Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi

Disusun oleh :
1. Putri puspa alkotdriyah ( 11160820000047)
2. Talita kenzia (11160820000074)
3. Jihan riskiani sputri (11160820000081)
4. Silvi yuliani (11160820000119)
KLASIFIKASI

Pengendalian merupakan proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa

kegiatan tersebut diselesaikan seperti yang direncanakan dan proses mengkoreksi setiap
penyimpangan yang berarti. Menurut IAI dan COSO Pengendalianterdiri atas
Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application
Control).

Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di

dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang
digunakan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara, tujuan pengendalian aplikasi
dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi,
diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang
dihasilkan.

PENGENDALIAN UMUM

Pengendalian umum dapat diartikan sebagai sebuah kebijakan dan prosedur yang
berhubungan dengan aplikasi sistem informasi dan mendukung fungsi dari pengendalian
aplikasi dengan cara membantu menjamin keberlangsungan sistem informasi yang ada.
Pengendalian umum berlaku untuk semua komponen sistem, proses, dan data untuk
sebuah organisasi atau sistem lingkungan tertentu.Pengendalian ini diperlukan untuk
memberikan jaminan bahwa pengendalian aplikasi berjalan dengan baik sebagaimana
mestinya, yang bergantung pada sumber daya komputer. Karena jika pengendalian
aplikasi tidak berfungsi, misalnya ada format data yang tidak sesuai tapi dapat dibaca
komputer, pengendalian umum akan langsung bereaksi dan memberikan umpan balik.
Dengan begitu, petugas dapat segera melakukan koreksi.

Menurut IAI, pengendalian umum meliputi unsur-unsur sebagai berikut.

1. Pengendalian Organisasi dan Manajemen,

meliputi pemisahan fungsi serta kebijakan dan prosedur yang berkaitan

dengan fungsi pengendalian.

2. Pengendalian terhadap Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem Aplikasi,

untuk memperoleh keyakinan bahwa sistem pengolahan data elektronik

telah dikembangkan dan dipelihara secara efisien dan ada otorisasinya.

3. Pengendalian terhadap Operasi Sistem, untuk poin-poin sebagai berikut:

a. Sistem digunakan hanya untuk hal-hal yang telah ada otorisasinya

b. Akses ke operasi komputer hanya diijinkan kepada mereka yang telah
memiliki otorisasi
 c. Program yang digunakan juga hanya yang ada otorisasinya
d. Kesalahan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi.
4. Pengendalian terhadap Perangkat Lunak Sistem,

Untuk meyakinkan bahwa perangkat lunak sistem dimiliki dan

dikembangkan secara efisien, serta diotorisasikan

5. Pengendalian terhadap Entri Data dan Program

Struktur otorisasi ditetapkan dengan jelas atas transaksi, serat akses ke

data dan program dibatasi hanya kepada mereka yang memiliki otorisasi.

6. Pengendalian terhadap Keamanan PDE (pengolahan data elektronik)

Menjaga PDE lain yang berhubungan dengan PDE bersangkutan,

misalnya digunakannya salinan cadangan (backups) di tempat yang terpisah,
prosedur pemulihan (recovery procedures) ataupun fasilitas pengolahan di
luar perusahaan dalam hal terjadi bencana.

PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian Aplikasi (Application Control), dimaksudkan untuk memberikan

kepastian bahwa pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran transaksi sah serta
pemutakhiran file-file induk akan menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, dan
tepat waktu.

