Modul Penggunaan Aplikasi KITA versi 3.0.

02

Kanma Integrated Technology Application

 DAFTAR ISI

1. Login ......................................................................................................................... 1
2. Dashboard ................................................................................................................ 1
3. User login .................................................................................................................. 2
3.1 Log Out ........................................................................................................... 2
3.2 Info User Login ............................................................................................... 2
4. Setup Manajemen Outlet ......................................................................................... 3
4.1 Standar Master Item Barang ......................................................................... 3
4.2 Tracking Import Item Transaksi ................................................................... 3
4.3 Master Supplier Outlet ................................................................................... 4
5. Purchase Order Outlet ............................................................................................. 5
5.1 Katalog Gudang Pusat .................................................................................... 5
5.2 Reguler Request .............................................................................................. 5
5.3 Purchase Request ............................................................................................ 6
6. Gudang Outlet .......................................................................................................... 8
6.1 Faktur Pembelian Direct Supplier ................................................................. 8
6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat ............................................................ 9
6.3 Good Receipt (stock masuk) ........................................................................... 9
6.4 Good Issue (stock keluar) ............................................................................... 10
6.5 Penyesuaian Stock .......................................................................................... 11
1. Login

Gambar 1. login

Halaman login adalah tampilan awal ketika pertama kali membuka aplikasi KITA. Ini
adalah salah satu tahapan awal untuk mengakses aplikasi KITA. Username dan password sudah
ditetapkan masing – masing untuk outlet dari Divisi IT Kanma Group. Terdapat 3 button yaitu
LOGIN, CLEAR, dan CLOSE. Button Login digunakan untuk masuk kedalam aplikasi KITA.
Button Clear digunakan untuk membersihkan input username dan password. Button Close
digunakan untuk menutup aplikasi KITA.

2. Dashboard

Gambar 2. Dashboard

1
 Halaman dashboard aplikasi KITA adalah halaman berikutnya bila proses login sudah
berhasil. Halaman dashboard berisi beberapa menu dan submenu aplikasi untuk menunjang
kegiatan transaksi outlet.

3. User Login

3.1 Log Out

Sub Menu Log Out berfungsi untuk mengakhiri sesi akun anda di dalam aplikasi. Agar
tidak tersangkut di waktu yang akan dating ketika aplikasi akan digunakan, Lakukan log Out ketika
aplikasi sudah selesai digunakan.

3.2 Info User Login

Gambar 3. List User

Halaman Sub menu Info User Login menampilkan seluruh user yang terdata di system
aplikasi KITA. Pada halaman ini juga dibuatkan fitur live chat antar user aplikasi KITA. Pada
table, baris user yang diberi warna hijau mengindikasikan bahwa user tersebut sedang login.

2
4. Setup Manajemen Outlet

4.1 Standar Master Item Barang

Gambar 4. Master Item Barang

Standar master item barang adalah menu master yang menampilkan data – data barang
master yang pernah dicatat oleh aplikasi KITA pada masing – masing outlet. Pencarian item dapat
dilakukan menjadi 2 kategori, yaitu item dari gudang pusat atau item dari direct supplier. Untuk
item dari gudang pusat, admin tidak bisa menambahkan item, tetapi admin dapat menambahkan
item baru jika memilih kategori berdasarkan direct supplier. SUB menu ini digunakan untuk
menambahkan item barang dari direct supplier. Master item barang diperlukan untuk proses stok
opname di akhir bulan

4.2 Tracking Import Item Transaksi

Gambar 5. Tracking Transaksi

3
 Sub menu ini digunakan untuk melacak item barang yang telah dibeli oleh masing – masing
outlet secara keseluruhan. Tombol check master berfungsi untuk mengecek item barang yang ada
di sub menu standar master item barang di atas secara keseluruhan. Tombol check item beli
digunakan untuk melacak barang yang telah dibeli/diorder outlet secara keseluruhan. Gunakan
fitur auto batch to master outlet untuk memindahkan daftar item yang sudah dibeli agar menjadi
master item barang di outlet masing – masing. Fitur ini digunakan maksimal seminggu 1x. Harap
tunggu proses batch to master outlet sampai selesai dan pastikan koneksi internet tersambung.

