DAFTAR ISI

BAB I INTRODUCTION TO ACCURATE 01

BAB II CREATING COMPANY DATA 13

BAB III ACCOUNTS PAYABLE 48

BAB IV ACCOUNTS RECEIVABLE 66

BAB V GENERAL LEDGER 85

BAB VI CASH & BANK 88

BAB I Introduction to Accurate

I. PROFIL ACCURATE
Accurate adalah software asli Indonesia yang diproduksi oleh PT. Cipta Piranti Sejahtera (CPSSoft), Jakarta. Pertama kali diluncurkan untuk pasar industri kecil dan menengah pada bulan November 1999, kini Accurate telah berkembang hingga versi 3.0 yang menggunakan interbase, sebuah database client/server yang bisa menampung lebih dari 80 concurrent user. Pada Accurate Ver 3.0, terdapat enam modul yang terintegrasi secara terpadu, yaitu : 1. Modul buku besar (General Ledger) 2. Modul persediaan (Item & Inventory) 3. Modul pembelian dan hutang dagang (Purchase and Account Payable) 4. Modul penjualan dan piutang dagang (Sales and Account Receivable) 5. Modul kas dan bank (cash bank) 6. Modul aktiva tetap (Fixed Assets) Selain modul-modul di atas, Accurate Ver 3.0 mempunyai beberapa modul yang lain yang merupakan kelebihan dibanding software lainnya, antara lain : Menggunakan tipe database client/server. Versi dua bahasa (yang dapat diganti dari regional option). Untuk regional option dengan pilihan Indonesian (Menu Start Settings Control Panel Regional Settings Indonesian) maka Accurate tampil dengan bahasa Indonesia, namun jika pada regional option lokasi yang dipilih selain Indonesia maka otomatis tampilannya dalam bahasa Inggris. Penambahan formulir sales order (SO) dan purchase order (PO). Selain formulir yang disediakan oleh software Accurate, pengguna dapat juga menambah dan mengatur sendiri tampilan SO dan PO sehingga menarik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Penambahan modul fixed asset. Penambahan form direct payment. Multi Proyek dan Departement Perhitungan realize/unrealize gain or loss on foreign exchange. Accurate secara otomatis akan menyajikan hasil dari penjabaran selisih kurs dalam bentuk mata uang lokal. Perhitungan pajak yang telah disesuaikan dengan Ketentuan Umum Perpajakan (KUP) yang berlaku di Indonesia.

 Penambahan modul Rekonsiliasi Bank. Serta banyak penambahan report lainnya. Software Accurate memiliki kemudahan dalam penggunaannya bagi pemakai karena beberapa hal : 1. User friendly 2. Multi user Accurate dapat digunakan oleh beberapa user sekaligus. Jadi beberapa user dapat memasukkan transaksi penjualan di komputer A, transaksi pembelian di komputer B, dan seterusnya. Walaupun input data dilakukan di komputer yang berbeda-beda, tetapi data yang diolah tetap berada di satu komputer server, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan dapat lebih terintegrasi. Masing-masing user diberi kewenangan dan password sendiri, untuk mengakses kegiat-annya. 3. Multi currency Fungsi ini akan sangat mendukung pemakaian lebih dari satu jenis mata uang dalam transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun mata uang yang digunakan untuk transaksi bermacam-macam, tetapi laporan keuangan tetap disajikan dalam satu mata uang. Sehingga setiap perubahan kurs harus dicatat. Dalam materi pembahasan Accurate, Anda akan mendapati istilah-istilah berikut ini: Base Currency Prime Currency Local Currency Foreign Currency Exchange Rate Realize Gain/Loss Unrealize Gain/Loss 4. Multi taxes Accurate dapat menghitung tarif pajak penjualan sekaligus faktur standar dan faktur komersial sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku di Indonesia. Anda dapat membuat daftar pajak sebanyakbanyaknya, tetapi yang dapat dikenakan untuk item (persediaan maksimal 3 jenis pajak) dan untuk customer (maksimal 2 jenis pajak). Daftar pajak dapat dibuat dengan menu Tables Other List Taxes. Pajak muncul pada dokumen faktur pembelian (purchase invoice), faktur penjualan (sales invoice), data item dan customer. Mata uang pokok yang digunakan. Pada umumnya base currency = local currency. Misalnya : Rupiah. Mata uang yang disepakati untuk dipergunakan dalam melakukan suatu transaksi. Mata uang di negara tempat perusahaan menjalankan usahanya. Semua mata uang asing selain mata uang lokal. Nilai tukar prime currency terhadap base currency. Laba/rugi akibat direalisasikan. Laba/rugi akibat direalisasikan. selisih selisih kurs kurs yang yang sudah belum

5. Multi warehouse Adanya fasilitas penyimpanan barang dalam beberapa gudang, memudahkan pengguna untuk mengkontrol jumlah fisik barang yang ada di gudang dan perpindahan barang antar gudang. Accurate memberikan default untuk gudang dengan nama gudang centre, Anda dapat menambahkan dengan nama gudang lain, seperti konsinyasi, atau nama lain sesuai dengan kondisi perusahaan. 6. Integrated system Memudahkan untuk membuat hubungan antar modul yang diinginkan. 7. Job costing (manufacturing) 8. Grouping Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan beberapa komponen barang men-jadi satu paket yang dapat dijual secara langsung. 9. Multi salesman 10. Multi edit Fasilitas ini hanya dapat digunakan oleh supervisor, untuk melakukan edit terha-dap transaksi yang telah dimasukkan. 11. Fixed asset Pada modul ini Anda dapat mencatat data aktiva tetap, rekening penyusutan, tarif penyusutan, metode penyusutan, dan golongan penusutan menurut UU Per-pajakan, serta dapat mengetahui beda sementara antara perhitungan penyusutan menurut akuntansi dengan penyusutan aktiva tetap menurut UU perpajakan.

II. MEMULAI PROGRAM ACCURATE

Langkah-langkah untuk menjalankan software Accurate: 1. Klik menu Start Program CPSSoft Accurate V3 Accurate. 2. Setelah itu, akan muncul tampilan jendela : Welcome to Accurate Create New Company : membuat data baru. Open existing company : untuk membuka data yang telah ada dalam file. Open last company : untuk membuka data yang telah dikerjakan sebelumnya. Explore sample company : untuk membuka perusahaan contoh yang telah disediakan oleh penyedia program.

Jika jendela yang muncul berupa jendela login seperti berikut ini: Anda dapat masuk terlebih dulu dengan user dan password :supervisor. Setelah hal ini Anda lakukan, Anda akan masuk pada database perusahaan tertentu, bukan pada database perusahaan yang baru. Ini terjadi karena pengguna Accurate sebelum Anda mengklik tanda pada kotak preference untuk pilihan Open last company. Untuk mengatasi hal ini, silakan pilih Pull-Down Menu : Edit Preference Company uncheck kotak Open last company. Langkah selanjutnya, pada menu File pilih New Company, akan muncul kotak Create New Company seperti di bawah. 3. Pilih Create New Company. Pilih Local

Local : database akan disimpan pada area komputer lokal/komputer yang digunakan. Remote : database disimpan pada komputer lain yang dihubungkan dengan jaringan. Jika kita memilih Remote maka di sebelah kanan remote akan muncul nama server jaringan.
Untuk memudahkan pemberian nama pada database yang bersangkutan, klik command button yang bergambar tiga titik, sehingga muncul jendela New Com-pany Database.

