Module Administration

Administration

Pengertian SAP bisa dibaca di link inihttp://id.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan harus membuat
Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk menentukan pola dan settingan
yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1 dijalankan.

Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan dan informasi seluruh
pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti
Currency Exchange Rate

Autorisasi dan alerts

Approval procedure

Email internal

Akses informasi Dari software Non SAP dengan menggunakan fungsi export dan import
nah jika sudah mulai penasaran dengan apa sih isi dari module administration, Mari kita simak
lebih detail module ini

Choose Company

User Code
- Menentukan nama pengguna untuk melakukan login
Password
- Masukkan password anda
Change User
- Membersihkan Field User code dan password dan lakukan login ulang.
Current Server
- Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008
Company Or Current User
- Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di dalam server
Company Name
- Menampilkan nama perusahaan

Database Name
- Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam Server
localization
- mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business One
Version
- Menampilkan versi dari Database
New
- Membuat Database Baru pada server

Exchange Rate And indexes

Hanya terdapat 1 Rate yang dapat digunakan Pada SAP Business One,
Anda dapat menggunakan Rate Pajak / Rate 1/2 BI Tergantung pada Kebutuhan Perusahaan
Untuk mendapatkan
Rate Pajak Dapat Dilihat pada Link Berikut
http://fiskal.kemenkeu.go.id/dw-kurs-db.asp
Rate BI Dapat Dilihat pada Link Berikut
http://www.bi.go.id/en/moneter/informasi-kurs/transaksi-bi/Default.aspx

System initialization
1.
Company Details
2.
General Settings

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Posting Period
Authorizations
Document numbering
Document Setting
Print Preference
Menu Structure
E-Mail Settings
Opening Balance

Setup Awal Tahun

Hal yang Harus Diperhatikan Untuk melakukan Setup Awal Tahun adalah
1. Pembuatan Period Indicator
Administration - Setup Financial - Period Indicator
Digunakan untuk mengidentifikasi Transaksi per Periode, biasanya di setup per
tahun tergantung kebutuhan

2. Pembuatan Posting Period

Administration - System Initialization - Posting Period

biasanya di setup per tahun tergantung kebutuhan

3. Setup Document Numbering

Administration - System Initialization - Document Numbering
Untuk biasanya di setup per tahun tergantung kebutuhan
4. Setup default series per dokumen
Administration - System Initialization - Document Numbering
Bagaimana Jika Document menggunakan Autorisasi Series Per Group???
Maka yang harus diperhatikan adalah
1. Pastikan Sudah melakukan Setup untuk Autorisasi per user

Jika Anda memiliki beberapa Series dalam 1 dokumen transaksi yang dipisahkan per Group
sesuai dengan lokasi. Digunakan untuk Menampilkan Series yang digunakan oleh user
per group yang disetup
Sebagai Contoh
01JAWA masuk ke Group 1
02JAWA masuk ke Group 1
01SMTRA masuk ke Group 2
02SMTRA masuk ke Group 2
Dan untuk user Andi Dikategorikan ke Group 1,
maka ketika Andi login ke SBO dan membuka dokumen tersebut hanya terlihat
Series 01JAWA, dan 02JAWA
Dan untuk user manager Dikategorikan ke Group 1 Dan 2
maka ketika Andi login ke SBO dan membuka dokumen tersebut hanya terlihat
Series 01JAWA, 02JAWA, 01SMTRA, 02SMTRA
Dari penjelasan diatas coba anda lihat gambar dibawah agar lebih mudah dipahami, Berikanlah
Autorisasi pada Group yang diperlukan saja.
Note :
o
o

Hanya Licence Profesional yang dapat melakukan setup ini.

Setup cukup dilakukan Satu kali saja pada saat pertama kali anda
menggunakan SBO.

Administration - System Initialization - Authorization - General Authorization

Pilih User - Ke Administration - System Initialization - Numbering Series

Exchange Rate Difference

Administration Exchange Rate Difference

Revaluation Currency digunakan untuk vendor atau customer dan GL Account yang saldonya
dalam mata uang asing atau multy currency. Fungsi nya untuk mengakui adanya laba / rugi
karena perubahan kurs. Dalam proses Reval akan terbentuk JE yang nantinya akan di reverse
secara otomatis pada awal bulan berikutnya.
Untuk melakukan Revaluation yang harus dilakukan adalah mengubah Rate Akhir bulan
* jika proses reval selesai dilakukan rubah rate ke rate semula.

