BAB VI

MEMBUAT DATA PERSEDIAAN

Tujuan:
Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu :
1. Memproses data Neraca Saldo Awal
2. Memproses data Saldo Awal Pelanggan
3. Memproses data Saldo Awal Pemasok
4. Memproses data Saldo Awal Sediaan

Persediaan (Inventory) adalah barang dagangan yang diperjual belikan.

Beberapa hal yang perlu diketahui mengenai modul Inventory MYOB adalah
sebagai berikut:
1. Penilaian Inventory di dalam MYOB hanya mengenal 1 metode yaitu
Average (Moving Average) dalam aktivitas sehari-hari. Kalaupun suatu
perusahaan menganut metode FIFO, LIFO atau metode lainnya bisa
disesuaikan pada akhir periode dengan menyesuaikan harga pokoknya
sesuai dengan metode terpilih.
2. Dalam MYOB tidak dimungkinkan adanya konversi satuan ukuran
(misal Kg ke gram, atau Liter ke Kg). Maka satuan ukuran persediaan
yang dipakai harus merupakan satuan ukuran terkecil. Satuan uk
uran pembelian dan penjualan harus sama. Jika satuan ukuran
pembelian berbeda dari satuan ukuran penjualan, maka dibutuhkan
satu proses yang disebut Transfer Inventory untuk merevisi perbedaan
satuan ukuran tersebut.
3. Modul Inventory dalam MYOB memungkinkan pencatatan persediaan
secara periodik maupun perpetual. Untuk menetapkan suatu item akan
dicatat dengan metode fisik atau perpetual cukup mudah
membedakannya di MYOB. Jika pilihan diaktifkan,
menandakan bahwa perusahaan menetapkan pencatatan perpetual
atas barang tersebut, sedangkan jika pilihan itu tidak diaktifkan maka
perusahaan mencatat periode fisik.
A. ITEM REGISTER
Item register merupakan sebuah form untuk mengetahui posisi kuantitas
barang dan history atas inventory (persediaan) yang dimiliki oleh
perusahaan. Bisa juga dinamakan Stock Card. Di dalam form tersebut kita
dapat mengetahui mutasi barang pada tanggal yang dipilih per barang atau
keseluruhan barang.
- Search By : ada dua pilihan dicari berdasar per Item atau All Items.
 Jika pilihannya adalah per Item, maka ditampilkan field disebelah
kanan untuk mencari item mana yang akan ditampilkan.
 Jika pilihannya adalah All Item, maka ditampilkan seluruh mutasi
atas persediaan yang akan ditampilkan.

- Date From/To : mutasi persediaan yang ditampilkan dari tanggal ……

sampai tanggal ……

Langkah-langkah untuk melihat kuantitas barang dan histori atas

persediaan sebagai berikut :
1. Klik tombol Item Register dari jendela Command Centre
2. Pilih Search By : All Item
3. Tentukan Date From/ To...
B. ITEM LIST
Fitur yang harus dibahas secara mendalam adalah Item List (daftar
persediaan). Mengapa fitur ini sangat penting, karena di sinilah kita akan
mencatat seluruh daftar persediaan barang yang dimiliki perusahaan.
Tabel/Daftar Persediaan yang dibuat melalui fitur Item List digunakan
secara bersama-sama (Shared), oleh modul Inventory sendiri, Modul Sales
dan Modul Purchase.
C. MEMBUAT ITEM BARU DENGAN MENU ITEM LIST.
Item List berisi daftar barang, baik yang diperdagangkan maupun tidak.
Item List juga digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang
diperdagangkan meliputi :
1) mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali
dan nilai barang dicatat dalam persediaan.
2) mencatat pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan, tetapi
nilai barang tidak dicatat dalam persediaan.
3) mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan
kantor.
4) mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misalnya :
komputer yang dirakit dari beberapa komponen.
5) mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk,
misalnya : casing, board, processor, disk drive, keyboard dan
sebagainya yang merupakan komponen untuk dirakit sebuah
komputer.
6) mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.
Langkah-langkah yang Anda lakukan untuk membuat Item Baru barang
dagangan adalah sebagai berikut:
1. Klik tombol Item List dari jendela Command Centre

2. Klik tombol New untuk menampilkan form pengisian item baru

3. Pada Tab Profile, catat data sebagai berikut :

- Item Number : di isi dengan nomor atau kode barang

- Name : di isi dengan nama barang
 Pada kotak isian
- I Buy This Item : klik kotak isian ini jika Anda membeli
barang untuk diperjualbelikan kembali
(bukan merupakan hasil produksi).
- I Sell This Item : klik kotak isian ini untuk barang
yang diperjualbelikan.
- I Inventory This Item : klik kotak isian ini bila nilai barang
yang diperjualbelikan dicatat dalam
rekening Persediaan (Inventory).

Kotak pilihan ini terkait dengan kotak isian di atas, intinya Anda
diminta memilih rekening untuk membukukan :
- Cost of Sales Account : pilih nomor rekening untuk membukukan
Harga Pokok Penjualan/HPP barang
tersebut
(Cost of Sales – 5xxxx).
- Income Account for Tracking Sales : pilih nomor rekening untuk
membukukan hasil penjualan barang
tersebut yang merupakan bagian dari
kelompok Pendapatan (Income- 4xxxx).
- Assets Account forItem Inventory : pilih nomor rekening untuk
membukukan Persediaan Barang tersebut
yang merupakan bagian dari kelompok
Aktiva (Assets -1xxxx).

