Modul Sistem Informasi Manajemen

PERTEMUAN 14:
MANEJEMEN PROYEK

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai apa itu proyek dan bagaimana cara
mengelola suatu proyek, juga akan dipelajari resiko apa saja yang bisa terjadi selama
menjalankan proyek. Dengan mempelajari Bab ini Anda diharapkan dapat
memahami hal-hal sebagai berikut:
14.1. Pentingnya Proyek manejemen
14.2. Pemilihan Proyek
14.3. Mengelola Resiko Proyek

B. URAIAN MATERI
Tujuan Pembelajaran 14.1:
Proyek Manejemen

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek-proyek sistem

informasi. Dalam hampir setiap organisasi, implementasi proyek-proyek sistem
informasi mengambil lebih banyak waktu dan uang daripada yang sudah
dibudgetkan atauyang banyak proyek yang selesai namun sistem tidak bekerja
dengan benar.

Proyek Runaway dan Kegagalan Sistem

Bagaimana buruk proyek yang dikelola?. Banyak proyek diserahkan dengan
beberapa fungsi yang hilang. The Standish Group konsultan, yang memonitor
tingkat keberhasilan proyek TI, menemukan bahwa hanya 29 persen dari seluruh
investasi teknologi diselesaikan pada waktu, anggaran, dan dengan semua fitur dan
fungsi yang semula ditentukan (Levinson, 2006).
Tahun 2007 sebuah studi efektivitas IT oleh Tata Consultancy Services
melaporkan temuan yang sama (Blair, 2010) bahwa antara 30 dan 40 persen dari
semua proyek perangkat lunak adalah "runaway" proyek yang jauh melebihi jadwal

135
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

dan anggaran proyeksi aslinya dan gagal untuk melakukan fungsi seperti telah
ditentukan pada awalnya. proyek pengembangan sistem tanpa pengelolaan yang
baik kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi sebagai berikut:
• Biaya yang jauh melebihi anggaran
• Waktu selip yang tak diharapkan
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Gagal untuk memperoleh manfaat yang diharapkan
• Gambar - 14. 1
Konsekuensi Manajemen Proyek Yang Lemah

Tanpa manajemen yang baik, sebuah proyek pengembangan sistem

membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dan paling sering melebihi
anggaran yang dialokasikan. Sistem informasi yang dihasilkan kemungkinan besar
secara teknis akan rendah kualitasnya dan mungkin tidak mampu menunjukkan
manfaat apapun untuk organisasi.

Tujuan Manajemen Proyek

Sebuah proyek adalah serangkaian rencana kegiatan yang saling terkait untuk
mencapai tujuan bisnis tertentu. proyek sistem informasi termasuk pengembangan
sistem informasi baru, penyempurnaan sistem yang ada, atau meng-upgrade atau
penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur.
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan,
peralatan, dan teknik untuk mencapai target tertentu dengan anggaran dan waktu
yang terbatas. kegiatan manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan,
penilaian risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber
manusia dan material, penugasan pekerjaan, kegiatan mengarahkan, mengendalikan
pelaksanaan proyek, pelaporan kemajuan, dan menganalisis hasil. Manajemen

136
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

proyek sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: Scope, Time,
Cost, Quality, dan Risk.
Scope - mendefinisikan pekerjaan apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam
suatu proyek. Misalnya, Scope proyek untuk sistem pemrosesan order mungkin
meliputi modul baru untuk memasukkan order dan mengirimkan nya ke bagian
produksi dan juga mengirimkan ke bagian akuntansi tetapi tidak termasuk setiap
perubahan rekening terkait piutang, manufaktur, distribusi, atau sistem pengendalian
persediaan.

Time - adalah banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

manajemen proyek biasanya menetapkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan komponen utama dari proyek. Setiap komponen ini lebih lanjut
dipecah menjadi kegiatan dan tugas-tugas.