Perhatikan langkah penyimpanan dan di mana Anda menyimpan database PT. Irama Computer

4. Simpan database dengan nama PT Irama Computer_NPM Mhs Open. Jendela Create Database akan kembali muncul dengan File Name berisi nama database kita. Klik OK dan tunggu beberapa saat.

5. Setelah proses pembuatan database selesai seratus persen, maka Anda dapat login dengan menggunakan User ID : SUPERVISOR dan Password : supervisor (tidak masalah apakah huruf kapital atau bukan). Klik OK.

Setelah tahap-tahap tersebut dilakukan, maka tampilan yang akan muncul adalah : Nama Perusahaan/Database, Pull-Down Menu, Reminder dan Menu Explorer. Pada Accrate V3 ini, Anda dapat memindahkan Menu Explorer dari sisi kiri, seperti yang terlihat pada tampilan berikut, ke sisi kanan, atas maupun bawah. Selain itu, Anda juga dapat mengubah warna tampilannya sesuai preferensi Anda.

A. Pull-Down Menu
(Petunjuk : klik, periksa setiap menu dan lihat penjelasannya di bawah)

1. File Dalam menu file ini terdapat beberapa sub menu, yaitu : a. New Company : untuk membuat file perusahaan baru. b. Open / Login : untuk membuka data file yang telah dibuat sebelumnya. c. Close / Log Off : untuk menutup data file yang sedang dibuka. d. Save as alias : untuk menyimpan dengan nama lain sekaligus memberikan nama untuk shortcut, sehingga data Anda dapat dibuka dengan cepat. e. Back-up : untuk menyimpan database Anda ke dalam suatu file back up (*.gbk). File ini merupakan file yang telah dipadatkan (compress) sebagai antisipasi pe-nyelamatan data jika terjadi kerusakan pada database. f. Restore : untuk menggunakan kembali data yang telah diback-up sebelumnya. g. Repair : untuk membetulkan file yang rusak. h. Upgrade from version 1: untuk accurate ver.1. melakukan penyesuaian dari file

i. Import company : untuk mengambil data dari Accurate versi sebelumnya, ataupun dari perusahaan lain. Selain itu di submenu ini Anda dapat membatalkan perintah import yang telah dibuat. j. Exit : untuk keluar dari program Accurate. 2. Setup: a. Company Info : untuk melakukan penggantian pada data perusahaan yang telah dibuat sebelumnya. b. Preferences : untuk mempermudah Anda dalam mengatur fungsi Accurate agar sesuai dengan keperluan dan keinginan Anda. c.User Profile : User Profile digunakan untuk menambah atau meng-edit user, juga untuk membatasi kegiatan yang dapat dilakukan oleh user. Menu ini hanya bisa diakses oleh user dengan level Admin. d. Change Password : untuk melakukan penggantian password. e.Quick Setup : fasilitas Accurate untuk membuat file perusahaan baru secara cepat. f. Form Template : adalah daftar kumpulan semua template yang sudah ada di Software Accurate, misal: template Sales Order, Sales Invoice, dan sebagainya.

3. List Dalam menu ini disimpan semua tabel yang telah dibuat. Tabel ini sebenarnya da-pat dikelompokkan menjadi 4 bagian, yaitu : a. Customers dan transaksi penjualan. b. Vendor dan transaksi pembelian. c. Currencies, General Ledger dan Other List. d. Item dan Inventory. 4. Activities Terbagi dalam 6 kelompok transaksi : a. Transaksi Penjualan (Sales) dan Penerimaan Piutang (Cash Receipt). b. Transaksi Pembelian (Purchase) dan Pembayaran Utang (Make Payment). c. Transaksi Pembayaran Langsung (direct payment), Jurnal Umum, Job Costing dan pembuatan Aktiva Tetap Baru. d. Transaksi Persediaan (Inventory) adjustment, grouping, warehouse dan transfer. e. Transaksi Periodik akhir bulan dan reminder. f. Aktivitas lainnya untuk menampilkan Menu Explorer dan kalkulator. 5. Reports Untuk membuat dan memilih penampilan format laporan agar sesuai dengan ke-inginan pengguna. 6. Windows Untuk memilih tampilan dari Menu Explorer dan Reminder (jika ada). Apakah berbentuk tile, cascade, atau kedua menu tersebut tidak ditampilkan sama sekali (close all). 7. Help Untuk melihat penjelasan dari setiap menu yang terdapat dalam Accurate.

B. Menu Explorer

Sebenarnya Menu Explorer merupakan shortcut dari Menu Activities. Ini dibuat untuk memudahkan Anda dalam memproses dan mencatat transaksi / data, sehingga Anda tidak perlu mencarinya satu per satu pada Menu Activities. Jika Anda tidak membu-tuhkan atau tidak sengaja menutup Menu Explorer ini, Anda tetap dapat menampak-kannya kembali dengan alternatif berikut (pilih salah satu) : 1. Klik Pull-Down Menu : Activities Other Explorer 2. Klik tombol Ctrl + A secara bersamaan.

C. Reminder

Jendela ini berfungsi sebagai pengingat untuk transaksi tertentu yang akan terjadi atau harus Anda lakukan. Untuk database baru yang Anda buat, menu reminder masih kosong. Biasanya menu ini memberikan fasilitas pengingat untuk : Item Reorder Payable Due Receivable Due Payable Discount Due : Barang-barang apa saja yang mencapai jumlah minimum dan harus dipesan lagi. : Hutang dagang yang outstanding dan sudah jatuh tempo. : Piutang dagang yang outstanding dan sudah jatuh tempo. : Diskon untuk pembayaran hutang dagang yang hampir mencapai batas waktu.

Reminder akan selalu muncul setiap kali Accurate dibuka, karena sudah diatur sebelumnya (default). Jika Anda tidak sengaja menutupnya dan ingin agar menu ini aktif kembali, Anda dapat mengaktifkannya dengan 2 alternatif : 1. Klik Activities Periodic Reminder. 2. Klik Ctrl + R. Sedangkan jika Anda tidak ingin jendela tersebut tampil maka dapat ditutup (x) atau ikuti langkah-langkah berikut : 1. Melalui Menu : Setup Preference Reminder.

2. Uncheck Every time Accurate starts dan OK.

D. Preferences
Biasanya sebuah perusahaan memiliki kebijakan khusus terhadap aktivitas komersial perusahaan. Oleh karenanya, Accurate menyediakan fasilitas preferences sehingga pengguna dapat mengatur ketentuan-ketentuan yang menjadi aturan baku dalam pemrosesan transaksi oleh Accurate. Preferences dapat diakses melalui Pull-Down Menu : Setup Preferences, muncul jendela Preference.

Backup on close : setiap kali aplikasi ditutup maka Accurate akan menyarankan untuk mem-backup data terakhir yang dikerjakan. Klik kotak ini. Confirm before exit : meyakinkan pilihan Anda untuk keluar dari aplikasi. Konfir-masi ini sangat berguna bila tanpa sengaja Anda mengaktifkan perintah keluar. Klik kotak ini.

 Open last company : jika ini dicek maka pada saat start-up, perusahaan yang muncul adalah yang terakhir kali dibuka ketika menutup aplikasi. Namun jika Anda menutup semua perusahaan saat keluar dari aplikasi maka pada saat start-up yang muncul adalah jendela Welcome to Accurate. Jangan di-klik. Show purchase & sales price in item history : harga beli dan harga jual akan muncul pada item history. Klik kotak ini. Retained Earning Account : jumlah saldo akhir tahun secara otomatis dijurnal ke akun ini oleh Accurate. Selanjutnya klik OK.

