QUINOS BACK OFFICE

BUKU PANDUAN

Prepared by Ventrinet Solution

www.quinospos.com
Loggin Quinos Back Office

Double click icon quinos back office untuk menjalankan program quinos back
office,tunggu loading program hingga muncul login screen:

Untuk loggin ke dalam program quinos dapat dilakukan dengan cara mengetikan nomor pin
kemudian tekan tombol login, atau dapat menggunakan access card dengan cara nggesekan
access card ke alat magnetic sweep card.

Quinos Back Office Management System

Item Maintenance

Item maintenance digunakan untuk membuat menu item, untuk membuat menu item baru
caranya klik item maintenance setelah formnya muncul klik tobol new dan isikan data data yang
diperlukan seperti: nama menu, category,price dst, kemudian tekan tombol save untuk
menyimpan menu.

FIELD KETERANGAN
Name Nama menu
Name2 Alternatif nama menu
Code Code menu item
Category Category digunakan untuk mengroupkan menu item
UoM Satuan penyimpanan menu item untuk inventory
Recipe UoM Satuan pemakaian menu item untuk inventory
Warning Level Stock minimal menu item
Average Cost Harga rata-rata pembelian menu item
PLU Kode barang untuk penjualan
Barcode Untuk barcode scanner
Barcode2 Alternative barcode scanner
I/R Conversion Konversi dari satuan penyimpanan ke satuan pemakaian
(ex: Kg => gr, maka I/R = 1000)
Par Level Stock ideal dari menu item
Active Menandakan bahwa item masih aktif
Sales Menandakan bahwa termasuk item yang dijual
Purchaseed Menandakan bahwa termasuk item yang di beli
Stocked Menandakan bahwa termasuk item yang di stock
Sales Detail Price 1 s/d 4 Harga jual item
Rcpt. name Nama item ketika di print di bill
Bttn. name Nama item ketika di POS
Print name Nama item ketika di print di kitchen
F.Modifier 1 Untuk memunculkan page secara otomatis (untuk
s/d 4 menambahkan menu tambahan/ modifier)
Page Letak item ketika ada di POS
Warehouse Tempat penyimpanan menu item
Printer1 s/d 4Digunakan untuk mengeprint menu item ketika di posting
untuk di buat di kitchen
Open Item Menu item yang namanya bias diisi sendiri di POS
Open price Menu item yang harganya bias diisi sendiri di POS
Open quantity Digunakan untuk menu item yang belum fix
quantity/beratnya, misalnya untuk seafood.
Kitchen Menandakan menu ini ditampilkan di kitchen display untuk
Display ketika di posting di POS
Modifier Menandakan bahwa meni ini menu tambahan
Tax 1 s/d 3 Menandakan item ini dikenakan tax yang bersangkutan
Service Menandakan bahwa item ini dikenakan service charge
charge
Discountable Menandakan bahwa item ini dapat dikanakn discount
Print checker Manandakan item ini diprint juga di printer checker
Print Receipt Menandakan bahwa item ini diprint juga di receipt
Combo Menandakan item paket
Purchase Supplier Default tempat pembelian item
detail Purchase Harga beli
price
Purchase Satuan beli
UoM
P/I Konfersi dari satuan beli ke satuan penimpanan
Conversion
Recipes Add Menambahkan bahan pembuatan menu
Del Menghapus satu baris bahan
Clr Menghapus semua bahan
Item Nama bahan yang digunakan untuk membuat item
Quantity Banyaknya quantity bahan yang digunakan
Recipe Uom Satuan pemakain bahan
Unit cost Satuan harga beli
Subtotal Jumlah subtotal pemakain
Result Hasil yang didapat ketika item ini dibuat
Subtotal Total biaya yang digunakan menu
Overhead (%) Penambahan biaya tak terduga
Total Total biaya yang dibutuhkan untukmembuat menu item
Photo Untuk menginput gambar menu ke dalam POS
Other Coocking Keterangan cara membuat menu
Instruction
Notes Catatan