Setelah Rate telah terisi klik button Update. maka Exchange Rate telah berhasil anda buat.

Company Details
Terdiri dari beberapa bagian yakni General, Accounting Data, Basic Initialization

Company Name :

Menjelaskan nama perusahaan, Ditampilkan di atas Main Menu pada SAP Business One.
Address :
Menampilkan format alamat dari field yang telah diisi
Address Field :
Menampilkan informasi alamat perusahaan pada saat akan melakukan print laporan
Internet Address :
Menjelaskan alamat website perusahaan
Tax Office :
Entry Nama kantor Pajak yang bertanggung jawab atas pajak penjualan dan pembelian
Federal Tax ID 1,2,3
Entry No Pajak atas pajak penjualan dan pembelian (Jika Diperlukan)
Additional ID :
No Id Tambahan bagi perusahaan
Company Tax Rate:
Tarih persentase pajak perusahaan yang harus dipotong pada dari jumlah yang dibayarkan
Exemption Number
Nomor Pembebasan Pajak
Tax Deduction number
Nomor Pajak ini digunakan untuk melaporkan data yang terkait dengan proses bisnis, seperti
lokasi pekerjaan, Dan Cabang perusahaan
Local Currency
Menentukan Mata uang lokal yang akan digunakan
System Currency
Mengelola semua transaksi dalam mata uang secara paralel dari Sistem ke mata
uang lokal.
Jika di definisikan sebagai mata uang sistem yang tidak identik dengan mata uang
lokal maka mata uang sistem dapat juga digunakan sebagai laporan. Contoh sebuah
perusahaan yang ingin melaporkan mata uang secara sistem maupun lokal. Di setiap
transaksi yang diinput akan memposting kedalam jurnal dengan kedua mata uang
tersebut.
Default Account Currency
Dibedakan menjadi 2 bagian yakni Local currency dan All Currency (Tergantung dari
setiap transaksi)
Display Credit Balance with Negative Sign
untuk menampilkan saldo kredit dengan tanda negatif (-), Disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan masing-masing.
Use Segmentation Account
untuk menentukan account apakah ingin dipisahkan berdasarkan segmen atau tidak contohnya :
divisi, lokasi dan lainnya
Use Negative Amount For Reverse Transaction
Untuk menentukan jurnal balik apakah ingin menggunakan tanda minus pada debit credit atau
tidak

Contoh Apabila Bagian ini Tidak Dicentang

Contoh Apabila bagian ini Dicentang

Permit More Than one Document Type per Series

Mengijinkan penomoran series yang sama lebih dari satu dokumen. Tidak dapat diubah jika
sudah terdapat transaksi
Use Perpetual inventory
Mengelola Sistem persediaan secara perpetual
Item Group Valuation Method
Metode yang digunakan untuk mengontrol persediaan. Berfungsi jika menggunakan perpetual
inventory
Metode ini dibedakan menjadi 3 Bagian yakni

Moving Average : Menghitung ulang harga pokok berdasarkan penerimaan barang

Standard Price : harga pokok berdasarkan harga standard.

FIFO : Harga pokok berdasarkan pada urutan barang yang diterima

Manage Item cost Per Warehouse
Jika di pilih maka perhitungan harga persediaan berdasarkan pada warehouse
Jika tidak dipilih perhitungan harga persediaan berdasarkan pada gabungan semua warehouse
Use Purchase Accounts Posting System
Memungkinkan akuntasi pembelian berdasarkan pada lokasi pembelian. Tidak dapat diupdate
apabila sudah ada transaksi
Allow Stock Release Without Item Cost
Mengijinkan Stock yang keluar dalam melakukan transaksi tanpa menggunakan harga pokok
(Versi >= 9.1) Manage Serial And Batch Cost By
Item Group Valuation Method -