Languange : pilih English Date format : pengaturan letak tanggal, tanggal / bulan / tahun (dd/mm/yyyy) atau bulan / tanggal / tahun (mm/dd/yyyy). Pilih (dd/mm/yyyy). Inventory Costing Method : ada dua pilihan FIFO atau AVERAGE. Untuk PT. Irama Computer, pilih FIFO. Multi Warehouse : fungsi ini dipakai untuk mengaktifkan menu multi Warehouse. Jika menu ini aktif, Anda dapat membuat beberapa gudang yang saling berhubungan. Menu yang diaktifkan antara lain: Create Warehouse, Table Item by Warehouse, Form Transfer Item, dan lain-lain. Klik kotak ini. Warehouse qty can < 0 : jika Anda mengaktifkan fungsi ini, maka kuantitas inventory dalam suatu gudang, bisa berjumlah kurang dari 0. Non aktifkan fungsi ini. Multi Unit : jika pilihan ini diaktifkan, maka Anda dapat melakukan transaksi item dalam 3 unit (maksimal) yang berbeda-beda misal dalam pcs, lusin, kotak. Klik kotak ini. Use Salesman : apabila Anda memberi tanda cek pada kotak ini, maka setiap mengisi Sales Invoice, Anda harus memasukkan nama salesman yang melakukan penjualan tersebut. Jangan di-klik. Use Audit Trail : jika Anda mengaktifkan pilihan ini, maka setiap transaksi yang menghasilkan jurnal akan dicatat perubahan apa saja yang terjadi. Jika jumlah transaksi semakin besar audit trail akan sedikit memperlambat pemrosesan transaksi oleh Accurate. Klik kotak tersebut. Cost & Profit Center : menggunakan fasilitas Cost & Profit Center. Jangan di-klik. Multi Department : menggunakan Departement lebih dari satu Multi Project : menggunakan Proyek lebih dari satu Selanjutnya klik OK.

10

(Petunjuk : untuk saat ini tidak perlu Anda isi dahulu, karena baru dapat Anda isi setelah Anda memiliki Chart of Account dan currency.) Untuk setiap currency, Anda harus menentukan default account-nya (akun baku yang menjadi muara dari setiap perubahan saldo currency yang bersangkutan). Misalnya : untuk mata uang USD, maka default account untuk hutang dagangnya adalah Account Payable-USD. Pilihlah account dengan tipe tertentu untuk setiap default sebagai berikut : Account Payable Account Receivable Sales Discount Purchase Discount Realize Gain or Loss Unrealize Gain or Loss : tipe Account Payable : tipe Account Receivable : tipe Revenue/Other Income : tipe COGS : tipe Expense/Other Expense : tipe Expense/Other Expense

Nomor Akun dapat diisikan setelah kita menyusun chart of account PT Irama Computer pada BAB ini.

(Petunjuk : untuk saat ini tidak perlu Anda isi dahulu, karena baru dapat Anda isi setelah Anda memiliki Chart of Account.) Berguna untuk mempermudah Anda yang melakukan pembelian/penjualan berbagai jenis barang dalam jumlah banyak. Isi dahulu Item Default Account ini. Hal ini akan mempercepat dalam pembuatan data item baru agar tidak perlu mengubah GL Account item tersebut. Untuk setiap default, pilih akun dengan tipe berikut : Inventory Sales Sales Return Item discount COGS Expense Unbilled Goods : tipe Inventory : tipe Revenue/Other Income : tipe Revenue/Other Income : menampung discount item di setiap transaksi Sales Invoice & Sales return. : tipe COGS : tipe Expense/Other Expense : tipe Other Current Liability, hanya untuk tipe inventory part yang belum dijadikan sebagai tagihan.

Purchase Return : tipe Inventory

11

Template ini digunakan untuk menentukan banyaknya lembar/lampiran yang akan dicetak untuk Faktur Pajak Standart, apakah hanya akan dicetak satu lembar atau tiga lembar berturut-turut dengan diberikan nomor halaman pada bagian atas kanan.

Telah dijelaskan sebelumnya. Beri tanda pada semua list yang ada dan pilih remin-der setiap 5 hari sebelumnya.

Digunakan untuk menentukan karakter invoice dan item yang bagaimana yang dapat diretur. All Sales Invoice: seluruh sales invoice yang dapat diretur. Klik fungsi ini. Outstanding Invoices: hanya invoice yang belum lunas-lah yang dapat diretur. Can enter any item in Sales Return: dapat memasukkan semua item yang akan di-retur, memilihnya dari kolom item no. (kecuali yang suspended). All Purchase Invoice: seluruh sales invoice yang dapat diretur. Klik fungsi ini. Show cost information: memberikan informasi mengenai harga pokok penjualan dari item yang di-retur. dengan

Tips khusus untuk Anda yang bisa digunakan untuk menyimpan file Accurate di winzip : Exit Backup Cari file, ditempat Anda menyimpan di awal setup <jangan sampai lupa ya..> Klik kanan pada file Anda, Pilih : Add to <nama file Anda>.zip Silakan save ke disket, file Anda sudah diperkecil

12

BAB II Creating Company Data

PT Irama Computer Jl. Kalimantan No. 4 Jakarta Pusat

I. PT IRAMA COMPUTER
Setelah sekilas mengenal langkah-langkah memulai software Accurate dan membuat file baru (*.gdb) dalam komputer, Anda dapat mengisi berbagai informasi mengenai perusahaan yang telah Anda buat melalui menu Quick Set-up. Quick Set-up merupakan fungsi Accurate yang bertujuan memudahkan Anda, para pengguna untuk mengisi informasi yang diperlukan. Kelemahan penggunaan Menu ini adalah tampilan yang ada dalamnya tidak detail. Jika Anda ingin memasukkan data lain yang Anda rasa perlu agar lebih detail, Anda dapat mengisikan masing-masing form. Dengan demikian, informasi yang Anda masukkan menjadi lengkap dan hal-hal yang penting ada dalam Accurate tidak terlewat. Dalam dunia bisnis, biasanya Quick Set-up ini digunakan untuk perusahaan yang belum memiliki pembukuan yang baik dan rapi. Pada modul ini selain menggunakan Quick Set-up Anda juga memasukkan data langsung pada setiap form. Berikut adalah langkah-langkah pengisian dalam form Quick Set-up : 1. Klik Pull-Down Menu: Setup Quick Setup, akan muncul tampilan sebagai berikut

13

2. Maintain-lah data-data perusahaan pada tab currency dan company info. Tab Currency: Fungsi ini dapat Anda gunakan untuk me-maintain jenis mata uang yang akan digunakan dalam transaksi. Masukkan data berikut ini: Currency Name IDR USD Exchange Rate 1 9.000 Country Indonesia USA Symbol Rp US $

Tab Company Period Information: Pada tab ini terdapat informasi mengenai nama perusahaan, alamat dan tahun fiskal dapat diisi ulang. Isikan data perusahaan sebagai berikut : Company Name Address Start Date (isikan tanggal cut off*) : PT Irama Computer : Jl Kalimantan No. 4 : 31/12/2010

Cut off merupakan merupakan tanggal pertama kali di mana Anda menggunakan software Accurate.

Perlu diketahui pula bahwa PT Irama Computer merupakan perusahaan dagang dengan spesialisasi melakukan beli-jual laptop, namun PT Irama Computer juga melayani jasa reparasi laptop sehingga juga melakukan aktivitas sebagai perusahaan jasa.