4. Selanjutnya klik tab Item Details

- Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan

ditampilkan form yang menanyakan letak file
(folder) dan file name yang berbentuk gambar
 (*.BMP) yang merupakan Area (Map) lokasi
customer berada.
- Description : Dapat diisi keterangan tentang gambar areanya.
- Custom List #1 : Daftar lainnya (jika perlu). Ada 3 field name yang
diberikan dalam fasilitas MYOB. Misalnya dari
field name ini dapat anda gunakan untuk
mengelompokkan item, golongan, lainnya.
- Custom Field #1: Disetiap field name yang dipilih, anda dapat
isikan isi dari field tersebut.

5. Selanjutnya klik tab Buying Details. Pada bagian Buying Details, ketik
data sebagai berikut :

Buying Unit of Measure : diisi dengan satuan unit barang

yang dibeli, misalkan Unit.
Number of Item per Buying Unit : diisi unit item yang dibeli,
misal : 1.
 Tax Code When PPN Bought : diisi dengan kode pajak
pembelian barang. Jika kena pajak pilih PPN dan jika tidak, pilih N-T.

Bagian Optional Restocking Information for the To Do List dapat Anda

isikan informasi:
 Minimum Level for Restocking Alert : diisi dengan kuantitas
persediaan minimum untuk suatu jenis barang.
 Primary Supplier for Reorder : klik tanda panah ke bawah
untuk mengisi pemasok utama (setelah sebelumnya diisi melalui
menu Card Supplier) barang bersangkutan.
 Supplier Item Number : diisi dengan nomor atau kode
pemasok sesuai isian pada primary Supplier for Reorders.
 Default Reorder Quantity : diisi kuantitas pengisian kembali
suatu barang setelah mencapai persediaan minimum.
6. Selanjutnya klik tab Selling Details. Pada bagian ini catat data berikut
:

- Base Selling Price : diisi dengan harga jual barang yang

bersangkutan, Angka ini akan muncul pada
kolom price dalam faktur penjualan.
- Selling Unit of Measure : diisi dengan satuan unit barang yang
dijual, misalkan : Unit.
- Number of Items per Selling Unit: diisi dengan unit item barang yang
dijual, misal: 1.
- Tax Code When Sold : diisi dengan kode pajak penjualan
barang. Jika kena pajak pilih PPN dan
jika tidak, pilih N-T.
- Inclusive/Exclusive : tandai Price are Tax Inclusive jika harga
yang tertera pada Base Selling Price
sudah termasuk PPN dan kosongkan
Price Tax Inclusive jika harga belum
termasuk PPN.
- Calculate Sales Tax On : Pilih cara perhitungan pajak atas barang
yang dijual.
7. Tab History berfungsi untuk melihat data histories penjualan dan
pembelian barang tersebut.
8. Tab Auto Build berfungsi untuk mencatat penggabungan beberapa
barang menjadi sebuah barang baru.
9. Setelah selesai pencatatan, klik tombol OK.
D. RECEIVE ITEMS
Received items merupakan fitur baru
Accounting v17. Fungsi ini memungkinkan
barang terlebih dahulu dari supplier atas
dibuatnya, tetapi tagihan (faktur) dari
perusahaan.
yang ditambahkan di MYOB
kita untuk mencatat penerimaan
pesanan pembelian yang sudah
supplier belum diterima oleh

E. ADJUST INVENTORY (Mencatat saldo awal persediaan)

Saldo awal persediaan merupakan uraian dari persediaan yang terdapat
pada neraca awal perusahaan. Tentu, jumlah persediaan yang tercatat pada
saldo awal persediaan harus sama dengan jumlah yang tertera pada neraca
perusahaan. Selanjutnya akan di bahas pada Bab VI.

F. COUNT INVENTORY
Count inventory adalah suatu aktivitas menyesuaikan barang yang ada di
gudang. Setiap periodik sekali (biasanya sebulan sekali) sebuah perusahaan
akan melakukan stock opname (perhitungan barang di gudang secara fisik).
Ada beberapa kemungkinan perbedaan Quantity sebenarnya yang ada di
gudang dengan menurut catatan. Kemungkinan tersebut diantaranya
sebagai berikut :
- barang rusak/hilang
- barang sudah dikirim tetapi belum dibuatkan invoice ke customer
- barang sudah diterima tetapi belum menerima tagihan (bill) dari
supplier.

Form untuk perhitungan barang secara fisik dapat dicetak dari Report,
Inventory, Inventory Count Sheet. Form tersebut nantinya diberikan
kebagian gudang untuk dicek setiap barang yang ada. Berikut ini adalah
hasil stock opname per akhir bulan Januari 2014.
LATIHAN MEMBUAT DAFTAR ITEM BARANG DAGANGAN
1. Meja Belajar
2. Kursi

\
3. Sofa
4. Lemari Pakaian
5. Lemari Perabotan
6. Rak Buku
7. Spring Bed
8. Meja Rias
9. Rak Piring
10. Jemuran Pakaian
Hasil dari membuat Item List