Metode perhitungan harga pokok yang di moving berdasarkan Kelompok Item

Serial/Batch Valuation Method Metode perhitungan harga pokok yang di moving berdasarkan Batch
(Versi >= 9.0) Enable Fixed Asset (Apabila Perusahaan ingin menggunakan Fixed asset
maka harus dicentang, karena tidak dapat dicentang apabila sudah terdapat transaksi di SAP)
Calculate Depreciation By :
Perhitungan Depresiasi yang dipisahkan Per bulan, Day
Enabled Multiple Branches
House Bank
Default yang akan digunakan untuk Akun bank perusahaan

Document Settings

Document Settings Adalah bagian dari salah satu Configurasi yang harus di setup di awal
implementasi. Document Settings sendiri memiliki 2 Tab yakni General Dan Per Document.
Tampilan Dari Document Setting Seperti gambar berikut.

Berikut informasi mengenai penjelasan yang terdapat di Document Setting - General

Calculate Gross Profit : Apabila fungsi ini dicentang maka akan mengaktifkan fungsi
perhitungan Laba kotor pada Dokumen Sales Baik Dengan Tipe Item Maupun Service
Base Price Origin : Akan Ditampilkan apabila Calculate Gross Profit Dicentang
Perhitungan Laba Kotor ini dapat menggunakan Perhitungan berdasarkan

Price List : Perhitungan ini berdasarkan Pada Harga Dasar yang diinput ke dalam List
Harga yang sudah ditetapkan terhadap Harga Jual

Last Purchase Price : Perhitungan ini berdasarkan pada Harga Pembelian Item Trakhir.
Apabila Tidak ada perubahan Harga beli maka sistem tetap menghitung berdasarkan harga
trakhir tersebut.

Last Evaluated Price : Perhitungan ini berdasarkan pada harga yang dihitung trakhir kali
ketika inventory Valuation Simulation Report Di generate

Item Cost : Perhitungan berdasarkan pada biaya item yang terdapat dalam Tab di Item
Master Data, Sesuai dengan metode valuation yang digunakan
Metode Valuation yang ada terdiri dari : Moving Average, Standard, Fifo. Untuk
lebih detail nya dapat dilihat pada Bagian Company Detail
Default Gross Profit % For Service Documents : Bagian ini hanya tampil jika Calculate
Gross Profit dicentang, perhitungan Laba kotor dalam persentasi ini dapat dihitung berdasarkan
metode

Contoh Anda memiliki Item A Dengan Harga Dasar Rp. 30, 00 Dan Harga Jual Rp. 40, 00

Profit / Sales Price : (40 - 30) / 30 x 100 = 25%

Profit / Base Price : (40 - 30) / 40 x 100 = 33%

Document Remark Include : Berfungsi untuk melakukan Fungsi Copy dari Dokumen
Sebelumnya berdasarkan pada
Base Document No

BP Reference Number

Price and Total for Parent Item Only : Harga yang ditampilkan pada Dokumen
Sales Order hanya Produk yang dijual saja dimana harga tersebut diperoleh dari
Penjumlahkan Harga Komponen

Price for Component Items : Harga yang ditampilkan pada Dokumen Sales Order
hanya komponen saja
For a Sales BOM in Documents display: Fungsi ini akan menampilkan harga Pada
Dokumen Sales, Terdiri Dari 2 Bagian

Response to Release / Receipt of Inventory Outside Defined Range : Berfungsi untuk

memberikan Pesan ketika Jumlah Stok telah melebihi jumlah Minimum Stok atau melebihi
jumlah maximal Qty dari Stok yang diterima.
Jika Anda Tidak menentukan Minimum Stock pada Item Master Data, Maka sistem akan

memperlakukan item tersebut dengan 0 (Nol)

Jika Anda Tidak menentukan Tingkat Persediaan Maksimum, Maka Sistem tidak Memvalidasi
tingkat maksimum pada jumlah barang yang diterima
Pilihan untuk menampilkan Pesan tersebut dapat dipilih salah satu