Cost – adalah biaya berdasarkan waktu untuk menyelesaikan sebuah proyek

dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek. biaya informasi proyek sistem juga termasuk biaya hardware, software, dan
ruang kerja. manajemen proyek mengembangkan anggaran untuk proyek dan
memonitor biaya proyek yang sedang berlangsung.

Quality - merupakan indikator seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek
memenuhi tujuan yang ditetapkan oleh manajemen. Kualitas proyek sistem
informasi biasanya bermuara pada kinerja organisasi yang lebih baik dan
pengambilan keputusan yang juga lebih baik.

Risk - Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan
proyek. Masalah-masalah potensial dapat menghambat sebuah proyek dalam
mencapai tujuannya dengan meningkatkan Time dan Cost, menurunkan Quality
hasil proyek, atau mencegah proyek dapat diselesaikan sama sekali.

137
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Tujuan Pembelajaran 14.2:

Pemilihan Proyek

Perusahaan biasanya dihadapkan dengan banyak proyek yang berbeda untuk

memecahkan berbagai masalah dan meningkatkan kinerja. Ada jauh lebih banyak
ide untuk proyek-proyek daripada sumber daya yang tersedia. Oleh karenanya
Perusahaan harus memilih dari proyek yang mana yang menjanjikan manfaat
terbesar untuk bisnis. Jelas, strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan harus
mendorong pemilihan proyek.
Gambar 14.1 menunjukkan unsur-unsur dari struktur manajemen untuk
proyek-proyek sistem informasi di sebuah perusahaan besar. Ini membantu
memastikan bahwa proyek yang paling penting diberikan prioritas.
Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan
sistem informasi Steering Committee. Kelompok perencanaan strategis perusahaan
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang
mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.
Gambar - 14. 1
Kontrol Manajemen Pada Proyek Sistem

Steering Committee Sistem informasi adalah kelompok manajemen senior

dengan tanggung jawab untuk pengembangan sistem dan operasi. Hal ini terdiri dari

138
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

kepala departemen dari kedua pengguna akhir dan sistem area informasi. Review
dan persetujuan Steering Committee pada rencana untuk sistem di semua divisi,
berusaha untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-
kadang menjadi terlibat dalam pemilihan proyek sistem informasi yang spesifik.
projectteam ini diawasi oleh kelompok manajemen proyek terdiri dari manajer
sistem informasi dan manajer pengguna akhir bertanggung jawab untuk mengawasi
beberapa proyek sistem informasi spesifik.
Project Team bertanggung jawab langsung untuk proyek individual sistem.
Tim ini terdiri dari sistem analis, spesialis dari area bisnis end-user yang relevan,
programer aplikasi, dan mungkin spesialis basis data. Campuran keterampilan dan
ukuran tim proyek tergantung pada sifat khusus dari solusi sistem.

Menghubungkan Sistem Proyek Dengan Rencana Bisnis

Dalam rangka untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang
akan memberikan nilai bisnis paling besar, organisasi perlu mengembangkan
rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara
keseluruhan dan di mana sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat
atas. Perencanaan ini berfungsi sebagai sebuah peta yang menunjukkan arah
pengembangan sistem (tujuan rencana), dasar pemikiran, situasi/kondisi sistem saat
ini, pengembangan system baru untuk dipertimbangkan, strategi manajemen,
rencana pelaksanaan, dan anggaran.
Rencana tersebut berisi pernyataan tentang tujuan perusahaan dan menentukan
bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Laporan ini menunjukkan bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek-
proyek sistem tertentu. Ini mengidentifikasi tanggal target khusus dan milestones
yang dapat digunakan kemudian untuk mengevaluasi kemajuan rencana dalam hal
berapa banyak tujuan yang benar-benar dicapai dalam kerangka waktu yang
ditentukan dalam rencana. Rencana tersebut menunjukkan keputusan kunci
manajemen mengenai akuisisi hardware; telekomunikasi; sentralisasi/desentralisasi
kewenangan, data, dan perangkat keras; dan perubahan organisasi yang diperlukan.
perubahan organisasi juga biasanya termasuk kebutuhan pelatihan baik buat
manajemen maupun karyawan, upaya merekrut, perubahan proses bisnis, dan
perubahan kewenangan, struktur, atau praktek manajemen.