14

Company Info juga dapat dilihat melalui Pull-Down Menu : Setup Company Info. Dalam tab ini juga terdapat istilah-istilah lain yang penting untuk Anda ketahui, di antaranya : Fiscal Year tahun tutup buku pajak. Default Period biasanya terisi otomatis sesuai dengan bulan pada desktop komputer Anda. Namun, dapat Anda isikan default bulan yang lain (biasanya bulan awal periode). Warn if Before peringatan yang diberikan oleh Accurate jika transaksi yang Anda masukkan tanggalnya di luar range bulan before dan after Error if Before fungsinya hampir sama dengan Warn if Before, tetapi tidak ada peringatan lagi. Jadi, langsung dikonfirmasikan bahwa transaksi Anda tidak dapat dilanjutkan selain periode yang telah ditetapkan antara before dan after. Default Currency Isikan currency standar (default) yang akan digunakan sebagai standar laporan keuangan. Tab Tax Form serial Number Tax Registration Number Taxable Company Taxable Companys Date Type KLU (Kode Lapangan Usaha) : 154823128318192 : 12.238.315.04.333.222 : 12.238.315.04.333.222 : 30 Januari 2010 : Retail : (kosongkan dahulu)

II. CHART OF ACCOUNTS (REKENING PERUSAHAAN)

Anda dapat membuat Chart of Account melalui alternatif berikut ini : 1. Pull-Down Menu : pilih List Chart of Accounts, atau

15

2. Menu Explorer : pilih General Ledger Chart of Accounts. Dari salah satu prosedur di atas akan tampil jendela Chart of Accounts.

Menu Bar yang tersedia : New Edit Delete Filter Print Find : Membuat akun baru. : Mengubah akun yang telah ada. : Menghapus akun yang pernah ada. : Mencari akun dengan kriteria tertentu. : Menampilkan ke layar / mencetak kertas. : Menemukan akun tertentu, dapat berdasarkan <Account No>, <Account Name>. Misal akun 1101 adalah Cash & Bank IDR, maka saat diketik 1101 pada kolom <Account No>, otomatis akun yang bersangkutan akan disorot.

A. Menambah Akun
Untuk menambahkan akun baru, Anda dapat langsung masuk ke jendela Chart of Account, kemudian memilih sub menu New. Namun sebelum memasukkan data akun baru dan opening balance tiap akun untuk PT. Irama Computer, ubah terlebih dahulu beberapa data dalam Company Info seperti: Fiscal Year (menjadi 20010) dan interval peringatan (Warn if Before). Hal ini perlu Anda lakukan karena ada beberapa saldo awal akun-akun per tanggal 31 Desember 2010 yang harus Anda masukkan. Anda dapat mengubah Company Info ini melalui Pull-Down Menu : Setup Company Info Accounting period. Dari sini, ubah data yang perlu menjadi seperti tampilan di bawah :

16

Pada jendela Chart of Accounts Klik New dan muncul jendela New Account. Isikan data yang terkait dengan akun yang akan Anda buat. Di bawah ini ada dua contoh data akun baru : Cash & Bank IDR (no. akun 1101), Cash IDR (no. akun 1101.01), di mana Cash IDR menjadi akun anak untuk Cash & Bank IDR.

Account Type

: Tipe dari akun yang akan dimasukkan. Accurate memberikan 15 tipe akun antara lain : Cash / Bank, Account Payable, Revenue, dan sebagainya : Isikan dengan no. akun (max. 20 karakter). : Nama dari akun (max. 60 karakter). : Nama akun yang menjadi parent dari akun yang Anda buat, misal akun cash adalah anak dari akun current asset, maka isi sub account of dengan current asset. : Isikan dengan tanggal saldo tersebut terjadi. (Dalam hal ini di akhir tahun 2010 = awal tahun 2011)

Account No Name Sub Account of

As of

B. Mengisi Saldo Awal

Saldo awal tiap akun dapat dimasukkan langsung, tetapi hal itu tidak berlaku untuk lima hal di bawah karena harus melalui penggunaan menu tertentu : 1. Account Payable, masukkan melalui data vendor. 2. Account Receivable, masukkan melalui data customer. 3. Inventory, masukkan melalui data item. 4. Aktiva Tetap, masukkan melalui Fixed Asset List. 5. Akumulasi Penyusutan, saat Period End.

17

LATIHAN Tambahkan akun-akun berikut dalam data PT. Irama Computer.

PARENT & CURRENCY IDR 1101 1101 1101 IDR IDR IDR USD 1102 1102 USD USD IDR IDR 1104 1104 IDR USD 3.500 5.700 70.000.000 50.000.000 70.000.000 OPENING BALANCE

NO. 1101 1101.01 1101.02 1101.03 1102 1102.01 1102.02 1103 1104 1104.01 1104.02 1105 1106 1107 1107.01 1107.02 1108 1200 1200.01 1200.02 1200.03 1200.04 1250 1250.01 1250.02 1250.03 2101 2102 2102.01 2102.02

NAME Cash & Bank IDR Cash IDR BNI IDR CIMB Niaga IDR Foreign Currency Cash USD Citibank USD Account Receivable Advanced Purchase Advanced Purchase IDR Advanced Purchase USD Inventory Supplies Prepayment Prepaid Rent Prepaid Insurance PPN Masukan Fixed Assets-at Cost Land Building Equipment Vehicle Accumulated Deprec. Acc. Deprec. Building Acc. Deprec. Equipment Acc. Deprec. Vehicle Account Payable Advanced Sales Advanced Sales IDR Advanced Sales USD

TYPE Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Acct. Receivable Acct. Receivable Acct. Receivable Acct. Receivable Inventory Inventory Other Cur. As. Other Cur. As. Other Cur. As. Other Cur. As. Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Accum. Depr. Accum. Depr. Accum. Depr. Accum. Depr. Acct. Payable Acct. Payable Acct. Payable Acct. Payable

1107 1107

1200 1200 1200 1200

1250 1250 1250 IDR IDR 2102 2102 IDR USD

18

NO. 2103 2103.01 2103.02 2103.03 2103.04 2104 2104.01 2104.02 2104.03 2105 3100 3300 4000 4000.01 4000.02 4000.03 4001 4001.01 4001.02 4001.03 5000 5001 5002 6001 6001.01 6001.02 6002 6002.01 6002.02 6002.03 6003 6003.01 6003.02 6003.03

NAME Tax Payable PPN Keluaran PPnBM PPh 21 PPh 22 Accrued Payable Interest Payable Salaries Payable Utilities Payable Other Current Liabilities Common Stock PIC - Common Stock Sales Sales Component Sales Packet Services Income Sales Return & Disc. Sales Return Component Sales Return Packet Services Return Cost of Goods Sold Freight-in Purchase Term Discount Sales Expense Insurance Sales Expense Advertising Sales Expense General & Adm Expense Salaries G/A Expense Utilities Expense Supplies G/A Expense Depreciation Expense Depr. Expense-Building Depr. Expense-Equipment Depr. Expense-Vehicle

TYPE OtherCur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. OtherCur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Equity Equity Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue COGS COGS COGS Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense

PARENT & CURRENCY

OPENING BALANCE

2103 2103 2103 2103

2104 2104 2104

650.000.000 663.187.500

4000 4000 4000

4001 4001 4001

6001 6001

6002 6002 6002

6003 6003 6003

19

NO. 6100 6100.01 6100.02 7000 7000.01 7000.02 8000 8000.01 8000.02 8000.03

NAME Gain/Loss Foreign Exchange Realized Gain/Loss USD Unrealized Gain/Loss USD Other Income Interest Income Charge Income Other Expense Bank Adm Exp Interest Expense Miscellaneous Other Exp.

