STRATEGI PENYELAMATAN ASET

KAI MELALUI PENATAAN ARSIP

www.kai.id
 STRUKTUR ORGANISASI
Pengelolaan Aset KAI

Direktur Utama

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8

DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR

NIAGA OPERASI PRASARANA SARANA KESELAMATAN SDM & UMUM PERENCANAAN KEUANGAN &
& KEAMANAN STRATEGIS & MANAJEMEN
PENGEMBANGAN RESIKO
USAHA
EVP CORPORATE
SECRETARY

VP EVP EVP
NON NON RAILWAY ASSETS
TRANSPORT ASSETS DEVELOPMENT VP
COMMERCIALI CORPORATE
ZATION Penjagaan Pendayagunaan DOCUMENT
as et, As et & MANAGEMENT
Komersial Aset Pens ertifikatan Kerjas am a
Jangka Pendek & Penertiban J angka Panjang ……….
≤10 Tahun
 ORGANISASI UNIT KEARSIPAN
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Direktur Utama

EVP Corporate Secretary

UK I VP Corporate Document UK II
Management

Manager General Manager Asset Ownership Manager Legal

Document & Files Document & Files Document & Files

Unit Dokumen
Assistant Assistant Assistant Daerah
Manager Manager Manager

• SK Direksi nomor : Kep.U/KO.104/VI/1/KA-2016

 DASAR PENGELOLAAN ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
EKSTERNAL
• UU No. 86 Tahun 1958 tentang Nasionalisasi Perusahaan-perusahaan Milik Belanda;
• PP No. 41 Tahun 1959 tentang Nasionalisasi Perusahaan Kereta-Api dan Tilpon Milik Belanda;
• PP No. 57 Tahun 1990 Pengalihan Bentuk Perusahaan Jawatan (Perjan) Kereta Api Menjadi Perusahaan Umum (Perum) Kereta Api;
• KMK RI No. 194/KMK.016/1994 tanggal 26 Mei 1994 tentang Penetapan Modal Perusahaan Umum (Perum) Kereta Api Per 1 Januari 1991;
• Permen ATR No. 16 Tahun 2022 tentang Pelimpahan Kewenangan Penetapan Hak Atas Tanah dan Kegiatan Pendaftaran Tanah;
• Permen BUMN No. PER-2/MBU/03/2023 tanggal 3 Maret 2023 tentang Pedoman Tata Kelola dan Kegiatan Korporasi Signifikan Badan Usaha
Milik Negara;

• Surat Menteri BUMN No. S-259/MBU/04/2018 tanggal 20 April 2018 hal Permohonan Penetapan Kewenangan Persetujuan Kerja Sama;
• Surat KPK No. R-4002/10-12/09/2014 tanggal 16 September 2014 tentang Tindak Lanjut Penertiban BMN di Lingkungan PT KAI;
• Surat Edarab Menteri BUMN No. SE.09/MBU/2009 tanggal 25 Mei 2009 tentang Penertiban Aset Milik Negara;

INTERNAL
• Peraturan Direksi PT KAI No. PER.U/KA.102/VI/1KA-2023 tanggal 23 Juni 2023 tentang Pengelolaan Data Aset Tanah, Bangunan Dinas, dan
Rumah Perusahaan;

• Peraturan Direksi PT KAI No PER.U/KL.104/VI/2/KA-2023 tanggal 14 Juni 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Direksi PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Nomor PER.U/KL.104/II/1/KA-2022 tentang Pedoman Pengadaan Jasa Pendaftaran Tanah Perusahaan;

• Kepdir Nomor KEP.U/KA.102/IV/1/KA-2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pendayagunaan Aset Tetap Perusahaan untuk Jangka Waktu
sampai dengan 5 Tahun.
 DASAR PENGELOLAANARSIP
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

• UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

• PP No. 28 Tahun 2012 Pelaksanaan UU 43 Tahun 2009
• UU No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan
• UU No. 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
Informasi Dan Transaksi Elektronik
• PP No. 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
• Peraturan-Peraturan Kepala ANRI

Pasal 16 UU No. 43 Tahun 2009, ayat 2

Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) wajib dibentuk oleh setiap lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, badan usaha milik negara (BUMN),
dan badan usaha milik daerah (BUMD)

