File

Menu ini digunakan sebagai tempat setup terhadap data – data yang digunakan dalam proses
transaksi, secara garis besar semua tabel yang akan berhubungan dengan Master Inventory Item
yang akan dibuat seperti group of item, Class of item, Category of item, Department sampai
dengan Cost Center. Untuk itu user diwajibkan untuk mengerti betul arah dari masing-masing
pengelompokkan data tersebut, sebagai contoh kedalam Group apa item tersebut akan
dimasukkan, kemana dan dimana item tersebut akan dianggap sebagai persediaan dan
pemakaian, jenis barang dari item tersebut sampai dengan hal supplier mana item tersebut
diperoleh. Pembuatan setup terhadap data transaksi ini sangatlah penting karena keberhasilan
dan baik tidaknya suatu hasil laporan yang akan diperoleh ditentukan dari benar tidaknya proses
setup yang ada.

Sebelum user memulai pembuatan tabel yang ada, sebaiknya user mempersiapkan terlebih
dahulu data yang akan dientry, seperti yang telah dijelaskan diatas user harus mengerti betul
pembuatan Master Inventory maupun pengelompokkannya sehingga kemungkinan terjadi
kesalahan setup yang akan berpengaruh terhadap laporan yang akan dihasilkan lebih kecil
terjadi. Untuk mendukung itu semua ketelitian dan disiplin yang keras di harapkan untuk semua
user yang akan menjalankan system ini

Selain penentuan setup terhadap master item, pada menu ini user juga diminta menentukan
nama-nama supplier pada table supplier, menentukan item barang yang di supply dari masing-
masing supplier serta pembuatan nama-nama user yang akan menggunakan program ini.
Pembuatan user biasanya dilakukan oleh Administrator yang khusus memiliki Access yang lebih
besar dari user-user yang lain, sehingga user hanya menjalankan program yang diberikan oleh
administrator saja tanpa dapat menjalankan program yang bukan wewenangnya. Pembagian
tugas user berdasarkan haknya masing-masing sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan
dalam pemprosesan data.Untuk pembuatan user ini akan dibahas dalam satu bab khusus dalam
akhir bab ini.

Dalam bab ini akan dijelaskan semua Sub-Bab yang dimiliki oleh menu ini, semua Sub-Bab yang
ada terdapat dalam menu pulldown File, seperti pada gambar di bawah ini :
Sebelum kita memasuki menu pulldown File tersebut diatas, kita akan melihat alur keseluruhan
dari Power Pro Inventory Control yang dituangkan dalam Activities Map, seperti pada gambar
dibawah ini :

Activities Map adalah suatu map yang menggambarkan Proses Inventory secara keseluruhan
dan user yang tidak mempunyai hak (right) akan diwarnai dengan warna abu-abu. Activities Map
ini dapat juga langsung digunakan oleh user sesuai dengan haknya masing-masing yaitu dengan
mengklik icon sesuai dengan haknya. Misalnya user Receiving, anda klik kotak Receiving maka
akan tampil Receiving Browser ( Create, Edit, etc ).

Penjelasan untuk masing-masing menu diatas ditampilkan per-Bab beserta definisinya masing-
masing.
Login

Untuk masuk ke login masing-masing user yang menggunakan aplikasi Power Inventory harus
memasukan User ID dan Paswword yang telah diberikan.

Fungsi dasar login sendiri lebih ke tingkat pengamanan user, agar tidak sembarang orang yang
menggunakan ID anda, sehingga bisa terlihat kinerja user itu sendiri. Dibawah ini adalah gambar
dari Login to Power Pro Inventory Control :

User ID : Nama user yang bersangkutan

Password : Password user (perlu diingat Caps Lock juga sangat
berpengaruh daplam pengetikan user id)

Setelah memasukan User ID dan Password, maka akan tampil menu gambar Inventory Control
seperti pada gambar dibawah ini :
Logout

Untuk mengganti ke login user lainnya dan sekaligus menutup sementara data.

Master Of Inventory Item

Tujuan

Tabel ini digunakan untuk membuat kode, nama item dan group item tersebut dari semua master
item-item barang yang akan digunakan dalam proses Inventory.

Catatan :

PartNo Item dapat di set maximum 10 digit.