TYPE Expense Expense Expense Other Income Other Income Other Income Other Expense Other Expense Other Expense Other Expense

PARENT & CURRENCY

OPENING BALANCE

6100 6100

7000 7000

8000 8000 8000

C. Mengubah Akun
Untuk mengubah suatu akun, Anda dapat langsung mengklik Pull-Down Menu List Chart of Account pilih akun yang akan diubah Edit double click akun yang bersangkutan. Atau, dapat juga melalui Menu Explorer (General Ledger).

Sebagai ilustrasi, ubahlah no. akun Retained Earning dari 320001 menjadi 3200. Be-rikut adalah tampilannya pada layar Accurate Anda :

Klik 2 kali

20

LATIHAN Ubahlah akun-akun di bawah ini :

Awal 320001 410103 110301 110302 210101 210102 310001 Akhir 3200 4001.04 1103.01 1103.02 2101.01 2101.02 3000 Name Retained Earning Sales Term Disc. Acct. Receiv. IDR Acct. Receiv. USD Acct. Payable IDR Acct. Payable USD Opening Bal. Equity Type Equity Revenue Acct. Receiv. Acct. Receiv. Acct. Payable Acct. Payable Equity SalesReturn&Disc. Acc Receivable Acc Receivable Acct.Payable Acct.Payable otomatis terisi Parent Saldo 127.031.250

D. Menghapus Akun
Jika dalam data yang tersedia oleh Accurate terdapat akun-akun yang tidak relevan dengan perusahaan Anda, maka lebih baik akun tersebut dihapus. Langkah-langkah menghapus akun dalam Accurate adalah sebagai berikut : 1. Pilih akun yang akan dihapus pada jendela Chart of Account, atau klik kanan mouse Anda, kemudian klik sub menu Delete. 2. Muncul jendela konfirmasi apakah akun yang dipilih benar-benar mau dihapus. Klik OK.

TIPS & TRICKS Jika Anda salah memasukkan account type akun tersebut tidak dapat di-edit. Jika salah type dan akun tersebut memiliki subaccount delete akun yang bersangkutan dimulai dari sub-account nya. Kemudian buatlah akun yang baru.

LATIHAN Seluruh akun lain yang tidak berhubungan dengan PT. Irama Computer dihapus.

No. 910001 910002

Nama Realized Gain or Loss Unrealized Gain or Loss

Type Exp Exp

21

Setelah selesai menambah, mengubah dan menghapus akun-akun Anda dapat melihat tampilan seluruh akun dari jendela Chart of Accounts. Berikut adalah tampilan Chart of Account-nya:

E. Daftar Pajak
Melalui Menu List Other List Tax Codes New, buat list pajak sebagai berikut:

III. VENDOR
Vendor : pemasok (supplier) persediaan yang akan dijual kembali oleh perusahaan ke customer. Menu Vendor ini dapat Anda akses melalui 2 cara , yaitu: 1. Dari Pull Down Menu : List Vendors. 2. Melalui Menu Explorer : List Vendors.

22

Berikut adalah tampilan jendela Vendor yang akan muncul:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit 3. Delete : untuk memasukkan data vendor baru. : untuk mengubah data vendor yang telah Anda buat. : untuk menghapus data salah satu vendor.

4. Filter : untuk memisahkan data vendor yang ingin Anda lihat dan yang tidak. (Misal : untuk memisahkan vendor berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, atau untuk melihat apakah vendor tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan vendor yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. 5. Print List : untuk mencetak daftar nama vendor. 6. Find : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya.

A. Membuat Vendor Baru

Klik New, untuk memasukkan data vendor baru,akan muncul jendela New Vendor. Untuk ilustrasi, masukkan vendor dengan nama Joglo Notebook (no. 1100) yang beralamat di Jl. Cendrawasih No. 15, Jakarta 15694, Indonesia. Contact person vendor dengan PT. Irama Computer adalah Sdr. Mira. Nomor telepon (021) 7153945. Jenis mata uang yang dipakai adalah IDR dengan syarat pembayaran 2/10, n/30.

23

Selanjutnya, untuk memasukkan syarat pembayaran pada Tab Terms, etc. Anda harus membuat <New Term> terlebih dahulu. Tahukah Anda apa arti C.O.D?

Kemudian baru Anda isikan data berikut pada Tab Terms, etc. berikut dengan jenis mata uang serta saldo awalnya. Saldo awal yang diisikan melalui Tab ini biasanya terjadi jika no. invoice tidak diketahui. Sebagai latihan, masukkan data vendor di bawah ini : No. 1100 1200 1300 Nama Joglo Notebook Caraka Electronics Sigma Tech Mata Uang IDR USD IDR Alamat Jakarta Batam Surabaya Syarat 2/10, n/30 Net 30 3/15, n/45

B. Mengisi Saldo Awal

Tujuan pengisian saldo awal vendor melalui Purchase Invoice adalah untuk mengetahui saldo awal vendor berasal dari tagihan (invoice) hutang dagang yang mana. Metode ini biasa dilakukan jika perusahaan memiliki lebih dari satu tagihan pada satu vendor. Selain menggunakan Purchase Invoice, Anda juga dapat memasukkan saldo awal yang memiliki lebih dari satu tagihan, dengan menggunakan Quick Setup (Cara menggunan metode ini, dapat Anda tanyakan pada asisten Anda). Sedangkan jika perusahaan hanya memiliki satu tagihan pada satu vendor, maka Anda dapat memasukkannya langsung saat membuat vendor baru pada Tab Terms, etc. Jika sudah dimasukkan di Tab Terms, etc. jangan Anda masukkan lagi melalui purchase invoice, karena akan terjadi double counting. Alternatif mengisi saldo awal hutang dagang melalui Accurate antara lain : 1. Melalui Menu Activities : Purchase Purchase Invoice, atau 2. Melalui Menu List : Purchase Purchase Invoice New, atau 3. Melalui Menu Explorer : Purchase Purchase Invoice.

24

Dari salah satu alternatif di atas, masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Vendor,No. (31/12/2010)dan Terms. b. Description : ketikkan Opening Balance. c. Masukkan Amount (hutang untuk satu faktur). d. Aktifkan bagian Expense. e. Isi No. Account untuk saldo awal (3000-Opening Balance Equity). f. Warehouse : Center, klik Next. Invoice,Tanggal Cut-Off

Untuk lebih memperjelas pengisian saldo awal ini, diketahui bahwa hutang pada Joglo Notebook sebesar Rp 35.000.000,- berasal dari 2 tagihan (invoice). Tagihan yang pertama (sebesar Rp 20.000.000,-) adalah sebagai berikut:

Selanjutnya, masukkan data vendor opening balance lainnya, sehingga hasilnya tampak seperti yang terdapat dalam Menu List-Purchase Invoice di bawah:

25

Dengan mengisi vendor opening balance, Anda dapat melihat bahwa ternyata saldo hutang dari masing-masing vendor di List-Vendor akan berubah. Saldo masing-masing vendor masih dinyatakan dalam mata uang yang mereka gunakan saat ber-transaksi dengan PT. Irama Computer (belum di-rupiahkan).

Pengisian vendor opening balance ini juga mengubah data hutang dagang yang ter-dapat dalam Menu List-Chart of Account (Sudah di-rupiah-kan).

IV. INVENTORY
Item : segala barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Accurate membagi Item menjadi 4 jenis : 1. Inventory Parts item yang berbentuk barang (material) dan merupakan barang dagang.

