sekali berdasarkan join date karyawan.
c. Monthly
cuti yang muncul setiap bulan sekali.
- Join Date , Timbul Cuti , Jumlah Cuti & Expired Cuti
diisi dengan contoh case yang terjadi diperusahaan.

Time Off Time Off Join Date Timbul Jumlah Expired Cuti Allow Allow Carry
Name Type Cuti Cuti Half Minus Forward
Day

Cuti Annually 1 Mei 2021 1 Mei 2022 8 31 Des 2022 Tidak Tidak Tidak
Tahunan
1 Jan 2023 12 31 Des 2023

6
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

1 Jan 2024 12 31 Des 2024

16 Mei 2021 16 Mei 7 31 Des 2022

(rounding 2022
date)

1 Jan 2023 12 31 Des 2023

Setting of Time Off Rounding

First emerge Yes Rounding of Join Date to 1 month 15
Effective from join date Yes Rounding Balance
Prorate on 1st emerge Yes Roundup -
Emerge after 12 month Round down -
Mandatory Attachment No Balance Time Off 0-99 = 12
Time Off Compensation Gaji + Tunjangan Tetap /
26

Jumlah Show /
No Cuti Wajib Pemerintah
hari Hide
1 Cuti Menikah 3 Show
2 Cuti Menikahkan Anak 2 Show
3 Cuti Khitanan Anak 2 Show
4 Cuti Baptis Anak 2 Show
5 Cuti Istri Melahirkan / Keguguran 2 Show
6 Cuti Keluarga Meninggal 2 Show
7 Cuti Anggota Keluarga dalam 1 rumah meninggal 1 Show
8 Cuti Melahirkan 90 Show
9 Cuti Keguguran 45 Show
10 Cuti Ibadah Haji 90 Show
11 Cuti Haid 1 Hide
12 Cuti Menjalankan Kewajiban Terhadap Negara 1 Hide
13 Cuti Melaksanakan Tugas Serikat Pekerja/Serikat Buruh Atas Persetujuan 1 Hide
Pengusaha
14 Cuti Melaksanakan Tugas Pendidikan 1 Hide

2.4.2 Time Off tidak menggunakan balance :

- Time Off ini dapat digunakan oleh karyawan selama ada approval, tapi tidak memiliki
balance dalam penggunaannya.
Time Off Name Time Off Code Allow Half Day Mandatory Attachment

Sakit dengan Surat S Yes Yes

Dokter

2.4.3 Cuti Pengganti Lembur ( Overtime Leave )

Hanya bisa menggunakan 1 kebijakan, belum bisa lebih dari 1 macam kebijakan.
Overtime Leave Setting :
( ) Convert To Leave only
7
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

( ) Optional Convert to Leave or Compensated

( √ ) Not Used

- Policy Code
Diisikan dengan kode yang berlaku.
- Policy Name
Diisikan dengan nama cuti pengganti lembur yang berlaku.
- Hour Conversion
Durasi yang akan di konversikan menjadi cuti.
Durasi tersebut adalah durasi yang telah disetujui (tidak dibandingkan dengan jam
kehadiran aktual).
- Covert To
Durasi lembur akan di konversi menjadi 1 hari cuti atau ½ hari cuti.
Konversi lembur menjadi cuti akan terjadi H+1 dari tanggal persetujuan akhir.
- Hours Balance Expired After
Durasi lembur yang dapat diakumulasikan.
o Month : Berapa lama ( range bulan ) masa durasi lembur yang belum di konversi
dapat di simpan.
o Specific Date : Berapa lama ( tanggal & bulan tertentu ) masa durasi lembur yang
belum di konversi dapat di simpan.
o No Expiry Date : Tidak ada masa berlaku.
o Expired Immediately : Sisa durasi lembur yang belum di konversi, tidak dapat di
simpan.
- Timeoff Balance Expired After
o Month : Berapa bulan dari approval date.
o Specific Date : Spesifik tanggal masa berlaku.
o No Expired Date : Tidak ada masa berlaku.