1.
Without Warning : Tidak akan menampilkan pesan walaupun telah mencapai minimum
stock
2.
Warning Only : Hanya menampilkan pesan bahwa Item yang akan dijual telah mencapai
minimum Stok, namun tetap dapat dilanjutkan
3.
Block Release : Tidak Dapat melanjutkan Transaksi apabila sudah mencapai minimum
Stok
Untuk Pesan ini dapat ditampilkan Pada Dokumen
Delivery

AR Invoice yang tidak melalui Proses Delivery

AR Invoice + Payment

Good Issue

Release Pick List

Goods Receipt

Goods Receipt PO

AP Invoice yang tidak melalui proses GRPO

Block Inventory Negative By :
Apabila Dicentang maka akan Berfungsi untuk melakukan Blok Transaksi ketika Stok sudah
mencapai nilai 0.
Apabila Tidak dicentang Maka akan menampilkan pesan warning, bahwa stok sudah 0 apakah
akan melanjutkan transaksi

Ketika Block Inventory Negative By Dicentang maka sistem dapat melakukan Blok berdasarkan
Company : Sistem akan menghitung stok berdasarkan pada penjumlahan semua Stok Di
Gudang

Warehouse : Sistem akan menghitung Stok berdasarkan Jumlah Stok yang ada digudang
terkait

Item Setting : Sesuai dengan Konfigurasi yang Disetup pada Item Master Data
Rounding Method : Metode yang digunakan untuk melakukan Pembulatan
Metode Pembulatan dapat dipilih berdasarkan Dokumen Atau berdasarkan Mata Uang
Exchange Rate Base Date (AP Documents) : Rate yang digunakan pada Transaksi dapat
menggunakan Posting Date / Document Date
Display Rounding Remark : Didalam Field Remarks Di Dokumen akan ditampilkan
informasi bahwa telah terjadi pembulatan apabila Field ini Dicentang
User Warehouse Address : Apabila Dicentang maka Dokumen Pembelian akan
menggunakan Alamat pada Warehouse yang dituju
Manage Freight in Documents : Apabila ingin menambahkan Biaya Angkut Pada Semua
transaksi Penjualan Dan Pembelian maka Bagian ini harus dicentang.
(!Bagian ini tidak dapat diupdate apabila sudah terdapat transaksi)

Block Documents with Earlier Posting Date : Apabila bagian ini dicentang maka akan
menghalangi proses posting dokumen yang secara otomatis membuat Jurnal Entri Otomatis

Allow Future Posting Date : Apabila diaktifkan maka akan memperbolehkan menginput
Transaksi Dengan Tanggal Posting lebih cepat Daripada Tanggal Sistem.
Display Cancelled And Cancellation Marketing Documents In Reports : Apabila
bagian ini ditampilkan maka akan Menampilkan Status Cancel pada Setiap Dokumen yang
dicancel.
Fitur ini Juga dapat berfungsi untuk melakukan Validasi apabila Dokumen yang akan dibatalkan
telah melewati jangka waktu yang telah ditetapkan
Posted by Sukarno Ang at 4/22/2015 10:28:00 AM

Document Numbering

Administration - System Initialization - Document Numbering

Document numbering adalah Form yang digunakan untuk melakukan setup penomoran
Dokumen berdasarkan kebutuhan perusahaan masing-masing.
Di dalam Form Document numbering terdapat beberapa kolom yang wajib diisi ketika kita ingin
melakukan Setup. Biasanya Perusahaan melakukan Setup Dokumen itu setiap menjelang awal
tahun. Ada juga beberapa perusahaan yang melakukan setup per bulan. Tergantung dari
kebutuhan masing-masing

Kolom yang tersedia dalam melakukan setup yakni

1. Document - Menampilkan List Dokumen yang ada pada SAP Business One.
2. Default Series - Menampilkan Default series pada setiap dokumen. Anda dapat mengubah
default series tersebut.
3. First No - Menampilkan No pertama pada Series yang sudah di default.
4. Next No - Menampilkan no Dokumen Selanjutnya ketika membuat dokumen baru
5. Last No - Menampilkan batasan No dokumen Sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Biasanya digunakan jika perusahaan ingin membagi penomoran dokumen per lokasi dan hal
lainnya.
Untuk Melakukan Setup nya anda dapat melakukan Double Klik pada sebelah kiri dokumen yang
ingin di setup lihat gambar dibawah. Sebagai contoh saya mengambil dokumen A/R Invoice
Lihat blok yang saya beri warna merah

Setelah melakukan double klik maka akan ditampilkan Gambar berikut

Di Form inilah Dapat dilakukan Setup.