2. Non Inventory Parts item yang berbentuk barang (material) dan merupakan pelengkap dari barang dagang. Digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan bertambah/berkurangnya hutang/piu-tang dagang yang tidak berhubungan dengan penjualan barang dan jasa. Anda tidak perlu mengetahui stock/unit. 3. Service item berupa jasa yang diberikan atau diterima perusahaan. 4. Grouping gabungan dari ketiga jenis item sebelumnya (inventory, non inventory, dan service). Grouping tidak memiliki kuantitas karena kuantitas berada di masing-masing jenis item.

26

Untuk mempercepat pengisian item baru, maka sebaiknya Anda membuat link account untuk item terlebih dahulu. Anda dapat membuatnya melalui : Setup Preferences Item Default Account. Isikan dengan data seperti di berikut:

Menu Item dapat Anda akses dengan 2 cara, yaitu : 1. 2. Melalui Pull Down Menu : List Items. Melalui Menu Explorer : Inventory Items.

A. Membuat Item Baru

Maka, tampilan jendela Item yang akan muncul adalah:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. New Edit Delete Filter : untuk memasukkan data item baru. : untuk mengubah data item yang telah Anda buat. : untuk menghapus data item yang telah Anda buat. : untuk menampilkan data item sesuai dengan yang Anda inginkan (berdasarkan apakah vendor tersebut aktif atau suspended, maupun, berdasarkan tipe item). Jika Anda ingin melihat keseluruhan item, pilih <All>. : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya.

5. 6.

Print List : untuk mencetak daftar nama vendor. Find

27

Klik New, maka tampilan yang akan muncul adalah:

Dapat Anda lihat bahwa jendela New Item ini terbagi menjadi beberapa sub atau halaman (tab) yaitu: Tab General Item Type Digunakan untuk memilih jenis item yang akan Anda masukkan (Inventory, Non Inventory, atau Service). Suspended Jika ada item yang sudah tidak Anda gunakan dalam transaksi, maka aktifkan icon ini dengan memberikan tanda . Jika diaktifkan, maka item yang bersangkutan tidak akan dapat digunakan lagi dalam bertransaksi. Item No. Diisi dengan nomor item yang bersangkutan (max. 20 karakter). Jika Anda tidak mengisinya, maka Accurate akan memberikan nomor urut sendiri. Sub Item Jika item yang Anda masukkan merupakan sub item dari item lainnya, maka aktifkan tanda di checkbox. Kemudian, pilih header item dari item yang bersangkutan. Description Diisi dengan nama item yang bersangkutan (max. 40 karakter). Quantity Diisi dengan jumlah barang yang ada saat cut off date. Warehouse Untuk menentukan item yang bersangkutan akan disimpan di gudang yang mana.

28

Cost Merupakan harga pokok satuan per unit item yang bersangkutan. As of Ketikkan start date. Unit Diisikan dengan satuan per unitnya, seperti : pcs, lsn, kg, dan sebagainya. Jika Anda mengaktifkan feature multi unit (dalam Edit Preferences Feature), maka tam-bahan jenis unit yang dijual dapat Anda input dengan . Sehingga tampilannya adalah:

Unit Price Merupakan harga jual satuan barang. Accurate memberikan pedoman harga hingga 5 level harga jual. Jika Anda klik , maka tampilannya adalah:

Discount Merupakan potongan harga yang biasanya diberikan oleh perusahaan saat menjual. Tax Codes Merupakan jenis pajak yang biasanya dikenakan pada item ini. Preferred Vendor Masukkan nama vendor yang biasa digunakan perusahaan dalam memesan item yang bersangkutan. Minimum Qty Reorder Ketikkan dengan jumlah minimum barang yang terdapat di gudang supaya dapat dila-kukan pemesanan kembali. Jika jumlah barang di gudang telah mencapai titik reorder quantity ini, maka form Reminder akan mengingatkan Anda untuk melakukan pembelian.

29

Tab GL Accounts Berisi informasi berkaitan dengan jurnal apa saja yang berkaitan dengan item tersebut saat terjadi penjualan, pembelian, maupun retur. Berhubung Anda telah mengisikan data pada Preferences, maka data yang Anda masukkan pada Preferences tersebut secara otomatis terisi di bagian GL Accounts ini.

Tab Custom Fields Digunakan sebagai pelengkap informasi yang tidak terdapat pada sub General, misal : merek, jenis, dan sebagainya. Berikut adalah contoh tampilannya :

30

LATIHAN Untuk lebih memperjelas Anda, silakan masukkan data item berikut ini:

Inventory Item
No. ACR HP MAC AXI Description Laptop ACER Laptop HP Laptop Apple Laptop Axioo Unit1 Pcs Pcs Pcs Pcs Box=5Pcs Unit2 Box=3Pcs Unit Price 1 7.000.000 10.000.000 15.000.000 4.000.000 Tax P P P P Merek ACER HP Apple Axioo Tipe Notebook 14 Notebook 12 Macbook Netbook

Untuk cost of goods sold masing-masing item (yang menentukan saldo awal inventory di Chart of Account) tidak dimasukkan melalui menu ini. Namun, akan dimasukkan melalui alternatif pada point B. Memasukkan Saldo Awal selanjutnya. Minimum Reorder Quantity untuk ACER, HP dan Apple diisikan dengan 15 Pcs, sedangkan untuk Axioo 20 Pcs. Berikut adalah contoh tampilan untuk Laptop Acer:

Suspended.. Apa artinya ya ??

Non Inventory Type

No. Description Expense Sales Sales Return PPN OB Pajak Pertambahan Nilai Opening Balance 1108 3000 2103.01 3000 2103.01 3000 Sales Item Disc. 2103.01 3000 Purchase Return 1108 3000

31

Untuk PPN, tampilan yang muncul adalah sebagai berikut:

Berhubung Sales Account biasanya diisi dengan rekening tipe Revenue dan Expense Account diisi dengan tipe Expense, maka akan muncul peringatan, klik OK. Service Item Berikut adalah daftar jasa yang saat ini ditangani perusahaan atas produk yang dijual:
No. S-ACR S-AXI Nama Service Acer Service Axioo Unit Pcs Pcs Rate 400.000 350.000 Tax Code P P Sales Account 4000.03 4000.03 Sales Return 4001.03 4001.03

32

Grouping Barang dengan tipe ini dapat Anda buat melalui : 1. Pull Down Menu : Activities Inventory Grouping, atau 2. Menu Explorer : Inventory Grouping.

B. Memasukkan Saldo Awal

Beberapa alternatif yang Anda lakukan untuk memasukkan saldo awal ItemInventory dalam Accurate adalah: 1. Melalui Pull Down Menu: Activities Inventory Inventory Adjustment.

2. Melalui Menu Explorer : Inventory Inventory Adjustment.

Saldo awal dari item yang telah dimantain sebelumnya dimasukkan dalam 2 gudang. Berhubung sebelumnya Anda belum membuat jenis gudang yang dimiliki PT Irama Computer, maka terlebih dahulu harus membuat gudang melalui Menu List Inventory Warehouses New. Tambahkan data gudang yang dimiliki PT Irama Computer sehingga seperti tampak dalam List-Warehouses seperti ini:

Setelah membuat gudang, berikut adalah data yang harus Anda masukkan dalam Inventory Adjustment: a. Adjustment Date: diisi dengan tanggal tutup buku sebelumnya. b. Adjustment Account: diisi dengan 3000-Opening Balance Equity. c. Masukkan Description dan pilih Warehouse. d. Aktifkan Value Adjustment. e. New Qty: ketik jumlah barang yang terdapat di gudang saat cut-off date. f. New Value: ketik hasil perkalian antara Qty dengan COGS masingmasing barang.