Policy Code Policy Name Hour Convert To Hours balance Timeoff balance
Conversion expired after expired after

3. Penggajian / Payroll
3.1. Periode Cutoff
Sebutkan periode penggajian yang berlaku di perusahaan anda:
Cutoff Attenda Calculate Last
Cutoff Payroll
Nama Parent Attendance nce Pay Tax with Employment
Transfer
Payment Payment Last Salary Join Date to Pay
Awal Akhir Awal Akhir Date
Schedule Schedule Month in Current
CutOff

Default - 26 25 N 26 25 - 25 1

HO - 1 31 N 1 31 - 25 1

8
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Note:

Nama Payment Schedule adalah diisi dengan nama periode penggajian.

Parent Payment Schedule adalah diisi apabila terdapat lebih dari 1x pembayaran di bulan yang sama.
Parent akan mengacu pada perhitungan final pajak & iuran BPJS di bulan tersebut.

Attendance Pay Last Month disii ‘Y’ apabila periode cutoff attendance mengacu kepada periode
bulan sebelumnya. ‘N’ apabila periode cutoff attendance mengacu kepada periode bulan berjalan.
Calculate Tax with Salary disii apabila memiliki Parent Payment Schedule. ‘Y’ apabila pajak
diperhitungkan pada saat proses Parent Payment Schedule. ‘N’ apabila pajak diperhitungkan dengan
pajak sementara pada saat proses Payment Schedule yang dipilih.

Last Employment Join Date to Pay in Current CutOff adalah tanggal yang menentukan batas akhir
Gaji Karyawan akan dibayarkan pada cutoff periode berjalan dibulan tersebut.

Transfer Date adalah tanggal pembayaran gaji setiap bulannya.

3.2. Perhitungan Proporsional / Prorate

Sebutkan cara perhitungan proporsional di perusahaan anda untuk karyawan yang baru join ataupun
resign di tengah periode penggajian:
Contoh case: Cut Off Payroll: 21-20
M T W T F S S

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31 1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20
Contoh karyawan join tanggal 4.
Berikan ( √ ) pada salah satu dari opsi di bawah ini yang sesuai dengan requirement yang berjalan di
perusahaan anda:

1. Actual Calendar Days / Calendar Days

( ) 17 / 31 * Basic Salary
2. Actual Working Days / Working Days (Default)
( √ ) 12 / 21 * Basic Salary
( ) 13 / 23 * Basic Salary (Tanggal merah dihitung sebagai hari kerja)
3. Actual Calendar Days / Custom Number
( ) 17 / 30 (Custom number : 30)
4. Actual Working Days / Custom Number
( ) 12 / 22 (Custom number : 22 )
( ) 13 / 22 (Custom number : 22 | Tanggal merah dihitung sebagai hari kerja)
9
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

3.3. Lembur / Overtime (belum ada kebijakan lembur)

3.3.1. Dasar Perhitungan Lembur / Nilai Lembur
Sebutkan dasar perhitungan lembur / nilai lembur yang berlaku di perusahaan anda:
Staff : (Gaji Pokok / 173) * total jam lembur
Supervisor : (Gaji Pokok / Hari Kerja / 8 ) * total jam lembur

3.3.2. Perhitungan Multiplier / Jam Lembur

Perhitungan total jam lembur yang berlaku di perusahaan anda:
Berikan ( √ ) pada salah satu dari opsi di bawah ini yang sesuai dengan requirement yang
berjalan di perusahaan anda:
( ) Mengikuti ketentuan pemerintah dengan 5 hari kerja -> Staff
Hari Kerja 1 jam pertama x 1.5

Jam ke 2 dst x 2

Hari Libur 8 jam pertama x 2

(5 hari kerja)
Jam ke 9 x 3

Jam ke 10 dst x 4

( ) Mengikuti ketentuan pemerintah dengan 6 hari kerja -> Supervisor

Hari Kerja 1 jam pertama x 1.5

Jam ke 2 dst x 2

Hari Libur 7 jam pertama x 2

(6 hari kerja)
Jam ke 8 x 3

Jam ke 9 dst x 4

( ) Flat rate (sesuai dengan jumlah jam lembur karyawan, tidak ada multiplier).