Discount Maintenance

Discount maintenance digunakan untuk menseting discount yang ada di POS

FIELD KETERANGAN
Name Nama discount
Code Code discount
Value Nilai discount
Type Subtotal = per bill, item = per item, schedule = discount
otomatis(hapy hour)
Active Menandakan discount masih dipakai
Amount Jika dicentang discount berupa nilai, jika tidak dicentang bernilai
Group Department 1 s/d 4 Untuk memilih menu dari department mana saja yang dapat discount
Category1 s/d 4 Untuk memilih menu dari category mana saja yang dapat discount
Schedule From & To Date Tanggal berlaku discount
Day factor Discount berlaku dihari apa saja
Time Factor Berlaku 24 jam jika dicentang
From & To Time Jam berlaku discount
Option Level A s/d D Otoritas user yang dapat memberikan discount
Exclusive Tax dihitung setelah discount
Service Charge Service charge dihitung setelah discount
Payment Method Maintenance

Digunakan untuk mengedit media pembayaran yang sudah ada atau membuat baru media pembayaran

FIELD KETERANGAN
Name Nama media pembayaran
Code Code
Amount Nilai pembayaran
Type Tipe pembayaran
Input message untuk memberikan instruksi ke cashir agar menginputakan keterangan ketika
payment method ini dipilih
Position Letak tombol di POS
Open drawer Membuak drawer ketika media pembyaran dipilih
Active Menandakan masih aktif
No sales Bukan merupakan penjualan
Service charge Hitung service charge
Tax Hitung tax
Signature Untuk memberikan space untuk tanda tangan tamu di bill
Employee Maintenance

Digunakan untuk mengedit atau menbuat user baru yang dapat loggin untuk menggunakan quinos
system.

FIELD KETERANGAN
Name Nama karyawan
Code Kode karyawan
Job title Jabatan
Pin Nomor sandi
Security Untuk memberikan otoritas
Joined Tangal masuk
Resigned Menandakan sudah keluar dari pekerjaan
Active Menandakan masih aktif
Gender Jenis kelamin
Login card Nomor kartu akses
Attendance card Nomor kartu absen
Birthday Tanggal lahir
Foto Foto
Contact Address Alamat
detail Suburb Kecamatan
State Negara
Country Kota
Post card Kode pos
Phone 1 & No telepon
2
Fax Nomor fax
Email Alamat emal
Other Notes Catatan
Page Maintenance

Digunakan untuk mengedit tata letak menu di dalam POS

FIELD KETERANGAN
Name Nama page
Code Code page
Column Jumlah klom page
Rows Jumlah baris page
Parent Jika merupakan sub page
Background Warna page
Forced modifier Menandakan page yang dapat di pilih otomatis
Position Letak tombol di POS
Font size Ukuran huruf
Customer Maintenance

Digunakan untu mengedit customer yang ada atau membuat customer baru, costumer dapat berupa
member atau customer delivery.

FIELD KETERANGAN
Type Perorangan atau perusahaan
Name Nama pelanggan
Code Kode pelanggan
Birthday Tanggal lahir
Gender Jenis kelamin
Member Menentukan jenis member
Card No. Nomor kartu member
Created Tanggal pembuatan
Expired Tanggal berakhir member
Foto Foto member
Suburb Lamat
Other State Negara
Country Kota
Postcard Kode pos
Phone 1 & 2 Nomor telepon
Fax Nomor fax
Email Alamat email
Notes Catatan
Other Keterangan
Member Maintenance

Digunakan untuk menggroupkan customer sebagai member dan dapat diberikan fasilitas discount
secara otomatis ketika member tersebut menggunakan

FIELD KETERANGAN
Name Nama member
Code Code member
Discount 1 s/d 4 Discount yang didapat
Active Menandakat member aktif

Category Maintenance

Digunakan untuk mengelompokan item berdasarkan categorynya.

FIELD KETERANGAN
Name Nama category
Code Code category
Department Department

Department Maintenance

Digunakan untuk mengelompokan item berdasarkan departmentnya

FIELD KEGELAPAN
Name Nama department
Code Code department
Printer Maintenance

Digunakan untuk membuat settingan printer yang ada mulai dari printer cashier sampai printer kitchen

FIELD KETERANGAN
Name Nama printer
Code Code printer
Path Nama computer tempat printer dipasang
Printer code Menetukan jenis printer impact atau thermal
Test print Untuk tes print
Active Menandakan item aktif
Encoding Kode printer
Command Settingan printer