Sebelum membuat Part No, user terlebih dahulu membuat tabel Class of
Item, Type of Item, Group Item baru selanjutnya menentukan Part No dan
nama item pada tabel Master Inventory Item.
Data Tabel dapat diurutkan secara Ascending maupun Descending, dengan
cara meng-klik header dari masing-masing field yang akan diurutkan.
Part No yang telah digunakan tidak dapat dihapus kembali.
Proses create, edit, delete dapat menggunakan tombol navigator yang
terdapat dibawah icon menu atau anda dapat melakukan klik tombol kanan.
Penjelasan

Proses pembuatan Master Inventory Item dilakukan dimenu Master of Inventory Item. Caranya
pilih table File kemudian sorot dan klik menu Master of Inventory Item, system akan tampil form
seperti pada gambar berikut :

Ada beberapa cara pembuatan Master Inventory baru :

New Record

Dengan mengklik tombol kanan pada menu pulldown Master Inventory maka akan tampil Popup
seperti dibawah ini :
Sorot dan klik New pada popup menu atau tekan tombol Ctrl + Insert maka akan tampil menu
gambar Master Item Editor seperti pada gambar dibawah ini :

Atau dengan mengklik toolbar seperti dibawah ini :

Untuk membuat item Master Inventory baru

Untuk melakukan perubahan pada Item Master Inventory yang telah dibuat

Untuk memhapus Item Master Inventory

Untuk menyusun Item Master Inventory

Dalam satu record Master Item Master Inventory terdiri dari beberapa field setup yang harus diisi
oleh user pada saat mendefinisikan Part No. tertentu, jika didefinisikan satu persatu adalah
sebagai berikut :

Part No. Nomor dari kode item yang akan dibuat

Name Nama definisi dari item tersebut
Group Dengan diLoad group atau kelompok Item
Active Barang tersebut masih digunakan atau tidaknya
Fixed Cost Nilai cost dari barang tersebut tetap
Conversion Properties

Unit (F) Disebut juga sebagai Unit Full yaitu Satuan barang ukuran
terbesar. Contoh Crate, Box, Galon etc.
Unit Disebut juga dengan Unit Loose yaitu Satuan barang ukuran
terkecil. Contoh Pcs, Buah, can etc.
Unit Conversion Nilai konversi dari unit satuan Full kedalam satuan unit lepas.
Contoh 1 Crate = 12 Bottle
Recipe Unit Nilai satuan unit terkecil dari ukuran terbesar unit lepas (loose) yang
digunakan dalam pembuatan resep.
Recipe Conversion Nilai konversi dari unit satuan (unit) kedalam satuan ukuran recipe
unit.
Recipe Yield Yield dari Recipe unit yang terpakai.

Purchase Properties

Minimum Jumlah minimum pembelian yang dapat dilakukan.

Maximum Jumlah maximum pembelian yang dapat dilakukan.
Reorder QTY Jumlah standar Qty yang akan dimunculkan pada saat pembelian
kembali item tersebut, biasanya nilai ini diperoleh dari nilai
Maximum dikurangi Minimum stock.
Lead Time Batasan hari dimana item barang dianggap kadaluarsa.
Bar Code Code dari barang tersebut

Item Properties

Stock Item Setup untuk menentukan apakah item tersebut akan di stock atau
tidak.
Prime Item Setup untuk menentukan apakah item termasuk item utama atau
bukan.
Slow Moving Setup untuk menentukan apakah item tersebut tergolong item
lambat atau tidak.
Production Item Setup apakah item tergolong item produksi atau bukan.
Daily Report Setup dimana Item akan dicetak dalam laporan harian atau tidak.
Weekly Report Setup dimana Item akan dicetak dalam laporan mingguan atau
tidak.
Monthly Report Setup dimana Item akan dicetak dalam laporan bulanan atau tidak.
Sales Item Menentukan apakah item tersebut termasuk item penjualan atau
bukan.
Margin Menentukan besarnya margin keuntungan yang akan diambil dari
item tersebut.
Sales Price Menentukan besarnya nilai jual yang akan dikenakan terhadap item
tersebut.
PPN In Menentukan apakah item tersebut dikenakan PPN masukan atau
tidak.
PPN Out Menentukan apakah item tersebut dikenakan PPN keluaran atau
tidak.
Searching Master Inventory

Pencarian data pada master item, dilakukan jika user ingin melakukan perubahan terhadap data
yang ada. Proses pencarian data akan sangat memakan waktu apabila data yang ada sangatlah
banyak, dan terlebih jika proses pencarian tidak menggunakan cara yang benar.