( ) Memiliki ketentuan multiplier sendiri, Contoh:

- Hari Kerja: flat rate
- Hari Libur & National Holiday : jam lembur x 3

( ) Memiliki multiplier yang berbeda untuk masing-masing karyawan sesuai dengan

jam kerja yang berlaku. Contoh :

10
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

- Apabila karyawan bekerja dengan Shift Senin - Jumat, maka sesuai peraturan
pemerintah 5 hari kerja.
- Apabila karyawan bekerja dengan Shift Senin - Sabtu, maka sesuai peraturan
pemerintah 6 hari kerja.

3.3.3. Rounding Lembur

Sebutkan rounding perhitungan lembur yang berjalan di perusahaan anda :
Berikan ( √ ) pada salah satu dari opsi di bawah ini yang sesuai dengan requirement yang
berjalan di perusahaan anda:
( ) Menggunakan rounding -> Staff, Supervisor
From To Equals
( minutes ) ( minutes ) ( minutes )
0 15 0
16 30 30
31 45 45
46 59 60

( ) Tidak menggunakan rounding

3.3.4. Minimal lembur dibayarkan

Apakah terdapat minimal waktu lembur yang harus dilakukan oleh karyawan agar bisa
dianggap sebagai lembur ? ( Ya / Tidak )
Staff & Supervisor
Schedule In Schedule Out Check In Check Out Jam Lembur
Case 1 09:00 17:00 09:00 17:55 0 jam
Case 2 09:00 17:00 09:00 18:00 1 jam

3.4. Komponen Gaji / Payroll Component

3.4.1. Allowance
Sebutkan komponen tunjangan yang diterima oleh karyawan. Jelaskan syarat dan kondisi
secara detail untuk mendapatkan tunjangan tersebut (dapat berbentuk narasi apabila
dibutuhkan) :
- Allowance Name
diisi dengan nama tunjangan yang terdapat di perusahaan.
- Calculation
dijelaskan secara detail syarat dan ketentuan sehingga karyawan mendapatkan atau
tidak mendapatkan tunjangan ini.
- Periode
Bulanan / Harian.
Bulanan akan mengacu kepada cutoff payroll, sedangkan Harian akan mengacu ke
cutoff attendance.
- Tax/No Tax

11
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Tax apabila tunjangan ini menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak. No Tax
apabila tunjangan ini tidak menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak.
- Prorate
hanya berlaku untuk tunjangan yang bersifat bulanan. Perlakuannya adalah untuk
karyawan yang join /resign di tengah cutoff.

Allowance Name Calculation Period Tax / No Prorate Payment

Tax (Y / N) Schedule

HO

Basic Salary Fixed setiap bulan Monthly No Tax N HO

Cabang

Basic Salary Fixed setiap bulan Monthly No Tax N Default

Uang Makan Nilai bervariasi. Daily No Tax Y Default

Dapat jika karyawan hadir, cuti
tahunan, cuti khusus.
Absensi tidak lengkap : tidak dapat.
Jika bekerja kurang dari 7 jam
(Senin – Jumat) atau 5 jam (Sabtu) :
maka tidak dapat uang makan
(Berdasarkan real working hour).

Apabila hadir di hari dayoff &

National Holiday, real working hour
nya minimal 5 jam agar dapat uang
makan.

Sewa Sepeda Motor Harian. Dapat hanya jika hadir. Daily No Tax N Default
Nilai bervariasi.

BBM Harian. Dapat hanya jika hadir. Daily No Tax N Default

Nilai bervariasi.

Tunjangan Jabatan Nilai bervariasi, hanya beberap Monthly No Tax Y Default

karyawan. Fix setiap bulan.

Tunjangan Nilai bervariasi, hanya beberap Monthly No Tax Y Default

Operasional karyawan. Fix setiap bulan.

Tunjangan Nilai bervariasi, hanya beberap Monthly No Tax Y Default

Kesehatan karyawan. Fix setiap bulan.

Insentif Upload Nominal Monthly No Tax Y Default

12
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

3.4.2. Deduction
- Deduction Name
diisi dengan nama potongan yang terdapat di perusahaan.
- Calculation
dijelaskan secara detail syarat dan ketentuan sehingga karyawan mendapatkan atau
tidak mendapatkan potongan ini.
- Periode
Bulanan / Harian.
Bulanan akan mengacu kepada cutoff payroll, sedangkan Harian akan mengacu ke cutoff
attendance.
- Tax/No Tax
Tax apabila potongan ini menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak. No Tax
apabila potongan ini tidak menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak.