139
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Critical Success Factors (CFS)

Untuk mengembangkan perencanaan sistem informasi yang efektif, organisasi
harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi baik untuk
jangka panjang maupun jangka pendek nya.
Menurut Analisis strategis, atau Critical Success Factors, bahwa kebutuhan
informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil CSF dari manajer. Jika tujuan-
tujuan ini dapat dicapai, keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart,
1979; Rockart dan Treacy, 1982). CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer,
dan lingkungan yang lebih luas. Misalnya, CSF untuk industri otomotif mungkin
termasuk styling, kualitas, dan biaya untuk memenuhi tujuan meningkatkan pangsa
pasar dan meningkatkan keuntungan. sistem informasi baru harus fokus pada
penyediaan informasi yang dapat membantu perusahaan memenuhi tujuan-tujuan
tersebut.
Metode utama yang digunakan dalam analisis CSF adalah wawancara pribadi
dengan tiga atau empat manajer puncak untuk mengidentifikasi tujuan mereka dan
CSF yang dihasilkan. CSF pribadi ini dikumpulkan untuk mengembangkan
gambaran CSF perusahaan. Kemudian sistem dibangun untuk memberikan
informasi tentang CSF ini. (Untuk metode pengembangan CSF dalam suatu
organisasi, lihat Gambar 14.2.)
Gambar - 14. 2
Penggunaan CSF untuk Mengembangkan Sistem

140
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Hanya manajer top yang diwawancarai, dan pertanyaan berfokus pada

sejumlah kecil CSF daripada membutuhkan penyelidikan yang luas menjadi
informasi apa yang digunakan dalam organisasi. Hal ini terutama cocok untuk
manajemen puncak dan untuk pengembangan sistem pendukung keputusan (DSS)
dan sistem pendukung eksekutif (ESS). Metode CSF memfokuskan perhatian
organisasi pada bagaimana informasi harus ditangani.

Portofolio Analisis
Ketika analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari
pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi
proyek-proyek sistem alternatif. portofolio analisis mencatat semua proyek sistem
informasi dan asset, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi ini
portofolio investasi sistem informasi dapat digambarkan sebagai memiliki profil
risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan (lihat Gambar 14.3) mirip dengan
portofolio keuangan.
Gambar - 14. 3
Portofolio Sistem

Setiap proyek sistem informasi membawa menetapkan sendiri risiko dan

manfaat. (Bagian 14.3 menjelaskan faktor-faktor yang meningkatkan risiko proyek
sistem.) Perusahaan akan mencoba untuk meningkatkan laba atas portofolio mereka
dari aset TI dengan menyeimbangkan risiko dan kembali dari sistem investasi
mereka. Meskipun tidak ada profil ideal untuk semua perusahaan, industri
informasi-intensif (misalnya, keuangan) harus memiliki risiko tinggi beberapa,
proyek tinggi-manfaat untuk memastikan bahwa mereka tinggal saat ini dengan

141
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

teknologi. Perusahaan dalam industri non-informasi-intensif harus fokus pada

tinggi-manfaat, proyek berisiko rendah.
Paling diminati, tentu saja, adalah sistem dengan manfaat yang tinggi dan
risiko rendah. Kedua system dengan manfaat tinggi, namun juga berisiko tinggi
maka harus dikaji lebih dalam; sistem dengan manfaat rendah, namun berisiko tinggi
harus benar-benar dihindari; dan sistem dengan manfaat rendah, berisiko rendah
maka perlu dikaji ulang untuk kemungkinan membangun kembali dan
menggantinya dengan sistem yang lebih diinginkan dan memiliki manfaat yang
lebih tinggi.