Security Maintenance

Digunakan untuk menentukan hak akses setiap employ yang memiliki id

FIELD KETERANGAN
Name Nama security
Code Code
Select All Mencentang semua akses
Deselect All Un check semua akses
POS Akses ke pos
Inventory Akses untuk inventory
Back Office Akses untuk back office

Layout Maintenance

Layout maintenance berfungsi untuk membuat tata letak meja

FIELD KETERANGAN
Add table Untuk menambah meja baru
Delete Untuk menghapus meja
Rename Untuk mengubah nama meja
Capacity Untuk menentukan kapasitas meja
Back ground Gambar layout ruangan
Cancel Membatalkan dan keluar dari layout maintenance tanpa menimpan perubahan
Save Menyimpan dan keluar dari layout maintenance
Station Maintenance

Sation merupakan computer-komputer yang ada di quinos Digunakan untuk menentukan setingan
settingan printer,cash drawer, dan pole display.

FIELD KETERANGAN
Name Nama computer
Code Code station
Type Dine = table sarive, fast food = quick service
Guset check Printer untuk guest check
Receipt printer Printer untuk print bill
Report printer Printer untuk print report
Checker printer Printer untuk print orderan menu
Cash drawer Untuk laci otomatis
Printer 1 s/d 8 Remote printer yang digunakan untuk print orderan missal ke kitchen atau bar
Setting

Digunakan utuk membuat setingan awal pos seperti, price level default,besaran servce dan tax,daily
procedure, dll.

FIELD KETERANGAN
Dine in s/d take Menentukan harga default yang dipakai di menu maintenance
away price level
Dine in s/d Besaran service charge dalam persen(%)
delivery service
charge
Tax 1 s/d 3 name nama tax yang digunakan
Tax1 s/d 3 rate Besaran tax yang digunakan dalam persen (%)
Rounding Nilai pembulatan dalam sebuah bill
Invoice on Order = pembuatan nomor invoice ketika menu di order, check = pembuatan
nomor invoice ketika print bill, payment = pembuatan nomor invoice ketika
payment
Service before Menghitung service charge sebelum dikenakan discount
discount
Tax before Menghitung besaran tax sebelum dikenakan discount
discount
Tax on service Service charge dikenakan tax
charge
Compound tax
rate
Daily procedure Untuk tempat yang buka lebih dari jam 12 malam harus menggunakan daily
procedure agar salesnya tidak terpisah.
Allow outstanding Membolehkan ada bill gantung ketika end of day
transaction
Hide inventory Tidak menamiplkan inventory cost didalam summay sales report POS.
cost
Invoice based on Nomor invoice dibuat berdasarkan nomor orderan
po
Company Nama perusahaan
Logo Logo perusahaan

Receipt

Digunakan untuk setting tulisan di bill pelanggan

FIELD KETERANGAN
Header Untuk judul receipt
Footer Untuk footer receipt
Hide invoice no. Tidak menampilkan nomor invoice ketika print receipt
Hide total pax Tidak menampilkan jumlah tamu ketika receipt
Hide invoice date Tidak menampilkan tanggal ketika receipt
Hide invoice time Tidak menampilkan jam ketika print recipt
Hide employees Tidak menampilkan nama karyawan ketika print recipt
name
Hide print counter Tidak menampilkan jumlah print bill ketika print receipt
Hide type Tidak menampilan type penjualan ketika print recipt
Back Office Sales Report

Untuk meilhat back office sales report, klik menu back office sales report kemudian akan mucul seperti
gambar dibawah, pilih report yang ingin dilihat, dan pilih open report, kemudian tentukan dari tangal
dan jam berapa sampai tangal dan jam berapa , kemudian generate report untuk melihat report.
Import Recipe

Import recipe digunakan untuk mengimport recipe yang digunakan untuk item dari file excel, caranya
sesuaikan urutan kolom kolom di dalam file excel dengan kolom di import recipe( item, production,
Overhead(%), recipe,Quantity).

Field KETERANGAN
Item Nama item inventori.
Production
Overhead(%) Tambahan lainnya dalam persen.
Recipe Recipe dari item inventory.
Quantity Jumlah satuan item.
Search Mencari nama item inventory.
Column Pencarian bisa berdasarkan Item/Production/Overhead(%)/recipe/Quantity.