Tujuan pengendalian aplikasi ini adalah untuk memperoleh keyakinan:

1. Bahwa setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses
satu kali
2. Bahwa setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat
3. Bahwa setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat
4. Bahwa hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya
5. Bahwa aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi terus

Jenis-jenis dari pengendalian aplikasi antara lain :

1. Application Input Controls (Pengendalian Aplikasi Masukan)
Tujuan dari kontrol masukan yaitu valid, akurat, dan menginput data
yang lengkap. Selain itu dalam Application Input Controls terkadang juga
terdapat kesalahan dalam input. Terdapat dua penyebab umum dari
kesalahan input, yaitu kesalahan transkripsi - karakter yang salah atau nilai,
 dan kesalahan transposisi - karakter 'benar' atau nilai, tetapi di tempat yang
salah.
2. Application Processing Controls (pengendalian aplikasi pengolahan)
Merupakan program pengolahan yang mengubah input data menjadi
informasi untuk output. Terdapat tiga katergori yaitu Batch controls, Run-
to-run controls, dan Audit trail controls. Batch controls – membandingkan
sistem keluaran dengan input semula yang dimasukkan ke dalam sistem.
Run-to-run controls -- menggunakan angka batch untuk memonitor batch
ketika bergerak dari satu prosedur yang telah diprogram (run) ke yang lain.
Audit trail controls – banyaknya catatan yang digunakan sehingga setiap
transaksi dapat ditelusuri melalui setiap tahap pengolahan dari sumber
ekonomi untuk disajikan dalam laporan keuangan.
3. Application Output Controls (Pengendalian Aplikasi Keluaran)
Tujuan dari kontrol output yaitu untuk memastikan bahwa output
sistem tidak hilang, salah arah, atau rusak, dan privasi yang tidak dilanggar.
Kontrol output terdiri dari:
a. Output spooling – menciptakan sebuah file selama proses pencetakan
yang mungkin tidak tepat diakses.
b. Printing (pencetakan) – membuat dua risiko: produksi salinan sah
output dan penjelajahan karyawan data sensitif
c. Waste (limbah) – dapat tercecar jika tidak dibuang dengan benar.
d. Report distribution (laporan distribusi) – laporan sensitif, bisa
diantisipasi dengan:
o Penggunaan kotak surat yang aman
o Memerlukan pengguna mendaftar untuk laporan secara pribadi
o Menyampaikan laporan kepada pengguna
e. End user controls (pengendalian pengguna akhir) – pengguna akhir
harus memeriksa laporan sensitif untuk akurasi.
f. Controlling digital output (mengontrol output digital) – pesan digital
output dapat dicegat, terganggu, hancur, atau rusak karena melewati
link komunikasi yang panjang.
Perbedaan utama antara pengendalian umum dan pengendalian aplikasi

Perbedaan utama antara pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah

bahwa sifat pengendalian umum adalah prosedural, sedangkan pengendalian aplikasi
bersifat lebih berorientasi pada data.Oleh sebab itu, bagi auditor mungkin saja menilai
pengendalian umumnya secara terpisah dari penilaian terhadap pengendalian aplikasi.

Sedangkan hubungan antara pengendalian umum dan aplikasi bersifat pervasif.Artinya

apabila pengendalian umum terbukti jelek, maka pengendalian aplikasinya diasumsikan
jelek juga, sedangkan bila pengendalian umum terbukti baik, maka diasumsikan
pengendalian aplikasinya juga baik.

Pengendalian pada sistem komputer yang berbeda

Empat prinsip kehandalan sistem ialah :

Ketersediaan

1. Meminimalkan waktu kegagalan sistem

a. Pemeliharaan untuk pencegahan
o Sistem pasokan tenaga yang stabil
o Batas toleransi kesalahan
b. Rencana pemulihan dari bencana
o Meminimalkan gangguan, kerusakan dan kerugian
o Memberikan cara alternatif memproses informasi untuk
sementara waktu
o Meneruskan jalannya operasi normal sesegara mungkin
o Melatih dan memperkenalkan personil dengan operasi
perusahaan secara darurat
o Prioritas proses pemuliahn
o Jaminan
o Data dan file program cadangan
o Pengaman elektronis
o Konsep rekonstruksi bertingkat
o Prosedur pengulangan
o Penugasan khusus
o Fasilitas cadangan komputer dan telekomunikasi
o Dokumentasi yang lengkap