Scoring Models
Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek di mana banyak kriteria
yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur dari sebuah
sistem dan kemudian menghitung jumlah berbobot. Menggunakan Tabel 14-2,
perusahaan harus memutuskan antara dua perencanaan sumber daya perusahaan
alternatif (ERP) sistem. Kolom pertama berisi daftar kriteria yang pengambil
keputusan yang akan digunakan untuk mengevaluasi sistem. Kriteria ini biasanya
merupakan hasil dari diskusi panjang antara pembuatan kelompok keputusan.
Seringkali hasil yang paling penting dari model scoring bukanlah skor tapi
kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem.
Seperti semua teknik "obyektif", ada banyak penilaian kualitatif yang terlibat
dalam menggunakan model scoring. Model ini membutuhkan ahli yang memahami
isu-isu dan teknologi. Sangat tepat untuk siklus melalui model scoring beberapa kali,
mengubah kriteria dan bobot, untuk melihat seberapa sensitif hasilnya adalah
perubahan yang wajar dalam kriteria. model mencetak digunakan paling sering
untuk mengkonfirmasi, untuk merasionalisasi, dan untuk mendukung keputusan,
bukan sebagai penentu akhir dari pemilihan sistem.

142
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Tabel 14. 1
Contoh Model Scoring untuk Sistem ERP

Biaya Dan Manfaat Sistem Informasi

Tabel 14.2 mencantumkan beberapa biaya dan manfaat yang umum dari
sistem. Tangible benefits dapat diukur dan diberi nilai moneter. Intangible benefits,
seperti layanan pelanggan lebih efisien atau peningkatan pengambilan keputusan,
tidak dapat segera diukur tapi dapat menyebabkan keuntungan dalam jangka
panjang.

143
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Transaksi dan administrasi sistem yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat
ruang selalu lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, dan-komputer mendukung sistem kerja kolaboratif.
Tabel 14. 2
Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

144
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Tujuan Pembelajaran 14.3:

Mengelola Resiko Proyek

Dimensi Risiko Proyek

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat
kerumitan, dan komponen-komponen organisasi dan teknis. Tingkat risiko proyek
dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari
staf sistem informasi dan tim proyek.

Ukuran Proyek - Semakin besar proyek-sebagai ditunjukkan oleh dolar yang

dihabiskan, jumlah staf pelaksana, waktu yang dialokasikan untuk pelaksanaan, dan
jumlah unit organisasi yang terkena dampak, yang semakin besar akan semakin
besar pula risikonya. Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat
kegagalan yang 50 sampai 75 persen lebih tinggi dari proyek-proyek lain karena
proyek tersebut sangat kompleks dan sulit dikendalikan.

Struktur Proyek - Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain.

Kebutuhan bisnis yang jelas dan sederhana sehingga output dan proses dapat dengan
mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa
sistem yang harus lakukan; hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah
pikiran mereka.

Pengalaman dengan Teknologi - Risiko proyek naik jika tim proyek dan staf
sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang diperlukan. Jika tim tidak familiar
dengan perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau
sistem manajemen database yang diusulkan untuk proyek tersebut, sangat mungkin
bahwa proyek akan mengalami masalah teknis atau mengambil lebih banyak waktu
untuk menyelesaikan karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

145
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki dampak pada perilaku
dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara bahwa informasi didefinisikan,
diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menyebabkan
distribusi baru dari otoritas dan kekuasaan. perubahan organisasi internal melahirkan
perlawanan dan oposisi dan dapat memicu bubarnya sistem sebaliknya akan didapatkan
system yang baik.

Sebuah persentase yang sangat besar proyek sistem informasi tersandung karena proses
perubahan organisasi yang mengelilingi bangunan sistem tidak ditangani dengan benar.
membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen perubahan yang cermat.

Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru
secara efektif, anda harus memeriksa proses implementasi. Implementasi mengacu
pada semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi, manajemen, dan rutinisasi
inovasi sistem informasi.
Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi,
manajemen, dan rutinisasi dari suatu inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam
proses implementasi, systems analyst adalah Agen Perubahan.

Analyst tidak hanya mengembangkan solusi teknis tetapi juga mengubah konfigurasi,
interaksi, kegiatan pekerjaan, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok
organisasi. Analyst adalah katalis untuk proses perubahan seluruh dan bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat menerima perubahan yang
dibuat oleh sistem baru.
Agen perubahan berkomunikasi dengan pengguna, menengahi antara bersaing
kelompok kepentingan, dan memastikan bahwa penyesuaian organisasi untuk
perubahan tersebut sudah lengkap.

Peran Pengguna Akhir

146
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

implementasi sistem umumnya mendapat manfaat dari tingginya tingkat keterlibatan

pengguna dan dukungan manajemen. partisipasi pengguna dalam desain dan operasi
sistem informasi memberikan hasil yang positif.

Pertama, jika pengguna sangat terlibat dalam desain sistem, mereka memiliki lebih
banyak kesempatan untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan kebutuhan
bisnis mereka, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Kedua,
mereka lebih cenderung untuk bereaksi positif terhadap sistem saat sudah selesai karena
mereka telah peserta aktif dalam proses perubahan. Menggabungkan pengetahuan
pengguna dan keahlian mengarah ke solusi yang lebih baik.

Proyek pengembangan sistem mempunyai resiko yang sangat tinggi untuk gagal ketika
ada kesenjangan jelas antara pengguna dan spesialis teknis dan ketika kelompok ini
terus mengejar tujuan yang berbeda. Dalam kondisi seperti itu, pengguna sering terusir
dari proyek. Karena mereka tidak bisa memahami apa yang para teknisi katakan,
pengguna menyimpulkan bahwa seluruh proyek yang tersisa terbaiknya di tangan
spesialis informasi saja.

Pengendalian Faktor-Faktor Risiko

Dalam proyek manajemen, berbagai metodologi pengumpulan kebutuhan user, dan
perencanaan telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari implementasi masalah.
Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran
yang tepat selama periode pelaksanaan dan untuk mengelola proses perubahan
organisasi.

Tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dengan mudah dikendalikan atau
direncanakan. Namun, mengantisipasi potensi masalah dalam implementasi dan
menerapkan perbaikan strategi yang sesuai dapat meningkatkan peluang sistem untuk
sukses.

Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan mengidentifikasi sifat dan
tingkat risiko yang dihadapi proyek (Schmidt et al., 2001). Implementor kemudian
dapat menangani setiap proyek dengan alat dan pendekatan manajemen risiko yang

147
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

ditujukan ke level risiko (Iversen, Mathiassen, dan Nielsen, 2004; Barki, Rivard, dan
Talbot, 2001; McFarlan, 1981).

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks akan mendapatkan manfaat
dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada seberapa baik
kompleksitas teknis yang dapat dikelola. pemimpin proyek perlu menguasai baik
pengalaman teknis dan pengalaman administrasi yang berat. Mereka harus mampu
mengantisipasi masalah dan mengembangkan hubungan kerja yang baik antara tim
teknis yang dominan. Tim harus di bawah kepemimpinan manajer dengan latar
belakang manajemen teknis dan manajemen proyek yang kuat, dan anggota tim harus
sangat berpengalaman. Pertemuan tim harus dilakukan sessering mungkin.
keterampilan teknis yang esensial atau keahlian yang tidak tersedia secara internal
harus dijamin bisa didapat dari luar organisasi.