Pada POWER PRO Proses pencarian data terutama terhadap data Inventory yang ada dilakukan
berdasarkan Index Field Data. Langkahnya sangat mudah yaitu dengan memilih Key Index yang
akan digunakan sebagai kunci pencarian dengan menekan header dari field data yang akan
dijadikan kunci index, kemudian user hanya tinggal menggetikkan kode atau nama yang akan
dicari di kolom Search by < Index name > . <Index name > akan berubah sesuai dengan kunci
index yang anda tentukan, misalnya jika anda menggunakan kunci index PartNo. maka yang
akan tampil pada baris tersebut adalah SEARCH BY PARTNO. dan seterusnya.

Secara detail proses diatas dijelaskan sebagai berikut :

Pada tampilan Master Inventory klik baris header data (judul) yang akan digunakan sebagai index
pencarian.
Misal : klik header (judul) name, maka baris search by akan berubah menjadi Search By
Name
ciri lainnya adalah disebelah judul yang diklik tadi akan muncul tanda panah keatas , Klik
sekali lagi maka tanda panah akan berubah kebawah  tanda panah keatas atau kebawah
tersebut menandakan bahwa data ditampilkan secara Ascending atau Descending.

Setelah baris nama Searching By menampilkan nama index yang akan digunakan (dalam hal ini
menggunakan index name), ketik kode atau nama dari item barang yang akan dicari. System
secara otomatis akan menunjuk data berdasarkan character yang diketikkan oleh user ( cursor
penunjuk ditampilkan dengan tanda panah kekanan ( ).
Jika data yang dicari tidak ditemukan, maka cursor penunjuk akan berhenti pada karakter terakhir
dimana karakter tersebut ditemukan.

Proses Create, Edit dan Delete terhadap data master item dilakukan dengan menggunakan
tombol Navigator yang ada, atau dengan proses klik tombol mouse kanan maka system akan
menampilkan menu record seperti di bawah ini :
Keterangan :

Edit Item Merubah data dari record bersangkutan

New Item Membuat data record yang baru
Delete Menghapus record master item
Quick Entry Memperbaiki data dengan cepat dan menampilkan semua data field
dari record yang ada (dibahas dibawah).

On Hand Stock

On hand Stock adalah menu dimana user dapat melihat dan

mengetahui nilai persediaan dari item barang tersebut. Tidak hanya
itu saja jika menu ini dijalankan system akan menampilkan tabel
dimana nilai on hand stock yang ada diseluruh location, serta proses
Drop Down terhadap detail mutation serta Bin Card dari item barang
tersebut.

Change Group Untuk mengganti group dari item tersebut

Merge Untuk menggabungkan item barang ke dalam location (gudang).

Supplier List Untuk menampilkan nama-nama supplier dari item / barang tersebut

Part No Alocation Untuk melihat alokasi cost dari item / barang tersebut

Export to Excel Memindahkan data ke dalam format Excel

Group Of Item

Tujuan

Untuk menentukan setup Group Of Item yang akan digunakan pada Part No. Dari Master Item
yang ada, seperti yang telah dijelaskan pada bab master item entry sebelumnya, hal yang harus
dilakukan oleh user sebelum melakukan proses pembuatan master item salah satunya adalah
dengan terlebih dahulu menentukan atau membuat Group Of Item . Penentuan group ini penting
agar tidak terjadi kesalahan dalam penempatan item group tersebut.

Fungsinya untuk mengelompokkan item barang kedalam group-group sesuai dengan kelompok
jenis barangnya masing-masing sehingga selain lebih teratur juga memiliki keunggulan lain
seperti misalnya user dapat mencetak laporan berdasarkan group item tertentu dan lain-lain.

Catatan :

User terlebih dahulu menentukan Class Item, Type Of Item dan Cost Center,
sebelum menentukan Group Item.

Pengelompokkan atau pembuatan group harus benar karena hal tersebut

berpengaruh terhadap penempatan Chart Of Account untuk General Ledger.