Mengembangkan rencana keamanan

1. Pemisahan Tugas dalam Fungsi Sistem

o Di dalam sistem informasi yang sangat terintegrasi, prosedur yang
dahulu dilakukan oleh beberapa orang, kini digabungkan.
 o Siapapun yang memiliki akses tak terbatas ke komputer, program
komputer, dan data, dapat memiliki kesempatan untuk melakukan
kejahatan dan menyembunyikan penipuan.
o Dalam rangka memerangi ancaman ini, organisasi harus
mengimplementasikan prosedur pengendalian yang sesuai, seperti
pemisahan tugas yang efektif dalam fungsi sistem informasi.
o Otoritas dan tanggung jawab harus dengan jelas dibagi di antara
fungsi-fungsi berikut ini :
 Administrasi sistem (Systems administration)
 Manajemen jaringan (Network management)
 Manajemen pengamanan (Security management)
 Manajemen perubahan (Change management)
 Pemakai (Users)
 Analisis sistem (Systems analysis)
 Pemrograman (Programming)
 Operasi komputer (Computer operations)
 Perpustakaan sistem informasi (Information system
library)
 Pengendalian data (Data control)
o Merupakan hal yang penting untuk diketahui bahwa orang-orang
yang melakukan fungsi-fungsi ini haruslah orang-orang yang
berbeda.
o Mengizinkan seseorang untuk melakukan dua atau lebih
pekerjaan, akan menghadapkan perusahaan pada kemungkinan
terjadinya penipuan.
2. Pengendalian atas Akses Secara Logis
o Para pemakai harus diizinkan untuk hanya mengakses data yang
diotorisasikan pada mereka, dan mereka hanya melaksanakan
fungsi tertentu yang diotorisasikan pada mereka.
o Apa sajakah pengendalian atas akses secara logis itu ?
 Password
 Identifikasi melalui kepemilikan fisik (contoh ID Card)
 Identifikasi biometris (contoh dengan analisa sidik jari,
retina mata, suara)
 Uji kesesuaian (pembatasan akses berdasarkan
wewenang tiap pegawai)
3. perlindungan PC dan jaringan klien / server.
o Latihlah pemakai mengenai pengendalian yang berkaitan dengan
PC serta arti pentingnya.
o Batasi akses dengan menggunakan kunci di PC dan apabila
mungkin.
o Buatlah kebijakan dan prosedur.
o PC yang mudah dibawa tidak boleh disimpan dalam mobil .
 o Simpanlah data yang sensitif dalam lingkungan yang seaman
mungkin.
o Instal software yang secara otomatis akan mematikan
terminal atau komputer yang termasuk dalam jaringan setelah
tidak digunakan dalam waktu yang telash ditentukan .
o Buatlah cadangan hard drive secara teratur.
o Enkripsi atau lindungi file dengan password.
o Buatlah dinding pelindung di sekitar sistem operasi.
o Memastikan bahwa PC harus di boot dalam sistem
pengamanan.
o Gunakan pengendalian password berlapis untuk membatasi
akses pegawai ke data yang tidak sesuai.
o Gunakanlah spesialis atau program pengaman untuk
mendeteksi kelemahan dalam jaringan.

4. Pengendalian Internet dan E-commerce

o Beberapa pengendalian efektif dapat digunakan untuk
mengamankan kegiatan internet, seperti :
 Password
 Teknologi enkripsi (Konversi data elektronik ke dalam
format chiphertext yang tidak mudah dipahami kecuali
oleh pemilik data)
 Prosedur verifikasi routing (memastikan pesan tidak
diarahkan ke alamat sistem yang salah)
o Pengendalian lain adalah dengan cara memasang firewall,
hardware and software yang mengendalikan komunikasi
antara jaringan internal perusahaan, yang kadang-kadang
disebut sebagai jaringan yang dipercaya, dan jaringan luar/
jaringan yang tidak dipercaya.
o Amplop elektronik dapat melindungi pesan e-mail (enkripsi
kunci pribadi)
Keterpeliharaan

 Dua kategori pengendalian yang membantu memastikan keterpeliharaan sistem

adalah:
› Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi.seperti rencana utama
strategis, pengendalian proyek,dll.
› Perubahan pengendalian manajemen seperti peninjauan secara berkala
terhadap semua sistem untuk mengetahui perubahan yang dibutuhkan,
penilaian dampak perubahan yang diinginkan terhadap tujuan, kebijakan,
dan standar keandalan sistem.