Perencanaan formal dan Peralatan Pengendali

Proyek-proyek besar mendapat manfaat dari penggunaan alat perencanaan formal dan
alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau rencana
proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana
proyek adalah Gantt chart dan grafik PERT.
Gambar - 14. 4
Gantt Chart

148
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Sebuah bagan Gantt berupa daftar kegiatan proyek dan tanggal mulai dan tanggal
selesai kegiatan tersebut. Bagan Gantt merepresentasikan secara visual waktu dan
durasi kegiatan yang berbeda dalam proyek pengembangan serta kebutuhan sumber
daya manusia pada kegiatan tersebut (lihat Gambar 14.4).

Meskipun Gantt chart menunjukkan kapan kegiatan proyek dimulai dan berakhir, bagan
tersebut tidak menggambarkan dependensi suatu kegiatan, bagaimana satu kegiatan
terpengaruh jika kegiatan lain berada di belakang schedule, atau bagaimana pekerjaan
harus diurutan, disinilah bagan PERT dibutuhkan.

Sebuah bagan PERT menggambarkan kegiatan-kegiatan proyek dan hubungan antar

kegiatan-kegiatan tersebut. Bagan PERT berupa daftar kegiatan-kegiatan yang
membentuk sebuah proyek dan kegiatan yang harus diselesaikan sebelum suatu
aktivitas tertentu dapat mulai, seperti digambarkan pada Gambar 14.5.
Gambar - 14. 5
Bagan PERT

149
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Bagan PERT menggambarkan proyek sebagai diagram jaringan yang terdiri dari node
yang bernomor (baik lingkaran atau empat persegi panjang) yang mewakili kegiatan-
kegiatan proyek. Setiap node diberi nomor dan menunjukkan tugas, durasinya, tanggal
awal, dan tanggal penyelesaian. Arah panah pada garis menunjukkan urutan kegiatan
dan menunjukkan mana kegiatan yang harus diselesaikan sebelum dimulainya kegiatan
lain. Dalam Gambar 14.5, tugas di node 2, 3, dan 4 tidak dependen pada satu sama lain
dan dapat dilakukan secara bersamaan, tetapi masing-masing adalah dependen pada
penyelesaian kegiatan pertama. bagan PERT untuk proyek-proyek yang kompleks bisa
sulit untuk ditafsirkan, dan manajer proyek sering menggunakan kedua teknik baik
Gantt Chart maupun Bagan PERT.

Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Resistansi Pengguna

Proyek dengan relatif sedikit struktur dan banyak kebutuhan yang tak terdefinisikan
harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahapan. Pengguna harus
dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak kemungkinan pilihan desain dan
tetap berkomitmen untuk desain tunggal. alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara
untuk menghubungkan kerja tim implementasi untuk pengguna di semua tingkatan
organisasi. Misalnya, pengguna dapat menjadi anggota aktif dari tim proyek,
mengambil peran kepemimpinan, dan mengambil alih instalasi dan pelatihan.

Partisipasi saja dalam kegiatan implementasi mungkin tidak cukup untuk mengatasi
masalah resistensi user atas perubahan organisasi. Pengguna yang berbeda mungkin
akan terpengaruh oleh sistem dengan cara yang berbeda. Sedangkan beberapa
pengguna mungkin menyambut sistem baru karena membawa perubahan yang mereka
anggap sebagai bermanfaat bagi mereka, orang lain mungkin menolak perubahan ini
karena mereka percaya bergeser menjadi merugikan kepentingan mereka.
Jika penggunaan sistem adalah sukarela, pengguna dapat memilih untuk
menghindarinya; jika menggunakan diwajibkan, akan ada perlawanan dalam bentuk
peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, pergantian, dan bahkan sabotase. Oleh
karena itu, strategi implementasi tidak hanya harus mendorong partisipasi pengguna
dan keterlibatan, tetapi juga harus mengatasi masalah counterimplementation (Keen,
1981). Counterimplementation adalah strategi secara sengaja untuk menggagalkan
pelaksanaan sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.