5
 DASAR PENGELOLAANARSIP
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

1. TATA NASKAH DINAS

SK Direksi Nomor KEP.U/KD.100/IX/1/KA-2016 Tentang Pedoman Tata Naskah
2. KLASIFIKASI ARSIP
SK Direksi Nomor KEP.U/UM.002/II/6/KA-2014 Tentang Klasifikasi Arsip
3. JADWAL RETENSI ARSIP
SK Direksi Nomor KEP.U/KD.104/XII/1/KA-2016 Tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)
4. KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP
SK Direksi Nomor KEP.U/KD.101/VIII/1/KA-2016 Tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Dilengkapi :
• SK Direksi Nomor KEP.U/KD.101/IX/1/KA-2016 Tentang Pedoman Kearsipan
• SK Direksi Nomor KEP.U/KD.104/IV/1/KA-2016 Tentang Standar Operasional Prosedur Pemusnahan Arsip
• SK Direksi Nomor KEP.U/UM.002/IV/5/KA-2015 Pedoman Rail Document System (RDS)
• Instruksi Direksi Nomor 3/KD.101/KA-2017 tentang Gerakan Tertib Arsip
• Peraturan Direksi Nomor Kep.U/KD.100/IV/1/KA-2017 tentang Produk Hukum Perusahaan
• SOP dan Instruksi kerja

6
KONDISI AWAL DOKUMEN
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Tahun 2009
PRESERVASI DOKUMEN ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

8
DIGITASI DAN OVERLAY DOKUMEN ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
KONDISI SETELAH PENATAAN
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
AKREDITASI UNIT KEARSIPAN
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Corporate Document Management PT KAI (Persero) telah mendapatkan

Akreditasi Unit Kearsipan I dengan Nilai AA (Istimewa) pada bulan Juli 2022
dari Arsip Nasional Republik Indonesia

11
MoU KAI dan ANRI
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
DOKUMEN KEPEMILIKAN ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
GAMBARAN PROFIL UMUM ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

PT Kereta Api Indonesia (Persero)

memiliki banyak aset yang tersebar
dis ekitar jalur kereta api baik aktif
DIVISI REGIONAL
maupun non-aktif mulai dari ujung
barat pulau Sumatera yaitu Sub Tanah : 138.200.269
Divisi Regional 1.1 Aceh hingga m2
ujung timur pulau Jawa yaitu daerah Bangdin : 698 Unit
Operasi 9 jember. Rumdin : 5.391 Unit

Aset-aset tersebut antara lain berupa

lahan, tanah, rumah perusahaan,
dan bangunan dinas (Stasiun, mess,
Wisma, Kantor, Gudang, dll)

Terdapat aset berupa tanah seluas

327.825.712 m2. DAERAH OPERASIONAL
Rumah perusahaan sebanyak
16.463 unit dan bangunan dinas Tanah : 189.625.443 m2
Bangdin : 3.183 Unit
sebanyak 3.881 unit
Rumdin : 11.072 Unit

14
14
ASET MILIK KAI
Jawa - Sumatera
SUBDIVRE I.1 ACEH

DIVRE I MEDAN

DIVRE III PALEMBANG

DAOP 1 JAKARTA

DAOP 3 CIREBON

DAOP 4 SEMARANG

DAOP 8 SURABAYA
DIVRE II DAOP 6 JOGJA
SUMATERA BARAT
MADURA

DIVRE IV
TANJUNGLKARANG

DAOP 2
BANDUNG DAOP 5 DAOP 7
PURWOKERTO MADIUN DAOP 9
JEMBER
ASET MILIK KAI
Klasifikasi Aset

ASET NON RAILWAY

As et ya ng tida k terka it s eca ra la ngs ung denga n opera s iona l
perja la na n kereta a pi, di a nta ra nya a s et ta na h, ruma h
perus a ha a n, da n ba nguna n dina s (mes s , wis ma , ka ntor,
guda ng, dll).