Button (Tombol) :

1. Browse

Digunakan untuk mencari file dari excel yang sudah berisi recipenya.

2. Process

Digunakan untuk memproses import recipe (dibuat dalam file excel ) ketika file excel tersebut sudah
di browse.

3. Clear

Digunakan untuk menghapus import recipe.

4. Close

Digunakan untuk menutup jendela Import Recipe.

Page Designer

Page Desaigner digunakan untuk menampilkan Page yang sudah dibuat terlebih dahulu pada Page
Maintenance.

Button (Tombol) :

1. Background

Digunakan untuk memberi warna latar belakang Page.

2. Font Size

Digunakan untuk menentukan ukuran dari font (huruf) pada Page.

3. Save

Digunakan untuk menyimpan perubahan yang sudah dibuat.

4. Close

Digunakan untuk menutup jendela Page Designer.

Partner Maintenance

Partner Maintenance digunakan untuk membuat, mengubah, atau menghapus partner/supplier.

Field KETERANGAN
Type Jenis partner apakah sebagai Supplier atau Outlet. Pilihan : Supplier atau Outlet
Nama Nama partner
Code Kode partner
Address Alamat partner
Suburb Kota partner
State Kotamadya partner
Postcode Kode pos partner
Country Negara dari partner
Phone1 Nomor telepon pertama dari partner
Phone2 Nomor telepon kedua dari partner
Fax Nomor FAX dari partner
Email Email dari partner
Active Berikan tanda check jika supplier itu ada atau uncheck jika supplier itu tidak
ada.
Search Mencari nama partner yang sudah ada.
Column Pencarian nama berdasarkan Name atau Code.

Tab ContacPerson :

Field KETERANGAN
ContactPerson Nama orang dari partner yang bias di hubungi.
1/2/3/4
Tab Other

Field KETERANGAN
Notes Catatan

Button (Tombol) :

1. New

Digunakan untuk membuat partner baru.

2. Save

Digunakan untuk menyimpan partner baru dibuat atau perubahan partner yang suhda ada.

3. Delete

Digunakan untuk menghapus partner yang sudah ada.

4. Refresh

Digunakan merefresh data partner baik baru atau perubahannya.

5. OSK

Digunakan untuk menampilkan On-Screen Keyboard.

6. Import

Digunakan untuk mengimport data partner yang dibuat menggunakan Excel.

Jika ingin mengimport data partner dari program Excel, sesuaikan urutan kolom kolom di dalam file
excel dengan kolom diimportPartner (Name, Code, Supplier, Address, Suburb, State, Postcode,
Country, Phone1, Phone2, Fax, Email,Contact Person 1, Contact Person 2, Contact Person 3, Contact
Person 4).

Untuk tombol, hamper sama pada Import Recipe.

7. Close

Digunakan untuk menutup jendela Partner Maintenance.

Warehouse Maintenance

Warehouse Maintenance digunakan untuk membuat, mengubah, atau menghapus warehouse (gudang).

Field KETERANGAN
Name Nama warehouse (gudang)
Code Kode warehouse (gudang)
Search Mencari nama warehouse (gudang)
Column Pencarian nama warehouse berdasarkan Name atau Code.

Button (Tombol) :

1. New

Digunakan untuk membuat warehouse baru.

2. Save

Digunakan untuk menyimpan warehouse baru dibuat atau perubahan warehouse yang sudah ada.

3. Delete

Digunakan untuk menghapus warehouse yang sudah ada.

4. Refresh

Digunakan merefresh data warehouse baik baru atau perubahannya.

5. OSK

Digunakan untuk menampilkan On-Screen Keyboard.

6. Close

Digunakan untuk menutup jendela Warehouse Maintenance.

Purchase Order

Purchase Order digunakan untuk membuat purchase order/pembelian barang ke partner.

Field KETERANGAN
To Ditujukan pada partner atau supplier
Attn Atas nama siapa
Date Tanggal order
Delivery Date Tanggal pengiriman barang order
Project Nama project
refNo Nomor ref
Currency Keterangan mata uang
Terms of Pay Bentuk pembayaran
No Nomor purchase order
Item Nama barang yang dibeli
Category Kategori dari barang
Quantity Jumlah barang yang dibeli
UOM Satuan pembelian barang
Unit Price Harga barang yang dibeli
Subtotal Total harga barang
Remark Keterangan
Received Barang diterima
Shipping Address Alamat pengiriman
Notes Catatan.
Button (Tombol) :
1. New

Digunakan untuk membuat purchase order baru.