Deduction Name Calculation Period Tax / No Payment

Tax Schedule

Cabang

TR Upload nominal Bulanan No Tax Default

3.4.3. Benefit
Sebutkan komponen benefit yang diterima oleh karyawan. Jelaskan syarat dan kondisi secara
detail untuk mendapatkan potongan tersebut (dapat berbentuk narasi apabila dibutuhkan) :
Notes : Benefit merupakan komponen yang tidak menambah ke Take Home Pay karyawan,
tetapi bisa merupakan penambah objek pajak.
- Benefit Name
diisi dengan nama potongan yang terdapat di perusahaan.
- Calculation
dijelaskan secara detail syarat dan ketentuan sehingga karyawan mendapatkan atau
tidak mendapatkan benefit ini.
- Periode
Bulanan / Harian.
Bulanan akan mengacu kepada cutoff payroll, sedangkan Harian akan mengacu ke cutoff
attendance.
- Tax/No Tax
Tax apabila benefit ini menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak. No Tax apabila
benefit ini tidak menambah jumlah gross dalam perhitungan pajak.

Benefit Name Calculation Period Tax / No Payment

Tax Schedule

Rate Uang Makan Nilai Uang makan estimasi 1 bulan untuk Bulanan No Tax Default
perhitungan THR. Hide in Pasyslip

Rate Sewa Nilai sewa kendaraan estimasi 1 bulan untuk Bulanan No Tax Default
Kendaraan perhitungan THR. Hide in Pasyslip
13
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Rate BBM Nilai Uang BBM estimasi 1 bulan untuk Bulanan No Tax Default
perhitungan THR. Hide in Pasyslip

3.5. THR
a. Untuk karyawan baru, akan mendapatkan THR secara prorate setelah join lebih dari
( √ ) _1__ Bulan / ( 12 months )
( ) ___ Hari / ( _____ days )

b. Apakah ada komponen selain Basic Salary yang diterima karyawan untuk THR?
Basic Salary + Tunjangan Jabatan + Operasional + Kesehatan + Rate Uang Makan + Rate
Sewa Kendaraan + Rate BBM

c. Berapa minimal hari kerja sehingga perhitungan lama kerja akan di rounding menjadi 1 bulan ?
25 hari kerja
From To Equals Example of THR Calculation
( days ) ( days ) ( month ) ( by #month in point a )
0 25 0 1 bulan 25 hari -> 1/12 * THR Rate
26 31 1 1 bulan 26 hari -> 2/12 * THR Rate

d. Apakah ada ketentuan multiplier untuk karyawan yang sudah bekerja sesuai dengan masa kerja
tertentu ?
-

3.6. Klaim / Reimbursement

Jelaskan ketentuan reimbursement yang berlaku di perusahaan anda:
3.6.1. Reimbursement dengan Balance
Description =
- Reimbursement Name
Nama reimbursement yang ada di perusahaan anda
- Reimbursement Type
a. Annualy
Balance akan muncul setiap tahun di tanggal 1 Januari.
b. Anniversary
Balance akan muncul setiap tahun sesuai dengan join date karyawan.
c. Monthly
Balance akan muncul setiap bulan.
- Max Request per Emerge
Maksimal dilakukan request dalam 1 transaksi reimbursement.
- Reimbursement Limit
Limit dari reimbursement yang dapat digunakan oleh karyawan
- Include in THP
Diisi dengan Y, apabila reimbursement ini akan dibayarkan bersamaan dengan gaji bulanan.
Diisi dengan N, apabila reimbursement ini tidak akan dibayarkan bersamaan dengan gaji
bulanan.

14
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

- Tax / No Tax
Diisi Tax apabila reimbursement ini menambah gross pajak. Sedangkan diisi No Tax apabila
tidak menambah gross pajak.
- Expired
Hingga kapan reimbursement ini berlaku.
- Benefit Name
Benefit dari reimbursement yang diterima oleh karyawan
- Benefit Limit
Limit dari masing-masing benefit yang diterima.