ASET RAILWAY
Aset yang berkaitan langsung dengan operasional perjalanan
kereta api di antaranya aset sarana (lokomotif, kereta ,
gerbong, boogie, dll) da n a s et prasarana (ja la n rel, jemba ta n,
ruma h s inya l, ga rdu pjl, ga rdu lis trik, dll).
PENJAGAAN, PENERTIBAN, PENGAMANAN,
PENJAGAAN ASET

PENJAGAAN SECARA FISIK

• Pemasangan patok tanda batas aset
• Pemasangan plang tanda kepemilikan aset
• Pemasangan peneng tanda kepemilikan
aset

PENJAGAAN SECARA ADMINISTRATIF

• Pensertipikatan Aset
• Pengumpulan arsip-arsip tanah di dalam
dan luar negeri
PENERTIBAN ASET

PENERTIBAN ASET

PENERTIBAN PENERTIBAN
NON LITIGASI LITIGASI

SEWA ASET GAGAL PENERTIBAN FISIK

DOKUMENTASI PENERTIBAN ASET
PENERTIBAN ASET
Prioritas

Aset dalam kondisi Aset akan digunakan Aset yang secara

kritis, karena dikuasai untuk kepentingan potensial siap untuk
Pihak Lain dan pengembangan dikomersialisasikan
terancam hilang operasional Perusahaan
perkeretaapian
PENERTIBAN ASET
Tahapan
Koordinasi awal
Pendataan (Mapping) Koordinasi awal kepada aparat
Pendataan terhadap lokasi yang akan kewilayahan dan aparat keamanan
ditertibkan meliputi data pengguna untuk memaparkan rencana penertiban,
aset, luas tanah dan bangunan, meminta saran dan dukungan terkait
potensi permasalahan rencana penertiban yang akan
dilakukan, serta ijin pengamanan

Penyampaian SP (Surat Peringatan)
Penyampaian SP kepada penghuni
terkait waktu pelaksanaan penertiban
dan perintah pengosongan lokasi,
dilakukan sebanyak 3 kali
Sosialisasi
Penyampaian kepada penghuni terkait
rencana penertiban yang akan dilakukan
dan penyampaian adanya bantuan
biaya bongkar/ongkos pindah, serta
mengajak aparat kewilayahan untuk turut
hadir dalam kegiatan sosialisasi

Koordinasi Persiapan Pelaksanaan

Koordinasi persiapan pelaksanaan Pelaksanaan
dengan agenda mendengarkan Pelaksanaan penertiban, dengan kondisi
masukan dari aparat kewilayahan, dukungan pengamanan terbuka ataupun
keamanan, maupun hasil tertutup dari aparat keamanan
pendalaman intelejen oleh Unit PAM

Pasca Pelaksanaan
1. Penjagaan sementara untuk lokasi aset yang sudah selesai ditertibkan, namun masih
berpotensi diserobot kembal
2. Pemasangan pagar atau plang bila belum ada di lokasi aset
3. Penyerahan ke Unit terkait untuk segera di optimalkan
PENGAMANAN ASET

PENEMPATAN
PERSONEL

PEMASANGAN
PAGAR

PEMASANGAN
PLANG ATAU
PAPAN INFORMASI
STATUS ASET
DOKUMEN KEPEMILIKAN ASET
PT Kereta Api Indonesia (Persero)

1. Grondkaart adalah gambar peta tanah

hasil pengukuran Kadaster/ Kantor
Pertanahan zaman Pemerintah Hindia
Belanda.
2. Sertipikat (Hak Pengelolaan, Hak Pakai,
Hak Guna Bangunan)

PT KAI (Persero) melakukan penelusuran dan pengumpulan arsip-arsip bersejarah

terkait kepemilikan tanah yang berada di dalam dan di luar negeri.

Dalam hal ini KAI bekerja sama dengan:

Arsip Nasional Praktisi dan

Republik Indonesia Akademisi dari Univ.
(ANRI) Indonesia
 PENSERTIPIKATAN ASET

PENSERTIPIKATAN 5 TAHUN
Luas (m²)

3.283.813
3.002.750

2.675.825 2.671.644
51% SERTIPIKAT
BELUM SERTIPIKAT 138.217.015 m2
132.098.293 m2
2.035.310

LUAS TOTAL TANAH

270.315.308,79 m2
CONTOH OPTIMALISASI ASET

Eks Stasiun Bandung Gudang

Kawasan Paskal 23 Bandung
Eks Kantor Grafika
Hotel Mercure Jl Lengkong Bandung

OPTIMALISASI ASET
HAL HAL YANG
OPTIMALISASI PERLU DILAKUKAN DALAM PROSES KERJASAMA :
ASET

1. Mapping Aset adalah kegiatan yang dilakukan untuk

1 MAPPING ASET mendapatkan data, informasi, dan gambaran mengenai
kondisi Aset baik fisiknya, statusnya, pemanfaatannya dan
permasalahanya.