Apa yang harus diisi dan bagaimana cara pengisiannya?

Name - Untuk Penamaan No Dokumen yang akan digunakan pada Transaksi (Panjang Field : 8
Char)
First No - No yang akan digunakan pertama kali Untuk Name yang didaftarkan. (Panjang Field :
10 Char)
Note : Jika Setup yang dilakukan sangat banyak. Dan berdasarkan pengalaman saran saya

sebaiknya panjang Field diisi hanya 9 Char (Harus Berupa Angka)

Next No - otomatis
Last No - Batasan penomoran pada Setiap name yang di Create. Tidak boleh lebih kecil dari
First No yang sudah didaftarkan.
Prefix Dan Suffix - hanya sebagai identifikasi dari name yang di Create (Panjang Field : 8
Char)
Remarks - Penjelasan lebih rinci mengenai Name tersebut (Panjang Field : 50 Char)
Group - Digunakan untuk Autorisasi per Dokumen
Period Indicator - Indikasi untuk menentukan Periode
Lock - Centang Check box ini apabila series sudah tidak digunakan lagi
Contoh
Untuk menambahkan Series yang baru, klik kanan Add Row Atau Pada Toolbar (Data - Add
Row)
Shortcut CTRL + i
Jika hanya dilakukan setup per Tahun maka yang harus dilakukan :

Jika Series ingin dibuat per lokasi

Untuk Last No Primary Diisi dengan 12009999, Agar tidak terjadi overlaps
Notes : Kadang SAP menolak untuk diupdate ketika ada user yang sedang login

Jika Sudah Ditambahkan Klik Button Update Pada Form Series - Nama dokumen - Setup.
Kemudian Klik kembali Button Update pada Form Document Numbering - Setup
Melakukan Set Default Series pada document numbering guna keperluan
Autorisasi per Group
1. Buka dahulu document numbering setup
2. Pilih dokumen yang akan di setup
3. Pilih Series yang akan disetup dengan melakukan klik pada baris series yang diinginkan.
Sebagai contoh saya menggunakan series 1021 untuk dilakukan set default

4. Klik Button Set As Default di sebelah kanan bawah dan menampilkan message seperti gambar
dibawah

Set As Default For Current User - Default series hanya untuk user yang sedang login
Set As Default For all User - Default series untuk semua user yang terdaftar di SBO
Set As Default for Certain user - Default series untuk user tertentu saja
double klik kemudian Lihat Gambar berikutnya

Centang user yang akan di default series nya kemudian klik button OK

5. Klik Button Update

6. Kemudian Update lagi. (lihat blog sebelumnya diatas)

Note : Jangan lupa untuk Document Jurnal Entry nya jangan sampai tertinggal.
Error Message yang sering ditemukan yakni :
1. Pada saat ingin membuka Form menampilkan error
To generate this document, first define the numbering series in the Administration Module

Solusi
1. Tidak Diberikan Autorisasi, Check authorization
2. Tidak Diberikan Default / Salah memasukkan Default Series
2. Pada saat selesai menginput transaksi kemudian klik Button Add dan menampikan Error pada
status bar
To generate this document, first define the numbering series in the Administration Module
Solusi
1. Tidak Dilakukan Setup pada Document numbering Jurnal Entry, atau salah melakukan
default jurnal entry
Note: 1(Satu) User hanya dapat menggunakan 1(Satu) Series.
Contoh User dengan nama Andi Sudah didaftarkan untuk series Jawa.
Dan Didaftarkan lagi untuk series Sumatra maka SAP akan Secara otomatis mengambil
Default terakhir yakni Sumatra.