Reimbursement Reimburseme Max Reimburs Include Tax / Expired Benefit Benefit

Name nt Type Request ement THP No Tax Name Limit
per Limit (Y / N) ( Reg /
Emerge Irreg)

3.6.2. Reimbursement tidak menggunakan balance :

Description =
- Reimbursement Name
Nama reimbursement yang ada di perusahaan anda
- Include in THP
Diisi dengan Y, apabila reimbursement ini akan dibayarkan bersamaan dengan gaji bulanan.
Diisi dengan N, apabila reimbursement ini tidak akan dibayarkan bersamaan dengan gaji
bulanan.
- Tax / No Tax
Diisi Tax apabila reimbursement ini menambah gross pajak. Sedangkan diisi No Tax apabila
tidak menambah gross pajak.
- Benefit Name
Benefit dari reimbursement yang diterima oleh karyawan
- Benefit Limit
Limit dari masing-masing benefit yang diterima.

Reimbursement Name Include Tax / No Benefit Name Benefit Limit Mandatory

THP Tax Files
(Y / N)

Transportation Claim N No Tax Gas No Limit Yes

Toll No Limit Yes

Service Kendaraan No Limit Yes

Parkir No Limit Yes

15
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

3.7. Cash Advance

Jelaskan ketentuan cash advance yang berlaku di perusahaan anda:
Notes : Cash Advance saat ini hanya dapat digunakan untuk pencatatan. Belum bisa untuk otomatis
langsung mempengaruhi payroll ( sebagai Allowance / Deduction / Benefit ).
3.7.1. Cash Advance
Description =
- Cash Advance Name
Nama Cash Advance yang ada di perusahaan anda
- Settlement Due Date
Batasan hari karyawan harus melakukan settlement / laporan pertanggung jawaban.
Akan terhitung H+ days dari tanggal request disetujui.
- Category
Tuliskan pembagian kategori dari cash advance.
- Limit amount per request
Tuliskan limit / batasan request per masing-masing kategori.
Cash Advance Name Settlement Due Category Name Limit per category
Date

Perjalanan Dinas Dalam Kota 30 days Transportasi Dalam 500.000

Kota

Makan Dalam Kota 750.000

Others No Limit

Perjalanan Dinas Luar Kota 45 days Transportasi Luar Kota 1.500.000

Makan Dalam Kota 5.000.000

Others No Limit

3.8. BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

3.8.1. NPP
Sebutkan NPP yang terdapat di perusahaan anda
Nama NPP Nomor NPP JKK by Company JKM by Company

Boom Motorist 2 20070826 0,24% 0,3%

Boom Motorist 4 20070616 0,24% 0,3%

PT Rukun Mitra Sejati - HO 17193075 0,24% 0,3%

RMS lainnya ada yang TBC 0,24% 0,3%

mandiri, NPP menyusul

16
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

3.8.2. BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan

BPJS Name Paid By Base Rate

BPJS Ketenagakerjaan

- JHT Company (3,7%) By Company

- JHT Employee (2%) By Company

UMK
- JP Company (2%) By Company

- JP Employee (1%) By Company

BPJS Kesehatan

- BPJS K Company (4%) By Company Manager ke atas : 4.100.000

Spv ke bawah : UMK
- BPJS K Employee (1%) By Company

3.9. Metode Pajak

a. Apakah perusahaan anda akan menggunakan perhitungan PPh-21 Talenta?
Tidak menggunakan perhitungan Pajak Talenta.

b. Metode pajak apa yang digunakan oleh perusahaan anda?

( ) Gross Pajak ditanggung oleh karyawan (PPh21 Deduction)

( ) Gross Up Pajak ditanggung oleh perusahaan dalam bentuk tunjangan

(PPh21 Deduction & Tax Allowance)

( V ) Netto Pajak ditanggung oleh perusahaan (PPh21 Benefit)

CONTOH TABEL SEDERHANA

Tax PPh21 PPh21 Take Home
Tax Config Basic Salary
Allowance Deduction Benefit Pay
Gross 10.000.000 - 800.000 - 9.200.000
Gross Up 10.000.000 925.000 925.000 - 10.000.000
Netto 10.000.000 - - 800.000 10.000.000