Penjelasan

Proses pembuatan Group Of Item dilakukan dimenu File kemudian klik sub menu Group Of Item.

Secara detail langkah pembuatannya dijelaskan seperti berikut :

Pilih menu File kemudian klik menu Group of Item. System akan menampilkan tampilan table
Group Of Inventory seperti pada gambar halaman berikut ini :
Pada menu Group Of Item, klik kanan, maka tampil menu pulldown seperti pada gambar dibawah
ini :

Keterangan :

New Untuk membuat Group Of Item yang baru

Edit Untuk merubah Group Of Item yang telah dibuat
Delete Untuk menghapus Group Of Item yang telah dibuat
Change Inventory Untuk mengganti Account Inventory pada group tersebut
Account
Change Default Cost Untuk mengganti Account Default Cost Account Secara
Account keseluruhan tanpa membuka group of item tersebut.
Change Default Cost Untuk mengganti Cost Center (alokasi cost ) pada group tersebut
Center
Copy to Clipboard Untuk memidahkan data ke menu Excel
Import from Clipboard Untuk memindahkan data dari menu excel kedalam system

New Record

Klik New Record maka akan tampil gambar seperti dibawah ini :
Keterangan :

Code Kode item yang akan dan telah ditentukan

Name Nama dari group yang akan dan telah ditentukan
Short Name Nama singkat dari kode group yang akan dan telah ditentukan
Class Of Group Kelas item dari group item yang akan dan telah ditentukan
Type Type Item dari group of item yang akan dan telah ditentukan
Direct Used Status apakah Group Item tersebut Direct Used atau tidak (artinya jika
group tersebut dianggap sebagai Direct Used, maka Item yang
termasuk kedalam group tersebut dianggap sebagai item yang tidak di
stock dianggap langsung sebagai Cost pada saat Receiving / barang
diterima dari supplier) serta barang tersebut lansung dianggap sebagai
Consumption
Default Inventory Cost direction (alokasi cost), artinya cost center ini akan menunjukkan
Cost Center arah dari biaya untuk group item tersebut
Inventory A/C Setup Account General Ledger untuk persediaan (jika terhubung
dengan General Ledger)
Cost/Expenses Setup Account Cost/Expenses pada Account General Ledger
A/C

Cost Center Consumption G/L Account

Tujuan

Pengelompokan dari suatu perkiraan kedalam acount-account General Ledger, dengan demikian
pada saat proses transaksi terjadi sudah ditentukan arah dari General Ledger, Departement dan
Cost Centernya.
Apabila anda klik pada table menu Group of Item untuk ‘ Cost Center Consumption G/L
Account ‘ maka akan terlihat kolum-kolum seperti dibawah ini :

Cost Center Code dari Cost Center Consumption

Cost Center Name Nama dari Cost Center Consumption
 G/L Account Code dari Cost Center G/L Account Consumption
G/L Cost Code dari Cost Center G/L Account
G/L Departement Code dari Department

Penggunaan icon yang ada pada Group Of Inventory antara lain :

Fill Untuk mengkopi keseluruhan account pada groupnya masing-masing

Clear Untuk menghapus keseluruhan account pada groupnya masing-masing
Find Untuk mencari account keseluruhan account pada groupnya masing-
masing
Save Menyimpan data yang telah dientry
Close Keluar dari edit group item

Class of Item

Tujuan

Menentukan serta mengelompokkan Item kedalam kelas-kelas item, pengelompokkan selain

kedalam group juga kedalam Class Item, jika pengelompokkan group berdasarkan jenis itemnya
maka kelas item dikelompokkan berdasarkan bentuk barangnya, misalkan Ikan, Daging,
Vegetable, dll.

Sebenarnya proses pengelompokkan ini tidak terpaku seperti yang dijelaskan diatas, user dapat
menentukan sendiri bentuk dari Class maupun Group yang ada tapi yang jelas Class memiliki
hirarkie lebih tinggi dari Group, karena group mengelompokkan jenis barang lebih detail kedalam
kelompok jenis barangnya. Misalkan Fish in Tin, Fresh Fish, Salt Fish dan lain-lain.