4.3 Master Supplier Outlet

Gambar 6. Master Supplier

Sub menu master supplier outlet digunakan sebagai data master supplier yang memasok
kebutuhan item barang diluar dari gudang pusat untuk outlet masing – masing. Pada menu ini
admin dapat menambah, dan mengubah, nama – nama supplier yang sudah terdata. Untuk melihat
daftar supplier yang telah ditambahkan, bisa dengan klik List Spl. Sub menu ini digunakan sebagai
penunjang pencatatan faktur pembelian dari direct supplier.

4
5. Purchase Order Outlet

5.1 Katalog Gudang Pusat

Gambar 7. Katalog Gudang Pusat

Sub menu ini digunakan untuk mencari daftar item barang yang tersedia di gudang pusat
Kanma Group. Item barang yang tersedia di gudang pusat dibedakan menjadi 2 kategori, katalog
order request dan katalog purchase request.

5.2 Reguler Request

Gambar 8. ORR Baru

Sub menu ini digunakan untuk order item barang persediaan dari gudang Kanma Group.
Untuk membuat ORR (Order Reguler Request) tersedia pada tab input reguler order, klik ORR
baru lalu cari item barang yang dibutuhkan outlet. Item barang yang dibutuhkan dibatasi maksimal

5
35 item, bila ingin order item barang ORR lebih dari 35 item, disarankan membuat ORR baru lagi.
Untuk melihat daftar ORR yang telah dibuat, silakan pilih tab List Reguler Order, klik cari lalu
pilih sesuai dengan SO number yang telah dibuat. Klik 2x pada baris SO number yang telah dibuat
untuk melihat detail daftar item barang yang telah di order.

Perhatikan kode SO number, ORR adalah kode SO number untuk ORR. ORR
membutuhkan ACC leader sebagai persetujuan apakah item barang sudah sesuai atau tidak, baik
dari nama barang dan jumlah kuantitasnya. Jika ada item barang yang ingin diubah kuantias,
ditambahh lagi, atau pun dihapus, pilih ORR, klik revisi item. Pada pop up revisi item akan tampil
apakah barang akan diubah/edit, tambah atau hapus. Jika sudah yakin, klik update order.

Gambar 9. List ORR

5.3 Purchase Request

Gambar 10. OPR Baru

6
 Sub menu ini digunakan untuk order item barang permintaan dari gudang Kanma Group.
Untuk membuat OPR (Order Purchase Request) tersedia pada tab input purchase request, klik OPR
baru lalu cari item barang yang dibutuhkan outlet. Item barang yang dibutuhkan dibatasi maksimal
35 item, bila ingin order item barang OPR lebih dari 35 item, disarankan membuat OPR baru lagi.
Untuk melihat daftar OPR yang telah dibuat, silakan pilih tab List Purchase Request, klik cari lalu
pilih sesuai dengan SO number yang telah dibuat. Klik 2x pada baris SO number yang telah dibuat
untuk melihat detail daftar item barang yang telah di request.

Perhatikan kode SO number, OPR adalah kode SO number untuk OPR. OPR
membutuhkan ACC leader sebagai persetujuan apakah item barang sudah sesuai atau tidak, baik
dari nama barang dan jumlah kuantitasnya. Jika ada item barang yang ingin diubah kuantias,
ditambahh lagi, atau pun dihapus, pilih OPR, klik revisi item. Pada pop up revisi item akan tampil
apakah barang akan diubah/edit, tambah atau hapus. Jika sudah yakin, klik update order

Gambar 11. List OPR

7
6. Gudang Outlet

6.1 Faktur Pembelian Direct Supplier

Gambar 12. Faktur Pembelian Supplier

Sub menu ini digunakan untuk menginputkan data – data faktur pembelian dari direct
supplier. Umumya item barang yang dibeli dari direct supplier dikarenakan barang tersebut tidak
tersedia di katalog gudang pusat ataupun item barang tersebut bersifat mendesak.