General Setting
Memiliki beberapa bagian yakni
1. BP (Business Partner)

Di Dalam bagian ini anda dapat memberikan warning pada dokumen penjualan. Dengan
beberapa parameter yang harus disetting yakni

Cek apakah menambahkan dokumen penjualan

untuk pelangganmenyebabkan penyimpangan dari batas kredit yang ditetapkan
untuk pelanggan (Pembayaran Syarat tab di Mitra Usaha jendela Master Data).
Credit limit, Memberikan peringatan pada saat melakukan Transaksi penjualan untuk
pelanggan yang telah menyimpang dari batas kredit yang telah ditetapkan (Di Setup Di Business
Partner Master Data tab Payment Term)
Credit Limit yang diberikan sudah meliputi Pembayaran menggunakan Giro,
Walaupun belum cair
Commitment Limit, memberikan peringatan pada saat melakukan transaksi
penjualan apabila pelanggan telah melebihi batas kredit yang sudah disepakati di awal. Lihat
Bagian Payment Term yang ada pada form Business Partner Master Data
Commitment Limit yang diberikan tidak meliputi pembayaran menggunakan
Giro
allert untuk Limit yang dapat digunakan di SAP hanya untuk transaksi seperti
AR Invoice

Delivery

Sales Order

Pick List
Default Payment Term for Customer : Default untuk Jangka Waktu yang diberikan ke
Pelanggan
Default Payment Term for Vendor : Default untuk Jangka Waktu yang diberikan ke Supllier
Activate Approval Procedures : Apabila ingin menjalankan proses Approval, Wajib
memberikan tanda Centang pada saat configurasi awal. Karena tidak dapat diupdate kembali
apabila sudah terdapat transaksi
Display Inactive Business Partner In Reports : Tetap menampilkan List Pelanggan /
Supplier di laporan Standard SAP walaupun Customer / Supplier tersebut sudah di nonaktifkan

Display Inactive Business Partner In Marketing Documents : Tetap menampilkan List

Pelanggan / Supplier di laporan Marketing SAP walaupun Customer / Supplier tersebut sudah di
nonaktifkan
2. Budget

Block Deviation from Budget, Memblok transaksi karena anggaran telah melebihi batas
Warning, Memberikan peringatan apabila anggaran telah melebihi batas. anda dapat
melanjutkan transaksi atau membatalkannya.
Without Warning, Tidak ada batasan apapun ketika anggaran telah melebih batas
Dalam memberikan peringatan/ blok pada Transaksi Dapat dipilih berdasarkan For Annual
Budget Atau For Monthly Budget
Transaksi yang dapat ditampilkan pesan peringatan adalah transaksi
Purchase Order, Good Receipt PO, Invoice (Accounting)
3. Services

Perform Data check, Melakukan pengecekan data setiap user ketika login dan menampilkan
pesan apabila ada data yang tidak konsisten
Open Exchange Rates Table, Menampilkan Master exchange rate Pada saat melakukan
transaksi dengan mata uang asing yang up to date

Display Recurring Postings on Execution, Menampilkan Posting berulang pada tanggal

hari ini. Digunakan apabila posting dijalankan secara berulang
Send Alert for Activities Scheduled for Today, SAP Business One akan langung
mengirimkan daftar semua kegiatan yang harus dilakukan hari ini dan dapat langsung
memproses kegiatan ini
Display Inbox When New Message Arrives, Menampilkan pesan setiap kali ada pesan
baru. Setting dilakukan per user
Open Window for Credit Voucher Ref. Update, Pada Saat login Form ini akan terbuka
secara otomatis. Sebelumnya harus menentukan interval perencanaan untuk tanggal yang telah
jatuh tempo. (Per User)
Open Postdated Checks Window, Pada Saat Login Akan ditampilkan pesan otomatis yang
berisi tentang cek yang telah jatuh tempo. (Per User)
4. Display

Language : Perubahan bahasa per perusahaan untuk semua user

Skin Style : Jenis Tampilan yang digunakan, Login ulang untuk melihat hasilnya
Color : Memberikan warna background pada form
Time Format : Format Waktu yang digunakan untuk tampilan di transaksi
Date Format : Format Tanggal yang digunakan untuk tampilan di transaksi
Separator : Format Pemisah tanggal
Decimal Place : Menentukan berapa digit desimal yang digunakan
5. Font Background