3.10. Bank
a. Apakah perusahaan anda menggunakan payroll banking suatu bank?
Ya
b. Jika ya, silahkan sebutkan nama bank dan tipe file yang digunakan ?
BNI
c. Payroll Disbursement
o Apakah Perusahaan Anda akan menggunakan Payroll Disbursement dari Talenta untuk proses
transfer gaji ke karyawan ?
17
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Ya / Tidak
o Apabila Ya, apakah source bank yang akan digunakan ?
BCA

Notes :
o Untuk saat ini talenta hanya memiliki 2 Virtual Account untuk proses disbursement.
▪ VA Mandiri
Hanya digunakan apabila source bank dari Bank Mandiri.
▪ VA BNI
Digunakan untuk bank selain Bank Mandiri.
o Proses disburse dilakukan pada hari kerja.
o Jika mau diterima pada hari yg sama, maka wajib dilakukan trf sebelum jam 12.00 di hari tsb.

4. Alur Persetujuan / Flow Approval - Employee Self Services (ESS)

Jelaskan mengenai susunan approval yang berlaku di perusahaan anda:
Type Approval 1 Approval 2 Approval 3

Overtime Request - - -

Time Off Request Atasan langsung Atasan tidak HR Admin

langsung

Change Data Request HR Admin

Change Shift Request Atasan langsung Atasan tidak HR Admin

langsung

Attendance Request Atasan langsung Atasan tidak HR Admin

langsung

Reimbursement Request Atasan langsung Atasan tidak Finance RMS

langsung

Cash Advance Request

Cash Advance Settlement

5. Akses Role / User

User-user yang memiliki akses dalam penggunaan Talenta beserta hak aksesnya.
Name Hak Akses Email

Eko Super Admin Utama head.hrd@boomgroup.id

Lie Hendy Super Admin xiong@boomgroup.id

Herry Ruslim Super Admin Herry.ruslim@boomgroup.id

18
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Yoppi Admin hrd@boomgrop.id

Head of Division Employee

Head of Finance View salary & tax

report.
View payroll
adjustment.

6. Fitur Tambahan
Berikan tanda (✔ ) untuk pengaktifan fitur :
Mekari Flexible Benefit ( ) Platform digital yang terintegrasi dengan Human Resources
Information System (HRIS) dan memungkinkan semua jenis
perusahaan, dari mulai skala kecil sampai mid-enterprise,
untuk mengelola benefit karyawan yang lebih fleksibel tanpa
mengeluarkan biaya yang besar.

Notes :
- Tidak ada additional fee.
- Penjelasan lebih lanjut akan didemokan terpisah oleh
team mekari flex.
- PIC : Suci

Mekari Accesible Salary ( ) Platform untuk memenuhi kebutuhan karyawan seperti

bayar listrik, pulsa, dan berbagai voucher lainnya di awal.

Notes :
- Harus mengaktifkan fitur payroll disbursement.
- Disbursement min 1 bulan terlebih dahulu. Lalu fitur
akan diaktifkan di bulan ke 2 s.d seterusnya.
- Nominal akan dipotong langsung pada pembayaran
gaji karyawan melalui disbursement.
- Untuk penentuan limit akan di ditentukan / diasses
dari team Mekari.

Jurnal By Mekari ( ) Software Accounting berbasis cloud. Biaya - biaya gaji dapat
diintergrasikan secara langsung dari Talenta. Selain itu
memiliki feature Budgeting, Performance Report, Multi
Currency, Sales & Purchase Module, Invoicing, Expense
Management, Inventory Management, Asses Depreciation,
POS Integration, Tax Management, E-Billing, E-Filling, Faktur
Pajak etc

Notes :
- Untuk penjelasan lebih lanjut akan didemokan
terpisah dari team Jurnal by Mekari.

19
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

- https://forms.zohopublic.com/mekari/form/TestCros
sSellTalenta/formperma/cFZxo4v-
x_PUWxunzLjJ8NBKTimrhkde7FiQqiCLQEU

Notes : Settingan di dalam sistem akan dibuat berdasarkan URD yang sudah disetujui oleh pihak client dan
Talenta. Maka apabila selanjutnya ada penambahan / perubahan kebijakan yang tidak dapat dipenuhi oleh
sistem pada saat sudah fase implementasi, maka akan menjadi tanggung jawab dari pihak client.