150
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Strategi untuk mengatasi resistensi pengguna termasuk partisipasi pengguna (untuk

memperoleh komitmen serta untuk memperbaiki desain), adalah dengan pendidikan
dan pelatihan kepada pengguna, memberikan fatwa dan kebijakan manajemen, dan
memberikan insentif yang lebih baik bagi pengguna yang bekerja sama. Sistem baru
dapat dibuat lebih user friendly dengan meningkatkan antarmuka pengguna akhir.
Pengguna akan lebih kooperatif jika masalah organisasi diselesaikan sebelum
memperkenalkan sistem baru.

Merancang Untuk Organisasi

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek
sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana organisasi akan berubah
ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, extranet, dan aplikasi Web.
Selain perubahan prosedural, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi,
hubungan kekuasaan, dan juga lingkungan kerja harus hati-hati direncanakan.

Tabel 14. 3
Organisasional Faktor dalam Perencanaan dan Implementasi Sistem

Tabel 14.3 daftar dimensi organisasi yang harus dipertimbangkan saat perencanaan dan
implementasi sistem informasi. Meskipun kegiatan analisis sistem dan desain
seharusnya mencakup analisis dampak organisasi. Analisis dampak organisasi
menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan mempengaruhi struktur organisasi,
sikap, pengambilan keputusan, dan operasi. Untuk dapat mengintegrasikan sistem
informasi dengan organisasi menjadi berhasil, penilaian dampak organisasi secara
menyeluruh dan sepenuhnya didokumentasikan harus diberikan perhatian lebih dalam.

151
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Proyek Software Tools

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk
mendefinisikan dan menyusun kegiatan, menetapkan sumber daya untuk kegiatan-
kegiatan, menetapkan tanggal awal dan akhir suatu kegiatan, pelacakan progress, dan
memfasilitasi modifikasi baik kegiatan dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi
pembuatan Gantt Chart dan bagan PERT.

Beberapa alat ini adalah program canggih besar untuk mengelola proyek yang sangat
besar, kelompok kerja tersebar, dan fungsi perusahaan. alat high-end ini dapat
mengelola jumlah yang sangat besar dari tugas dan kegiatan dan hubungan yang
kompleks.

Microsoft Office Project 2010 telah menjadi perangkat lunak manajemen yang paling
banyak digunakan saat ini. Ini adalah berbasis PC, dengan kemampuan untuk
memproduksi bagan PERT dan Gantt Chart dan mendukung analisis jalur kritis, alokasi
sumber daya, pelacakan proyek, dan pelaporan status.
Proyek juga dapat melacak perubahan dalam satu aspek dari proyek yang
mempengaruhi orang lain. Proyek Professional 2010 menyediakan kemampuan
manajemen proyek kolaboratif bila digunakan dengan Microsoft Office Project Server
2010.

Project Server menyimpan proyek data dalam database SQL Server pusat,
memungkinkan pengguna berwenang untuk mengakses dan memperbarui data melalui
Internet. Project Server 2010 terintegrasi dengan Microsoft Windows SharePoint
Services collaborative Workspace Platform.

Fitur-fitur ini membantu perusahaan besar mengelola proyek-proyek di banyak lokasi

yang berbeda. Produk seperti EasyProjects NET dan Vertabase juga berguna bagi
perusahaan-perusahaan yang ingin alat manajemen proyek berbasis web.

152
S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Manajemen

C. SOAL LATIHAN/TUGAS
1. Banyak proyek proyek Sistem Informasi yang gagal, sebutkan beberapa
penyebabnya dan sebutkan pula bagaimana cara mengantisipasi penyebab
tersebut agar bisa dihindari!
2. Jelaskan kenapa dalam implementasi suatu sistem yang baru bisa banyak timbul
pertentangan atau penolakan dari beberapa pekerja, jelaskan pula bagauimana
cara mencegah hal tersebut!

D. DAFTAR PUSTAKA
Buku:

Laudon, Kenneth C. & P. Laudon, Jane, (2012), Management Information

Systems: MANAGING THE DIGITAL FIRM (12th edition) : Prentice Hall

153
S1 Akuntansi Universitas Pamulang