2. Profil Aset dibuat untuk mempermudah bagi calon Mitra

PROFIL ASET 2 kerjasama untuk melihat lokasi dan informasi lainnya di
lokasi lahan potensial milik PT Kereta Api Indonesia
(Persero).
3. Kajian digunakan untuk dapat mengukur potensi potensi
3 KAJIAN yang akan timbul dilokasi lahan potensial milik PT Kereta
Api Indonesia (Persero) yang akan dikerjasamakan
dengan calon Mitra kerjasama.

4. Pemasaran adalah kegiatan untuk menemukan calon

PEMASARAN 4 Mitra potensial yang tertarik untuk melakukan kerjasama di
lahan milik PT Kereta Api Indonesia (Persero) .

5. Pemilihan Mitra adalah kegiatan untuk memilih calon

5 PEMILIHAN MITRA
mitra potensial yang di seleksi melalui proses pemilihan
Mitra untuk mendapatkan calon Mitra potensial terbaik

27
PRODUK
PRODUK BISNIS PENGUSAHAAN
BISNIS OPTIMALISASI ASETASETIA (PERSERO)
CONTOH OPTIMALISASI ASET

Eks Stasiun Bandung Gudang

Kawasan Paskal 23 Bandung
Eks Kantor Grafika
Hotel Mercure Jl Lengkong Bandung
APLIKASI PORTAL ASET & GEOGRAPHICAL
INFORMATION SYSTEM(GIS)
PT Kereta Api Indonesia (Persero)
PORTAL ASET

Portal Aset adalah sebuah aplikasi web

yang digunakan untuk mengelola data
aset yang dimiliki oleh PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) dalam hal ini adalah
aset yang bersifat Non Produksi yaitu
Tanah, Bangunan Dinas dan Rumah
Perusahaan
TUJUAN

Menyajikan informasi data aset non produksi meliputi tanah, bangunan dinas
1 dan rumah perusahaan milik PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

2 Memudahkan user untuk melakukan input data dan monitoring data

Memberikan kemudahan dalam mempersiapkan data untuk

3 penerbitan buku aset tanah, bangunan dinas, dan rumah perusahaan.

Menyajikan informasi peta persebaran Aset PT. Kereta Api Indonesia

4 (Persero).

Memudahkan user untuk melakukan pembuatan blok aset, input data dan
5 monitoring data kontrak optimalisasi Aset.
LOGIN APLIKASI

Portal Aset bersifat private sehingga hanya

dapat diakses didalam area jaringan lokal
perusahaan, dapat diakses melalui alamat :

http://portalaset.kai.id/
MODUL APLIKASI

Inventarisasi Aset Digitasi Aset (GIS) Penjagaan Aset Penertiban

mengelola data Visualisasi data pencatatan kegiatan pencatatan kegiatan
Aset perusahaan Bidang Aset penjagaan aset penertiban aset

Pensertipikatan Litigasi Kontrak Dashboard Aset

input data dan pencatatan dan Pengusahaan Aset Laporan
monitoring kegiatan monitoring status mengelola data rekapitulasi data
proses perkara litigasi kontrak aset aset, data kontrak.
terkait aset perusahaan
pensertipikatan aset
DASHBOARD REKAPITULASI ASET
 MONITORING ASET - GIS

Integrasi data aset berupa :

▪ Data spasial dari database GIS
▪ Data atribut aset dari Portal
Aset

Pembuatan Aplikasi WebGIS Aset (WEB

Geographic Information System) untuk
membantu Manajemen:
• Visualisasi Aset Tanah, Bangunan
Dinas dan Rumah Perusahaan pada
peta wilayah kerja PT KAI (ersero);
• Menampilkan peta sebaran aset
berdasarkan lokasi, status alas hak,
Grade of problem, kondisi Bangunan
dan Rumah Perusahaan, nilai buku,
NJOP serta informasi dan foto setiap
aset;
• Membuat data blok Aset untuk
pengelolaan Optimalisasi Aset.
Terima Kasih

www.kai.id