Hirarkie dari kelas dan group tersebut dapat dijelaskan dalam bagan berikut :

Catatan

Sebelum membuat Class Of Item user harus membuat terlebih dahulu Type Of Item.
Penjelasan

Proses pembuatan Class Of Item dilakukan dimenu File kemudian klik sub menu Class Of Item.
Secara detail langkah pembuatannya dijelaskan seperti berikut :

Pilih menu File kemudian klik menu Class Of Item, System akan menampilkan tampilan table
Class Of Item seperti gambar pada halaman berikut ini :

Keterangan :

Class Kode item yang telah ditentukan

Name Nama dari kelas yang akan dibuat
Short Name Nama singkat dari kode kelas yang akan dibuat
Item Type Type Item dari kelas item yang akan dibuat ( Food, Beverage, Material
Col. Number Untuk menentukan urutan baris per coloum

Proses Create, Edit, Delete dan menyimpan terhadap data Class Item, anda dapat menggunakan
tombol Navigator (yang berada dibawah Icon Menu)
Type Of Item

Tujuan
Jika pada bab diatas dibahas bagaimana mengelompokkan Class Item maka sekarang anda
menentukan bentuk yang lebih global lagi yaitu Type of Item, Type of item berfungsi
mengelompokkan kelas makanan kedalam beberapa jenis atau type yang lebih spesifik.

Type of item berhubungan erat dengan Class Of Item dan Group Of Item. Ketiganya memiliki
hubungan satu sama lain, terlebih Type Of Item, dari ketiga bagian diatas, Type Of Item yang
terlebih dahulu dibuat, baru Class Of Item sampai dengan Master Of Inventory.

Catatan

Type of item harus dibuat sebelum menentukan Class Of Item dan Group of Item.

Langkah

Proses pembuatan item dalam menu Type Of Item ini dilakukan sbb :

Pilih menu File kemudian klik menu Type of Item, maka system akan menampilkan gambar
seperti pada gambar berikut ini :
Keterangan :

Code Kode type yang dibentuk dan ditentukan dengan baik

Name Nama dari type yang akan dibuat
Short Name Nama singkat dari type yang akan dibuat
No. Untuk urutan type.
Material Untuk menunjukan Item Type tersebut termasuk kelompok barang
Material
Production Untuk menunjukan Item Type tersebut termasuk kelompok barang yang di
produksi

Proses Create, Edit, Delete terhadap data Type of Item anda dapat menggunakan tombol
Navigator yang berada dibawah icon menu.

Department

Tujuan

Untuk menentukan Department – Department yang ada dalam suatu hotel

Untuk membuat Department baru, anda dapat gunakan tombol Navigator.

Cost Center
Tujuan

Untuk menentukan pengalokasian cost / biaya

Untuk membuat Cost Center baru dapat menggunakan Button New , maka akan tampil
gambar Cost Center Properties, seperti pada gambar dibawah ini :

Keterangan :

Code Code dari cost center yang telah ditentukan

Name Nama dari cost center yang akan dibuat
Short Name Nama singkatan dari cost center yang akan dibuat
Cost Type Type dari cost center yang akan dibuat
Active Untuk menandakan cost center tersebut masih digunakan atau tidak
Flag Production Untuk menandakan cost center tersebut dapat menghasilkan suatu
produk atau tidak( Item barang yang bisa di produksi kembali)
Variance Untuk menandakan cost center tersebut termasuk kedalam report
Analysis perbedaan analisis.
Department Untuk menentukan department
Default G/L Cost Untuk menentukan default cost center (account).
Center
Employee Meal Untuk menentukan account house use type food.
Food Expenses
Employee Meal Untuk menentukan account house use type beverage
Beverage
Expenses

Location Table

Tujuan

Untuk menentukan definisi lokasi baik lokasi penjualan, lokasi gudang maupun lokasi produksi
yang berada pada masing-masing POS Outlet. Penentuan location atau store ini sangat penting
agar tidak terjadi kesalahan dalam penempatan barang-barang yang ada di gudang.

Catatan:

Sebelum menentukan kode untuk location user harus terlebih dahulu

melakukan setup terhadap :

1. Location Type
2. Cost Center.
3. Department.

Proses create, edit, delete dan proses lainnya yang berhubungan dengan
Record data dapat dilakukan dengan menggunakan Tombol Navigator yang ada.