33

Sebagai ilustrasi, masukkan saldo awal melalui Inventory Adjustment seperti di bawah ini.

Tampilan dalam List-Items:

34

Selain itu, jumlah data Inventory yang terdapat dalam List-Chart of Account juga akan berubah menjadi 595.000.000,- (penjumlahan dari 375.000.000,dari gudang Centre dan 220.000.000,- dari gudang Depok).

V. CUSTOMER
Dapat dilihat melalui salah satu dari dua cara di bawah ini : 1. Pull-Down Menu : List Customers, atau 2. Menu Explorer (Ctrl + A) List Customers.

Selanjutnya muncul jendela:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit 3. Delete 4. Filter : untuk memasukkan data customer baru. : untuk mengubah data customer yang telah Anda buat. : untuk menghapus data salah satu customer. :untuk memisahkan data customer yang ingin Anda lihat dan yang tidak (berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, dan melihat apakah customer tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan customer yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. : untuk mencari customer tertentu melalui no. customer ataupun namanya.

5. Print List : untuk mencetak daftar nama customer. 6. Find

35

A. Memasukkan Data Customer Baru

Jendela new Customer memiliki 5 tab: Addres, Terms, etc, Sales, Contacts, Notes.

Tab Address
Customer No. Nomor ini akan muncul secara otomatis saat Anda membuka form customer. Nomor ini dapat Anda ganti selama Anda belum pernah menggunakan nomor yang sama (max. 20 karakter). Digunakan untuk menonaktifkan customer. Jika field ini Anda klik, maka Anda tidak akan dapat memakainya dalam transaksi-transaksi perusahaan. Adalah nama orang di perusahaan customer yang menjadi penghubung dengan perusahaan Anda.

Suspended

Contact Person

Untuk ilustrasi, masukkan data customer seperti pada tampilan di bawah ini:

Tab Terms, etc.

Customer Tax Number Terms* NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), atau Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak) customer. NPPKP (Nomor

Adalah syarat pembayaran yang dikenakan perusahaan untuk customer yang bersangkutan. Untuk membuat terms baru pilih <New Term> Merupakan jumlah maksimum kredit yang dapat dipergunakan customer. Diisi dengan jenis mata uang yang digunakan oleh customer yang bersangkutan saat bertransaksi dengan perusahaan Anda. Merupakan saldo awal customer pada saat cut-off period yang harus diisi dengan jenis mata uang yang digunakan pada currency. Adalah tanggal cut-off period yang telah ditetapkan.

Credit Limit Currency Opening Balance As of

36

Tab Sales
Taxes (Tax 1, Tax 2) Merupakan jenis pajak penjualan yang akan dikenakan perusahaan pada customer yang bersangkutan saat Anda membuat sales invoice. Anda dapat mengklik <New Tax> Isikan tipe customer yang Anda inginkan dalam mengklasifikasikan customer. Untuk menentukan berapa harga jual yang akan Anda terapkan pada customer yang bersangkutan (ada level 1 hingga 5). Harga tiap level untuk setiap barang ditentukan sewaktu membuat data inventory (List Item New) Diisi dengan tingkat discount yang biasa Anda berikan pada customer yang bersangkutan.

Customer Type Sales Price Level

Default Sales Discount

37

LATIHAN Tambahkan data pelanggan PT Irama Computer sesuai informasi dalam tabel berikut:

No. Nama Alamat Mata Uang Syarat Pajak Credit Limit Saldo Awal Tipe

102 Oemah TI Yogyakarta IDR 2/10,n/30 PPN 120.000.000 20.000.000* Retailer

103 Wagner Corp Jakarta USD 2/10, n/30 PPN 15.000 3.000* Ekspor

* Catatan : untuk Saldo Awal jangan dimasukkan dahulu, karena akan dimasukkan melalui Menu Sales Invoice. Jika saldo awal dimasukkan melalui kedua alternatif akan menyebabkan double counting (sama seperti memasukkan saldo awal vendor).

B. Memasukkan Saldo Awal

Setelah Anda memasukkan data customer di atas, Anda juga harus mengisi saldo awal Account Receivable. Alternatif mengisi saldo awal piutang dagang melalui Accurate antara lain: 1. Menu Activities : Sales Invoice, atau 2. Menu List : Sales Invoice New, atau 3. Menu Explorer : Account Receivable Sales Invoice.

Dari salah satu alternatif di atas, masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Customer, No.Invoice, Cut-Off Date (31/12/2004) dan Terms. b. Masukkan No. Item 0 dan deskripsi akan tampil Opening Balance. Isi Qty = 1, unit price sebesar jumlah opening balance. c. Enter, klik OK.

38

Berikut adalah contoh memasukkan opening balance untuk Delta Com:

2

4
1

5 1

LATIHAN Masukkan opening balance untuk Oemah TI dan Wagner Corp dengan 1 USD = Rp 9.000,Ketr: FOB menggunakan FOB Shipping Point. Untuk Oemah TI, pengiriman melalui Tiki, sedangkan untuk Wagner Corp menggunakan DHL. Warehouse: Oemah TI: Centre, Wagner Corp: Depok.

VI. FIXED ASSET

Untuk membuat aktiva tetap ada beberapa tahap yang harus Anda lakukan (List Fixed Assets atau Menu Explorer Fixed Assets) : a. Membuat Fiscal Fixed Asset Types b. Membuat Fixed Asset Types c. Membuat Fixed Asset Lists

A. FISCAL FIXED ASSET TYPES

Adalah tipe aktiva tetap menurut Pasal 11 dan 11 A UU No. 36 tahun 2008 tentang Pajak Pengasilan. Di sini disebutkan bahwa ada 4 jenis kelompok aktiva tetap berwujud non bangunan dan ada 2 jenis aktiva tetap berwujud berupa bangunan (permanen dan semi permanen). Adapun metode yang dapat digunakan untuk menyusutkan aktiva tetap tersebut hanyalah metode garis lurus dan metode saldo menurun.

39

Untuk membuat aktiva tetap baru, Anda dapat mengklik: Menu Explorer Fixed Asset Fiscal Fixed Asset Types. Lalu masukkan data sebagai berikut:

Fiscal Fixed Asset Type : ketik tipe aktiva tetap yang akan disusutkan. Fiscal Deprec. Method : pilih metode penyusutan pajak. a. Straight line method / metode garis lurus. b. Double declining balance / metode saldo menurun. c. Non depreciable / tidak disusutkan. Fiscal Estimated Life : ketik umur ekonomis menurut pajak. Fiscal Depreciation Rate : otomatis dihitung sesuai UU Pajak.

LATIHAN Masukkan tipe penyusutan menurut Pasal 11 dan 11A UU No. 36 tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan sebagai berikut:

B. FIXED ASSET TYPES

Fixed asset types digunakan untuk memuat tipe aktiva tetap menurut pengelompokan akuntansi atau kebijakan perusahaan. Jadi, satu aktiva tetap dapat memiliki pencatatan berdasarklan pajak (Fiscal Fixed Asset type) dan akuntansi (Fixed Asset type). Dengan mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset Types, Anda dapat melihat tampilan sebagai berikut:

40

Fixed Asset Type

: ketik tipe aktiva tetap menurut kebijakan perusahaan.

Fiscal Fixed Asset Type : pilih tipe aktiva tetap menurut pajak. Fiscal depreciation method, fiscal estimated life dan fiscal depreciation ratenya akan diisi sesuai dengan apa yang telah Anda isikan di fiscal fixed asset types.