Integritas terdiri atas:

 Pengendalian umum untuk memastikan bahwa lingkungan pengendalian

berdasarkan komputer dari organisasi stabil dan dikelola dengan baik;
 Pengendalian aplikasi adalah untuk melindungi, mendeteksi, dan mengoreksi
kesalahan dalam transaksi ketika mengalir melalui berbagai tahap dalam
program pemrosesan data.

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis

lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah system. Dokumentasi menjelaskan
bagaimana system informasi akuntansi beroperasi dan karena itu adalah bagian penting
dari akuntansi setiapsistem.Misalnya, dokumentasi menjelaskan tugas untuk merekam
data akuntansi,prosedur yang pengguna harus melakukan untuk mengoperasikan
aplikasi komputer, dll..

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna

sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun

programer.

2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan

keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak

yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah :

(1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama

yang sudah berjalan)

 (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor

laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan

sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem

informasi akuntansi yang memang andal).

3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari

prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media

pelatihan karyawan baru.

Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram / DFD)

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem.DFD

menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber,
tujuan dan penyimpanan data.

Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang

digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
Tidak ada cara standar dalam penyusunan DFD karena persoalan yang berbeda
memerlukan metode yang berbeda pula. Sebagai contoh untuk system akuntansi
penerimaan kas suatu perusahaan ;

2. Bagan Alir (Flowcharts)

Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-

aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis.Menggunakan serangkaian
simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi.

3. Tabel Keputusan

Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan

keputusan berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan
bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan
program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga
bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian
kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
 4. Bagan Manajemen Proyek

Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi

didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai
dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam
penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.

Sistem pemrosesan transaksi

A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah

sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu

organisasi. Bentuk sistem informasi ini berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di

dalam perusahaan. Meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan

informasi baku atau standart. Sistem ini berinteraksi langsung dengan sumber data

(misalnya pelanggan), dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional

organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data

untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan

sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Jogiyanto (2005: 221-222) menyatakan

“sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut juga dengan nama

SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS (Transaction Processing System). Disebut

dengan sistem pengolahan transaksi (Transaction Processing System) karena sistem ini
menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen

dasar, memasukanya ke dalam sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan

mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score-keeping

information).”

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi

yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data

menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang

terdapat di dalam maupun diluar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama

yang dipasang pada komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun

1950’an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik ( electronic data processing- EDP)

dan sistem informasi akutansi juga telah dipergunakan ,namun saat ini kurang populer

(McLeod , 2007:236).
 Gambar 8.1 (Model Sistem Pemrosesan Transaksi)

Gambar di atas adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi. Model ini

merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah dibahas di bab 2.

Unsur-unsur input, transformasi. Dan ouput dari sistem fisik perusahaan berada di

bagian bawah. Data dikumpulkan dari sitem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukan

ke dalam basis data. Peranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi

informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-

organisasi di dalam lingkungan perusahaan (McLeod , 2007:236).

Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem

pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung

jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan

transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur

lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sitem pemrosesan transaksi memberikan

faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan

data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik

(McLeod , 2007:236).
 Transaksi-transaksi bisnis terjadi di tingkat bawah (operasional) organisasi.

Transaksi-transaksi bisnis ini dapat berupa transaksi-transaksi keuangan dan non-

keuangan. Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional ini ditangani oleh TPS

sistem informasi akuntansi, sedangkan transaksi-transaksi bisnis non-keuangan

operasional ini ditangani oleh TPS masing-masing sistem informasinya. Karena

sebagian besar transaksi-transaksi bisnis operasional ini merupakan transaksi keuangan,

maka TPS hanya dihubungkan dengan sistem informasi akuntansi sebagai bagian dari

sistem informasi akuntansi untuk mengolah transaksi tingkat operasional.

Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS (Transaction

Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah memiliki basis data yang

berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah direkam oleh TPS tersebut. Oleh

karena itu, basis data ini perlu dimanfaatkan sebaik mungkin. Kemudian timbul

pemikiran untuk menambah basis data ini dengan data non-transaksi lainnya dan data

dari luar organisasi untuk melengkapi basis data sebelumnya. Basis data ini kemudian

dapat dimanfaatkan untuk pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan tidak hanya

untuk manajemen bawah, tetapi juga untuk manajemen menengah dan atas di semua

fungsi organisasi. Sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi yang

memanfaatkan basis data ini untuk pelaporan-pelaporan manajemen ini disebut dengan

sistem-sistem informasi fungsional (functional information systems) atau sistem-sistem

informasi bisnis (busisness information systems), yang dapat terdiri dari sistem

informasi akuntansi (SIMAK atau SIA), sistem keuangan (SIMKEU), sistem informasi

pemasaran (SIMPEM), sistem informasi produksi (SIMPRO) dan sistem informasi

sumber daya manusia (SIMSDM).

 Laporan-laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan oleh:

1. Mereka yang terlibat di transaksinya (misalnya pelanggan

yang menerima faktur karena pemesanan barang, pengirim

barang yang menerima informasi perintah pengiriman

barang);

2. Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi

ini untuk pengendalian operasi (misalnya mandor untuk

mengontrol karyawan yang tidak masuk, supervisor penjualan

yang mengontrol penjualan harian);

3. Stakeholders yang meminta pertanggungjawaban manajer

(misalnya stakeholders, kreditor, pemerintah yang meminta

laporan keuangan yang berupa ringkasan transaksi keuangan

perusahaan).

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai

berikut:

1. Volume data yang di-proses relatif sangat besar.

2. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.

3. Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data

yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.

4. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya

untuk keperluan internal.

5. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan,

bulanan, dsb.

6. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada

data masa lalu.

7. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut

suatu standar.

8. Komputasi tidak terlalu rumit.

 B. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Prayoga (2012) menyatakan komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses,

Penyimpanan, Output.

1. Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa

formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu

kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini

tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan

gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

a. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

b. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah

dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai

Record Management.
 Pertimbangan dalam merancang formulir :

a. Menentukan kebutuhan formulir.

b. Merencanakan formulir yang akan dibuat.

c. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.

d. Mengawasi penggunaan formulir.

e. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.

f. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

2. Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi

ke dalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan

data ke dalam file transaksi.

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi

jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi
digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian,

jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Langkah Perancangan Jurnal

a. Identifikasi karakteristik transaksi.

b. Buat jurnal standar.

c. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

2. Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini

menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data

dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting

ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :

a. Master File
 Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu

disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku

Besar dan Buku Besar Pembantu.

b. File Transaksi

Kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file.

Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

c. File Indeks

Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan

suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit,

dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

d. File Tabel

Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses

suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-

perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file

tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan

karyawan.

4. Keluaran
 Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara

lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

C. Tugas Pokok Sistem Pemrosesan Transaksi

Winata (2010) menyatakan ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi,

yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan

lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang

mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu

sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam

organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:

a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu,

misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut

golongan, dsb.
 b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih

mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad

nama, atau menurut nomer induk, dsb.

c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen

data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan

pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang

pelanggan, dsb.

d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti

sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.

4. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu

siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

5. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk

memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.

D. Tinjauan Sistem
 Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan

sistem. Dalam diagram di bawah ini, mencerminkan tingkat yang tertinggi. Diagram ini

disebut diagram konteks karena ia menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya

(McLeod , 2007:237).

Gambar 1.2 (Diagram Konteks Sistem Distribusi)

Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem distribusi” yang

berada di tengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan

oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data

(McLeod , 2007:237).

Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang

persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan

dengan para pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para

pelannggannya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang

ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pesanan pembelian

(purchase order). Dalam beberapa kasus, perusahaan pertama-tama mendapatkan

komitmen terlebih dahulu dari para pemasoknya sebelum pesanan pembelian dibuat

(McLeod , 2007:237).

Perusahaan dapat mengirimkan pemberihuan penolakan pesanan penjualan kepada

para pelanggannya-mungkin karena peringkat kredit mereka yang buruk. Meskipun

pemasok juga dapat mengirimkan pemberiahuan penolakan pesanan pembelian kepada

perusahaan, kita telah menghilangkan aliran tersebut karena alasan penyederhanaan.

Baik perusahaan maupun para pemasoknya menggunakan faktur untuk memberitahukan

kepada pelanggan berapa banyak jumlah yang terutang dan laporan saldo (statement)

untuk menagih tagihan yang belum dibayar. Terakhir, baik perusahaan maupun

pelanggan-pelanggannya harus melakukan pembayaran atas pembelian yang mereka

lakukan (McLeod , 2007:237-238).

Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan

akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data dalam fig diagram di atas, terdiri atas

sumber-sumber daya daya maya (vistual). Kedua pengecualian tersebut termasuk arus

dari pemasok ke sistem, yang berjudul pengiriman, dan arus dari sistem ke ruang

persediaan bahan baku, yang berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat

mencerminkan sumber daya fisik maupun maya (McLeod , 2007:238).

E. Subsistem –Subsistem Utama Dari Sistem Distribusi

 Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem- unsur-unsur

lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu mempelajari lebih banyak proses-

proses yang dilaksanakan. Kita mencapai hal ini dengan mengidentifikasikan tiga

subsistemutama dalam gambar 1.3 dalam sebuah diagram nomor 0. Penjelasan

mengenai diagram nomor 0 akan diberikan sebagai berikut (McLeod , 2007:238).

Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor dalam gambar

1.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang

kedua dengan pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga

dengan pemeliharaan buku besar (McLeod , 2007:238).

Gambar 1.3 (Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi)

F. Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Gambar 1.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlihat dalam pemenuhan

pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem

entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanaan pelanggan ke dalam sistem,

sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan

(billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts

receivable system) menagih uang dari para pelanggan (McLeod , 2007:239).

Gambar 1.4 adalah perluasan dari proses 1 dalam diagram Nomor 0. Karena alasan

ini, maka disebut sebagai diagram nomor 1. Angka nomor mengacu pada nomor proses

yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat yang lebih tinggi. Kini kita dapat

menjelaskan bagaimana nama diagram nomor 0 berasal. Karena diagram konteks hanya

terdiri atas satu simbol proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang

dapat dijadikan sebagai refrensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya disebut

sebagai diagram nomor 0 (McLeod , 2007:239).

Pada gambar tersebut digambarkan beberapa panah terhubung pada lingkaran-

lingkaran kecil dengan angka di dalamnya. Lingkaran tersebut adalah konektor yang

menunjukkan arus datake DFD ke DFD yang lain. Angka- angka tadi

mengidentifikasikan nomor sistem dari DFD yang lain. Sebagai contoh, arus data yang

bernama data buku besar piutang dagang terhubung e proses 3 yaitu proses yang

memelihara buku besar (McLeod , 2007:239).

Gambar 1.4 (Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan)

 G. Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang

berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan

dalam gambar 1.5, dan disebut diagram Nomor 2. Sistem pembelian (purchasing

system). Menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang

dibutuhkan. Sistem penerimaan (reciving system) menerima persediaan, dan sistem

utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran (McLeod , 2007:240).

Gambar 1.5 (Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti)

H. Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang

menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang laen dengan tujuan untuk

menyajikan gambaran keuangan operasi perubahan secara gabungan. File yang memuat
data akntansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger) (McLeod ,

2007:241).

Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update

general ledger system)akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai

tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manaejemen

(preapare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat

neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya (McLeod , 2007:241).

I. Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Perspektif

Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem

informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat

dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain.

Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang

pentingyang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi

dengan lingkungan (McLeod, 2007:241).