Menentukan Font dan background yang ingin digunakan

6. Path : Menentukan lokasi penyimpanan File dalam bentuk attachment

7. Inventory / Stock

Bagian ini terdiri dari 2 bagian yaitu item dan planning

Item :
mendefinisikan metode untuk memanage inventory (Batch Or Serial number)

On Every transaction : Setiap ada transaksi stock

On Release Only : hanya transaksi inventory yang di release

Menentukan Default Warehouse

Menentukan Metode G/L Stock

Planning
Digunakan apabila ingin menjalankan MRP dimana anda harus mendefinisikan
kapan penjualan digunakan terhadap penjualan yang akan datang

Back To Administration
Posted by Sukarno Ang at 12/22/2011 03:09:00 PM

Blog ini Mnrt Anda

Labels: Administration

Posting Period

Posting period digunakan oleh bagian Accounting untuk mengontrol transaksi per periode,
Sehingga mencegah agar tidak ada transaksi yang salah dalam penginputan periode. Dan juga
sebagai penentuan kapan waktunya Closing period dilakukan. untuk menjalankan fungsi ini
harus dilakukan pembuatan periode baru jika belum didaftarkan sebelumnya. Jika Lihat di
gambar Sudah dibuatkan periode hingga akhir tahun 2012.
Bagaimana cara membuat periode untuk tahun 2013
Yang harus dilakukan adalah buka module administration - System initialization - posting period
maka akan tampil gambar diatas. Kemudian click Button yang ada di sebelah kanan bawah (New
Period)
dan menghasilkan gambar di bawah ini. Hanya user yang memiliki otorisasi saja yang dapat
melakukan settingan ini.

Field apa saja yang harus diisi?

1. Period Code : kode yang akan digunakan untuk menentukan identifikasi. Biasanya Saya
menggunakan tahun sebagai identifikasi maka saya isi dengan 2013 (Panjang Field : 20 Char)
2. Period Name : Nama period yang akan digunakan. Daripada pusing memikirkan nama buat
saja sama dengan period code nya (Panjang Field : 20 Char)
3. Sub Period : Di Bagian inilah harus disetting periode yang akan digunakan oleh perusahaan
anda. Sub Period ini memiliki 4 category yaitu

Year : Periode akan dibuatkan otomatis hingga akhir tahun

Quarters : Periode akan dibuatkan per 4 Bulan, 6 Bulan dan lainnya sesuai dengan No Of
Period yang akan anda pilih.

Month : Period Per Bulan

Days : Period Per Hari

Untuk Contoh ini saya pilih Per bulan
4. Period Indicator : Periode Indikator mengacu pada setiap seri dokumen (baris) yang
dapat dihubungkan ke satu atau lebih Periode Akuntansi. Setiap seri dokumen
harus terhubung ke indikator, untuk mengaktifkan dokumen penomoran dimulai
dengan 1 untuk setiap tahun fiskal. Pilih indikator periode untuk menghubungkan
ke periode akuntansi. Indikator periode dapat terhubung ke lebih dari satu periode di
perusahaan yang sama.

5. Period Status : Terdiri dari 4 Bagian yaitu

Unlocked : Semua user dapat memposting semua jenis transaksi untuk periode ini

Unlocked Except Sales : Semua user dapat memposting transaksi untuk periode ini
kecuali penjualan. biasanya user yang memiliki otorisasi ini akan mengubah status ini setiap
akhir periode. Mengapa? Mungkin masih ada pembelian yang harus dipesan pada periode
tersebut.

Period Closing : Semua user sudah tidak dapat melakukan penginputan transaksi pada
periode ini, hanya user yang memiliki otorisasi penuh saja yang dapat melakukan transaksi yang
terlambat diposting.

Locked : Tidak ada lagi Transaksi yang dapat diinput pada periode tersebut. karena
sudah dilakukan penyesuaian dan penutupan periode
6. Posting Date From ... To .. : Rentang tanggal posting
7. Due Date From ... To ... : Rentang tanggal Jatuh tempo