LATIHAN Masukkan Fixed Asset Types dengan cara yang telah diberikan sehingga hasilnya tampak seperti table di bawah:

C. FIXED ASSET LIST

Fixed asset list digunakan untuk mencatat data aktiva tetap yang dimiliki oleh perusa-haan sejak pertama kali berdiri sampai dengan sekarang. Untuk membuka dokumen Fixed Asset, Anda dapat mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset List atau dengan klik Menu Explorer Fixed Asset Fixed Asset List.

41

Asset Code Asset Type Asset Description Acquisition Date Usage Date

: ketik kode aktiva tetap (no. seri aktiva tetap). : pilih tipe (kelompok/jenis) aktiva tetap. : ketik nama aktiva tetap yang bersangkutan. : isikan dengan tanggal pembelian aktiva tetap tersebut. : isikan dengan tanggal mulai beroperasinya aktiva tetap tersebut.

Accounting Fixed Asset : aktifkan fungsi ini jika Anda ingin melakukan perhitungan penyusutan menurut akuntansi. Jika fungsi Accounting Fixed Asset ini Anda aktifkan maka fungsi di bawah ini akan turut aktif : 1. Estimated Life perkiraan masa manfaat (dalam bulan dan tahun). 2. Asset Account untuk menampung fixed asset. 3. Accumulated Deprec. Account akun akumulasi penyusutan untuk membuat jurnal secara otomatis setiap akhir bulan pada saat period end, bersama dengan perhitungan laba/rugi selisih kurs. 4. Deprec. Expense Account akun penampung biaya penyusutan aktiva tetap yang akan dibuatkan jurnalnya setiap bulan. 5. Fiscal Fixed Assets aktifkan jika Anda ingin melihat perhitungan penyusutan menurut perpajakan Indonesia. Pada fungsi ini, Anda juga dapat melihat perbe-daan sementara penyusutan antara pajak dan perhitungan akuntansi. Sebagai contoh mari kita masukkan data fixed asset untuk tanah seperti contoh di bawah.

42

LATIHAN Lanjutkan pengisian aktiva tetap lainnya dengan data sebagai berikut:
Field (pada CoA) Asset Code Fixed Asset Type Asset Description Date (Acquisition&Usage) Estimated Life Fiscal Deprec. Method Quantity Price per Unit Building BD-01 Gedung Tetap Gedung 01/01/2009 20 SLM 1 200.000.000 Equipment EQ-01s.d. EQ-03 Komputer-Set Komputer 1-3 01/01/2010 5 SLM 3 5.000.000 Vehicle VHC-01 Kendaraan Besar Mobil Box 01/07/2009 8 DDM 1 75.000.000

Catatan : jangan lupa untuk mengisikan no. akun untuk asset, akumulasi depresiasi, dan beban depresiasinya pada Tab General sesuai dengan masing-masing tipe fixed asset. Asumsikan semua Salvage Value = 0. Untuk Fixed Asset Type = Komputer Set, buat melalui <New Fixed Asset Type>.

43

Hasil pengisian saldo awal akan berpengaruh pada List-Chart of Account seperti terlihat pada tampilan berikut:

Dapat Anda lihat bahwa yang berubah dalam Chart of Account hanyalah saldo awal aktiva tetap saja. Sedangkan akumulasi penyusutannya belum berubah. Hal ini akan dibahas pada sub bab selanjutnya mengenai Saldo Awal Penyusutan.

D. TRANSAKSI LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN FIXED ASSET

Beberapa transaksi diantaranya: yang dapat berhubungan dengan aktiva tetap

1. Pembelian aktiva tetap dengan kredit (Vendor/Account Payable) Untuk menyelesaikan transaksi ini, Anda harus melakukan dua langkah berikut : a. Menampilkan Hutang Dagang dalam Purchase Invoice. b. Menampilkan aktiva tetap dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. 2. Pembelian aktiva tetap dengan kredit jangka panjang (Long-term Liability) a. Menampilkan Hutang Jangka Panjang dalam Journal Voucher. b. Menampilkan aktiva tetap dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. 3. Pembelian aktiva tetap dengan tunai (Cash / Bank) a. Membuat aktiva tetap baru dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. b. Pada kolom Expenditure : isikan nama Cash/Bank yang Anda pakai untuk mem-bayarnya.

4. Pemberhentian / penjualan aktiva tetap Klik : List Fixed Asset Fixed Assets List Dispose.

44

5. Biaya yang dikeluarkan untuk reparasi besar-besaran aktiva tetap (Penge-luaran Modal) Cara pengerjaan transaksi ini sama dengan cara mengerjakan transaksi pembelian aktiva tetap. 6. Pertukaran aktiva tetap Anda harus melakukan disposal terhadap aktiva tetap lama yang akan ditukar lalu membuat aktiva baru. 7. Penyusutan aktiva tetap Anda tidak perlu melakukan penyusutan ini, karena secara otomatis Accurate akan melakukannya sesuai dengan golongan aktiva tetap, tipe aktiva tetap, umur ekonomis, dan akun yang dipilih saat membuat aktiva tetap tersebut. Sebelum menghitung opening balance penyusutan dengan menggunakan Period End pastikan bahwa Anda telah mengatur currency default Account pada preference.

Mata uang IDR

LATIHAN Demikian pula halnya dengan mata uang USD. Ubah terutama di bagian Realized Gain or Loss sesuai dengan jenis mata uang USD.

E. SALDO AWAL PENYUSUTAN

Untuk menghitung penyusutan terlebih dahulu lakukan Period End, sehingga Anda tidak perlu lagi membuat jurnal penyusutan secara manual setiap bulannya.

45

Anda membuat melalui 2 cara yaitu: 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Periodic Period End, atau 2. Menggunakan Menu Explorer : General Ledger Period End. Period End dapat digunakan tidak hanya pada proses tutup buku tahunan atau bulanan saja, tetapi juga dapat dilakukan setiap saat. Accurate dapat melakukan hal ini karena Accurate menggunakan sistem real time processing & posting. Dalam dokumen Period End-nya, Accurate dapat melakukan 3 proses, yaitu: 1. Menghitung Gain/Loss atas saldo akhir akun-akun seperti Bank Account, Account Receivable, Acount Payable. Perbedaan ini terjadi karena selisih kurs antara default currency dengan mata uang asing lain yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Laba/rugi kurs ini akan dimasukkan ke akun Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange. Menghitung ulang Gain/Loss dari Pembayaran utang atas pembelian ke vendor dan penerimaan piutang atas pembayaran penjualan dari customer di mana transaksi penjualan/pembelian dilakukan pada tanggal sebelum tanggal Period End (=tanggal akhir bulan) dan pembayaran untuk transaksi tersebut pada bulan sesungguhnya (=n+1). Menghitung penyusutan aktiva tetap. Anda dapat penyusutan menurut akuntansi maupun menurut pajak. menghitung

2.

3.

Penyusutan Setelah semua aktiva tetap PT Irama Computer dibuatkan daftarnya, Anda dapat melakukan period end sehingga secara otomatis saldo Akumulasi Penyusutan untuk tiap aktiva terisi pada Chart of Account. 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Periodic Period End. 2. Menggunakan Menu Explorer : Activities Periodic Period End, muncul jendela Period End.

Isikan kurs pada cut off period: 1 Jan 2004, dollar 8500

46

Setelah Period End selesai, melalui List Chart of Account, lihat saldo Akumulasi Penyusutan.

Jika data yang Anda masukkan benar, maka jumlah Opening Balance Equity pada List-Chart of Account adalah nol (0).

47