2. Save

Digunakan untuk menyimpan purchase order baru dibuat atau perubahan purchase order yang
sudah ada.

Note : jika Purchase Order sudah dibuat dan barang belum datang, maka jangan di Close Purchase
Order dulu.

3. Print

Digunakan untuk mencetak purchase order yang dibuat.

4. Delete

Digunakan untuk menghapus purchase order yang sudah ada.

5. First

Digunakan untuk melihat purchase order yang pertama.

6. Prev

Digunakan untuk melihat purchase order sebelumnya.

7. Next

Digunakan untuk melihat purchase order selanjutnya.

8. Last
Digunakan untuk melihat purchase order yang terakhir.

9. Search

Digunakan untuk mencari purchase order yang telah dibuat.

10. OSK

Digunakan untuk menampilkan On-Screen Keyboard.

11. Close

Digunakan untuk menutup jendela purchase order.

12. ADD

Digunakan untuk menambahkan item barang yang akan dibeli.

13. DEL

Digunakan untuk menghapus item barang yang akan dibeli.

14. CLR

Digunakan untuk menghapus semua item barang yang akan dibeli.

15. Close Purchase Order

Digunakan untuk menutup Purchase Order jika semua barang sudah diterima.

16. Submit to HO

Digunakan untuk mengirim purchase order ke Head Office.

17. autoSuggest

Digunakan untuk mengikuti par level secara otomatis.

Purchase Invoice

Purchase Invoice digunakan untuk menerima barang inventory, jadi stock inventory akan bertambah
ketika Purchase Invoice di buat. Purchase Invoice dapat dibuat dengan cara memilih purchase order (PO)
yang sudah dibuat atau dapat dibuat juga tanpa memilih PO.

Tab Form :

Field KETERANGAN
From Terima dari partner/supplier
Ref No. Nomor Ref
No. Nomor Purchase Invoice
Date Tanggal barang datang dari partner
Warehouse Nama gudang dimana barang yang datang akan di tempat di warehouse mana
Select PO Memilih PO jika pemesanan barang melalui Purchase Order
Item Nama barang
Category Kategori barang
UOM Satuan barang yang diterima
Unit Price Harga per item/barang
Subtotal Jumlah keseluruhan harga per item/barang
Remark Keterangan apakah item/barang sudah diterima atau belum.
Notes catatan

Tombol (Button) :

Tab Search :

Field KETERANGAN
From Mencari purchase invoice mulai tanggal yang diinginkan
To Mencari purchase invoice sampai tanggal yang diinginkan
Good Release

Good release digunakan ketika mengeluarkan barang dari warehouse untuk ke outlet lain atau di
kembalikan ke supplier (retur)

Transfer Item

Transfer item digunakan untuk memindahkan stock item antar warehouse misal dari gudang utama ke
gudang kitchen
Production

Production digunakan untuk membuat item yang di produksi sendiri, misal membuat sauce, dsb.ketika
proses prodution dilakukan akan mengurangi stock bahan bahan yang digunakan untuk membuat item
production dan akan menambah stock item yang diproduksi

Waste Item

Waste item digunakan untuk mengurangi stock item dengan senggaja misal karena itemnya
rusak,kadaluarsa dsb,klik new pilih tanggal dilakukannya waste pilih tempat asal penyimpanan item klik
add dan pilih item dan quantity yang mau di waste kemudian tekan save, maka stock item yang di waste
akan berkurang sebanyak quantity yang dimasukan.
Physical Stock Count

Digunakan untuk menyesuaikan stock barang yang sesungguhnya dengan stock barang berdasarkan
perhitungan system, caranya klik new pilih warehouse, pilih tanggal dilakukannya stock
opname,gunakan tobol import untuk mengimport item yang di stock opname dengan format file *.csv
Atau input stock item di kolom actual kemudian save, maka stock per tanggal tersebut adalah anggka
yang dimasukan di kolom actual.

Back Office Inventory Report

Laporan laporan inventory yang dapat dilihat