Gambar 13. List Faktur Pembelian Supplier

8
6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat

Gambar 14. Terima Order Barang Gudang Pusat

Sub Menu ini digunakan apabila pengiriman item barang ORR atau OPR telah diterima
oleh outlet. Pengiriman ORR atau OPR akan disertai dengan SJ (Surat Jalan) dari gudang pusat
sesuai dengan SO Number yang telah dibuat. Item barang yang telah datang ke masing – masing
outlet perlu didata ulang ke dalam aplikasi KITA. Cara untuk menginputkan item barang yang
telah diterima adalah klik cari order, pilih SO number sesuai dengan SJ yang diterima di outlet,
klik 2x pada SO number yang dipilih atau klik detail order, pilih item barang disebelah kanan lalu
klik input diterima. Inputkan pada label Qty diterima jumlah item barang yang diterima lalu klik
validasi terima qty. Mohon diperhatikan, system aplikasi KITA akan menolak apabila Qty diterima
melebihi Qty SJ. Pastikan Qty diterima tidak boleh lebih dari Qty SJ. Lakukan proses tsb untuk
setiap masing – masing item barang yang di order.

6.3 Good Receipt (stock masuk)

Gambar 15. Good Receipt (Stock Masuk)

9
 Sub menu ini digunakan apabila proses pada 6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat
sudah selesai dilakukan untuk semua item barang pada setiap SO Number yang dibuat. Jika belum
selesai proses 6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat, harap selesaikan terlebih dahulu. Untuk
memproses item barang pada menu ini caranya klik Cari Order, lalu pilih SO Number yang telah
diterima semua item barangnya pada menu 6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat, lalu pilih
proses stock masuk.

6.4 Good Issue (stock keluar)

Gambar 16. Good Issue (Stock Keluar)

Sub menu ini digunakan apabila barang yang ada di gudang outlet dikeluarkan ke bagian
– bagian di dalam outlet seperti kitchen, bar, booth, office ataupun lainnya. Cara untuk
mengeluarkan barang di dalam aplikasi pertama – tama, pilih ke bagian apa item barang tsb akan
dikeluarkan, lalu klik pengeluaran baru. Pilih kategori katalog apakah barang dari direct supplier
atau barang gudang pusat yang akan dikeluarkan, lalu cari barang tsb. Jika sudah dapat item barang
yang akan dikeluarkan, klik pada baris item barang tsb lalu masukkan jumlah Qty lalu klik stock
out. Pastikan item barang yang keluar sudah sesuai baik dari nama dan kuantitasnya, jika sudah
pasti, klik Submit Stock out.

10
6.5 Penyesuaian Stock

Gambar 17. Penyesuaian Stock

Sub menu ini digunakan pada akhir bulan menjelang awal bulan berikutnya untuk proses
stock opname. Untuk memproses stock opname data item barang, pastikan admin sudah
memahami 6.1 Faktur Pembelian Direct Supplier, 6.2 Terima Order Barang Gudang Pusat,
6.3 Good Receipt (stock masuk), 6.4 Good Issue (stock keluar). Sebelum membuat formulir
SO, harap lakukan auto batch item barang pada 4.2 Tracking Import Item Transaksi.

Untuk melakukan penyesuaian stock pada aplikasi KITA, silakan isi judul penyesuaian.
lalu pilih periode penyesuaian stock. Untuk tanggal stop opname di akhir bulan (30/31) dan tanggal
stock awal di awal bulan (1) berikutnya. Selanjutnya klik List Formulir lalu klik buat formulir SO.
Hasil formulir stock opname selanjutnya akan terdata pada tab list penyesuaian stock.

Gambar 18. List Penyesuaian Stock

11
 Jika sebelumnya sudah membuat formulir SO namun belum menyelesaikan stock pada
masing – masing item barang, admin dapat membuka tab list penyesuaian stock, klik cari dan pilih
judul laporan, klik detail Qty stock opname. Proses stock opname akan memakan waktu yang tidak
sedikit. Admin perlu memvalidasi jumlah kuantitas item barang pada masing – masing outlet.
Untuk pencarian cepat dapat menggunakan field cari nama barang. Input Qty SO sesuai dengan
jumlah fisik item barang di gudang lalu klik Update SO.

12