20
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

Additional Notes :

Non Core ( Recruitment ) :

Penggunaan fitur Recruitment saat ini belum ada rencana development lebih lanjut.
Bug fixing akan tetap di maintain dari sisi talenta.

Non Core ( Performance Review ) :

Penggunaan fitur Performance Review saat ini masih on going ada rencana development lebih lanjut.
Jadi jika ada masukan dari sisi client, kami akan tampung untuk dijadikan inputan kepada team
terkait.

Core :
Talenta merupakan package system (digunakan untuk seluruh client kami) / non-customized system,
dimana jika adanya request terkait penambahan fitur atau yang belum ada di dalam system saat ini
yang belum dapat dijanjikan kepastian dibuatkannya.
Seluruh masukan client akan dijadikan bahan pertimbangan untuk development kedepannya melihat
dari kebutuhan seluruh client kami.

21
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

PROJECT TIMELINE
PT MID SOLUSI NUSANTARA – BOOM GROUP

PIC PIC Boom Desember 2021 Januari 2022 Februari 2022

Phases Activity
Talenta Group W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4
- Pengenalan tim yang terlibat pada project Supervisor
- Penjelasan tahapan implementasi Project of After
Kick Off
- Penjelasan terkait dokumentasi dan proses Sales / 20
Meeting
Project
komunikasi selama proses implementasi - Sponsor
Manager
- Pembahasan detail mengenai kebijakan, - Project
peraturan dan flow yang berjalan di Manager
perusahaan (URD) - Project
20
Requirement Project Member
- Kesepakatan timeline dan penjelasan detail
Meeting Manager
teknis pengerjaam implementasi
User Requirement Documents (URD) ditanda
7
tangani oleh dua belah pihak
Pihak klien mengirimkan data – data yang - Project
diperlukan : Manager
- Data karyawan - 14
- Project
- Sisa Balance Cuti Member
Pihak klien mengirimkan data – data yang - Project
diperlukan : Manager
- Data gaji & pajak 14
Setup & Data - Project
Migration Member
Tim Talenta melakukan setup database sesuai Project
- 21
URD dan migrasi data yang diberikan oleh klien Manager
Pihak klien melakukan verifikasi atas data - Project
migrasi yang telah dilakukan. Manager
- 21
- Project
Member
Training penggunaan fitur ESS (Employee Self
Project - Project
Training Service)
Manager Manager
Training penggunaan fitur Payroll

1
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

- Project
Training penggunaan fitur Non Core
Member
(Recruitement & Performance Review)

Supervisor - Project
Go Live (ESS & Payroll) Manager 28
of After
Project Go
Sales / - Project
Live
Go Live Talenta Non Core) Project Member 28
Manager

PT MID SOLUSI NUSANTARA BOOM GROUP

Supervisor of After Sales Head of After Sales Head of HRD Komisaris

Aditya Gisheila Lalita Vapuh Eko Heri Priyanto Herry Ruslim

Vice President of After Sales Direktur

Willix Kosasih Lie Hendy Lianto

Remarks :

2
Private and Confidential
 TALENTA - USER REQUIREMENT DOCUMENT

● Free implementasi diberikan selama proses implementasi berjalan sesuai timeline project yang telah disusun dengan jumlah pelatihan disesuaikan dengan informasi yang
sudah diinfokan kontrak kerjasama.
● Perubahan timeline project baik dari pihak Talenta ataupun pihak Client wajib disampaikan secara tertulis melalui email dan akan dibuatkan revisi timeline project
terupdate.
● Maksimal perubahan timeline sebanyak 2 kali sebelum document ditandatangani dan sebanyak 2 kali setelah document ini di tandatangani.
● Free implementasi dinyatakan hangus / tidak berlaku jika project telah melewati timeline project yang disepakati dengan reminder secara tertulis sebanyak 3 kali oleh pihak
Talenta kepada pihak Client melalui email.
● Biaya implementasi disesuaikan dengan Biaya Pelatihan Tambahan yang telah diatur pada kontrak kerjasama.

3
Private and Confidential