Penjelasan

LOCATION adalah sebutan terhadap tempat atau lokasi dari suatu proses inventory atau tempat
menyimpan persediaan barang-barang digudang, jika dalam proses inventory biasa maka
location ini biasa disebut dengan Warehouse atau gudang. Maka jika demikian akan timbul
pertanyaan mengapa harus disebut dengan LOCATION dan tidak dinyatakan sebagai
WAREHOUSE saja.

Jika demikian maka penjelasannya adalah Warehouse yang anda ketahui adalah nama lain dari
gudang dan fungsinya hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan barang persediaan atau
barang-barang yang akan digunakan dalam proses produksi, sedangkan pengertian dari
Location adalah suatu tempat atau lokasi yang tidak saja digunakan sebagai tempat
penyimpanan barang tapi juga berfungsi sebagai tempat proses lainnya, seperti produksi, sales
dan lain-lain. Oleh sebab itu tidak disebut sebagai Warehouse tapi lebih tepat disebut sebagai
LOCATION.

Proses pembuatan location dilakukan pada menu location pada menu File, selanjutnya pilih
menu Location maka system akan menampilkan gambar seperti pada halaman berikut ini :

Keterangan :

1. Location Code
Terdiri dari 4 digit digunakan untuk menentukan kode lokasi yang akan dibuat.
2. Name
Nama dari location yang akan dibuat.
3. Short Name
Nama singkat dari lokasi tersebut.
4. Location Type
Type dari barang yang terdapat di dalam Location tersebut
5. Default Cost Center
Arah alokasi pembebanan cost akan dibebankan kemana.
6. Address, Phone, Fax
Digunakan untuk mencatat alamat, nomor telepon dan fax dari lokasi bersangkutan.
7. Active
Menandakan Location tersebut masih digunakan atau tidak nya
Outlet

Tujuan

Menu ini digunakan untuk menentukan definisi dari outlet–outlet yang ada, disini user hanya
menentukan kode serta nama dari outlet tersebut.

Catatan :

Pembuatan table ini disesuaikan berdasarkan outlet-outlet yang ada. Pendefinisian

outlet ini dilakukan jika user ingin mengetahui flow item dari satu outlet ke outlet lain
seperti jumlah persediaan, jumlah barang yang ditransfer baik in maupun Out dan lain-
lain.

Penjelasan

Untuk menjalankannya user cukup dengan memilih menu Outlet dimenu File maka system akan
menampilkan gambar seperti berikut :

Proses Create, Edit dan Delete record dapat dilakukan dengan menggunakan tombol Navigator.
Tombol tersebut berfungsi untuk semua proses tabel yang dibuka. Proses create dapat pula
dilakukan dengan menekan tombol Insert, tapi untuk proses delete dapat menggunakan tombol
Navigator atau dengan menekan Ctrl Delete.
Currency Exchange

Dari nama Currency Exchange tersebut jelas merupakan pengisian table untuk satuan mata uang
yang akan di digunakan dalam aplikasi ini. Currency Excange adalah nilai tukar mata uang setup
ini penting dilakukan untuk mengkonversi nilai tukar pada aplikasi ini :

Didalam setup Currency Exchange ini sebaiknya jangan sampai terjadi kesalahan karena ini
menentukan sekali dalam proses transaksi. Untuk membuat setup ini gunakan Navigator yang
telah tersedia.
Chart Of Account

Tujuan

Chart Of Account adalah nomor dan nama perkiraan dari suatu pengalokasian transaksi jurnal-
jurnal akuntasi dan keuangan dari suatu bidang usaha. Dalam hal ini hanya yang mempunyai
hubungan dengan aplikasi Inventory pada General Ledger.

Jika anda akan menjalankannya anda klik File sorot dan klik Chart Of Account maka akan tampil
gambar seperti dibawah ini :
Supplier

Tujuan
Supplier Table digunakan untuk membuat nama-nama supplier yang memasok barang yang ada.
File yang dibuat dalam menu ini hanya sebatas informasi kode item serta menentukan item –item
dari masing-masing supplier tersebut.

Catatan :

Sebelum user membuat kode supplier, user harus membuat dahulu Supplier Type.
Supplier dapat menentukan item order dari masing-masing supplier.
Pembuatan contract price per-supplier dibuat terpisah pada menu purchasing di sub-
menu supplier contract price.

Penjelasan

Untuk menjalankannya user cukup dengan memilih menu Supplier di menu File maka system
akan menampilkan gambar seperti berikut :

Untuk menambah, edit serta delete data supplier, user dapat menggunakan tombol Navigator
yang ada atau menggunakan Popup menu dengan menekan tombol mouse kanan maka system
akan menampilkan popup menu seperti berikut :
Keterangan :

New Record Membuat record supplier baru

Edit Record Melakukan proses edit terhadap data supplier yang ada
Delete Record Menghapus record supplier yang sudah tidak dibutuhkan
Supplier Item Item-Item yang masuk (yang pernah dibeli) dari supplier
Copy to Clipboard Memindahkan data dalam menu excel
Import from Clipboard Memindahkan data dari excel ke dalam system
Convert Name & Mengganti nama supplier menjadi hurup kecil semua
Address to Lowercase
Convert Name & Mengganti nama supplier menjadi hurup besar semua
Address to Uppercase

Searching Item Report

Jika data supplier anda sangat banyak sudah barang tentu akan kesulitan jika anda akan
merubah atau mengganti data tertentu Supplier tersebut. Disini system memberikan fasilitas
pencarian dengan cukup mudah.

Caranya user hanya tinggal mengetikkan kata yang akan dicari maka cursor akan menampilkan
dengan menunjuk pada record yang dicari.

Proses pencarian dapat dilakukan berdasarkan index pencarian, untuk menentukan index
pencarian apakah menggunakan kode atau nama supplier, user cukup melakukan klik terhadap
header dari field yang akan digunakan sebagai alat pencarian, maka index pencarian otomatis
akan berubah dengan sendirinya, dan user hanya tinggal mengetikkan saja kata yang akan
dicari.
Untuk membuat Supplier baru, anda arahkan mouse ke Button New Supplier ,
atau tekan tombol INS (pada keyboard), maka akan tampil menu gambar Supplier Entry, seperti
pada gambar dibawah ini :

Keterangan :

Code Code dari supplie ryang akan dibuat

Active Untuk menandakan supplier tersebut masih active atau tidak
Address Alamat dari supplier tersebut
Supplier Item Item-Item yang masuk (yang pernah dibeli) dari supplier
Phone Nomor telephone dari supplier yang dapat dihubungi
Fax Nomor fax dari supplier yang dapat dihubungi
E-mail Alamat e-mail dari supplier
Contact Nama orang dari supplier tersebut
Credit Limit Batasan limit yang dapat dihutangkan
Due Days Jatuh tempo
Payment Method Jenis pembayaran
Type Type dari supplier tersebut
Remark Digunakan untukl catatan yang diperlukan
Supplier Type

Tujuan

Supplier Type dibuat untuk menentukan jenis dari supplier yang akan dibuat. Menentukan jenis
supplier ini agar user nantinya mengelompokkan atau mengumpulkan supplier dengan jenis
tertentu. Selain berfungsi untuk menentukan jenis supplier, dalam menu ini user juga dituntut
untuk menentukan nomor account supplier pada general ledger. Hal tersebut dilakukan jika
program Inventory ini akan di link dengan General Ledger.

Catatan :

Supplier type harus ditentukan sebelum membuat Supplier Table.

Penentuan nomor account berdasarkan lookup nomor account pada General
Ledger,
hal tersebut dilakukan jika program inventory ini link (terhubung) dengan module
General Ledger yang ada.

Penjelasan

Untuk menjalankannya user cukup dengan memilih menu Supplier Type dimenu File maka
system akan menampilkan gambar seperti dibawah ini :
Header Supplier Type entry :

Code Kode tipe pemasok (Supplier)

Name
Definisi dari tipe supplier yang akan dibuat Account Payable
(load)
G/L Account Nomor account pada general ledger yang digunakan sebagai
transaksi hutang
G/L Departement Nomor account pada general ledger yang digunakan sebagai
account department Cash Deposit (load)
G/L Account Nomor account pada general ledger yang digunakan sebagai
transaksi cash deposit (uang Muka) dapat diload
G/L Departement Nomor account department di general ledger yang digunakan
sebagai transaksi cash deposit

Detail Supplier Type :

Suatu cermin dari type supplier yang dimiliki atau kutipan data yang dimasukan melalui header